ELEKTRİK ELEKTRONİK VE HİZMET İHRACATÇILARI BİRLİĞİ CRM SİSTEMİ HİZMET ALIM TEKLİF ŞARTNAMESİ İSTANBUL, 2014 1
1. TARAFLAR Bu Şartnamede teklif isteyen taraf Elektrik Elektronik ve Hizmet İhracatçıları Birliği (EEHİB olarak anılacaktır) teklif veren taraf ise İSTEKLİ olarak tanımlanmıştır. 2. ŞARTNAMENİN KONUSU Bu Şartname, Elektrik-Elektronik ve Hizmet İhracatçıları Birliğince gerçekleştirilen faaliyetler ile ilgili olarak EEHİB in talimatları doğrultusunda İSTEKLİ tarafından EEHİB e verilecek "CRM" hizmetlerinin tanımlanması ve ne şekilde işletileceği, usul ve esaslarını belirlemek üzere düzenlenmiştir. 3. SİSTEMİN TEMEL AMAÇ VE İŞLEYİŞİ İMMİB bünyesinde Microsoft Active Directory Domain yapısı mevcuttur, Mail Server olarak Exchange kullanılmaktadır. (Kullanıcı mail isimlendirmeleri, toplu mailing kısıtlamaları, Relay uygulamaları, vb Policy uygulamlarımız ve spam kontrollerimiz nedeniyle kurulacak CRM sisteminden toplu mail gönderimi mail serverimiz kullanarak yapılamamaktadır. ) Active Directory Domain yapısı ve Client Server mimarisiyle çalışan serverlerimiz ve cihazlarımız, Kablolu ve kablosuz network altyapısı, Firewall, antispam, antivirüs yapıları le birbirine entegre çalışmaktadır. 4. ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI İSTEKLİ, EEHİB e "CRM uygulaması" konusunda hizmet verecektir. Bu kapsamda İSTEKLİ aşağıdaki beklentileri yerine getirecek ve EEHİB e sunacaktır : a) Üyenin destek başvuruları ile ilgili genel durumu kolayca görünür olması: i. Hangi destek alanında, bekleyen kaç başvuru olduğu ii. Bekleme / sonuçlanmama sebepleri iii. Hangi uzmanda ve nasıl iletişim kurulacağı. b) Bu konularla ilgili olarak yapılan her türlü iletişim, tarih bilgisini de içerecek şekilde kayıt altında ve raporlanabilir olması. c) Firmaların GTİP bazlı ihracat rakamları, Birlik veri tabanına bağlantı kurulmak suretiyle periyodik olarak güncellenmeli ve iletişim stratejisi belirlenirken i. firmaların ihracat rakamları doğrultusundaki ihracat baremleri ii. firmaların ihraç ettikleri ürünler ve faaliyet gösterdiği alt sektör/sektörler ile ilgili filtreleme yapılabilmesi 2
d) Her türlü genel bilgi aktarımı ve görüş talebi sadece doğru firmadaki doğru kişiye iletilmesi. Firmanın faaliyet alanı, ihracat baremi ve firmadaki konu ile ilgili doğru kişi kolayca tespit edilebilmesi, gereken mesaj ilgilisine hızlı şekilde iletilebilmesi. e) Çoklu mesajlarda, İMMİB mail sunucusu dışında bir toplu gönderim sistemi kurulmalı. Mail sunucusunun kara listeye düşmemesi için bir çözüm önerisi bulunması. f) Mesajlaşmada e-posta, sms, sesli telefon mesajı vb gibi her türlü yöntemin kullanılabilir olması. Genel mesajlarda; mesajın hazırlanacak şablon üzerinden ilgili kişi ve firma için otomatik olarak özelleştirilmesi mümkün olması. g) Excel den firma kartı oluşturacak şekilde Export, Import table olanağı bulunması. h) Üyelerin bir giriş ara yüzünün bulunması ve basit mesajlaşma ve faaliyetlere kayıt işlemlerinin burada oluşturulacak formlar aracılığıyla yapılabilmesi. i) Sistemin lokalde değil cloud üzerinde ve web ara yüzünde çalışması. j) Single Sign On yapısında çalışması. k) API ler ile mevcut sistemlerimizdeki veri tabanlarına bağlantı sağlamaya imkan vermesi. (SQL, Oracle SQL vb) l) Lokalde kullanıcıların PC, Laptop vb. cihazlarına add-on tarzı bir eklenti kurulmadan çalışmaya imkan vermesi. m) Lisanslama modeli ve kullanıcı lisansı kurgusu konusunda Site ve Per-User lisanslama modelinizin seçenekli olarak sunulması. n) Veri tabanı mimarisi, yazılım dilinin belirtilmesi. o) TET ve İhracatçı Birlikleri yapısına özel olarak customizasyon yapılabilmesi. p) Responsive yapı kurgulanabilmesi (I-Pad, Mobil telefon tarzı cihazlara uyum sağlanabilmesi) q) Apple ve Android uygulamalarda çalışacak Applikasyon uyarlamasına imkan verecek yapı kurgulanabilmesi (Üyeden geri bildirimler için Push notification özelliği kullanılması) r) Detaylı raporlama yapısına imkan sağlayacak Business Intelligence (BI) yapısı s) Ekran dizaynlarının User Friendly olması t) CRM üzerinden Export ve Import araçları ile veri alış verişi sağlanabilmesi. u) Kullanıcı ve rol bazlı Yetkilendirme modülünün CRM üzerinde bulunması. Active Directory / LDAP yapılarına uyum sağlaması. v) Garanti ve Teknik Destek/ Kapsamı, Süresi ve Şeklinin belirtilmesi 3
