İzin Yönetimi Logo Nisan 2016

İzin Yönetimi Logo Nisan 2016

İçindekiler İzin Yönetimi... 3 İzin Yönetimi Bölümünde Kullanılan Tür ve Tanımlar... 4 İzin Türleri... 4 İzin Tanımları... 5 Filtreler... 5 İzin Bilgileri... 6 İzin Grup Tanımları... 10 İzin Grup Tanım Bilgileri... 11 Devir Bilgileri... 12 Kritik Gruplar... 13 Kritik Grup Bilgileri... 14 İzin Talepleri... 16 İzin Talebi Bilgileri... 17 İzin Hareketleri... 20 İzin Hareketi Bilgileri... 21 Fazla Mesai Talepleri... 24 Fazla Mesai Talebi Bilgileri... 25 Toplu İzin Planlama... 27 İzin Devri Hesaplama... 29 Raporlar... 30 İzin Tanımları Listesi... 30 İzin Grup Tanımları Listesi... 30 Kritik Grup Tanımları Listesi... 30 İzin Talepleri Listesi... 30 İzin Hareketleri Listesi... 30 İzin Defteri... 30 İzin Durum Raporu... 30 Mesai İzin Durum Raporu... 30 İzin Yönetimi 2

İzin Yönetimi Kurumda çalışan personele ait yıllık izin planlarının yapılması, kritik izin tarihlerine ait problemlerin çözülmesi işlemleri, Logo J-Guar da İzin Yönetimi bölümünde gerçekleştirilir. İzin Yönetimi bölümü ile, kurumda çalışan personelden hangisinin ne zaman izin kullandığı veya hangi tarihler arasında izinli olacağı, ne kadar yasal izin hak ettiği, yıllık izin süresi vb. bilgilere ait işlemler kısa zamanda ve hatasız bir şekilde planlanır. İzin Yönetimi bölümü aşağıdaki menüleri içerir: Tanımlar: İzin Tanımları, İzin Gruplar ve Kritik Gruplar tanımlarının kaydedildiği ve izlendiği menü seçeneğidir. Hareketler: İzin Talepleri ve İzin Hareketleri nin kaydedildiği ve izlendiği menü seçeneğidir. İşlemler: Toplu İzin Planlama ve İzin Devri Hesaplama işlemlerinin yapıldığı menü seçeneğidir. Raporlar: İzin işlemlerine ait raporların basıldığı menü seçeneğidir. İzin Yönetimi 3

İzin Yönetimi Bölümünde Kullanılan Tür ve Tanımlar İzin Türleri Personele ait izin türlerinin tanımlandığı menü seçeneğidir. İzin türleri raporlamada da kolaylık sağlayacaktır. İzin türleri, Sistem Ayarları program bölümünde Türler menüsünde yer alır. Çalışanın hangi tür izin kullandığı ise İzin Yönetimi menüsünde yer alan İzin Tanımları ile kaydedilir. Programda öndeğer olarak; Yıllık izin Ücretsiz izin Hastalık izni Doğum izni Evlilik izni Taşınma İzni Devamsızlık Hizmete Ara Verme Zorunluluk Hali Askerlik Yol İzni Mazeret İzni İş Aktivitesi seçenekleri tanımlıdır. Yeni izin türü tanımlamak için İzin Türleri Listesi nde yer alan kullanılır. Ekle seçeneği İzin Yönetimi 4

İzin Tanımları İzin planlarında kullanılacak izinlere ait bilgiler İzin Tanımları seçeneği ile kaydedilir. İzin Yönetimi program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. Yeni izin tanımlamak ve kayıtlı izinler üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Bilgiler Onaylar Kayıt Bilgisi İzleme Yeni izin tanımlamak için kullanılır. İzin bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. İzin tanımını silmek için kullanılır. İzin bilgilerini incelemek için kullanılır. İzin tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Hızlı ve güvenli bilgi girişini sağlar. İzin tanımı onay durumunu listeler. İzin tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını incelemek için kullanılır. Filtreler İzin tanımlarının belirli kriterlere göre listelenmesi sağlanabilir. Durumu Kod Açıklama İzin Tipi İzin Günlerine Etkisi Açıklama Giriş Yapılan Dilde Gösterilsin Tümü / Kullanımda / Kulanım dışı Yıllık İzin / Ücretsiz İzin / Hastalık İzni / Doğum İzni / Evlilik İzni / Taşınma İzni / Devamsızlık / Hizmete Ara Verme / Zorunluluk Hali / Askerlik / Yol İzni Etkisiz / Artıracak /Azaltacak Hayır / Evet İzin Yönetimi 5

