T.C. MALİYE BAKANLIĞI MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ MAAŞ DİSKETİNİ BANKAYA AKTARMA UYGULAMA KILAVUZU ANKARA 2010 1 BİM PERSONEL ÖDEMELERİ UYGULAMA DESTEK ŞUBESİ
I-UYGULAMA SİSTEME SÜRECİ GİRİŞ SAYMANLILARDA - MAAŞ HESAPLAMA - BORDRO OLUŞTURULMASI - ÖDEME EMRİ BELGESİ OLUŞTURMA - ONAY - MUHASEBELEŞTİR SÜREÇLERİ VE BU SÜREÇLERE BAĞLI OLARAK HARCAMA BİRİMLERİNİN BANKA LİSTELERİNİN OLUŞMASI HARCAMA BİRİMLERİNDE - MAAŞ ÖDEME GÜNÜNDEN EN AZ ÜÇ İŞ GÜNÜ ÖNCESİNDE - BANKA AKTARIM İŞLEMLERİ FORMUNDA BANKA LİSTESİ GÖNDER BUTONUNA BASILARAK BANKA LİSTESİNİN GÖNDERİLMESİ İŞLEMİNİN TAMAMLANMASI VE BANKA LİSTESİNİN KONTROLÜ - MERKEZ - MAAŞ ÖDEME GÜNÜNDEN EN AZ 6 İŞ GÜNÜ ÖNCESİNDE BANKA BİLGİ İŞLEM MERKEZİ MEMURLARIN TCKNO İLE BANKA HESAP NUMARALARININ GÖNDERİLEREK KONTROL EDİLMESİ - MAAŞ ÖDEME GÜNÜNDEN EN AZ İKİ İŞ GÜNÜ ÖNCESİ AKŞAMI BANKA AKTARIM İŞLEMLERİ FORMUNDA BANKA LİSTESİ GÖNDER BUTONUNA TIKLAYAN HARCAMA BİRİMLERİNDE ÇALIŞAN MEMURLARIN BANKA LİSTELERİNİN İŞ BANKASI (UYGULAMA KAPSAMINA DİĞER BANKALAR DAHİL EDİLDİKÇE DİĞER BANKALARIN) BİLGİ İŞLEM MERKEZİNE AKTARIMI BANKA - BANKA LİSTESİ İLE AKTARILAN MAAŞ ÖDEME TUTARININ KONTROLÜ - HATALI OLANLARI MERKEZE GERİ BİLDİRİMİNİN YAILMASI - BANKA LİSTESİNE GÖRE AYIN 15 İNDE MAAŞ TUTARLARINI MEMURLARIN HESAPLARINA AKTARILMASI - BANKA LİSTELERİNİN İŞ BANKASI (UYGULAMA KAPSAMINA DİĞER BANKALAR DAHİL EDİLDİKÇE DİĞER BANKALARIN) BİLGİ İŞLEM MERKEZİNE AKTARIMI 2 HATALI İŞLEM - BANKA LİSTELERİNİN MERKEZDEN - İŞ BANKASI BİLGİ İŞLEM MERKEZİNE AKTARILMASINDAN SONRA ÇEŞİTLİ NEDENLERLE ÖRNEĞİN; PERSONELİN GÖREVDEN AYRILMASI NEDENİYE MAAŞININ ÖDENMEMESİ VE BUNA BAĞLI BANKA LİSTESİNİN DEĞİŞMESİ GEREKTİĞİ DURUMDA İLGİLİ BANKA ŞUBESİNE RESMİ YAZI İLE BAŞVURARAK GEREKLİ İŞLEMİN YAPILMASI İSTENİR.
