Avrasya Tüneli Projesi Paydaş Katılım Planı Istanbul, Turkey Mayıs 2012 ERM Group, Almanya ve İngiltere ELC-Group, İstanbul Delivering sustainable solutions in a more competitive world
Avrasya Tüneli İşletme İnşaat ve Yatırım A.Ş. Avrasya Tüneli Projesi Paydaş Katılım Planı Istanbul, Turkey. Mayıs 2012 Mayıs 2012 de adına; Onay: Raimund Vogelsberger İmza: Pozisyon: Asli Ortak Tarih: 31 Mayıs 2012 Bu rapor, ünvanıyla faaliyet gösteren Ltd. Tarafından, İşveren le mutabakata varılmış sözleşme hükümlerine uygun ve İş in genel koşul ve şartlarını da kapsayacak şekilde tüm kaynaklar değerlendirilerek makul yetenek, titizlik ve özenle hazırlanmıştır. Yukarıdaki belirtilenlerin kapsamı dışında kalan herhangi bir konu ile ilgili olarak, tarafımızca, ne İşverene ne de başkalarında yönelik hiçbir sorumluluk üstlenilmeyecektir. ERM GmbH Siemensstrasse 9 D-63263 Neu-Isenburg Tel.: +49 (0) 61 02/206-0 Fax.: +49 (0) 61 02/206-202 E-Mail: germany@erm.com http://www.erm.com ELC Group Ltd. Kavacık Mah. Şehit Mustafa Yazıcı Sok. No:20 KAVACIK/ ISTANBUL (+9)0 216 465 91 30 (pbx) (+9)0 216 465 91 39 (fax) E-Mail: info@elcgroup.com.tr http://www.elcgroup.com.tr/ PROJECT NO. P0106067
İÇİNDEKİLER 1 GİRİŞ 3 2 PAYDAŞLARIN BELİRLENMESİ 4 3 4. AŞAMA: UYGULAMA PROJESİ VE İNŞAAT 6 4 5. AŞAMA: İŞLETME 8 5 SORUN GİDERME YÖNETİMİ 8 6 PAYDAŞ KATILIMININ KAYDEDİLMESİ VE İZLENMESİ 10 7 ETKİNLİĞİN DEĞERLENDİRİLMESİ 11 8 ATAŞ İLETİŞİM BİLGİLERİ 12 EKLER A: Muhtarlıkların Listesi B: Sorun Giderme Mekanizması Formu ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 2
1 GİRİŞ 1.1 DOKÜMANIN ARKA PLANI Bu doküman Avrasya Tüneli Projesi nin Uygulama Projesi ve İnşaat Aşaması nın Paydaş Katılım Planı dır (PKP). Proje, Türkiye Cumhuriyeti Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı, Altyapı Yatırımları Genel Müdürlüğü (önceki ismi Ulaştırma Bakanlığı Demiryolları, Limanlar ve Hava Meydanları İnşaatı Genel Müdürlüğü ve kısaltması DLH olan AYGM) tarafından İstanbul Boğazı nın altında, kentin Avrupa ve Anadolu yakalarını birbirine bağlayan yeni bir karayolu tünelini tasarlamak, inşa etmek ve işletmek üzere seçilen ATAŞ (Avrasya Tüneli İnşaat ve Yatırım A.Ş.) tarafından geliştirilmektedir. Proje, ATAŞ ve AYGM arasında resmen Şubat 2011 tarihinde imzalanan bir Yap İşlet Devret (YİD) Anlaşması uyarınca gerçekleştirilecektir. Uluslararası uygulamalar doğrultusunda, Proje için bir Çevresel ve Sosyal Etki Değerlendirmesi (ÇSED) yapılmış olup, bir ÇSED Raporu hazırlanmıştır (bkz. Proje internet sitesi: www.avrasyatuneli.com). Bu Paydaş Katılım Planı, Proje nin genel ÇSED süreci ile bağlantılı olarak hazırlanmakta ve her aşamada güncellenmektedir. Bunu takiben, Proje hakkında kamuoyunu (yerel halk, işletmeler, diğer ilgili taraflar dâhil olmak üzere, hep birlikte; «Paydaşlar») bilgilendirme ve danışma süreci 7 Mart 2011 tarihinde başlamıştır. Bu süreç, Proje nin inşa edilmesi için fon desteği sağlayacak olan uluslararası finans kurumları tarafından belirlenen sıkı uluslararası standartlara uygun biçimde yürütülmektedir. Paydaş Katılım Planı nın amacı, projeden etkilenen kişiler ve diğer paydaşların zamanında ve yeterli bir biçimde bilgilenmesini sağlamaktır. Böylelikle, düşüncelerini ve kaygılarını dile getirecek uygun fırsatları elde edecek olan bu paydaşların belirttiği kaygılar proje kararlarını etkileyebilir. Paydaş Katılım Planı, Proje nin gelişimi süresince, ilgili paydaşların katılımı hususunda tutarlı, kapsamlı, koordineli ve kültürel açıdan uygun olan yaklaşımı tanımlamayı hedefler. ATAŞ bu katılım sürecini, uluslararası iyi uygulamalarla uyumlu bir biçimde yürütmeyi taahhüt etmektedir. 