T.C DİCLE ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU 1
FAALİYET RAPORU 2016 YILI İÇİNDEKİLER BİRİM YÖNETİCİSİ SUNUŞU I-GENEL BİLGİLER.. A- Misyon, Vizyon ve Değerlerimiz. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar... C- İdareye İlişkin Bilgiler. 1- Fiziksel Yapı. 2- Örgüt Yapısı.. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar. 4- İnsan Kaynakları... 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi. II- AMAÇ ve HEDEFLER... A- İdarenin Amaç ve Hedefleri... B- Temel Politikalar ve Öncelikler. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları... B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Değişim Programları 1.1 Erasmus Hareketliliği 1.2 Farabi Hareketliliğ.. IV- ÖNERİ VE TEDBİRLER SUNUŞ 2
Hızla küreselleşen dünyada yabancı dil bilmek artık herkesin sahip olması gereken bir beceri olarak kabul edilmektedir. Dicle Üniversitesinin uluslararası deneyimlerin parçası olması ve dünya ile sıkı ilişkiler içerisine girmesini kendine misyon sayan Yüksekokulumuz, hem eğitim anlayışı hem de akademik kadrosu bakımından kendini yenilemekte ve standartlarını sürekli olarak yükseltmektedir. Yüksekokulumuz çatısı altında bulunan Erasmus, Mevlana ve Farabi Koordinatörlüğü, öğrenci ve öğretim elemanlarımızın ulusal ve globalleşmelerine büyük bir katkı sunmaktadır. Bu değişim ve hareketlilik, üniversite olarak kendi durumumuzu gözden geçirmemize yardımcı olmakta ve sürekli öğrenen bir organizasyon olmamız konusunda bizi motive etmektedir. Bunun dışında DUZEM aracılığıyla okutulan Zorunlu Yabancı Dil (İngilizce) derslerinin içerikleri yüksekokulumuz akademik personelinin öz verili çalışmaları ile hazırlanmıştır. Bu ders içeriklerinden üniversitemize kaydolan bütün öğrenciler yararlanmaktadır. Dicle Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu evrensel bilgiyi, gelişmeyi ve ilerlemeyi kapsayan bir eğitim felsefesine sahiptir. Bu doğrultuda idare olarak temel hedefimiz, ülkemizin saygın eğitim kurumları arasında yer alan Dicle Üniversitesi ndeki yabancı dil eğitim-öğretim kalitesini en üst düzeye taşımak ve yeniliklerin öncüsü yapmaktır. Bu çabalardan dolayı bütün akademik ve idari personelimize şükranlarımı sunuyorum. Yrd. Doç. Dr. Faruk GÖKÇE Müdür I- GENEL BİLGİLER 3
A. Misyon-Vizyon-Değerler Vizyonumuz Dicle Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulunun vizyonu eğitim-öğretim kalitesini mümkün olan en üst düzeye çıkarmak, öğrencilerin ve eğitim almak isteyen paydaşlarının yabancı dil konusundaki sorunlarına akılcı çözümler sunabilmektir. Fiziki olanakları ve eğitim kadrosu ölçüsünde yabancı dil öğrenmeyi bir külfet olmaktan çıkarıp, profesyonelce yapılan bir dil eğitimine dönüştürmektir. Bilişim teknolojisinin sağladığı olanaklardan yararlanarak yabancı dil eğitimi konusunda yeni ufuklara yönelmek ve bu alanda öncü rolü üstlenmektir. Zorunlu yabancı dil dersleri dışında ikinci bir yabancı dil öğrenmek isteyenler için gerekli alt yapıyı oluşturmaktır. Yabancı dil derslerine katılan öğrencilere, dil eğitiminin yanı sıra öğrendikleri dilin kültürünü ve zihniyetini tanıtabilmektir. Ulusal ve uluslararası arenada Dicle Üniversitesi'nin başarılarına katkı sağlamak ve benzer eğitim kurumları arasında ayrıcalıklı bir konuma yükseltebilmektir. Misyonumuz Yüksek Öğretim Kanunu'nun 49. maddesinde belirtildiği gibi, üniversitelerde bulunan Yabancı Diller