Doküman Kodu : RVFD-01 Açıklama : VioFide Kullanıcı Rehberi Kapsam : Fide İşlemleri Revizyon No : 1 Yayın Tarihi : Ekim 2012 BAŞLARKEN SKOR YAZILIM tarafından fidecilik sektörünün gereksinimlerine göre tasarlanan VioFide, sektörün ihtiyacı olan birçok işlevi tek bir çatı altında toplayan, sade ve kolay anlaşılır araçlar barındıran profesyonel bir paket programdır. Fide yetiştiricileri veya bu alanda iştirakleri bulunan i şletmelerde başarıyla kullanılan VioFide, modüler yapısı sayesinde fidecilik dışındaki faaliyet konularına da çözüm getirmektedir. SEBZE TARIMI VE FİDE YETİŞTİRİCİLERİNİN ROLÜ Tohum --> Fide --> Sebze Geleneksel sebze tarımında çiftçi, yetiştirmeyi planladığı sebzeler için bütçesine en uygun olan tohumu satın alır ve kendi imkanlarıyla eker. Doğru yerde, doğru zamanda tohumlamaya ve uygun yetiştirme koşulları sağlamaya gayret eder. Fakat buna rağmen tohumların bir bölümü istenen sürede ve uygun özellikte fidelere dönüşmeyi başaramaz. Elde edilen fidelerin tümü aynı kalitede ve birörnek değildir. Sağlıklı olduğu düşünülen fidelerin bile bazıları sebze olgunluğuna erişemeyecektir. emeyecektir. Tohum değerlidir. Ondan en yüksek verimi elde edebilmek için en iyi şartlarda yetiştirilmesi ve bu şartların devamlılığı esastır. İdeal ortam sağlandığı sürece yılın her döneminde fide yetiştirmek mümkündür. Bu temel düşünce, fide yetiştiriciliği iş kolunun n doğmasına öncülük etmiştir. MODERN SEBZE TARIMI Bilim insanlarının tarım sektöründe yaptığı araştırmalar sonucunda sebze tarımında ve özellikle fide yetiştiriciliğinde birçok yeni uygulama tekniği, araç/gereç ve malzeme kullanılmaya başlanmıştır. Uygun malzeme ve doğru yöntemler bir araya geldiğinde yılın hemen her döneminde tohumlama yapılır ve geleneksel yönteme nazaran aynı miktarda tohumdan çok daha yüksek miktarda fide elde duruma gelinmiştir. Bu gelişmeler yıllık sebze üretiminin olumlu yönde artmasına ve mevsimlere yayılmasına olanak tanımaktadır. 1
Tohumdan fideye geçişteki hassas dönemde birçok işlem bilgisayar kontrollü otomasyon sistemleri kullanılarak yürütülmekte; profesyonel ekiplerce düzenli aralıklarla ölçüm ve analizler yapılmakta, daha az insan gücü kullanılarak yetiştirilen fideler, en uygun koşullarda çiftçiye ulaştırılabilmektedir. Çiftçi, tohumu kendi tarlasına atarak risk almak yerine ihtiyacı olan fideyi bu alanda yetişmiş ve gerekli donanıma sahip firmalardan karşılayarak işgücü, yer ve zaman tasarrufu sağlamaktadır. Çiftçinin arzusuna göre kendi sağlayacağı tohumlar kullanılabildiği gibi tohum seçimi fide yetiştiricisine de bırakılabilmektedir. Bu alanda faaliyet gösteren çok sayıda firmanın kurulması ve kapasitelerinin her geçen gün artmasıyla birlikte fide yetiştiriciliği artık bir sektör haline gelmiştir. KALİTE, İZLENEBİLİRLİK VE DENETİM Üretilen fidelerin aynı kalitede ve özellikte olması, hangi tohum kullanılarak elde edildiğinin kayıt altında tutulması hem üretici hem de çiftçinin ortak arzusudur. Bu süreç devlet tarafından da izlenmekte ve Tarım Müdürlüklerine bildirilmek üzere fide yetiştiricilerinden beyanname istenmektedir. Üretim yapan pek çok işletmede olduğu gibi fide yetiştiricileri için de LOT numarası (üretim parti no) önemli bir araçtır. LOT numarası kullanılarak firmanın kendi üreteceği ürünler hem de bu üretim işlemleri sırasında kullanacağı hammadde, ambalaj ve yardımcı malzemeler izlenebilecektir. PROGRAM İÇERİĞİ HAKKINDA VioFide, ağ ortamında ve birden çok kullanıcılı ile çalıştırılmak üzere tasarlanan bir paket programdır. Vio Ticari Set ve fide yetiştirme işlemlerinin başarılıyla sentezlendiği komple bir çözümdür. Mal veya hizmet alım satımı ve üretim yapılan ticari bir işletmenin gereksinim duyacağı tüm fonksiyonları içerir. Alım, satış, sipariş, irsaliye, fatura, stok, barkod, hizmet, cari, kasa, banka, çek/senet, finans, üretim, vergi, muhasebe, beyannameler, mutabakatlar... ve daha pek çok işlevselliği bir arada sunar. Bunlara ilave olarak fide yetiştirme sürecini ileri düzeyde takip edebilmeyi sağlayan modüller ile donatılmıştır. FİDECİLİK İŞLEMLERİYLE İLGİLİ ADIMLAR Fide yetiştiriciliğiyle ilgili temel kavramları (fide kodları, tohumlar, çiftçi listesi, paket kodları, viyol kodları...) tanımlama ve ticari adımlarla ilişkilendirme olanağı sağlar. Bu temel kavramlar kullanılarak dönem başı stok devirleri, fide siparişleri veya fide yetiştirme siparişleri girilebilir; tohumlama emri oluşturulabilir, deneme atımı, seraya alma, elden geçirme, sayım ve sevkiyat gibi ek işlemlerin yanı sıra sipariş irsaliye dönüşümleri ve faturalandırma yapılır. Gerçekleştirilen her türlü işlemi izlemek ve kontrol altında tutmak amacıyla birçok rapor ve analiz bulunmaktadır. Ekim Emri Dökümü, Tohum Atım Raporu, Sayım Raporu, Tohum ve Ekim Durum Analizi, Teslimat Balans Analizi, Yetiştirme Raporları, Deneme Plan Durum Raporları örnek olarak gösterilebilir. 2
HIZLI TUR Fide ile ilgili program menü adımları NOT: Program menülerine ait resimler, tüm adımların tek seferde ve rahatça görülebilmesi için yüksek ekran çözünürlüğü kullanılarak alınmıştır. Menü adları ve komutlar resimde görünenden daha büyüktür. KOMUT REHBERİ İSTENEN UYGULANACAK KOMUT PROGRAMDA GERÇEKLEŞEN Yeni bir tohumun programa tanıtılması Yeni bir fidenin programa tanıtılması ST-KK : Stok Kod Listesi adımına gidilir. Yeni butonuna (veya Insert) basılır. Daha önce kullanılmamış bir kod kullanarak yeni bir stok kartı oluşturulup kaydedilir.kdv oranı %8 girilir. FD-A: Fide Kod Listesi adımına gidilir. Yeni butonu (veya Insert) ile yeni fidenin kodu ve adı girilir. Tohum kodları, yetiştirme fire oranı ve teslimat tarihinden kaç gün önce tohumlama yapılması gerektiği bilgileri girilip kaydedilir. KDV oranı %8'dir. Veritabanında yeni bir stok tanımlanır. Bu kod veya açıklamasına göre hızlı arama yapılabilecektir. Veritabanında yeni bir fide stoku tanımlanır. Bu kod diğer stoklardan farklı olarak tohum kodlarıyla ilişkilidir. Kod veya açıklamasına göre hızlı arama fide için de geçerlidir. 3
