ZİRAAT HAYAT VE EMEKLİLİK A.Ş. 2014 YILI KURUMSAL YÖNETİM İLKELERİ NE UYUM RAPORU Mart 2014 1
RAPOR NO : 1 RAPOR TARİHİ : Mart 2014 İNCELEMEYİ YAPAN : Kurumsal Yönetim Komitesi İNCELEMENİN KONUSU : Kurumsal Yönetim İlkelerine Uyum İNCELEMENİN DAYANAĞI : T.C. Başbakanlık Hazine Müsteşarlığı nın 27.04.2011 tarih ve 2011/8 sayılı Sigorta ve Reasürans Şirketi ile Emeklilik Şirketlerinde Kurumsal Yönetim İlkelerine İlişkin Genelge 2
Giriş: T.C. Başbakanlık Hazine Müsteşarlığı nın 27.04.2011 tarih ve 2011/8 sayılı Sigorta ve Reasürans Şirketi ile Emeklilik Şirketlerinde Kurumsal Yönetim İlkelerine İlişkin Genelge si uyarınca işbu rapor hazırlanmış olup, bu rapor ile Şirketimiz, anılan Genelge de yer alan ilkelere bağlılığını ve ilkelerin gereklerinin hayata geçirilmesini teminen her türlü tedbirin alınmasına azami ihtimamın sarf edilmesi hususunda hassasiyetini beyan eder. Şirketimiz Yönetim Kurulu nun 17.04.2013 tarih 77/01 sayılı kararı ile Kurumsal Yönetim Komitesi başkanlığına aynı zamanda şirket Genel Müdür ü olan Yönetim Kurulu Üyesi Şeref AKSAÇ atanmıştır. Bu çerçevede, anılan Komite nin Şirketin Kurumsal Yönetim İlkeleri ne uyumuna ilişkin tespit ve değerlendirmeleri bu raporun konusunu oluşturmaktadır. Tespitler: 1. Şirketimiz gerek iç düzenlemeleri, gerekse tüm iş ve işlemleri, ilgili mevzuat çerçevesinde oluşturulmuş olup, bu düzenlemeler eşitlik, şeffaflık, hesap verilebilirlik ve sorumluluk ilkelerine herhangi bir aykırı durum oluşturmamaktadır. Şirket bu konuda azami hassasiyeti göstermektedir. Bu çerçevede, kamunun bilgilendirilmesi amacıyla Şirketimiz yıllık bilanço ile kar-zarar cetvellerinin denetçilerce onaylanmış birer örneğini genel kurul tarihini takip eden bir ay içerisinde yurt çapında basımı ve dağıtımı yapılan iki gazete ile ilan etmektedir. Ayrıca, bu raporlar kurumsal internet sayfasında yayımlanmaktadır. (www.ziraatemeklilik.com.tr) Şirketimiz, T.C. Başbakanlık Hazine Müsteşarlığı na aylık olarak Türkiye Sigorta, Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği ne ise üçer aylık dönemlerde finansal tablolarını göndermekte, üçer aylık raporlar şirket kurumsal internet sayfasında yayımlanmaktadır. Hesap yılı sonu itibarıyla ilgili mevzuata uygun olarak düzenlenen yıllık faaliyet raporları Yönetim Kurulu onayını takiben Genel Kurul a sunulmasının ardından Hazine Müsteşarlığı na gönderilmekte ve Şirketimizin kurumsal internet sayfasında yayımlanmaktadır. Şirketimiz yönetimini temsilen Genel Müdür ve Yardımcılarının görev, yetki ve sorumlulukları Ana Sözleşme, Yönetim Organları Yönetmeliği ve Görev Tanımları ile düzenlenmiştir. Ayrıca, Ana Sözleşme de de belirtildiği üzere Genel Müdür ve Yardımcıları ilgili mevzuatta aranan şartları taşımaktadır. 2. Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul toplantılarına ilişkin düzenlemeler, toplantı duyurularının ne şeklide yapılacağı, oy kullanma hakları da dahil olmak üzere Şirketimizin ana sözleşmesinde ve ilgili iç yönetmeliklerde belirlenmiştir. Genel Kurul toplantısına ilişkin gerekli bildirim ortaklara Türk Ticaret Kanunu hükümleri kapsamında gerçekleştirilmektedir. Olağan Genel Kurul toplantıları, Türk Ticaret Kanunu kapsamında gerçekleştirilmektedir. Şirket karının tespiti ve dağıtımına ilişkin hususlar ana sözleşmede düzenlenmiş olup, ayrıca Bilgilendirme Politikası çerçevesinde Kar Payı Dağıtım Politikası yıllık faaliyet raporunda yer almakta ve kurumsal internet sitesinde ilan olunmaktadır. 3
