BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ 2014 YILI FAALİYET RAPORU
İÇİNDEKİLER ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU..3 I- GENEL BİLGİLER..4 A- Misyon ve Vizyon...4 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar...4 C- İdareye İlişkin Bilgiler...5 1- Fiziksel Yapı....5 2- Örgüt Yapısı....5 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar..6 4- İnsan Kaynakları....7 5- Sunulan Hizmetler.8 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi..9 D- Diğer Hususlar....9 II- AMAÇ ve HEDEFLER..9 A- İdarenin Amaç ve Hedefleri.....9 B- Temel Politikalar ve Öncelikler...9 C- Diğer Hususlar... 10 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 10 A- Mali Bilgiler..10 1- Bütçe Uygulama Sonuçları...10 2- Diğer Hususlar..10 B- Performans Bilgileri..11 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 11 2- Performans Sonuçları Tablosu.12 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi...12 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi..13 5- Diğer Hususlar.13 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ..13 A- Üstünlükler 13 B- Zayıflıklar. 13 C- Değerlendirme 13 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER.14 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI.14
SUNUŞ 10 Nisan 2002 tarihli ve 24722 sayılı resmi gazetede yayımlanan Yükseköğretim kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri hakkındaki yönetmeliğin 5.Maddesi gereğince Bingöl Üniversitesi Senatosunun 12.04.2012 tarih ve 2012/5 sayılı toplantısında aldığı karar doğrultusunda düzenlenen yönerge; Bingöl Üniversitesi Senatosunun 23.01.2014 tarih ve 2014/2 sayılı toplantısında yeniden revize edilerek kabul edilmiş olup 7 farklı proje tipi desteklenmektedir. nde, Öğretim Üyeleri ve doktora, tıpta uzmanlık ya da sanatta yeterlilik eğitimini tamamlamış araştırmacılar tarafından yürütülecek araştırma projeleri ile yüksek lisans, doktora, tıpta uzmanlık için hazırlanan tez projeleri ve diğer proje tekliflerinin değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin hizmetlerin yürütülmesi için gerekli işlemler gerçekleştirilmektedir. Birimimizle ilgili bilgileri içeren bu rapor hesap verilebilirlik ilkeleri çerçevesinde doğru ve güvenilir verilere dayanılarak hazırlanmış, değerlendirmeler objektif olarak yapılmıştır. Saygılarımla, Doç.Dr. Mustafa KOYUN BÜBAP Koordinatörü 3
I-GENEL BİLGİLER 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 4684 sayılı Kanunla değişik 58. Maddesi uyarınca ve 10 Nisan 2002 tarih ve 24772 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış olan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik ve 14.01.2009 tarihinde Maliye Bakanlığınca yayınlanan Yükseköğretim kurumları bütçelerinde bilimsel ve teknolojik araştırma hizmetleri için tefrik edilen ödeneklerin proje özel hesabına aktarılarak, kullanımı ve muhasebeleştirilmesi ile özel hesabın işleyişine ilişkin esas ve usuller hükümlerine dayanılarak düzenlenmiştir. Bu yönerge, Bingöl Üniversitesi Öğretim Üyeleri ile Doktora, tıpta uzmanlık ya da sanatta yeterlilik eğitimini tamamlamış araştırmacılar tarafından yürütülecek olan araştırma projeleri ile Yüksek Lisans, Doktora, Tıpta Uzmanlık için hazırlanan tez projeleri ile diğer projelerin seçimi, izlenmesi, sonuçlandırılması ve bunlara ilişkin hizmetlerin yürütülmesi ve sonuçların değerlendirilmesi konularında