Yeni bir müşterinin programa tanıtılması Yeni bir çiftçinin programa tanıtılması Fide satış siparişi girme Fide yetiştirme gelirini tanımlama Yetiştirme siparişi girme Yetiştirme siparişindeki tohumları girme Tohumlama planı yapma ve tohumlama emri oluşturma Karma emir oluşturma Tohumlama yapma Başgösteren fideleri seraya alma Fidenin seradaki durumunu izleme ve yerini değiştirme CR-KK cari hesap kod listesi adımında yeni bir cari hesap oluşturulur. Bu kısımda açılan cari hesaplar genellikle aracı, tohumcu ya da büyük miktarlarda sipariş verebilen çiftçiler olabilir. FD-AÇ adımında yeni bir çiftçi kaydı oluşturulur. Burada tanımlanan çiftçiye genellikle doğrudan fatura kesilmez. Girilecek siparişlerde asıl müşteri (aracı) ile birlikte fidenin hangi çiftçiye ait olduğu da belirtilerek takip sağlanır. FD-TS adımında yeni kayıt oluşturulur. Fideyi talep eden müşteri (genellikle aracı firma) ve fideyi ekecek olan çiftçi (isteğe bağlı) girilir. Eğer gerek duyulursa 3. şahıs da belirtilebilir. HZ-KK adımında yeni bir hizmet tanımlanır. Hizmetin tipi GELİR olmalı ve KDV oranı olarak %18 girilmelidir. Hemen ardından FD-EG adımına gidilerek yetiştirme işlemi hizmet kodu sahasına burada oluşturulan hizmetin kodu girilir. Tohum müşteriye aittir. Yalnızca yetiştirme hizmeti verilecektir. FD-İS adımına girilerek yeni bir sipariş kaydı oluşturulur. Siparişte yine stok belirtilir fakat bu sipariş fatura edilirken hizmet faturasına dönüşecektir. Yetiştirme siparişinde istenen fideler bu stokun tanımında müşteri tohum kodu sahasında belirtilmiş olan tohumlarla üretilecektir. Müşterinin teslim edeceği tohumların stoklara girişi için FD-İG adımında yeni kayıt oluşturulur. FD-YE Tohumlama emri adımına girilir. Uygun siparişler seçilir ve Emir Oluştur butonuna basılır. Program, seçilen satırlara ait toplam bilgileri gösterir ve yeni ekim için numara girilmesini ister. Ekim No girilir. Gerekiyorsa miktarlar revize edilir ve emir kaydedilir. Aynı fidenin yetiştirilmesini talep eden birden çok müşteri için veya aynı fidenin farklı teslim tarihleri için karma emir oluşturulabilir. Firma planı için karma emir oluşturulamaz. FD-YT adımına girilir. Daha önce açılmış olan emirler ekim numarasına göre listeli olarak ekrana gelir. Tohumlama yapılacak satır ya da satırlar seçilir ve Tohumlama Yap butonuna basılır. Bu işlem tamamlandığında tohumlar çimlendirme odasına alınmış olacaktır. FD-YS adımına girilir. O sırada çimlendirme odasında bulunan fide satırlarından uygun olanlar işaretlenerek Seraya Al butonuna basılır. Fidelerin hangi seraya alınacağını soran bir pencere açılır. Burada bir sera ve ve bu sera içindeki bölüm seçilip Kaydet butonuna basılır. FD-YG Elden Geçirme Fişleri adımına girilir ve yeni fiş oluşturulur. Burada Yer değiştirme türü seçilir. ÇIKIŞ ve GİRİŞ fide yer kodları ve raflar ile yer değiştirecek fide miktarı girilir. Kaç viyol fidenin yer değiştireceği belirtilerek fiş kaydı tamamlanır. Yeni bir cari hesap kaydı oluşur. Burada girilen cari hesap, koduna, ünvanına, bölgesine, yöresine veya iline göre arama yapıldığında kolayca bulunabilecektir. Yeni bir cari hesap oluşur. Oluşan cari hesap ÇİFTÇİ türünde bir cari hesaptır. Çiftçi'ye göre sorgulama yapılırken kullanılır. Yeni bir sipariş kaydı oluşur. Bu siparişte belirtilen fide kodları ve teslimat süreleri tohumlama emrinde kullanılacaktır. Fide stokunun tanımında belirtilen tohumlardan düşüm yapılacaktır. Yetişen fideler sevkiyat zamanı geldiğinde irsaliyeye ve sonrasında faturaya dönüştürülür. Yeni bir hizmet kodu oluşur. Bu kod fide yetiştirme hizmet gelirinin takibinde kullanılacaktır. Tohumun müşteri tarafından sağlandığı fide yetiştirme işlemi aslında bir fason işlemdir. Yetiştirme sonrası düzenlenecek fatura da bir hizmet faturası olacaktır. Yeni bir sipariş kaydı oluşur. Bu siparişte istenen fideler müşteri tarafından sağlanacak tohumlarla üretilecektir. Programda stok miktarlarını etkileyen bir işlem yapılmıştır. Firmanın kendi tohumları ile müşteri tohumlarının karışmaması için her iki grup için de ayrı stok kodları açılması önerilir. Bu aşamada henüz tohumlama yapılmamıştır. Tohumlamaya hazırlık için bir iş emri oluşturulmuştur. Karma emir oluşturulduğunda yine tohumlamaya hazırlık için yeni bir iş emri açılmış olacaktır. Bu aşama bir üretim hareketi oluşturur. Tohum miktarları, viyol ve katkı malzemelerinin stoktaki miktarlarında azalma meydana gelir. Bununla birlikte fide stokunun FD-EG adımında belirlenen çimlendirme ambarındaki miktarı artar. Bu işlem sonucunda FD-SM adımında yeni fiş oluşur. Fide henüz tam olarak teslimata hazır değildir. Sadece tohumlama yapılmıştır. Fide Genel Raporları FR-R adımı altındaki Ekim Durum Raporu ve Stok Total Raporlar ST-L adımı altındaki raporlar ile fidenin çimlendirme odasındaki miktarı izlenebilir. Programda daha önce ST-YG Yer Kodu Listesi adımında ilgili seralar tanımlanmış olmalıdır. Sera bir yer kodudur. Bölüm ise bu yer kodunun altındaki raf kodudur. Fidenin Çimlendirme Odasındaki miktarı azalır, seradaki miktarı artar. Bu bir stok transfer fişi örneğidir. Ekim numarası değişmez. 4