Yüksekokullarının temel görevleri yabancı dilde eğitim yapacak öğrencileri bu konuda hazırlamak ve belli bir düzeye yükselmelerini sağlamaktır. Üniversitede eğitim-öğretim faaliyetlerini kısmen veya tamamen yabancı dilde yapan bölümlere yeni kayıt yaptıran öğrencilerin yabancı dil konusundaki eksikliklerini gidermeye yönelik çalışmalarda bulunmaktır. Yapılan Seviye Tespit Sınavında yabancı dil sorunu olan öğrencilerin ilerideki eğitimlerinde sıkıntı yaşamamalarına ve öğrendikleri dili rahatça kullanmalarına yardımcı olmaktır. Üniversitemiz bünyesine katılan gençlerimizi kurumsal kimliğe sahip akademik kadromuzla tanıştırmak ve Dicle Üniversitesi ailesinin bir parçası olduklarını benimsetmektir. YÖK ve Millî Eğitim Bakanlığı gibi devlet kurum ve kuruluşlarının eğitim amacıyla yurt dışına göndereceği bursiyerlerin yabancı dil eksikliklerini tamamlamaları konusunda destekleyici çalışmalar yapmaktır. 4
Değerlerimiz Kaliteli eğitim anlayışından ödün vermemek, Huzurlu eğitim-öğretim ortamı sunabilmek, Kurumsal kimliği güçlendirmek, Dicle Üniversitesi nin itibarını yükseltmek, Paydaşlarımızla işbirliğini artırmak, Sorunlara akılcı ve profesyonel çözümler sunabilmek, Yeni ufuklara bakıp yarını oluşturmak, Benzer eğitim kurumları arasında ayrıcalıklı bir konuma yükselebilmek, İnsani değerler ışığında topluma hizmet vermek. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Yüksekokul Müdürü nün Görev, Yetki ve Sorumlulukları Yüksekokul ve Yüksekokul Yönetim Kurullarına başkanlık etmek ve Yüksekokulun birimleri arasında koordinasyonu sağlamak, Her öğretim yılı sonunda veya istendiğinde Yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek, Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını tespit etmek ve gerekçeleri ile birlikte Rektörlüğe bildirmek, Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, Üniversite Senato toplantılarına katılmak, Dicle Üniversitesi Kuruluş Yasası ve Yüksekokul ile ilgili Tüzük ve Yönetmelikler uyarınca görev yapmak, Eğitim tür ve niteliğine göre çalışmalarda bulunmak, görüş ve önerilerini almak üzere birim kurulları oluşturmak, Yasa ve Tüzükler uyarınca Rektörlükçe kendisine verilen diğer uygun görevleri yapmak. Yüksekokul Sekreteri nin Görev, Yetki ve Sorumlulukları Yüksekokul sekreteri ile sekreterlik bürosundan ve ihtiyaca göre kurulacak öğrenci işleri, personel, mali işler ve destek hizmetleri gibi birimlerle eş güdüm içinde çalışır. 5
Yüksekokul sekreteri ile sekreterlik bürosu ve varsa bağlı birimler, yüksekokulun idari hizmetlerinin yürütülmesinden sorumludurlar. Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurullarında raportörlük yapmak. Yüksekokul Kurulu nun Görev, Yetki ve Sorumlulukları Yüksekokulun eğitim-öğretim ile ilgili faaliyetlerinin planlanması, ders programlarının hazırlanması ve geliştirilmesi, programların uygulanmasında görülen aksaklıkların giderilmesi konularında okul müdürüne görüş bildirmek, sunulan önerilere ilişkin karar oluşturmak, Rektörlüğe sunulmak üzere Yüksekokulun yatırım programı ve bütçe tasarısını hazırlamak, Eğitim-öğretim ve sınavlara ilişkin işlemler hakkında okul müdürüne görüş bildirmek ve bu konularda karar oluşturmak, Okul müdürünün, Yüksekokul yönetimi ile ilgili getireceği konularda görüş bildirmektir. Yüksekokul Yönetim Kurulunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları İdari faaliyetlerde müdüre