ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE. BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR

Transkript

1 ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR Amaç Madde 1- Bu yönergenin amacı; Denizli Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge; Özel Kalem Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin kuruluşu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar. Hukuki dayanak Madde 3- Bu Yönerge; Denizli Belediye Meclisi nin 05/05/2008 gün ve 223 sayılı kararı ile kabul edilerek tarihinde yürürlüğe giren Denizli Belediye Başkanlığı Teşkilat Yönetmeliği nin 43 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Ġlkeler Madde 4- Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, eşitlik, hizmette kaliteyi artırmak, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek, fırsat ve tehditleri analiz etmek, sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek, mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak, çalışanların kuruma bağlılığını artırmak, yönetime kullanılabilir ve etkin bir karar almada destek sağlayıcı nitelikte bilgi sunmak, yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek. Faaliyetlerini yüksek nitelikli insanların çalıştığı, çalışanları ortak değer ve amaçlar etrafında kenetlenmiş, kabul edilebilir ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan ve öğrenen organizasyon yapısına sahip, öncü ve örnek bir belediyecilik anlayışıyla gerçekleştirmek. Bu anlayışa uygun amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip personel yapısını oluşturmak. Tanımlar Madde 5- Bu Yönergede adı geçen; Belediye Başkanlık Başkan Meclis Encümen Müdürlük : Denizli Belediyesi ni, : Denizli Belediye Başkanlığı nı, : Denizli Belediye Başkanı nı, : Denizli Belediye Meclisi ni, : Denizli Belediye Encümeni ni, : Özel Kalem Müdürlüğü nü, ifade eder

2 KuruluĢu ĠKĠNCĠ BÖLÜM MÜDÜRLÜĞÜN KURULUġU VE GÖREVLERĠ Madde 6- Müdürlüğün görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için 3 şeflik ve bu şefliklere bağlı servislerden oluşturulur. Müdürlüğün teşkilat şeması aşağıda gösterilmiştir: ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma ġefliği Protokol ġefliği DıĢ ĠliĢkiler ġefliği Müdürlüğün görevleri Madde 7- Müdürlüğün görevleri aşağıda sayılmıştır: 1. Yalnızca Belediye Başkanı nın kullanabileceği; bütçedeki temsil tören ve ağırlama giderleri faslından, harcama yetkilisi sıfatı ile gerekli prosedürü izleyerek istenen satın almaları yasalara uygun olarak yerine getirmek, 2. Belediye Başkanı nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek, 3. Belediye Başkanı na ve müdürlüğe gelen-giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanması ve arşivlenmesini 4. Belediye Başkanı nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve diğer önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı nın iştirak etmesini temin etmek, 5. Yurtiçi ve yurtdışından Belediye Başkanı nı ziyarete gelen konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek, 6. Belediyeyi ziyaret edecek yabancı heyetlerin karşılanması, konaklaması ve ziyaret programlarını hazırlamak; bu programları ilgili müdürlüklere ve karşı tarafa zamanında bildirmek, 7. Denizli Belediyesi nin kardeş şehir ilişkilerini düzenlemek, kardeş şehir protokollerini takip etmek ve gerekiyorsa yenilemek, 8. Denizli Belediyesi nin dış ilişkiler ile ilgili tüm faaliyetlerini yürütmek ve organize etmek, 9. Yurtdışına görevlendirilen Denizli Belediyesi personelinin ulaşım, konaklama ve vize işlemleri ve kurum onayını da kapsayan yurtdışı çıkış işlemlerini yapmak, 10. Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek, - 2 -

3 11. Belediye Başkanı nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek, 12. Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek, 13. Başkanın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını 14. Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek, 15. Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikayetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek, 16. Belediye Başkanı nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek. Müdür Madde 8- Denizli Belediyesi Teşkilat Yönetmeliği nde ve bu yönergede belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur. ġefliklerin görevleri Madde 9- Madde 6 da Müdürlük Teşkilat Şeması nda gösterilen şeflikler ve bu şefliklere bağlı servislerin görevleri: Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma ġefliği Bu şeflik üç servisten oluşur: İdari İşler Servisi Belediye Başkanı nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek, Belediye Başkanı na ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanması ve arşivlenmesini; Belediye Başkanı nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın hazırlanarak ilgili birimlere iletilmesini Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek, Başkanın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikayetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek, Belediye Başkanı nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek, - 3 -