Fire bilgisinin girilmesi Ekim numarasına göre eksikleri tamamlama, ekstraları başka bir ekim numarasına alma Devir bilgilerinin girilmesi Üretim sarflarının çıkışını yapmak Firma Atımı ve Deneme Atımı Fide sayımı yapma ve sayım sonuçlarını güncelleme Barkod etiket basımı Siparişlerin sevkiyata hazırlanması Sevk emri dökümü alma FD-YG Elden Geçirme Fişleri adımında yeni fiş oluşturulur. Fire işlem türü seçilir. Ekim no girilir. ÇIKIŞ fide yer kodu ve raf bilgisi ekrana gelir. GİRİŞ yapılacak kısım boş bırakılır. Fire veren viyol sayısı ve fide adedi girilerek fiş tamamlanır. Eksilen fide miktarı 1 viyolden az ise viyol sayısı sıfır bırakılıp sadece eksilen adet yazılır. FD-YG Elden Geçirme Fişleri adımında yeni fiş oluşturulur. Ekim Aktarma işlem türü seçilir. Ekim no girilir. ÇIKIŞ fide yer kodu ve raf bilgisi ekrana gelir. GİRİŞ ekim no olarak farklı bir numara yazılıp yer ve raf kodu belirtilir. Viyol sayısı ve fide adedi girilerek fiş tamamlanır. FD-YD adımında, daha önceki dönemlerde başlanmış olan tohumlama, yetiştirme, seraya alma vb. türden bilgiler tanımlanır. Bu adım programı ilk defa kullanmaya başlayacak yerler için gereklidir. Yılsonu devir işlemleri yapıldığında bu kısımdaki fişler program tarafından oluşturulacağından kullanıcının herhangi bir müdahalesine gerek duyulmaz. Bazı stoklar üretim sırasında kullanılır fakat hangi ekim için kullanıldığı kesin olarak söylenemez. Ya birden çok departmanı ilgilendiriyordur ya da birden çok ekim ve yetiştirme işlemiyle ilişkisi vardır. Bu tür stokların eksilmesine bağlı olarak düşümünün yapılması için ST-HÇ adımında yeni stok çıkış fişi oluşturulur. Stokun nereye çıkışı yapılacak ise ilgili masraf merkezi belirtilir. Firma, kendi tohumlarını kullanarak deneme atımı yapabilir. Daha önce başarılı olduğu görülmüş tohumlar için yıllık takvime göre atım planı da oluşturabilir. Bu kısımda yapılacak yetiştirme işlemlerinin herhangi bir müşteri ile bağlantısı yoktur. Yetiştirmesi tamamlanan fideler stoklara girer ve talep edecek müşterilere satışa hazır hale gelir. FD-YP adımında yeni fiş oluşturulup fiş tipi olarak Firma Atımı veya Deneme Atımı seçilir. FD-MS adımında yeni fiş oluşturulur. Tarih ve sera girilir. Sayılan seradaki raflarda hangi nolu ekime ait olduğu da belirtilerek fide miktarları yazılır. Program tarafından ekranda gösterilen hazır olma tarihi istenirse kullanıcı tarafından değiştirilebilir(öne alınabilir ya da ertelenebilir). Viyollerin üzerine yapıştırmak üzere FD-BD adımından barkod dökümü yapılabilir. Uygun etiket dizaynı ve fide bilgileri belirtilerek işlem başlatılır. Sevkiyat öncesi, seferler ile hazır durumdaki fidelerin eşleştirilmesi için FD-KV adımında yeni kayıt oluşturulur. Uygun sipariş satırları seçilerek seferlere bağlanır. Gerekiyorsa sevk edilecek stok miktar değiştirilebilir. Sevk emirlerinin dökümü FD-KK adımından bayi listesi ya da fide sıralı olarak alınır. Fide sıralı liste, viyollerin seradan doğru şekilde toplanmasını; bayi sıralı liste ise ilgili seferde nerelere uğranacak ise viyollerin araca uygun sırada yüklenmesini sağlar. Fire türündeki elden geçirme fişi, bir tür sayım fark fişi gibi davranır. Bir tür stok transfer fişidir fakat burada ekim numarası da değişmektedir. Stok devir fişleri oluşur. Bu fişlere stok takibi açısından ele alınırsa hangi fide stokundan hangi yer ve rafta ne kadar miktarda bulunduğu kayıt altına alınmaktadır. Girilen devir fişleri FD-SD adımında yeni kayıt oluşturur. Yetiştirme işlemi tamamlanmış fideler ile tohum, viyol, yardımcı malzeme vb. türden diğer stoklar için FD-YD adımı yerine ST-HD adımından devir girişi yapılır. Stok çıkış fişleri, stok miktarının eksilmesine neden olur. Çıkış işlemi yapıldığında bir masraf merkezi belirtilmesi, dönem sonunda bu masraf merkezine ne kadar sarf yapıldığının tespiti için gerekir. Birden çok sera, çimleme odası vb. bulunan işletmelerde her bir yer için ne kadar sarf yapıldığının takibi isteniyorsa bu kısımların her biri için ayrı masraf merkezleri açılması önerilir. Bu bir plan fişidir. Henüz bir stok hareketi söz konusu değildir. Fide yetiştirme işlemlerinden tohumlama emri gibi çalışır. Girilen fiş sayım sonuç güncellemesi yapılmadığı sürece stok miktarlarını etkilemez. Eksik ya da fazlaların stoklara işlenmesi için FD- MG adımının çalıştırılması gerekir. Sayım sonuç güncellemeleri FD-SS adımında yeni kayıt oluşturur. FR-MR ve FR-MF adımlarından sayım raporları alınır. Barkod dökümü stok miktarını etkilemez, istenildiği kadar tekrarlanabilir. Barkod dökümü yapılırken LOT numarası ataması da yapılabilmektedir. Sevk emri, planlama türünden bir adımdır. Stok miktarları üzerinde bir etkisi olmaz. Oluşturulan planlama fişleri sevk emri dökümünde kullanılacaktır. Sevk emirleri listesinde görev bölmesinden Barkod Etiket dökümü alınabilir. Sevk emri dökümünün stoklar üzerinde bir etkisi yoktur. İstenildiği kadar tekrarlanabilir. FR-RV adımından Sevk Emri Raporları alınabilir. 5
