VERİ KAYNAKLARI YÖNETİMİ İ İ 5. ÜNİTE GİRİŞ Bilgi sisteminin öğelerinden biride veri yönetimidir. Geleneksel yada çağdaş, birinci yada ikinci elden derlenen veriler amaca uygun veri formlarında tutulur. Geleneksel bilgi sistemlerinde verilerin kaydedildiği ve saklandığı formlara, dosyalara ve klasörlere kütük, büyük defter veya arşiv gibi adlar verilirken bilgisayar ortamında günümüzde veri tabanı terimi kullanılmaktadır. O halde veri tabanı ve temel veri kavramlarını açıklamakta yarar vardır. 1
TEMEL VERI KAVRAMLARı Verinin bilgi sistemlerinde organize edilme biçimine bir kitabı örnek verebiliriz. Kitaplar sayfalardan, sayfalar metinlerden, metinler paragraflardan, paragraflar ise cümle, kelime ve harflerden oluşmaktadır. Bilgisayar ortamında veriler de kitap örneğinde olduğu gibi mantıksal olarak; karakterler, alanlar, kayıtlar, dosyalar ve veri tabanları şeklinde organize edilmektedir. Bu sayılan mantıksal veri tabanı öğelerini kısaca inceleyelim. Karakter: Tek bir alfabetik, sayısal ya da sembollerden oluşan öğelerdir. Bu öğeler bilgisayarın fiziksel depolama alanında bit ya da byte şeklinde algılanır. Karakterler kullanıcılar tarafından gözlemlenebilen ve değiştirilebilen temel veri unsurlarıdır. Alan: Alanlar karakterlerin gruplanmasından oluşan unsurlardır. Veri tabanlarında yer alacak bilgilerin özelliklerini tanımlamak için kullanılırlar. Örneğin isim, soy isim, adres, tarih, sipariş miktarı, teslim günü, satış tutarı, sicil numarası, maaş ya da ücret vs. 2
Kayıt: Bir veri tabanında yer alan her bilgi satırına kayıt denir. Örneğin maaşlar dosyasında her bir çalışan bir kayıt olarak ifade edilir. Dosya: Bir grup ilişkili kaydın oluşturduğu bütüne dosya denir. Örneğin maaşlar dosyası, siparişler dosyası, teslimatlar dosyası, ödemeler dosyası vs Veri tabanı: Birbirleriyle ilişkili veri öğelerinin bir havuzda toplandığı bütünleşik yapıya denir. Bu kavramları için örnek bir şekil üzerinde gösterirsek; İNSAN KAYNAKLARI VERİ TABANI Ücretler dosyası İsim alanı Sicil no alanı Maaş alanı Ali Can 275-32 1550 Atilla Ata 342-32 2430 Ayşe Aksak 542-32 2500 3
VERI TABANı YAPıLARı Veri tabanlarında depolanan mantıksal veri öğeleri(karakter, alan, kayıt, dosya) kullanıcıların bilgilere kolay ve hızlı erişimini sağlamak amacıyla çeşitli veri yapısı veya modellerine göre birbirleri ile ilişkilendirilirler. Veri tabanlarındaki ilişkiler 4 şekilde oluşur: Tekten-teke ilişkiler: Bir dosyada yer alan bir kaydın başka bir dosyada yer alan bir kayıtla ilişkili olması durumunu ifade eder Tekten-Çoğa ilişkiler: Bir dosyada yer aln bir kaydın başka bir dosyada yer alan çok sayıda kayıtla ilişkili olması durumudur. Çoktan Teke ilişkiler: Bir dosyadaki birden fazla kaydın başka dosyada çok sayıda kayıtla ilişkili olması durumudur. 4
Çoktan-Çoğa ilişkiler: Veri tabanındaki bir dosyada yer alan çok sayıda kaydın başka bir dosyada yer alan çok sayıda kayıtla ilişkili olması durumudur. Veriler arasındaki bu ilişkilere göre veri tabanları 5 yapıda modellenir. Hiyerarşik yapı: Modelde tüm kayıtlar kök bir dosyadaki kayda bağlıdır. Dolayısıyla kayıtlar arasındaki tüm ilişkiler tekten çoğa biçimindedir. Depatman veri öğesi Proje A veri öğesi Proje B veri öğesi Personel 1 veri öğesi Personel 2 veri öğesi 5
Ağ yapısı: Daha karmaşık mantıksal ilişkilerin temsil edildiği yapılardır. Ağ yapısı çoktan çoğa ilişkilere izin vermektedir. Departman A Departman B Personel 1 Personel 2 Personel 3 Proje A Proje B İlişkisel yapı: Bir veri tabanındaki tüm veri öğeleri ilişkiler olarak da adlandırılan basit iki boyutlu tablolar şeklinde depolanmaktadır. Tüm ilişki biçimleri kullanılabilir. Dep. no Dep. adı Çalışan sayısı 1 Satış 15 2 Üretim 25 3 Muhasebe 32 Personel no Per. adı Pers. ünvanı 1 Ahmet Şef 2 Hasan Mühendis 3 Can Usta başı Personel no Per. adı Pers. ünvanı Dep no Dep. adı 1 Ahmet Şef 1 Satış 2 Hasan Mühendis 2 Üretim 3 Can Usta başı 3 Muhasebe 6
