ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI 2013 YILI FAALİYET RAPORU 0
1
İÇİNDEKİLER I - GENEL BİLGİLER... 4 A- Misyon ve Vizyon.. 4 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar...5 C- Birime İlişkin Bilgiler.8 1- Fiziksel Yapı....8 2- Teşkilat Yapısı.....9 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar.....10 4- İnsan Kaynakları......14 5- Sunulan Hizmetler.16 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi...25 II- AMAÇ ve HEDEFLER...25 A- İdarenin Amaç ve Hedefleri.25 B- Temel Politikalar ve Öncelikler...26 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER.....27 A-Mali Bilgiler..27 1- Bütçe Uygulama Sonuçları..27 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar..28 3- Mali Denetim Sonuçları...31 B- Performans Bilgileri...32 2- Performans Sonuçları Tablosu...32 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi...33 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi..33 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ.34 A-Üstünlükler...34 B- Zayıflıklar 34 C- Değerlendirme.34 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER....35 VI- EKLER....36 2
ÖNSÖZ Kamu yönetiminde yaşanan idari ve mali sorunlar köklü yapısal reformların gerçekleştirilmesi gereğini ortaya çıkarmıştır. Bu çerçevede uluslararası standartlara uygun daha etkin bir yönetim sisteminin oluşturulması, saydamlığın ve hesap verebilirliğin sağlanması amacıyla kamu mali yönetim sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 24/12/2003 tarih ve 25326 sayılı resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. Bu kapsamda tahsis edilen her türlü kamu kaynağının verimli, etkin ve ekonomik şekilde kullanılması, sunulan kamu hizmetleri hakkında kamuoyunun bilgilendirilmesi, kamu faaliyetlerinin saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkeleri çerçevesinde yürütülmesi gibi temel kriter ve işlemler ile teknolojik gelişmeler, planlamayı, izlemeyi, raporlamayı ve mevcut yönetim sistemlerinin sürekli iyileştirmesini zorunlu hale getirmiştir. Destek hizmeti birimi olan Başkanlığımız özverili personeli ile 2013 yılında Üniversitemiz tarafından sunulan eğitim-öğretim ve diğer genel kamu hizmetlerinin aksatılmadan en iyi şekilde yerine getirilebilmesi amacıyla Rektörlük ve bağlı birimlerce sunulan talepleri ilgili mevzuat hükümlerine çerçevesinde ve bütçe imkanları dahilinde en kısa sürede karşılamayı amaçlamıştır. Bu amaç doğrultusunda Başkanlığımız bünyesinde yürütülen faaliyetler ve sunulan hizmetlere ilişkin bilgi ve açıklamalara raporumuzda yer verilmiştir. Hesap verilebilirlik ve saydamlık ilkeleri doğrultusunda 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41. maddesi gereğince hazırlanmış olan Başkanlığımız 2013 yılı birim faaliyet raporunun kamuoyuna gerekli bilgi ve katkıyı sağlamasını ümit eder ve bu süreçte emeği geçen ve özveriyle çalışan tüm çalışma arkadaşlarıma teşekkür ederim. Fahrettin ÇALIŞKAN İdari ve Mali İşler Daire Başkan V. 3
I. GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon 1. Misyon (Özgörev) İlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde her türlü kamu kaynağını verimli, etkin ve ekonomik bir şekilde kullanarak, Üniversitemiz tarafından sunulan eğitim-öğretim ve diğer hizmetlerin aksatılmadan en iyi şekilde yürütülebilmesi sağlamak amacıyla tüm harcama birimlerine destek hizmeti sunmak ve bu hizmetlere yönelik birim taleplerini en kısa sürede karşılamak. 2. Vizyon (Uzgörü) Kurumsal değerleri benimsemiş, idari ve mali mevzuata hakim, konusunda uzman, katılımcı, yenilikçi ve özverili personeli ile gurur duyulan, e-birim uygulamaları ile kamu hizmeti sunumunda geliştireceği bilişim sistemleri örnek gösterilen, bilgi paylaşımını ilke edinen özelliği ile kendi alanında ay ve yıldız gibi parlayan bir Başkanlık olmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar 1.Yetki İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığımız 124 sayılı Kanun hükmünde Kararnamede yer alan Komptrolörlük ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlıklarının birleşmesi ile 190 sayılı Kanun hükmünde Kararname ile gerçekleşerek kurulmuş olup, bu karar 13 Ağustos 1984 tarih ve 84/8300 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe girmiş ve 13 Ağustos 1984 tarih ve 18488 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmıştır. Üniversitemiz birimlerinin hizmetlerini en iyi şekilde yürütebilmeleri ve mali kaynakların etkin bir şekilde kullanımının sağlanabilmesi amacıyla, mal ve hizmet alımlarının gerçekleştirilmesi, Rektörlük İdari Teşkilatının mal ve hizmet alımları, maaş ve özlük işlemleri, yolluk giderleri ile taşınır işlemlerine ilişkin destek hizmeti verilmesi, birimlerin ihale sürecinin yönetilmesi, Üniversitemiz ihtiyacı olan temizlik, taşıma, resmi araçların kullanımı gibi genel hizmetlerin yerine getirilmesine ilişkin işlemlerde yetkilidir. 4
2.Görev Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimlerinin, hizmetlerini en iyi şekilde yürütebilmeleri ve mali kaynaklarının etkin bir şekilde kullanımının sağlanabilmesi için, mal ve hizmet alımına ilişkin satın alma işlemlerini yürütmek. Destek hizmeti talep eden Rektörlük İdari Teşkilatının mal ve hizmet alımlarına ilişkin işlemleri yürütmek. Mamul mal alımlarına ilişkin yatırım ödeneklerinden Rektörlük, Fakülte, Enstitü Yüksekokullar ve Diğer Merkezler (Hastaneler) ile Daire Başkanlıklarının yatırım ihtiyaçlarını karşılanmasına ilişkin satın alma işlemlerini yürütmek. Kurumsal düzeydeki hizmetlerin yerine getirilmesi kapsamında, Üniversite bünyesinde ortak kullanılacak ve genel hizmetlere ait hizmet alımlarına ilişkin işlemleri yürütmek. ( Genel temizlik hizmeti, personel taşıma hizmeti,yemek hizmeti fotokopi çekim hizmeti,kargo hizmeti vb. ) Kurumsal düzeydeki hizmetlerin yerine getirilmesi kapsamında, Üniversite bünyesinde ortak kullanılan elektrik, su, doğalgaz, telefon, vb. gibi giderlere ilişkin abonelik işlemleri, faturaların ödenmesi ve yazışmalara ilişkin işlemleri yürütmek. Üniversitemiz taşınmazlarının gerçek ve tüzel kişilere kiraya verilmesi veya tahsisine ilişkin işlemleri yürütmek. Üniversitemiz Rektörlük İdari Teşkilatı kadrosunda bulunan akademik ve idari personelin yolluk giderleri ile ilgili tahakkuk işlemlerini, destek hizmeti kapsamında gerçekleştirmesini sağlamak. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 39. maddesine göre yurtiçinde ve yurtdışında düzenlenen kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılar ile bilim ve meslekleri ile ilgili diğer toplantılara katılmak üzere görevlendirilen, Üniversitemiz Rektörü, Rektör Yardımcıları, Danışmanları ile akademik personellerin, yolluk giderleri ile ilgili tahakkuk işlemlerini destek hizmeti kapsamında gerçekleştirilmesini sağlamak. Öğretim üyelerimiz ile öğrencilerimize konferans vermek üzere kurum dışından gelen akademik ünvanlı kişilerin yolluk giderleri ile ilgili tahakkuk işlemlerini destek hizmeti kapsamında gerçekleştirilmesini sağlamak. Rektörlüğümüz makam ve diğer hizmetlerinde kullanılan araçların geçiş ücreti giderleri ile ilgili tahakkuk işlemlerini, destek hizmeti kapsamında gerçekleştirilmesini sağlamak. Üniversitemiz bünyesinde gerekli durumlarda gerçekleşen tedavi giderleri ile ilgili tahakkuk işlemlerini destek hizmeti kapsamında gerçekleştirilmesini sağlamak. Rektörlük İdari Teşkilatı kadrolarında bulunan akademik ve idari personelin maaştahakkuk işlemlerini destek hizmeti kapsamında gerçekleştirilmesini sağlamak. 5
Maaş-tahakkuk yapılan personellere ait aylık kesenek bildirimlerinin Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilmesine ilişkin işlemleri yürütmek. Üniversitemiz bünyesinde emekli olan personellerimize, Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından ödenen emekli ikramiyesi, makam, temsil, görev tazminatları, ölüm yardımı faturalarının ve 5510 sayılı kanunun 81. maddesinin (h) fıkrası gereğince %20 ek karşılıkların tahakkuk evraklarının hazırlanması ve Sosyal Güvenlik Kurumu na transfer edilmesine ilişkin işlemleri yürütmek. 2547 Sayılı Kanunun 33. maddesine göre Yurtdışında bulunan Araştırma Görevlilerinin yurtdışı aylık ve diğer giderlerine ilişkin işlemleri yürütmek. Üniversitemizin üyesi bulunduğu Avrupa Üniversiteler Birliği ve Uluslararası Üniversiteler Birliğinin üyelik aidatlarının transfer edilmesine ilişkin işlemleri yürütmek. Üniversitemiz harcama birimlerinin talepleri üzerine, taşınır işlemlerine ilişkin verilen destek hizmeti kapsamında, Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililiği görevi ilgili birimlerin uhdesinde kalmak üzere taşınır işlemlerine ait verilen sekretarya hizmetine ilişkin işlemleri yürütmek. Taşınır işlemlerinin kurumumuz bünyesinde mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi ve uygulamada birliğin sağlanması amacıyla tüm harcama birimlerinin yönlendirilmesi, birimler arasında koordinasyonun sağlaması, danışmanlık hizmeti ve taşınır işlemleri uygulama sürecinde kurum bünyesinde belirlenen değişiklikler ya da kararların tüm harcama birimlerine duyurulmasına ilişkin işlemleri yürütmek. Taşınır işlemlerinin mevzuatlara uygun yürütülmesi ve taşınır işlemlerinin yürütüldüğü yazılımın kullanımına ilişkin olarak, tüm harcama birimlerinde görevli personellere belirli dönemlerde düzenlenecek eğitim hizmetini yerine getirilmesini sağlamak. Üniversitemiz bünyesinde, ilgili birimler tarafından hurdaya ayrılan mal ve malzemelerin belirli dönemlerde imha, devir ve satış işlemlerini yürütmek. Üniversitemiz Lojman Tahsis Komisyonu Başkanlığının lojman giriş ve çıkış işlemleri, elektrik, su ve doğalgaz gibi giderlerin tahakkuk ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi, lojmanların idaresine ilişkin diğer yazışmalar ve sekretarya işlemlerinin yerine getirilmesini sağlamak. Üniversitemiz bünyesinde koruma güvenlik ve bekçi olarak görev yapan personellerin giyim yardımına ilişkin ihtiyaçların tespiti, satın alınması için talep yapılması ve satın alınan malzemelerin ilgili personellere imza karşılığı teslimine ilişkin işlemleri yürütmek. Üniversitemiz genel temizlik hizmetine ilişkin taleplerin karşılanması, kampus alanı içinde çevre düzenlemesine ilişkin işlemler ile açık ve genel kullanım alanlarının bakım ve onarımı, atıkların toplanması, temizlenmesi, vb. işlerin gerçekleştirilmesini yürütmek. Personel taşıma hizmeti kapsamında, verilen hizmetin gereği şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacıyla servislerin idaresi ve kontrolüne ilişkin işlemleri yürütmek. 6
Üniversitemiz resmi araçlarının, ihtiyaçlar ve birimlerin talepleri doğrultusunda ilgili yerlere sevk ve görevlendirilmesi ile araçların bakım ve onarımları, muayene ve sigorta işlemleri, akaryakıt alımları, otoyol gişelerinden geçiş ücretleri, vb. işlemlere ait araçların sevk ve idaresine ilişkin işlemleri yürütmek. İlgili mevzuatlar ve hesap verme sorumluluğu çerçevesinde birim faaliyet raporunu düzenleyerek, Üst Yöneticiye (Rektör) sunmak. Üniversite Stratejik Planının hazırlanmasına yönelik, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yürütülen otomasyon sistemi üzerinden, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına ait veri girişlerinin onayını yapmak. Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. 3.Sorumluluklar Başkanlık bünyesindeki görevler dahilinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermekle yükümlülükleri bulunmaktadır. Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama biriminin en üst yöneticisidir. Harcama Yetkilisi, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur. Gerçekleştirme görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürütürler. Gerçekleştirme görevlileri, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar. 7
C. Birime İlişkin Bilgiler 1. Fiziksel Yapı 1.4. Sosyal Alanlar 1.4.2. Misafirhane ve Lojmanlar Tablo 8: Lojmanlar Adet (Daire Sayısı) Kapalı Alan((m2) LOJMANLAR 77 7.312 1.7. Hizmet Alanları Tablo 14: Hizmet Alanları Hizmet Alanları Ofis Sayısı Alan (m²) Kullanan Kişi Sayısı İDARİ PERSONEL HİZMET ALANLARI 29 995 89 TOPLAM 29 995 89 1.8. Ambar ve Arşiv Alanları Tablo15: Ambar ve Arşiv Alanları Adet Alan (m²) Ambar Alanları 2 220 Arşiv Alanları 7 153 Depo, Hangar ve Çeşitli Tamirat Atölyeleri 13 669 TOPLAM 22 1.042 8
