ARŞİVLERDE SAKLAMA ve DERS NOTU Ögr.Gör. Emin KAYA ARŞİVLERDE SAKLAMA ve Bilgi Saklama Şekilleri Günümüzde tüm alanlarda bilgi ve bu bilgilerin kaydedildiği belgelerin saklanması işi hayli önemli bir konudur. En klasik anlamda bilgi saklama şekli olan kağıt ortamı, dezavantajları nedeniyle alternatiflerini de beraberinde getirmiştir. Günümüzde; veri, enformasyon ve bilgilerin saklanma şekilleri genellikle üç biçimde yapılmaktadır. Bunlar; Yazılı/Görsel Belgeler Şeklinde Muhafaza (Kağıt Ortam) Mikrofilm Olarak Muhafaza Elektronik ortamda Muhafaza 2 ARŞİVLERDE SAKLAMA ve Yazılı Belgeler Şeklinde Muhafaza (Kağıt Ortam) Günümüzde her türlü arşivin yanında tıbbi dokümantasyonlar için de hâlâ yaygın kullanıma sahip bir saklama şeklidir. Bu şekilde, bilgiler kağıtlara yazılı haldedir ve dosyalanarak arşivlerde muhafaza edilirler. Örneğin Sağlık Bakanlığı na bağlı hastanelerde tutulan hasta dosyaları kağıt ortamdadır. Yine tarihi arşivler, kütüphaneler, bilgisayar ortamlarını kullansalar bile, kağıt ortamdan hâlâ vazgeçilmiş değildir. Kağıt ortamda saklanan belgeler sıcaklık, nem gibi fiziksel koşullar ile biyolojik faktörlerden önemli derecede etkilenirler ve bu açıdan korunma ve bakım hizmetleri oldukça maliyetli hale gelebilir. Ayrıca yangın, deprem, sel gibi doğal felaketlerde de kağıt ortamlarda saklanan verilerin zarar görmesi daha fazla olasılığa sahiptir. 3
Mikrofilm Olarak Muhafaza Bilgi taşıyan her türlü yazı, doküman, kitap, gazeteler mikrofilm denen film esaslı şekillere çevrilebilmektedir. Bunu yapan teknolojiye mikrografi denmektedir. Bu işlemde kaynak doküman üzerindeki bilgiler özel bir kamera ile küçültülmekte ve mikrofilmler üzerine kaydedilmektedir. Daha sonra bu filmler cihazlara yerleştirilerek bilgileri büyültülmekte ve tekrar kullanılabilmektedir. Mikrofilmlerin kullanılma amaçlarından birisi kağıt ortamın neden olduğu fiziksel darlığa bir çözüm olmasıdır. Ayrıca mikrofilmlerin kopyalanması, çoğaltılması ve saklanması daha kolaydır. 4 Elektronik Ortamda Muhafaza Her geçen gün bilginin artması nedeniyle bilgisayarlar bu bilgileri depolamak için önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Kağıt üzerinde tutulan bilgiler çok daha az bir yer kaplayarak ve kullanımı çok daha fazla kolaylaşarak bilgisayarlara aktarılabilmektedir. Artık günümüzde elektronik arşivcilik çok daha fonksiyoneldir ve giderek daha da yaygınlaşacaktır. 5 Arşiv Malzemesinin Tahrip Nedenleri Arşiv malzemesinin koruma ve restorasyonunun yapılabilmesi için öncelikle onları tahrip eden faktörleri bilmek gerekir. Bunları dört başlık altından incelemek mümkündür: 1.Fiziksel Faktörler: Bunlar arşiv ortamının ısı, ışık ve nem özellikleridir. 2.Biyolojik Faktörler: Bunlar arşiv malzemesinin bulunduğu ortamdaki mantar, böcek, bakteri, kemirici gibi unsurlardır. 3.Kimyasal Faktörler: Hava kirliliği, toz, duman ve zararlı kimyasallar bu gruba girer. 4.Diğer Faktörler: Yangın, sel gibi afetler, hırsızlık, sabotaj gibi insan kaynaklı kusurlar ve yanlış yapılan restorasyon gibi durumlarda tahrip oluşabilmektedir. 6
Koruma hizmetleri deyince, arşiv malzemesinin tahribatını mümkünse tamamen önlemek, değilse yavaşlatmak veya malzemenin tahribata karşı direncini artırmak için yapılan işlemlerin tümü anlaşılır. Arşiv hizmetlerinde koruma oldukça pahalı hizmetlerdir. Ancak yeterli koruma yapılmadığı zaman tahrip olup bozulan malzemenin restorasyonu için harcanacak para, korumak için harcanacak paradan daha fazladır. Ayrıca restorasyondan sonra koruma yine iyi yapılmazsa malzemede bozulmalar olacaktır. 