İzin Bilgileri İzin bilgileri, İzin Tanımları listesinde Ekle seçeneği ile açılan pencereden kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Kod Açıklama İzin Tipi Süre Birimi Self Serviste Kullanılsın Özel Kod Yetki Kodu Grup Kodu En Az Süre En Fazla Süre Süre Kontrolü İzin tanım kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. İzin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Kuruma ait izin tipleri belirtilerek kaydedilir. Bu alanda sistemde kayıtlı türler listelenir ve ilgili tür seçilir. İzin tür tanımları Sistem Ayarları bölümünde Türler menüsü altında yer alan İzin Türleri seçeneği ile kaydedilir. Aktivitenin ne kadar süreceği bu alanda belirtilir. Gün, Saat ve Dakika olarak verilir. Tanımlanan izin kaydının J-Guar Self Servis uygulamasında kullanılıp kullanılmayacağı bu alanın işaretlenmesiyle belirlenmiş olur. İzin tanımı özel kodudur. İzinleri gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan on karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kullanıcının hangi tanımları kullanabileceği yetki kodu alanı ile belirtilir. Yetki Kodu alanında verilen bilgiye göre karta yalnızca yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. İzin tanımı grup kodu belirtilir. İznin en az kaç gün süreceği bu alanda belirtilir. İzinin en fazla kaç gün süreceği bu alanda belirtilir. Süre bilgileri izin planlama kayıtlarında izin ile ilgili zaman planı yapılırken önem taşır. İzin tanımında belirtilen gün bilgileri ile izin plan satırındaki süre bilgisi karşılaştırılır. Süre eğer en az gün bilgisinden küçük veya en fazla bilgisinden büyük ise; Süre bilgisi izin tanımındaki gün bilgileri ile uyumsuzdur mesajı ile kullanıcı uyarılır. Süre kontrolü alanı, En Az, En Fazla Süre alanlarına girilen veriler doğrultusunda izin hareketi oluşturulurken yapılan gün kontrolünün sadece uyarı amaçlı değil; engelleme İzin Yönetimi 6

amaçlı olarak da kullanılmasını sağlamaktadır. Yapılmasın Uyarı Verilsin Kaydedilmesin Seçeneklerini içerir. İzin Devri Çalışma Süresine Etkisi Hakedilen İzne Etkisi İzin Defterine Aktarım İşe Dönüş Hesaplamasında Kritik Grup Kontrolü yapılacak Plan Çakışma Kontrolü İzin Hakkı Kontrolü Yapılmasın seçilirse, bu izin tanımı için süre kontrolü yapılmaz. Uyarı Verilsin seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken gün kontrolü yapılır. Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket kaydedilmez. Tanımlanan iznin bir sonraki döneme aktarılıp aktarılmayacağı bu alanda belirlenir. Tanımlanan iznin çalışma süresine etkisini belirtir. İzne esas sürenin hesaplanmasında kullanılır. İzne esas süre hesaplanırken çalışılmayan ve ücretsiz izinlerin izin süresi hesaplanırken dikkate alınmamasını sağlar. Bu alan; Etkisiz Artıracak Azaltacak seçeneklerini içerir. İzin hak edişlere etkisinin belirlenmesinde kullanılır. Bu alan; Etkisiz Artıracak Azaltacak seçeneklerini içerir. İzin defterine aktarımın yapılıp yapılmayacağı bu alanda belirtilir. Raporlu ve hastalık izni gibi izin tiplerinde, planlanan dönüş tarihinin takvimi kontrol etmeden izin bitiş tarihi Hesaplama yönteminin izin tanımı içinden belirtmek için kullanılan alandır. Takvim Kullanılsın Takvim Kullanılmasın Seçeneklerini içerir. Öndeğer olarak Takvim Kullanılsın seçili olarak gelir. Takvim Kullanılmasın seçilirse, işe dönüş tarihi, takvime bakılmadan doğrudan izin bitiş tarihinden bir sonraki gün (vardiya varsa ve bitiş saati vardiya saatleri içindeyse aynı gün) olarak belirlenir. Tanımlanan izin için çalışanın içinde yer aldığı kritik grup kontrolünün yapılması istenirse bu alan işaretlenir. Bu durumda izin planlama kayıtlarında izin planı kaydedilirken çalışanın içinde bulunduğu kritik grup tanımlarıyla ilgili kontroller yapılır. İşaretlenmemiş ise hiç biri kontrol yapılmaz. İzin kaydında verilen tarihte personelin başka bir izin kaydının olup olmadığını kontrol eder ve aynı tarihte başka bir planı var ise uyarı verir. Seçenekleri: Yapılmasın,Uyarı Verilsin,Kaydedilmesin. İzin hakkının olup olmadığının kontrol edilmesini sağlar. Bu alan; Yapılmasın, Uyarı Verilsin, Kaydedilmesin Seçeneklerini içerir. Yapılmasın seçilirse, bu izin tanımı için hak kontrolü yapılmaz. Uyarı Verilsin seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken personel hesaplanan değeri o izin için geçmediği sürece Plan durumunda istediği sayıda izin talebi/hareketi girebilir. Örneğin personelin izin hakkı 10 gün ise 9 günlük iki adet plan durumunda izin girebilir. İzin Yönetimi 7

