MİCROSOFT EXCEL PROGRAMI DERS NOTLARI ( 6. sınıflar için hazırlanmıştır. ) Fevzi Başal Bilişim Teknolojileri Öğretmeni İçindekiler 1. KAVRAMLAR... 1 2. DOSYA İŞLEMLERİ... 2 3. EXCEL DE KULLANILAN FARE GÖSTERGEÇ TÜRLERİ... 3 4. SAĞ TIKLAMA İŞLEMLERİ... 3 5. HÜCRELERE VERİ GİRME, DÜZELTME VE SİLME İŞLEMLERİ... 5 6. EXCEL DE BİÇİMLENDİRME İŞLEMLERİ... 5 7. HESAPLAMA İŞLEMLERİ... 6 8. GRAFİK OLUŞTURMA... 8 1. KAVRAMLAR Excel Programı: Tablo oluşturma, hesaplama yapma ve grafik oluşturma ihtiyaçlarımızı gideren bir uygulama yazılımıdır. Dosya Uzantısı: Uygulama yazılımlarında kaydettiğimiz çalışmalara dosya denir. Her uygulama yazılımı(excel gibi) kendine özgü bir uzantıya sahip dosya oluşturur. Word programı docx, Excel programı xlsx, Powerpoint programı ise pptx türünde uzantılar oluşturur. Dosya uzantısı bize, o dosyanın hangi programda oluşturulduğuna dair ipucu verir. Hücre: Excelde satır ve sütunların kesiştiği küçük bölümlerdir. Veri: Hücrelerde saklanan her türlü bilgidir. Veri; 35 gibi sayı, bilişim gibi metin ya da 2014 gibi tarih türünde olabilir. Hücre Adresi: Hücrenin satır sayısı ve sütun harfinden oluşan aynı zamanda sayfadaki konumunu belirten bilgidir. Örneğin; A5 hücre adresi A sütunu 5. satırı ifade eder. Formül Çubuğu: Sayfanın üst bölümünde bulunan, simgesi ile başlayan bölümdür.
Kılavuz Çizgileri: Hücrelerin sınırını belirleyen soluk çizgilerdir. Baskı önizleme ( ) yaptığımızda ya da belgeyi yazdırdığımızda bu çizgiler gözükmez. Kenarlıklar( belirgin hale getirebiliriz. ) seçeneklerini kullanarak kılavuz çizgilerini Punto: Bir yazı birimidir. Uzunluğumuzu cm, ağırlığımızı da kg olarak ifade ettiğimiz gibi yazı boyutunu da punto olarak ifade edebiliriz. 2. DOSYA İŞLEMLERİ Kaydetme İşlemi: Excel programında oluşturulan bir çalışmanın kalıcı olarak sabit diske saklamak için kaydetme işlemi yapılmalıdır. Kaydetme işlemenin adımları aşağıdaki gibidir: Dosya menüsüne( Ya da doğrudan hızlı erişim çubuğundaki KAYDET simgesine) tıklanır. Kaydet seçeneğine tıklanır. Dosyaya bir isim ve konum belirtilir. Dosya, sabit diskte kalıcı hale gelmiş olur. Hızlı erişim çubuğundaki KAYDET simgesi Dosya menüsu Açma İşlemi: Daha önce kaydedilen bir dosyayı Excel programında açmak için Aç komutu kullanılmalıdır. Açma işleminin adımları aşağıdaki gibidir. Excel programı başlatılır. Dosya menüsüne( Ya da doğrudan hızlı erişim çubuğundaki AÇ simgesine) tıklanır. AÇ komutuna tıklanır. Açılan pencereden dosyanın kayıtlı olduğu konum açılır ve dosya seçilir. Daha önce kaydedilmiş olan dosya Excel programına getirilmiş olur.
