SAP DocuSign İmza Sahibi Kılavuzu İçindekiler 1. SAP DocuSign İmza Sahibi Kılavuzu... 2 2. E-posta Bildirimi Alma... 2 3. Belgeyi İmzalama... 3 4. Diğer Seçenekler... 4 4.1 Sonra bitir... 4 4.2 Yazdır, İmzala, Tara ve Karşıya Yükle... 5 4.3 Başka Bir Kişiye Ata... 6 4.4 İmzalamayı Reddet... 7 5. Tüm Belgeleri Yükleme veya Yazdırma... 8 6. Taranan veya Fotoğrafı Çekilen İmzayı Karşıya Yükleme... 9 1 P a g e
1. SAP DocuSign İmza Sahibi Kılavuzu Bu kılavuz, DocuSign Hizmeti'ni kullanarak elektronik ortamda bir belgeyi imzalama hakkında bilgi verir. Elektronik imzalama, şahsen bulunmanıza veya belgeleri gönderip almanıza gerek kalmadan göndericiden belgeyi almanız, imzalamanız ve göndericiye geri göndermeniz için hızlı, kolay ve güvenli bir yöntem sağlar. Daha fazla bilgi için lütfen DocuSign Destek Portalı'nı (www.docusign.com) ziyaret edin. Nihai DocuSign ile İmzalanmış Sözleşme'yi her zaman DocuSign Özeti ile birlikte yerel sürücünüze veya sözleşme yönetim sisteminize kaydetmenizi öneririz. 2. E-posta Bildirimi Alma Bu süreç, bir belgeyi elektronik ortamda imzalamanızı isteyen bir e-posta aldığınızda başlar. E- posta, SAP adına DocuSign (dse_eu1@docusign.net) tarafından gönderilir, göndericiden gelen iletiyi ve belgeyi içeren elektronik zarfı açmak için kullanılacak bir bağlantıyı içerir. 2 P a g e
E-postanızı açtıktan sonra belgelere erişmek için Belgeleri İncele seçeneğini tıklayın. Yeni bir web tarayıcısı penceresi açılır ve güvenli DocuSign Çevrimiçi İmzalama Hizmeti web sitesine bağlanır. 3. Belgeyi İmzalama Ekranın sağ üst tarafında bulunan düğmesini tıklayın; belgenin ilk sayfası açılır. Tüm belgeyi inceledikten sonra imzanızı eklemek için İmzala etiketini tıklayın. Not: İmzalama tarihi gibi bazı alanlar sistem tarafından kullanılabilir olan bilgilere göre otomatik olarak doldurulur. Bu bilgileri değiştiremezsiniz. DocuSign ile ilk kez imzalama işlemi yapıyorsanız, İmzala etiketini tıkladığınızda İmzanızı Seçin bölümünden imzanızı belirlemeniz istenir. Adınızın ve parafınızın doğru olduğunu doğrulayın. Değilse, gerektiği gibi değiştirin. Bir imzayı seçmek üzere 4 seçeneğiniz vardır: Varsayılan imzayı ve parafı kabul etmek ve bir sonraki adıma gitmek için Seçin ve İmzalayın seçeneğini tıklayın. DocuSign tarafından sağlanan önceden biçimlendirilmiş farklı bir komut dosyasını seçmek için Tarzı Değiştir seçeneğini tıklayın. Atın: seçeneğini tıklayın, ardından fareyi kullanarak ya da dokunmatik ekran üzerinde parmağınız ile imzanızı/parafınızı çizin Ayrıca Taranan veya Fotoğrafı Çekilen İmzayı karşıya yükleyin gibi bir seçeneğiniz de mevcuttur. Ancak bu seçenek yalnızca DocuSign hesabı olan imza sahipleriyle sınırlıdır. (Bölüm 6 içindeki talimatlara bakın.) 3 P a g e
