ETİK KURALLAR VE İŞ AHLAKI TÜZÜĞÜ 1
ÖNSÖZ Sevgili Çalışanlarımız, Sevgili Yöneticilerimiz, Olympus Europa Holding GmbH, Olympus KeyMed Grup ve Olympus Biotech International firmalarına bağlı tüm Avrupa şirketlerinden oluşan şirketlerinin temsilcileri olarak her birimiz şirketimizi olumlu bir şekilde tanımlamaya yardımcı olmaktan sorumluyuz. Bu Etik Kurallar ve İş Ahlakı Tüzüğünün 1 amacı, bir organizasyon olarak paylaştığımız ve savunduğumuz değerler ve inançların anlaşılmasına yardımcı olmaktır. Pek çok kural ortaya koymakta, fakat sizin adınıza kararlar almamaktadır.. Sorularınız olursa lütfen süpervizörünüzden, ilgili şirket bölümünüzden veya uyum departmanınızdan yardım isteyin. Her çalışanı ve yöneticiyi bu kitapçığı dikkatle okuması ve bu konuda süpervizörleriyle konuşması için teşvik ediyoruz. Social IN ( Toplumsal İlkeler ) temel konseptinin ve toplumun kurumsal bir üyesi, farklı kültür ve değer sistemlerinden gelen çeşitli insanların bağlı olduğu bir şirket olarak sorumluluğunun idrakine varmış olmanın rehberliğinde; Olympus Group, tasarladığımız ve ulaştırdığımız ürün ve çözümler aracılığı ile insanların hayatına güç katarak topluma değer üretmeye devam etmektedir. Olympus Group'un aşağıda yer alan Social IN Toplumsal Kilit İlkeler tüzüğümüzün ardındaki itici güçtür: INtegrity Doğruluk (Toplumsal doğruluk) 1. Yüksek etik standartlara bağlılık 2. İnsan haklarına saygı INnovation Yenilik (Yenilikçi değerler üretmek) 3. Yenilikçi değer sunmak 4. Canlı ve hareketli çalışma ortamları Olympus Group, faaliyetlerini güçlü bir etik duygusuyla yürütme anlayışına sıkı sıkıya bağlıdır ve bu nedenle ilgili kanun ve düzenlemelere tam anlamıyla uymaktadır. INvolvement Katılım (Toplumsal Katılım) 5. Çevre ile uyum 6. Topluma katkı 1/2 2 1 Bundan böyle Tüzük olarak anılacaktır 2
ÖNSÖZ Bu ilkeler bizleri hem bireysel hem de şirket olarak, Olympus Group tarafından 2004 te imzalanan Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi gibi geçerliliği kabul edilmiş uluslararası standartlara yönlendirmektedir. Bu imza ile Küresel İlkeler Sözleşmesinin diğer ilkelerinin yanında aralarında insan haklarına saygı, sendika oluşturma hakkını destekleme, zorla çalıştırma ve çocuk işgücünün yasaklanması, işyerinde ve meslekler arasında ayrımcılığın reddi, çevre koruması ve çevre dostu teknolojilerin, yolsuzluk, şantaj ve rüşvetle mücadelenin yer aldığı 10 ilkesine tam bağlılığımızı beyan etmiş bulunmaktayız. Tüm şirketlerinin çalışanlarını ve yöneticilerini; Tüzüğümüzü uygulama ve daha fazla geliştirme konusunda aktif ve sürekli olarak çalışmaya davet etmekteyiz: sonuç olarak, okumakta olduğunuz belge ancak hepimiz tarafından günlük yaşamlarımızda tutarlı bir şekilde uygulanırsa kural ve imizin canlı bir yapısı olabilir! Her birimiz Tüzüğün geçerli baskısına uygun olarak hareket etmekle yükümlü bulunmaktayız. Ancak bu ilkelere sürekli ve bağlılıkla riayet ederek şirketimiz ve toplumumuz için sorumlu bir şekilde hareket edebiliriz. Olympus Europa Holding Gmbh Yönetim Kurulu Bu belge ancak hepimiz tarafından günlük yaşamlarımızda tutarlı bir şekilde uygulanırsa kural ve in canlı bir yapısı olabilir! 2/2 3 3
UYGULANABİLİRLİK Bu Tüzük tüm şirketlerinin çalışanları ve yöneticileri için geçerlidir. Bu ilkeler bütün konuları kapsayacak şekilde yazılmamıştır, fakat şirketin oturmuş iş yapma yöntemi hakkında önemli bilgiler sağlamaktadır. Değişik ofislerimiz tarafından ilkelere ek veya tamamlayıcı nitelikte yerel veya departmana özel kurallar yayınlanabilir. Uluslararası yasalar veya gümrük mevzuatları kimi zaman burada belirtilen uygulamalarda değişiklik yapmamızı gerektirebilir. İzleyeceğiniz doğru yol konusunda sorularınız veya endişeleriniz varsa durumu süpervizörünüzle, ilgili şirket birimiyle veya Uyum Departmanı ile görüşün. Bu Etik Kurallar ve İş Ahlakı Tüzüğünde yapılacak değişiklikler veya verilecek feragatlerin Olympus Europa Holding Gmbh Yönetim Kurulu tarafından yazılı olarak onaylanması gerekmektedir. İşlerimizin bu kurallara uygun olarak yapılmamasının, işe son verme dahil olmak üzere disiplin cezaları ile sonuçlanabileceği unutulmamalıdır. Bu kurallar günlük işlerinizin bir parçası durumunda olmalıdır. Özel durumlara uygulanmaları konusunda daha fazla yardıma ihtiyaç duyarsanız süpervizörünüz veya müdürünüz size yardımcı olabilecektir. Bazı durumlarda, duruma uygun kurallar veya görüşleri öğrenmek için ilgili şirket birimine danışmanız gerekebilir. Şüpheniz varsa lütfen sorun! Bu kuralları anlamanız şirket ile tüm çalışanları ve idarecilerinin kesin bir ve profesyonellikle işlerini yapabilmelerine imkan sağlayacaktır. 4 4
ADİL REKABET Serbest ve adil rekabet iş ilişkilerimizin temelini oluşturmaktadır. Bu nedenle, pazarları ve müşterileri bölüşmek ve/veya fiyatlar veya üretim miktarları ile ilgili bilgi verme konularında rakiplerle işbirliği yapmayı reddetmekte ve diğer adil olmayan iş uygulamalarını da benimsememekteyiz. Bulunduğumuz veya faaliyette olduğumuz ülkelerde rekabet sınırlamalarına karşı yasalara riayet etmekteyiz. Uzun yıllardan beri tıbbi endoskopi ve tıbbi endoskoplara yönelik hizmet alanında pazar liderlerinden biriyiz. Bu hususu göz önünde bulundurarak hepimiz lider pazar konumunun aynı zamanda şirket için önemli riskler taşıdığının bilincinde olmalıyız. Örneğin, diğer şirketlerin belirli bir pazara girmesinin engellenmesi veya rekabetin engellenmesi pazar liderliği konumunun suiistimali olarak kabul edilir. Hakim pazar konumunun ne zaman var olmaya başladığının kararlaştırılması genelde münferit durumlara bağlıdır; bu hususta herhangi bir şüphe olması durumunda hepimizin hemen yasal danışmanlık almamız istenmektedir. Ticaret sınırlamaları Ticareti veya alım satımı sınırlayan açık ya da zımni, resmi veya gayri resmi her türlü anlaşma, mutabakat veya düzenleme AB rekabet yasalarınca ve uygulanan diğer mevzuat gereğince yasaklanmıştır. Tüm çalışanlar ve yöneticiler, ticareti sınırlayıcı bir eylemde bulundukları izlenimi vermekten dahi kaçınmalıdır. Tüm sorular uyum departmanına iletilmelidir. Rakiplerle münasebetler Herhangi bir rakiple fiyatla ya da maliyetler, kredi koşulları, piyasaların dağılımı, coğrafyalar, müşteriler veya iş kolları dahil olmak üzere fiyatlandırmayı etkileyen herhangi bir konuda görüşme veya iletişim içinde olmak şirket politikamıza aykırıdır. Rakiplerle işbirliği yapmayı reddetmekte ve başka hiçbir adil olmayan iş uygulamasını benimsememekteyiz. 5 5