1.15. Özel İşletmeler / Kişilere Kiraya Verilen İşyerleri Tablo 22: Özel İşletmeler / Kişilere Kiraya Verilen İşyerleri 2012 2013 Türü Adet Alan (m 2 ) Adet Alan (m 2 ) BANKA ŞUBESİ 8 857 7 822 BANKAMATİK 16 123 16 123 KANTİN - KAFETERYA 29 6.931 25 7.401 PASTANE 2 786 - - BÜFE 4 133 5 166 ŞEHİRLERARASI OTOBÜS BİLET SATIŞ YERİ 5 70 4 58 FOTOKOPİ 5 126 6 193 TELEFON BAZ İSTASYONU 3 90 3 90 DİĞER 14 81.123 14 81.123 TOPLAM 86 90.239 80 89.976 2. Teşkilat Yapısı DAİRE BAŞKANI ss Satınalma Şube Müdürlüğü Maaş İşleri Şube Müdürlüğü Tahakkuk Şube Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt Kontrol Şube Müdürlüğü İç Hizmetler Şube Müdürlüğü İhale Birimi Yolluk Giderleri Birimi Ambar Birimi Çevre Düzenleme ve Genel Temizlik İşleri Birimi Doğrudan Temin Birimi Lojman Birimi Araçların sevk ve idaresi Birimi Kiralık İşletmeler Birimi Destek Hizmetleri Birimi Santral 9
3. Bilgi ve Teknoloji Kaynakları 3.1. Teknolojik Kaynaklar Birimimiz bünyesinde yürütülen işlemlerde etkinlik ve verimliliğin artırılması amacıyla gerek yasal zorunluluk, gerekse kurumumuz imkanları ile temin edilen muhtelif bilişim teknolojilerinden faydalanılmaktadır. Birimimiz internet sitesinde, birimimize ait genel bilgilerin yanı sıra, Başkanlığımızca yürütülen iş ve işlemlerin uygulanmasında tabi olunan mevzuat bilgisi ile birim uygulamalarına ait duyurular ve talimatlar yer almaktadır. Ayrıca, satınalma işlemleri kapsamında yürütülen doğrudan temin yoluyla yapılacak alımların duyuruları, birimimiz internet sayfasında ilan edilmektedir. Satın alma duyurularının internet sayfası üzerinden ilan edilmesi hem rekabeti sağlamakta hem de satın alma işleminde teklif vermek isteyen firma/kişilere kolayca ulaşılmasını sağlamaktadır. Birimimiz bünyesinde kullanılan yazılım ve sistemler aşağıda belirtilmiştir. KBS HYS sistemi; Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü nün harcama ve muhasebe birimlerinin mali işlemlerini bir otomasyon sistemi içinde toplamak suretiyle harcamayı tahakkuk ettiren harcama birimleri ile ödemeyi gerçekleştiren muhasebe birimleri arasında güvenli, hızlı ve elektronik ortamda bilgi akışının sağlanmasını hedefleyen ve say2000i sisteminin fonksiyonları ile birlikte Kamu Mali Yönetimine katkı sağlayacak bir çok farklı uygulamasıdır. Bu uygulama ile, harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasındaki veri transferinde kâğıt kullanımı en aza indirilecek, harcama sürecinde kullanılan ve elektronik ortama taşınması, takip edilmesi ve denetime elverişli şekilde muhafazası mümkün olan belgelere ilişkin uygulama birliği sağlanacak, harcama sürecinin bütçe aşamasından başlayarak ödenek, tahakkuk, harcama, muhasebe, raporlama ve kesin hesaba kadar olan tüm aşamaları izlenerek, yönetilebilir, iç kontrol ile elektronik denetime elverişli, hızlı ve güvenlikli bir ortamda işleyen bir yapı kurulabilecektir. E-bütçe sistemi; Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nün e-bütçe, tüm kamu bütçe planlama ve gerçekleşmesinin güvenli internet kanalından takip edilebilmesi ve kurum, BÜMKO, Meclis ve vatandaşın, şeffaflık ve yönetişim prensipleri çerçevesinde, kamu kaynaklarının doğru kullanılıp kullanılmadığını kontrol ve takip edebildiği, ileriye yönelik stratejik planlama paralelinde performans bütçe uygulamalarının gerçekleştirildiği karar destek mekanizmalarını da içeren bir bütünleşik sürecin yazılımsal ve prosedürel bileşenlerini içermektedir. 10
Uluslararası Analitik Bütçe Sınıflaması esasına dayalı e-bütçe sayesinde, bütçe sürecinde harcamacı tüm kurumlarla ve Bakanlığımızın ilgili tüm birimleri ile tam entegrasyon sağlamış, bürokrasi önemli ölçüde azaltılmış ve raporlama alanında önemli ilerlemeler kaydedilmiştir. Kurumlar arasındaki bilgi akışı ve iş süreçleri kısaltılarak kontrol edilir hale getirilmiştir. Bilgilerin güvenilirliğindeki artış ve süreçlerin kısalması, bürokrasinin ve kırtasiyeciliğin azalmasını sağlamıştır. EKAP- Elektronik Kamu Alımları Platformu; Kamu İhale Kurumu nun 4734 sayılı Kanundaki temel ilkeler gözetilerek, ihale sürecindeki uyulması gereken esas ve usullerin bilgi ve iletişim teknolojileri ile desteklenmesi ve satınalma işlemlerinin en az iş yükü ve maliyetle yapılmasına imkan tanınması için kurulan bilişim altyapısıdır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca harcama birimi olarak belirlenen tüm idarelerin EKAP a kayıt olması gerekmektedir. EKAP modülleri ile, İhtiyacın belirlenmesi: İhtiyaç raporunun hazırlanması, İhale kayıt işlemleri: İhale kaydı, yaklaşık maliyet hesaplama, İhale Kayıt Numarasının (İKN) alınması, İhale dokümanının hazırlanması: İdari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı, standart formlar, ihale ilanları, Teklif hazırlama: İhale dokümanının indirilmesi, teklif dosyası hazırlama, şifreleme ve elektronik imzalama, Teklif değerlendirme: Katılım yeterlilik kontrolleri, yasaklılık kontrolü, ekonomik açıdan en avantajlı teklif seçimi, ihaleyi karara bağlama ve sonuçlandırma, Elektronik tebligatlar: Kesinleşen ihale kararı, diğer bildirimler, Sözleşme yönetimi: Sözleşme devirleri, yasaklama işlemleri, faturalandırma, ödeme işlemleri gerçekleştirilmekte ve bu işlemler ilişkin istatistiki raporlar oluşturabilmektedir. Bu sistem ile, kamu alımları sürecinde şeffaflığın, eşitliğin, katılımın, rekabetin artırılması ve güvenilirlik, kamuoyu denetimi, kaynakların verimli kullanımı ve ihtiyaçların uygun şartlarla karşılanmasının sağlanması hedeflenmiştir. Stratejik Plan Otomasyonu; Üniversitemiz stratejik planının hazırlanmasına yönelik kurumuza ait olan ve ilgili yıl stratejik planı görülebilen, ilgili dönem performans göstergelerinin girilerek takip edilebilen ve ilgili yıl faaliyet raporlarına ilişkin tabloların oluşturulmasına olanak veren, geliştirilebilir bir otomasyon sistemidir. Progress-Personel Maaş Programı; Üniversitemiz tüm akademik ve idari personellerin maaş işlemleri için kurum düzeyine ortak kullanılan bir programdır. SGB-Net sistemi; Maliye Bakanlığınca geliştirilen çok fonksiyonlu modüller içeren bu program, Üniversitemiz taşınır işlemlerinin yürütülmesinde kullanılmaktadır. ETOS-Lojman Talebi Otomasyonu; Üniversitemiz bünyesinde bulunan mevcut lojmanlar için personellerin yapacağı başvuru ve taleplerin sistem üzerinden yapılması ile lojmanların idaresine ilişkin diğer işlemlerin yürütülmesinde kullanılmaktadır. 11