1.2 PAYDAŞ KATILIM PLANI 2012 Paydaş Katılım Planı nın bu versiyonu (Mayıs 2012), Proje önce inşaat ve ardından işletme aşamalarına doğru ilerlerken, ATAŞ ın ileride üstleneceği katılım mekanizmalarına odaklanmaktadır. ÇSED in 2009-2011 yılları arasında kamuoyuyla paylaşımı sırasında yürütülen kamuoyu ile danışma süreci sonuçlarını özetleyen bir danışma süreci raporu, Proje nin İnternet Sitesi nde bulunmaktadır: http://www.avrasyatuneli.com/proje-paydas-katilimi.html Paydaş Katılım Planı, ATAŞ ın sorumluluğundadır ve ATAŞ, bunun uygulanmasında şeffaflığa ve hesap verilebilirliğe tamamen bağlıdır. Bazı bilgiler (örneğin, piyasayı etkilemesi muhtemel bilgiler, bireylerin kişisel verileri) gizli tutulacaktır, fakat genel amaç, Proje için şeffaf ve adil bir katılım stratejisi izlemektir. ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 3
1.3 PROJEYE GENEL BAKIŞ Proje, İstanbul Boğazı nın altında, İstanbul un Avrupa Yakası nda Cankurtaran kıyısından Asya Yakası nda D100 Eyüp Aksoy Kavşağı na kadar uzanan, 5,4 km uzunluğunda çift katlı otomobil tünelinin inşası ile Kennedy Caddesi (Avrupa Yakası) ve D100 İstanbul-Ankara Karayolu (Asya Yakası) boyunca yapılacak tünel yaklaşım yollarının genişletme çalışmalarını içermektedir. Çizim 2.1, Proje nin İstanbul daki konumunu göstermektedir. Güzergâh, karayolları ve tünel de dâhil olmak üzere, toplamda 14,6 km.lik bir mesafeyi kapsayacaktır. Çizim 2.1 Avrasya Tüneli Projesi nin Konumu Genişletme çalışmaları tamamlandığında, yaklaşım yolları İstanbul Büyükşehir Belediyesi ne (İBB) devredilecek ve İBB tarafından işletilecektir. Daha sonra ATAŞ tüneli, Ulaştırma Bakanlığı ile sözleşmeli olarak, ücretli geçiş uygulamasıyla, yukarıda belirtilen YİD anlaşması şartları uyarınca yaklaşık 26 yıl boyunca işletecektir. Proje hakkında daha kapsamlı bir tanıtım, ÇSED Raporu nun 2. Bölümü nde bulunabilir (http://www.avrasyatuneli.com/csedbelgeleri.html). Proje nin mevcut tasarımı öncelikle AYGM tarafından geliştirilmiş, sonra ise ATAŞ tarafından revize edilmiştir. Şu anda ATAŞ, Uygulama Projesi ve İnşaat aşamasındadır. Avrasya Tüneli inşaatının 2012 yılında başlaması ve 55 ay sürmesi planlanmaktadır. 2 PAYDAŞLARIN BELİRLENMESİ Bu Paydaş Katılım Planı nın amacı doğrultusunda, paydaş, bir projeden potansiyel olarak etkilenen ya da proje ve proje etkileri ile ilgilenen herhangi bir birey, kurum veya grup olarak tanımlanmıştır. Paydaşların belirlenmesindeki hedef hangi paydaşların doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenebileceğini -olumlu ya da olumsuz olarak- ( etkilenen taraflar ) ya da Proje yle ilgilendiğini ( diğer ilgili taraflar ) tespit etmektedir. Bu bağlamda, Projeden farklı açılardan ya da orantısız biçimde etkilenebilecek ya da sürece katılımda zorluk yaşayabilecek yoksun bırakılmış ya da hassas paydaşların tanımlanması için özel çaba sarf edilmelidir. Paydaşların belirlenmesi de süreklilik arz eden bir süreçtir ve Paydaş Katılım Planı ilerledikçe düzenli olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir. Aşağıdaki paydaş gruplarının, Avrasya Tüneli Projesi nden olasılıkla etkilenmesi ya da bu proje ile ilgilendiği düşünülmektedir. ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 4
Etkilenen Taraflar Proje güzergâhında bulunan arazi ve binaların sahipleri Proje güzergâhında bulunan arazi ve binaların kiracıları ve diğer sakinleri Projenin yakınında bulunan binaların sahipleri, sakinleri ve kullanıcıları ile Proje yakınındaki iş yerleri Proje güzergâhı içinde ve bitişiğindeki arazilerin ve tesislerin kullanıcıları Yolu kullananlar Toplu ulaşım sağlayıcıları İlgilenen Taraflar Halkın geneli ve iş dünyası Yerel topluluk liderleri Ulusal Kamu Kuruluşları İl Düzeyinde Kamu Kuruluşları Belediyeler ve İlçe Yönetimleri Yerel, ulusal ve uluslararası çevrecilik ve sürdürülebilirlik STK ları Yerel, ulusal ve uluslararası sosyal STK lar Ticari ve mesleki kuruluşlar Uluslararası finans kuruluşları Ulusal ve yerel