YASAL UYUMLULUK Ulusal ve uluslararası kanunlara uygunluk şirketimiz için birincil önem taşımaktadır. Tüm çalışanlar ve yöneticiler, çalışma sahasının tabi olduğu kanuni e aktif olarak riayet etmeli, bu i uygulamalı ve bu in güncel tutulmasını, mevzuatta meydana gelen değişikliklerle uyumlu olmasını sağlamalıdır. Şirketimiz dahilinde çalışanlarımızın kendi işlerinin ve bir bütün olarak şirketin tabi olduğu yasalar konusunda bilgi sahibi olmalarını sağlamak için tüm makul çabaları göstermekteyiz. Her çalışan ve yönetici, çalışma sahalarının tabi olduğu kanuni i aktif olarak riayet edip, bu i uygulamalı ve bu in güncel tutulmasını, mevzuatta meydana gelen değişikliklerle uyumlu olmasını sağlamalıdır. 6 6
MÜŞTERİ İLİŞKİLERİNDE DÜRÜSTLÜK Müşteri memnuniyeti kilit ilkelerimizden biridir. Müşterilerimize; katma değeri olan, anlamlı, yüksek kaliteli, güvenli ve yenilikçi çözümler, ürünler ve hizmetler geliştirip sunarak onların başarılarını desteklemekteyiz. Özellikle tıp alanında, hastaların korunması ve sağlığı ile ilgili taşıdığımız büyük sorumluluğun tam olarak bilincindeyiz. Müşteri ilişkileri konusundaki yaklaşımımıza, her bir çalışanın ve yöneticinin, herhangi bir tercih veya kişisel nedenlerden ötürü haksız bir muamele olmaksızın, adil bir şekilde muamele etmesi dahildir. Çalışanların ve idarecilerin sözleşmeye dayalı ortaklara kasıtlı olarak yanlış bilgi vermeleri yasaktır. Müşteri verilerimizin özellikle iyi korunması gerekmektedir: müşterilerimiz ile ilgili bilgileri yalnızca kurum içi amaçlar doğrultusunda kullanmalı ve ilgili ulusal ve uluslararası veri koruma hükümlerine riayet edilmesini sağlamalıyız. Müşterilerimize kişisel nedenlerden ötürü herhangi bir tercihte bulunmaksızın adil bir şekilde muamele etmekteyiz. 7 7
İHRACAT VE İTHALAT YÖNETİMİNDE UYGUNLUK İhracat ve ithalat yönetimi, ilgili hükümler (örn: Japon İhracat, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı (METI), uluslararası ticaret kanunu, AB Dış Ticaret ve Ödemeler Kanunu, ithalat hükümleri, ihracat i, ambargo ve boykotlar) hakkında bilgi edinmek ve bu hükümlere uyum sağlamak amacıyla elimizden gelen her şeyi yaptığımız bir diğer alandır. şirketleri, yasal kontrollere tabi olan ve ihracat veya ithalat lisansı gerektiren hiçbir malzeme, ürün veya teknolojiyi, ilgili yerel makamların resmi onayı olmadan ithal veya ihraç etmeyecektir. Bazı bölümlerde, ikili kullanımlı ürünlerin kullanımı ile ilgili AB direktifine uymak zorundayız. Çalışanlar veya idareciler olarak hepimiz yasal değişiklikler ve yeni hükümler ile ilgili bilgilerimizi tamamen güncel tutmakla yükümlü olduğumuzun bilincinde olmalıyız. İhracat ve ithalat hükümleri ile ilgili herhangi bir sorunun ortaya çıkması durumunda çalışanlar ve yöneticiler gecikmeksizin yasal danışmanlık almalıdır. 8 8
İŞ VARLIKLARININ VE SIRLARININ KORUNMASI Şirket varlıklarının korunması Her çalışan ve yönetici şirketin varlıklarının korunmasından sorumludur. Her çalışan ve yönetici ayrıca kendilerine müşteriler veya tedarikçiler tarafından emanet edilen varlıkları korumakla ilgili Olympus yükümlülüklerini anlamaktan ve bu varlıkları uygun şekilde kullanmaktan da sorumludur. Şirketin varlıkları arasında ekipman veya binalar gibi fiziksel varlıkların yanı sıra fonlarımız, fikri mülkiyetlerimiz, ticari sırlarımız ve gizli bilgilerimiz de yer almaktadır. Olympus varlıklarının korunması için bunların layıkıyla muhafaza altında olması gerekmektedir. Yani değerli varlıklar kilit altında ve güvenli biçimde tutulmalıdır. Bu varlıklar iyi bir ticari sebep olmadıkça ve mesul müdürün onayı alınmadıkça satılamaz, ödünç verilemez, kiralanamaz, armağan edilemez veya değerlerini etkileyecek bir şekilde değiştirilemez. Şirket kaynaklarının kullanımı Nakit para, personel, yazılım ve ekipmanlar dahil (fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere) şirket kaynakları yalnızca şirketin geçerli ticari amaçları doğrultusunda kullanılabilir. Bazı örnek durumlar: Bir Olympus Europa çalışanı veya yöneticisi, yalnızca sık uçuş milleri veya kendi kullanımına yönelik diğer ödülleri elde etmek için iş seyahatleri yapamaz veya yüksek fiyatlı uçak bileti alamaz. Şirket dışından kimse bilgisayarlarımıza izinsiz olarak erişemez. Maddi ve maddi olmayan iş varlıkları dikkatli bir şekilde ve yalnızca iş amaçları doğrultusunda kullanılmalıdır. 1/3 9 9