II-SİSTEME GİRİŞ http://kbs.muhasebat.gov.tr/index.html linkine tıklanır. Açılan sayfada KBS GİRİŞ butonuna tıklanır. Ekrana gelen Giriş Formunda T.C. Kimlik No ve Şifre alanlarına kullanıcı bilgileri girilir. III-HARCAMA BİRİMLERİNCE YAPILACAK İŞLEMLER Sisteme girildiğinde MAAŞ BANKA AKTARMA İŞLEMLERİ modülü ekranda görünecektir. Söz konusu modülün üzerinde çift tıklandığında BANKA AKTARMA ve KILAVUZ menüleri ekrana gelecektir. Banka Aktarım butonuna tıklandığında ekrana aşağıda resmi yer alan form gelecektir. 3
Ay-Yıl alanında bulunan kutucuğa tıklanacak ve ilgili ay- yıl seçimi yapılacaktır. İlgili ayyıl seçildikten sonra Banka Adı seçilecek alan ekrana gelecek olup, buradan da ilgili Banka seçilecektir. Formun üzerinde bulunan BANKA LİSTESİ GÖNDER butonuna tıklanmadan önce Formun üzerinde bulunan BANKA LİSTESİ GÖNDER butonuna basılacaktır (Maaş ödemesinin yapıldığı günün 2 iş günü öncesi yapılacaktır). Sistem otomatik olarak banka listesini elektronik ortamda ilgili bankaya aktarma talimatını merkeze ulaştıracak ve Aktarma işlemi Tamamlanmıştır uyarısını ekrana yansıtacaktır. 4
Daha sonra ekrana aktama işlemi ile ilgili durum bilgileri gelecektir. 5
Ayrıca, aktarılan banka listesi BANKA LİSTESİ KONTROL DÖKÜMÜ butonuna basılarak rapor şeklinde de alınabilecektir. Harcama birimleri bu alanda bulunan bilgilerden Maaş işlemlerine ilişkin süreci takip edebileceklerdir. ÖNEMLİ NOT: Hazine ce maaş nakit talebinin karşılanmasından sonra işten ayrılma, ücretsiz izne ayrılma, naklen geçme vb. nedenlerle maaş ödemesi yapılmaması durumunda (Banka tarafından maaşa bloke konulması gerektiği durumlarda) ilgili personelin maaşına Kurumun maaş ödemesini yapan İş Bankası Şubesi ile resmi yazışma yapılmak suretiyle bloke konulması sağlanacaktır. 6
BİRLEŞTİRİLMİŞ HARCAMA BİRİMLERİNDE UYGULAMA: 285- İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ya da 290- İl Milli Eğitim Müdürlüğü bünyesinde maaş tahakkuk işlemleri birleştirilen okullarda uygulama (Bu okulların sistemde kendilerine ait ayrıca birim kodu bulunup, maaş işlemleri bu birim koduna göre yürütülmektedir. Örneği A ilköğretim Okulunun 301 Birim kodunun sistemde tanımlanmış olması gibi); Her okulda maaş işlemlerini yürüten gerçekleştirme görevlisi (maaş mutemedi) tarafından BANKA LİSTESİ GÖNDER butonuna tıklanarak yapılacaktır. BANKAYA GÖNDERME İŞLEMİ YAPILMADIĞI TAKDİRDE MAAŞ RAPORLARINDA AŞAĞIDAKİ UYARI MESAJI GELECEKTİR. MUHASEBE BİRİMLERİNDE HARCAMA BİRİMİN MAAŞI HESAPLANMADIĞI TAKDİRDE AŞAĞIDAKİ UYARI MESAJI GELECEKTİR. 7
IV-MERKEZDEN GÖNDERME İŞLEMİ Bilgi işlem merkezinden gönderme işlemi yapılana kadar maaş hesaplama ve buna bağlı olarak banka listesi tekrar değiştirilip, tekrar BANKA LİSTESİ GÖNDER işlemi yapılabilir. Merkezden iş bankası bilgi işlem merkezine maaş ödeme gününden en az İKİ İŞ GÜNÜ öncesi harcama birimlerinin personeline ait banka listesi elektronik ortamda aktarılacaktır. Harcama birimleri merkezden aktarma yapılıp yapılmadığını banka listesi merkezden aktarım tarihi alanından kontrol edebilirler. 8