7 Fiziksel Etkenler Arşiv alanı seçilirken güneş ışınlarının etkisi, havalandırma, ısıtma ve soğutma gibi etkenler mutlak göz önünde bulundurulmalıdır. Arşivlenen malzeme güneş ışınlarını direkt olarak almamalıdır. Ortam ısısı yazın ve kışın sabit tutulmalı, arşiv ortamı düşük sıcaklıkta (12-18 derece arasında) olmalıdır. Arşivde sıcaklık ve nem oranı izlenmeli, bunları ölçen aletler bulundurulmalı ve gerektiği zaman ortamın havalandırması yapılmalıdır. Arşiv alanı havalandırılabilmelidir. Bu nedenle temiz hava girişini sağlayacak havalandırma tertibatı bulundurulmalıdır. Aydınlatma sistemi tüm raflar görülebilecek şekilde kurulmalıdır. Yangın önleme ve alarm tesisatları malzemenin yapısı dikkate alınarak kurulmalıdır 8 Fiziksel Etkenler Arşiv depolarında; İzolasyon: Yangına karşı dayanıklı duvar, döşeme ve kapılar Klimatizeysen: Arşiv depolarında ısı 12-18 derece, nem ise %45-55 oranında tutulmalıdır. Isıtmada tazyikli sıcak su tercih edilmelidir. Işık durumu: Depoya giren ışık miktarının özellikle yazın düşürülmesi gerekmektedir. Genellikle depo yüksekliği 2.10 veya 2.20 cm. olmalıdır. Raflar metal olmalıdır 150-200 metrekareyi geçmemelidir. Metrekare başına 1500-2000 kg. yükü taşıyabilmelidir. Ahşap yer döşemesinden kaçınılmalıdır 9
Zararlı Durumlara Karşı Koruma Yangın: Arşiv donanımı yangına Su: Su tehdidi, bina içindeki su dayanıklı malzemeden seçilmelidir. tesisatının donanımından Bunun yanında arşiv biriminde otomatik kaynaklanacağı gibi, su baskınlarından bir yangın alarm sistemi kurulmalıdır. da kaynaklanabilir. Özellikle yağmurlu Çıkacak yangına karşı su kaynakları, bölgelerde ve sel yollarının geçtiği yangın söndürme cihazları, yangın yerlerde inşa edilen hastanelerde tüpleri hazır bulundurulmalıdır. Arşiv olabilecek sel baskınlarına karşı çalışanlarına yangın anında neler önlemler alınmalıdır. Yine arşiv yapacakları önceden yapılan biriminden su ve kanalizasyon boruları tatbikatlarla öğretilmelidir. geçmemelidir. 10 Biyolojik Faktörler ve Kontrolü Özellikle tropikal bölgelerde biyolojik faktörler ciddi sorunlara neden olabilmektedir. Biyolojik faktörleri üç grup halinde inceleyebiliriz. 1. Böcekler: Kitaplık düşmanı olarak belirlenmiş 70 den fazla böcek çeşidi bulunmaktadır. Bunların içinde en yaygın olanlar hamam böcekleri, kağıt güveleri, termitler, kitap kurdu ve kitap bitleridir. Bunlar kağıt malzemelere, ciltlere, resim ve baskılara zarar veriler. 2. Kemiriciler: Bunlar arasından fareler, kunduzlar, kirpiler, sincaplar sayılabilir. Kağıt, deri, tutkal vb. şeyleri kemiren bu hayvanlar genellikle duvar aralarında, kiler ve tavan aralarında, karanlık yerlerde, dolap ve çekmecelerde bulunurlar. 11 Biyolojik Faktörler ve Kontrolü 3. Mantar ve Bakteriler: Mantarlar, organik maddelerin bulunduğu her yerde gelişebilen ve gözle görülemeyecek kadar küçük canlılardır. Mantar, kağıt, deri, parşömen, dokuma ve plastik gibi bir çok malzemeyi etkiler. Yine çeşitli servislerde dolaşan ve bir çok kişinin eline değen dokümanların bakteri barındırma riski yüksektir. Arşiv malzemesini kontrol eden biyolojik faktörlerden özellikle mantar, bakteri ve böceklerin gelişmesini önlemek için sıcaklık ve nemin kontrol altına alınması ve iyi bir hava sirkülasyonunun sağlanması gereklidir. Zaman zaman malzemenin ve rafların yeri değiştirilmelidir. Biyolojik tahribatı önleyici ve koruyucu olarak malzemeler bazı kimyasal maddeler ile dezenfekte edilebilir. 12