İŞ VARLIKLARININ VE SIRLARININ KORUNMASI Maddi olmayan ticari varlıklar ve sırlar Özellikle; patentler, teknoloji ve süreç bilgileri gibi maddi olmayan varlıklar şirketimizin uzun vadede başarısı için çok büyük önem taşımaktadır. Buna (bunlarla sınırlı olmamak üzere) bilgisayar sistemlerine doğrudan erişimle elde edilen bilgiler, ağlar üzerinden taşınan bilgiler, taşınabilir elektronik ortamlarda saklanan bilgiler ve basılı metin biçiminde saklanan bilgiler dahildir. Çalışanlar, yöneticiler veya üçüncü kişiler tarafından şirket adına gerçekleştirilen buluşlar gerek duyulması durumunda yasal olarak korunmalıdır. Ticari sırlar halka açık bilgiler olmadığı, ancak şirket veya rakiplerimiz için kritik değere sahip bilgiler olduğundan, ticari sırların korunması da son derece önemlidir. Bu ticari sırlara; stratejik bilgiler, fiyatlar, üretim miktarları, stok seviyeleri, kotasyonlar, üretim dağıtımları, vs. hakkındaki bilgiler dahildir. Her bir bağlı kuruluş, işlerinin ve gizlilik gerekliliklerinin özel yapısını göz önünde bulundurarak bu bilgilerin kasıt olmaksızın halka açık hale getirilmesine karşı uygun koruyucu önlemleri almalıdır. Ayrıca çalışanlarımızın ve yöneticilerimizin; maddi olmayan varlıkların ve ticari sırların gizliliğinegünlük iş yaşamlarında dikkat ve özen göstermeleri gerekmektedir: bir Olympus çalışanı veya yöneticisi olarak her birimiz, kamuya açık ortamlarda istenmeden yapılabilecek bu türden ifşaatlara ve gizlilik ihlallerine karşı gerekli koruyucu önlemleri almakla yükümlü bulunmaktayız. Üçüncü şahıslardan gelen gizli bilgiler de bu gerekliliğin kapsamında bulunmaktadır. Maddi olmayan varlıklar ve ticari sırlar gizli olarak kabul edilmeli ve bu konuda çok tedbirli hareket edilmelidir. 2/3 10 10
İŞ VARLIKLARININ VE SIRLARININ KORUNMASI Aramıza katılan tüm çalışanlar ve yöneticiler Olympus un gizli bilgilerini ve fikri mülkiyetlerini Olympus da çalıştıkları süre boyunca ve sonrasında koruyacaklarına dair bir anlaşma imzalayacaklardır. İş akdinin feshinden sonra çalışanlar ve yöneticiler şirkete ait tüm maddi veya tescilli bilgileri (yani patentler, tasarımlar, veriler) Olympus a vermeli ve bu bilgilerin sahiplik hakkının Olympus a ait olduğunu onaylamalıdır. Her çalışanın veya yöneticinin, şirketin çeşitli biçimlerdeki bilgi varlıklarının; kaybolmasına, uygunsuz bir değişikliğe uğramasına, yetkisiz ya da bu bilgilere erişimi gerekmeyen ilgisiz kişilere ifşasına karşı korunması konusunda kişisel olarak sorumluluk sahibi olması gerekmektedir. Bazı durumlarda, örneğin şirket dışı danışmanlarla işbirliği yaparken, gizli bilgilerin üçüncü şahıslara aktarılması gerekebilir. Bu gibi durumlarda Gizlilik Anlaşması imzalanmalıdır. Patentlerimiz merkezi olarak yönetilmektedir. Patentler konusunda lisans verilmesi gerekiyorsa, her bir çalışan veya yönetici, Olympus Kurumsal Kalite Yönetimini ve muhatap şirketinin ilgili birimini her türlü koşul dahilinde bu durumdan haberdar etmekle yükümlüdür. Kayıtların saklanması İşle ilgili belgeler ve kayıtlar önemli şirket varlıklarıdır. İşimizin devamı için kritik öneme sahip veri ve bilgileri içerir, yasal haklarımızı korumak için gerekli bilgiler ihtiva eder ve vergi gereklilikleri ve diğer yasal düzenlemeleri destekler ve belgelerler. Bu belge ve kayıtların kusursuz, eksiksiz ve iyi niyet prensiplerine uygun bir biçimde hazırlanması gerekmektedir. Gerçek olmayan, yanıltıcı veya sahte hiçbir belge üretilmemelidir.veri ve bilgiler yasal gerekliliklere uygun olarak saklanır. Aynı zamanda; verilerin toplanması, işlenmesi ve kullanımı veri imtinası ve veri ekonomisi ilkelerine uygun olarak gerçekleştirilir. 3/3 11 11
GRUBUN MEDYA İLE İLETİŞİMİ Halkla ilişkiler/basın Olympus medya ile açık ve tutarlı bir iletişim içinde olma gayretindedir. Her bir şirketinin; Kurumsal İletişim Departmanları ve Yönetim Kurulları, kamu ni kapsayan tüm iletişim girişimlerinden sorumludur (örneğin, mali verilerin yayınlanması veya kazalar, krizler, iktisaplar, birleşmeler ve yönetim ekibindeki değişiklikler ile ilgili bilgiler). Resmi Olympus kamu duyuruları yalnızca Kurumsal İletişim departmanı veya ilgili Halkla İlişkiler temsilcileri aracılığıyla yapılır. Çalışanlar önceden onay almadan ve bu konuda bir görevlendirilmeden; internet, çevrimiçi servisler ve basın dahil olmak üzere herhangi bir kamusal forumda sorulan sorulara Olympus adına yanıt vermemelidir. Olympus her çalışanın fikir özgürlüğüne saygı duymaktadır, fakat çalışanlar, ister olumlu ister olumsuz olsun Olympus hakkındaki fikir ve yorumların Olympus veya iştiraklerinin çıkarlarına zarar verebileceğini unutmamalıdırlar. Çalışanlar Olympus'un hak ve menfaatlerine saygı duymalı ve kişisel görüşlerini kamuya açıklamadan önce büyük dikkat göstermelidir. 1/2 12 12
GRUBUN MEDYA İLE İLETİŞİMİ Çalışanların internet kullanımı Çalışanlar işleri gereği çevrimiçi halka açık forumlara katılabilirler. Çalışanlar, kendilerinden özellikle istenmedikçe Olympus un görüşlerini bu forumlarda temsil edemezler. Gönderim bir Olympus sitesinden yapılmamışsa, çalışanlar Olympus ile ilişkilerini belirtmelidir. Tüm yorumlar çalışanın uzmanlık alanı dahilinde kalmalıdır. Gönderi Olympus içinde yer alan başka kişileri etkiliyorsa, etkilenen kişiler önceden bilgilendirilmeli ve gönderiye isimleri eklenmelidir. Olympus çalışanları web deki özel yayınlarından % 100 sorumludur ve özel bilgiler açıkça özel bilgi olarak işaretlenmelidir. Karışıklığı önlemek için çalışanlar görüşlerinin kendilerine ait olduğunu, Olympus un görüşünü yansıtmadığını belirtmelidir. Bu beyan yapıldığında dahi gizlilik kuralları bu tür ortamlarda da geçerliliğini korumaktadır. Çalışanların ağdaki davranışı şirketle ilgili görüşleri daha açık biçimde ortaya koyacaktır. Çalışanlar asla gizli veya şirket içi bilgiler ya da içeriden bilgi sağlama sayılabilecek bilgiler ya da Olympus un, müşterilerimizin veya ortaklarımızın dahil olduğu ve devam eden yasal süreçlerle ilgili bilgiler hakkında yorum yapmamalıdır. Bilgilerin ve müşteri verilerinin (örn. telif hakkı, kişisel haklar) korunması ile ilgili yerel kanunlar sosyal medyaya da uygulanmaktadır. 2/2 13 13