basın, TV, Radyo Bunlara ek olarak, yoksun bırakılmış ve hassas gruplara özel ilgi gösterilecektir. Bu paydaş grupları, Proje ÇSED inin bir parçası olarak gerçekleştirilen mevcut durumun araştırılması ve etki tahminlerinin yanında, Proje ve etkileri ile ilgili sorumluluk ve menfaatleri olan devlet kurumları ve sivil toplum kuruluşlarının araştırılması sonucunda belirlenmiştir. Yerel mahallelerle iletişime öncelikli olarak, Şekil 3.1. de sunulan rota üzerindeki dört ilçedeki (Avrupa Yakası nda Zeytinburnu ve Fatih ve Asya Yakası nda Üsküdar ve Kadıköy) 25 mahalleyi temsil eden Muhtarlar (mahalle liderleri) üzerinden geçilmiştir. Şekil 3.1 İstanbul un, Proje yi içine alan dört ilçesi Üsküdar İlçesi: Selimiye, Acıbadem, Barbaros ve Ünalan. Fatih İlçesi: Cankurtaran, Küçük Ayasofya, Sultanahmet, Nişanca, Şehsuvar Bey, Katip Kasım, Muhsine Hatun, Cerrahpaşa, Aksaray, Kocamustafa Paşa ve Yedikule. Zeytinburnu İlçesi: Kazlıçeşme Kadıköy İlçesi: Koşuyolu, Acıbadem, Hasanpaşa, Merdivenköy, Dumlupınar, Sahrayıcedid, 19 Mayıs, Kozyatağı ve Bostancı. ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 5
3 4. AŞAMA: UYGULAMA PROJESİ VE İNŞAAT 3.1 GİRİŞ Halen, Proje, 2012 de başlayan ve 55 ay sürmesi beklenen «4. Aşama» Uygulama Projesi ve İnşaat aşamasındadır. Bu Aşama, Proje nin ihtiyaç duyduğu mülklerin kamulaştırılması ve inşaat ve/veya işletme faaliyetlerinden olumsuz etkilenebilecek iş yeri işletmecilerine tazminat verilmesi ile ilgili Taşınmaz Alımı, Karşılık Ödemesi ve Yeniden Yerleşim Planı nın (TKYYP) uygulanmasını da içermektedir. Arazi alımından AYGM sorumludur ve ATAŞ etkilenen kişilerle uygun bir danışmanın sağlanması amacıyla AYGM ile birlikte çalışmaktadır. TKYYP nin bir parçası olan kamuoyu ile etkileşim, bu nedenle Paydaş Katılım Planı nın 4. Aşaması ndaki faaliyetlerle yakından ilişkilidir. Proje den Etkilenen Kişiler i (PEK) ve Proje Bölgesi ndeki diğer ilgili paydaşları Proje nin arazi alım süreci ile ilgili bilgilendirmek amacıyla bu Paydaş Katılım Planı nın yanında, bir TKYYP kitapçığı da kamuoyu ile paylaşılacak ve PEK e dağıtılacaktır. 3.2 UYGULAMA PROJESİ VE İNŞAAT 4. Aşama nın temel amacı, etkilenen nüfusun kaygılarını daha iyi anlayabilmek ve Tasarım ve İnşaat Aşaması nda bu kaygılara değinmektir. Bu aşamada beklenen etkiler aşağıda özetlenmiştir: Hiçbir meskûn binanın yıkılması gerekmeyecektir. Hemen yanındaki bir arazi şeridini kaybedebilecek ya da inşaat faaliyetleri nedeniyle geçici erişim kaybıyla etkilenebilecek 13 adet meskûn bina tespit edilmiştir. Bunun yanında, yol inşaatından etkilenebilecek 57 işletme belirlenmiştir. Bazı işletmeler yıkılacak olup, bazıları ise zarar görmeyecektir. Ancak bunlar, potansiyel müşterilerin sınırlı erişim imkânları nedeniyle gelir kaybına uğrayabilirler. Buna ek olarak, yakındaki meskûn binalar ve işletmeler, su veya enerji teminindeki geçici aksamadan ve yaya ve araç trafiğindeki güzergâh değişikliklerinden etkilenebilirler. Proje den etkilenen her meskûn bina ve her işletme, (TKYYP ile ilgili) hafifletici ve tazmin edici önlemleri belirlemek ve yerel halkı bilgilendirmek amacıyla, Aralık ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 6
2011 ve Ocak 2012 de yapılan bir Sayım a ve Sosyoekonomik Saha Araştırması na tabi tutulmuşlardır. ATAŞ ın uzmanlarınca yapılan bu araştırma, etkilenen 70 mülkün ziyaretini ve iş yeri işletmecileri ile yapılan mülakatları içermekte olup, onlara beklenen belli etkilerle ilgili bilgi vermeyi ve onlardan, etkilenen mülkler ve mülklerin sahipleri/kiracıları/sakinleri hakkında bir anket aracılığıyla bilgi almayı amaçlamıştır. TKYYP nin bir parçası olarak, alınan bilgiler ışığında, Proje den etkilenen her bir taraf için tazmin etme ve hafifletme önlemleri belirlenmekte ve bunlara ilişkin masraflar öngörülmektedir. İnşaat