TURGUT ÖZAL ÜNİVERSİTESİ İDARİ ve TEKNİK ŞARTNAME Doküman No Mİ_F_13 Revizyon No. 00 Rev. Tarihi 00 Yayın Tarihi 03.03.2010 Şartname No KİTAP ALIM İŞİ Madde 1- İş Sahibi İdareye İlişkin Bilgiler 1.1. İş sahibi İdarenin; a) Adı :Turgut Özal Üniversitesi b) Adresi :Ayvalı Mahallesi 158. Cadde No:7 Keçiören/Ankara c) Telefon numarası :0 312 351 50 00 d) Faks numarası :0 312 351 50 81 e) e-mail :satinalma@turgutozal.edu.tr f) İlgili personel :Özgün ALTUN / Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı / Satınalma 1.2. İstekliler, şartnameye ilişkin bilgileri yukarıdaki adres ve numaralardan görevli personelle irtibat kurmak suretiyle temin edebilirler. Madde 2- İşe İlişkin Bilgiler İhalenin a) Adı : Turgut Özal Üniversitesi Kitap Alım İşi b) Cinsi ve Miktarı : Kitap adları ve adetleri ekli listedeki gibidir. c) İşe İlişkin miktarda 40 arttırma veya eksiltme olabilir. Madde 3- Satınalmaya İlişkin Bilgiler a) Satınalma Usulü: Açık Teklif Usulü b) Satınalmanın Yapılacağı Adres: Turgut Özal Üniversitesi Binası c) Satınalma Tarihi: 24.06.2011 d)satınalma Saati : 10:00 e)satınalma Komisyonu Toplantı Yeri: Turgut Özal Üniversitesi Binası Madde 4- Satınalma Dokümanının Görülmesi ve Temini Satınalma dökümanı elden yahut www.turgutozal.edu.tr web adresinden ihale bölümünden temin edilebilir. 1
Madde 5- Tekliflerin Sunulacağı Yer, Son Teklif Verme Tarihi ve Bildirim 5.1. Tekliflerin sunulacağı yer, son teklif verme tarih ve saati: a) Tekliflerin sunulacağı yer: Turgut Özal Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına elden, fax veya e-mail yoluyla verilebilir. b) Son teklif verme tarihi ve saati : 23.06.2011 saat 17:00 5.2. Son teklif verme tarihi saatine kadar idareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır. 5.3. İdareye verilen veya ulaşan teklifler, herhangi bir sebeple geri alınamaz. 5.4. İsteklinin şartnamenin tümünün içeriğini dikkatli bir şekilde incelemesi gerekir. Teklifin verilmesine ilişkin şartları yerine getirememesi halinde ortaya çıkacak sorumluluk teklif verene ait olacaktır. Şartnamede öngörülen ve tarif edilen usule uygun olmayan teklifler, değerlendirmeye alınmaz. 5.5. Teklif Mektubunun Verilmesi ve Bildirim a)teklif Mektubunda; -Şartnamenin okunup kabul edildiğinin, -İrtibat için adres beyanı, telefon, fax numarası ile elektronik posta adresi - Ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması, -Ekte sunulan teklif mektubuna uygun olarak verilmesi zorunludur. b) Bildirimler, İdare tarafından elektronik posta yada fax yoluyla da yapılabilir. Madde 6- Satınalma ve Şartname Hususunda Açıklama Yapılması 6.1. İstekliler, tekliflerin hazırlanması aşamasında, şartnamede açıklanmasına ihtiyaç duydukları hususlarla ilgili olarak, son teklif verme gününden önce yazılı olarak açıklama talep edebilirler. Bu tarihten sonra yapılacak açıklama talepleri değerlendirmeye alınmayacaktır. 6.2. Açıklama talebinin uygun görülmesi halinde idarece yapılacak yazılı açıklama, mail ortamında tüm isteklilere yapılacaktır. 6.3. Açıklamada, soru ve İdarenin ayrıntılı cevapları yer alır; ancak, açıklama talebinde bulunan isteklinin kimliği belirtilmez. Madde 7- Tekliflerin Geçerlilik Süresi 7.1. Tekliflerin geçerlilik süresi en az 30 (Otuz) takvim günü olmalıdır. Belirtilen bu süreden daha kısa süreli teklif mektupları değerlendirmeye alınmayacaktır. 2