Kullanım Sınırları Dönem Toplam Süre İzin Grubu Özel Gün Hesaplamaları Bordro Bilgileri Bordroya Yansıması Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket kaydedilmez. Bu bölümde yer alan alanlardan izin tanımı için geçerli olacak kullanım süreleri kaydedilir. İzin tanımının geçerli olacağı dönem bilgisidir. Dönemin sınırları ise bir sonraki alanda belirtilir. İlgili izin tanımında kullanılabilecek izin gününün üst sınırı belirlenir.(gün,saat,dakika olarak kontrolü sağlar) İzin tanımının geçerli olacağı izin grubunu belirlemek için kullanılır. Kayıtlı izin grupları listelenir ve ilgili grup seçilir. İzin girişlerinde firmaların çalışma şekline göre izin kullanımlarının belirlendiği alandır. Örnek: Çalışma Takviminde Cumartesi ve Pazar günü hafta tatili olarak seçili olması durumda; - İzin Tanımında Cuma =2 seçili olması durumda; sadece cuma günü izin kullananlar için 1 gün hesaplanır. Cumadan Cumartesiye izin kullananlar için 2 gün hesaplanır. - Perşembe + Cuma =3 seçili olması durumda Perşembe ve Cuma günü izin kullananlarda 2 gün, Perşembeden Cumartesiye izin kullananlarda 3 gün hesaplanır. - Cuma + Pazartesi = 3 seçili olması durumda Cuma ve Pazartesi izin kullananlar için 3 gün hesaplanır. İzin tanım kartının bu bölümündeki alanlarda İznin puantajda hangi mesai satırları ile ilişkilendirileceği belirtilir. Eğer izin hiç bir şekilde puantajla ilişkilendirilmeyecek ise bu grupta hiç bir tanımlama yapılmamalıdır. İzine ait işlemlerin bordroya yansıma durumunu belirtir. Döneme Ait Olan Süre Sürenin Tamamı Hayır olmak üzere üç seçeneklidir. Döneme ait olan süre seçiminin yapılması durumunda, tanımlanan izin için yapılacak puantaj hesaplamalarında dönem içinde kalan izin süresi bordroya yansıyacaktır. Ayrıca İzin tanımının kullanıldığı izin hareketinin bordro durumu da Uygulanacak öndeğeri ile gelecektir. İlişkili Ödeme/kesinti Sürenin Tamamı seçeneği kabul edildiğinde, tanımlanan izin için yapılacak puantaj hesaplamalarında izin süresinin tamamı bordroya yansıyacaktır. Yine bu seçenekte de İzin tanımının kullanıldığı izin hareketinin bordro durumu Uygulanacak öndeğeri ile gelir. Bu bölümdeki bilgiler, izne karşılık olan çalışanın puantajına yansıtılacak ödeme veya kesintileri olması durumunda kullanılır. İzin ile ilişkili ödeme ve kesintilerin bordro hesaplarına yansıma durumunu belirtir. Bu alan; Evet Hayır Üst sınır aşılırsa hepsi Üst sınırı aşan. İlişkili ödeme ve kesintilerin puantaj hesaplarına yansıması için Evet seçimi yapılır. Bordro hesaplarında hangi çalışma parametresi ile ilişkili olarak hesaplanacağı ve bunun için hangi kurum çalışma parametresinin geçerli olacağı diğer alanlarda belirlenir. Üst sınır aşılırsa Hepsi seçiminde izin ile ilişkili ödeme ya da kesintilerde izin tanımında İzin Yönetimi 8

belirtilen en fazla gün sayısı dikkate alınır. Bu iznin tüm günlerine ait ödeme ve kesintiler puantaj hesaplarına yansıtılır. Üst sınırı aşan seçiminde izin ile ilişkili ödeme ya da kesintilerde izin tanımında belirtilen en fazla gün sayısı dikkate alınır ve yalnızca bu sınırın üstüne çıkan günlere ait ödeme ve kesintiler puantaj hesaplarına yansıtılır. Bu alanlar özellikle 657 sayılı kanuna tabi çalışanlar için kullanılmaktadır. 657 li personellerde maaş ödemesi peşin olarak yapıldığı için, ödemesi peşin yapılan o ay için gerçekleşen devamsızlık durumları, bir sonraki ayın maaş ödemesi yapılırken kişiye kesinti şeklinde uygulanmaktadır. Eğer bir aylık mazeretsiz gelmediği gün sayısı 2 yi aşarsa aşan kısmı için kesinti yapılacak gibi bir uygulama var ise üst sınır süre bölümünde 1 aylık tanımı yapılmalıdır. Aylık tanımlamalarda puantajın eklendiği ay dahil olmak üzere geriye doğru belirtilen ay sayısı kadar tarama yapılır. İzin Yönetimi 9

İzin Grup Tanımları İzin gruplarının kaydedildiği seçenektir. İzin Yönetimi program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. İzin grup tanımları çalışanlar arasında izin hesaplarında farklılıkların olması durumunda kullanılır. Yeni grup tanımlamak ve kayıtlı izin grupları üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Bilgiler Onaylar Kayıt Bilgisi İzleme Yeni izin grubu tanımlamak için kullanılır. İzin grup bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. İzin grup tanımını silmek için kullanılır. İzin grubu bilgilerini incelemek için kullanılır. İzin grubu tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Hızlı ve güvenli bilgi girişini sağlar. İzin grup tanımı onay durumunu listeler. İzin grup tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını incelemek için kullanılır. İzin Yönetimi 10

İzin Grup Tanım Bilgileri İzin grubu alt bilgiler İzin Grup Tanımları Listesi nde Ekle seçeneği ile kaydedilir Bu bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Aralık Tipi İzin grup tanım kodudur. İzin grubunun adı ya da açıklayıcı bilgisidir. İzin grubunun hangi zaman aralığını kapsayacağını belirtir. Burada oluşturulan grup tanımlarından sonra, hangi çalışan hangi gruba ait ise, o ilişkilendirme sicil kartı üzerinden yapılır. Sicil kartında seçilen izin grubunda, nasıl bir tablo oluşturulmuş ise, o tabloya göre, çalışanın hak ettiği izin gün sayısı hesaplanmış olur. Eğer, izin grup tanımı uygulamaları yok tüm çalışanlar iş kanunun belirlediği tabloya göre izin hak ediyorsa ya da bazı kişilerin izin hakları iş kanununa göre hesaplanacak ise, bu durumda o sicil kartlarındaki izin grubu alanı boş bırakılır. Bu alan; Çalışma Süresi(Ay) Çalışma Süresi (Yıl) Yaş Yıllık Çalışma Süresi (Ay) seçeneklerini içerir. Çalışma süresi (ay); Kişinin işe girdiği tarih ile işlem tarihi arasındaki ay farkı dikkate alınarak bulunan çalışma süresinin tabloda karşılık geldiği değer personelin izin hakkını gösterir. Çalışma süresi (yıl); Kişinin işe girdiği tarih ile işlem tarihi arasındaki yıl farkı dikkate alınarak bulunan çalışma süresinin tabloda karşılık geldiği değer personelin izin hakkını gösterir. Yaş; Personelin doğum tarihi ile işlem tarihi arasındaki sürenin tablodaki esas gün karşılığı personelin izne esas gününü gösterir. İzin Yönetimi 11