aşaması süresince planlanan diğer katılım yöntemleri aşağıda belirtilmiştir: Proje planlarındaki önemli değişiklikler ve güncellemeler, önemli ilerleme aşamaları (örneğin, genel inşaatın başlaması, tünel çalışmalarının başlangıcı ve bitişi, ana yol bölümlerinin genişletilmesinin bitirilmesi) da dâhil olmak üzere yerel halk ile paylaşılacaktır. Bu proje güncellemeleri Muhtarlıklar (liste Ek A da sunulmuştur), diğer kamu alanları (örneğin, sosyal merkezler, camiler, metro istasyonları, feribot terminali) ve Proje nin internet sitesinde (http://www.avrasyatuneli.com) kamuoyuna duyurulacaktır; Proje için arazi ve mülk işgali ve alımından etkilenecek kişilerle yapılacak kesintisiz danışma etkinlikleri (mektuplar, e-postalar, posterler, internet sitesi). Bu etkinlikler, kamulaştırmanın zaman çizelgesine yönelik bilgilerin bildirimini, ATAŞ ve işletme sahipleri arasındaki kesintisiz iletişimi ve TKYYP Kitapçığı nın yayınlanmasını içermektedir; Özellikle rahatsızlık yaratması muhtemel işler (örneğin, yolların geçici olarak kapatılması, çok gürültülü işlemler, yaya trafiğinin güzergâh değiştirmesi, su ve enerji temininin kesintiye uğraması vs.) de dâhil olmak üzere inşaat işlerine ait duyuru ve bilgilerin yerel halka duyurulması. Bu duyurular, etkilenecek binalarda ve diğer kamu alanlarında (sosyal merkezler, camiler, metro istasyonları, feribot terminali) dağıtılacak posterler yoluyla, etkilenecek hane halklarının broşür/mektupla doğrudan bilgilendirilmesiyle ve Proje internet sitesindeki güncellemeler kanalıyla yapılacaktır. Çalışmaların tasarımına yönelik herhangi bir önemli değişiklikle ilgili duyurular, Proje Tasarım Değişikliği Yönetim Sistemi kanalıyla belirlenmektedir. Bu, önerilen tasarım değişikliğinin kamuoyu ile danışmayı gerektirecek kadar önemli olup olmadığını belirlemek için değişikliğin önceden değerlendirileceği bir süreçtir. Bu süreç, Türk Kanun ve yönetmelikleri ve uluslararası standartlarla (EBRD Performans Şartları, IFC Performans Standartları ve Ekvator Prensipleri de dâhil olmak üzere) uyumlu bir şekilde yürütülecektir; Bir proje bilgi hattı kurulmuştur (0216 700 14 14). Proje bölgesindeki inşaat çalışmalarıyla ilgili acil bir durumda bu bilgi hattı genel halk tarafından kullanılabilir. Her olaya cevap verilecek ve onunla ilgilenilecektir, örneğin, polise, ambulansa, Çevre ve Sosyal İşler Müdürü ne haber verilmesi; ve Sorun Giderme Yönetimi nin sürekli ulaşılabilir olması (4. Bölüm). ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 7
4 5. AŞAMA: İŞLETME Proje nin «5. Aşaması», YİD anlaşmasının 26 yıllık ömrü boyunca devam edecek olup, bu süre zarfında ATAŞ, Tünel in güvenli bir şekilde işletiminden ve bakımından sorumlu olacaktır. Katılımın gelecekteki aşamalarının biçimi ve katılım teknikleri henüz son şeklini almamıştır, fakat en azından Sorun Giderme Yönetimi, Proje internet sitesinde duyurular/güncelleştirmeler gibi temel unsurların yanında, ATAŞ yönetimi ile normal iletişim yollarını içerecektir. İlgili kişilerin bilgi edinmek ve sorunlarını iletmek için arayabilecekleri (haftada 7 gün, günde 24 saat ulaşılabilir) bir proje bilgi hattı kurulacaktır. Tünelin işletmecisi olarak, güvenli işletimi ve tünel kullanıcıları ve yerel halk ile iyi ilişkileri muhafaza etmek, ATAŞ ın yararına olacaktır. ATAŞ, Tünel Operatörü nün de desteğiyle, bu aşama süresince Paydaş Katılım Planı nın güncellenmesinden ve paydaşların belirlenmesinden sorumlu olacaktır. İşletme aşamasının başlangıcından önce, güncellenmiş bir Paydaş Katılım Planı yayınlanacaktır. 