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI Olympus gerçek kişilerin temel hak ve özgürlüklerine, özellikle de veri koruma yasaları kapsamındaki gizlilik hakkına saygı duymaktadır. Süreç verilerini veya kişisel verileri yalnızca belirlenmiş, iyi tanımlanmış ve haklı amaçlar doğrultusunda toplamakta ve kullanmaktayız. Bu sebeple, kişisel verilere izinsiz erişime karşı organizasyonel ve teknik korumanın özellikle üzerinde durmaktayız. Tüm çalışanlar ve yöneticiler geçerli hükümler konusunda eğitilir. 14 14
İÇERİDEN BİLGİ EDİNME VE PİYASA MANİPÜLASYONU YASAĞI Çalışanlar veya yöneticiler kimi zaman şirketimiz veya işimizle ilgili kamu tarafından bilinmeyen bilgilere erişebilir. Buna içeriden bilgi denmektedir. Bizim politikamız, içeriden bilgilerin uygunsuz amaçlar doğrultusunda kullanılmamasıdır. İçeriden bilgilerin korunması İçeriden alınan bilgiler, şirketin işlerinin yürütülmesi amacı dışında, şirket dışından kimseye ifşa edilmemelidir. Hisse senedi işlemleri ve maddi konularda içeriden bilgiler İçeriden alınan bilgilerin bazıları maddi konular olabilir; örneğin bu bilgiler ana şirketimiz (Olympus Corporation, Japonya) hisse senedi fiyatını etkileyebilir. Bir çalışan veya yönetici şirketin maddi konulardaki bilgisine içeriden sahipse, bu kişi bu bilgiler kamuya açıklanana kadar şirketin hisse senetlerini veya diğer finansal enstrümanlarını alıp satamaz. Mali sonuçlar, başka bir şirketi iktisap etme planları veya planlanan kilit ürün duyuruları maddi sayılabilecek bilgilere bazı örneklerdir. Şirketin işleriyle ilgili olarak içeriden alınabilen belirli maddi bilgiler Olympus un hisse senedi fiyatını etkilemeyebilir, fakat bu bilgiler başka bir şirketin hisse senedi fiyatını veya diğer yatırım fırsatlarının değerini etkileyebilir. Bir Olympus çalışanı veya yöneticisi içeriden alınan bu maddi bilgileri kişisel mali çıkar sağlamak veya piyasayı manipüle etmek için kullanamaz. İçeriden alınanbilgiler örneğin, Olympus'un başka bir şirkete büyük bir yatırım yapacağı veya bir tedarikçiyle dikkate değer bir ilişkisine gireceğine dair planlar olabilir. Her durumda, bir çalışan veya yöneticinin kendi menfaati için faaliyette bulunması yasaklanıyorsa (örneğin, hisse senedi alıp satması veya yatırım yapması), bu çalışan veya yöneticinin üçüncü bir kişi adına alım satım yapması, içeriden bilgileri üçüncü bir tarafa vermesi veya üçüncü bir tarafı bu bilgiden hareketle bir faaliyette bulunmaya teşvik etmesi de yasaktır. İçeriden bilgiye dayalı olarak hisse senedi veya başka finansal enstrümanların alınıp satılması, içeriden alınan bilgilerin üçüncü şahıslara aktarılması veya üçüncü şahısların bu finansal enstrümanları alıp satmaları için teşvik edilmesinin yanı sıra piyasa manipülasyonu faaliyetlerinde bulunulması yasaktır. 1/2 15 15
İÇERİDEN BİLGİ EDİNME VE PİYASA MANİPÜLASYONU YASAĞI Her çalışan veya idareci içeriden bilgi edinme ve piyasa manipülasyonuyla ilgili ulusal ve uluslararası kanunlara riayet etmemenin iş kanunu kapsamında ciddi sonuçlar doğurabilecek, tazminata yönelik yasal hak taleplerine ve hatta hapis cezasına yol açabilecek ciddi bir sonuç teşkil ettiğini bilmelidir. Bu tür işlemlerle ilgili tüm potansiyel konu ve sorunlar uyum departmanınca incelenmelidir. Yöneticiler de ilave sınırlamalara tabidir. Aynı kurallar içeriden bilgiye erişim yetkisi olan çalışanlara da uygulanır. 2/2 16 16
ÇIKAR ÇATIŞMALARINDAN KAÇINILMASI Her çalışan veya yönetici; iş ortakları, çalışanlar veya üçüncü şahıslarla olan ilişkilerinde ortaya çıkabilecek, kendi kişisel çıkarları ile şirketin çıkarları arasındaki çatışmalardan daima kaçınmalıdır. Bir çalışan veya yöneticinin izleyeceği en iyi yol; mevcut durumu, herhangi bir sorun olup olmadığını ve varsa nasıl çözülebileceğini belirlemek için süpervizörüyle görüşmektir. Çalışanın veya yöneticinin süpervizörü bir çıkar çatışması olduğu veya olabileceği yönünde karar alırsa, yönetici uyum departmanına danışacaktır. Uyum departmanı çıkar çatışmasının gerçek mi olduğu yoksa öyle mi gözüktüğünü belirlemek için ilgili yönetici ile birlikte çalışacaktır. Eğer bir çatışma varsa o çalışanı transfer etmek için; çalışanın bu çıkarla olan bağlantısını kesmesini veya çalışmaya devam edebilmesi için sorunu çözmesini şart koşmak gerekebilir. Bir çalışan veya yönetici, bir iş ortağının (örneğin bir tedarikçi veya müşterinin) iş durumunu etkileyebilecek bir konumdaysa, bu çalışan veya yönetici sahip olduğu finansal, kişiye özel veya diğer türdeki kontrol edici veya etki edici çıkarı (örneğin, birinci dereceden aile üyesi veya yakın kişisel arkadaşsa) süpervizörüne bildirmelidir. (Not: finansal veya kişiye özel çıkarlara; yatırımlar, menkul kıymetler veya kredi anlaşmaları dahildir.) Malzeme veya hizmet satın alınmasını etkileyebilecek konumdaki bir çalışan veya yönetici, bu çalışan veya yöneticinin birinci dereceden bir aile üyesi veya yakın kişisel arkadaşı bir Olympus iş ortağı tarafından çalıştırılıyorsa bu durumu resmi olarak beyan etmelidir. Bizim politikamız; aile üyelerinin veya çalışanın veya yöneticinin yakın kişisel arkadaşlarının, iş ortaklarının çalışanı olmasını önlemek değildir. Şu açıktır ki, herkes kendi seçtiği kariyeri izleme hakkına sahiptir. Bununla birlikte, şirketin amacı bu tür bir istihdam durumundan ötürü iş ilişkilerine gerçek veya aşikar bir etkide bulunulmasını engellemektir. Şahsi çıkarlar ile şirketin çıkarları arasındaki çatışmalardan her zaman kaçınılmalıdır. 1/2 17 17