Araç Takip Sistemi; Üniversitemizde kullanılan bazı resmi araçların görevlendirilmesinde, araçların takibine yönelik 2012 yılından itibaren kullanılmaktadır. UDOS sistemi; (Uludağ Üniversitesi Doküman Otomasyon Sistemi), Üniversitemiz bünyesinde ortak kullanılan ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca e-imza kullanılmasına olanak sağlayan resmi yazışma sistemidir. Bu sistemin uygulanması, iş akışını hızlandırarak, bürokratik işlemleri en alt düzeye indirmekte, hizmette verimlilik ve etkinliği artırmaktadır. Tablo 23: Teknolojik Kaynaklar Teknolojik Kaynaklar 2012 (Adet) 2013 (Adet) Artış Oranı(%) Sunucular - - - Yazılımlar - - - Masaüstü Bilgisayar 78 85 9 Dizüstü Bilgisayar 17 11-35 Tablet Bilgisayar - - - Cep Bilgisayar - - - Projeksiyon 12 73 509 Slayt Makinesi - - - Tepegöz 3 - -100 Episkop - - - Barkot Okuyucu 1 1 0 Yazıcı 39 63 62 Baskı Makinesi - - - Fotokopi Makinesi 1 1 0 Faks 10 8-20 Fotoğraf Makinesi - - - Kameralar 1 1 0 Televizyonlar 44 19 57 Tarayıcılar 14 13-7 Müzik Setleri - - - Mikroskoplar - - - DVD ler - - - Akıllı Tahta 6 13 117 Diğer - - - TOPLAM 226 288 12
Tablo 25: Taşıtlar TAŞITIN CİNSİ 2012 2013 T02- BİNEK OTOMOBİL 14 12 T03- STATİON-WAGON 4 1 T05- MİNİBÜS (Sürücü dahil en fazla 15 kişilik) 13 12 T07- PİCK-UP (Kamyonet, şoför dahil 3 veya 6 kişilik) 7 6 T08- PİCK-UP (Kamyonet, arazi için şoför dahil 3 veya 6 kişilik) 2 2 T10- MİDİBÜS (Sürücü dahil en fazla 26 kişilik) 3 2 T11- OTOBÜS (Sürücü dahil en az 27 kişilik) 2 2 T12- KAMYON ( Şasi-Kabin tam yüklü ağırlığı en az 3.501 kg) 1 1 T14- KAMYON (Şasi-kabin yüklü ağırlığı en az 17.000 kg.) 3 3 T15- AMBULANS 3 3 T18- MOTOSİKLET (En az 45-250 cc.lik) 1 1 TOPLAM 53 45 Tablo 26: İş Makineleri YIL Traktör (Adet) İş Makinesi (Adet) 2011 2 1 2012 2 1 2013 2 1 13
4. İnsan Kaynakları 2013 yılında toplam 154 personel ile birim hizmetleri yerine getirilmiş olup personele ilişkin genel bilgilere aşağıdaki tablolarda yer verilmiştir. 4.2. İdari Personel Kadro Dağılımı Tablo 35: İdari Personelin Yıllar İtibariyle Kadro Dağılımı 2011 2012 2013 Genel İdare Hizmetleri 163 153 128 Sağlık Hizmetleri Sınıfı - - - Teknik Hizmetleri Sınıf - - - Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı - - - Avukatlık Hizmetleri Sınıfı - - - Din Hizmetleri Sınıfı - - - Yardımcı Hizmetli 27 22 26 Toplam 190 175 154 4.2.1.Engelli İdari Personel Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Tablo 37: Engelli Personelin Unvan ve Hizmet Sınıfına Göre Dağılımı Hizmet Sınıfı Engelli Personel Sayısı K E Toplam Toplam Personele Oranı(%) Genel İdari Hizmetler - 5 5 3 Sağlık Hizmetleri Sınıfı - - - - Teknik Hizmetler Sınıfı - - - - Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı - - - - Avukatlık Hizmetleri Sınıfı - - - - Din Hizmetleri Sınıfı - - - - Yardımcı Hizmetler Sınıfı - 1 1 1 TOPLAM - 6 6 14
4.2.3. İdari Personelin Hizmet Süreleri Tablo 39: İdari Personel Hizmet Süresi Toplam Kişi Sayısı 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21-Üzeri K E K E K E K E K E K E TOPLAM 2 4 5 3 2 3 9 31 1 35 8 21 154 Yüzde (%) 1 3 3 2 1 2 6 20 1 23 5 33 100 4.2.4.İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Tablo 40:İdari Personel Yaş İtibariyle Dağılımı Toplam Kişi Sayısı 21 25 Yaş 26 30 Yaş 31 35 Yaş 36 40 Yaş 41 50 Yaş 51-Üzeri K E K E K E K E K E K E 2 3 1 2 8 3 6 29 8 67 2 23 154 Yüzde (%) 1 2 1 1 5 2 4 19 5 44 1 15 100 TOPLAM Tablo 42: 2013 Yılı Ayrılan İdari Personel Sayısı AÇIKLAMA TOPLAM Emekli 4 İstifa - Ölüm - Nakil 25 Diğer - TOPLAM 29 15
Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Alım Sayısı İhalelerin Tutarı (TL) Alım Sayısı İhalelerin Tutarı (TL) 5. Sunulan Hizmetler 5.5.İdari Hizmetler Başkanlık tarafından sunulan hizmetler, alt birimler tarafından yerine getirilmekte olup, 2013 mali yılında alt birimler bünyesinde yürütülen hizmetler ve hizmetlere ilişkin bilgilere detaylı olarak yer verilmiştir. 5.5.1. SATINALMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ : İhale Birimi, Doğrudan Temin Birimi ve Taşınmaz Kiralama Biriminden oluşan Müdürlük, 2 Şube Müdürü, 3 Şef ve 9 memur ile hizmetini yerine getirmektedir. Müdürlük bünyesinde; Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimlerin gerekli olan mal ve hizmet alımına ilişkin satın alma işlemleri, Rektörlük İdari Teşkilatına mal ve hizmet alımlarında destek hizmeti verilmesi, Başkanlık bünyesinde gerekli olan mal ve hizmet alımları, Üniversitemiz taşınmazlarının kiraya verilmesi işlemleri 2013 yılında yerine getirilmiştir. 5.5.1.1. İHALE BİRİMİ İHALE BİLGİLERİ İhale Türü (Bütçe Kodu) Mal Alımı (03.2-03.7-06.1) Hiz. Alımı (03.5) Yapım İşi (03.8 06.5 06.7) Sonuçlanan İhale Sayısı Açık İhale 4734/19 İptal Edilen İhale Sayısı Belli İstekliler Arasında İhale 4734/20 Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı İhale Usulleri Sonuçlanan İhale Sayısı Pazarlık Usulü 4734/21 İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhale Sayısı Genel Toplam 12 3 3.582.296,60 - - - - - - 12 3 3.582.296,60 187 İptal Edilen İhale Sayısı Doğrudan Temin 4734/22-d 1.146.000,74 Pazarlık Usulü 4734/21-f - - 9-47.113.754,37 - - - 4 1 5.031.953,06 13 1 52.145.707,43 1 68.444,52 - - - - - - - - - - - - - - - - - - TOPLAM 21 50.696.150,97 5.031.953,06 25 4 55.728.004,03 188 1.214.445,26 16
Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhalelerin Tutarı Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhalelerin Tutarı Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhalelerin Tutarı Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhalelerin Tutarı Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhalelerin Tutarı Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhalelerin Tutarı 2013 YILINDA İHALESİ YAPILIP, 2014 YILINDA SÖZLEŞMEYE BAĞLANACAK İHALELER İHALE USULÜ AÇIK İHALE PAZARLIK USULÜ GENEL TOPLAM İHALE TÜRÜ MAL 3 859.311,40 3 859.311,40 HİZMET 1 121.068,00 1 121.068,00 TOPLAM 4 980.379,40 4 980.379,40 2012 YILINDA SÖZLEŞMEYE BAĞLANIP 2013 YILINDA ÖDEMESİ YAPILAN İHALELER İHALE USULÜ AÇIK İHALE PAZARLIK USULÜ GENEL TOPLAM İHALE TÜRÜ MAL 6 482.968,01 6 482.968,01 HİZMET 7 3.110.677,97 2 9.361.683,40 9 12.472.361,37 TOPLAM 13 3.593.645,98 2 9.361.683,40 15 12.955.329,38 17