5 SORUN GİDERME YÖNETİMİ 5.1 GENEL BAKIŞ Avrasya Tüneli Projesi için, uluslararası en iyi uygulama standartları doğrultusunda, hakları ya da menfaatleri olumsuz etkilenmiş olan paydaşların Proje ye katılım sağlamaları için resmi ve süreklilik arz edecek olan bir Sorun Giderme Yönetim süreci oluşturulmuştur. Bildirilen bir sorun, projenin uygulanışına dair dile getirilen her türlü rahatsızlık anlamını taşır. Sorunlar; Proje nin etkileri, neden olduğu hasarlar ya da zararla ilgili özel endişeler şeklinde olabileceği gibi, paydaş katılım sürecine erişim ya da bildirilen görüşlerin nasıl ele alınacağına, inşaat veya işletme sırasındaki Proje faaliyetlerine veya algılanan olay ya da etkilere ilişkin endişeler şeklinde de olabilir. Bu nedenle sorunların yönetimi paydaş katılımının ve bir projenin risk yönetiminin çok önemli bir parçasını oluşturur. Bildirilen sorunlar, paydaşların artan kaygılarının (gerçek ve algılanan) bir göstergesi olabilir ve eğer tespit edilip çözüme ulaştırılmazlarsa bu kaygılar daha da çoğalabilir. Sorunları tespit etmek ve yanıtlamak, projeler, ilgili topluluklar ve diğer paydaşlar arasında olumlu ilişkilerin gelişimini destekler. Sorunların izlenmesi, tekrar eden problemler, artan çatışmalar ya da anlaşmazlıklarla ilgili işaret verecektir. 5.2 AVRASYA TÜNELİ PROJESİ SORUN GİDERME MEKANİZMASI ATAŞ tarafından Proje için Sorun Giderme Mekanizması nın uygulanması, ATAŞ taki Direktör e rapor veren, resmi olarak görevlendirilmiş Çevre ve Sosyal İşler Müdürü nün günlük sorumluluğunda olacaktır. Bu süreç aşağıdaki temel basamaklardan oluşacaktır: ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 8
1. Sorunun belirlenmesi: Çevre ve Sosyal İşler Müdürü ile şahsen görüşülerek, telefon, mektup, sorun giderme formu, toplantı veya diğer herhangi bir yolla gerçekleşir. Sorun, Sorun Giderme Mekanizması Formu na (bkz. Ek B) kaydedilir ve ATAŞ ofisindeki Sorun Kayıtları nda Çevre ve Sosyal İşler Müdürü tarafından muhafaza edilir. Doğrudan AYGM ye ya da Belediye ye iletilen sorunlar ATAŞ a yönlendirilecek ve bunun ardından sorun bildirme işlemine ilişkin normal prosedür başlayacaktır. 2. Sorunun alındığının resmi olarak bildirilmesi: Sorun bildiriminin alınmasını izleyen 5 iş günü içerisinde yüz yüze görüşme, telefon görüşmesi ya da mektupla gerçekleştirilir. Eğer sorunun ne ile ilgili olduğu tam olarak anlaşılmamışsa ya da ek bilgiye gereksinim duyuluyorsa, bu aşamada sorunu bildirenden konuyu daha net açıklaması istenecektir. 3. Çevre ve Sosyal İşler Müdürü duruma bağlı olarak, gerektiğinde bir sorunu üst yönetime bildirir: Çevre ve Sosyal İşler Müdürü sorunla kimin ilgileneceği ve ek destek gerekip gerekmediğine karar vermek konusunda üst yönetime destek verir. 4. Çevre ve Sosyal İşler Müdürü nün sorunu aktarması: Çevre ve Sosyal İşler Müdürü, uygun bir yanıtın oluşturulması için ilgili birim(ler)e/personele/yükleniciye yazılı olarak sorunu aktarır. 5. Cevap/Önlem geliştirilmesi: Çevre ve Sosyal İşler Müdürü ve sorunun aktarıldığı ekip, gerekli olan durumlarda üst yönetim ve diğerlerinin katkıları da alınarak bir cevap/önlem geliştirir. İhtiyaç doğması halinde, Proje, karmaşık sorunlarla ilgili olarak anlaşmazlık çözücü bir komite nin kurulmasını değerlendirebilir. 6. Gerekli eylemlerin uygulamaya geçirilmesi: Konuyu ele alan gerekli eylemler uygulanır ve bunların tamamlanması sorun kayıtlarına işlenir. 7. İlgili müdürün onayı: İlgili Müdür tarafından cevap/önlemin onaylanması, sorun kaydına atılan bir imza ya da anlaşmaya varıldığını göstermek üzere yapılan ve sorunla birlikte dosyalanan bir yazışma şeklinde olabilir ve sorun kaydında bu yazışma referans olarak belirtilir. 8. Cevap/ önlemin etkilenen tarafa bildirilmesi: Çevre ve Sosyal İşler Müdürü, etkilenen tarafa yapılan müdahaleyi bildirmek için en uygun yaklaşımın belirlenmesinde hemfikir olunmasını ve bunun uygulanmasını sağlar. 9. Sorun bildirenin yanıtının kaydedilmesi: Sorun bildirenin yanıtı, sorun konusunun kapanıp kapanmadığını veya başka tedbirler alınması gerekip gerekmediğini değerlendirmede yardımcı olması için kaydedilir. Çevre ve Sosyal İşler Müdürü uygun iletişim kanallarını kullanarak (büyük olasılıkla telefon ya da yüz yüze görüşme), sorunu bildiren kişinin yapılan müdahaleyi anladığını ve sonuçtan tatmin olduğunu teyit etmelidir. Sorunu bildiren kişinin yanıtı, sorun giderme kayıtlarına alınır. 10. Sorunun kapanması: Sorun, sorunun kapanıp kapanamayacağına ya da başka takip ve eylemler gerekip gerekmediğine karar verecek olan Çevre ve ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 9