Hızlı erişim çubuğundaki AÇ simgesi Dosya menüsu 3. EXCEL DE KULLANILAN FARE GÖSTERGEÇ TÜRLERİ Excel de çoğu işlemleri fare ile gerçekleştiririz. Fare göstergeci bize ne yapabileceğimizin ip ucunu verir. Bu işaret türleri aşağıda açıklanmıştır. Normal Görünüm: Hücre ya da hücreleri seçmek için kullanılır. Doldurma veya Hesaplama Görünümü: Hücrenin içeriği metin ise kopyalar, formül ise hesaplama yaparak doldurur. Taşıma Görünümü: Seçilen hücre ya da hücrelerin taşınmasını sağlar. Kes-Yapıştır komutu ile aynı işlevi görür. Yeniden Boyutlandırma: Satır ya da sütunun arasındaki çizgiye gelindiğinde beliren bu seçenek, satır ya da sütunu boyutlandırır. Düzeltme: Bir hücredeki değeri düzeltmek isteğimizde formül çubuğuna tıklayarak içeriği düzenleyebiliriz. 4. SAĞ TIKLAMA İŞLEMLERİ Excelde özellikle satır ve sütun işlemlerinde sağ tıklama özelliği bize birçok seçenek sunar. Satırın ait olduğu sayıya ya da sütunun bulunduğu harfe sağ tıkladığımızda aşağıdaki işlem seçeneklerini gerçekleştirebiliriz.
Yeni satır ekler. Satırı siler. Satır yüksekliğini ayarlar. Yukarıdaki ekran görüntüsü 2. satıra sağ tıklanmasıyla oluşmuştur. Resimde en sık kullanılan satır ekleme, silme ve yüksekliğini ayarlama işlemleri özellikle vurgulanmıştır. Yeni sütun ekler. Sütunu siler. Sütun genişliğini ayarlar. Yukarıdaki görüntü D sütununa sağ tıklanmasıyla oluşmuştur. Yine sütunlarla ilgili en sık kullanılan seçenekler özellikle vurgulanmıştır.! Satır ve sütun işlemlerinde ekleme, silme ve yeniden boyutlandırma işlemlerini sık kullanılan ortak işlemler olduğunu söylebeliriz.
5. HÜCRELERE VERİ GİRME, DÜZELTME VE SİLME İŞLEMLERİ Bir hücreye veri girmek için; hücre sol tıklanarak seçilmelidir. Hücreyi seçmek için fare göstergecinin kalın artı( ) konumunda olması gerekmektedir. Seçilen hücre vurgulu hale gelir ve veri girilebilir. Bir hücrede içerisindeki veriyi silmeden düzenlemek için iki yol izlenebilir: Birinci yol: Hücreye çift tıklanır ve yanlış olan kısım silinerek ya da eklenerek düzeltme işlemi gerçekleştirilir. İkinci yol: Hücre seçilir, formül çubuğuna tıklanır ve gerekli düzenlemeler yapılır. Hücrelerdeki verileri silme işleminde hücre sayısı önemli bir faktördür. Bir hücre içerisindeki veri silinecekse hücre seçilir ve Delete ya da Backspace tuşu kullanıbilir. Ancak, birden çok hücrenin silinmesi isteniyorsa Delete tuşu kullanılmalıdır. Backspace Tuşu Delete Tuşu 6. EXCEL DE BİÇİMLENDİRME İŞLEMLERİ Biçimlendirme işlemlerinde seçme işlemi önemli bir yer tutar. Çünkü, doğru biçimlendirme yapabilmek için öncelikle doğru seçim yapmalıyız. Excelde seçim yapabilmek için fare göstergecinin kalın artı konumunda olması gerekmektedir. Biçimlendime işlemine geçilmeden önce istenilen hücreler seçilir ve aşağıdaki simge ya da simgelere tıklanır. : Seçilen hücre ya da hücrenin yazı tipini değiştirir. Örneğimizdeki yazı tipi Calibri dir. : Yanda verilen resimde 11 sayısı yazının boyutunu(punto) ifade etmektedir. Bu sayı büyültülerek ya da küçültülerek yazı boyutu ayarlanabilir. Şekilde görülen büyük A harfine her bastığmızda yazı boyutu 2 punto büyür, küçük A harfine her basışımızda ise yazı 2 punto küçülür. : Seçilen hücrenin içerisindeki veriyi kalın yapar. : Seçilen hücrenin içerisindeki veriyi yaslı(italik) yapar.