ÇIKAR ÇATIŞMALARINDAN KAÇINILMASI Eğer iş sözleşmelerinin kapsamında değilse, ticari nitelikli ikinci bir işe girmek isteyen çalışanlar veya yöneticiler, İK departmanlarını konuyla ilgili bilgilendirmelidirler. Olympus çalışanlarının ve yöneticilerinin Olympus veya rakipleriyle rekabet halinde olan bir şirketi işletmeleri yasaktır. Olympus, rakip bir firmada ikinci bir işedinmeyi hiçbir şekilde hoş görmeyecektir. Ancak hiçbir çıkar çatışması olmadığı sürece Olympus, çalışanlarının ve yöneticilerinin sosyal faaliyetlere dahil olmalarını kuvvetli bir biçimde teşvik eder. 2/2 18 18
HEDİYE VE BAĞIŞLAR İLE İLGİLİ YÖNETMELİKLER İş yemekleri için yapılan davetler ve küçük hediyeler günlük iş uygulamalarının bir parçasıdır. Ancak hediyeler, ağırlama ve diğer iş incelikleri uygunsuz kullanıldığında veya iş kararlarını etkileyecek şekilde veya bir iş avantajı elde etmek için kullanılması veya kamu sektörünün konuya dahil olması durumunda sorunlar ortaya çıkar. Lütfen bu tüzükte yer alan Sağlık ve Kamu Sektörü bölümüne başvurun. Her durumda işin, ilgili uluslararası, ulusal ve yerel mevzuatla, şirket i ve mesleki kurallarla uyumlu, tamamen bağımsız ve şeffaf bir biçimde yürütülmesi sağlanmalıdır. Nakit, nakde eşdeğer varlıklar veya menkul kıymetler gibi parasal hediyeler teklif etmek veya kabul etmek her durumda kesinlikle yasaktır. Hediye verme, ağırlama veya işle ilgili diğer ikramlar Hediyeler ve ağırlamaya yönelik kurallar işin özel sektörde veya kamu sektöründe yapılmasına bağlı olarak değişkenlik gösterir. Müşterilere, tedarikçilere ve diğer tüm taraflara rüşvet verilmesi kesinlikle yasaktır. Çalışanlar ve yöneticiler yalnızca düşük değerli hediyeler teklif edebilirler. Hediyelerin değeri ulusal olarak geçerli olan en yüksek vergi eşiğine orantılı olacaktır. İstisnalar eğer uygun görülürse her zaman belgelenecek, ve sorumlu müdür tarafından onaylanacaktır. Alıcının hediyeleri ve ağırlamaları kabul etme ile ilgili kendi kurumsal ve/veya ulusal i dikkate alınırken iyi bir değerlendirme yapılmalı ve gereken hassasiyet gösterilmelidir. Ayrıca, yemekler ve ağırlamalar ancak makul değerde, ara sıra ve alıcı tarafından talep edilmemiş olması kaydıyla verilebilir. Bir hükümet yetkilisine (örn: bakanlıklarda çalışan memurlar) veya hükümet yetkilisinin aile üyelerine hediyeler verilmesi, teklif edilmesi veya taahhüt edilmesi kesinlikle yasaklanmıştır. Tereddüt ettiğiniz durumlarda lütfen uyum departmanı ile irtibat kurun. İşin; ilgili uluslararası, ulusal ve yerel mevzuatla, şirket i ve mesleki kurallarla uyumlu, tamamen bağımsız ve şeffaf bir biçimde yürütülmesi sağlanmalıdır. 1/3 19 19
HEDİYE VE BAĞIŞLAR İLE İLGİLİ YÖNETMELİKLER Hediye alımı, ağırlama veya işle ilgili diğer ikramlar Çalışanlar ve yöneticiler yalnızca düşük değerde ve ara sıra olması kaydıyla hediyeleri veya işle ilgili benzer ikramları kabul edebilir. Çalışanların ve yöneticilerin herhangi türde bir hediye talep etmeleri kesinlikle yasaktır. Çok sayıda dış bağlantıları bulunması nedeniyle sürekli hediyeler veya benzer armağanlar alan çalışanların ve yöneticilerin bu hediye ve armağanları; yıllık değeri 35 yu aştığı yerlerde teslim etmeleri gerekmektedir. İlgili yerlerde, yıllık vergi sınırının bu tutarın altında kalması durumunda, vergi sınırı uygulanacaktır. Bu kural Noel döneminde ve diğer önemli ulusal bayram dönemlerinde tüm çalışanlar ve yöneticler için geçerlidir. Toplanan hediyeler hayır kurumlarına bağışlanacak veya muhtemelen çalışanlar arasında yeniden dağıtılacaktır. Bütün şirketleri bu açıdan etkili ve uygun önlemler aldığından emin olmalıdır. Bir hükümet yetkilisine veya hükümet yetkilisinin aile üyelerine hediyeler verilmesi, teklif edilmesi veya taahhüt edilmesi kesinlikle yasaklanmıştır. Çalışanlar ve yöneticiler makul bir fiyatta ve ara sıra olmak kaydıyla iş yemeği ya da buna benzer işle ilgili davetleri kabul edebilirler. Çalışanların üçüncü kişiler tarafından daveti iş amacıyla olmalı ve üstleri tarafından onaylanmalıdır. Teşvik olarak verildiği açık olan ikramlar kabul edilmemelidir. Rüşvet ve avantalar Çalışanlar ve yöneticiler rüşvet veya avanta kabul edemez. Rüşvet, kendi avantajınıza olacak bir muamele görmeniz amacıyla muhatabınıza değerli bir şey vermekolarak tanımlanır. Avantalar, bir satışla bağlantılı olarak avantaj sağlayacak uygunsuz bir muamele görmek veya yapmak amacıyla, mal, hizmet, başka bir şirketin mülkünün kullanımı dahil olmak üzere nakit veya ayni ödemelerin yapılması veya bir müşteri ya da tedarikçiye ait bir yükümlülüğün affedilmesidir. Alan kişiyi iyiliğe karşılık vermeye mecbur bırakmak amacıyla doğrudan ya da üçüncü şahıslar aracılığıyla rüşvet veya avanta teklif edilmemelidir. 2/3 20 20
HEDİYE VE BAĞIŞLAR İLE İLGİLİ YÖNETMELİKLER Örnek: Eğer aracı; kişisel çıkarı için bir devlet memuruna rüşvet veriyor veya başka bir şekilde geçerli kural ve düzenlemeleri ihlal ediyorsabu aracıya bir nakliyatı hızlandırması için ödeme yapmak kabul edilemez. Diğer taraftan, kurallar ve e uyarak ve yetkililere rüşvet vermeden işlemi hızlandırmak kabul edilen bir yöntemdir. Bu yönergeler, kültürel farklılıklara göre hediye ve armağan alışverişinin standart iş uygulaması olarak kabul edildiği ülkeler de dahil olmak üzere faaliyette bulunduğumuz her ülkede geçerlidir. Yolsuzluğun ortaya çıkabileceği her yerde yolsuzlukla mücadeleye ilişkin ulusal ve uluslararası tüm yasal düzenlemelere kesin surette riayet etmekteyiz. Özel durumlarla ilgili sorular uyum departmanına gönderilmelidir. 3/3 21 21