Sosyal İşler Müdürü tarafından kapanır. Eğer konunun daha ileri aşamalı takibi gerekiyorsa, Çevre ve Sosyal İşler Müdürü sürecin 3. Basamağına geri dönerek sorunu yeniden değerlendirmeli ve uygun eylemi hayata geçirmelidir. ATAŞ, sorunları bir ay içinde çözmeye çalışacaktır. Bu mümkün olmadığında, sorun bildiren kişi, düzenli olarak gelişmelerden haberdar edilecektir. Sorun bildiren kişi, her zaman Türkiye Cumhuriyeti yasa ve yönetmeliklerine uygun olan diğer hukuki çözüm yollarına başvurabilecektir. Sorun Giderme Mekanizması, ücretsiz, açık ve herkes tarafından erişilebilir olacak, görüş ve şikâyetler şeffaf ve adil bir şekilde cevaplandırılacaktır. Prosedür hakkında bilgiler, kiminle nasıl iletişime geçileceği Proje internet sitesinde ve diğer materyallerde bulunacaktır. Özellikle, bütün çalışanlar Sorun Giderme Mekanizması ndan haberdar edilecek ve yeni gelen çalışanlar da Projeye dâhil olduklarında bilgilendirileceklerdir. İrtibat noktaları ile ilgili bilgiler, çalışan bilgi panolarında ve saha bilgi panolarında ilan edilecektir. Çevre ve Sosyal İşler Müdürü, Proje süresince Sorun Giderme Mekanizmasının genel sorumluluğunu taşıyacak; harici paydaşların ve çalışanların prosedürlerden haberdar olmalarını, tüm temasların derhal ele alınmasını ve cevapların uygun bir şekilde ve zamanında verilmesini sağlayacaktır. İnşaat başlamadan önce, irtibat bilgileri yaygın bir şekilde duyurulacaktır. Her ay bir defa Çevre ve Sosyal İşler Müdürü ne bir rapor sunulacaktır.komite, Sorun Giderme Mekanizması ndaki ilerlemeyi kararlılıkla gözden geçirecek, cevap tarihi için belirlenmiş sürede bir cevap/önlem geliştirilmemiş ise harekete geçecektir. Bunun yanında, Çevre ve Sosyal İşler Komitesi nde, sorun sayısı ve tipinin bir özeti bulunmaktadır ve Komite, -gerektiğinde ve uygun olursa- temelde yatan olası problemleri çözmek üzere harekete geçer. Komite üç ayda bir Yönetim Kurulu na prosedürlerin işleyişi ile ilgili bir rapor verecektir. Çevre ve Sosyal İşler Komitesi, ATAŞ Mühendislik Bölümü Direktörü, ATAŞ Ç&S Müdürü, ATAŞ Trafik Müdürü, EPC JV QHSE Müdürü ve bir Halkla İlişkiler Danışmanı ndan oluşacaktır. İnşaat yüklenicileri ve alt-yükleniciler aynı sistemi yürütmekle yükümlü olacaklar, bildirilen sorunlara aynı biçimde ve aynı standartlara uyarak cevap vereceklerdir. Yüklenicilerin her ay, Çevre ve Sosyal İşler Komitesi ne, bütün temaslar ve bunların nasıl cevaplandığı ile ilgili bir rapor vermeleri gerekecektir. Avrasya Tüneli Projesinin Sorun Giderme Mekanizması Formu Ek B de sunulmaktadır. (Bu ekte bulunan Form bilgi verme amaçlıdır; Sorun Giderme Mekanizması Formu nun basılı kopyaları belirtilen adreslerde şikâyet sahiplerinin kullanımına sunulacaktır). 6 PAYDAŞ KATILIMININ KAYDEDİLMESİ VE İZLENMESİ Bu bölümde, Paydaş Katılım Planı faaliyetlerini raporlamak ve izlemek için kullanılacak raporlara genel bir bakış sunulmaktadır. ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 10
