BÜRO VE ŞANTİYE ORGANİZASYONU ŞANTİYEDE TUTULAN TUTANAK VE DEFTERLER Şantiyede Tutulan Tutanaklar Bir şantiyede işe başlarken ve devam ederken iş bitimine kadar idare ile müteahhit arasında her zaman sözleşme ve ekleri icabı birlikte sayılmak, tartılmak, ölçülmek veya durumunu tespit koşulu ile bedelleri ödenecek imalat miktarı ve kullanılacağı yerlerde, kontrol mühendisi başkanlığında en az iki kişilik bir kurul ve müteahhitle birlikte düzenlenir ve imza altına alınır. Bu tutanaklar şunlardır; 1
1-İş yeri teslim tutanağı 2-İşe başlama tutanağı 3-Taşıma birim fiyat analizi 4-Klas tespit tutanağı 5-Paçal fiyat analizi 6-İş kazası tutanağı 7-Tartı tutanağı 8-Nakliye fiyat tutanağı 9-Fiyat farkı tutanağı 10-İhzarat tespit tutanağı 11-Hasar tutanağı 12-Geçici kabul tutanağı 13-Kesin kabul tutanağı 14-Seviye tespit tutanağı 15-Nakliye mesafe tutanağı İş yeri teslim tutanağı Taahhüt edilen iş için, yüklenici ile işveren arasında sözleşmenin imzasından sonra, işyerinin teslimi için yapılan bir işlem olup, kontrol mühendisi ve yüklenici tarafından imzalanan tutanakla geçerlilik kazanır. Yer teslimi sırasında, inşaatın yapılacağı arsanın köşe ve eksen kazıkları çakılır, plankotenin bağlandığı röper noktaları gösterilir ve malzeme ocakları müteahhide veya vekiline gösterilerek yer teslimi tutanağı tutulur. Yer teslim tutanağı 6 suret olarak düzenlenir ve ilgililerince imzalandıktan sonra bir sureti müteahhide verilir, bir sureti işyerindeki dosyasında, diğer suretleri ise idaredeki dosyasında muhafaza edilir. İdare yer teslimini geciktirdiği takdirde, müteahhidin süre uzatımı hakkı doğacağından, bu hususta gerekli özen gösterilmelidir. 2
İşe başlama tutanağı Çeşitli ihale şekillerinden biri ile alınmış taahhütlerin yüklenici ile işveren arasında sözleşmenin imzalanmasından sonra, fiilen işe başlamak için yapılan bir işlemdir ve tutanakla belirlenir. Malzeme tutanaklarının hazırlanması; Alınan bir ihalede sözleşme ve eklerinde nakliye bedelleri sabit olarak %10-12 olarak belirlenmemiş ise nakliyeye esas malzemelerin nakliye bedellerini almak için malzemenin alındığı yer ile şantiye arasındaki mesafelerin bilinmesi gerekmektedir. Rayiç cetvellerinde hangi malzemenin nereden temin edileceği belirtilmiştir. Mesafe tutanakları malzeme ocaklarının tespitinden sonra yapılır. Malzeme temin yeri ile şantiye arasında her türlü yol kaplama ve meyil durumları basit kroki ile gösterilmelidir. Bu krokiye ek olarak nakliye mesafe tutanağı düzenlenmeli ve yapılacak her hakedişe eklenmelidir. 3
Nakliye ve nakliye bedellerinin hesaplanması; İnşaat yapımında kullanılan malzemelerin iş yerine getirilmesi için müteahhitçe ödenen bedelin, idare tarafından belli esaslar dahilinde karşılanmasına nakliye bedeli denilmektedir. Taşıma bedeli ödenecek malzemeler şunlardır; Bütün kazılar (kazıdan çıkan malzeme) Her tür ve cins stabilize Kum, çakıl, hafif agrega Mermer tozu ve pirinç Çimento Kireç (sönmemiş) Taş (blok, moloz, kırma) Tuğla (delikli, harman, fabrika) Kiremit Demir (düz, nervürlü, hasır) Madeni, betonarme veya plastik boru Direk Genleşmiş perlit Yol, baraj dolgularında sıkıştırılması için kullanılacak su 4