Çalışılmayan Günler Düşecek Yıllık Çalışma Süresi (Ay); Personelin yıllık çalışma süresi ile işlem tarihi arasındaki sürenin dikkate alınmasını sağlar. İzin hesaplama işleminin İran mevzuatına göre hesaplanması amacıyla İzin Grupları penceresinde Aralık tipi alanında Yıllık Çalışma Süresi (Ay) seçildiğinde Çalışılmayan Günler Düşecek alanı aktif olur. Bu Aralık tipinin ve Çalışılmayan Günler Düşecek check box alanının işaretli olduğu İzin Grubuna dahil personellere ait İzin Devri Hesaplama işleminde personelin o dönem içindeki izin kayıtları dikkate alınır. Devir Bilgileri İzin Devri İzin grubu için izin devri durumunun belirlendiği alandır. Bu alan Evet, Hayır ve Üst Sınırı Aşarsa seçeneklerini içerir. İzin Kullanımı Başlangıç/Bitiş/Esas Süre Eğer izin devri uygulaması var ise izin devri seçeneği evet seçilmelidir. Bu gruba bağlı olan personelin hak ettiği izin gün sayısı hesaplanırken sadece içinde bulunulan yıldan hak ettiğine değil, daha önceki yıllardan kullanmadığı izinlere de bakılır, bunların toplamı hak edilen gün sayısı nı oluşturur. Eğer devretme ile ilgili bazı kısıtlamalar var ise örneğin; önceki yıllardan devir en fazla 10 gün olabilir şeklinde bir uygulama var ise Üst sınır (Gün) alanına = 10 yazılmalıdır. Eğer 3 yıldan daha önceki yıllara ait izin hakları 4.yıla devretmez gibi bir uygulama var ise bu durumda Üst Sınır (Yıl) = 3 bilgisi girilmelidir. Çalışanların izin kullanımında izin hakkının nasıl azaltılacağı izin kullanımı seçeneği ile tanımlanır. Kişinin 99 yılından 10 gün izin hakkı kalmış olsun, 2000 yılında 15 gün izin talep ettiğinde eğer önce 99 un 10 gününün işleme katılıp daha sonra kalan 5 günün 2000 yılındaki haklarından düşürülmesi isteniyorsa baştan sona doğru seçeneği seçilmelidir. Aksi durumda yani önce 2000 yılından işleme başlanılıp eğer 2000 yılında hak ettiğinden fazla bir izin talebi var ise bunun için 1999 dan izin hakkı alınmak isteniyorsa sondan başa doğru seçeneği işaretlenmelidir. Başlangıç ve bitiş kısmı personel işyerinde çalıştığı süreyi gösteriri(ay olarak). Esas süre ise çalışma süresi karşısında hakedilmiş izin süresini belirtir(gün olarak) İzin Yönetimi 12

Kritik Gruplar Firmada aynı anda izne çıkması tercih edilmeyen kişilerin tanımlanacağı bölümdür. İzin planlama program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. Yeni kritik grup tanımlamak ve varolan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Bilgiler Onaylar Kayıt Bilgisi İzleme Yeni kritik grup tanımlamak için kullanılır. Kritik grup bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. Kritik grup tanımını silmek için kullanılır. Kritik grup bilgilerini incelemek için kullanılır. Kritik grup tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Hızlı ve güvenli bilgi girişini sağlar. Kritik grup tanımı onay durumunu listeler. Kritik grup tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını incelemek için kullanılır. İzin Yönetimi 13

Kritik Grup Bilgileri Yeni grup tanımlamak için Kritik Grup Tanımları Listesi nde yer alan Ekle seçeneği kullanılır. Tanım penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Gruplama Şekli Kritik grup tanım kodudur. Kritik grup adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Aynı anda izne çıkması tercih edilmeyen kişilerin ne şekilde gruplanacağını belirtir. Bu alan; Tek Grup seçeneklerini içerir. Tek seçiminde izne aynı anda izne çıkması kritik olan personel tek tek değerlendirilir ve bunların sayıları Kontrol edilecek kişi sayısı alanında belirtilir. Grup seçiminde aynı anda izne çıkması kritik olan personel grup olarak belirlenir ve bunların sayısı Kontrol Edilecek Kişi Sayısı alanında belirtilir. Örneğin bir firmada yönetim kurulu üyesi olarak 8 kişi çalışıyor olsun. Toplantı halinde oy çokluğunun sağlanabilmesi için firmada her hangi bir anda en az 5 yönetim kurulu üyesinin bulunması istenmektedir. Bu durumda gruplama şekli tek seçilip, 8 sicil seçilerek tanımlanmalı, kontrol edilecek kişi sayısı olarak da 5 yazılmalıdır. A ve B pozisyonlarında çalışan kişiler birbirlerinin yerine vekillik edebiliyorlar ve bu iki pozisyonda çalışan kişilerden en az 10 unun şirkette bulunması isteniyorsa gruplama şekli= grup olmalı ve filtrelerde A ve B pozisyonları seçilmeli, kontrol edilecek kişi sayısı = 10 olarak tanımlanmalıdır. İlk örnek gibi bir tanım yapıldığında izin tanımlarında her hangi bir tarih aralığı için izin planlanan kişi için, içerisinde bulunduğu kritik bir grup tanımı var mı? İzin Yönetimi 14

