İÜ Genel Sekreterlik İletişim Prosedürü

Transkript

1 lik Sayfa No : 1/5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, İstanbul Üniversitesi ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemeye, iç ve dış iletişimin nasıl sağlanacağına ve mevcut iletişim ağının sağlıklı ve sürekli bir şekilde nasıl yürütüleceğine yönelik sistem oluşturmaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, İstanbul Üniversitesi ndeki iletişim ağı ile kullanılan araç ve uygulanan yöntemleri kapsar. 3. SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından tüm Birim Yöneticileri sorumludur, diğer sorumluluklar uygulama metni içerisinde belirtilmiştir. 4. TANIMLAR EBYS: İÜ Elektronik Belge Yönetim Sistemi KEP :Kayıtlı Elektronik Posta (Elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılmakta olan elektronik posta, iş ve işlemlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasına olanak sağladığı için önemli bir araçtır. Ancak elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik hizmetlerine gereksinim duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar tarafından verilmektedir. KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler de sunulabilmektedir.) SMS: Kısa Mesaj Sistemi 5.UYGULAMA 5.1. Genel İÜ de en az hata ile en kısa sürede iş ve işlemleri yürütmek amacıyla pekçok iletişim yöntemi kullanılmaktadır.

2 lik Sayfa No : 2/5 Bilgiler, işlerini yapma durumunda olan kişilere ve gruplara ulaşmadığı zaman ciddi örgütsel etkinlik ve verimlilik sorunları ortaya çıkacağından iletişim, biçimsel sistemler ya da iletişim kanalları ile gerçekleşir Biçimsel İletişim İÜ de biçimsel iletişim akışı; dikey, yatay, çapraz yönlerde hareket eder. İÜ organizasyon şemalarında iletişimin hangi yönde olduğu ve kimin kiminle iletişimde bulunduğu açıkça görülür. İÜ de dikey iletişim, İÜ organizasyon yapısında mesajların yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru organizasyon basamaklarını izleyerek akmasıdır. Dikey iletişim telefonla görüşme ve yüzyüze iletişimde esastır. İÜ de bu anlamda emir ve yönergeler İÜ ü ile başlayıp aşağı akmakta; raporlar, istekler ve bilgi vermelerle ilgili mesajlar ise, aşağıdan yukarı, astlardan üstlere doğru akmaktadır. İÜ de yatay iletişim, kişi ve bölümler arasında bilgi ve iş paylaşımıdır. Yatay iletişim, elektronik posta, telefon, EBYS ve SMS ile gerçekleşir. En önemli işlevi, birimler ya da bölümler arasında ve içinde faaliyetlerin koordinasyonunu sağlamaktadır. İÜ de çapraz iletişim, fonksiyonel yetki ilişkilerinin sonucu olarak zamandan tasarruf etmek için kullanılır. Bir dekan ya da müdürün örgütün hiyerarşik basamaklarını izlemeden değişik çapraz kademelerdeki kişiler ya da birimlere doğrudan doğruya haberleşmede bulunabilir Kurumsal İletişim İÜ personelinin kurumsal iletişim bilgileri İÜ web Sayfası nda adresi üzerinden erişilir. Rehberde; personelin adı, soyadı, unvanı, telefon numarası ve çalıştığı birime ilişkin bilgiler yer alır. İÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, personeline ilişkin olarak rehberde yer alan bilgilerin doğruluğundan ve güncelliğinden sorumludur Yazı Yolu İle İletişim İÜ yazışma süreci EBYS üzerinden gerçekleşir. Süreç, Yazı İşleri ve Genel Evrak Müdürlüğü ne gelen evrakın taranarak sisteme yüklenmesi ile başlar. lik, evrakı ilgili birimlere EBYS üzerinden dağıtır. Tüm yazışmalar Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı hükümlerine uygun olarak 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve bağlı mevzuatlara dayalı olarak gerçekleştirilir.