6.1 PAYDAŞ KAYIT DÖKÜMANI Uygulama Projesi ve İnşaat Aşaması ve İşletme Aşaması sırasında gündeme getirilen tüm hususlar mantıklı ve sistematik bir şekilde kaydedilecektir. Böylelikle tüm hususlar uygun cevaplar/önlemler belirlenene ve kapanış gerçekleşene dek takip edilebilecektir. Paydaş Kayıt Dokümanı nda aşağıdakiler yer alacaktır: Paydaş için bir referans numarası; İsim ve irtibat bilgileri (isimsiz olarak görüş belirtme talebi yok ise); İletişim tarih(ler)i: İrtibata geçilen(ler)e ilişkin detaylar; Bildirilmiş konu(lar) (yorum, öneri, soru, şikâyet, vs); Önerilen cevap/önlem ve gerçekleştirilecek eylemler; Durum (kayıtlı, aktif, kapanmış). Çok sayıda paydaşın benzer konularda görüş bildirmesi halinde, görüşler konularına göre gruplandırılacak ve müdahaleler/yanıtlar, dokümanın ayrı bir bölümünde, bir arada takip edilecektir. Organizasyon ve kişilerin listesi program süresince yeni paydaşlar tanımlandığı takdirde güncel tutulacaktır. ATAŞ ın her paydaşla kolayca iletişim kurabilmesi amacıyla, bireysel paydaşların iletişim bilgileri ÇSED Ekibi tarafından derlenmiştir. Bu bilgiler muhafaza edilecektir fakat herhangi bir üçüncü şahıs ile paylaşılmayacaktır. 6.2 RAPORLAMA Eylül 2011 de tamamlanan ÇSED in kamuoyuyla paylaşımı sırasında gerçekleşen kamuoyu ile danışma süreci sonuçlarını ve ATAŞ ın bildirilen konuları nasıl cevapladığını özetleyen ÇSED Danışma Süreci Raporu, Proje İnternet Sitesi nde bulunmaktadır: http://www.avrasyatuneli.com/proje-paydas-katilimi.html Görüş ve Sorun Giderme Mekanizması Prosedürlerinin işleyişine dair bir özet Proje nin internet sitesinde yıllık olarak bildirilecek ve rota üzerindeki Muhtarlara dağıtılacaktır. Bu raporda, ilgili kişilerin ve kuruluşların gizliliği korunacaktır. 7 ETKİNLİĞİN DEĞERLENDİRİLMESİ Proje inşaatı ve işletmesi sırasındaki katılım faaliyetlerinin etkinliği, Çevre ve Sosyal İşler Müdürü tarafından Paydaş Katılım Planı nda belirlenmiş olan amaç ve hedeflere göre değerlendirilecektir. Bu değerlendirme, faaliyetlerin planla ne kadar uyum içerisinde gerçekleştiğini ve burada tanımlanmış hedefleri ne kadar gerçekleştirdiğini ölçecektir. Sonuçlar ve alınan dersler, Proje ilerledikçe ve hayata geçirildikçe Paydaş Katılım Planı nın daha yeni güncellemelerine dâhil edilecektir. Paydaş Katılım Planı nın değerlendirilmesi, Paydaş Katılımı ve Sorun Giderme Süreci için bir takım Temel Performans Göstergeleri kullanılarak şekillendirilecektir. Temel Performans Göstergeleri aşağıdakileri kapsamaktadır: 1. Paydaş Katılım Planı nın, halkın görüşlerini belirtmesi için, ATAŞ internet sitesinde ve Paydaş Katılım Planı nda belirtilen diğer yerlerde mevcut, güncel ve hazır halde bulunması. ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 11
2. Planlanan bütün faaliyetlerin programlandığı gibi uygulanması. 3. Yerel halkın ve diğer paydaşların, Proje den ve özellikle onları etkilemesi olası faaliyetlerin programından (örn; yerel inşaat tarihleri) haberdar olması - rastgele yapılan görüşmelerle kanıtlandığı üzere. 4. Görüş ve Sorun Giderme Prosedürü hakkındaki bilgilerin planlandığı gibi yayılması ve yürütülmesi. 5. Yüklenici ve alt-yüklenicilerin aynı sistemi benimsemesi. 6. Tüm kişilerin beş iş günü içerisinde uygun bir cevap alabilmesi, bildirilen bütün sorunların ya bir ay içinde çözülmesi ya da şikâyet eden kişinin bildirdiği sorun hakkında neler yapıldığı konusunda bilgilendirilmesi. ve 7. Paydaş Katılım Planı nın uygulanmasına ve Sorun Giderme Mekanizmasının işleyişine ilişkin Yıllık Rapor un Proje nin internet sitesinde yayınlanması ve Muhtarlara dağıtılması. 8 ATAŞ İLETİŞİM BİLGİLERİ Bu Paydaş Katılım Planı na ya da Proje ye ilişkin sorular için, aşağıdaki adres üzerinden veya telefon, e-posta adresi ya da internet sitesi yoluyla ATAŞ ile iletişime geçiniz. Avrasya Tüneli Projesi Halkla İlişkiler Kutadgu Danışmanlık Caferağa Mahallesi, Safa Sokak, No:6, Kadıköy, Istanbul 0 216 700 14 14 (Türkiye Bilgi Hattı) esia@avrasyatuneli.com (E-posta) http://www.avrasyatuneli.com (İnternet Sitesi) ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI 12