kontrolü yapılır. Eğer var ise gruptaki kontrol edilecek kişi sayısına ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilir. Gruptaki 5 kişinin o tarih aralığında izinsi var ise bu sayıdan sonraki kişiler için uyarı verilir. Kontrol Edilecek Kişi Sayısı Sicil Numarası/Adı/Soyadı/ Kurum/ İşyeri/Bölüm İzin grubunda hangi personelin yer alacağı satırlarda satır tipi kolonunda belirlenen satır tipine göre Kod kolonunda belirlenen değerler filtre olarak belirlenir. Satırlarda belirlenen filtreler Koşul kolonunda birbiri ile ilişkilendirilebilir. Farklı koşul koduna sahip satırlar veya aynı koşul koduna sahip satırlar ve olarak değerlendirilir. Aşağıdaki gibi bir tanımlama yapıldığında Sicil kodu 001 ile başlayan sicil kartları veya 002 ile başlayan sicil kartları değerlendirmeye alınacaktır. İzin kullanımlarında, aynı bölüm / birim içinde en az ne kadar personelin bulunması gerektiği bu alanda girilir. Grup içinde yer alacak personel bilgileri bu bölümde satırlarda kaydedilir. İzin Yönetimi 15

İzin Talepleri Firmada çalışan personelin izin taleplerinin kaydedildiği menü seçeneğidir. İzin Yönetimi program bölümünde hareketler menüsü altında yer alır. Yeni kayıt eklemek ve varolan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Bilgiler Onaylar Kayıt Bilgisi İzleme Yeni izin talebi kaydetmek için kullanılır. İzin talebi bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. İzin talebini silmek için kullanılır. İzin talebini incelemek için kullanılır. İzin talep bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Hızlı ve güvenli bilgi girişini sağlar. İzin talebinin onay durumunu listeler. İzin talebinin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını incelemek için kullanılır. İzin Yönetimi 16

İzin Talebi Bilgileri Personele ait izin planı bilgileri İzin Talepleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilir. İzin talebi kayıtlarında planın ait olduğu personel ile birlikte Planlayan ve Onaylayan kişi bilgileri de yer alır. Kod Açıklama Özel Kod Yetki Kodu İzin talep kodudur. İzin talep açıklamasıdır. İzin talep özel kodudur. İzin Taleplerini gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. İzne Çıkacak Personel Bilgileri İzin talebinde bulunan personel bilgileri Sicil numarası Adı Soyadı alanlarında kaydedilir. Her üç alandan da kayıtlı sicil kartları listelenir ve zaman planı yapılacak personel seçilebilir. Planlayan Bilgileri Bu bölümde zaman planını yapan personele ait bilgiler; Sicil numarası Adı Soyadı alanlarında kaydedilir. Her üç alandan da kayıtlı sicil kartları listelenir ve zaman planı yapılacak personel seçilebilir. İzin Yönetimi 17

İzin Detay Bilgileri İzin talebinde yer alacak izin ile ilgili detaylar izin planı kayıt penceresinde İzin Detay Bilgileri bölümünde kaydedilir. Kod Açıklama İzin Defterine Aktarım Bordro Durumu ve Uygulama Tarihi Talep edilen izin tanım kodudur. Kayıtlı izin tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Talep edilen iznin adı ya da açıklamasıdır. Kod alanında ilgili izin seçildiğinde açıklaması bu alana otomatik olarak gelir. Bu alan Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. İzin defterine aktarım seçeneğinde evet seçilmesi durumunda bu izin ile ilgili bilgiler izin defteri raporuna yansıtılır, aksi takdirde işlem yapılmaz. Bu bölümde; ilgili izin talebinin bordroya yansıtılma durumu ve hangi döneme ait puantaja yansıtılacağı belirlenir. Seçenekler: Uygulanmayacak, Uygulanacak, Uygulandı. Örneğin; Çalışma parametresi ücretsiz izin olsun ve aynı isimli izin tanımında bu parametre seçilmiş olsun. Dönem bilgileri üzerinden izin aktarımı işlemi başlatıldığında puantaj kartı üretilecek olan çalışan için izin planlama kayıtlarına bakılır, izin planlama kayıtları içerisindeki izin plan kartlarından bu izinin seçili olduğu kayıtların süre bilgileriyle işlem yapılır. Bulunan izin kayıtlarından bordro durumu = uygulanacak ve izinin durumu = gerçekleşti olanlarla işlem yapılır. Bordro Uygulama Tarihi <= puantaj dönem başlangıç tarihi olmalıdır. İşe Dönüş Gerçekleşen Başlangıç Bitiş Süre Adres/Telefon Onaylama Bilgileri Değerlendirme Tarihi Açıklama Durum Değişikliği Bu kontrollerden geçen kayıtların süre bilgileri toplamı alınarak puantaja yansıtılır. İzin talebinde bulunan personelin işe dönüş tarih bilgisi bu alanda girilir. Personelin hangi tarihte izne çıktığı,hangi tarihte döndüğü bilgisi girilir. İzin başlangıç tarihidir. İzin bitiş tarihidir. Belirtilen tarihler arasında iznin kapsayacağı süreyi belirtir. Süre gün ve saat olarak verilir. Belirlenen tarih aralığında kaç iş günü var ise ona göre izin süresi hesaplanır ve alana yazılır. Hesaplamalar Personel kartında belirlenen çalışma takvimine göre hesaplanır. İzin talep eden personelin adres ve telefon bilgisidir. İzini onaylayan kişiye ait bilgiler Planlayanın bölümünde; Sicil Numarası Adı Soyadı alanlarında belirtilir. Bu alanların tümünden kayıtlı sicil kartları listelenir ve ilgili personel seçilir. Zaman Planının değerlendirme tarihidir. Onaylama ile ilgili genel açıklamadır. Zaman planının değerlendirme durumudur. Bu alan; Onaylandı İptal Bekliyor seçeneklerini içerir. İzin Yönetimi 18

