HAL KAYIT SİSTEMİ HAL HAKEM HEYETİ İŞLEMLERİ KULLANICI KILAVUZU Ekim 2015
İçindekiler 1. HAL KAYIT SİSTEMİ NE GİRİŞ... 2 2. HAL HAKEM HEYETİ BAŞVURU OLUŞTURMA SÜRECİ... 2 2.1. BAŞVURU İÇİN GEREKLİ BİLGİLERİN GİRİLMESİ... 2 2.2. BAŞVURUNUN İNTİKAL DURUMU... 6 2.3. BAŞVURU BİLGİLERİNİN DÜZENLENMESİ... 6 3. OLUŞTURULAN BAŞVURU İÇİN GÜNDEM OLUŞTURMA SÜRECİ... 7 3.1. GÜNDEM İÇİN GEREKLİ BİLGİLERİN GİRİLMESİ... 7 3.2. GÜNDEM RAPORUNUN OLUŞTURULMASI... 8 3.3. GÜNDEM BİLGİLERİNİN DÜZENLEMESİ... 8 4. HAL HAKEM HEYETİ TOPLANTI OLUŞTURMA SÜRECİ... 9 4.1. TOPLANTI İÇİN GEREKLİ BİLGİLERİN GİRİLMESİ... 9 4.2. TOPLANTI KATILIM LİSTESİNİN OLUŞTURULMASI... 10 4.3. TOPLANTI BİLGİLERİNİN DÜZENLENMESİ... 11 5. HAL HAKEM HEYETİ KARAR OLUŞTURMA SÜRECİ... 12 5.1. KARAR İÇİN GEREKLİ BİLGİLERİN GİRİLMESİ... 12 5.2. KARARLARIN DÜZENLENMESİ... 14 1
1. HAL KAYIT SİSTEMİ NE GİRİŞ Hal Hakem Heyeti işlemlerini gerçekleştirebilmek için ilk olarak Hal Kayıt Sistemi ne giriş yapmak gerekmektedir. Bunun için https://hks.hal.gov.tr/ adresine giriş yapılmalıdır. Açılan sayfada kullanıcı adı, şifre ve güvenlik kodu bilgileri girildikten sonra sisteme giriş yapılır ve ana menüden Hal Hakem Heyetleri İşlemleri sekmesi seçilir ve başvuru işlemlerine başlanır. 2. HAL HAKEM HEYETİ BAŞVURU OLUŞTURMA SÜRECİ 2.1. BAŞVURU İÇİN GEREKLİ BİLGİLERİN GİRİLMESİ Yukarıda yer alan ekran görüntüsünde görüldüğü üzere hal hakem heyeti işlemlerini gerçekleştirmek için üst başlıklardan ilgili alan seçilir ve Hal Hakem Heyeti Başvuru sekmesi seçilerek işlemlere başlanır. Başvuru türü ile başlangıç ve bitiş tarihi girilerek istenen sorgulamalar yapılabilir. 2
Başvuruyu yapan kişinin başvurusundan vazgeçmesi veya konunun mahkemeye taşınması gibi durumlarda başvurunun sistemden düşülmesi için Başvuru Sorgulama ekranından Başvuruyu Sonlandır sekmesi seçilmelidir. Yeni başvuru oluşturmak için Hal Hakem Heyeti Başvuru sekmesi seçildikten sonra açılan sayfada Başvuru Ekle butonu kullanılarak başvuru oluşturulur. Yeni başvuru ekranında öncelikle zorunlu olarak doldurulması gereken alanlar doldurulmalıdır. 3
Yukarıda bulunan ekran görüntülerinde yer alan başvuru sahibi kısmına başvurunun/şikayetin sahibinin, şikayet edilen kısmına ise hakkında şikayette bulunulacak tarafın bilgileri girilir. Şikayet eden veya şikayet edilen kişi bilgileri yerine vekil ya da diğer kişilerin bilgileri girilmeyecektir. Başvuru sahibi ve şikayet edilen tarafların TC kimlik no/vergi numaraları yazıldıktan sonra Sorgula butonu kullanılarak bilgiler sorgulanır. Eğer, tarafların bilgileri sistemde bulunmuyor ise manuel olarak bilgi girişi yapılır. Kişi sistemde var ise bilgileri getirilir. Aksi takdirde, manuel olarak doldurulabilir. Başvuru sahibine ilişkin belirtilmek istenen ek bilgiler, Başvuru Sahibi bölümündeki Açıklama kısmına girilebilir. 4