7.2. İhtiyaç duyulması halinde idare, teklif geçerlilik süresi sona ermeden, teklif geçerlilik süresinin en fazla yukarıda belirlenen bu süre kadar uzatılması yönünde istekliden talepte bulunabilir. İstekli, idarenin bu talebini kabul edebilir veya reddedebilir. Madde 8- İşin Tesliminde veya işin özelliğinden dolayı Üniversite sahasında yüklenici firmanın çalışması gerektiği durumlarda yüklenici firma, personelinin her türlü kusurundan sorumlu, ve bu kusur neticesinde Üniversite zarara uğramışsa bu zararı yüklenici firma karşılamakla sorumludur. Madde 9- Şartnamede Değişiklik Yapılması 9.1. Şartnamede değişiklik yapılmaması esastır. Ancak, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, şartnamede değişiklik yapılabilir. 9.2. Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde idare Satınalma ve ihale tarihini erteleyebilir. Madde 10- Satınalmanın İptal Edilmesinde İdarenin Serbestliği 10.1. İdarenin gerekli gördüğü veya şartnamede satınalmanın yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde, veya herhangi bir başka nedenle satınalma saatinden önce satınalma işi iptal edilebilir. 10.2. Satınalma komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek satınalmayı iptal etmekte serbesttir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. 10.3. Satınalmanın iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce idareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. 10.4. Satın alma nın iptali yüklenicilere mail ortamında bildirilir. Madde 11- Malın Muayene ve Kabulü 11.1. Satın alınan mal yüklenici tarafından üniversiteye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. 11.2. Muayeneler örnek ürünle kıyas edilerek yapılır. 11.3. Komisyon, muayene ve kabul işlemleri sırasında, yüklenici yada vekilinin usulüne uygun olarak bildirim yapıldığı halde hazır bulunmaması veya hazır bulunmalarına rağmen imzadan imtina etmeleri halinde bu durumu tutanak altına alırlar. 11.4. Muayene ve kabulün Üniversite tarafından yapılması esastır. Ancak işin özelliğinin gerektirdiği durumlarda Üniversite bu konuda hizmet satın alabilir. 3
11.5. Numunenin ilk incelenmesinde bulunan sonuçlar üzerinde, uygunluğu hakkında yeterli kanaat edinilemez ise numuneler üzerinden bir muayene daha yapılır. Her iki muayene de aynı sonucu verdiği takdirde nihai karar verilir. Bu iki muayene değişik sonuçlar vermiş ise, o numune üzerinde üçüncü bir muayene daha yapılarak bu üç muayenenin sonuçlarına göre karar verilir. 11.6. Yükleniciler, muayene ve kabul sonucu verilen red raporuna usulüne göre itiraz ederek ikinci bir muayeneyi isteyebilirler. Bu takdirde, mal aynen korunmak suretiyle ilk muayenede bulunmamış olan Rektörün görevlendireceği en az üç kişilik ikinci bir komisyona muayene yaptırılır. Bu komisyonun vereceği kararlar kesin olup, muayene ve kabulün bu karar esas alınarak sonuçlandırılacağına ilişkin hükme şartnamede yer verilmek zorundadır. Madde 12- İhaleye Giremeyecekler ve Anlaşmazlıkların Çözüm Yeri 12.1. Aşağıda belirtilen kimseler doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, ihaleye katılamazlar: a) Turgut Özal Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanı ve üyeleri, Turgut Özal Üniversitesi Rektörü, Genel Sekreteri, Turgut Özal Düşünce ve Hamle Vakfı Yönetim ve Denetim Kurulu üyeleri b) Satınalma ve İhale Komisyonunda bulunan başkan ve üyeler, Satınalma işlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri, üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri, c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler, d) 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesi uyarınca kamu ihalelerine katılmaları yasaklananlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar, e) Kanunlarla ve hükümet kararı ile geçici veya devamlı olarak; genel, katma ve özel bütçelerle idare olunan kurum ve kuruluşlar ile özel kanunlarla kurulmuş bankaların ve iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar. Hukuk Müşavirliği'nin de görüşü alınarak, iki yıla kadar ihalelere alınmazlar. 12.2. Taraflar arasındaki ihtilaflarda Ankara Mahkemeleri yetkilidir. Madde 13- Ödemeler TL cinsinden mal tesliminden sonra 60 günde ödenecektir. Madde 14- Verilecek teklifler ve teklif sonrasında yapılacak sözleşmeden doğan her türlü vergi, resim ve harçlar yüklenici firmaya aittir. 4