Kritik Grup ve Zaman Planlama Kontrolleri İzin talebi ile ilgili kontroller, Talep kayıt penceresinde Bağlı Kayıtlar menüsü altındaki Kontroller seçeneği ile yapılır. Bağlı kayıtlardan Kontroller tıklandığında; Personel ile ilgili girilmiş olan iznin uygun olup olmadığı görülebilir. İzin Talebi ekranında İzin Durumu tıklatıldığında; Personel İzin Durumu penceresi görüntülenir. Bu pencerede Yıllık İzin Durumu ve İzin Kullanım Durumu sayfalarından Personelin şimdiye kadar kaç gün izin kullandığını ayrıntılı bir şekilde listelenir. Ayrıca yine İzin Hareketi ekranından girilmiş olan iznin puantaja aktarılıp aktarılmadığı kontrolü bağlı kayıtlardaki Aktarıldığı Puantajlardan izlenir. İzin Yönetimi 19

İzin Hareketleri Firmada çalışan personelin izin hareketlerinin kaydedildiği menü seçeneğidir. İzin Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Yeni kayıt eklemek ve varolan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir İzin Kaydı/Talebi Sayıları Toplu Durum Değişikliği Bilgiler Onaylar Kayıt Bilgisi İzleme Yeni izin talebi kaydetmek için kullanılır. İzin talebi bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. İzin talebini silmek için kullanılır. İzin talebini incelemek için kullanılır. İzin talep bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Hızlı ve güvenli bilgi girişini sağlar. İzin Hareketinin durumunu değiştirmek için kullanılır. İzin Hareketleri Listesinde izin kaydı ve talebine ait kayıt sayılarının toplam olarak görüntülendiği seçenektir. Listede bulunan izin hareketlerinin durumunu toplu olarak değiştirmek için kullanılır. İzin talebinin onay durumunu listeler. İzin talebinin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını incelemek için kullanılır. İzin Yönetimi 20

İzin Hareketi Bilgileri Personele ait izin planı bilgileri İzin Hareketleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Özel Kod Yetki Kodu İzne Çıkacak Personel Planlayan İzin hareket kodudur. İzin hareket açıklamasıdır. İzin hareket özel kodudur. İzin Taleplerini gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Sicil numarası Adı Soyadı alanlarında kaydedilir. Her üç alandan da kayıtlı personel kartları listelenir ve zaman planı yapılacak personel seçilebilir. Bu bölümde zaman planını yapan personele ait bilgiler; Sicil numarası Adı Soyadı alanlarında kaydedilir. Her üç alandan da kayıtlı sicil kartları listelenir ve zaman planı yapılacak personel seçilebilir. İzin Yönetimi 21

İzin Detay Bilgileri Kod Açıklama İzin Defterine Aktarım Bordro Durumu İzin talebinde yer alacak izin ile ilgili detaylar izin planı kayıt penceresinde İzin Detay Bilgileri bölümünde kaydedilir. İzin tanım kodudur. Kayıtlı izin tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. İznin adı ya da açıklamasıdır. Kod alanında ilgili izin seçildiğinde açıklaması bu alana otomatik olarak gelir. Bu alan Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. İzin defterine aktarım seçeneğinde evet seçilmesi durumunda bu izin ile ilgili bilgiler izin defteri raporuna yansıtılır, aksi takdirde işlem yapılmaz. Bu bölümde; ilgili izin talebinin bordroya yansıtılma durumu ve hangi döneme ait puantaja yansıtılacağı belirlenir. Uygulanmayacak Uygulanacak Uygulandı Seçeneklerini içerir. Örneğin; Çalışma parametresi ücretsiz izin olsun ve aynı isimli izin tanımında bu parametre seçilmiş olsun. Dönem bilgileri üzerinden izin aktarımı işlemi başlatıldığında puantaj kartı üretilecek olan çalışan için izin planlama kayıtlarına bakılır, izin planlama kayıtları içerisindeki izin plan kartlarından bu izinin seçili olduğu kayıtların süre bilgileriyle işlem yapılır. Bulunan izin kayıtlarından bordro durumu = uygulanacak ve izinin durumu = gerçekleşti olanlarla işlem yapılır. Bordro Uygulama Tarihi <= puantaj dönem başlangıç tarihi olmalıdır. Planlanan Tarihler Başlangıç Bitiş Süre İşe Dönüş Gerçekleşen Tarihler Başlangıç Bitiş Süre İşe Dönüş Adres/Telefon Onaylama Bilgileri Bu kontrollerden geçen kayıtların süre bilgileri toplamı alınarak puantaja yansıtılır. İzin başlangıç tarihidir. İzin bitiş tarihidir. Belirtilen tarihler arasında iznin kapsayacağı süreyi belirtir. Süre gün ve saat olarak verilir. Belirlenen tarih aralığında kaç iş günü var ise ona göre izin süresi hesaplanır ve alana yazılır. Hesaplamalar Personel kartında belirlenen çalışma takvimine göre hesaplanır. Planlanan işe dönüş tarihidir. Gerçekleşen izin başlangıç tarihidir. Gerçekleşen izin bitiş tarihidir. Belirtilen tarihler arasında iznin kapsayacağı süreyi belirtir. Süre gün ve saat olarak verilir. Belirlenen tarih aralığında kaç iş günü var ise ona göre izin süresi hesaplanır ve alana yazılır. Hesaplamalar Personel kartında belirlenen çalışma takvimine göre hesaplanır. Gerçekleşen işe dönüş tarihidir. İzine çıkan personelin adresi ve telefon numarası girilir. İzini onaylayan kişiye ait bilgiler Planlayanın bölümünde; Sicil Numarası Adı Soyadı İzin Yönetimi 22