Manuel olarak bilgi girişi sağlanan taraflar ile Sistemde kayıtlı olmayan ve herhangi bir sıfata sahip olmayan üçüncü şahıslar için Özel(Sıfatı Yok) işaretlenmelidir. Belediyeler ve kamu kurumları için Kamu kutucuğu seçilerek bilgi girişi yapılmalıdır. Başvuru sahibi ve şikayet edilen tarafın da bilgileri girildikten sonra başvuru tarihi, başvuru konusu, istem özeti (şikayetin sebebini bildiren özet metin) ve verilen belgelere ilişkin veri girişleri yapılır. Verilen Belgeler bölümünde yer alan diğer kutucuğunun seçilmesi durumunda altta yer alan Diğer Belge Adı satırına ilgili belgenin adı yazılır. Bu satıra birden fazla belge adı yazılacak ise aralarda virgül kullanılmak suretiyle diğer belge adları girilir. 5
2.2. BAŞVURUNUN İNTİKAL DURUMU Oluşturulan başvuru başka bir ilde bulunan İl Müdürlüğü ne iletilmek isteniyor ise sayfanın altında bulunan İlgili Hakem Heyetine İntikal seçilir. Örneğin, başvuru Ankara İl Müdürlüğü ne yapılmış ancak konu başka bir il Müdürlüğü nü ilgilendiriyor ise (örneğin Antalya İl Müdürlüğü) bu seçenek işaretlenmelidir. Başvuru intikal ettirildikten sonra başvuruya ait belgeler ilgili hakem heyetine posta yolu ile gönderilir. İlgili hakem heyeti bu bilgilere istinaden başvuru oluşturarak sürece devam eder. Tüm bu işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna basılır ve başvuru kaydedilir. 2.3. BAŞVURU BİLGİLERİNİN DÜZENLENMESİ Kayıt ile ilgili değişiklik veya ekleme yapılmak istenilirse tüm başvurular tarih aralığı verilerek sorgulanır ve ilgili başvurunun yanında bulunan Güncelle seçeneği ile istenen bilgiler eklenebilir, silinebilir veya düzeltilebilir. 6
3. OLUŞTURULAN BAŞVURU İÇİN GÜNDEM OLUŞTURMA SÜRECİ 3.1. GÜNDEM İÇİN GEREKLİ BİLGİLERİN GİRİLMESİ Mevcut başvurular alanından oluşturulan başvurular için gündem oluşturulur. Bu işlem için de Hal Hakem Heyet İşlemleri menüsü içinde bulunan Hal Hakem Heyeti Gündem Oluşturma seçeneği seçilir. Açılan sayfada Gündem Ekle seçeneği seçilerek oluşturulmuş başvurunun açılması sağlanır. 7
Daha önceden oluşturulmuş başvurular arasından görüşülecek olanlar seçilir, toplantı tarihi belirlenir. Sonrasında Kaydet butonuna basıldığında gündem Sistem tarafından otomatik olarak oluşturulacaktır. Aynı gün içerisinde sadece bir tane gündem oluşturulabilir. 3.2. GÜNDEM RAPORUNUN OLUŞTURULMASI Gündem raporu oluşturmak için Gündem Raporu Oluştur butonu kullanılır. 3.3. GÜNDEM BİLGİLERİNİN DÜZENLEMESİ Gündem ile ilgili değişiklik veya ekleme yapılmak istenilirse tüm gündemler tarih aralığı verilerek sorgulanır ve ilgili gündemin yanında bulunan Güncelle seçeneği ile istenen bilgiler eklenebilir, silinebilir veya düzeltilebilir. 8
4. HAL HAKEM HEYETİ TOPLANTI OLUŞTURMA SÜRECİ 4.1. TOPLANTI İÇİN GEREKLİ BİLGİLERİN GİRİLMESİ Gündem oluşturma işleminden sonraki basamak ilgili gündem için toplantı oluşturma işlemidir. Toplantı Ekle seçeneği ile yeni toplantı oluşturma işlemi başlatılır. Aynı gün içerisinde sadece bir tane toplantı oluşturulabilir. Açılan sayfada başvuru için belirlenmiş toplantı tarihi bilgisi girilir ve toplantıya katılacak kişilerin listesi belirlenir. Toplantıya asil ve yedek katılımcılar dahil en az 6 kişi katılmalıdır. Bu sayının altında oluşturulan toplantılar pasif olarak kaydedilir ve gündemindeki başvurular için tekrar bir gündem ve toplantı oluşturulması sağlanır. Toplantının olağan/olağanüstü olduğu bilgisi de bu ekranda seçilir. 9