yardımcı bir organ durumundaki Yönetim Kurulu alınan kararların uygulanmasında belirlenen plan ve programlar doğrultusunda müdüre görüş bildirmek ve öneriler hazırlamak, Faaliyet plan ve programların uygulanmasını sağlamak üzere öğrenci kayıt takvimini düzenlemek, Yüksekokul bünyesinde açılacak yabancı dil kurslarında görev alacak eğitmen ve kursların yürütülmesinde sorumlu öğretim elemanlarını belirlemek, Üniversite ve Yüksekokul bünyesinde yapılacak görevlendirmelere karar vermek, Yüksekokulda açılacak eğitim kontenjanlarını ve koşullarını belirlemek, Yüksekokulun disiplin yönetmeliğinde öngörülen cezaların uygulanmasını yerine getirmek. C. Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 1.1- Eğitim Alanları / Derslikler 6
7
Eğitim Alanı Kapasitesi 0 50 Kapasitesi 51 75 Kapasitesi 76 100 Kapasitesi 101 150 Kapasitesi 151 250 Kapasitesi 251 Üzeri Anfi Sınıf 8 Bilgisayar Lab. 1 Diğer Lab. Toplam 9 1.2- Sosyal Alanlar 8
1.2.1.Kantinler ve Kafeteryalar Adet Alan (m2) Kantin 1 200 Kafeterya 1 25 Toplam 2 225 1.2.2.Toplantı Konferans Salonları 9
10
Kapasitesi 0 50 Kapasitesi 51 75 Kapasitesi 76 100 Kapasitesi 101 150 Kapasitesi 151 250 Kapasitesi 251 Üzeri Toplantı Salonu 2 Seminer Salonu 2 Toplam 4 11
1.3- Hizmet Alanları 1.3.1. Akademik Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Çalışma Odası 5 130 10 Kullanan Sayısı (Kişi) Toplam 5 130 10 1.3.2. İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Servis Çalışma Odası 3 60 4 Toplam 3 60 4 Kullanan Sayısı 1.4- Ambar Alanları Adet Alan (m2) Ambar 1 30 Toplam 1 30 12
2- Örgüt Yapısı Yüksekokulumuz müdür, müdür yardımcıları, yüksekokul sekreteri, öğretim elemanları, idari personel ve geçici personelden oluşmaktadır. DİCLE ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU ORGANİZASYON ŞEMASI YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ MÜDÜR YARDIMCISI MÜDÜR YARDIMCISI YÜKSEKOKUL SEKRETERİ (Akademik Öğrenci İşleri) (Akademik İdari) Öğrenci İşleri Döner Sermaye İşlemleri İdari Bürolar Ölçme Değerlendirme Dil Kursları Özel Kalem Materyal Geliştirme Program Geliştirme İdari İşler Mali İşler Destek Hizmetleri 13
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar 3.2- Bilgisayarlar Adet Masa Üstü 16 Taşınabilir 1 Toplam 17 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Projeksiyon 6 Slayt makinesi Tepegöz Episkop Optik Okuyucu 1 Baskı makinesi 1 Fotokopi makinesi 1 Faks 1 Fotoğraf makinesi Kameralar Televizyonlar 1 Yazıcı 5 Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler Araştırma Amaçlı (Adet) 4- İnsan Kaynakları 4.1- Akademik Personel 14
Akademik Personel Kadroların Doluluk Oranına Göre Kadroların İstihdam Şekline Göre Dolu Boş Toplam Tam Zamanlı Yarı Zamanlı Profesör Doçent Yrd. Doçent Öğretim Görevlisi Okutman Çevirici Eğitim- Öğretim Planlamacısı Araştırma Görevlisi Uzman 1(Kadrosu Edebiyat Fakültesinde) 1(Kadrosu Çermik MYO da) 28 (27 kişi rektörlük okutman kadrosunda,1 kişi yabancı uyruklu okutman yüksekokul kadrosunda ) 1 (Erasmus Ofisinde) Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 10 5 3 11 Yüzde 15
4.3- İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler 1 2 3 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı. Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Toplam 3 4.4- İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı 2 Yüzde 4.5- İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 1 1 Yüzde 4.6- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 1 1 Yüzde 16