w) Program yazılım süresi ve kurulum süresinin (Test uygulaması ve Kullanıcı eğitimlerinin ayrıca belirtilmesi) belirtilmesi Bu tanımlar standart hizmetleri içermektedir. İhale neticesine göre, EEHİB ile ihaleyi alan firma arasında imzalanacak Sözleşme ile hizmet kapsamı, taraflarca ayrıca tek tek karşılıklı olarak anlaşılarak belirlenecektir. 1. FİKRİ MÜLKİYET HAKLARI 5.1. İşbu Şartname konusu hizmetler kapsamında hazırlanan ve EEHİB e teslim edilen bilgi, belge, tasarım ve grafikler de dâhil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere tüm materyallerin fikri sınai ve mülkiyet hakları EEHİB e aittir. Söz konusu materyallerin kullanma, basma, yayma, çoğaltma, kopyalama, dağıtma, işaret, ses veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, işleme, temsil de dahil olmak üzere tüm münhasıran kullanım, çoğaltma, yayma, kopyalama, basma, dağıtma, işleme, her türlü ekleme ve değişiklik yapma, işaret ses ve/veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, görsel, yazılı, elektronik ve sair ortamlarda ve basında gösterim, temsil hakları da herhangi bir yer, süre, sayı ve içerik sınırlaması olmaksızın EEHİB e aittir. İSTEKLİ tarafından herhangi bir şekilde telif ya da başka nam altında ücret talep edilmeyecektir. İSTEKLİ, dışarıya yaptırdığı işlerde bu tür hakları EEHİB 'in kullanımına sunmak üzere işi yapandan tümüyle ve koşulsuz olarak devralmakla yükümlüdür. 5.2 Bu şartname konusu iş kapsamında üretilen, geliştirilen ve hazırlanan dokümanlar ve materyaller ile ilgili olarak 3. şahıslar tarafından Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında yapılacak başvurulardan ve tazminat taleplerinden doğacak tüm sorumluluklar İSTEKLİ ye aittir. 6. GİZLİLİK İSTEKLİ, işbu şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu şartname kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ, gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranması nedeniyle EEHİB 'in uğradığı / uğrayacağı zararı karşılayacaktır. 7.TEKLİF 7.1. İSTEKLİ, Şartnamede detayları belirtilen " CRM Hizmeti" için fiyatlandırma yaparak, toplam fiyatı rakamla ve yazıyla belirten teklifini, İSTEKLİ ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte e-posta yoluyla en geç 29 Ağustos 2014 Cuma günü mesai bitimine kadar, ebru.kiyikci@immib.org.tr adresine iletmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. Teklif içeriğinde bulunması gerekenler: 1. Fiyat Teklifi 2. Referans Listesi 3. İmza sirküleri 4. Ticaret sicil gazetesi fotokopisi 4
7.2 Teklifte fiyatlar, KDV hariç olarak belirtilmiş olacaktır. 7.3 İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve EEHİB i bilgilendirecektir. Sözleşmeden doğan damga vergisi ve her türlü vergi, resim, harç ve masraflar İSTEKLİ tarafından karşılanacaktır. 7.4 Teklif Veremeyecek Olanlar: Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir. a) Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli, b) Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle, c) Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları, d) Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler, e) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler, f) Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar 7.5 İhale Dışı Bırakılma Nedenleri Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır; Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan, Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan, İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenle 8. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ 8.1 Teklifler, EEHİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir. 8.2 Değerlendirmede; uygun fiyat, zaman ve İSTEKLİ nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır. 8.3 Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ lere yazılı olarak bildirilecektir. 6.4 İSTEKLİ ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde EEHİB den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 5
9.VERGİ VE HARÇLAR Hizmet alınmasına karar verilen İSTEKLİ ile imzalanan sözleşmeden doğan ve/veya doğacak her türlü masraf, vergi, harç İSTEKLİ ye aittir. 10. İHALEDEN VAZGEÇME 10.1 EEHİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir. 10.2 İSTEKLİLER, EEHİB in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde EEHİB den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 11. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ İşbu Şartnameden doğacak uyuşmazlıkların hallinde münhasıran İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. 6