SAĞLIK VE KAMU SEKTÖRÜ KURULUŞLARIYLA ÇALIŞILMASI Tüm dünyada sağlık sektörüyle yapılan işler çok ileri düzenlemeye tabidir ve özellikle kamu sektöründe geçerli olan kısıtlayıcı kurallar vardır. Mevzuat ve iş gelenekleri her ülkede farklıdır ve bu farklılıklar özel dikkat gerektirmektedir. şirketleri tüm ulusal ve uluslararası yasalara ve e kesin surette riayet etmektedir. EUCOMED ve EFPIA gibi tıbbi cihazlar ve eczacılık sektörü ile ilgili mevzuat yakinen takip edilmektedir. Aşağıda belirtilen ilkeler, doğrudan veya dolaylı olarak Olympus ürünlerini satın alan, kiralayan, öneren, kullanan, satın alınmasını veya kiralanmasını ayarlayan ya da reçete eden bireyler (bunlarla sınırlı olmamak üzere klinik veya klinik olmayan doktorlar, hemşireler, teknisyenler ve araştırma koordinatörleri dahil) veya kuruluşlar (örneğin hastaneler veya grup satın alma kurulları) ve ( Sağlık Uzmanları ) ile olan ilişkilerde geçerlidir. Ortaklarımızla ilişkimiz; Eucomed Etik İş Uygulamaları Kuralları nda anahatları çizilmiş olan aşağıdaki kilit ilkeler kullanılarak kurulmalıdır: Ayırma Endüstri ile sağlık uzmanları arasındaki etkileşim, yersiz veya yakışıksız avantajlar yoluyla satın alma kararlarını etkilemek için suiistimal edilmemelidir. Ayrıca bu etkileşim satış işlemlerine veya Olympus ürünlerinin kullanımına ya da önerilmesine bağlı olmamalıdır. Şeffaflık Endüstri ile sağlık uzmanları arasındaki etkileşim şeffaf olmalı ve ulusal ve yerel yasalar, düzenlemeler veya mesleki davranış kurallarına uyumlu olmalıdır. Özel bir hükmün olmadığı ülkelerde, Olympus; şeffaflığı etkileşimin amacını ve kapsamını hastane yönetimine, sağlık uzmanının amirine veya diğer yerel olarak belirlenmiş yetkili merciye önceden bildirerek sağlar. 1/2 22 22
SAĞLIK VE KAMU SEKTÖRÜ KURULUŞLARIYLA ÇALIŞILMASI Denklik Olympus tarafından Olympus adına bir hizmet gerçekleştirmesi için bir Sağlık Uzmanı görevlendirildiğinde, Olympus tarafından ödenecek ücret Sağlık Uzmanı tarafından gerçekleştirilen hizmetin adil piyasa değerine uygun olmalı ve bu değeri yansıtmalıdır. Belgeleme Olympus için veya Olympus adına bir Sağlık Uzmanı tarafından bir hizmetin gerçekleştirilmesi gibi, Olympus ve bir Sağlık Uzmanı arasındaki etkileşimlerde, diğer şeylerin yanında etkileşimin amacını, gerçekleştirilecek hizmetleri, masrafların nasıl karşılanacağını ve Olympus tarafından ödenecek ücreti belirten yazılı bir anlaşma yapılmalıdır. Anlaşmada belirlenen faaliyetler, faaliyet raporları ve benzerleriyle doğrulanmalı ve delillendirilmelidir. Anlaşma, ilgili raporlar, faturalar, vb. gibi gerekli belgeler hizmetlere duyulan ihtiyaç ile bu ihtiyacın önemini ve ödenen ücretin makullüğünü desteklemek üzere Olympus tarafından saklanmalıdır. 2/2 23 23
TEDARİKÇİ, DİSTRİBÜTÖR VE YEREL MAKAM İLİŞKİLERİ Kendimizi ürünlerimizin başlangıçtaki kavramsal aşamasından, malzeme ve parçaların satın alınmasına ve atılan ürünlerin çevresel olarak uygun bir şekilde bertaraf edilmesine kadar olan yaşam döngülerinin tamamından sorumlu olarak görmekteyiz. Buna karşılık tedarikçilerimiz ve distribütörlerimizin de serbest ve adil rekabet kurallarına uymasını ve Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesinin; insan hakları, işçilik, çevre ve rüşvetle mücadeleyle ilgili 10 İlkesine uygun olarak davranmasını bekleriz. Tedarikçileri ve distribütörleri yalnızca objektif kriterlere göre seçeriz. Bunun yapılabilmesi için reklam, tercüme, danışmanlık veya benzer stoklanamayan satın alımların kurum içi kurallarımıza uygun olarak en rekabetçi teklifi verenlerden satın alınması gerekir. Bunu yaparken, hepimizin aşağıdaki kabul edilemez uygulamaları uygulayan tedarikçilerden kesinlikle bilerek mal veya hizmet tedarik etmeyeceğimiz ilkesine bağlı kalmamız gerekmektedir: güvenilir olmayan ürün ve hizmetlerin satışı, zorla çalıştırma ve/veya çocuk işgücünden yararlanma ve çalışanların fiziksel olarak cezalandırılması. Her iki taraf da kanuni yönetmelik ihlallerinin, bu ihlallerin Olympus un zarar görmesine neden olması durumunda sözleşmelerin derhal feshedilmesine ve/veya tazminat taleplerine yol açabileceğini bilmelidir. Hem in hem de Tüzüğümüzün kasıtlı olarak ihlal edildiğinin yasal olarak kanıtlandığı durumlarda, ilgili distribütör ile olan ilişki sonlandırılmalıdır. Olympus birçok alanda yerel makamların düzenlemesine tabidir ve yerel makamlarla olan ilişkilerimizde açık ve dürüst bildirimlerde bulunurken aynı zamanda Olympus un da yasal menfaatlerinin korunmasını sağlarız. Rutin bilgi temini ile cevap verebileceğimiz talepleri aşan ulusal veya yerel hükümet bürosu talepleriyle ilgilenirken hukuki yardım alınmalıdır. Yerel makamlara yasadışı armağanlar verilmesine ve/veya siyasi parti bağışlarına, herhangi bir şirketi tarafından sağlanan veya onun yararına olacak yasadışı seçim faaliyeti desteğine hiçbir şekilde izin verilmemektedir. Tedarikçilerimiz ve distribütörlerimizi yalnızca objektif kriterlere uygun olarak seçeriz ve onlardan serbest ve adil rekabet kurallarına uymalarını ve Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesindeki 10 İlkeye uygun hareket etmelerini bekleriz. 24 24