Toplantıya katılacak kişi bilgileri de girildikten sonra Kaydet butonuna basılarak toplantının kaydedilmesi sağlanır. 4.2. TOPLANTI KATILIM LİSTESİNİN OLUŞTURULMASI İstenilirse yine seçilen toplantı için katılım listesi oluşturulabilir. Bu işlem için Toplantı Oluştur sekmesinden toplantılar sorgulanır. Katılımcı listesi oluşturulması istenilen toplantı için Düzeltme sekmesi seçilir. Açılan sayfada istenilen toplantı için Katılım Çizelgesi Oluştur butonuna basılır. 10
4.3. TOPLANTI BİLGİLERİNİN DÜZENLENMESİ Toplantı ile ilgili değişiklik veya ekleme yapılmak istenilirse; tüm toplantılar tarih aralığı verilerek sorgulanır ve ilgili toplantının yanında bulunan Güncelle seçeneği ile istenen bilgiler eklenebilir, silinebilir veya düzeltilebilir. 11
5. HAL HAKEM HEYETİ KARAR OLUŞTURMA SÜRECİ 5.1. KARAR İÇİN GEREKLİ BİLGİLERİN GİRİLMESİ Toplantı işlemleri de bittikten sonra toplantı sonuçlarının girileceği karar oluşturma işlemlerine geçilir. Karar oluşturmak için yine Hal Hakem Heyet İşlemleri ana menüsünden Hal Hakem Heyeti Karar seçeneği seçilir. Açılan sayfada Karar Ekle butonu ile oluşturulmuş toplantı için karar metni oluşturulur. Karar Ekle butonuna basıldıktan sonra açılan sayfada toplantının tarihi girilir. İlgili toplantının toplantı numarası ve karar tarihi sistem tarafından otomatik olarak getirilecektir. Başvuru kısmındaki açılır kutudan ilgili başvuru seçilebilecektir. Karar tarihi seçildikten sonra karar metni, kabul/ret oyu veren katılımcı bilgileri, varsa şerh özeti, durum bilgisi ve red nedeni bilgisi girişi yapılabilir. 12
Başvurunun kabul durumu ilgili kararın oy çoğunluğu ile kabul edilmesi, red durumu kararın oy çoğunluğu ile reddedilmesidir. Ara karar ise ilgili kararın belirli bir sebepden dolayı daha sonraki gündeme dahil edilmesi için seçilir. Karar niteliği girilmesi gereken bir bilgidir. Bu bilgi girişi de yapıldıktan sonra Kaydet butonu ile kararın kaydedilmesi sağlanır. Not: Dayanak kısmında yer alan 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve anılan Kanunun 10 ve 15 inci maddelerine dayanılarak hazırlanan Hal Hakem Heyeti Yönetmeliği ile yine aynı Kanuna göre hazırlanan diğer Yönetmelikler. ifadesi kullanıcılar tarafından sıklıkla kullanıldığı için varsayılan olarak atanmıştır. Heyet kararına dayanak oluşturan başkaca mevzuat varsa, karar tutanağında yer alması için bu alan değiştirilerek veya bu alana eklenerek yazılmalıdır. 13
Yukarıda görüldüğü gibi kaydedilen karar listeye düşecektir ve böylelikle Hal Hakem Heyet İşlemleri tamamlanmış olacaktır. 5.2. KARARLARIN DÜZENLENMESİ Karar ile ilgili değişiklik veya ekleme yapılmak istenilirse tüm kararlar tarih aralığı verilerek sorgulanır ve ilgili kararın yanında bulunan Güncelle seçeneği ile istenen bilgiler eklenebilir/silinebilir. 14