2013 YILI SERMAYE ÖDENEKLERİNDEN SATIN ALMA USULLERİNE GÖRE YAPILAN ALIM TUTARLARI VE ORANLARI AÇIK İHALE % DOĞRUDAN TEMİN % DMO % İNEGÖL MYO (DÖNER SERMAYE) % TOPLAM HARCAMA 3.055.388,23 34,72 698.677,04 7,94 3.090.850,92 35,12 1.955.524,69 22,22 8.800.441 18
REKTÖRLÜK (ÖZEL KALEM) GENEL SEKRETERLİK PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ MENNAN PASİNLİ M.Y.O. GENEL TOPLAM 5.5.1.2 DOĞRUDAN TEMİN BİRİMİ 2013 YILI DOĞRUDAN TEMİN İŞLEMLERİNİN DESTEK HİZMETİ VERİLEN HARCAMA BİRİMLERİ İLE KONULARINA GÖRE DAĞILIMI MAL VE HİZMET TALEPLERİNİN KONUSU KIRTASİYE ALIMLARI 1 5 2 6 6 1 1 35 MENKUL MAL ALIMLARI 5 4 1 40 TEMSİL TANITMA VE AĞIRLAMA 62 62 ÖĞRENCİ TOPLULUKLARININ İHTİYAÇLARINA İLİŞKİN ALIMLAR 31 31 ARAÇ KİRALAMA HİZMETİ 56 58 BASIM HİZMETİ (AFİŞ, BROŞÜR,VS.) 7 1 9 69 11 2 2 106 DİĞER MUHTELİF ALIMLAR 5 2 17 5 41 16 2 5 177 TOPLAM TALEP SAYISI 75 3 22 16 208 37 5 9 628 Doğrudan temin birimi tarafından, Rektörlük İdari Teşkilatını oluşturan 10 (on) adet harcama biriminden yukarıda tabloda belirtilen birimlere mal ve hizmet satın alınması işlemlerinde ve bütçeleri dahilinde destek hizmeti verilmiştir. Ayrıca, Rektörlük İdari Teşkilatı haricinde, Üniversitemiz bünyesinde yeni kurulan Mennan Pasinli Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğüne de 2013 yılında destek hizmeti verilerek, satın alma talepleri karşılanmıştır. Yıl boyunca Başkanlığımıza intikal eden toplam 628 adet talep sayısının %33 ü Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığından intikal eden talepler olup, bu taleplerin de çoğunluğunu da basım hizmeti talepleri, öğrenci topluluklarının ihtiyaçları ile otobüs, minibüs gibi araç kiralama hizmetine ilişkin talepler oluşturmaktadır. 19
Başkanlığımız ihtiyacı olan ve cari giderlere ait, doğrudan temin kapsamında satın alma işlemlerinin % 54 ü kırtasiye alımları, menkul mal alımı, basım vb. diğer harcamalar iken, % 46 sı ise resmi araçların bakım ve onarımlarına ait alımlar gerçekleştirilmiştir. Satın alma taleplerinin % 77 doğrudan temin yoluyla piyasa fiyat araştırması yapılarak temin edilmiş, % 17 si Üniversitemiz Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünden, % 3 oranına isabet eden talepler de Devlet Malzeme Ofisi nden alım yapılarak satın alma işlemleri tamamlanmıştır. 5.5.1.3. TAŞINMAZ KİRALAMA BİRİMİ Satın Alma Müdürlüğü bünyesinde alt birim olan Taşınmaz Kiralama Birimi tarafından; Üniversitemiz taşınmazlarının gerçek ve tüzel kişilere kiraya verilmesi veya tahsisine ilişkin işlemler, 2886 sayılı Kanun kapsamında süreklilik arz etmeyen, özellikleri nedeniyle farklı hizmet ve faaliyetlere yönelik, çam kozalaklarının toplatılması ve satışı, kavak ağaçlarının satışı, öğrenci bahar şenlikleri için kiraya verme işlemleri, vb. kiraya verme ve tahsis işlemleri, Prof. Dr. M.Mete Cengiz Kültür Merkezi bünyesinde bulunan salonların kiraya verilmesi işlemlerini yerine getirmek, Üniversitemiz bünyesinde kirada ya da kiraya verilecek olan yerlerin icmalini oluşturmak ve yetkililerin bilgisine sunmak, Taşınmazların kiraya verilmesine ilişkin ihale işlemleri yerine getirilmiştir. 5.5.2 MAAŞ İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ Görevi dahilinde; İdari ve Mali Daire Başkanlığı kadrosunda bulunan personelin maaş-tahakkuk işlemleri, Destek talebinde bulunan idari birimler ile diğer birimlerin maaş ve özlük işlemleri, yurtdışı aylık ve diğer giderlerine ilişkin işlemler, Emeklilik işlemlerine ait SGK na yapılacak ödemeler, Üniversitemizin yurtdışı üyelik aidatlarına ilişkin ödemeler destek hizmeti verilerek, yerine getirilmiştir. 20
5.5.3 TAHAKKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Görevi dahilinde; Üniversitemiz Rektörlük İdari Teşkilatı kadrosunda bulunan Akademik, İdari personelin yolluk işlemleri, Resmi araçların geçiş ücreti giderlerine ilişkin işlemler, Üniversitemiz tedavi giderlerine ilişkin tahakkuk işlemleri yerine getirilmiştir. Rektörlük Özel Kalem, Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları ve Hukuk Müşavirliği ne destek hizmeti verilmiştir. GERÇEKLEŞTİRİLEN İŞLEMLERİN NİTELİĞİ SAYISI YURTİÇİ GEÇİCİ GÖREV YOLLUKLARI 618 YURTDIŞI GEÇİCİ GÖREV YOLLUKLARI 11 YURTİÇİ SÜREKLİ (NAKİL) GÖREV YOLLUKLARI 11 YURTİÇİ SÜREKLİ (EMEKLİ) GÖREV YOLLUKLARI 8 YURTİÇİ-YURTDIŞI AVANS / MAHSUP İŞLEMLERİ 58 MAKAM VE DİĞER ARAÇLARIN GEÇİŞ ÜCRETİ 28 AVANS/MAHSUP İŞLEMLERİ TOPLAM 734 DÜZENLENEN MUHASEBELEŞTİRME BELGE SAYISI TÜRÜ SAYISI ÖDEME EMRİ BELGESİ 734 MUHASEBE İŞLEM FİŞİ 43 TOPLAM 777 21
GENEL SEKRETERLİK ÖZEL KALEM REKTÖRLÜK (ÖZEL KALEM) İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI MENNAN PASİNLİ M.Y.O. GENEL TOPLAM 5.5.4 TAŞINIR MAL KAYIT VE KONTROL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Görevi dahilinde; Başkanlık bünyesinde edinilen taşınırlara ilişkin işlemler, Taşınır işlemleri kapsamında diğer harcama birimlerine verilen destek hizmeti, Taşınır işlemlerine yönelik eğitim, bilgilendirme, koordinasyon ve danışmanlık hizmeti, Üniversitemiz Lojman Tahsis Komisyonu Başkanlığının sekreterya işlemleri, Kurumumuzda görevli koruma güvenlik ve bekçilerin giyim yardımı ihtiyaçlarına ilişkin işlemler yerine getirilmiştir. TAŞINIR İŞLEMLERİ MAL VE HİZMET TALEPLERİNİN KONUSU DÜZENLENEN TAŞINIR İŞLEM BELGESİ (GİRİŞ+ÇIKIŞ+ HİBE+ZİMMET FİŞİ+SAYIM TUTANAKLARI+SAYIM CETVELİ+GEÇİCİ ALINDI BELGESİ+İSTEK FİŞİ+KAYITTAN DÜŞME VE TEKLİF ONAY FORMU) SAYISI 248 129 1672 1.269 82 42 3.442 TAŞINIR İŞLEMİ DÜZENLENEN MAL KALEM SAYISI BARKODLAMASI YAPILAN MAL KALEMİ SAYISI SAYIMI YAPILAN TOPLAM MAL KALEMİ SAYISI DÜZENLENEN MUAYENE RAPORU SAYISI 1.375 9.100 69.300 113.946 10.156 1.580 205.457 1.150 0 1.703 18.909 32 111 21.905 2.302 29 153.835 26.365 599 130 183.260 6 58 153 136 15 9 377 22