BİRBİRİMİZ İLE OLAN İLİŞKİLERİMİZ VE AYRIMCILIK İLE İLGİLİ YASAĞIMIZ Ciddiyet ve karşılıklı saygı, birbirimizle ve üçüncü taraflarla olan ilişkilerimizin temelini oluşturmaktadır. Çalışanlara ve üçüncü taraflara karşı ırk, cinsiyet, yaş, uyruk, etnik köken, cilt rengi, siyasi görüş, cinsel tercih, dini inanç, sosyal altyapı veya engellilik gibi nedenlerle yapılan her türlü ayrımcılığı kesinlikle reddetmekteyiz. Tacizden uzak bir işyeri Olympus her türlü tacizden uzak bir işyeri sağlamaya kendini adamıştır. Olympus çalışanların yöneticileri ve çalışma arkadaşları tarafından taciz edilmesini onaylamadığı ve buna tolerans göstermediği gibi, çalışanları üçüncü kişilerin tacizinden de koruyan bir çalışma ortamı sağlayacaktır. Taciz; göz korkutucu, saldırgan veya düşmanca duygular içeren bir iş ortamı yaratan veya iş performansına etki eden sözlü, fiziksel ve görsel davranışları içerir. Örnekler arasında ırka dayalı hakaretler; etnik köken veya cinsiyete dayalı şakalar; saldırganca beyanlar, posterler veya karikatürler; korkutma taktikleri; uygunsuz şakalar veya saldırgan dilin elektronik posta veya diğer Olympus bilgisayarları veya ağlarında dağıtımı; pornografik malzemelerin veya yazılımların kullanımı veya benzeri davranışlar sayılabilir. Cinsel taciz; cinsel taleplerde bulunulması, hoş karşılanmayan cinsel yaklaşmalar veya cinsel tabiattaki diğer sözlü, görsel veya fiziksel davranışları içerir. Çalışanlara ve üçüncü taraflara karşı yapılan her türlü ayrımcılığı kesinlikle reddetmekteyiz. 1/2 25 25
BİRBİRİMİZ İLE OLAN İLİŞKİLERİMİZ VE AYRIMCILIK İLE İLGİLİ YASAĞIMIZ Açık iletişim Olympus açık iletişim yoluyla performans elde edilmesi, ekip çalışması yapılması ve sonuçlara ulaşılmasını teşvik etmektedir. Çalışanların üst yönetimle mevcut kaygılarını paylaşma fırsatına sahip oldukları tüm mekanlarda iletişim toplantıları yapılmasını teşvik etmekte ve açık kapı yönetim politikasını desteklemekteyiz. Çalışanlar işle ilgili kaygılarını üstlerindeki yöneticilere iletmeleri konusunda teşvik edilmektedir. Bir üstlerindeki yönetici; bunun için en uygun kişi değilse, kaygılarını birim yöneticisinin, ilgili kurumsal birimin veya şirket müdürü de dahil olmak üzere herhangi bir kıdemli yöneticinin dikkatine sunabilirler. İşyerinde şiddet Olympus un şiddete karşı sıfır tolerans politikası bulunmaktadır. Başka birine fiziksel hasar vermek, itip kakmak, eziyet verecek şeyler yapmak, korkutmak, baskı yapmak, silah kullanmak ve tehdit etmek veya bu eylemlerde bulunacağı hakkında konuşmak şiddet sayılır. Olympus un amacı çalışanlar ve müşteriler dahil olmak üzere işimizle ilişkili olan hiç kimsenin asla bir çalışan veya yöneticinin eylemleri veya davranışları sebebiyle kendisini tehdit altında hissetmemesini sağlamaktır. İşyerinde şiddeti önlemekte herkesin sorumluluğu vardır. Çalışanlar, işyerinde bir çalışma arkadaşlarının sorun yaşadığı durumları rapor ederek yardımcı olabilirler. Çalışanlar, bir başka şirketin rahat bir işyeri ortamı yaratma amacı taşıyan politikalarının ihlal edildiği durumları rapor etmeleri konusunda teşvik edilmektedir. Bu konudaki kaygılar bu belgenin ilgili bölümünde açıklandığı şekilde irtibat noktalarına iletilebilir. Tüm raporlar soruşturulacak ve bilgiler gizli tutulacaktır. 2/2 26 26
ÇEVRE, SAĞLIK VE GÜVENLİK Doğal kaynakların sorumlu ve saygılı bir şekilde kullanılması tüm tesislerimizde işimizin doğal gereğidir. Üretim alanlarımızda çevre koruma teknolojilerini kullanıyor ve iyileştiriyor ve müşterilerimiz için ekolojik ürünler geliştiriyoruz. Yönetim sistemlerinin uygulanması ve sürekli gelişiminin yanı sıra yasal e uyum yoluyla çevreyle ilgili yasalara ve yüksek kurum içi standartlara uyum sağlamaktayız. Tüm iş süreçlerimizde enerjiyi verimli kullanarak ve lojistik operasyonlarını en uygun hale getirerek sera gazı emisyonlarını büyük ölçüde düşürmeye çabalıyoruz. Çalışanlardan ve yöneticilerden; küresel sürdürülebilir gelişme ve biyolojik çeşitliliğin korunması konularında derinlikli bir anlayış geliştirmeleri, iş ve sosyal hayatlarında çevreyi koruyacak girişimlerde bulunmaları beklenmektedir. Tüm çalışanlarımızın işyerindeki kazalardan ve sağlık risklerinden korunması Olympus un en önem verdiği husustur. Bu nedenle yalnızca kanunları uygulamakla kalmıyor; aynı zamanda belgelenmiş prosedürlerimizi, iş sağlığı ve güvenliği sistemlerimizi sürekli olarak geliştiriyoruz. Her çalışan ve yönetici iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hükümlere uymakla yükümlüdür. 27 27
KALİTE Olympus yüksek kaliteli ürünleri ve hizmetleriyle tanınmaktadır. Bu dikkate değer itibarı korumak için uluslararası standartlara uymamızı sağlayan bir kalite yönetim sistemi kullanmaktayız. Bu sistem sürekli olarak geliştirilmekte ve iyileştirilmektedir. Bu kalite yönetim sisteminin etkili olması, sistemi yılda bir kez denetleyen bağımsız bir onaylama kuruluşu tarafından sürekli gözlem altında tutuluyor olmasına bağlıdır. Tüm çalışanların ve yöneticilerin bu kalite yönetim sisteminin taleplerine uyması mecburidir. Kalite yönetiminin kilit noktası sürekli olarak iyileşmeye çalışmamızdır. Tüm ürün, süreç ve hizmet yeniliklerinin temelinde kalite artışı yatmaktadır. Bu sayede talepler yerine getirilir ve müşteriler memnun edilir. Kalite her zaman için yüksek standartların, uygun ölçüde bir çabanın, profesyonel bir tutumun ve tutarlı olmanın sonucudur. Kalite hedeflerine ulaşılması için iş süreçlerinin en uygun hale getirilmesi çok önemlidir. Sürece odaklanılması da kalite standartlarının temelindeki ilkelerden birisi ve dolayısıyla tüm organizasyonun etkinliği ve verimliliğinin korunmasına yönelik faaliyet ve girişimlerin temelidir. 28 28