Bingöl Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri (BÜBAP) Koordinasyon Biriminin faaliyetlerini, görev, yetki ve sorumluluklarını düzenler. A-Misyon ve Vizyon Misyonumuz Bingöl Üniversitesi öğretim üyeleri ile öğretim elemanlarından doktora, tıpta uzmanlık ya da sanatta yeterlilik eğitimini tamamlamış araştırmacılar tarafından yönetilen bilimsel araştırma proje tekliflerinin değerlendirilmesi, kabulü, desteklenmesi, bunlara ilişkin hizmetlerin yürütülmesi, izlenmesi, sonuçlarının değerlendirilmesi işlemlerinin yürütülmesidir. Vizyonumuz İnsanlığa ve topluma yarar sağlayacak bilginin üretilmesi ve yayılması hususunda, ulusal ve uluslararası araştırmalarda araştırmacılarına sağlayacağı destekle, onların başarılarını yükselterek Bingöl Üniversitesinin etkinliğini ve saygınlığını artırmak ve bu yolla üniversiteyi gerek ulusal gerekse uluslararası alanda önder bir üniversite haline gelmesini sağlamaktır. B-Yetki, Görev ve Sorumluluklar nin ita amiri Rektör dür. Rektör gerekli gördüğünde bu görevi Rektör Yardımcılarından birine devredebilir. nin idari ve mali işleri bir Koordinatör tarafından yürütülür. Ön Mali Kontrol ve Muhasebe İşlemleri ise Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür. 4
C-İdareye İlişkin Bilgiler 1-Fiziksel Yapı Akademik Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Kullanan Sayısı (Kişi) Çalışma Odası 1 1 Toplam 1 1 İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Kullanan Sayısı Servis - - Çalışma Odası 1 2 Diğer - - Toplam 1 2 2-Örgüt Yapısı Koordinatörlüğümüz : Rektör Yardımcısı Başkanlığında 7 Kişilik Yönetim Kurulundan oluşur. Komisyon Prof. Dr. Mehmet ÇİFTCİ Rektör Yrd. Başkanı Üye Prof. Dr. Tekin ŞAHİN Sağlık Bilimleri Enstitü Müdürü Üye Doç. Dr. Sait PATIR Sosyal Bilimler Enstitü Müdürü Üye Doç. Dr. İbrahim Yasin ERDOĞAN Fen Bilimleri Enstitü Müdürü Üye Doç. Dr. Hayati YÜKSEL Sağlık Hizmetleri MYO Müdürü Üye Doç. Dr. Ramazan SOLMAZ Genel Sekreter V. Üye Doç.Dr. Mustafa KOYUN BÜBAP Koordinatörü 5
İdari İşlerin Yürütülmesi Şeması Doç. Dr. Mustafa KOYUN Yıldız YOLCU Pınar AKÇALI BÜBAP Koordinatörü Şef / Satın alma, tahakkuk işlemleri, proje işlemleri, rapor, yazışmalar ve Birimin diğer iş ve işlemleri. Bilgisayar İşletmeni / Proje İşleri ve Birimin diğer iş ve işlemleri. 3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Bilgisayarlar Masaüstü Bilgisayar Sayısı 2 Dizüstü Bilgisayar Sayısı - Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi Projeksiyon Slayt makinesi Tepegöz Episkop Barkot Okuyucu Baskı makinesi Fotokopi makinesi 2 Faks 1 Fotoğraf makinesi Kameralar Televizyonlar Tarayıcılar Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) 6
4-İnsan Kaynakları İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler 2-2 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı. Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Toplam 2-2 İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı - - - 1 1 Yüzde %50 %50 İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 1 1 Yüzde %50 %50 7
İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 1 1 Yüzde %50 %50 5-Sunulan Hizmetler Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Birimi Olarak Üniversitemizde Yüksek Lisans, Doktora, Tıpta uzmanlık, Münferit, Altyapı olarak hazırlanan projelerin desteklenmesi ve satın alınma işlemlerinin yürütülmesine yardımcı olunmaktadır. Projeler kapsamında satın alma işlemleri, talepler doğrultusunda harcama yetkilisinin talimatı üzerine, ödenek ve mevzuata uygunluk kontrolü ilgili birim ve gerçekleştirme görevlisi tarafından yapıldıktan sonra harcama yetkilisinin onayı ile gerçekleştirilir. Bilimsel Araştırma Projeleri Birimince yapılan işlerin ayrıntısı aşağıda belirtilmiştir. Bilimsel Araştırma projelerinin finansmanında kullanılmak üzere Döner Sermaye gelirlerinden aktırılan pay ile Tezsiz Yüksek Lisans gelirlerinden aktarılan ödenek takibini yapmak ve talepler doğrultusunda ilgili harcama kalemine özel ödenek kaydı yapılmasını sağlamak. Birimize gelen proje önerilerini kategorilerine göre değerlendirerek Yönetim Kurulu gündemini hazırlamak, bazı projeleri hakemlere göndererek takibini yapmak, Yönetim Kurulu gündemine almak, proje ödenekleri ve süreleri ile ilgili talepleri inceleyerek gündeme almak, yurtdışı seyahat taleplerini inceleyerek Yönetim Kurulunda değerlendirilmesini yapmak, Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kurulu tarafından desteklenen projelerin ödenek dökümlerini, desteklenmeyen projelerin ise gerekçeleri belirtilerek Yönetim Kurulu kararlarını yazılı olarak ilgili öğretim üyelerine bildirmek. Projeler kapsamında gelen satın alma taleplerinin ödenek kontrolü ve 2003/6554 sayılı kararname uyarınca hangi ihale usulüne göre harcama yapılacağının tespiti yapılarak harcama yetkilisinin onayına sunmak, onaydan sonra gerekli ihale işlemlerini başlatarak sonuçlandırmak. Doğrudan temin talepleri incelenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi onayı alındıktan sonra yönetmelik çerçevesinde incelenerek tahakkuk evraklarının hazırlanması, ödenek kontrolü yapılması. Alımı yapılacak her alım ile ilgili fatura bilgilerini işlemek ve proje bazında ödenek, harcama ve kalan takibi yapmak, Proje kapsamında yapılacak alımlar ile ilgili yönetmelik doğrultusunda izlenmesi gereken yol ve doldurulması gereken belgeler hakkında güncel bilgileri öğretim üyelerine aktarmak. Proje harcamalarını yürürlükteki Kanun ve Kararnamelere uygun olarak yapmak. Bu harcamaları yapılmasında Maliye Bakanlığı, DPT Müsteşarlığı, YÖK ile iletişim halinde çalışmak. 8
Birimimizde verilen hizmet kalitesini artırarak proje harcamalarının daha hızlı ve düzenli yapılmasını sağlamak. 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi (BAP Koordinasyon Birimi): Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonunun sekretarya hizmetlerinin yürütülmesi, bütçe ödeneklerinin özel hesaba aktarılması ve özel hesaba ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesinden sorumlu, Rektörlüğe bağlı olarak kurulan birimdir. Ön Malî Kontrol: Bilimsel Araştırma Projeleri ile ilgili işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrollerdir. Ön malî kontrol süreci, malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur. Bilimsel Araştırma Projelerinde ön malî kontrol görevi, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. D-Diğer Hususlar II- AMAÇ ve HEDEFLER A-İdarenin Amaç ve Hedefleri STRATEJİK AMAÇ Proje, niteliğine göre bilime ya da ülkenin ekonomik, sosyal ve kültürel kalkınmasına katkı sağlamalı, temel ve uygulamalı bilimlerle ilgili olmalıdır. Makaleleri uluslar arası atıf indekslerine kayıtlı yayın organlarında yayınlanmış veya yayını kabul edilmiş öğretim üye ve elemanlarının projelerine öncelik verilir. Komisyon, projeyi, mali portresi ve mevcut olanaklar bakımından değerlendirip, gerekli hallerde proje yöneticileri ile mutabakat sağlayarak, proje bütçesini yeniden düzenler. Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu, önerilen projelerde proje uzmanlık gruplarından gelen projeyi bir ay içerisinde değerlendirerek komisyona sunar. Komisyon uzmanlık grubu üyelerinin önerilerini de dikkate alarak oy çokluğu ile her türlü değişikliği yapmaya, kısmen veya tamamen yetkilidir. B-Temel Politikalar ve Öncelikler Sonuçlanan projelerin bulgularının, öncelikle uluslararası atıf indekslerine kayıtlı yayın organlarında yayınlanması esastır. Proje yöneticisi proje sonuç raporunda ve proje verileri ile ilgili her türlü yazı, makale ve sunduğu bildirilerde proje numarası ile birlikte Bingöl Üniversitesi tarafından desteklenmiştir ibaresini belirtmek zorundadır. Devam eden projelerde bu projelerin bulguları uluslar arası kongre ve sempozyumlar da sunulabilir. Kongre ve sempozyum (vb.) harcamalar için projeden destek verilebilir. Her projeden bir bildiri ve bu bildiriyi sunacak bir proje elemanı desteklenir. Yukarıda belirtilen uygulamadan yararlanmak için aşağıda belirtilen şartların yerine getirilmesi gerekir - Bildirinin mevcut projenin sonuçlarına dayalı olması - Projenin son raporunun teslim edilmemiş yani sonuçlandırılmamış olması - Projenin ilgili faslında yeterli ödeneğin bulunması veya yeterli ödenek yok ise ek ödenek talebinde bulunmuş olması ve bunun da Yönetim Kurulunca kabul edilmiş olması. 9
Projeler uygulamaya konulduktan itibaren sürekli olarak izlenir. Aksayan yönler giderilmeye çalışılır. Proje, gelişmiş ülkelerdeki benzer uygulamalarla karşılaştırılarak daha rasyonel hale getirilmeye çalışılır. C-Diğer Hususlar III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler 1-Bütçe Uygulama Sonuçları Bütçe Giderleri BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI 03.2 Tüketime yönelik mal ve malzeme alımı 03.7 Menkul mal, gayrı maddi hak alımı, bakım ve Onarım Giderleri 06.1-Mamul mal alımı Döner Sermaye BAP Payı %5 Mevduat Faiz Gelirleri 2014 BÜTÇE BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ 2013 YILINDAN DEVREDEN ÖDENEK 2014 YILI TOPLAM ÖDENEK 2014 YILI HARCAMA TOPLAMI 2014 YILI KALAN ÖDENEK TL TL TL TL TL 733.989,97 941.990,22 1.675.980,19 883.284,63 792.695,56 166.000,00 506.129,48 672.129,48 155.388,56 516.740,92 500.000,00 417.950,96 917.950,96 727.896,07 190.054,89 45.596,37 17.909,78 63.506,15 _ 63.506,15 22.393,60 _ 22.393,60 _ 22.393,60 2-Diğer Hususlar Satınalmalar İhale Usulü ile Yapılan Alımlar 2014 YILINDA YAPILAN İHALE BİLGİLERİ Toplam İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Geçerli İhale Sayısı - - - 10
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22/b Maddesine Göre Yapılan Alımlar 2014 YILINDA YAPILAN DOĞRUDAN TEMİN BİLGİLERİ Toplam Doğrudan Temin Sayısı İptal Edilen Doğrudan Temin Sayısı Geçerli Doğrudan Temin Sayısı 1-1 Not: Bu alımlara proje kapsamındaki alımlar dahil değildir. B-Performans Bilgileri 1-Faaliyet ve Proje Bilgileri Proje Bilgileri PROJELER Önceki Yıldan Devreden Proje Sayısı (A) Bilimsel Araştırma Proje Sayısı Yıl İçinde Eklenen Proje Sayısı (B) Toplam (A+B) 2014 Yıl İçinde Tamamlanan Proje Yıl İçinde İptal edilen Proje Devam Eden Proje Sayıları BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ 15 28 43 5-38 TÜBİTAK A.B. DPT DİĞER TOPLAM 15 28 43 5-38 11