İrsaliyelerin hazırlanması Fide satış irsaliyelerini toplu olarak faturaya dönüştürme Fide yetiştirme irsaliyelerini faturaya dönüştürme Fide teslimatına göre ekim zamanını bulma Fide Sipariş Durumu Fide Ekim Durumu Tohum Durum Analizi Teslimat Balans Analizi Fide Üretim Beyannamesi Hazırlama İrsaliye, sevk emrine bağlı olarak dökülecek ise FD-KV sevk listesi adımında ilgili satırlar seçilir ve görev bölmesindeki İrsaliye'ye dönüştür komutu verilir. Sevk emri oluşturulmamış ise ve irsaliye düzenlenmesi gerekiyorsa sipariş listesinde görev bölmesinden Sip->İrs. Dökümü komutu verilebilir. Fide Satış Siparişleri, Fide Satış İrsaliyesine; Fide Yetiştirme Siparişleri ise Fide Yetiştirme İrsaliyesine dönüştürülebilir. İlgili irsaliye adımlarına girilerek herhangi bir siparişle bağlantısı olmayan irsaliyeler de oluşturulabilmektedir. Aynı müşteri veya bayiye birden çok irsaliye ile teslimat yapılabilir. İlgili fide satış irsaliyelerini faturalaştırmak üzere FD-TD adımı kullanılır. Son basılan fatura numarası kontrol edilir ve gerekiyorsa düzeltilir. Müşteriye, bölgeye, plasiyere, şehir ve bölgeye ya da nakliye şekline göre döküm yapılabilir. FD-İD adımı kullanılır. Bir önceki maddede açıklanan yöntemler bu dönüşüm adımı için de geçerlidir. Fide yetiştirme faturası, bir hizmet gelir faturasıdır. İlgili belgede yetiştirme hizmet bedeli fatura edilmektedir. Bu faturanın bağlantılı olacağı irsaliyelerde ise tohumu müşteri tarafından sağlanarak yetiştirilmiş fideler sevk edilmiştir. Siparişi alınan ya da stoka üretimi planlanan herhangi bir fidenin ne zaman ekilmesi gerektiğini bulmak için FR-ZF adımındaki fide ekim sorgusu kullanılır. FR-ZS adımında ilgili seçimler yapılır ve seçilen siparişlerin durumu gözlemlenir. Sipariş başlığına ve detaylarına ait bilgilerin yanı sıra Kapandı, Sevkedildi, Sevke hazır, Sipariş aşamasında vb. durum bilgisini görüntüler. FR-ZD adımından girilir. Seçilen aralıktaki ekim bilgileri ekrana geldiğinde LOT DEĞİŞTİRME, EKSTRAYA DÖNÜŞTÜRME, KARMA EKİME DÖNÜŞTÜRME türünden işlemler yapılabilir. Haftalık yada aylık olarak tohum durumunu gösterir. Eksik miktarlar için uyarır. FR-ZT adımında ilgili seçimler yapılır ve buna göre haftalık, aylık rapor alınır. FR-ZB adımından günlük ya da haftalık rapor alınır. Ağaç şeklinde seviyeli bir rapordur ve istenirse alt detayları gizlenip gösterilebilir. Bu rapor teslimatı gereken fide miktarlarıyla bunları karşılamak için hazır olabilecek fide miktarlarını gösterir. Teslimi mümkün olmayanlar vurgulu olarak gözükecektir. FR-KY adımında son verilen beyanname numarası girilir ve yeni beyanname için tarih aralığı seçilir. Bu raporun çıktısı ekrana alınabildiği gibi doğrudan Word belgesine de yazdırılabilir. Beyanname Word şablonu FD-EG parametre ekranında Beyanname bölümünde tanımlanır. Bu bölüm aynı zamanda firmanın üretici belgesinin tarih ve nosunun girildiği bölümdür. İrsaliye, siparişle bağlantılı ise ilgili siparişin otomatik olarak kapatılmasını sağlar. Sevk edilmesi mümkün olmayan siparişler kullanıcı tarafından el ile kapatılabilir. Nadir durumlarda doğrudan fatura da düzenlenebilir. Bu durumda oluşan belge irsaliyeli fatura niteliğindedir. İrsaliyeli faturanın bağlantılı olacağı siparişler de otomatik olarak kapanır. Faturaya dönüşen irsaliyeler bağlı duruma gelecektir. Fatura belgesinde hangi irsaliye ya da irsaliyeler ile ilişkili olduğu bilgisi bulunur. İlgili faturalara FD-TF adımından erişilebilir. Sipariş ve irsaliyede stok kodları kullanılırken faturalaştırıldığında hizmet kodunun çalıştığı bu özel belge bir tür fason hizmet faturasıdır. Hangi hizmet kodunun yetiştirme geliri için kullanılacağı ve KDV vergisinin takip edileceği hesap FD-EG adımı Diğer sekmesinde tanımlanır. Bu adım sadece bilgi amaçlıdır. Herhangi bir hareket oluşturmaz. Sadece bilgi amaçlıdır. Herhangi bir hareket kaydı oluşturmaz. Seçilen kayıtlarda lot değişikliği ve yer kodu değişikliği yapar. Bilgi amaçlıdır. Bilgi amaçlıdır. Beyanname word belgesi oluşturulması için sistemde Microsoft Office paket programının 2003 veya daha üzeri ücretli bir sürümünün kullanılıyor olması gerekir. Verilen son numara sistem tarafından saklı tutulur ve bir sonraki beyanname verme zamanı bu numara bir artırılarak devam edilir. Fidecilik işlemlerine ait menü adımlarından derlenerek oluşturulmuş komut rehberi anlatılmıştır. Rapor içerikli adımların bolca yer aldığı FİDE RAPOR ana menüsünde kullanıcı tanımlı yeni raporlar kolayca oluşturulabilmektedir. Hazırlanan raporlar ekrana, yazıcıya, Excel'e veya PDF dosyaya dönüştürülerek diğer kullanıcı ya da programlarla paylaşılabilmektedir. Yazının bundan sonraki bölümlerinde çeşitli ekran görüntülerine de yer verilerek programın işleyişi incelenmektedir. 6
TEMEL BİLGİLER Programın işleyişinin anlatımı sırasında aşağıda belirtilen kavramlar sıkça kullanılacaktır. ÇİFTÇİ: Cari hesap olarak tanımlanan bir veri türüdür. Fide yetiştiricileri genellikle hiyerarşik yapıda tasarlanmış bölgesel dağıtıcı firmalar ve onlara bağlı çiftçilerden oluşan bir müşteri yelpazesiyle çalışır. Bir sipariş girilirken bu siparişin hangi müşteri (fatura edilecek firma) tarafından talep edildiği bilgisiyle birlikte fidenin asıl sahibi çiftçi de belirtilir. Bu bilgi, yetiştirme dönemi ve sonrasında raporlamalarda kullanılır. TOHUM: Standart bir stok türüdür. Müşterinin yetiştirmek üzere teslim ettiği tohum ile firmanın kendi stoklarında bulundurduğu tohum aynı olsa dahi bunların her biri için farklı tohum kodları açılması önerilir. Bu kodlar daha sonra fide tanımında müşteri tohumu, firma tohumu adlarıyla belirtilecektir. FİDE: Fide, özel bir stok türüdür. Standart bir stok gibi tanımlansa da program kurgusu gereği fidecilikle ilgili ek tanımlamalar gerektirir. Fide üretimi için stoklardaki hangi tohumun kullanılacağı, müşteri tarafından sağlanacak ise hangi kodlu müşteri tohumunun kullanılacağı, fide için öngörülen yetiştirme firesi oranı, deneme fidesi olarak mı normal fide olarak mı kullanılacağı belirlenir. hangi haftada teslimat yapılacaksa kaç gün önce tohumlama yapılması gerektiği tablo olarak girilir. Girilen bu bilgi, teslimat planlaması sırasında kullanılacağından 52 haftalık dönem için tablonun doldurulması önerilir. HAFTALARA GÖRE KAÇ GÜN ÖNCE EKİM YAPILACAĞINA DAİR ÖRNEK GRAFİK GEREKLİ GÜN SAYISI 50 40 30 20 10 0 H1 H3 H5 H7 H9 H11 H13 H15 H17 H19 H21 H23 H25 H27 H29 H31 H33 H35 H37 H39 H41 H43 H45 H47 H49 H51 7