3. Şirketimizin kurumsal internet sitesi kamuyu bilgilendirmede etkin olarak kullanılan araçlardan biridir. Şirketimizin internet sitesinde iş ve işlemlerinin şeffaf olarak yürütülmesine yardımcı olacak şekilde, yer alan kurumsal bilgiler, Mart ve Eylül dönemlerinde Bağımsız Denetimden geçmemiş, Haziran döneminde Bağımsız Denetimden geçmiş olan ara dönem detaylı mali bilgileri içeren finansal tablo dipnotları, Bağımsız denetimden geçmiş yılsonu detaylı mali bilgileri içeren finansal tablo dipnotları yanı sıra yıllık faaliyet raporları ve şirkete ilişkin haberler ve duyurular yer almaktadır. Kurumsal internet sitesi erişimi kolay, içeriği açık ve anlaşılır bir biçimde düzenlenmiştir. 28/10/2007 tarihli ve 26684 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Sigorta Sözleşmelerinde Bilgilendirmeye İlişkin Yönetmeliğin İnternet Sitesi Kurma Zorunluluğu başlıklı 13 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (a) bendinde yer alan bilgilere ek olarak kurumsal internet sitesinde; a) Şirkete ait kurumsal bilgiler (Türkçe/İngilizce), b) Ticaret sicili bilgileri, c) Ana sözleşmesi, ç) Yönetim Kurulu üyeleri ile ilgili bilgiler, d) Faaliyet raporları, e) Bağımsız denetim raporları ile dipnotları da içerek şekilde cari yıl ve son üç yıla ait mali tablolar, f) Şirketin misyonu ve vizyonu yer almaktadır. Şirkete ait kurumsal bilgilerin İngilizcesi kurumsal internet sitesinde yer almaktadır. Şirket bilgilendirme politikası oluşturulmuş olup, internet sitesinde yer almaktadır. Yanı sıra Şirket Etik Politikası da hazırlanmış ve internet sitesinde yer almaktadır. Kar dağıtımına ilişkin temel hususlar Şirketimiz ana sözleşmesinde belirlenmiş olup, Bilgilendirme Politikası çerçevesinde gerek internet sitesi gerekse yine internette yayınlanan yıllık faaliyet raporları aracılığıyla kamuya duyurulmaktadır. Kar a ilişkin bilgiler de yine mali tablolarda ve yıllık faaliyet raporunda yer almakta ve internet sitesinde yayımlanmak suretiyle kamuoyuna duyurulmaktadır. Faaliyet raporu kamuoyunun şirketin faaliyetleri hakkında her türlü bilgiye ulaşmasına olanak verecek şekilde hazırlanmıştır. Türk Ticaret Kanunu nun 01.01.2014 tarihinde yürürlüğe giren yeni düzenlemeleri uyarınca Şirketimiz internet sitesinde bilgi toplumu hizmetlerine ayrılmış, herkesin erişimine açık alanın oluşturulmuş olduğu görülmüştür. 4. Şirketimizin vizyonu: "Müşterisi, çalışanı ve iş ortakları ile birlikte ülke ekonomisine değer katan bir şirket olmaktır." Misyonu ise "Müşteri memnuniyetini ön planda tutmak; güvenilir, yenilikçi, kaliteli ve hızlı hizmet vermektir." Bu doğrultuda, menfaat sahiplerinin haklarını birbirlerinden bağımsız olarak korumak üzere Şirketimiz gerekli her türlü tedbiri almaktadır. İşe alım politikası Şirketimizin İnsan Kaynakları Yönetmeliğinde detaylı olarak yer alır. Buna göre, çalışanlara ücret, eğitim olanakları ve diğer tüm sosyal haklara ilişkin olarak bilgilendirme yapılmaktadır. Departmanlar nezdinde her bir çalışanın görev tanımı yapılmış olup, çalışanlara duyuru yapılmıştır. Şirketimiz İnsan Kaynakları Politikası iş hukukuna göre istihdam edilen personelin, işe alınma ve hizmet koşullarını, niteliklerini, kariyer ve atamalarını, hak ve yükümlülüklerini, özlük haklarını, sosyal yardımları, tüm bu alanlarda uygulanacak esasları, disiplin hükümlerini, ayrılma koşullarını ve çeşitli amaçlarla oluşturulan kuralları Şirketimiz İnsan Kaynakları Yönetmeliği aracılığı ile düzenlenmiştir. Şirketimiz kurumsal değerlerini; yasalara ve etik ilkelere bağlı, dürüstlüğü ve şeffaflığı ilke edinmiş, müşteri odaklı, yenilikçi, rekabetçi, güvenilir, ulaşılabilir, toplumsal sorumluluğun bilincinde 4
