MENTEŞEBELEDİYEBAŞKANLIĞIÖZELKALEMMÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMAUSULVEESASLARIYÖNETMELİĞİ BİRİNCİBÖLÜM Amaç,Kapsam,DayanakveTanımlar (1)Amaç; Madde 1L Bu Yönetmelik, Menteşe Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev yetki ve sorumluluklarıilebugörevlerinyapılışşeklineaitusulveesaslarıbelirler. (2)Kapsam, Madde 2L Bu Yönetmelik Menteşe Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü nün kuruluş amacı, faaliyetalanları,görev,yetkivesorumluluklarıileçalışmausulveesaslarınıkapsar. (3)Dayanak Madde3LBuYönetmelik5393SayılıBelediyeKanununun15 incimaddesinin(b)18 incimaddesinin( m)fıkrasıhükümlerigereğihazırlanmıştır. N2N (4)Tanımlar Madde4L(1)BuYönetmeliğinuygulanmasında; a)başkan:menteşebelediyebaşkanını b)belediye:menteşebelediyebaşkanlığını c)belediyeencümeni:menteşebelediyeencümenini ç)belediyemeclisi:menteşebelediyemeclisini d)karar:menteşebelediyesimeclisveencümenkararını e)müdürlük:özelkalemmüdürlüğünü f)personel:özelkalemmüdürlüğüpersonelini İKİNCİBÖLÜM Teşkilat,Bağlılık,DenetimveTemelİlkeler (1)Teşkilat; Madde5LÖzelKalemMüdürlüğüpersonelyapısıaşağıdabelirtildiğişekildedir. a)özelkalemmüdürü b)memur c)işçi (2)Bağlılık; Madde6LÖzelKalemMüdürlüğüBelediyeBaşkanınabağlıolarakçalışmalarınıyürütür. (3)Denetim; Madde7L(1)MüdürlükçalışmalarıvesonuçlarıbizzatBelediyeBaşkanıtarafındandenetlenir.
(2) Müdürlük, başkanın talimatı üzerine çalışmaları ile ilgili her türlü bilgi, belgeyi inceleme ve denetlemeyeesasolmaküzeresunmaklayükümlüdür. (3)ÖzelKalemMüdürübirimiileilgiliişveişlemleriherzamandenetlemeyetkisinesahiptir. (4)Temelİlkeler Madde8LMenteşeBelediyeBaşkanlığıÖzelKalemMüdürlüğütümçalışmalarında; a)kararalma,uygulamaveeylemlerdeşeffaflık, b)hizmetlerinteminvesunumundayerindelikveihtiyacauygunluk, c)hesapverebilirlik, ç)kurumiçiyönetimdeveilçeyiilgilendirenkararlardakatılımcılık, d)uygulamalardaadaletvehizmetteeşitlik, e)belediyekaynaklarınınkullanımındaetkinlikveverimlilik, f)hizmetlerdegeçiciçözümlerveanlıkkararlaryerinesürdürülebilirliktemelilkeleriniesasalır. ÜÇÜNCÜBÖLÜM Kuruluş,Görev,YetkiveSorumluluklar (1)Kuruluş; Madde9LMenteşeBelediyeBaşkanlığıÖzelKalemMüdürlüğü,İçişleriBakanlığının22Şubat2007tarih ve26442sayılıresmigazetedeyayımlananbelediyevebağlıkuruluşlarıilemahalliidarebirliklerinorm KadroİlkeveStandartlarınaDairYönetmeliğigereğinceMenteşeBelediyeMeclisinin12.04.2014tarih ve16sayılıkararıylabelediyemizetahsisedilmiştir. N3N (2)Görev,YetkiveSorumluluklar; ÖzelKalemMüdürlüğü; Madde 10L a) Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına temsil tören ve ağırlama bütçesini kullanmak, b)belediyebaşkanı nınresmi,özelvegizliliktaşıyanyazışmalarınıyürütmek, c)müdürlüğegelenevraklaragerekliişlemlerinyapılması, ç)belediyebaşkanı nınimzalamasıveonaylamasıgerekenevraklarınbaşkanasunulmasıveimzalanan evraklarınilgilibirimlereiletilmesinisağlamak, d) Belediye Başkanı nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluşgünleriveönemligünlerdedüzenlenenorganizasyonlardahertürlüprotokolvetörenişlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı nın iştirak etmesini temin etmek, Başkan ıniştirakedemediğiprogram,törenvs.lerdebaşkanadınabaşkanyardımcısınabilgiveripiştirak etmesinisağlamak. e) Belediye Başkanı nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanmasıveuğurlanmasınıteminetmek, f) Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek. g) Belediye Başkanı nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurumvekuruluşlardangelenrandevuvetalepleridoğrultusundabelediyebaşkanıilegörüşmelerini teminetmek, ğ) Başkanlık makamının toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
h)başkan ınsözlütalimatlarınıilgilibirimlereulaştırmak,takipedereksonuçlandırılmasınısağlamak, ı)belediyemeclisi,belediyeencümeniilebelediye dehizmetverentümmüdürlüklerinkendiaralarında vebumüdürlüklerilebaşkanlıkmakamıarasındakiişbirliğivekoordinasyonuteminetmek.i)çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya enposta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçlarıhakkındailgililerebilgivermek. j)belediyebaşkanı nıngünlük,haftalıkveaylıkprogramlarınıhazırlayaraktakipetmek, k)birimlerinfaaliyetveçalışmalarınıdeğerlendirmekvegerekliönlemlerialmakmaksatlı,başkanve birim müdürlerinin katılacağı aylık toplantılar düzenlemek ve bu toplantılarda; birim faaliyetleri gerçekleştirilenişlemler,sorunlarilegörüşveönerilerindeğerlendirilerekbirimlerarasıbilgipaylaşımı, işbirliğiveuyumusağlamak. ÖzelKalemMüdürü; Madde11La)Buyönetmeliğin10 uncumaddesindebelirtilenmüdürlükgörevlerininzamanındaverimli vedüzenlişekildeyürütülmesinisağlamak, b)personeliarasındagörevbölümüyapmak,izin,hastalıkveçekilmegibinedenlerleayrılanpersonelin yerinebirbaşkasınıngörevlendirilmesivehizmetlerinaksamamasıiçingerekliönlemlerialmak, c)personelininhertürlüözlükvesosyalhaklarınıizlemek;müdürlüğünçalışmakonularıileilgilikuruluş vebirimlerleişbirliğikurmak, ç)müdürlüğünçalışmalarınımevzuatesaslarınagöredüzenlemekamacıylaheryılçalışmaprogramı hazırlamak,başkanlığınonayınasunmak, N4N d) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmalarıdeğerlendirmek, e)müdürlüğünyaptığıgörevleriçinileriyedönükplanlarhazırlamak,hedeflergöstermek, f)belediyeninstratejikplanveperformansprogramındakimüdürlüğüileilgilihedefleritakipetmekve gerçekleştirmek, g)içvedışdenetimsırasındadenetimelemanlarınaveyargıyaintikaledenhususlarlamahkemelere bilgi,belgevekolaylıklarsağlamak, ğ)başkanlıkmakamınca;mevzuathükümlerineuygunverilendiğergörevleriyapmak, h) Müdürlük çalışmalarının, yürürlükteki genel mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak, ı)özelkalemmüdürübugörevlerinyerinegetirilmesindenbelediyebaşkanınakarşısorumludur. DiğerPersoneller(Memurveİşçiler); Madde 12L Müdürlüğün görev alanına giren görevler; Müdürlük norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdürtarafındanyapılır.Müdür,görevlerimevcutkadrolarınsahipoldukları;nitelikleri,yeterlikleri, verimlilikleri, performans başarı seviyeleri vb. kriterize edilebilir yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görevgeciktirilmedenvetamolarakyerinegetirilir.