Değerlendirme Tarihi Açıklama Durum Değişikliği alanlarında belirtilir. Bu alanların tümünden kayıtlı sicil kartları listelenir ve ilgili personel seçilir. İzin Hareketinin değerlendirme tarihidir. Onaylama ile ilgili genel açıklamadır. İzin Hareketinin değerlendirme durumudur. Bu alan; Onaylandı İptal Ertelendi Yürürlükte Gerçekleşti seçeneklerini içerir. Kritik Grup ve Zaman Planlama Kontrolleri İzin hareketi ile ilgili kontroller, hareket kayıt penceresinde Bağlı Kayıtlar menüsü altındaki Kontroller seçeneği ile yapılır. Bağlı kayıtlardan Kontroller tıklandığında; Personel ile ilgili girilmiş olan iznin uygun olup olmadığı görülebilir. İzin Hareketi ekranında İzin Durumu tıklatıldığında; Personelin şimdiye kadar kaç gün izin kullandığını ayrıntılı bir şekilde listelenir. Ayrıca yine İzin Hareketi ekranından girilmiş olan iznin puantaja aktarılıp aktarılmadığı kontrolü bağlı kayıtlardaki Aktarıldığı Puantajlardan izlenir. İzin Yönetimi 23

Fazla Mesai Talepleri Firmada çalışan personelin normal mesai saatlerinin dışında, fazla çalışma karşılığı olarak kendisine izin hakkı ya da fazla mesai ücreti olarak verilmesi durumunda bu tür işlemlerin kaydedildiği menü seçeneğidir. İzin Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Yeni kayıt eklemek ve varolan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Bilgiler Onaylar Kayıt Bilgisi İzleme Yenile Yeni bir fazla mesai tanımı yapmak için kullanılır. Fazla mesai tanım bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. Fazla mesai tanımını silmek için kullanılır. Fazla mesai tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Fazla mesai tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Hızlı ve güvenli bilgi girişini sağlar. Fazla mesai tanımının durum bilgisinde değişiklik yapmak için kullanılır. Fazla mesai tanımlarına ait onay bilgilerini incelemek için kullanılır. Fazla mesai tanımı üzerinde ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını incelemek için kullanılır. Fazla mesai Tanımları Listesinin güncellenmesinde kullanılır. İzin Yönetimi 24

Fazla Mesai Talebi Bilgileri Personele ait fazla mesai taleplerinin ne şekilde değerlendirileceği, Fazla Mesai Talepleri Listesinde yer alan Ekle seçeneği ile kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Özel Kod Yetki Kodu Mesai Yapacak Personel Mesai Detay Bilgileri Mesai Kullanım Şekli Fazla mesai talebi kodudur. Fazla mesai talebi açıklamasıdır. Fazla mesai talebi özel kodudur. Fazla mesai taleplerini gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Sicil numarası Adı Soyadı alanlarında kaydedilir. Her üç alandan da kayıtlı personel kartları listelenir ve fazla mesai talebinde planı yapılacak personel seçilebilir. Personelin yapmış olduğu fazla mesainin karşılığını ne şekilde almak istediği bu alanda belirtilir. Mesai Ücreti Olarak İzin Olarak Olmak üzere iki seçeneklidir. Fazla Mesainin kullanım şekli Mesai Ücreti Olarak seçildiğinde, İzin Tanımları -> Bordroya Yansıması alanında yapılan seçime bağlı olarak iki ayrı şekilde gerçekleşir: Bordroya Yansıması alanında Mesai seçimi yapılmışsa, personelin yapmış olduğu fazla mesai karşılığını izin olarak kullanmak istediği anlamını taşır. İzin Yönetimi 25

Bu işlem bilgilendirme amaçlıdır, İzin Talebi ya da İzin Hareketlerinde herhangi bir kayıt oluşturmamaktadır. Bordroya Yansıması alanında Ek Mesai seçimi yapılmışsa, personelin yapmış olduğu fazla mesai karşılığı ücretine yansıyacaktır. Mesai Saati Katsayısı Tarih Bilgileri Başlangıç Bitiş Süre Onaylama Bilgileri Değerlendirme Tarihi Açıklama Fazla Mesainin kullanım şekli İzin Olarak seçildiğinde, fazla mesai karşılığının izin olarak kullanılmak istendiği anlamına gelir. Mesai saati katsayı bilgisidir. Fazla mesainin başlangıç tarihi ve saatidir. Fazla mesainin bitiş tarihi ve saatidir. Belirtilen tarihler ve saatler arasında fazla mesainin kapsayacağı süreyi belirtir. Süre gün, saat ve dakika olarak verilir. Belirlenen tarih ve saat aralığında kaç saat var ise ona göre fazla mesai süresi hesaplanır ve alana yazılır. Bu alanın öndeğeri Saat tir. Hesaplamalar Personel kartında belirlenen çalışma takvimine göre hesaplanır. Fazla Mesai Talebini onaylayan personele ait bilgiler Onaylama Bilgileri bölümünde; Sicil Numarası Adı Soyadı alanlarında belirtilir. Bu alanların tümünden kayıtlı sicil kartları listelenir ve ilgili personel seçilir. Fazla Mesai Talebinin değerlendirme tarihidir. Onaylama ile ilgili genel açıklamadır. Fazla Mesai Talebi ilk oluşturulduğunda Bekliyor durumunda kaydedilir. Fazla Mesai Talebinin durumu Onaylandı olduğu zaman Fazla Mesai Talebi ekranındaki Süre (saate çevrilerek) ile Mesai Saati Katsayısı bilgisi çarpılır ve Personel Kartları -> F9 menüsü -> Çalışma Bilgileri -> İzin Bilgileri ekranı Mesai İzin Bilgileri sekmesindeki Hakedilen alanına gün e çevrilerek yazılır. İzin Yönetimi 26