4.7- İşçiler Sürekli İşçiler İşçiler (Çalıştıkları Pozisyonlara Göre) Dolu Boş Toplam Vizeli Geçici İşçiler (adam/ay) 4 4 Vizesiz işçiler (3 Aylık) Toplam 4 4 4.8- Sürekli İşçilerin Hizmet Süreleri Sürekli İşçilerin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 2 2 Yüzde 5- Sunulan Hizmetler 5.1-İdari Hizmetler Yüksekokulumuz, Yüksekokul sekreterlik kadrosu dolu olup, idari personel olarak bir memur görevlendirilmesi ile verilmektedir. 5.2-Diğer Hizmetler Yüksekokulumuzdaki kurslara kayıt olan öğrencilerin kayıt işlemleri, kurs katılım belgesi hazırlanması, mezun öğrencilerin hazırlık okuduklarına dair belge verilmesi hizmetleri yapılmaktadır. 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Birim iç kontrol sistemi yetki ve sorumluluk ita amirlerinde olup, satın alma işlemleri 2547 sayılı kanun doğrultusunda yapılmaktadır. İdari birimin yetkisi görevlendirdikleri elemanlarca yapılmaktadır. 17
II- AMAÇ ve HEDEFLER II- AMAÇ ve HEDEFLER A. Birimin Amaç ve Hedefleri (Stratejik plan yapan idareler, faaliyet raporunun ilişkin olduğu yılı kapsayan stratejik planlarında yer alan amaç ve hedefleri ile faaliyet yılı önceliklerini bu bölümde belirteceklerdir. Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Eğitim öğretim süreçlerinin geliştirilmesi Eğitim öğretim kalitesini arttırmak, Üniversitedeki İngilizce servis derslerinin uzaktan eğitim ile verilmesi, Uzaktan eğitim ile verilen İngilizce servis derslerinin dersliklerde birebir olarak öğrenciler ile sonradan pekiştirilmesi, İngilizce öğretiminin dersler dışında kurslar aracılığıyla sadece öğrencilerimize sunulması B. Temel Politikalar ve Öncelikler 1. Eğitim Politikaları Öğrencilerin ve öğretim elemanlarının çağdaş gelişmeleri takip edip katkıda bulunabilecekleri bir ortamda eğitim ve öğretim faaliyetlerine devam etmelerini sağlayarak mesleki eğitimi güçlendirmek ve yenilikçi bir anlayışa kavuşturmak. Tüm bilimsel alanlarda teorik eğitimlerin uygulamalarla bütünleşmesine zemin hazırlayacak altyapı çalışmaları gerçekleştirmek. Örgüt iklimini güçlendirerek iç paydaşlar arasındaki ilişkileri geliştirmek ve sinerjiyi sürekli hale getirmek (kurumsal bilinci geliştirmek ve yaygınlaştırmak). Tüm eğitim ve öğretim faaliyetlerinde, Yüksekokulumuz imkanları ölçüsünde en iyi teknolojik verileri kullanarak eğitimin etkinliğini ve verimliliğini artırmak.. 18
2. Kalite Politikaları Üniversitenin tüm faaliyetlerini iç ve dış paydaşları en üst düzeyde mutlu etme anlayışı ve amacıyla gerçekleştirmek, Birimlerde ve bireylerde sürekli gelişim anlayışını egemen kılmak ve gerçekleştirmek, İç ve dış paydaşların üniversitenin hizmet ve faaliyetlerinden dolayı memnuniyet derecelerini ölçerek varsa şikâyetlerini tespit edip düzeltmeler için gereken önlemleri almak, Hizmet ve eğitim seviyesinin yükseltilmesi için öneri sistemleri kurmak ve paydaşların önerilerini alıp değerlendirmek. 3. Akademik Politikalar Akademik kadroların çağın gereklerini en üst düzeyde yansıtacak şekilde görevlerini yerine getirebilmeleri için Yüksekokulumuzun yetki ve sorumluluk alanına giren tüm düzenlemeleri yapmak. Akademisyenler arası görev birliği doğuracak çalışmalara öncülük etmek. 