2-Performans Sonuçları Tablosu 3-Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 2014 yılında toplam 38 proje devam etmekte olup, bunların 15 i 2013 yılından devreden, 23 ü ise 2014 yılında kabul edilen projelerdir. 12
4-Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi Veri kalitesinin artırılması için yapılan ölçümlerin ve kullanılan sistemlerin uluslararası standartlarda olması hedeflenmektedir. 5-Diğer Hususlar Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyon kararlarının takibi ve uygulanması, Desteklenen projelere her türlü rehberlik hizmetinin verilmesi, Projelerin kesin raporlarının takibi, Projelerden kaynaklanan yayınların izlenmesi, IV-KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A-Üstünlükler -Bilimsel araştırma projelerinin harcamalarının diğer satın alma birimlerince kullanılan 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu yerine Bakanlar Kurulu tarafında çıkarılan kararname çerçevesinde yapılması. -Birim personelinin işbirliği ve uyum içinde çalışması, -Birim olarak çalışırken doğrudan proje yürütücüleriyle işbirliği içinde olmaları -Alımların kişilere göre değil de belirli bir yönetmeliğe göre yapılması -Diğer birimlerde satın alma işlerinin farklı bölümler tarafından yapılması birimizde ise bütün satın alma süreçlerinin birim içinde yürütülmesi -Birim personelinin mevcut satın alma yönetmeliğini bilmesi ve uygulamada gösterilen başarısı, B-Zayıflıklar -Birimimizin piyasa fiyat araştırması ve satın alma işlemlerinin yapılması, mal ve malzemenin temininin yapılması esnasında firmalarla iletişim kurabilmesi ve proje yürütücüleriyle iletişim halinde olması gerekliliği dış hattın olması zorunluluğunu gündeme getirmektedir. -Birimimizde mevcut olan otomasyon sisteminin Birimimizin ihtiyaçlarına cevap verecek derecede aktif olmaması (Otomasyon Sisteminin kısmen çalışması) - Bazı birimlerden yeterince proje sunulmaması, C-Değerlendirme -Proje kapsamında oldukça yoğun olan satın alma işlemleri, birim personelinin mevcut satın alma yönetmeliğini bilmesi ve uygulamada gösterdiği başarı ile kısa sürede gerçekleştirilmesi, -Proje yürütücülerinin satın alma yönetmeliği hakkında yeterli bilgiye sahip olmaması nedeniyle uygulamada karşılaşılan güçlükler -Proje yürütücülerin harcamalarını yılın içinde planlı ve programlı bir şekilde yapmamalarından dolayı belirli bir döneme yığılan iş yükü nedeniyle işlemlerde gecikmelere neden olmaktadır. -Proje Yürütücüleri proje raporlarını zamanında Birime teslim etmediklerinden dolayı aksamalara neden olmaktadır. -Birimimizin çalışanları daha çok özveri ve çaba harcayarak var olan problemlerin ortadan kaldırmaya ve mevcut durumdan daha ileri düzeye taşımaya gayret gösterecektir. 13
- Yapılan çalışmaya göre başarımızı değerlendiriyoruz. - Üst yönetim ve Üniversitemiz birimlerine geri bildirimle sunulan hizmetlerin daha kaliteli ve verimli şekilde yerine getirilmelerinin sağlanmasına devam edilecektir. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Ülke ekonomisine katkıda bulunacak projelere, toplumun sorunlarına çözüm getirecek projelere, Lisansüstü tez projelerine öncelik verilmesi, öncelikli araştırma alanlarının belirlenmesi önerilmektedir. Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI BÜBAP Koordinatörü olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (BÜBAP-13.01.2015) Doç. Dr. Mustafa KOYUN BÜBAP Koordinatörü 14