Çok boyutlu yapı: Veriler arasındaki ilişkileri ifade etmek ve veriyi organize etmek için çok boyutlu yapılar ilişkisel yapılar şeklinde modellenir. Çoktan-çoğa ilişkilerin yaygın olduğu bir ilişki yapısı vardır. Nesne ağırlıklı yapı: Nesne ağırlıklı modelde diğer veri tabanı modellerinden farklı olarak, grafik, ses ve metin gibi karmaşık veriler de ilişkilendirilebilmektedir. Bilgisayar destekli tasarım gibi grafiksel, ya da görsel unsurlar saklanabilmekte ve başka veri biçimleri ile bağlanabilmektedir. 7
VERI TABANı OLUŞTURMA SÜRECI Veri tabanlarının oluşturulması çeşitli adımlardan oluşur. Bu adımlar; Veri planlama süreci: İş süreçleri için uygun bir model oluşturulur. Veri tabanı yöneticileri ve tasarımcıları işletmenin temel iş süreçlerini tanımlayan bir işletme modeli oluşturur. Gereksinim ve özelliklerin belirlenmesi: Veri tabanını kullanacak kişilerin gerek duyduğu bilgiler oluşturulur. Ayrıca veri öğeleri arasındaki ilişkilerin de tanımlandığı aşamadır. Kavramsal model oluşturma: Kurulacak veri tabanının teorik olarak oluşturulduğu aşamadır. Fiziksel tasarım: Veri saklama ve erişim metodlarının belirlendiği aşamadır. Mantıksal tasarım: Bu aşamada uygun modeller program ortamında tasarlanır VERI TABANı TÜRLERI Veri tabanları kullanım amaçlarına göre çeşitli şekilde birbirlerinden ayrılır. Kısaca bu türleri açıklayalım. Operasyonel veri tabanları: Bir işletmenin iş süreçlerini ve operasyonlarını desteklemek için gerekli olan verilerin saklandığı veri tabanlarıdır. Bu tür veri tabanlarına örnek olarak, müşteri veri tabanı, insan kaynakları veri tabanı, stoklar veri tabanı verilebilir. Dağıtılmış ğ veri tabanları: Bir veri tabanının tamamının yada bir kısmının çeşitli web sitelerindeki ağ sunucularına kopyalanması şeklinde oluşan veri tabanlarıdır. Bu dağıtılmış veri tabanları şirket intranet ve extranetleri, diğer şirket ağları yada www gibi web sunucularına yerleştirilebilir. 8
Harici veri tabanları: www üzerinde yer alan ve başkaları ş tarafından hazırlanarak web ortamına aktarılan veri tabanlarına harici veri tabanları denir. Örneğin yahoo yada goggle üzerinde bir araştırma yapıyorsanız harici veri tabanlarını kullanıyorsunuz demektir. Yada TÜİK tarafınadn web ortamında sunulan bilgiler de buna örnek olarak gösterilebilir. Hipermedya veri tabanları: Resim, grafik, video, ses gibi dosyaların birbirleriyle ilişkilendirilmesi sonucu oluşan veri tabanlarıdır. İnternet yada şirket intraneti yada extraneti tarafından web sitelerindeki birbirleriyle ilişkili çoklu ortam sayfaları yine birbirleriyle ilişkili görsel öğelerden oluşan hipermedya veritabanına bağlıdır. Veri ambarları: Bir örgütün operasyonel, harici ve diğer veri tabanlarından elde edilen verilerin depolandığı yerdir. Veri ambarı yöneticiler ve çalışanlar tarafından veri arama, web üzerinden analitik işlem yapma, piyasa araştırması yapma, işletme analizleri yapma ve karar desteği sağlamak için verilerin ayıklandığı, dönüştürüldüğü ve kataloglandığı yerlerdir. Veri madenciliği: ğ Veri ambarındaki bir çok veri tabanında yer alan verilerin kullanılması, analiz edilmesi işlenmesi anlamına gelir. 9
Örneğin birçok işletme şu amaçlarla veri madenciliği yapar; 1. Yeni ürün paketlerini belirlemek, 2. Kalite yada üretim problemlerinin nedenlerini bulmak 3. Müşteri kaybını engellemek 4. Yeni müşteriler elde etmek 5. Müşterilerin doğru profillerini çıkartmak GELENEKSEL DOSYA IŞLEME SISTEMLERI Geleneksel veri tabanları bağımsız dosyalardan oluştuğu için uç kullanıcılar zor durumlar yaşamaktaydı. Geleneksel sistemler yeterince esnek olmadığı yüksek maliyetli hale geldiği için yerini veri tabanı yönetim sistemleri almıştır. Geleneksel sistemlerin dezavantajları şunlardır; Gereksiz verilerin fazlalılığı Veri entegrasyonunda yetersizlik Veriye bağımlılık Veri bütünlüğünde eksiklik 10
VERI TABANı YÖNETIM SISTEMI Bir örgütün veri tabanlarının oluşturulmasını, bakımını, kullanımını ve aynı zamanda uç kullanıcıları kontrol edilmesini sağlayan temel yazılım aracına denir. Üç temel işlevi vardır; 1. Veri tabanı oluşturmak ve geliştirmek 2. Veri tabanlarındaki bilgilerin kalitesini arttırmak ve devam ettirmek 3. Veri tabanlarını kullanmak 11