Klas tespit tutanağı Zemin durumu: Bu bölümde hangi projenin uygulandığı, kazının yapılıp yapılmadığı ya da ne kadar yapıldığı arazinin topoğrafik durumu ile yapılan kazılar sonucu oluşan kazı şevleri ile çevredeki yarma ya da açtırılacak muayene çukurlarında yapılacak incelemeler sonucunda zemin birimlerinin yatay ya da düşey değişimi, tabaka kalınlıkları, dayanımı gibi bilgiler olmalıdır. Kazı sınıfının belirlenmesi: Kazılar serbest, derin ve dar derin kazılar olmak üzere üçe ayrılmalı ve her biri için yukarıda tanımlanan zemin birimleri de göz önüne alınarak gerekli kazı sınıflamaları yapılmalıdır. Zemin durumu kısmında: belirlenen zemin birimlerinin mukavemeti göz önüne alınarak emniyetli taşıma gücü değeri belirtilmelidir. Kazılarda iksa ya ya da şev e gerek olup olmadığı: varsa ne tür iksa ya da hangi oranda şev uygulanması gerektiği belirtilmelidir. Çalışma payının ne kadar olacağı metre cinsinden belirtilmelidir. Kazılardan çıkan malzememin dolgu olarak kullanılıp kullanılmayacağı belirlenir. Paçal fiyat analizi : Klas tespitinden sonra kazıya ödenmesi gerekli tutarın, her kazı cinsi için top yekûn yüzdeleri oranında ödenmesi işine paçal analiz denir. Dolayısıyla hakedişlere tüm kazı grupları için tek bir fiyat ödenir. Klasın çok değişik olduğu durumlarda kullanılır. İş kaza tutanağı; Olayın meydana geliş şeklini izah eden ve mümkün olduğu takdirde görgü tanıklarının imzalarını kapsayan bir tutanak üç nüsha olarak tanzim edilir. Ölüm ve ağır yaralanma ile sonuçlanan iş kazaları için matbu olan, kaza bildirim kağıdından üç suret doldurularak bir sureti hemen olay yerindeki savcılığa bir sureti en geç 48 saat içerisinde sosyal sigortalar kurumuna gönderilip üçüncü sureti ise iş yerine saklanır. Hasar tespit tutanağı; Olayın meydana geliş şeklini izah eden ve mümkün olduğu takdirde görgü tanıklarının imzalarını kapsayan bir tutanak üç nüsha olarak tanzim edilir. 5
Geçici Kabul Tutanağı Geçici kabul heyeti yapmış olduğu muayene ve incelemeler sonunda, işi geçici kabule hazır bulduğu takdirde, işin genel durumunu belirten görüşlerini ve uygun göreceği diğer kayıt ve şartları belirten beş nüsha geçici kabul tutanağı düzenler. Geçici kabul muayenesi sırasında, heyet tarafından taahhüt konusu iş kısımlarında herhangi bir kusur ve noksan görülmediği takdirde kabul heyeti başkanı, tutanakları ilgili makama gönderir. Geçici kabul muayenesi sırasında heyet kusur ve noksanlar tespit ederse, durumu ve nitelikleri itibariyle giderilmesi veya tamamlanması gerekli görülen kusur ve noksanların giderilerek tamamlanması için işin mahiyetine göre yeterli bir süre belirler. Bu durumda geçici kabul tutanaklarından dört adedi kabul heyeti başkanı tarafından ilgili makama, bir adedi de kontrol teşkilatına gönderilir. 6
İş Bitirme Belgesi Kesin Kabul Tutanağı Kesin kabul zamanı geldiğinde; müteahhit dilekçe, telgraf veya teleksle idareye müracaat eder. Bu müracaat üzerine kesin kabul teklif belgesi hazırlanarak idarece kesin kabul heyeti oluşturulur ve durum, yazılı olarak ilgililere tebliğ olunur. Kesin Kabulde Görülecek Kusur ve Noksanlıklar: Kusur ve noksanlar kabule engel olmayacak nitelikte bulunduğu takdirde, kesin kabul tutanağı düzenlenir, ancak kusur ve noksanlıklar da tutanağa eklenecek listelerde gösterilir ve