Diğer taraftan, destek hizmetleri kapsamında; Fen Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Talebi üzerine 15 gün 2 kişi ile destek hizmeti verilmiştir. Ziraat Fakültesi Dekanlığı Talebi üzerine 15 gün 2 kişi ile destek hizmeti verilmiştir. Güzel Sanatlar Fakültesi Dekanlığı Talebi üzerine 1 gün 3 kişi ile destek hizmeti verilmiştir. Taşınır Mal Kayıt Kontrol Şube Müdürlüğünün yapmış olduğu yazışma 1.221 adettir. 5.5.5. İÇ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Görevi dahilinde; Üniversitemiz kampus alanı ve birimlerin genel temizlik hizmeti ve personel taşıma hizmetinin koordinasyonu, Üniversitemiz resmi araçlarının sevk ve idaresine ilişkin işlemler, Üniversitemiz kampus alanına ilişkin çevre düzeni, ilaçlama, vb muhtelif işler yerine getirilmiştir. PLAKA 2013 RESMİ ARAÇ GÖREVLENDİRMELERİ GÖREV TÜRÜ İÇ GÖREV DIŞ GÖREV TOPLAM GÖREV SAYISI AC 003 8 8 DE 909 13 25 38 E 7189 21 21 FD 175 70 2 72 GS 645 161 39 200 N 0311 27 49 76 RK 004 115 10 125 RK 020 10 5 15 RK 080 2 2 RK 084 20 20 RK 092 3 3 RK 139 90 16 106 RK 300 23 26 49 RK 830 22 30 52 RY 093 51 62 113 RY 161 130 14 144 RY 163 8 8 RY 174 11 11 RY 339 128 8 136 JUV 65 92 24 116 JUV 66 8 5 13 JUV 67 82 13 95 JUV 68 134 21 155 GENEL TOPLAM 1185 393 1578 23
5.5.6 DIŞ PAYDAŞLARA SUNULAN DİĞER HİZMETLER SIRA NO HİZMETİN ADI İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (EN GEÇ ) 1 Mal- Hizmet İhalesiyle ilgili İş deneyim belgesinin düzenlenmesi 1. Dilekçe 2. Dilekçe olmadan ( İş bitiminden sonra kurum kendiliğinden de hazırlar) 20 iş günü 2 Mal- Hizmet İhalesiyle ilgili Şartname verilmesi 1.Şartname bedelinin yatırıldığına dair makbuz 2.Firma kaşesi 3.Kimlik fotokopisi 20 dakika Satınalma Müdürlüğü İlk Müracaat Yeri İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İsim Sevtap YILMAZ Unvan Şube Müdürü Adres U.Ü.Rektörlüğü Tel 0224 294 02 85 Faks 0224 294 02 53 e-posta satinalma@uludag.edu.tr İlk Müracaat Yeri İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İsim Fahrettin ÇALIŞKAN Unvan Daire Başkan V. Adres U.Ü.Rektörlüğü Tel 0224 294 02 61 Faks 0224 294 02 52 e-posta imid@uludag.edu.tr 24
6. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Yönetim ve iç kontrol, 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu kanuna ilişkin ikincil mevzuatta öngörülen yetki ve sorumluluklar çerçevesinde hiyerarşik bir düzen içerisinde yapılmaktadır. Mali süreçteki iç kontrol 5018 sayılı kanunun 55, 56, 57 ve 58. maddelerine ve Maliye Bakanlığınca yayınlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 27. maddesine dayanılarak hazırlanmış olan Uludağ Üniversitesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde yapılmaktadır. 31.12.2005 tarih ve 26040 3. Mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar uyarınca, Üniversitemiz bünyesinde oluşturulan İç Kontrol Koordinatörlüğü nün çalışmaları sonucunda Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı belirlenmiştir. Bu plan doğrultusunda da, birimimiz için öngörülen eylemler süresinde tamamlanmıştır. II. AMAÇ ve HEDEFLER Birimin Amaç ve Hedefleri Başkanlığımız Üniversitemiz 2009-2013 stratejik planında yer alan 1 adet stratejik amaç ve bu amaca bağlı 2 adet stratejik hedeften sorumlu olmakla birlikte idare düzeyinde tüm birimler ile işbirliği ve koordinasyon içinde olduğundan dolaylı olarak birçok amaç ve hedefe ilişkin faaliyetlere de katkı sağlamaktadır. Tablo 82: Birim Amaç ve Hedefler Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler 4 Toplam Kalite Anlayışı ile Kurum Kültürünü Geliştirmek 4.1. Yönetim ve İdari Yapının İşleyişini % 30 İyileştirmek 25
B. Temel Politika ve Öncelikler Dokuzuncu Kalkınma Planı Stratejisi (2007-2013) Hakkında Karar a ilişkin Yüksek Planlama Kurulunun 21/4/2006 tarihli ve 2006/14 sayılı Kararının kabulü; 540 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 25 inci maddesine göre, Bakanlar Kurulunca 24/4/2006 tarihinde kabul edilmiştir. Kalkınma planı vizyonuna ulaşmak için temel ilkeler ve gelişme eksenleri planda belirtilmiş olup yükseköğretim kurumları açısından bir çok politika ve önceliğe yer verilmiş olmakla birlikte Üniversitemiz 2013 yılı Nihai Performans Programında yer alan öncelikli amaç ve hedeflere ait 2 adet faaliyetten sorumluluğu bulunmaktadır. Bu faaliyetlerle ilişkili olup yukarıda belirtilen Üniversitemiz amaç ve stratejik hedefinin Dokuzuncu Kalkınma Planında (2007-2013) yer verilen ve tabloda belirtilen Gelişim Ekseni (1.4) ile bu eksene ait politika ve öncelik ile örtüşmektedir. Gelişme Eksenleri No Açıklama IV.4 Kamu Hizmetlerinde Kalite ve Etkinliğin Artırılması Politika ve Öncelikler 2. Kamu Kesiminde İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Her ne kadar kalkınma plan ve programlarında politika ve öncelikler belirlenmiş ise de başkanlığımızın temel öncelikleri ; Hizmet sunumunda saydamlığı ve eşitliği temel ilke olarak benimsemek, Her türlü kamu kaynağını verimli, etkin ve ekonomik bir şekilde kullanmak, Üniversitemiz tarafından sunulan eğitim-öğretim ve diğer genel hizmetlerin aksatılmadan en iyi şekilde yürütülebilmesi sağlamak, Tüm harcama birimlerine destek hizmeti sunmak, Kurumsal değerleri benimsemiş, idari ve mali mevzuata hakim, konusunda uzman, bilgi paylaşımını ilke edinen, katılımcı ve yenilikçi niteliklere sahip personelden oluşan örnek bir kamu birimi olmak, e-birim uygulamaları ile hizmet kalitesini arttırmak, Bilişim sistemleri ile idari iş ve işlemleri sürekli iyileştirmek ve sistematik hale getirmek. 26