Madde 15 İşin Teslim Süresi 15.1. Şartnamede tanımı yapılan işin teslim edilme süresi, yüklenici ile sözleşme imzalanmasından sonraki 50 gün içinde olacaktır. Temin edilemeyen kitaplar için 4 aya kadar ek süre verilebilir. 15.2. Gecikmenin, Turgut Özal Üniversitesi nin sebebiyet verdiği hallerden veya mücbir sebeplerden kaynaklanması durumunda gecikilen süre kadar teslim süresi uzatılır. Madde 16- Mücbir Sebepler, Cezalar ve Kesintiler 16.1.Mücbir Sebepler Taraflara yüklenen borç ve yükümlülüklerden herhangi biri, yurt içinde veya malın temin edileceği ülkede oluşan kaza, yangın, su baskını, grev, savaş, iç savaş, isyan, idari makamların herhangi bir davranışı, kanun veya herhangi bir hukuki düzenleme yahut benzerleri vasıtası ile yerine getirilememekteyse ortada mücbir sebebin varlığı kabul edilecektir. 16.2.Ceza ve Kesintiler (a) Yüklenici yükümlülüklerden birini veya birkaçını mücbir sebepler hariç olmak üzere yerine getiremez ise sözleşme bedelinin %2 si tutarında tazminat ödemeyi kabul eder. (b) Şartnamede ihaleye girmesi yasaklanmış olmasına rağmen ihaleye giren ve işi alan yüklenicinin malları/malzemeleri durumun öğrenildiği anda iade edilir. İdarenin bu iptalden kaynaklanan zarar tanzim hakkı saklı kalmak kaydıyla ayrıca yüklenici 10.000 Euro tazminat ödemeyi kabul eder. Madde 17- Kısmi Kabul 17.1. Söz konusu işe ait kısmi teklif verilebilir. Madde 18- İşe Ait Teknik Hususlar 18.1. Kitaplar Üniversitemiz Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'na teslim edilecektir. Kitapların teslimi için (veya teslimi sırasında) paketleme, sigorta, taşıma ücreti istenmeyecek, teslimat yüklenicinin ya kendisi tarafından teslim edilmeli veya özel kurye ile ulaşım adresine gönderilmelidir. Hasar ve kayıplardan yüklenici sorumludur. 18.2. Teklifte ISBN numarası verilen yayın temin edilecektir. Eğer ISBN numarası yoksa kitap adı, yazar adı ve soyadı ile diğer bilgiler (edisyon, cilt sayısı, yayınevi ve tarih) dikkate alınacaktır. Yüklenici verdiği teklifte yer alan kitapların karton kapaklı baskısı olanına öncelik verecek, ciltli sipariş edilen kitapların karton kapaklı baskısı olup olmadığı yüklenici tarafından kontrol edilerek, varsa karton kapaklı kitap faturalandırılacaktır. 5
18.3. Bir yayının sipariş listesinde belirtilenden daha yeni bir basımının saptanması halinde yeni basım üzerinden teklif verilecek ancak bu durum bir notla belirtilecektir. Bu durumda nihai kararı üniversite verecektir. 18.4. Birden fazla cildi bulunan kitaplarda, eğer set olarak teklif vermek gerekirse, o sete ait teklif, ciltler arasında eşit paylaştırılacaktır. 18.5. Mutlaka yayınların orjinal baskıları teslim edilecektir. Üniversite orijinal olduğu konusunda şüpheye düştüğü yayınları, iade ederek orijinal kopyayı isteyebilir. Kitabın hasarlı, yırtık, ikinci el (kullanılmış) v.b. olması halinde, bu tür kitapları yüklenici 3 (üç) gün içerisinde teslim alarak, sözleşme süresi içerisinde yenilerini sağlayacaktır. 18.6. Yayınlarla birlikte verilen ücretsiz ekler (CD, Disket vb.), mutlaka teslim edilecektir. Eklerin bozuk olması durumunda, yüklenici yenisini temin edecektir. 18.7.Yüklenici, değerlendirmeyi kolaylaştırmak için teklif mektubundan ayrı olarak fiyat listesini Excell formatında da e-mail olarak gönderecektir. 