: Seçilen hücrenin içerisindeki veriyi altı çizili yapar. : Seçilen hücrenin içerisindeki veriyi renklendirir. : Seçilen hücreleri birleştirir ve içerisindeki veriyi yatay konumda ortalar. : Seçilen hücrenin içini renkle doldurur. : Seçilen hücre ya da hücrelere kenarlık verir. : Seçilen verileri artan ya da azalan biçiminde sıralar. Hizalama İşlemleri Excel programında çalışma sayfaları hücrelerden oluşmaktadır. Hücre bölmesinin yüksekliği ve genişliği olmasından dolayı iki türlü hizalamadan bahsedebiliriz. Yatay ve dikey hizalama. Yatay hizalama; verilerin yatay düzlemde sola, ortaya veya sağa hizalanmasını ifade eder. Dikey hizalama ise düşey düzlemde hücre içerisindeki verinin üste, ortaya veya alta hizalanmasını ifade eder. Aşağıdaki resim, bir hücreye uygulanan yatay ve dikey hizalama işlemlerinin açıklamasını göstermektedir. Dikey aşağı hizalanmış. Yatay sola hizalanmış. 7. HESAPLAMA İŞLEMLERİ Excel programını güçlü kılan yönlerinden biri pratik bir şekilde matematiksel işlemleri yapmamızı sağlamasıdır. Sık kullanılan işlemleri ortalama, toplam, maksimum ve minimum olarak sayabiliriz. Excel programında formüller eşittir(=) simgesi ile başlar. Sık kullanılan bazı fonksiyonların görevleri şunlardır: Ortalama Fonksiyonu : Hesaplama yapılacak hücrelerini aritmetik ortalamasını hesaplar. Topla Fonksiyona : Hücrelerini toplamını hesaplar. Mak Fonksiyonu : Veri kümesindeki en büyük değeri hesaplar. Min Fonksiyonu : Veri kümesindeki en küçük değeri hesaplar.
Excel programında uygulanan hesaplama işlem adımlarını şöyle sıralayabiliriz: 1. Sonucun yazılacağı hücre seçilir. 2. Formül çubuğundaki fonksiyon ekle ( ) simgesine tıklanır ve hesaplanacak fonksiyon(ortalama, mak, min gibi) seçilir. 3. Hesaplama yapılacak tüm hücreler fare göstergecinin kalın artı ( ) konumu yardımıyla seçilir ve Tamam butonuna basılır. Fonksiyonların Elle Yazımı Excel de hesaplama işlemleri fonksiyon ekle simgesi yardımıyla yapılabileceği gibi formül çubuğuna elle yazılarak da hesaplanabilir. Aşağıdaki resimde görülen 5, 20 ve 100 sayılarının toplamını hesaplayan formülün elle yazımı anlatılmaktadır. Formül çubuğu Sonucun yazılacağı hücre(hedef hücre) Formül çubuğuna tıklanır. = simgesiyle formül başlatılır. Toplanacak ilk sayı olan 5 in bulunduğu hücre adresi yazılır: A2 İşlem toplam olduğu için + simgesi konulur. Toplanacak bir sonraki sayı olan 20 nin hücre adresi olan B2 yazılır. + simgesi konulur ve son sayının hücre adresi olan C2 yazılır. Formülün son hali şöyledir: =A2+B2+C2 Enter tuşuna basılır. Bu toplamı tüm hücrelere uygulamak için D2 hücresine sol tıklanarak seçilir. Seçilen hücrenin sağ alt köşesine fare ile gelerek göstergecin ince artı ( ) konumunda olması sağlanır ve aşağıya sürüklenir.
8. GRAFİK OLUŞTURMA Excel programını farklı kılan özelliklerin birisi de elde edilen verilerle kolayca grafik oluşturmamızı sağlamasıdır. Grafikler; veriler arasında karşılaştırma yapmaya yarayan, çizgilerden ya da şekillerden oluşan görüntülerdir. Kullanım amaçlarına göre farklı grafik türleri vardır. Örneğin; Öğrencilerin not ortalamalarını göstermek için sütun grafik ( ) Sınftaki kız ve erkek öğrenci dağılımını göstermek için pasta grafik ( ) Bir okuldaki öğrenci sayısının yıllara göre artan ya da azalan eğilimini göstermek için çizgi grafik ( ) Bir sınıftaki öğrencilerin cinsiyeti(erkek-kız) ile başarıları arasındaki ilişkiyi göstermek için dağılım ( ) grafik türü kullanılabilir.