1. AMAÇ : Bu prosedür, Penti Giyim A.Ş Mağaza pozisyonları için Penti Mağazaları nda görev yapan çalışanının kasıt ya da ihmalden dolayı kusurlu olduğu öne sürülen eylemlerin ve eylemlere uygulanacak müeyyidelerin değerlendirilmesinde izlenecek usul ve yöntemleri ve bu konularda karar alacak Disiplin Kurulu nun çalışma kurallarını düzenler. 2. KAPSAM : Bu Prosedür, Penti Mağazalarında görev yapan çalışanın, Disiplin Kurulu nca değerlendirilen eylemlerinde uygulanır. 3. TANIMLAR Disiplin Kurulu : Çalışanın görevlerini yaparken kusurlu olduğu öne sürülen davranışları ile ilgili uygulanacak müeyyideleri karara bağlanması ile görevlendirilen kurul. Kusur : Çalışanın görevini yaparken yasal düzenlemeler, şirket prosedür, iş uygulama ve şartlarına, üstlerinin talimatlarına aykırı hareket etmesini, ifade edildiği yere göre kasıtlı, hatalı eylem ya da işlemini ya da yapması gerektiği halde ihmali olarak yapmadığı işlem ve eylemini, ya da tümünü ifade eder. Prim : Prosedürler ve yönetimin takdiriyle prim kapsamında olan çalışana ödenecek olan, iş sözleşmesi ve prosedürlerle belirlenen ödemeyi ifade eder. Disiplin : Şirket çalışanı, görevlerini kanunlar, genel mevzuat ile bu prosedür hükümlerine uygun olarak, mevcut veya bundan sonra yürürlüğe konulacak Şirket prosedür hükümleri gereğince yerine getirme zorunluluğunu ifade eder. Kusur İsnat Edilen: Kusurlu hareketi olduğu iddiası ile Kurul a sevk edilen Şirket çalışanı ifade eder. Etik Hattı : Mağaza çalışanları tarafınca telefon veya e-mail ile iletilen şikayet ve ihbarların iletildiği iletişim platformudur. Sözlü Uyarı : Görev ve davranışlarındaki hataları ve geliştirilmesi istenilen yanlarının çalışana insan kaynakları müdürü, belirlenen kurul üyesi veya ilgili yönetici tarafından SÖZLÜ UYARI olarak hatırlatılmasıdır. İhtar : Çalışanın görev ve davranışlarında disiplin kurulunca kusurlu sayıldığının ilgiliye İnsan Kaynakları Bölümü tarafından İHTAR yazılarak bildirilmesidir. İş Akdi Feshi : İlgilinin bir daha şirkette çalıştırılmamak üzere iş akdinin feshedilmesidir. Zarar tazmini : Oluşan zararın bir kısmının veya tamamının çalışandan tazminidir. Yan Haklarının Dondurulması: Belirlenen bir süre çalışanın araç, prim vs. yan haklarının durdurulmasıdır. Özlük Hakların Dondurulması: Belirlenen bir süre çalışanın terfi ve ücret artışının durdurulmasıdır. 4. SORUMLULUKLAR 1/8
Disiplin Kurulu : Kurula sevk edilen konularla ilgili kararlar alır. Yöneticiler : Çalışanı ile ilgili tespit ettiği konuları iletmek ve kurulun aldığı kararları çalışanı ile paylaşmak ve uygulamaktan sorumlu İnsan Kaynakları : Yöneticilerden ve Varlık Korumadan gelen tespitlerin ön değerlendirmesinin yapılıp, gerekli durumlarda kurula sevkinden sorumludur. Varlık Koruma : Etik hattına ve sahadan gelen ihbar/şikayetlerin araştırılmasından ve İnsan Kaynaklarına iletilmesinden sorumludur. 5. UYGULAMA ve İŞLEYİŞ 5.1. GENEL Perakende Grup Bakanı, Perakende Satış, E-Ticaret ve Operasyon Direktörü, Operasyon Müdürleri, Bölge Müdürleri ve Varlık Koruma Müdürü, çalışanın uymakla yükümlü oldukları hususlara aykırı hareketlerini bizzat görmeleri/duymaları halinde Disiplin Kurulunun toplanması için İnsan Kaynakları Bölümüne bilgi verme yetkisine sahiptirler. 5.2. DİSİPLİN KURULU 5.2.1. DİSİPLİN KURULUNUN GÖREVLERİ ve YETKİSİ Kurul, tüm yasal düzenlemelerin ve şirketin hizmet ve işlemlerini düzenleyen her türlü yazılı kaynak ile teamül haline gelmiş, şirket uygulamalarının belirlediği veya zorunlu kıldığı işlem ve sorumlulukların, tüm yasal mevzuata, şirket prosedürlerine ve şirketin genel çalışma prensiplerine uygun olarak yerine getirilmesini teminen; caydırıcı, engelleyici ve düzeltici önlem olarak bu yönetmeliğin öngördüğü cezaları vermeye yetkilidir. 5.2.2. DİSİPLİN KURULU ÜYELERİ Kurul 7 üyeden oluşur; İnsan Kaynakları Direktörü İnsan Kaynakları Müdürü Perakende Satış, E-Ticaret ve Operasyon Direktörü Operasyon Müdürü 2/8