III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler 1.Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1. Bütçe Giderleri : Birime ait 2013 yılı bütçe gider bilgilerine Tablo-83 ve 84 te yer verilmiştir. Tablo 83: Fonksiyonel Sınıflandırmaya Göre Ödenek ve Harcama Miktarı (TL) NO GİDER TÜRLERİ 2013 YILI KBÖ EKLENEN DÜŞÜLEN YILSONU ÖDENEĞİ TOPLAM HARCAMA HARCAMA ORANI 01 GENEL KAMU HİZMETLERİ 6.398.999,00 2.200.000,00 2.000,00 8.596.999,00 6.325.914,27 % 0,74 02 SAVUNMA HİZMETLERİ 73.000,00 0,00 0,00 73.000,00 54.929,84 % 0,75 03 KAMU DÜZENİ VE GÜV. HİZ. 6.401.000,00 0,00 1.082.500,00 5.318.500,00 3.989.765,26 % 0,75 05 DİNLENME, KÜL. VE DİN HİZ. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 09 EĞİTİM HİZMETLERİ 35.935.000,00 10.527.500,00 917.200,00 45.545.300,00 42.037.643,41 % 0,92 GENEL TOPLAM 48.807.999,00 12.727.500,00 2.001.700,00 59.533.799,00 52.408.252,78 % 0,88 Tablo 84: 2013 Yılı Uygulama Sonuçları 2013 Yılı FONKSİYONEL KBÖ EKLENEN DÜŞÜLEN YILSONU ÖDENEĞİ HARCAMA KALAN 01.3.9.00 3.871.999,00 0,00 2.000,00 3.869.999,00 2.638.546,70 1.231.452,30 01.3.9.06 2.527.000,00 2.200.000,00 0,00 4.727.000,00 3.687.367,57 1.039.632,43 02.2.0.00 73.000,00 0,00 0,00 73.000,00 54.929,84 18.070,16 03.1.4.00 6.401.000,00 0,00 1.082.500,00 5.318.500,00 3.989.765,26 1.328.734,74 09.4.1.00 23.761.000,00 4.958.617,00 0,00 28.719.617,00 26.989.385,06 1.730.231,94 09.4.1.07 3.084.000,00 3.962.000,00 0,00 7.046.000,00 7.045.137,45 862,55 09.4.1.08 1.350.000,00 0,00 0,00 1.350.000,00 1.050.797,96 299.202,04 09.4.1.09 66.000,00 0,00 0,00 66.000,00 26.904,02 39.095,98 09.6.0.07 7.674.000,00 1.606.883,00 917.200,00 8.363.683,00 6.925.418,92 1.438.264,08 BİRİM TOPLAMI 48.807.999,00 12.727.500,00 2.001.700,00 59.533.799,00 52.408.252,78 7.125.546,22 27
2.Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 2.1. Bütçe Giderleri 2.1.1 FONKSİYONEL DÜZEYDE BÜTÇE GİDERLERİ AÇIKLAMASI Başkanlığımıza tahsis edilen ödeneklerden yapılan harcamaların %12,10 Genel Kamu Hizmetleri; % 0,1 Savunma Hizmetleri ; % 7,60 Kamu Düzeni ve Güvenlik Hizmetleri; % 80,20 ise Eğitim ve Öğretim Hizmetleri kapsamında harcanmıştır. Diğer taraftan bütçe giderlerinin % 64,25 i hazine gelirlerinden % 35,75 i ise öz gelirlerden karşılanmıştır. 2.1.2.TOPLAM BÜTÇE GİDERLERİ AÇIKLAMASI TOPLAM BÜTÇE GİDERLERİ AÇIKLAMA 2012 YILI HARCAMA 2013 YILI 2012 YILINA GÖRE TOP. ÖDENEK HARCAMA GER. ORANI(%) DEĞİŞİM (%) BİRİM BÜTÇESİ 40.753.979,77 59.533.799,00 52.408.252,78 % 88,03 % 28,60 2.1.3. BÜTÇE GİDERLERİNİN EKONOMİK DÜZEYDE DAĞILIMI 2.1.3.1. PERSONEL GİDERLERİ PERSONEL GİDERLERİNİN EKONOMİK DÜZEYDE DAĞILIMI EKONOMİK KOD/AÇIKLAMA 2012 YILI HARCAMA 2013 YILI 2012 YILINA GÖRE TOP. ÖDENEK HARCAMA GER. ORANI(%) DEĞİŞİM (%) 01.1 MEMURLAR 4.840.211,26 4.919.000,00 4.547.595,09 % 92,45 % -6,05 AÇIKLAMA : Personel giderleri için tahsis edilen toplam 4.919.000,00 TL ödenekten 4.547.595,09 TL harcanmış olup, harcama oranı % 92,45 olarak gerçekleşmiştir. Personel sayısındaki azalmaya bağlı olarak giderler de önceki yıla göre % 6,05 azalmıştır. Personel giderlerinin % 38 i diğer genel hizmetler, % 1 i sivil savunma hizmetleri ve % 61 i ise kurumsal güvenlik hizmetleri için yapılmıştır. 28
2.1.3.2. SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARI DEVLET PRİM GİDERLERİ SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİM GİDERLERİNİN EKONOMİK KODLARA DAĞILIMI EKONOMİK KOD/AÇIKLAMA 2012 YILI HARCAMA 2013 YILI 2012 YILINA TOP.ÖDENEK HARCAMA GER.ORANI(%) GÖRE DEĞİŞİM (%) 02.1 MEMURLAR 930.863,13 957.499,00 875.920,42 91,48 % -5,90 % AÇIKLAMA : SGK giderleri için tahsis edilen toplam 957.499,00 TL ödenekten 875.920,42 TL harcanmış olup, harcama oranı % 91,48 olarak gerçekleşmiştir. Personel sayısındaki azalmaya bağlı olarak giderler önceki yıla göre % 5,90 azalmıştır. SGK giderlerinin % 37,5 i diğer genel idare hizmetler, % 0,8 i sivil savunma hizmetleri ve % 61,7 si ise kamu güvenlik hizmetleri için yapılmıştır. MAL VE HİZMET ALIMLARININ EKONOMİK KODLARA DAĞILIMI EKONOMİK KOD/AÇIKLAMA (03.2) TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME ALIMLARI (03.3) YOLLUKLAR (03.4) GÖREV GİDERLERİ (03.5) HİZMET ALIMLARI (03.7) MENKUL MAL GAYRİMADDİ HAK ALIM BAK.VE ONARIM GİD. 2012 YILI HARCAMA 2013 YILI 2012 YILINA TOP.ÖDENEK HARCAMA GER.ORANI(%) GÖRE DEĞİŞİM (%) 14.781.385,91 17.721.800 15.818.177,43 89,26 % 7,01 % 41.353,68 44.000,00 37.049,71 84,20 % -10,41 % 8.776,05 21.000,00 6.827,33 32,51 % -22,20 % 13.210.970,66 24.193.000,00 22.157.026,46 91,58 % 67,72 % 144.833,62 184.500,00 180.699,01 97,94 % 24,76 % TOPLAM 28.187.319,92 42.164.300,00 38.199.779,94 90,60 % 35,52 % AÇIKLAMA : Mal ve hizmet alım giderleri için tahsis edilen toplam 42.164.300,00 TL ödenekten 38.199.779,94 TL harcanmıştır. Harcamalar % 90,60 düzeyinde gerçekleşmiş olmakla birlikte önceki yıla göre % 35,52 artış göstermiş olup özellikle personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları (temizlik, büro destek, vs.) kapsamında yükleniciye bağlı olarak çalışanlara yargı kararları gereği yapılan ödemeler sonucunda hizmet alımlarında önceki yıla göre % 67,72 artış temel etken olmuştur. 29
ÖZELLİK ARZEDEN MAL VE HİZMETLERİN TOPLAM HARCAMA İÇİNDEKİ ORANLARI 2013 YILI GİDER KALEMLERİ HARCAMA HARCAMA ORANI SU ALIMLARI 2.815.883,50 7,37 % ENERJİ ALIMLARI (ELEKTRİK+YAKACAK+AKARYAKIT) PERSONEL ÇALIŞTIRILMASINA DAYALI HİZMET ALIMLARI 12.796.049,03 33,50 % 16.964.366,27 44,41 % PERSONEL SERVİSİ KİRALAMA 3.832.674,97 10,03 % GÜVENLİK HİZMETİ ( 5 AY ) 640.389,73 1,68 % DİĞER MAL VE HİZMET ALIMLARI 1.150.416,44 3,01 % TOPLAM 38.199.779,94 100,00 % AÇIKLAMA : 2013 yılında mal ve hizmet giderlerinin % 7,37 si su alımları, % 33,50 si enerji alımları, % 44,41 i personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları (temizlik ve büro destek hizmeti), % 10,03 ü personel servisi kiralama, % 1,68 i güvenlik hizmeti, % 3,01 i ise yolluk, araç kiralama, fotokopi çekim hizmeti, posta, telefon, ilan ve sigorta, taşıt bakım-onarım gibi diğer mal ve malzeme alımları için yapılmıştır. TRANSFER GİDERLERİNİN EKONOMİK KODLARA DAĞILIMI EKONOMİK KOD/AÇIKLAMA ( 05.3 ) KAR AMACI GÜTMEYEN KURULUŞLARA YAPILAN TRANSFERLER 2012 YILI HARCAMA 2013 YILI 2012 YILINA TOP.ÖDENEK HARCAMA GER.ORANI(%) GÖRE DEĞİŞİM (%) 401.689,80 1.260.000,00 462.144,44 36,68 % 15,05 % TOPLAM 401.689,80 1.260.000,00 462.144,44 36,68 % 15,05 % AÇIKLAMA : Transfer giderleri için tahsis edilen toplam 1.260.000,00 TL ödenekten % 36,68 oranında 462.144,44 TL harcama gerçekleşmiş olmakla birlikte önceki yıla göre % 15,05 artış göstermiştir. Transfer giderlerinin tamamı memurların öğle yemeğine yardım amacıyla yapılmıştır. 30