4. Öğrenci politikaları Öğrencileri Üniversitemizin en önemli parçası bilmek,, Öğrencileri sevmek ve öğrenciler tarafından sürekli şekilde sevilmek için oryantasyon programları da dahil, çeşitli iç etkinliklerde bulunmak, oluşturacak standartlar getirmek ve bunları uygulamak. 5. Bölgesel Politikalar Temel Politikalar ve Öncelikler Esas alınacak politika belgeleri kamu idaresinin faaliyet alanı ve içinde bulunduğu sektöre göre değişmektedir. Ancak örnek olması açısından aşağıdaki politika belgeleri sayılabilir. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Tarafından Hazırlanan Türkiye nin Yükseköğretim Stratejisi Kalkınma Planları ve Yılı Programı, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eki Eylem Planı, 19
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1-Bütçe Giderleri 2016 BÜTÇE BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ 2016 GERÇEKLEŞME TOPLAMI GERÇEK. ORANI TL TL % BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI 152.000 206.585,58 01 - PERSONEL GİDERLERİ 02 - SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ GİDERLERİ 103 - MAL VE HİZMET ALIM GİDERLERİ 05 - CARİ TRANSFERLER 06 - SERMAYE GİDERLERİ 118.000 164.373,1 21.000 29.440,91 13.000 12.771,57 Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri; Ayrılan bütçenin yetersiz oluşu. 20
B- Performans Bilgileri 1-Faliyet ve Değişim Programları 1.1-Erasmus Hareketliliği Gelen Öğrenci Giden Öğrenci Gelen Personel Giden Personel Toplam Adet Bütçe - 97-12 109 186.800 21
1.2- Mevlana hareketliliği Adet 4 Gelen Öğrenci 1 Giden Öğrenci - Gelen Personel - Giden Personel 5 Toplam Bütçe 1.3- Farabi Hareketliliği Gelen Öğrenci Giden Öğrenci Öğrenci Bursu Ofis Harcamaları Toplam Adet Bütçe 41 29 50.540,35 TL 0 70 50.540,35 TL 22
23
24
Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 18/c maddesi gereğince Performans bilgileri başlığı altında, İdarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, Performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, Diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir. IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. Üstünlükler Dicle Üniversitesinin bir birimi olmak ve Rektörlük Makamının desteği, Mülki ve yerel yönetimlerle etkin bir işbirliği içinde olmamız, İstikrarlı ve güvenilir yönetim, Günceli takip eden akademik ve idari personele sahip olunması, Hoşgörü ve seviyeli bir tartışma ortamının varlığı, Öğretim elemanı, idari personel ve öğrenci diyaloglarının ileri düzeyde bulunması, Genç ve dinamik öğretim elemanlarının varlığı, Yeniliğe açık örgüt kültürünün varlığı, AB programları. B. Zayıflıklar Öğretim üyesi bulunmaması ve gerekli bölümlerin açılamaması, İdari Personel sayısının yetersizliği, Finansman kaynaklarının yetersizliği. C. Değerlendirme Genel olarak bakıldığında; Her kademede çalışan personelin görev alanı içerisinde kalan işleri yürütmede sorumluluk sahibi olduğu, Belirlenen misyon ve vizyon hedefleri doğrultusunda çalışıldığı, Her türlü imkânın azami ölçüde kamu yararına kullanıldığı, Kaliteli hizmet üretilebilmesi için mevzuata uygun hareket edildiği, Bütçe ödeneklerinin en uygun şekilde Yüksekokulun ihtiyaç duyulan yerlerinde kullanıldığı görülmüştür. 25
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Eleman sayısını arttırılması, Hafta içi ve hafta sonu İngilizce kurslarının açılmasına devam edilmesi, Almanca ve Fransızca okutmanlarının aktif olarak çalışmalarına olanak sağlayacak gerekli plan ve düzenlemelerin yapılması. 26