Toplu İzin Planlama İzin planlama kayıtlarının veya taleplerinin Filtreler bölümünde belirlenecek kriterlere göre topluca açılmasını sağlayan seçenektir. Belirlenen zaman aralığında izin planları ve kritik grup kontrolü yapılarak izin kaydı eklenir. İzin Planlama program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alır. Toplu İzin Planlama penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır: Açıklama İşlem Türü İzin Tanım Bilgileri Toplu olarak oluşturulacak izin hareketi ve/veya talebin açıklama bilgisi kaydedilir. Üretim işleminin hangi kayıt tipi için yapılacağının belirlendiği alandır. Kayıt tipi alanı; Hareket Talep seçeneklerini içerir. İzin planlama kaydı seçeneği ile seçilecek personele ait izin planlama kayıtları toplu olarak eklenir. Toplu izin kaydı veya talebi oluşturulmak istenen izin belirlenir. Belirlenen izin tanımına ait Kod, Açıklama, İzin Tipi bilgileri aktarılır. İzin Yönetimi 27

Planlayan Personel/Onaylama Bilgileri Toplu izin taleplerini/hareketlerini Planlayan ve Onaylayan personel bilgileri seçilir. İzin Detay Bilgileri Başlangıç ve Bitiş İzin kaydının başlangıç ve bitiş tarihleridir. Süre İzin süresinin gün ya da saat olarak belirlendiği alandır. İzin Durumu Toplu olarak üretilecek talep/harekette izin durumu belirlenir. Plan Onaylandı İptal Ertelendi Yürürlükte Gerçekleşti seçeneklerini içerir. İzin Defterine Aktarım Bordro Durumu ve Uygulama Tarihi Bu alan Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. İzin defterine aktarım seçeneğinde evet seçilmesi durumunda bu izin ile ilgili bilgiler izin defteri raporuna yansıtılır aksi takdirde işlem yapılmaz. Bordro uygulama tarihi ve bordro durumu izinin puantaja yansıtılması işleminin söz konusu olduğu durumlarda anlamlıdır. Filtreler ile istenen koşullar belirlendikten sonra Başlat seçeneği ile zaman ve aktivite plan kayıtları ekleme ya da silme işlemi topluca yapılır. Sicil Numarası Ad Soyadı Kurum Bölüm İşyeri Birim Pozisyon Kodu Unvan Personel Statüsü Sözleşmeli Personel,Kadrolu Personel,Geçici Personel İzin Yönetimi 28

İzin Devri Hesaplama Yıl sonlarında o yıla ait devreden sürelerin hesaplanmasında kullanılır. Girilen yıl bilgisine göre filtreden geçen personellerin izin kayıtları ve puantaj satırları okunarak izine eklenir ve izinden düşürülecek süreler saptanır. Sicil kartı izin bilgileri seçeneği ile hesaplanan bilgiler listelenir ve istenilirse değiştirilebilir. Yıllara göre hak edilen izin gün sayıları hesaplaması yaparken önce tabloda o yılın hak edilen gün sayısı değeri daha önceden yazılmış mı diye bakılır eğer bir değer var ise yeniden hesaplama yapılmaz. Değer yok ise hesaplama yapılırken sicilin izin grup tanımı bilgisine bakılır. Hesaplama, Bordro parametrelerinde belirlenen izin hesaplama şekli baz alınarak yapılır. İzin Devri Hesaplama işlemi Filtrele seçeneği ile koşul belirleyerek istenen personeli içerecek şekilde yapılır. İzin devri hesaplama filtre seçenekleri şunlardır: Hesaplandığı Yıl Sicil Numarası Ad Soyadı Kurum Bölüm İşyeri Birim Pozisyon Kodu Unvan Kodu Personel Statüsü İzin Devri hesaplatılacak yıl Sözleşmeli Personel,Kadrolu Personel,Geçici Personel İzin Yönetimi 29

Raporlar İzin Tanımları Listesi İzin tanımlarının listelendiği rapordur. İzin Grup Tanımları Listesi İzin Grup Tanımlarının Listelendiği rapor seçeneğidir. Kritik Grup Tanımları Listesi Kritik Grup Tanımlarının listelendiği rapor seçeneğidir. İzin Talepleri Listesi İzin Taleplerinin listelendiği rapor seçeneğidir. İzin Hareketleri Listesi Kayıtlı izin hareketlerinin listelendiği rapor seçeneğidir. İzin Defteri Personel izin bilgilerinin resmi formatta listelendiği rapor seçeneğidir. İzin Durum Raporu İstenilen Filtrelere göre personellerin izin durumlarının listelendiği rapor seçeneğidir. Mesai İzin Durum Raporu Personel bazında izin kullanım durumunun takip edilmesini sağlayan rapor seçeneğidir İzin Yönetimi 30