Varlık Koruma Müdürü / Bölge Müdürü PÇ/PG Muhasebe Müdürü İş Çözümleri ve Perakende Planlama Direktörü Kurulun Başkanı, İnsan Kaynakları Direktörü dür. Kurulun toplanması ve kararı için salt çoğunluk yeterlidir. Kurul da görüşülen konu ile ilgili, gerek duyulduğu durumlarda birim müdürü ve çalışan Kurul toplantısına davet edilebilir. Kurulda yer alan kişilerle ile ilgili Disiplin işlemi yapılması durumunda veya kurulda yer alacak kişilerin tarafsız olmayacağı durumlarda yerine onayı ile yerine başka bir üye atanır. Kurulun raportörlüğünü İnsan Kaynakları Müdürü yapar. Disiplin Kurulu nun aldığı kararlar bilgi mahiyetinde, İcra Kurulu ve Etik Komitesi ne iletir. Kurulun karar veremediği durumlarda konu Etik Komitesi ne iletilir. Disiplin kurulu toplanırken değerlendirilecek konu; Türkiye Perakende ile ilgili ise; Perakende Satış, E- Ticaret ve Operasyon Direktörü, Bölge Müdürü ve PG Muhasebe Müdürü; diğer konularla ilgili ise Ticari Faaliyetler Direktörü ve PÇ Muhasebe Müdürü katılır. 5.3. KURULUN TOPLANMASI İnsan Kaynakları Müdürü ve Varlık Koruma Müdürü tarafından uygun görüldüğü durumlarda kurul belirlenecek tarihlerde toplanır. 5.4. KARARLARIN ALINMASI Kurulda Başkan dâhil her üyenin bir oyu vardır. Kararların alınmasında salt oy çokluğu ilkesi uygulanır. Oy eşitliği durumunda Disiplin Kurulu Başkanının oyu çift oy sayılır. Verilecek cezaların tespiti sırasında; Kusurlu sayılan eylemin şirket bünyesinde meydana getirdiği zararın maddi ve manevi önem derecesi, Kusurlu çalışanın şirketteki tutumu, davranışları ve kişiliği hakkındaki genel kanaat, 3/8
Kusurlu sayılan eylemin sebepleri, Var ise daha önce işlediği kusurlu eylemler, İlgili çalışana, görevi ve şirketin genel işleyişi ile gerekli eğitimin verilip verilmediği (sahte para, kasa, müşteri hizmetleri vs.) göz önünde bulundurulur. İnsan Kaynakları Müdürü, yasadaki sürelere riayet ederek en geç altı iş gün içinde kararları uygulamaya alır. 5.5. DİSİPLİN SÜRECİNİN BAŞLAMASI Çalışanlardan/Yöneticilerden Varlık Koruma Müdürü ne, Etik Hattı aracılıyla, telefon veya mail yolu ile ihbarlar gelir. Gelen şikayet/ihbarlar, Varlık Koruma Müdürü tarafından değerlendirilir ve ön araştırma yapılır. Ön araştırma sonrasında; Varlık Koruma Müdürü, şikayet/ihbarın soruşturmaya ihtiyacı olduğu durumlarda, şikayet/ihbar edilen durumun ya da kişinin tercihen bir üst ya da tepe yöneticisine bilgi vererek en geç 1 gün içinde olay yerine gider. Varsa kamera kayıtları incelenir; mağaza çalışanları ve/veya AVM çalışanlarından konuya ilişkin bilgiler (mümkünse görüşülen tüm kişilerden, kendi el yazıları ile tespit tutanakları kayıt altına alınır) Varlık Koruma Müdürü tarafından toplanır. Hazırlanacak tutanaklarda olay ile ilgili tüm detayların (olayın tarihi, saati, içeriği, tarafları, şahitleri, sonucu vs.) ve ekinde delillerin olması gerekmektedir. Şikayet/ihbar gelen çalışandan, tespit tutanakları doğrultusunda toplanan bilgiler