Fide stokları için paketleme bilgisi de önemlidir. Programda tanımlı olan viyol türlerinden hangilerinin bu fide için geçerli olacağı ve varsayılan olarak kullanılacak viyol cinsi stok tanımında belirtilir. Örneğe göre, AKİK DOMATES FİDESİ varsayılan olarak 128'lik viyol kullanılarak yetiştirilir. Fakat isteğe göre 180, 210 ve 300'lük viyol de kullanılabilir. Diğer viyol türleri ve paket cinsleri için FD-NP Paket Kod Listesi adımından tanımlama yapılır. VİYOL: Fideler, yetiştirme dönemleri boyunca viyol adı verilen birleşik kaplarda muhafaza edilir. Ebatlarına ve yerleştirilebilecek fide sayılarına göre farklı viyol cinsleri bulunur. VİYOL SARF MALZEMELERİ: Fidenin hastalıklardan korunması ve doğru biçimde beslenebilmesi amacıyla toprağında bir takım katkı malzemeleri kullanılır. Bunlar, toprağın sterilizasyonu, su tutma kapasitesinin artırılması ve yeterli miktarda oksijen ve azot barındırabilmesi gibi işlevler görür. Torf, vermakulit, tricoflow ve perlit gibi malzemeler viyollerle birlikte sarf malzemesi olarak kullanılır. İlgili ekranda bu malzemelerin karışım oranları belirlenmektedir. FİDE YETİŞTİRME GELİRİ: Fide üretimi sırasında kullanılacak tohum müşteri tarafından karşılanıyor ise bu durumda fide yetiştirme geliri elde edilmesi söz konusu olacaktır. Firma bu amaçla GELİR tipinde bir HİZMET tanımlayarak fide yetiştirme hizmetlerinden elde edeceği gelirleri takip eder. Fide satışında KDV oranı %8 iken yetiştirme gelirinin KDV oranı %18'dir. Firma, müşterinin tohumlarını kullanarak yapacağı yetiştirme işlemleri için stok satış faturası yerine hizmet faturası düzenler. Ön tanımlı viyol listesi şekilde görüldüğü gibidir. Farklı viyol türlerinin tanımlanmasına ihtiyaç duyulur ise yeni bir kod açılması, viyol olduğunun belirtilmesi ve iç adet yazılması yeterlidir. 8
SİPARİŞ ALIMI Fide yetiştiricileri kendi tohumlarını kullanarak üretecekleri fideleri satabileceği gibi müşterinin teslim edeceği tohumların yetiştirilmesi hizmeti de verebilir. Fide Satış Siparişi ve Fide Yetiştirme Siparişi olmak üzere iki tür sipariş girilebilir. FİDE SATIŞ SİPARİŞİ Firmanın kendi tohumunu kullanarak üreteceği fidelerin konu edildiği satış siparişidir. Bu türden satış siparişlerinde detaylarda fide stok kodları yer alacaktır. İrsaliyeye ve faturaya dönüşüm yapıldığında, siparişte girilen bilgiler (stok kodları, miktar ve fiyat bilgileri vb.) aynen korunur. Fiyat daha sonra da girilebilir. Sipariş girişine dair bir örnek: Fiş başlığında, müşteri, çiftçi, 3. şahıs, KDV Tipi vb. bilgiler girilir. Detaylarda ise sipariş edilen fideler, teslim tarihleri ve miktarları bilgileri girilir. Fiyat zorunlu değildir, istenirse irsaliye veya fatura sırasında da fiyatlama yapılabilir. Sipariş satırları iki tip olabilir. "Stoktan Karşılama" veya "Sipariş". Stoktan karşılama, üretimi tamamlanmış olan fidelerden verileceğini, sipariş ise yeni tohumlama yapılacağını ifade eder. Firma devamlı olarak talep gören fideleri stokunda bulundurmayı tercih ediyor ise "Stoktan karşılama" seçeneğini kullanabilir. Örnekte verilen fide satış siparişinde 2. ve 3. satırlarda girilen domates ve patlıcan fidelerin istenen tarihlerde hazır olabilmesi için ilgili stokların tanımında verilen yıllık takvime göre ekim planı takriben şöyledir: DOMATES : 33. Haftada teslim edilecek (teslim tarihinden 32 gün önce tohumlanmalı) PATLICAN: 22. Haftada teslim edilecek (teslim tarihinden 38 gün önce tohumlanmalı) 9
Sipariş giriş ekranının diğer bazı özellikleri: Excel'den sipariş giriş ekranına ve sipariş giriş ekranından Excel'e aktarım yapılabilmektedir. İsteğe bağlı olarak 3. Şahıs belirtilebilir. "Koli" ya da "Miktar" sahasındayken F4'e basılırsa aşağıdaki gibi bir ekran açılır. Bu ekrandan, devam etmekte olan üretim süreci kolayca izlenir ve sipariş edilen fideler için satırın tipi ve teslimat şekli belirlenebilir. Gerekiyorsa istenen toplam fide miktarının bir kısmının stoklardan karşılanmasına ve kalan bölüm için yeni ekim yapılmasına karar verilebilir. Sipariş satırları tamamlanır ve dip kısma geçilirse fiyat bilgileri gözlemlenebilir. Bu siparişte belirtilen tahsilatın ne şekilde yapılacağı (birden çok tahsilat türü karma olarak kullanılabilir) dip bölümünde belirtilebilmektedir. Tahsilat şekli henüz belli değilse boş bırakılır ve faturalandırma aşamasında doldurulabilir. Kaydederken yazdır kutucuğu işaretlenirse ön tanımlı grafik yazıcıdan ya da bu fiş için seçilecek bir yazıcıdan sipariş dökümü alınabilir. 10
Daha önce kaydedilen siparişlere ait liste incelenirken başlık ve detaylar ile dip toplamları bir arada görülebilir. Seçilen satıra ait dip toplamlar ve sipariş detayları tek ekranda görüntülenir. Siparişlerin kapanma durumu da görülebilir. (Kırmızı renkle vurgulanan satırdaki sipariş kapatılmıştır.) FİDE YETİŞTİRME SİPARİŞİ Aracı firma, tohumcu ya da çiftçinin kendisinden teslim alınacak tohumların yetiştirilmesi hizmetinin konu edildiği satış siparişidir. Bu türden satış siparişlerinde yine detaylarda fide stok kodları yer alacaktır. Fakat faturaya dönüşüm yapıldığında yetiştirme hizmet bedeli fatura edilecektir. Bu sipariş türünde giriş yapıldığında müşteriden gelecek tohumların ayrıca sisteme kaydedilmesine ihtiyaç duyulur. Bu amaçla FD-İG Fide Yetiştirme Tohum Girişleri adımı sağlanmıştır. Sipariş giriş ekran görüntüsü aşağıda verildiği gibidir. 11