Belgedeki tüm gerekli etiketlere bilgi eklemeyi tamamladıktan sonra ekranın sağ alt tarafındaki düğmesini tıklayın. İmzalamayı tamamladığınızı, ücretsiz bir DocuSign hesabı için kaydolabileceğinizi ve belgeyi hesabınıza kaydedebileceğinizi gösteren bir pencere açılır. Ayrıca bir imza sahibi hesabı oluşturmayı seçerseniz, kişisel imzanızı karşıya yükleme olanağına da sahip olursunuz. Zarftaki belgelerin tümü tamamlandığında, tüm tarafların belgeyi imzalamayı tamamladığına ilişkin bir e-posta onayı alırsınız. Bu e-postanın ekinde, belgenin tamamlanmış PDF kopyasıyla birlikte Tamamlanma Onayı, Kayıt İzleme ve İmza Sahibi Etkinlikleri'ni gösteren bir özet bulunur. 4. Diğer Seçenekler Belgeyi inceledikten sonra ekranın sağ üst köşesindeki DİĞER EYLEMLER düğmesini tıklayarak belge üzerinde gerçekleştirebileceğiniz diğer birkaç seçeneği görebilirsiniz: 4.1 Sonra bitir Bu seçenek, belgeyi imzalamaya hazır olmamanız durumunda başka bir zaman imzalamanıza olanak tanır. E-posta bildirimindeki bağlantıyı tıklayarak belgeye daha sonra geri dönebilirsiniz. İmza sahibi hesabı kurulumu yaptıysanız, zarflarınızı DocuSign içinde de bulabilirsiniz 4 P a g e
4.2 Yazdır, İmzala, Tara ve Karşıya Yükle Bu seçenek, elektronik ortamda imzalama işlemi yapmak istememeniz durumunda kağıt üzerinde imzalama işlemi yapmanıza olanak tanır. a. Yazdır ve İmzala seçeneğini tıkladığınızda, imzalanan belgeleri Karşıya Yükle veya Faksla seçeneklerinden biriyle geri göndermeyi seçmenizi isteyen yeni bir pencere açılır. b. İki seçenekten birini belirleyin ve ardından Devam seçeneğini tıklayın. Sonraki pencere açılır. c. Belgeyi indirmek ve yerel sürücünüze kaydetmek için YÜKLE düğmesini tıklayın. Ardından hazır olduğunuzda belgeyi yazdırın, imzalayın ve tekrar DocuSign'a tarayın. Hazır olduğunuzda BELGEYİ GERİ GÖNDER seçeneğini tıklayın. Sonraki pencere açılır. 5 P a g e
d. Son olarak, DOSYAYI KARŞIYA YÜKLE ve SON seçeneklerini tıklayın. Not: Belgeyi yüklediyseniz, ancak DocuSign hedefine karşıya yükleme işlemini daha sonra yapmak istiyorsanız, gelen kutunuzda bulunan e-posta bildirimindeki Belgeyi İncele seçeneğini tıklayarak belgeyi yeniden açabilirsiniz. 4.3 Başka Bir Kişiye Ata Bu seçenek, söz konusu belgeyi imzalaması için başka bir kişiye göndermenize olanak tanır. a. Başka Bir Kişiye Ata seçeneğini tıklayın; yeni bir pencere açılır. Yeni imza sahibinin adını, e- posta adresini ve zarfı oluşturan kişiye imzalama sorumluluğunu değiştirmek isteme nedeninizi açıklayan bir ileti girin. 6 P a g e
b. İmza sorumluluğunun değiştirildiğini ve zarfın Bilgi alıcısı olarak ekleneceğinizi belirten yeni bir pencere görünür. Çık seçeneğini tıklayın. c. Ardından yeni imza sahibi, sizin tarafınızdan zarfın kendisine yeniden atandığını belirten bir E-posta bildirimi alır. d. Zarfı oluşturan kişi, imza sahibinin değiştirildiğini belirten bir E-posta bildirimi alır. Yeni atanan imza sahibi, belgeyi her zamanki gibi imzalar ve tüm