İÇİNDEKİLER EKLER A: Muhtarlıkların Listesi B: Sorun Giderme Mekanizması Formu ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI EKLER
EK A: MUHTARLIKLARIN LİSTESİ MUHTARLIKLAR Tel Adres Asya Yakası KADIKÖY ACIBADEM 0216 428 59 59 Kavaklı Sok. No:4 BOSTANCI 0216 373 00 36 Bahçelerarası Sok. Sabit Pazar Çıkışı. DUMLUPINAR 0216 565 45 58 Dr. Erkin C. No:44 HASANPAŞA 0216 337 69 06 Faik Bey Sok. No:19 KOŞUYOLU 0216 325 78 78 Mahmut Yesari Sok. No:50/ C KOZYATAĞI 0216 362 48 05 Kaya Sultan Sok. 687/1 MERDİVENKÖY 0216 358 65 02 Uzunçayır Yolu Sok. No:3 ONDOKUZ MAYIS 0216 386 86 08 Sultan Sok. No: 29 SAHRAYICEDİD 0216 385 51 00 Cebesoy Sok. No:2 ÜSKÜDAR ACIBADEM 0216 325 38 99 İlkbahar Sok. No:1 Üsküdar BARBAROS MAHALLESİ 0216 651 56 14 Mareşal Sok. No:14 Üsküdar SELİMİYE 0216 495 30 99 Selimiye Kışla Cad. Park içi. Üsküdar ÜNALAN 0216 324 78 78 Soyak Cami Sok. No: 4/A Avrupa Yakası FATİH AKSARAY 0212 588 49 69 0532 336 19 17 CANKURTARAN 0212 458 77 58 0537 432 35 65 CERRAHPAŞA 0212 586 19 44 0535 362 17 29 KATİP KASIM 0212 458 79 61 0535 434 17 03 KOCA MUSTAFA PAŞA 0212 589 48 50 0532 508 77 87 KÜÇÜKAYASOFYA 0212 516 06 06 0532 517 45 74 MUHSİNE HATUN 0212 516 74 11 0533 542 86 24 NİŞANCA 0212 518 19 57 0532 466 69 41 SULTANAHMET 0212 518 13 07 0535 599 11 32 ŞEHSUVAR BEY 0212 518 88 19 0535 764 70 19 YEDİKULE 0212 588 55 27 0532 336 18 67 ZEYTİNBURNU Aksaray Mah. Küçüklanga Aralığı Sok- Balkan Pazarı nın karşısı. Cankurtaran Mah. No:1 Kocamustafapaşa Cad. Parkiçi No: 62- Cerrahpaşa Hastane Karşısı Katip Kasım Mah. Mermerciler Cad. No:2 Hacı Kadın Cad. No:2 Küçükayasofya Mah. Kasaposman Sok. No: 2 Saraçishak Mah. İbrahimpaşa Yokuşu 10/A Hemşehri Sok. No:34/2 Sultanahmet, Kapıağzı Sok. No:42/A Şehsuvarbey Mah, Kadırga Meydan Sok. No:1 Hacı Evhattin cad. No: 69 KAZLIÇEŞME 212 510 64 73 Mehmet Akif Ersoy Sokak. No: 7/1 ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI EKLER
EK B: SORUN GİDERME MEKANİZMASI FORMU Avrasya Tüneli Projesi: SORUN BİLDİRİM KAYDI SORUN BİLDİREN KİŞİYE AİT BİLGİLER İsim: Kayıt tarihi: Kaydeden: Sorunu bildiren Diğer (kim olduğunu belirtiniz) Adres: E-posta adresi: Sadece Kurum içi kullanım içindir: Sorunu Bildirme Şekli: Şahsen Telefonla Okuma Odasında Posta ile E-posta ile Diğer (lütfen belirtiniz).. İlçe/Topluluk: Sizinle en iyi hangi yolla iletişime geçebiliriz? Telefon (lütfen numarayı yazın) E-posta (lütfen e-posta adresini yazın) Muhtar kanalıyla (lütfen isim ve adresini yazın) Diğer (Kim olduğunu belirtiniz) Doldurulmuş Sorun Giderme Mekanizması Formunu aldığına dair sorun bildiren kişinin imzası: Proje deki gelişmelerden haberdar olmak ister misiniz? Evet Hayır SORUN BİLGİSİ Sorunu belirtiniz: Sadece Kurum içi kullanım içindir: Sorun kaydedilip bir kopyası sorun bildiren kişiye verildi mi? Evet Tarih:. SORUNLA İLGİLİ OLARAK NE YAPILMASINI İSTERSİNİZ? Hangi sonucu görmek istersiniz? ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI EKLER
SADECE KURUM IÇI KULLANIM IÇINDIR: KAYIT VE CEVAP Sorun Referans Numarası: Çevre ve Sosyal İşler Müdürü Tarafından Sorunun Kayda Alındığı Tarih: Sorunu Kaydeden Personelin İsmi: Sorunu Cevaplamakla Yükümlü Departman ve Müdür: Gerekli Eylem (Gerektiği takdirde sorunun durumuna göre güncellenecektir): Sorunun Kopyası Verilenler: Çevre ve Sosyal İşler Müdürü (Orijinali) Sorunu Kaydeden/Sorun Bildiren Kişi (Kopya 1) Sorunu Çözmekle Yükümlü Kişi (Kopya 2) Gelişmeyi Çevre ve Sosyal İşler Müdürü ne Rapor Etme Son Tarihi (gerekirse güncellenecektir): Tarih: Üst Yönetim [Gerektiği takdirde] (Kopya 3) Gelişmeyi Sorun Bildiren Kişiye Rapor Etme Son Tarihi (gerekirse güncellenecektir): Tarih: SADECE KURUM IÇI KULLANIM IÇINDIR: SORUNUN DURUMU Tarih: Sorunun Durumu (gerektiği takdirde satır ekleyiniz): Sorunun Kapanması: Tarih: Çevre ve Sosyal İşler Müdürü İmzası: ATAŞ AVRASYA TÜNELI PROJESI EKLER