TOHUMLAMA İŞLEMLERİ (FD-Y) Tohumlama işlemine başlamadan önce siparişler girilir, firmanın kendi yetiştirme planı varsa bu plana ait fişler oluşturulur. Girilen bu bilgilere göre tohumlama emirleri oluşturulacaktır. FİRMA VE DENEME ATIM PLANI FİŞLERİ Firmanın kendi tohumunu kullanarak yetiştireceği fide miktarları ve teslim tarihleri FD-YP adımından girilir. Bu fidelerin henüz müşterisi yoktur. Teslimata hazır duruma geldikçe fidelere müşteri bulunacaktır. TOHUMLAMA EMRİ Alınan siparişler ve firmanın kendi ekim planı çerçevesinde hangi fideler için tohumlama yapılacağı FD-YE adımında belirlenir. Bu ekranda isteğe göre bir ya da birden çok satır işaretlenerek EMİR OLUŞTUR butonuna basılır. Sıralama şekli önce Fide kodu sonra tahmini tohumlama tarihi olabileceği gibi önce tahmini tohumlama tarihi sonra fide kodu biçiminde de olabilir. Ayrıca, kolon başlıklarına tıklandığında ilgili kolona göre sıralama yapılır. Fir: Firma Siparişi Yet: Yetiştirme Sip: Müşteri Satış Siparişi 12
Tarih kısıtlaması verilirse ilgili kayıtlar süzülür. EMİR OLUŞTURMA İŞLEMİ Önce ilgili satır ya da satırlar seçilir. Emir Oluştur butonuna basılır. Ekrana gelen pencereye emir tarihi, ekim numarası ve ekim miktarı (gerekirse viyol sayısı girilip viyolden hesapla denilebilir) girilir ve fiş kaydedilir. NETTEN BRÜTE HESAP Emir miktarının siparişte istenen miktardan daha fazla olduğu görülecektir. Bunun sebebi stokun tanımında belirtilen fire oranıdır. Fire oranı dikkate alınarak NET miktarın siparişte verilen miktar olabilmesi için gereken BRÜT miktar program tarafından otomatik olarak hesaplanır. Kullanıcı isterse viyolün tamamını doldurmak yada fazla fire verme durumu çıkmayacağını düşünerek 3-5 fide için ek bir viyol harcamayıp miktarı biraz düşürmeyi tercih edebilir. 13
TOHUMLAMA Girilen tohumlama emirleri dikkate alınarak tohumlama işlemi FD-YT adımından yapılır. Tohumlama emir satırı seçilir. Tohumlama Yap butonuna basılır. Açılan ekranda ekim tarihi girilir. Tohum LOT numarası listesinden istenirse son stok miktarları ve hangi LOT numaralı tohumdan stoklarda ne kadar bulunduğu gözlemlenerek seçim yapılır. Ekim miktarı girilir ve fiş kaydedilir. Fiş kaydedildiğinde stoklardan ilgili tohum miktarları kadar eksilir. Viyol paketleme kodlarında belirtilen ek malzemelerden, ilgili miktarlar kadar eksilir. Çimlendirme odasında fide miktarları artar. TOHUM ATIM RAPORU (FR-FA) Raporda herhangi bir kısıtlama verilmez ise tüm kayıtlar ekrana gelir. Şu ana kadar iki tohumlama yapıldı. Rapor sonucu ekrana, yazıcıya, Excel'e, PDF'e ya da text türünden bir dosyaya aktarılabilir. Ekrana alınan bir rapor örneği. Ekrana alınmış rapor da yazdırılabilir ya da Excel'e aktarılabilir. 14
EKİM EMİR RAPORU (FR-FE) FİDE EKİM SORGUSU (FR-ZF) Özellikle firma planı yapılırken hangi fide ne zamana teslim edilecek ise en erken tohumlama yapılması gereken tarihin bilinmesine ihtiyaç duyulur. Bu amaçla fide ekim sorgusu adımından yararlanılabilir. ÖRNEK: Bugün 2 Mayıs 2012 olsun. Müşterimiz bizden 26 Haziran tarihinde teslim edilmek üzere DOLMA BİBER FİDESİ istesin. Eğer o tarihte teslim edilecekse en geç hangi tarihte tohumlama yapılmalıdır? Bu sorunun cevabı teslimattan 36 gün öncesi olan 21.05.2012 tarihidir. (Henüz 19 gün var) Öte yandan eğer bugün tohumlama yapsaydık fideler ne zamana hazır olurdu sorusunun cevabı ise 10.06.2012'dir. Bulunduğumuz haftada tohumlama yapılırsa fide 39 günde yetişiyor. Program burada sistem tarihini dikkate alarak "... gün sonra ekim yapılmalı" ya da "... gün kadar gecikme oldu" biçiminde bilgi mesajı gösterir. 15
KARMA EKİM Aynı fide birden çok müşteri tarafından istenirse bu siparişlerin birleştirilerek tohumlama yapılması mümkündür. Bu örnekte iki ayrı müşteri aynı fideden sipariş vermiş, kullanıcı her iki satırı (CTRL + Tıklama) seçerek Emir Oluştur butonuna basmıştır. Bu iki siparişe göre tohumlama emri oluşturulmaktadır. 1690 adet tohumlama yapılması gerektiği öngörülen durum için kullanıcı 14 tam viyol kullanıp 1792 adet tohumlama yapmayı seçmiştir. Emir kaydedilirken ekrana uyarı gelir:kullanıcı 2 günlük gecikmeyi önemsemeyip Evet diyerek devam edebilir. TOHUMLAMA FİŞ LİSTESİ (FD-SM) Yapılan işlemler bir üretim işlemidir ve Tohumlama Fişleri adımında ilgili üretim fişleri görülebilir. 16
ÇİMLEME SONRASI SERAYA ALMA İŞLEMİ (FD-YS) Tohumlama, istenen fideyi üretmek için gerekli tohumun ve beraberinde ihtiyaç duyulacak sarf malzemelerinin ilgili viyole yerleştirilmesi işlemidir. Bu viyoller Çimleme odasına alınarak adeta yoğun bakımdan geçer. Burada uygun süre bekleyen viyol daha sonra seraya alınacaktır. Çimleme odasında bulunanları izlemek için FD-YS adımına girilir. İlgili satırlarda müşteri siparişleri, karma ekimler ve firma ekimlerinden şu anda çimleme odasında olanlar gösterilir. Kullanıcı bu satırlardan uygun olanları seçerek Seraya Al komutu verecektir. Sera bir yer kodudur. Serada hangi viyolün nereye konulduğunu bulmayı kolaylaştırmak üzere Raf Kodu adı verilen bir alt adresleme imkanı sağlanmıştır. Raf Kodu, her bir sera için ihtiyaca uygun biçimde modellenebilir. İşlem tamamlandığında bir stok transfer fişi oluşacaktır. 17