a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler,planlarveprogramlarıngeliştirilmesindetümoperasyonel,teknikveuygulamalardaamirine gereklidesteğieksiksizverir, b) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuylaöğrenirvebunauyguntutumdavranışsergiler, c)görevalanıiçindebulunanfaaliyetleriçinuzun,ortavekısavadeliplanlarınhazırlanmasındaamirinin direktiflerineuygunişveişlemleriyapar, ç) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır, d)müdürlüğünhaberleşmeveevrakakışınıamirinindirektifleridoğrultusundasağlar,yaptığıişleilgili evrakvebilgilerisüreklikontroleder, e)müdürlüğünyıllıkfaaliyetplanınıbaşkanlığınstratejikhedeflerinegörehazırlanmasındatümişve işlemleriyapar,yürütür, f) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır, organizasyonyapısındave/veyaiştariflerindezamanladoğacakdeğişiklikleriçinkendinigeliştirir, g) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmakiçingerekliçabayıortayakoyar, ğ)işbölümüesaslarıdâhilinde,eşdüzeyvediğerpozisyonlarlakoordinasyoniçerisindeçalışır, ı)gerektiğidurumlardaekipbaşıolarakekibineiştarifleriniizaheder,iştariflerindebelirtilengörevve sorumluluklarındoğruanlaşılmalarınısağlar, h)verilenişiöngörülenbütçesınırlarıiçerisindekalarakenazmaliyetleicraeder, ı)kendisininverimliveetkinçalışmasınayardımedecekbütünkonulardabilgisinidevamlıarttırır, i)müdürlüğüntümfaaliyetlerindeilgilikanun,tüzük,yönetmelik,genelge,tebliğ,işmetotlarıvediğer ilgilimer imevzuatariayeteder, j)müdürlüğünverimliliğininarttırılmasıveişlerindahakaliteli,düzenlivesüratlişekildeyürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder, çalışmalarında örnek tutumdavranışsergiler, N5N k)yönetimcealınankararlarınuygulayıcılaradoğrubirşekildevesüratleulaştırılmasınıveuygulamasını sağlar,verilendirektifeuygunişveişlemlerigerçekleştirir, l)faaliyetiiçinamirincetalepedilenveyafaydalıgördüğübütünraporlarıeksiksizhazırlar, m)eşdüzeydekipozisyonlarlaamirininbilgisidahilindekoordinasyonukurar, n)faaliyetlerindevamlılığınısağlamakiçin,yapılanişlemlerleilgilihertürlükaydıtutar,gereklibelgeleri düzenlervetakipeder,önemliolanevrakıusulüneuygunmuhafazaeder, o) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğindebubilgileriamirlerineveilgilileresunar, ö)herhangibiramaçlayurtiçiveyayurtdışıgörevseyahatinegönderildiğinde,amacıngerçekleşmesi bakımındangittiğiyerdeyaptığıtemasları,çalışmalarıvealdığısonuçlarıbelirtenözet,fakatkolayca anlaşılabilirbirüslupvedüzenderaporhazırlar,amirineverir, p)başkanlığailişkinbilgilerindışarısızmamasıhususundaazamiitinayıvedikkatigösterir, r)başkanveamirininuygungöreceğihertürlügöreviilgilimer imevzuatveamirinintalimatlarınagöre yerinegetirir, s) Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programını yapar, düzenlinverimli telefonhaberleşmesiilerandevutrafiğinisağlarveçeşitlitoplantılardüzenler,