Biyolojik Faktörler ve Kontrolü Biyolojik tahribatların engellenmesi amacıyla arşivlerde aşağıda sıralanan önlemler dikkatle uygulanmalıdır: Kâğıt eserlerin bulunduğu ortamın bağıl nemi % 45 55 arasında, sıcaklığı ise ortalama 18 C arasında sabit tutulmalıdır. Depoların havalandırılması düzenli aralıklarla yapılarak ortamın tamamında temiz havanın dolaşım hâlinde olması sağlanmalıdır. Havalandırmada uçucu böceklerin ve sporların girişini engelleyecek hava süzgeçleri kullanılmalıdır. 13 Biyolojik Faktörler ve Kontrolü Eserlerin ve bulundukları ortamın temizliği düzenli olarak yapılmalıdır. Temizlik için ıslak bez yerine HEPA filtreli süpürgeler tercih edilmelidir. Yeni gelen arşiv dokümantasyonu dezenfekte edilmeden depoya konulmamalıdır. Eserlere temas edilmeden önce eller yıkanmalı veya pamuk eldiven kullanılmalıdır. Eserlerin bulunduğu ortamlarda hiçbir şey yenilip içilmemelidir. Eserlerin bulunduğu ortamda kapı, pencere ve duvarların yalıtımı kontrol altında tutulmalıdır. Kâğıt eserlerin bulunduğu ortamlarda bitki bulundurulmamalıdır. 14 Kimyasal Faktörler ve Kontrolü Hava kirleticileri, toz, asit, zararlı kimyasallardır. Özellikle asitler nem ile birleşince yazıların yok olmasına, kağıtların kırılmasına, kırmızı lekeler oluşmasına ve kağıtların delinmesine neden olur. Kimyasal faktörlerden arşiv malzemesini korumak için arşiv birimi ve malzemesi temiz tutulmalı, depolara girecek hava, kirleticilerden arındırılmalı, asiditesi fazla olan belgeler asitten arındırılmalıdır. 15
Kimyasal Faktörler ve Kontrolü Asidite, kâğıt eserlerin kimyasal tahribatının kontrolünde karşılaşılan en önemli problemlerden biridir. Tahribat durumu da dikkate alınarak ph değeri 6,2 den düşük olan kâğıtların deasidifikasyonunun yapılması gerekmektedir. Deasidifikasyonun amacı kâğıttaki asitlerin nötrleştirilerek ph değerinin 8,5 civarına yükseltilmesi, alkali rezerv miktarının %2 eşdeğerinin üzerine çıkarılması ve kâğıttaki zararlı maddelerin uzaklaştırılarak kâğıdın tekrar asidik hâle gelmesinin engellenmesidir. 16 Diğer Faktörler ve Kontrolü Özellikle bilgisayar ortamında saklanan verilerin korunmasında, depolayıcıların manyetik etkilerden uzak tutulması, hırsızlığa karşı korunması, siber saldırılara karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınması gereklidir. 17 Koruma Konusunda Dikkat Edilecek Hususlar Arşiv olarak kullanılacak binanın; uygun ışık, ısı ve gerekli hava dolaşımı ile iyi bir binanın taşıması gereken özelliklere sahip olması lazımdır. Binada, belgelerin daim depolanacağı yerler, koruma çalışmalarını yapacak personel için bürolar, onarım ve ciltleme üniteleri, mevcut malzemelerin kopyalarının alınacağı ve araştırıcılara belge kopyalarının çekileceği bir fotoğraf ünitesi, belgelerin öğrenciler veya diğer ilgilenen kişiler tarafından inceleneceği okuma odası, değişik konularda verilecek genel eğitim sergilerinde veya belgelerin teşhirinde kullanılacak bir sergi odası, depolanmadan önce belgelerin karantinaya alınarak sterilize edileceği bir belge kabul yeri, personelin veya ilgililerin kullanacağı bir referans kütüphanesi bulunmalıdır. 18
Koruma Konusunda Dikkat Edilecek Hususlar Arşiv malzemesinin depolanacağı binanın aynı zamanda kötü çevre şartlarına, böceklere, kemiricilere, nem ve sıcaklık değişikliklerine, yangına, sele, hırsızlık ve sabotaja karşı emniyet tedbirleriyle donatılmış olması gerekir. Ayrıca, binanın şekline ve vereceği hizmetlere karar vermeden önce; mevcut olan ve her yıl artabilecek malzemenin miktar takdirinin yapılması ve arşivin kaçınılmaz olan büyüme hacminin ve gelecekte olabilecek bir tehlikenin hesaba katılması gerekmektedir. Bir başka değişle arşiv binası, bütün arşiv kuruluşlarına has olan gerekli ve fonksiyonel ihtiyaçlara cevap verebilecek nitelikte olmalıdır. 19 Koruma Konusunda Dikkat Edilecek Hususlar Arşiv malzemelerinin depolanacağı binanın kötü çevre şartlarına, böceklere, nem ve sıcaklık değişikliklerine, yangına, sele, hırsızlığa karşı emniyet tedbirlerinin alınması gerekir. Binanın havalandırması, o binanın planına ve pencerelerin yönüne göre tayin edilir. Raflar, kullanımı kolay, yangın ve deprem gibi etkenlere karşı dayanıklı olarak kurulmalıdır. Raflar, fonksiyonel, dayanıklı, temizlemesi kolay ve şekli basit olmalı ve depolanan malzemeye maksimum korumayı sağlamalıdır. 20