SERADA ELDEN GEÇİRME İŞLEMLERİ (FD-YG) Fidelerin serada geçirecekleri süre boyunca sürekli takibi yapılır. Sağlıklı olmayan ya da yetişme süreci tamamlanamayacak olanlar ayıklanır. İstenen kalitede olanlar ise sürekli olarak birleştirilir. Bu süreçte hangi viyoller için birleştirme yapıldığı, yer değişiklikleri fidelerin büyüme süreçleri gözlemlenerek tahmini teslimata hazır olma zamanları gibi birçok bilgi değişikliği yapılır. Aşağıda bunlara ilişkin bazı örnekler verilmiştir. Verilen örnekte yer değiştirme, ekim aktarma ve fire işlem türleri kullanılmıştır. Ekim numarası yazılır ve başka bir hücreye geçilirse program otomatik olarak bu ekim numarasının hangi sera ve raf kodunda bulunduğunu ilgili hücrelere getirir. YER DEĞİŞTİRME: Fidenin ekim numarası aynı kalır fakat ya farklı bir seraya ya da aynı sera içinde farklı bir raf koduna (tablaya, masaya) alınır. Yetiştirme süreci tamamlanmaya yakın olanlar, sevkiyat öncesi son durak olan seraya alınabilir. EKİM AKTARMA: Farklı iki ekim numarası arasında aktarma işlemidir. Ekimlerden birinde işler planlandığı gibi gitmediğinde aynı fidenin yetiştirildiği diğer bir ekimden takviye yapılması gerekebilir. Öte yandan fire oranları da dikkate alınarak fazladan tohumlama yapılmış olacağından çimlenme başarısı yüksek olan ekimlerdeki ekstralar diğer ekimlere alınabilir. FİRE: Tohumlama sırasında NET miktardan yola çıkılarak BRÜT miktarlar hesaplanmıştı. Bazı tohumlar istendiği gibi çimlenemediğinde veya boylanmadığında ilgili viyolden çıkarılır. Eksilen miktarlar ise FİRE işlem kodu ile resimde gösterildiği gibi kayıt altına alınır. Sadece çıkış yer ve raf kodu ile miktar bilgisi yazılır. Fiş kaydedildiğinde elden geçirme listesinde bu şekilde görünecektir. 18
SAYIM İŞLEMLERİ (FD-MS) Seraya alınan viyoller sık sık sayılarak boylanmakta olan fidelerin miktarı kontrol altında tutulur. Bu amaçla FD- MS adımından sayım fiş girişi yapılır. Sayım tarihi ve sera seçilip detaylara geçilir. Ekim No sahasında F4'e basılınca aşağıdaki gibi bir liste ekrana gelir. Buradan hangi nolu ekimin kaç gün süresinin kaldığı ve hangi sera bölümünde (raf kodu) bulunduğu görülür. Buradan seçim yapılarak geri dönülür ve fide sayım miktarları girilir. ÖNEMLİ: Rev.Haz.Trh. kolonu, sayım yapan kişinin gözlemine dayanarak tahmini hazır olma tarihini ifade eder. Program kayıtlarına göre tahmini teslim tarihi Son. Tarih kolonunda gösterilmektedir. Bu tarihten daha önce veya daha sonra hazır olabileceği düşünülen fideler için Rev.Haz.Trh bilgisi girilebilir. Eğer değişiklik yok ise bu saha boş bırakılır. Kullanıcı fiş girişi yaparken burada 2 adet viyol bulunduğunu fakat toplam 360 adet fide olması gerekirken 330 tane saydığını belirtmiştir. Oluşan fiş aşağıdaki gibidir. 19
SAYIM SONUÇ GÜNCELLEME (FD-MG) Sayım fişleri girildiğinde programdaki stok miktarları hemen değişmeyecektir. Yapılan sayımların sağlıklı olduğu düşünülüyorsa stok miktarlarının bu sayımlara göre güncellenmesine karar verilebilir. Güncelleme ekranında bilgi metni olarak gösterildiği gibi eğer kullanıcı, fidelerin hazır olma tarihlerinde değişiklik yapmış ise bunlar ilgili fidelerin hazır olma sürelerinin takip edildiği sahaya işlenir. Birden çok serada sayım yapılmış ise bunlardan sadece birinin güncellemesini yapmak için seçim aralığı yukarıdaki gibi verilerek işlem başlatılır. Bu uyarıya Evet denilir. Güncelleme tamamlanır ve FD-SS Fide Sayım Fark Fişleri adımında yeni kayıt oluşur. BARKOD ETİKET BASIMI (FD-B) Fide viyollerinin üzerine yapıştırmak üzere barkod etiketi basılması için programda bazı ön ayarlamalara ihtiyaç duyulur. BR-GY Barkod Yazıcı Parametre listesinde aşağıdaki gibi yeni bir kayıt oluşturulur. burada yazıcı olarak barkod yazıcısı seçilmelidir. Eğer sistemde henüz barkod yazıcı sürücüleri yüklenmemiş ise bu adımdan önce yazıcının tanıtılması sağlanır. 20
ETİKET DİZAYNI (FD-BE) Yeni bir etiket dizaynı yapmak üzere aşağıdaki gibi bir kayıt oluşturulur. Yazdırma şekli olarak daha önce parametrelerde tanımlanan tip seçilir. İlgili kayıt tamamlandığında bu satırla ilişkilendirilmek üzere barkod etiket dizayn penceresi açılır. Bu pencerede kullanıcı istediği sabit başlık firma logosu vb. bilgileri ekler. Baskı zamanında veritabanına bağlanılarak değeri güncellenecek olan sahaları ekler ve kendi tasarımını oluşturur. Ekran örneğinde sağ tarafta görülebileceği gibi müşteri, çiftçi, sipariş no, sevkiyat no, ekim no, viyol no... gibi birçok saha etiket büyüklüğü uygun ise eklenebilir ve daha kapsamlı bir barkod etiket dizaynı oluşturulabilir. Birden çok etiket dizaynı oluşturulup farklı kağıt boyutları veya müşteri isteğine göre basım yapılabilir. Etiket basımı burada belirlenen dizaynlardan biri kullanılarak yapılabilecektir. 21
SEVK VİYOL PAKETLEME BARKODU BELİRLEME (FD-EG) Fide Genel Parametreleri ekranında Sevk Viyol Paketleme Barkodu sahasına ilgili etiket dizaynının adı yazılır. FİDE BARKOD ETİKET DÖKÜMÜ (FD-BD) Döküm işlemi ekran görüntüsünde gösterildiği gibi yapılır. Aynı bilgilere çok benzeyen yeni etiket basımları yapılacak ise "Döküm sonrası ekranı temizle" kutusunun işareti kaldırılır. SEVKİYAT İŞLEMLERİ (FD-K) Sevkiyat adımları iki amaca hizmet eder. Bunlardan ilki sevk edilecek ürünlerin hazırlanması, diğeri ise araca yükleme işlemidir. Seradan ilgili ürünleri araç yükleme alanına getiren, kolilere yerleştiren kişiler fide sıralı bir listeye ihtiyaç duyarken bunların dağıtımını yapacak olan kişi ise rotaya uygun olarak müşteri sıralı bir listeye ihtiyaç duyar. Kullanıcı, önce sevk emri fişleri oluşturur. Daha sonra bunların dökümünü alır. Sevk emri, hangi rotadaki hangi araçlarla hangi müşterilerin fidelerinin sevk edileceğinin planlandığı aşamadır. Döküm aşaması ise sefer, uğrama, fide, teslim gibi kriterlere göre farklı şekillerde çıktı alınmasını kapsar. 22