4 Müdürlük ile ilgili her türlü yazışma işlemlerini yürütmek, Gerekli güvenlik önlemlerini almak, kontrollerini yapmak, Müdürlük personelinin izin formlarını düzenlemek ve izinlerini takip etmek, Müdürlüğün kırtasiye, fotokopi, ozalit, dosyalama vb. taleplerini ve ihtiyaçlarını yerine getirmek, Gelen, giden evrakların kaydını tutmak, Dosyalama işlemlerini yerine getirmek, Faks ve telefonu kullanmak ve arayanların notunu tutmak, Halkın talep ve şikayetlerini değerlendirmek, yerinde inceleme yapmak ve bu doğrultuda kararlar almak ve uygulamak. İhale ve Satın Alma Servisi Temsil tören ve ağırlama giderleri ödeneğinin mevzuata uygun olarak kullanılmasını Yapılacak olan mal veya hizmet alımı için eğer müdürlük tarafından yapılacak ise 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre ihalenin yapılması ve sözleşmenin onaylanarak mal veya hizmet teminini Eğer alım Destek Hizmetleri Müdürlüğü sorumluluğunda gerçekleştirilecek bir alım ise teknik şartnameyi hazırlamak, İhale sürecinin tamamlanması ile birlikte imzalanan sözleşmede tanımlanan tüm süreçleri ve zaman planını takip etmek, İhalenin bitişiyle birlikte hakediş raporlarını hazırlamak, Alınan mal veya hizmetin muayene kabulünü hazırlamak. Taşınabilir Kayıt ve Kontrol Servisi Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, - 4 -

5 Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. Protokol ġefliği Belediye Başkanı nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve diğer önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı nın iştirak edemediği program, tören vs.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek, Belediye Başkanı nın ziyaretine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek, Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek, Belediye Başkanı nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek. DıĢ ĠliĢkiler ġefliği Belediyeyi ziyaret edecek yabancı heyetlerin karşılanması, konaklaması ve ziyaret programlarını hazırlamak; bu programları ilgili müdürlüklere ve karşı tarafa zamanında bildirmek, Denizli Belediyesi nin kardeş şehir ilişkilerini düzenlemek, kardeş şehir protokollerini takip etmek ve gerekiyorsa yenilemek, Denizli Belediyesi nin dış ilişkiler ile ilgili tüm faaliyetlerini yürütmek ve organize etmek, Yurtdışına görevlendirilen Denizli Belediyesi personelinin ulaşım, konaklama ve vize işlemleri ve kurum onayını da kapsayan yurtdışı çıkış işlemlerini yapmak. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ORTAK HÜKÜMLER Müdürlük bütçesi Madde 10- Özel Kalem Müdürlüğü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uyarınca Belediye Başkanının bütçe çağrısına istinaden yıllık gider bütçe tasarılarını hazırlayarak yasal süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü ne teslim etmek zorundadır

6 Müdürlüğün taģınır mal iģlemleri ve ihtiyaçların temini Madde 11- Özel Kalem Müdürlüğü nü ilgilendiren mal ve hizmet alımları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre yapılacak alımlar ile hurdaya çıkan malzemelerin satışı Destek Hizmetleri Müdürlüğünce, yapım ihaleleri ise müdürlük tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca doğrudan temin sınırları içerisinde kalan tamir, bakım, onarımlar ile yedek parça alımları müdürlükçe gerçekleştirilir. Destek Hizmetleri Müdürlüğünce gerçekleştirilecek ihaleler müdürlükle koordineli olarak gerçekleştirilir. Müdürlük birimine ait mal ve malzemelerin giriş-çıkış ve muhafaza işlemlerini yapmak, hurdaya çıkan malzemeleri yok etmek veya satmak, bunlara ilişkin kayıtları tutmakla görevli ve yükümlüdür. Ġnceleme ve araģtırma Madde 12- Özel Kalem Müdürü, kendi müdürlüğünün faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme-araştırma yapmak üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde Başkanlık Makamından onay alınması gerekir. Ancak yurtdışı görevlendirmeler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. YazıĢmalar Madde 13- Müdürlük; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yazışma yapar. Belediyenin diğer birimleri ile yazışması olduğu taktirde, aralarındaki yazışmaları öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak zorundadır. Ortak görevler Madde 14- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir. Prosedürler Madde 15- Yukarıda sayılan görev alanları ile ilgili işler, tanımlanan prosedürlere göre yürütülecektir. Söz konusu prosedürler bu yönergenin yürürlüğe girmesi ile birlikte 2 ay içerisinde müdürlük tarafından hazırlanır ve Başkanlık Makamının onayı ile yürürlüğe konur. DeğiĢiklik Madde 16- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Başkan onayı ile yapılır, değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. Yürürlükten Kaldırılan Yönerge Madde 17- Bu Yönergeden önce yürürlükte olan Özel Kalem Müdürlüğü Teşkilat Yapısı ve Çalışma Esaslarına Dair Yönerge ve değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır

7 Yürürlük DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER Madde 18- Bu yönerge hükümleri Başkan onayıyla yürürlüğe girer. Yürütme Madde 19- Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. (Bu Yönerge, Başkanlık Makamı nın 28/02/2012 gün ve 1052 sayılı Onay ı ile 28/02/2012 tarihinde yürürlüğe konulmuştur.) - 7 -