tamamlanmaları için verilen süre tutanakta belirtilir. Kesin kabul tutanağı, kusur ve noksanlıklar tamamlandığı kontrol teşkilatı tarafından tespit edildikten sonra işleme konulur. Kusur ve noksanlar kesin kabule engel olacak nitelikte bulunduğu takdirde; bunların giderilmesi için gereken süre tespit olunarak tutanaklara yazılı ve kesin kabul muayenesi, noksan ve kusurların tamamlanarak giderilmesinden sonraya bırakılır. Yukarıda yazılı iki halde de kabul heyetince tespit olunan sürelerde, noksanlıklar müteahhit tarafından tamamlanmazsa idare kusur ve noksanlığı müteahhit nam ve hesabına dilediği şekilde tamamlatır. Kesin kabul tutanakları heyet tarafından beş adet olarak düzenlenerek imza edildikten sonra heyet başkanı tarafından ilgili makama gönderilir. Kabul tutanakları makamca incelenip onandıktan sonra geçerli olur. 7
Seviye Tespit Tutanağı 8
Şantiyede Tutulan Defterler Bayındırlık işleri kontrol yönetmeliğine göre, inşaatın yapımı sırasında, şantiyede yapılan işi kontrol etmek ve müteahhit ile idarenin münasebetlerini normal usulünde yürütmek için aşağıdaki defterler tanzim edilir; 1- Şantiye protokol defteri 2- Günlük şantiye defteri 3- Röleve defteri 4- Ataşman defteri 5- Yeşil defter 6- Puantaj defteri 7- Sürveyan defteri 8- Yapı iş defteri (teftiş defteri) Günlük Şantiye Defteri: Şantiye mahallinde yapılan tüm imalatların, gelen ve giden malzemelerin, günlük hava ve işçi durumlarının işin ilerleyişinin kısaca günlük olayların kaydedildiği bir defterdir. Bu defterde; Şantiyeye gelen günlük malzeme miktarları Günlük hava durumu, işçi durumu İşin ilerleyişi ve gelişmesi İşte çıkan engeller Fiyat farkına tabi malzemelerden şantiyeye gelenlerin çeşit ve miktarları Şantiyede tutulması gereken müteahhit teknik elemanların o gün iş başında bulunup bulunmadıkları Müteahhit ile yapılan önemli görüşme ve sonuçları Çalışan işçi, makine ve teçhizat çeşidi ve miktarları Yöneticilerden şantiyeye gelenlerin isimleri, konuşulan konu ve kararların müteahhide verilen talimatlar ve belgelendirilmesi gereken günlük diğer olaylar kaydedilir. Bu defter çift yapraklı (biri koparılabilir zımbalı) ve müteselsil (birbirine bağlı) sıra numaralı, standart A4 ebatlarındadır. Defterin ilk sayfasına, defterin numarası, işin (inşaatın) adı, yeri, keşif bedeli, müteahhidin, şantiye şefinin ve kontrol mühendisinin kimlikleri yazılır ve müteahhit tarafından imzalanır. 9
Röleve Defteri İş yerinde yapılan tespitlerin ve alınan ölçülerin işlendiği defterdir. Sonradan bu kroki ve ölçüler ataşman veya kesin hesap metraj cetvellerine geçirilerek hesaplar yapılır. Bu defterde; Kesin projesi olmayan ancak sözleşme ve eki şartnameler gereğince tiplere ve takımlara göre yapılması zorunlu bulunan imalat ve inşaata ait şekil, kroki ve her türlü ölçümler Her türlü kazı, depo yerlerine ait kroki, uzaklık, kot ve ölçülen boyutları yazılır. Şartnamelere göre tartılarak, ölçülerek veya sayılarak saptanacak miktarlar yazılır İş yerinde bulunup da şartnamelerine göre kaldırılması veya bedeli ölçülere göre ödenmesi gereken her türlü yapı, geçici köprü, tesis, yol ve kanallar ile ağaç kesimi gibi ilerde saptanması ve ölçülmesi olanaksız her türlü ölçü, kroki ve şekiller kaydedilir. 10