SEVK EMRİ FİŞLERİ (FD-KV) FD-KV adımına girilir ve yeni fiş oluştur komutu verilirse aşağıdaki gibi bir ekran açılır. Ekranın üst bölümü sevk edilecek siparişler alt kısım ise seferleri gösterecektir. SİPARİŞ KALANLARININ YÜKLENMESİ Önce Sipariş Kalanlarını Yükle butonuna basılır ve kullanıcı bu ekrada istediği kriterleri seçer. Tarih aralığı, Cari hesap, bölge, il, çiftçi, fide vb. birçok kritere göre siparişler süzülebilir. Sevkiyat planına ileri tarihte yetişmesi tamamlanabilecek olan satırları da dahil edebilir. Sorgu çalıştırıldığında ilgili siparişler ekrana gelmiş olacaktır. 23
SEFER VE ARAÇ SEÇİMİ Teslimatı yapılacak fideler için sefer tanımları yapılır ve bu seferler için araç planlaması oluşturulur. SEFER EKLE butonuna basılarak araç ve şoför seçilir. Sefer için bir isim yazılıp işlem tamamlanır. Başka bir sefer daha eklenerek aynı anda birden çok rota için planlama yapılabilir. SEFERLER İLE SİPARİŞLERİN EŞLEŞTİRİLMESİ İlk sefer satırı seçili iken bu araçla sevkedilecek sipariş satırları işaretlenir ve Listeye Al butonuna basılır. Seferle bağlantılı hale gelen sipariş satırları şöyle gösterilecektir: 24
Diğer sefer için de bağlantı yapıldığında sonuç aşağıdaki gibi olacaktır. TOPLU BAĞLANTI YAP Hazır olma gün sayılarına bakılarak sevkiyat planında sera bağlantısı olmayan satırların bir sera kodu ile ilişkilendirmesini yapan özel bir adımdır. İlgili satırlarda sera kodu boş olanları, hazır olma günlerine bakarak en uygun sera ve bölümle ilişkilendirme yapan bu adım firma atımlarını dikkate almaz. 25
MİKTAR DEĞİŞİMİ Sevk edilebilecek miktarlar revize edilebilir. Miktarların revize edilmesi sonucunda stok dengesinin olumsuz etkilenmemesine özen gösterilmelidir. Gerekiyorsa sevkiyatın bir an önce yapılması sağlanıp stok tutarlılığı için gerekli fiş kayıtları sonraya bırakılabilir. İlgili ekranda yeni seferler tanımlama, yeni sipariş satırları yükleme, miktar değişikliği sıralama değişikliği gibi bir çok işlem ard arda yapılarak bunların tamamı tek bir fiş halinde kaydedilebilir. SEVK EMRİ FİŞ DÖKÜMÜ (FD-KK) Sevk emirlerinin farklı sıralama kriterlerine göre çıktısının alınabildiği bölümdür. Sevk emri dökümü için üç farklı rapor tipinden yararlanılarak dizayn yapılır. Burada belirlenen tiplere göre raporun başlığında ve detaylarında yer alabilecek sahalar değişir. 26
Aşağıda döküm örnekleri verilmiştir. Seferler, uğranılacak müşteriler ve teslim edilecek fide stoklarıyla ilgili bir döküm örneği. Uğrama + Teslim tipinde hazırlanmış bir rapordur. Dağıtım yapacak personelin ihtiyacına göre farklı veritabanı sahaları da eklenebilir. Fide Sıralı döküm örneği. 27
SEVK EDİLECEKLER İÇİN BARKOD ETİKET DÖKÜMÜ Sevk emri listesindeyken barkod etiket dökümü ihtiyacını pratik olarak karşılamak için görev bölmesine ek bir komut yerleştirilmiştir. Bu kısımda listelenen barkod dizaynı sistemde kullanılacak barkod yazıcının tipine ve barkod etiket boyutuna göre önceden ayarlanır. Bu konuyla ilgili başvuru için barkod etiket dizayn bölümü incelenebilir. ilgili sevk emri seçilir ve Barkod Etiket komutu tıklanır. İlgili sevk emrindeki satırlara göre hazırlanmış döküm ekranı otomatik olarak ekrana gelecektir. Bu ekran, barkod basımı sırasında sıkça kullanılan bir ekrandır. zaman zaman barkod dökümleri sırasında yanlış etiket takılı olması, kağıt sıkışması, rulonun bitmesi vb. nedenlerle eksik ya da hatalı basım yapılabildiğinden "Döküm sonrası ekranı temizle" seçeneğine yer verilmiştir. Döküm sonrası ekrandaki verilerin silinmemesi için bu kutucuğun işareti kaldırılır. İlk döküm tamamlanır fakat ekrandaki veriler kalır. İstenirse tekrar aynı satırlar için barkod etiket dökümü yapılabilir. 28
İRSALİYEYE DÖNÜŞÜM İrsaliyeye dönüştürülecek sevk emri satırı seçilir ve görev bölmesinden İrsaliye'ye dönüştür komutu tıklanır. İrsaliyeye konu olacak seferler ekrana geldiğinde hangileri için irsaliye dönüşümü yapılacağı seçilir ve işlem başlatılır. Eğer Kaydederken Yazdır kutucuğu işaretli ise aynı zamanda döküm de alınır. Sadece seçilen satırlar irsaliyeye dönüşür. Sevk emrinde henüz irsaliyeye dönüşmemiş satır bulunmaktadır. 29
SEVK EMRİNİN KAPANMASI Kalan satır da irsaliyeye dönüşünce sevk emri tamamen kapanmış olacaktır. Kapanan sevk emirleri kırmızı zemin üzerine siyah yıldız işareti şeklinde gösterilir. Eğer yanlış satır ya da satırlar irsaliyeye dönüştü ise irsaliye silindiğinde sevk emri yeniden açık duruma gelir. Ağırlıklı olarak fide işlemlerine yer verilen bu doküman dışında Fide Raporları ve Analizleri'nin anlatıldığı ikinci bir dokümana yer verilmiştir. Fide işlemlerine ait veri giriş çıkış işlemlerini başarıyla özümseyen kullanıcılara, bu bilgileri kullanarak hazırlayabilecekleri rapor ve analizlerin neler olduğunu aktarmayı hedefleyen dokümanın incelenmesi önerilir. VioFide, burada aktarılan menü adımları dışında pek çok ticari ve finansal fonksiyonu bünyesinde barındıran kapsamlı bir çözümdür. Mal ve hizmet alım-satışı, üretim, genel muhasebe, diğer ticari hareketleri konu alan veri ve fiş giriş ekranları, beyannameler, raporlar... ve daha pek çok özellik VioFide'yi sadece fide işlemleri için kullanılan sektörel bir program olmaktan çıkarıp birçok iştiraki bulunan grup şirketler tarafından tercih edilebilir bir paket durumuna getirir. Vio Ticari programlarının diğer özellikleri ve eklenebilir modülleri hakkında bilgi almak için yazılım satış danışmanınıza başvurabilirsiniz. SKOR YAZILIM VE BİLİŞİM SİSTEMLERİ - (EKİM 2012) 30