eğer gerçek ise İnsan Kaynakları na bilgi verir. İnsan Kaynakları gerekli savunma evraklarını hazırlayarak, Varlık Koruma Müdürü ve/veya ilgili yöneticisine mail yolu ile iletir; çalışandan yazılı savunması: FR.1İK.039 SAVUNMA FORMU ile (tercihen aynı gün; maksimum 6 iş günü içerisinde) alınması istenir. Sonrasında çalışan tarafından yazılan ve imzalanan savunma yazısı İnsan Kaynakları na değerlendirilmek üzere gönderilir. Disiplin cezası verilecek çalışanın savunmasının alınmış olması esastır. Çalışan, savunma isteminin yapıldığı tarihten itibaren en geç 6 iş günü içinde Savunma Formu ile savunmasını yapar. Verilen süre içinde savunmasını yapmayan çalışan savunma hakkından vazgeçmiş sayılır. Elde edilen bilgiler doğrultusunda şikayet/ihbarın gerçekçiliği söz konusu ise İnsan Kaynakları FR.1İK.037 CEZA CETVELİ çerçevesinde gerekli işlemleri belirler. 4/8
Çalışana FR.1İK.037 CEZA CETVELİ kapsamında yapılacak işlemin nasıl işletileceği ise İnsan Kaynakları tarafından e-mail ile ilgili yöneticiye bildirilir. Bu tebligat, ilgili yönetici tarafından çalışana iletilir. Ceza, sözlü uyarı ise FR.1İK.011 SÖZLÜ UYARI TUTANAĞI ile yazılı uyarı ise; yazılı uyarı FR.1İK.038 İHTAR BİLDİRİM FORMU ile kayıt altına alınır; fesih işlemi gerçekleşecek ise İnsan Kaynakları (İstanbul içinde ise aynı gün, dışında ise en geç 1 gün sonra) ilgili yönetici ile birlikte fesih işlemini gerçekleştirir. Söz konusu olay/durum ile ilgili yaptırımlar FR.1İK.037 CEZA CETVELİNDE yer almıyorsa olay/durum Disiplin Kurulu na sevk edilir. 5.6. DİSİPLİN KURULU İŞLEMLERİ Mağaza çalışanı, İnsan Kaynakları Müdürü, Varlık Koruma Müdürü ve ilgili birimin yöneticisinin talebi ile Kurul a sevk edilebilir. Varlık Koruma Müdürü, İş Kanunu nun 25/II. maddesi kapsamına giren ve delillerle sabitlenmiş davranışlar ile ağır kusur ve/veya acil durumlarda, gerekli gördüğü takdirde, konuyu Disiplin Kurulu na sevk etmeden, İnsan Kaynakları Müdürü/ Direktörü ve/veya Perakende Grup Başkanı onayı ile ilgili çalışanın iş akdini feshedebilir (İstanbul içindeki vakalarda İnsan Kaynakları ile beraber). Fesih için gerekli işlemleri İnsan Kaynakları na bilgi vererek tamamlar. Kurul a sevk edilen çalışan hakkındaki konu, varsa, çalışana isnat olunan suçla ilgili belgeler, savunmalar ile birlikte İnsan Kaynakları tarafından Kurul a iletilir. Kurul, kusur isnat edilen hakkında eldeki bilgi ve belgelerle görüş oluşturamaz ise bizzat dinleyebilir ve/veya yazılı savunmasını tekrar talep edebilir. Kurul tarafından alınan cezalar değiştirilmez. FR.1İK.037 CEZA CETVELİNE ek olarak Disiplin Kurulu nca verilebilecek cezalar şunlar da olabilir; Zarar tazmini: Oluşan zararın bir kısmının veya tamamının çalışandan tazminidir. Yan haklarının dondurulması: Belirlenen bir süre çalışanın araç, prim vs. yan haklarının durdurulmasıdır Özlük hakların dondurulması: belirlenen bir süre çalışanın terfi ve ücret artışının durdurulması 5.7. DİSİPLİN CEZALARI GENEL PRENSİPLERİ Ekte sayılan hallerde disiplin suçunu gerektirecek işlem ve eylemin ağırlığı verilecek cezanın niteliğine etkilidir. 5/8