Ataşman Defteri İmalat safhasında, projelerinde bulunmayan ancak fennen ve teknik olarak yapılması gerekli olan hususların, mahallinde yapılan ölçümlerin kaydedildiği bir defterdir. Bu defterde; Röleve defterlerine kaydedilen ancak plan ve projelerinde ölçülerinin kontrolü mümkün olmayan işler kaydedilir. Sözleşme eki şartnameye göre zamanında tutulması gereken yerinde ölçü, tespit ve benzeri diğer tutanaklar günlük olarak kaydedilir. Ataşman defterinin tutulmasında dikkat edilecek hususlar; Yazı ve şekiller mürekkep veya sabit kalem kullanılarak tutulmalı ve çizilmeli, kazıntı ve silinti yapılmamalı. Röper ve eksen kazıkları, iş sonuna kadar değişmeyecek noktalara bağlanmalı, krokisi, gereç ve itibari kotları kaydedilmeli. Plankote, temel tabanı, su yüzeyi, kazı tesviye kotları vb. kotlar röper kotuna bağlı olarak kaydedilmeli. Ölçüler, bilgiler, şekiller ve krokiler tek rakamlı sayfaya, ölçekli ve teknik resim kurallarına uygun olarak yazılmalı. Kayıtlar günü gününe kaydedilmeli, ataşman defterini kontrol örgütü muhafaza etmeli ve ataşman projeleri yetkililerce onaylanmalıdır. 11
Yeşil Defter: Kontrol mühendisi tarafından her hakediş için bir önceki yeşil defterdeki miktarlarda göz önüne tutularak üç kopya olarak düzenlenir. Hakedişe eklenecek bu deftere, yapılan ve birim fiyatı bulunan her bir iş kalemine ait miktarlar belirtilir. Puantaj Defteri: Şantiyede müteahhit, çalışanların hakedişlerini tespit için bordrolara esas olmak üzere puantaj yapar. Bunun dışında kontrol mühendisi işte çalışan eleman ve makine miktarına iş programının aksamaması için yakından takip etmek üzere kendisinin ayıracağı vazifelere günlük bir puantaj defteri tanzim edilir. Sürveyan Defteri: Şantiyede kontrol mühendisi emrinde çalışan ve yapılan işleri miktar ve özellik bakımından kontrol mühendisi adına denetleyen ve kendisine verilen kısımda çalışan işçi makine miktarı ile yapılan işin miktarı günlük olarak tutulan sürveyanların tuttukları defterdir. 12
Teftiş Defteri İşveren şantiyede her sayfası mühürletilerek onaylatılmış yapı iş defteri veya teftiş defteri bulundurur. Bu defter asıl ve bir suret olacak şekilde şantiye şefi veya teknik uygulama sorumlusu tarafından tutulur. Çalışma bölge müdürlüğüne başvurularak yapı işlerinin adı, yeri inşaatın özellikleri, ortalama çalıştırılacak işçi sayısı, araç tertibatı gibi bilgiler beyanname olarak bildirilir. Şantiyede her çalışma günü için çalışan ekipler, yapılan iş safhaları ve mevzuat gereği alınan güvenlik önlemleri bu deftere işlenerek imza edilir. Teftiş defteri fenni yeterliliği bulunan kişilerin teknik gözetimi ve sorumluluğu altında yürütmesinin yasal zorunluluk olan sorumlu kişi tarafından tutulur. İnşaat tamamlanıp yapı kullanma izni alınıncaya kadar şantiye iş müfettişlerinin denetimindedir. İş güvenliği müfettişi belirli zamanlarda yaptığı denetimlerin sonuçlarını şantiyede bir tutanakla belirler ve şantiye şefine imzalatır. 13
Şantiye Protokol Defteri: Kontrollük ve yüklenici ile birlikte şantiyeyi ilgilendiren tüm işler, çeşitli kararların alındığı, yazılı talimatların bulunduğu çift nüsha olarak düzenlenmiş bir defter olup, ilerdeki anlaşmazlıkların çözümüne yardımcı olmak amacıyla tutulması gereken bir defterdir. 14