SERMAYE GİDERLERİNİN EKONOMİK KODLARA DAĞILIMI EKONOMİK KOD/AÇIKLAMA 2012 YILI HARCAMA 2013 YILI 2012 YILINA TOP.ÖDENEK HARCAMA GER.ORANI(%) GÖRE DEĞİŞİM (%) ( 06.1 ) MAMUL MAL ALIMLARI 6.344.899,70 10.183.000,00 8.297.421,65 81,48 % 30,77 % ( 06.6 ) MENKUL MALLARIN BÜYÜK ONARIM GİDERLERİ 48.995,96 50.000,00 25.391,24 50,78 % -48,18 % TOPLAM 6.393.895,66 10.233.000,00 8.322.812,89 81,33 % 30,17 % AÇIKLAMA : Sermaye giderleri için tahsis edilen toplam 10.233.000,00 TL ödenekten 8.322.812,89 TL harcanmıştır. Harcama % 81,33 düzeyinde gerçekleşmiş olmakla birlikte, önceki yıla göre % 30,17 oranında artış göstermiştir. Sermaye giderlerinin % 11,72 si bilgisayar alımları, % 88,28 i makine-teçhizat, okul mefruşat ve donanım giderleri ile diğer mamul mal alımları ve onarımları için yapılmıştır. 3. Mali Denetim Sonuçları Dış denetim kapsamında, 2013 mali yılına ilişkin işlemler için Sayıştay Başkanlığı tarafından denetim süreci devam etmekte olup, henüz tarafımıza intikal eden herhangi bir sorgu ya da rapor bulunmamaktadır. Diğer taraftan 2012 yılı hesabının Sayıştay Başkanlığı tarafından 2013 yılı içinde denetlenmesi neticesinde hiçbir sorgu düzenlenmemiştir. İç denetim kapsamında ise, Üniversitemiz İç Denetim Birimi tarafından birimimiz satın alma işlemleri içi sistem denetimi yapılmış olup, süreç devam etmektedir. Denetim süreci aşamasında, Denetim Birimi tarafından Başkanlığımıza iletilen bulgularda belirtilen öneriler Başkanlığımızca değerlendirilerek, bulguya konu olan işlemler için iyileştirme ve uygulamalara yönelik eylem planı belirlenmiştir. 31
B. Performans Bilgileri İdarenin stratejik plan ve 2013 yılı performans programında yer alan ve Başkanlığımızın da sorumlu olduğu faaliyetlere ilişkin performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmalar 2-Performans Sonuçları Tablosu nda açıklanmıştır. 2 Performans Sonuçları Tablosu Tablo 100: Performans Sonuçları Tablosu PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSU STRATEJİK AMAÇ 4 STRATEJİK HEDEF (4.1) PERFORMANS HEDEFİ (4.1.3) TOPLAM KALİTE ANLAYIŞI İLE KURUM KÜLTÜRÜNÜ GELİŞTİRMEK Yönetim ve İdari Yapının İşleyişini % 30 İyileştirmek İdari Kadro Doluluk Oranını % 5 Artırmak FAALİYETİN ADI Personel Hizmetleri (İdari) PERFROMANS GÖSTERGELERİ ÖLÇÜ BİRİMİ 2013 HEDEF PG-4.1.3.1.01. Kadrolu İdari Personel Sayısı 2013 GERÇEKLEŞ ME HEDEFTEN SAPMA (+/-)(%) Adet 183 154 % -16,34 PG-4.1.3.1.02. İdari Personel Kadro Doluluk Oranı Yüzde % 56,3 %47,1 % -16,34 AÇIKLAMA : 2012 yılında personel sayısı 175 iken 2013 yılı için % 5 artış hedeflenmiş olmakla birlikte personel sayısındaki azalmaya bağlı olarak hedefte % -16,34 sapma olmuştur. Yine aynı gerekçeyle 2012 yılında idari personel kadro doluluk oranı % 54 iken 2013 yılı için % 4 artış hedeflenmiş olmakla birlikte belirlenen hedefte % -16,34 sapma olmuştur. 32
PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSU STRATEJİK AMAÇ 4 STRATEJİK HEDEF (4.1) PERFORMANS HEDEFİ (4.1.4) FAALİYETİN ADI PERFROMANS GÖSTERGELERİ PG-4.1.4.1.01. PG-4.1.4.1.02. Donanımı İyileştirilen Büro Sayısı İdari Personelin Kullanımına Verilen Bilgisayar Sayısı TOPLAM KALİTE ANLAYIŞI İLE KURUM KÜLTÜRÜNÜ GELİŞTİRMEK Yönetim ve İdari Yapının İşleyişini % 30 İyileştirmek İdari Bürolarda Çalışma Koşullarını İyileştirmek Büro Donanımı ÖLÇÜ BİRİMİ 2013 HEDEF 2013 GERÇEKLEŞ ME HEDEFTEN SAPMA (+/-)(%) Adet 2 2 0 Adet 72 71 %- 1,39 AÇIKLAMA : İdari bürolarda çalışma koşullarını iyileştirmek performans hedefi kapsamında planlandığı gibi 2 adet idari büronun donanımı yapılmıştır. Diğer taraftan personel sayısındaki azalmaya bağlı olarak idari personelin kullanımına verilen bilgisayar sayısı göstergesinde % - 1,39 sapma olmuştur. 3 PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ Değerlendirmelere 2 Performans Sonuçları Tablosu bölümünde yer verilmiştir. 4 PERFORMANS BİLGİ SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ Performans göstergelerine ilişkin değerlendirmeler, veri toplanması ve verilerin izlenmesi işlemleri Stratejik Plan Otomasyonu sistemi kullanılarak yapılmaktadır. 33
IV.KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ ÜSTÜNLÜKLER Üst Yönetimin desteği Çoğulcu katılım Sayısal olarak az olmakla birlikte konusunda uzman, etik değerleri benimsemiş, dinamik ve özverili çalışanlara sahip olması A ZAYIFLIKLAR Ekip çalışması alışkanlığının/kültürünün gelişmemiş olması Fiziksel çalışma alanlarının sağlıksız ve yetersiz olması Performans değerlendirme ve ödül sisteminin yetersizliği Kadrolu İdari Personel sayısının yetersiz olması B DEĞERLENDİRMELER FIRSATLARIMIZ Üniversitemiz üst yönetiminin yeniden yapılanma süreci içerisinde başkanlığımız görüş ve önerilerine yer verilmesi Personelin teknolojik değişim ve yeniliklere açık ve istekli olması. Hizmet kalitesini arttırmaya yönelik taslak bilişim sistem projesinin olması. 34
TEHDİTLERİMİZ Mevzuata hakim nitelikli personel sayısının az olmasına Personel ücretlerinin düşük olması ve bundan dolayı nitelikli yetişmiş personelin başka kurum ve kuruluşlara geçme isteğinin fazlalığı Fiziki mekan yetersizliği nedeniyle personel artışının sağlanamaması Mali iş ve işlemleri denetleyenlere ülke düzeyinde her yıl mevzuat eğitimi verilir iken; işleri icra eden personele ilgili kamu kuruluşları tarafından eğitim verilmiyor olması Mali işlemlerin adli ve idari riskleri barındırması nedeniyle personelin huzursuz ve isteksiz olması Kurum personelinin, ihale sürecinde ve komisyonlarda görev almak istememesi Sürekli fazla çalışma yapan personel olmasına karşın bu personele fazla çalışma ücreti ödenmemesi İhale sürecinde görev yapan personelin huzursuz, tedirgin ve mutsuz olması Sunulan hizmetlerin süreklilik arz etmesi nedeni ile sosyal haklarını (yıllık izin) dahi kullanamaması ve bu durumun da personelin özel hayatı ile moral, motivasyon ve verimliliğini olumsuz yönde etkilemesi. V - ÖNERİ VE TEDBİRLER 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun ivedilikle revize edilmesi konusunda kamuoyu oluşturulması. Mali iş ve işlemleri denetleyenlere periyodik olarak her yıl mevzuat eğitimi verilir iken; işleri icra eden personele de kamu kuruluşları tarafından eğitim verilmesini sağlamak için ilgili kamu kuruluşları nezdinde sorunu gündeme getirmek. VI EKLER EK 1: HARCAMA YETKİLİSİNİN İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 35
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Fahrettin ÇALIŞKAN İdari ve Mali İşler Daire Başkan V. 36