3 lik Sayfa No : 3/ Telefon Yolu İle İletişim Telefonla iletişim, İÜ içinde yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Kurum içi görüşmelerde dahili hatlar tercih edilir. Telefon hatlarının bağlanması ve görüşmelere açılması, telefon cihazlarının bağlanması, telefon iletişiminde devamlılığın sağlanması, telefon rehberi hazırlama ve göncelleme vb. her türlü teknik işlemler Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından üzerinden elektronik olarak yapılır Telsiz İle İletişim İÜ çeşitli yerleşkelerinde mesai yapan güvenlik görevlileri birbirleri ile iletişimi, telsiz sistemi ile sağlarlar Elektronik İletişim İÜ gerek öğrenciler ve personelle gerekse dış paydaşları ile online olarak iletişim kurar. Başvurular, bilgi güncelleme, veri kontrolü ve anket gibi çalışmalar otomasyon sistemleri üzerinden gerçekletirir. Kullanılan otomasyon sistemleri İÜ Ana Web Sayfası nda kullanım bilgisi ile birlikte tanımlıdır. Dönemsel olarak işlevi olan durumlar ( Başvuru ve Anket gibi ) İÜ Ana Web Sayfası nda duyurular kısmında ve ulusal gazetelerde yer alır. Personele veya öğrencilere bilgilendirme amaçlı olarak toplu mail atılabilir. Toplu mailler kurumsal uzantılı maillere gönderilir Yolu İle İletişim ve İşlemleri İÜ öğrencilerine ve personele kurumsal e-posta adresi İÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı nca verilir. E-posta almak isteyen personel ve öğrenciler üzerinden başvuruda bulunur. Başvuru sonucu, ilgilinin başvuruda belirttiği üzerinden iletilir. İÜ ye kayıt yapan her öğrenciye, kayıt sırasında oluşturulan e-posta adresi şifresiyle birlikte verilir Web Sayfaları İle İletişim İÜ Web Sayfaları nın düzenlenmesinde koordinasyon ve yönlendirme Bilgi İşlem Daire Başkanlığı nca yapılır. Her birimin web sayfası bulunur ve içerik Türkçe ve İngilzce olarak iki dilde düzenlenir. Web sayfaları Kamu Kurumları İnternet Siteleri Standartları ve Önerileri Rehberi ne uygun olarak hazırlanır. Her bir web sayfası için birimlerden Web Master belirlenir.

4 lik Sayfa No : 4/5 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, teknik personeli yetersiz olan birimlerin web sayfasının hazırlanması ve güncellenmesi hususunda gerekli eğitimi verir. Personeli veya öğrencileri bilgilendirme amacıyla web sayfalarında duyurular yapılır. Hangi duyuruların web sayfasında yayınlanacağına ilgili birimin yöneticisi (ya da yetkilendirdiği kişi) karar verir Toplantı Yolu İle İletişim İÜ de toplantılar Kurul, Komisyon, Koordinatörlük ve Komite İşleyiş Prosedürü (GS/PR- 003) ne uygun olarak gerçekleştirilir. Toplantılarda alınan ve İÜ nün tümünü ilgilendiren kararlar uygun iletişim araçları ile duyurulur. lik tarafından yapılan rutin toplantılar ise; Küçük Grup Toplantısı başkanlığında ayda 2 (iki) kere, Yardımcıları, Daire Başkanları, Hukuk Müşaviri ve İç Denetim Birim Başkanlığı nın katılımı ile lik Toplantı Salonu nda gerçekleştirilir. Toplantı gündemi ve davet metni ortamında toplantı tarihinden en az 3 (üç) gün önce katılımcılara bildirilir. Toplantıda hazır olması gereken rapor ya da bilgi talebi ayrıca gündem ve davet bilgilerinin yer aldığı e-postası içinde yer alır. Davetliler toplantılara katılamadığı durumlarda mazeretlerini lik e bildirir ve yerine görevlendirdiği kişiyi iletir Büyük Grup Toplantısı başkanlığında ayda 1 (bir) kere, küçük grup toplantısı katılımcılarına ek olarak Fakülte, Enstirü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulları Sekreterlerinin katılımı ile İÜ konferans salonlarında gerçekleştirilir. Toplantı Gündemi ve davet metni ortamında toplantı tarihinden en az 3 (üç) gün önce katılımcılara bildirilir. Toplantıda hazır olması gereken rapor ya da bilgi talebi ayrıca gündem ve davet bilgilerinin yer aldığı e-postası içinde yer alır. Davetliler toplantılara katılamadığı durumlarda mazeretlerini lik e bildirir ve yerine görevlendirdiği kişiyi iletir Rapor Yolu İle İletişim Birimler Kamu İç Kontrol Standartları ve Mevzuatın zorunlu kıldığı veya ilgili yöneticilerce gerekli görülen raporlar, raporun ilgili olduğu birimin web sayfasında ilan edilir. Bütün birimler yıllık faaliyet raporlarını web sayfalarında yayınlarlar. İÜ Faaliyet Raporu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın sayfasında yayınlanır Anons

5 lik Sayfa No : 5/5 İÜ de 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu gereği görevlendirilen Bina Acil Durum Sorumluları, acil durum anında iletişimden sorumludur ve yangın, afet, deprem, sel ve savaş halleri durumlarında binalarda bulunan merkezi anons sistemi ile personeli ve öğrencileri yönlendirir Yangin İkaz Butonları İÜ de bulunan tüm binalarda yangın olduğu zaman duyurulması amacıyla, yangını ilk görenlerin basmaları gereken yangın ikaz butonları mevcuttur. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı Kamu Kurumları İnternet Siteleri Standartları ve Önerileri Rehberi 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Kurul, Komisyon, Koordinatörlük ve Komite İşleyiş Prosedürü (GS/PR-003) İÜ Elektronik Belge Yönetim Sistemi