Mağaza çalışanı için sözlü uyarı Mağaza Müdürü / Bölge Müdürü ve/veya Operasyon Müdürü tarafından yapılır. Ekteki maddelerde belirlenmiş cezaları gerektiren fiillerden herhangi biri, aynı zamanda İş Kanunu nun 25/II. Maddesinin kapsamına giriyor ise, işveren dilerse 25/II. Maddeyi uygulayabileceği gibi, ekte belirlenmiş cezayı da uygulayabilir. 5.7.1. Disiplin Cezalarının Bildirimi Sözlü uyarılarda çalışana FR.1İK.011 SÖZLÜ UYARI TUTANAĞI doldurtularak kayıt altına alınır. Yazılı cezalandırmaların çalışana tebligatında İhtar Bildirimi, 6 iş günü içerisinde tebliğ edilmelidir. Yazılı uyarıların tümü antetli kağıda yetkili kişi imzalı ve kaşeli olarak iki nüsha hazırlanır. Çalışana bir nüshası teslim edilir, diğer nüshası teslim alındığına dair imzalatılır. Çalışanın her türlü yazılı ceza tebligatını kabul etmemesi veya imzalamaması halinde şahitler huzurunda okunup, kendisine beyan edildiği ve kendisinin imzalamaktan imtina ettiğine dair bölüm yöneticisi ve/veya disiplin kurulu üyesi ve/veya 2 tanık ile beraber imza altına alınarak tespit edilir. Yazılı İhtar veya iş akdi fesih kararlarının tebligatında, çalışan tebligatı almaktan imtina ederse veya tebliğ edilememe durumlarında çalışana tebligatı noter kanalı veya iadeli taahhütlü posta kanalı ile de bildirilir. Yapılan tüm cezalandırmalar ile ilgili tüm kayıtlar (deliller, tutanaklar, savunmalar, cezalandırmalar vs.) İnsan Kaynakları tarafından çalışanın özlük dosyasında saklanarak, siciline işlenir. Çalışanlara yapılan tüm tebliğler İlgili yönetici ve Disiplin Kurulu üyelerine gönderilerek paylaşılarak bilgi sahibi olmaları sağlanır. Sözlü ya da Yazılı verilen tüm cezalandırmalar kayıt edilerek takip edilir. 5.8. CEZALARIN YÜRÜRLÜK SÜRESİ Son ceza tarihinden başlamak üzere geriye doğru 1 yıllık süreler aynı dönem kabul edilir. 5.9. GENEL HÜKÜMLER 5.9.1. Benzeri Hal ve Eylemler Yapılan bir kabahat veya işlenen suçun Prosedürde tanımı yapılanlardan hiç birine uymaması cezasız kalmasını gerektirmez. Bu gibi durumlarda, Disiplin Kurulu yukarıda belirlenen kriterleri göz önüne 6/8
alarak takdir yetkisini kullanmakta ve işbu prosedürde belirtilen cezalardan herhangi birini vermekte yetkilidir. 5.9.2. Disiplin Cezalarının Sicile Geçirilmesi Disiplin cezaları ilgili çalışanın görev yaptığı Bölge Müdürüne yazılı olarak bildirilir ve yöneticisi tarafından ceza, ilgiliye tebliğ edilir. Disiplin cezası ilgilinin sicil dosyasına işlenir. Tekrar eden sorunlarla ilgili Bölge müdürü performansı da kurul toplantısında değerlendirilir. Disiplin Cezaları Bordo ve Özlük İşleri tarafından FR.1İK.040 DİSİPLİN CEZALARI KAYIT FORMU NA kaydedilerek personelin Sicil Dosyasında muhafaza edilir. 5.9.3. Mali Sorumluluk Çalışanın kendi hata, kusur, dikkatsizlik, tedbirsizlik ve ihmalinden dolayı Şirketi muhtemel veya kesin bir zarara sokması halinde, söz konusu zarardan ilgililer müteselsilen sorumludur. Kasa açığı, tespit edildiği an shiftte bulunan personel tarafından nakit olarak tamamlanır. 5.10. GEÇİCİ OLARAK İŞTEN EL ÇEKTİRME Hakkında soruşturma sürdürülen veya disiplin kovuşturması gereken in işe devamında sakınca görülürse çalışan ile mutabık kalınarak ilgili kurul karırı ile işten el çektirilir. 5.11. SAKLI HAKLAR Bu prosedürün uygulanmasında, İş Kanunu nun ilgili maddeleri hükümlerinin uygulama hakkı saklı tutulmaktadır. 5.12. YÜRÜRLÜK Bu prosedür, üzerindeki yayın tarihi itibariyle yürürlüğe girer. Şirket bu prosedür hükümlerini değiştirme ya da kaldırma hakkını saklı tutar. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR Ceza Cetveli Sözlü Uyarı Tutanağı FR.1İK.037 FR.1İK.011 7/8
İhtar Bildirim Formu Savunma Formu Disiplin Cezaları Kayıt Formu FR.1İK.038 FR.1İK.039 FR.1İK.040 7. REVİZYON TAKİBİ Rev. No Tarih Gerekçesi 00 06.12.2016 İlk Yayın 8/8