18.8. İstekli, teslim etmeyi taahhüt ettiği halde; stok dışı,baskısı tükenmiş, henüz yayınlanmamış gibi sebeplerle teslim edilemeyeceği bilgisine ulaştığı kitaplar için yayınevinden alacağı belgeleri idareye raporlayacaktır. Bu raporları faturalarla birlikte idareye teslim edecektir. Teslim edilmeyen kitaplara ait raporlar, İdare tarafından incelenecektir. Uygun bulunmayan raporlara ait kitap adedi toplam kitap adedinin %5 ini geçmesi durumunda sözleşme bedelinin % 2 si oranında ceza uygulanacaktır. 18.9. Fatura düzenlenirken, Teklif Mektubundaki sıra numarasına göre sıralı olmalıdır. Faturada ISBN no, Kitap Adı ve Teklif Mektubundaki sıra yer almalıdır. 18.10. İhale listesi harici yanlış kitap gönderilmesi veya faturada belirtilen kitapla, gönderilen kitabın aynı olmaması durumunda, bu durumun idarece öğrenildiği tarihten başlamak üzere 7 iş gününde yükleniciye kitabı geri göndermek yüklenici de istenilen kitabı 10 gün içerisinde temin edip idareye göndermek zorundadır. 18.11. İhtiyaç listesindeki her kitabın içine, sipariş numarasını, fiyatını ve fatura numarasını gösterir ek doküman konulacaktır. 18.12. Kitabın içinde veya dışında herhangi bir yazı, damga vb. bulunmayacaktır. 18.12.1. Yükleniciler, Teklif Mektubunu fiyatlandırırken iki türlü fiyat vereceklerdir. a. İşlem Yapılmadan teslim b. İşlem yaparak rafa konmaya hazır durumda sağlayacak şekilde fiyat vereceklerdir. 6
18.12.2. Rafa konmaya hazır şekilde fiyat teklifi verilirken aşağıdaki hususlar dikkate alınacaktır. 18.13. Yayınlara ait MARC kayıtları (İhale süreci sonunda bildirilecektir.) Kütüphane Otomasyon Sistemine aktarılabilecek şekilde ve MARC 21 standardına uygun olarak sağlanmalıdır. 18.14. Sağlanan tüm yayınlara sırt etiketi, barkod, güvenlik şeridi ve damga, Yüklenici tarafından uygulanacaktır. 18.15. Sağlanacak kaitaplara (İhale süreci sonunda bildirilecektir.) Güvenlik Sistemine uygun güvenlik şeridi kullanılacaktır. 18.16. Barkod etiketleri 39 standardında olacak ve aynı numarayı taşıyan iki adet barkoddan biri arka kapağın dış kısmının ortasına kitap barkodunu kapayacak biçimde, diğeri de ön dış kapağın iç üst orta kısmına uygulanacaktır. Barkod numaraları kütüphanece bildirilecek numaradan başlayarak sıra takip edecektir. 18.17. Sırt etiketleri (45*30) mm olacaktır. Yayınların sırtının alt kenarı ile etiketin alt kenarı arasında 2.5 cm mesafe bırakılmalıdır. Çok ince yayınların ön yüzüne, yayının kenarından etiketin uzaklığı 1.3 cm ve tabana yüksekliği 2.5 cm olmalıdır. 18.18. Sırt etiketlerinde yazı tipi Times New Roman (Türkçe) 14 punto ve kalın olmalıdır. 18.19. Damga üç kenara basılacaktır. 18.20. Teslim süresi sözleşme imza tarihinden itibaren 50 gündür. Ancak yüklenici istenen yayınları biriktirip hepsini son tarihlerde göndermek yerine 50 adetten az olmamak koşulu ile sık aralıklarla teslim edecektir. 50 günde sağlanamayan, kitaplar için 4 ayı aşmaması kaydıyla, ek süre tanınır. 18.21. Bir yayının CD/web destekli basımı olduğu halde, sadece kitap için ISBN verilmişse, CD/web destekli basım için fiyat verilecek ve bu husus not edilecektir. 18.22. ISBN ile eser ve/veya yazar adı arasında uyumsuzluk saptanırsa fiyat verilmeden önce not hanesine farklılık olduğu ve hangi unsurun esas alındığı not edilecektir. 7
TEKLİF MEKTUBU 18 Maddelik Turgut Özal Üniversitesi Kitap Alım İşi İdari ve Teknik Şartnamesi tarafımızca okunmuş, anlaşılmış ve kabul edilmiştir. İhale dökümanında yazılı bulunan hususlara göre KDV hariç ekli tabloda ayrıntısı gösterilen Kitap Alım İşini toplam TL (Yazıyla. TL) bedelle satmayı taahhüt ederim. İş bu teklifim 30 (otuz) takvim günü geçerlidir. Tarih : / /2011 Adres : İlgili Kişi : Telefon : Fax : e-mail : Adı Soyadı/Ünvanı : Kaşe ve İmza : 8