KURUMSAL SOSYAL SORUMLULUĞUN DESTEKLENMESİ Tüzel kişi olarak sosyal sorumluluklarımızın bilincindeyiz. Olympus un KSS (Kurumsal Sosyal Sorumluluk) stratejisi üç kilit unsur üzerine inşa edilmiştir: çalışanlarımızı desteklemek, toplumla irtibat halinde olmak ve çevre ile uyum. Özellikle tıp ve sağlık, bilim ve eğitim ve yerel toplulukları destekleme alanlarında kişisel ve finansal olarak görev almayı istemekteyiz. Hayır kurumları ile yapılacak işbirliklerine açık olduğumuz gibi,çalışanlarımızın ve yöneticilerimizin bu kurumlarda gönüllü olarak görev üstlenmelerini ve sivil toplum kuruluşlarında fahri pozisyonlarda bulunmalarını da desteklemekteyiz. Ayrıca, komşularımız ve yerel belediyelerle iyi ilişkiler yürütmekte ve en üst seviyede toplumsal bilinç ve etik standartlara bağlılıkla onların talep ve beklentilerine yanıt vermeye çalışmaktayız. Faaliyet gösterdiğimiz ülke ve bölgelerdeki kültür ve geleneklerin karşılıklı anlayış ve saygı içinde birarada yaşamalarını teşvik ederken, toplumun istikrarını ve güvenliğini tehdit eden toplum karşıtı grup ve güçlerle doğrudan ya da dolaylı hiçbir ilişkiye hoşgörü ile yaklaşmıyoruz. Olympus, münferit KSS (Kurumsal Sosyal Sorumluluk) faaliyetlerini planlayıp uygularken; yerel topluluklardan küresel ortamlara kadar çeşitli seviyelerde hayat kalitesini geliştirmeyi ve güçlendirmeyi amaçlayan ve topluma bağlılığımızın etkinliğini sağlayan global bir KSS (Kurumsal Sosyal Sorumluluk) stratejisini kabul etmiştir. İlave kısıtlamaların uygulandığı bağışlar da dahil olmak üzere tüm KSS girişimlerinin Kurumsal KSS'ye rapor edilmesi gerekmektedir. 29 29
UYGULAMA, REVİZYON VE YAPTIRIMLAR Kurumsal Yönetim, bu Tüzüğün Avrupa kapsamında bildiriminden ve uygulanmasından sorumludur. Tüzüğümüz statik değil değişen bir belgedir bu sebeple değişen yasal ve ticari koşulları göz önünde bulundurmak üzere düzenli olarak gerçekleşen bir kurum içi revizyon sürecine tabi olacaktır. Her çalışanın şirketin kurallarına ve etik değerlerine uygun olarak hareket etmesini sağlamak amacıyla Kurumsal Yönetim aşağıdaki hususlardan oluşan bir Uyum Programı geliştirmiştir: tüzüğün kurum içi ve kurum dışı bildirimi; çalışanların sürekli eğitimi; bir uyum yönetim sisteminin geliştirilmesi ve güncellenmesi; uyum yönetim sisteminin bir parçası olarak revizyon süreci; sorumlu müdürlerin teyitleri; Yönetim Kurulu na raporlama; tüzüğe uygunluğun kurum içi denetimlerle izlenmesi. Bu Tüzük, günlük çalışmalarımızın temelini oluşturmaktadır. Tüzüğün çalışanlar veya idareciler tarafından ihlali şirket açısından ciddi sonuçlar doğurabilir. Hepimiz Tüzüğümüzde yapılan ihlalleri vaktinde rapor edersek ancak o zaman şirketimizin ve dolayısıyla kişisel çıkarlarımızın zarar görmesini engelleme olasılığımızı en üst düzeye çıkarabiliriz! Tüzük ihlallerini rapor eden çalışanlar isimlerinin gizli kalmasını da garanti altına alan özel bir korumadan yararlanabilecektir bir Tüzük ihlalinin rapor edilmesi, rapor eden kişiye/ kişilere hiçbir şekilde dezavantaj getirmeyecektir. Tüzük ihlalleri şirketimiz ve sizin için ciddi sonuçlar doğurabilir! 1/2 30 30
UYGULAMA, REVİZYON VE YAPTIRIMLAR Bir çalışan veya yöneticinin Tüzük ihlali yaptığının kanıtlandığı durumlarda, şirketleri işten çıkarmaya kadar varabilecek ve işten çıkarmanın yanısıra, uygunsuz davranış sonucu tazminat için dava açmanın da dahil olduğu disiplin cezaları ve yasal işlemler uygulama hakkını saklı tutar. Söz konusu Tüzüğün amacı öncelikle, bu tür çelişkili durumların ortaya çıkmasını engellemektir ve Tüzüğümüzün gereklilikleri ve standartları göz önünde bulundurularak, Olympus işbu belge ile her çalışanın ve yöneticinin kendi eylemlerini ve çalışma şekillerini gözden geçirmelerini ve gerekli ise, bunları en hızlı şekilde düzeltmelerini rica etmektedir. Bildirim ve onay Her çalışana Etik Kurallar ve İş Ahlakı Tüzüğü hakkında eğitim verilir. şirketlerinin sorumlu müdürlerinin Tüzüğü alıp okuduklarını ve Tüzüğün içeriğini ve amacını sorumlulukları altında bulunan tüm çalışanlara anlatmak için ellerinden gelen gayreti göstereceklerini onaylamaları gereklidir. Tüzükte her değişiklik yapıldığında veya seminerler veya atölye çalışmaları önerildiğinde, süpervizörlerin ilgili bilgileri etkilenen çalışanlara geciktirmeden aktarmaları gerekmektedir. Süpervizörlerin bu bildirimin doğru bir şekilde belgelenmesini sağlamaları gerekmektedir. 2/2 31 31
İRTİBAT NOKTALARI Tüzüğümüzün ihlalleri, içerik değişiklikleri veya yorumları ile ilgili olarak görüşmek veya bildirmek istediğiniz bir husus veya soru var ise, ulaşabileceğiniz birçok irtibat yetkilisi bulunmaktadır. Süpervizör normal rapor etme hattı Tüzükle ilgili sorular veya ihlallerin rapor edilmesi için ilk İrtibat Noktanız (İN) kendi süpervizörünüzdür. Uyum Departmanı Sorumlu uyum departmanı; ihlallerin bildirilmesi için süpervizöre doğrudan bildirim yapılmasının istenmediği hallerde alternatif irtibat noktasıdır. Doğal olarak, sorular ve sikayetler talep edilmesi halinde en katı gizlilik içinde ele alınacaktır. Ilgili uyum departmanı aynı zamanda Tüzüğümüzün uygulanması ve geliştirilmesinden genel olarak sorumludur. Bu bakımdan, geliştirme önerileri ve şikayetler için sizin irtibat noktanızdır. Uyum departmanı, Tüzüğün yasal ve pratik uygulaması konusunda süpervizörlere yardımcı olmaya hazırdır. Tüm sorular ilgili ulusal dilde çevrim içi olarak veya e-posta aracılığıyla gönderilebilir. İsimsiz İrtibat Noktası diş raporlama hattı Bazı durumlarda kaygılarınızı Olympus'a adınızı belirtmeden bildirmek isteyebilirsiniz. Bu durumlarda dış raporlama hattı -gizliliğe uymak zorunluluğundadır- size yardımcı olabilir. Bu sebeple dış raporlama hatları ile irtibat kurmak isminizin gizli kalmasini sağlar. İsminiz veya bireysel olarak teşhis edilebileceginiz olaylar yalnızca açıkça vereceğiniz onay ile Olympus'a (veya başka bir kişiye) iletilir. Dış raporlama hattı ile çevrimiçi olarak, e-posta yoluyla veya telefon vasıtasıyla kendi dilinizde irtibata geçebilirsiniz:mesajınız alınacak, hızla ve ddddikkatle tercüme edilecek ve önemle üzerinde durulacaktir. Tüm telefon numaralarını ve e-posta adreslerini ilgili Olympus ana sayfasında ve Etik Kurallar Tüzüğünün yanında bulabilirsiniz. 32 32