taraflar imzalamayı tamamladığında size de bir kopya gönderilir. Not: İmza sorumluluğunuzu yeniden atamak isterseniz, lütfen DocuSign içinde sağlanan seçeneği kullanın ve Diğer Eylemler altındaki Başka Bir Kişiye Ata düğmesini tıklayın. E-posta bildiriminizi iletmemeli veya başka birinin sözleşmeyi imzalamak üzere e-posta gelen kutunuza erişmesine izin vermemelisiniz. Böyle bir durum söz konusu olursa, başkası sizin kimlik bilgilerinizi kullanarak imzalama işlemi yapabilir ve bu değişiklik DocuSign ile imzalanmış sözleşmede / özette görünmez. 4.4 İmzalamayı Reddet Bu seçenek, belgeyi geçersiz kılmanıza ve diğer imza sahiplerinin belgeye erişimini engellemenize veya talebiniz üzerinden göndericiyle doğrudan iletişime geçerek belgede değişiklik yapılmasını talep etmenize olanak tanır. Not: Tüm işlemin kapatılmasına neden olduğundan ve tüm önceki imzalama adımları iptal edildiği için işlemin gecikmesiyle sonuçlanacağından, bir belgeyi geçersiz kılmadan önce göndericiyle görüşmenizi önemle öneririz. a. İmzalamayı Reddet seçeneğini tıklayın; bir açılır pencere görünür. b. Belgeyi geçersiz kılmak için Devam, değişiklik talep etmek için Sonra Bitir, belgeye geri dönmek için İptal seçeneğini tıklayın. 7 P a g e
5. Tüm Belgeleri Yükleme veya Yazdırma Zarftaki tüm belgeleri yüklemek veya yazdırmak istiyorsanız: Tüm belgeleri yazdırmak için simgesini tıklayın. Tüm belgeleri birleştirilen belge halinde ya da tüm belgeler arşivi olarak indirmek için simgesini tıklayın. 8 P a g e
6. Taranan veya Fotoğrafı Çekilen İmzayı Karşıya Yükleme (Yalnızca DocuSign lisansına veya İmza Sahibi hesabına sahip İmza Sahipleri içindir) a. DocuSign Ana Sayfası'nda DocuSign Kimlik Kartınızı Düzenleyin bölümündeki Kimliğinizi Düzenleyin düğmesini tıklayın. b. Bu işlem sonucunda Kimliği Yönet ekranı açılır. Düzenle seçeneğini tıklayın. 9 P a g e
c. İmzaları Yönet sayfası açılır. Yeni bir imza ekleyebilir ya da mevcut imzayı düzenleyebilirsiniz. Düzenle seçeneğini tıklayın. d. Sonraki ekranın üst tarafında taranan imzayı karşıya yükleme seçeneği mevcuttur. veya İmzanızı Yükleyin düğmesini tıklayın. 10 P a g e
e. Bunu yaptığınızda imza kutusunun çevresinde sarı bir kare görünür. İmzanızın taranan veya fotoğrafı çekilen görüntü dosyasını seçmek için Gözat düğmesini tıklayın. f. Birkaç saniye sonra, taranan veya fotoğrafı çekilen imzanız imza kutusunda görünür. Ayrıca paraf kutusunun çevresinde başka bir sarı kare görünür. Parafınızın taranan veya fotoğrafı çekilen görüntü dosyasını seçmek için Gözat düğmesini tıklayın. Bitirdiğinizde taranan veya fotoğrafı çekilen görüntüleri DocuSign imzanız olarak belirlemek için Seç düğmesini tıklayın. g. Bunu yaptığınızda yeni imzanızı ve parafınızı gösteren ekrana geri yönlendirilirsiniz. İmza ayarlama sürecini tamamlamak için Bitti seçeneğini tıklayın. 11 P a g e
12 P a g e