ş)belediye'yivebelediyebaşkanı'nıziyaretiçingelentemsilcivemisafirleriniağırlar, t)başkanlıkvebelediyebirimleriarasındakoordinasyonunteminiiçingerekliişlemleriyapar, u)belediye'nintümbirimlerindenbaşkanlıkmakamınagelenfaaliyetraporlarınıbaşkanlıkmakamının isteğidoğrultusundadosyalar, ü)halkgünlerive/veyadiğergünlerdebelediyebaşkanı'nıgörmekiçingelenvatandaşlarınisteklerini alır,alınanbilgileribelediyebaşkanı naraporeder, v)sorunlarınıbelediyebaşkanı nailetmeküzeregelenvatandaşları;dinleyerekonlarıyönlendirir, y)halkgünlerindegelenvatandaşlarındüzenlibirşekildebaşkanlagörüşmesinisağlar,gereklikayıtları tutar,şikâyet,dilekveönerileriniilgilibirimlereulaştırır, z)özelkalemmüdürlüğüneintikaledenhaberleri,bilgivebelgelerienhızlışekildebaşkan'a ulaştırır, aa)başkan'ınzamanınıçokiyiplanlamasınayardımcıolur, bb)başkantarafındanyapılacakkonuşmavesunumlardagereklihazırlıklarıyapar, cc)resmitörenvekutlamalardabelediye'ninüzerinedüşengörevleriilgilibirimlerleişbirliğihalinde organizeeder, çç)yönetimgeliştirmeçalışmalarıdoğrultusundadüzenleneneğitimprogramlarıveetkinliklerdeilgili Müdürlüğedestekverir, dd) Başkanlığın, yürütülmekte olan çalışmaları, toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürü ve hak edişleridüzenler, ee) Başkanlığın yurt dışı ve kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerini organize eder, Başkanlığa gelenyabancımisafirleriağırlar,dışülkelereyapılangezileriorganizeeder, ff)başkanlıkmakamıtarafındanverilengörevleriyapar,bunlaraaityazışmalarıyürütür,dosyalarve muhafazaeder, gg)başkanlıkmakamınınemirvedirektiflerinibirimlereulaştırır,takipvesonuçlandırılmasınısağlar, ğğ) Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenler, bunlara ait önemli not ve tutanaklarıntutulmasınıveyayımlanmasınısağlar, hh)belediyebaşkanınınkatılmadığıorganizasyonlarabaşkanlıkmakamıadınamesaj,çelenkyadaçiçek gönderir, N6N ıı)basınvemedyadaçıkanbelediyeileilgilihaberleribasınyayınvehalklailişkilermüdürlüğüaracılığı iletakipeder, ii)belediyebaşkanı nınonaylamasıgerekentümevraklarımakamasunulmasıvesonucunilgilibirimlere dağıtılmasınısağlar, jj)stratejikplanlamailemüdürlüğeverilenhedefleringerçekleştirilmesindeverilengörevleriyapar, kk)belediyebaşkanı'nasunulacakhertürlübelge,yayın,kararveyazılarlailgiligerekliişlemleriyapar, ll)mer imevzuatınöngördüğüdiğergörevlerilebaşkanlıkçaverilengörevleriyapar. DÖRDÜNCÜBÖLÜM İşbirliğiveKoordinasyon Koordinasyon MADDE13(1)Müdürlüklerarasıyazışmalarmüdürünimzasıileyürütülür. (2)Müdürlüğün belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu kurum kuruluşları ve diğer şahıslarla yazışmalarıbelediyebaşkanıveyayetkiverdiğibaşkanyardımcısıimzasıileyürütülür.
İşbirliği MADDE 14 (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır. (2)Müdürlüğegelenevraklarkonularınagöredosyalandıktansonramüdüreiletilir. (3)Müdür,evraklardanBaşkanlıkMakamınıilgilendirenleribaşkanasunar.Diğerevraklarıgereğiiçin ilgilipersoneletevzieder. BEŞİNCİBÖLÜM ÇeşitliveSonHükümler Yürürlük Madde15(1)Buyönetmelik,MenteşeBelediyeMeclisi ninkabulüvewww.mentese.bel.trinternet adresindeyayınlandığıtarihitakipedenilkişgünüyürürlüğegirer. Yürütme Madde16(1)BuYönetmelikhükümleriMenteşeBelediyeBaşkanıtarafındanyürütülür.