olmak hedefleri ile belirlemiştir. Bu itibarla Şirketimiz, sosyal sorumluluklarının bilincinde ve çevreye, tüketiciye, kamu sağlığına ilişkin düzenlemeler ile etik kurallara uyulmasına azami hassasiyeti göstermektedir. Ayrıca etik ilkeleri çalışanlara işe girişlerinde sözleşme ekinde imzalatmak suretiyle iletilmekte ve imzaları alınarak özlük dosyalarında muhafaza edilmektedir. 5. Yönetim Kurulu'nda; Yönetim Kurulu Başkanı Alpaslan ÇAKAR, Yönetim Kurulu Başkan Vekili Cem İNAL ve Yönetim Kurulu üyeleri olarak; Erdal ERDEM, Can ÖRÜNG, Yavuz YETER, Ali KIRBAŞ ve Genel Müdür Şeref AKSAÇ görev almaktadırlar. Üyeler tüzel kişileri temsilen yönetime atanmış olup, Genel Müdür Yönetim Kurulu nun doğal üyesidir. Yönetim Kurulu nda bağımsız üye bulunmamaktadır. Yönetim Kurulu üyeleri, sigortacılık mevzuatının gereklerine uygun olarak atanmış olup, uzun yıllar bankacılık, finans alanlarında tecrübesi olan, Ziraat Finans Grubu içinde deneyim kazanmış kurum kültürüne hakim kişilerden oluşmaktadır. Yönetim Kurulu üyelerine ilişkin bilgiler şirket internet sayfasında ve Faaliyet Raporunda detaylı olarak yer almaktadır. Şirket ana sözleşmesi üçüncü bölümü altında ve Yönetim Organları Yönetmeliğinde Yönetim Kurulunun görev ve yetkileri detaylı olarak tanımlanmaktadır. Yönetim Kurulu Üyelerinin görevlerini yerine getirmelerini teminen gerekli alt yapı oluşturulmuştur. Her ay periyodik olarak yapılan Yönetim Kurulu toplantılarında şirketin mali durumu ve performansı hakkında üyelere detaylı bilgi verilmektedir. Şirket ana sözleşmesi gereğince asgari aylık periyotlarda gerçekleştirilen Yönetim Kurulu toplantılarında, en son açıklanan veriler dahilinde sektör verileri ile Şirket verileri karşılaştırmalı olarak sunulmaktadır. Yanı sıra hazırlanan yıllık bütçe kapsamında ilgili dönem itibarı ile gerçekleşen mali bilgiler ve mali tablolar hakkında bilgi sunulmaktadır. Gerek Yönetim Kurulu toplantısında ve gerekse toplantı sonrasında Yönetim Kurulu Üyeleri tarafından yöneltilen tüm açıklama talepleri, ayrıntılı olarak karşılanmaktadır. Mali İşler Departmanı, Şirketimizin üçer aylık dönemlerdeki mali tablolarını ve yıllık Faaliyet Raporlarını hazırlamış olduğu önergeler ile Yönetim Kurulumuzun kabul ve onayına sunar. 6. Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları, Yöneticiler ve tüm çalışanlar için belirlenen ücret politikası ve diğer haklar ile ilgili öneriler Yönetim Kuruluna sunulmakta ve Yönetim Kurulunun onayı sonrasında uygulamaya konulmaktadır. Yıllık ücret artışlarında bütçe, öncelikle Genel Müdür ve sonrasında Yönetim Kurulunun onayına sunulmakta ve alınan onaylar sonrasında değerlendirilmektedir. Ücret ve diğer menfaatler belirlenirken iç dengeleri korumak kaydıyla, çalışanların kişisel nitelikleri de göz önünde bulundurulmaktadır. Şirket içinde kurumsal değerlere ve stratejik hedeflere uygun insan kaynakları politikasını ve kültürünü oluşturan, personelin verimlilik, kârlılık ve müşteri odaklılık ilkelerine bağl ı olarak çalışmasını sağlayan, personelin kuruma bağlılığını arttıran ve uzun süre Şirketimizde görev almasını teşvik eden temel ilkeler esas alınmaktadır. 5
İnsan Kaynakları Yönetmeliği ne göre bu temel ilkeleri gerçekleştirmek amacıyla Şirketimiz; yetki ve sorumlulukları çalışma koşullarına uygun ve şirketi geliştirerek geleceğe hazırlayacak nitelikte personel seçimini ve görevlendirilmesini gerçekleştirmektedir. Performans yönetimi sistemini etkin bir şekilde yürütmek üzere çalışmalar devam etmektedir. Şirketimizde adil ve rekabetçi ücret ve özlük hakları ile personelin meslekî ve kişisel gelişimlerini sağlamak üzere gerekli imkânlar sağlanmaktadır. 6