ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ 07/11/2014-iSTANBUL, TÜRKİYE TÜRKMEN TEKNİK İÇ ve DIŞ TİC.LTD.ŞTİ. Hugo-Eckener-Strasse 29, 50829 Köln Germany T:+ 49 221 16 899 184 Web: www.uni-cert.de E-mail: info@uni-cert.de İş bu Belgelendirme Sözleşmesi (Buradan itbaren "Sözleşme" olarak anılacaktır) Köln / Almanya Doküman No: UFR.62 Tarih: 10.10.2014 Revizyon No: 2 Sayfa: 1/7
adresinde faaliyet gösteren UNIVERSAL GmbH ile TÜRKMEN TEKNİK İÇ ve DIŞ TİC.LTD.ŞTİ. Türkiye adresinde faaliyet gösteren Topçular Mh. Kışla Cad. Sarıyaşar Pala İş Hanı No:23/34 Eyüp/İstanbul şirketi arasında (Buradan itbaren "Müşteri" olarak anılacaktır) 07/11/2014 tarihi itibarıyla geçerli olmak üzere hazırlanmıştır. Müşteri, bünyesinde ISO 9001:2008 Standardına(larına) göre (buradan itibaren "Standart" olarak anılacaktır) oluşturmuş ve uygulamakta olduğu Yönetim Sistemini(lerini) (buradan itibaren "Sistem" olarak anılacaktır), UNIVERSAL GmbH Belgelendirme Kuralları (buradan itibaren "Kurallar" olarak anılacaktır) ve prosedürleri uyarınca UNIVERSAL GmbH tarafından denetlenmesini ve belgelendirmesini talep etmektedir. Taraflar, ortak hak ve yükümlülüklerini göz önünde bulundurarak aşağıdaki hususlarda anlaşmaya varmışlardır: 1. KAPSAM VE ÖDEME ŞARTLARI 1.1 Belgelendirme kapsamı, Müşteri nin başvuru formunda ve UNIVERSAL GmbH in veya UNIVERSAL GmbH in temsilciliğinin Belgelendirme Teklifinde ifade edildiği şekilde kabul edilecektir. 1.2 Belgelendirme Teklifinde yer alan belgelendirme ücreti ve bu anlaşmanın yürürlüğe giriş tarihinden itibaren, denetimler ile ilişkili tüm masraflar, ilgili denetimin gerçekleştirilmesinden önce Müşteri tarafından ödenecektir.. 2. HAK VE YÜKÜMLÜLÜKLER 2.1 Taraflar, işbu Sözleşmenin 16. Maddesinde yer alan haklara sahiptirler ve 16. Maddedeki yükümlülükleri yerine getirmekle mükelleftirler. 3. SÖZLEŞME SÜRESİ 3.1 İşbu sözleşme imza altına alındığı tarihte başlayacak ve sözleşme şartlarının tamamlanması neticesinde sona erecektir. 4. BELGELENDİRME ŞARTLARINDAKİ DEĞİŞİKLİKLER / BİRDEN FAZLA LOKASYONU İÇEREN BELGELENDİRMELER 4.1 Müşteri, yasal statüsündeki değişiklikler, fiziki adres değişikliği gibi belgelendirme şartlarındaki etkileyecek tüm değişiklikler hakkında UNIVERSAL GmbH i bilgilendirmekle mükelleftir. 4.2 UNIVERSAL GmbH, Müşteri yi, Standartta yapılan tüm değişiklikler hakkında bilgilendirmekle mükelleftir. Müşteri, UNIVERSAL GmbH tarafından bildirilen Standart revizyonuna uygunluğun sağlanabilmesi için gerekli faaliyetleri yerine getirmekle mükelleftir. Doküman No: UFR.62 Tarih: 10.10.2014 Revizyon No: 2 Sayfa: 2/7
4.3 Birden fazla adreste faaliyet gösteren Müşteri nin belgelendirmesi Prosedür 19 içerisinde açıklanan şartlara uygun olarak gerçekleştirilecektir. Belgelendirme her bir lokasyon için ayrı ayrı yapılabilir. Aynı yönetim sistemi dâhilinde, aynı üretimin, hizmetin ya da faaliyetin yapıldığı tüm adresler, ilgili denetimin başarı ile tamamlanmasını müteakip aynı belge üzerinde gösterilebilir. 4.4 Müşteri, geçerli belgelendirme kapsamını genişletmek istediğinde, UNIVERSAL GmbH özel bir denetim planlayabilir veya Müşteri ile görüşerek rutin gözetim denetimi birleştirilmiş bir kapsam genişletme denetimi planlayabilir. 5. LOGO/ İŞARET KULLANIMI 5.1 UNIVERSAL GmbH, kendi belgelendirme logosu/ işaretinin kullanım hakkının tek sahibi olduğundan dolayı, Müşteri sadece UNIVERSAL GmbH tarafından tedarik edilen logo/ işareti kullanmak zorundadır. Logo/ işaret hiçbir şekilde ürün uygunluğu izlenimi uyandırabilecek halde kullanılamaz. Müşteri, belgelendirme logosu/ işaretini UIN.01 Belgelendirme Logo ve İşareti Kullanım talimatına uygun olarak kullanmakla mükelleftir. Aynı zamanda DAkkS Akreditasyon işareti UNIVERSAL GmbH Belgelendirme Logo/ işareti olmaksızın tek başına kullanılamaz. 5.2 Belgelendirme Logosu/ işareti Müşteri nin pazarlama materyalleri, promosyon ve reklam broşürleri üzerinde kullanılabilir. 5.3 Belgenin basılması ve yayınlanması, sadece Müşteri nin sisteminin ilgili standarda uygunluğunu ifade eder ve ürn üzerinde kullanılan belgelendirme logosu/ işareti kesinlikle ürün kalitesini çağrıştıracak şekilde kullanılamaz 6. PROMOSYON VE REKLAM 6.1 Müşteri, belgelendirmesi resmi olarak tescil edilmeden önce, ilgili standarda göre belgelendirmiş olduğunu ima edecek reklam çalışmalar yapamaz. 6.2 Akredite Belgelendirme Programları kapsamında olmayan ürün/hizmete sahip olan Müşterinin, ilgili ürün/ hizmet veya prosesinin UNIVERSAL GmbH tarafından denetlenip belgelendirildiğini ima edecek reklam ve promosyon çalışmalarında bulunması kesinlikle yasaktır. 6.3 Eğer UNIVERSAL GmbH geçerli olan belgelendirmeyi askıya alır, geri çeker veya iptal ederse, Müşteri ivedilikle belgelendirmenin kullanımını durduracaktır. UNIVERSAL GmbH, askıya alınmış, geri çekilmiş veya iptal edilmiş bir Müşteri belgelendirme statüsünü halka açık bir şekilde yayınlama hakkını saklı tutar. 7. DENETİM TAKIMI SEÇİMİ 7.1 Bir denetim takımı, Müşteri faaliyetinin içinde yer aldığı sektörel sınıflandırma kodlarında (EAC/ NACE) uzman en az bir veya daha fazla sayıda denetçiden oluşur. Doküman No: UFR.62 Tarih: 10.10.2014 Revizyon No: 2 Sayfa: 3/7
7.2 Denetim takımı içerisinde sektörel olarak deneyime sahip olmayan bir denetçi bulunduğunda, UNIVERSAL GmbH denetim takımında ilgili sektörel alanda uzman, uygun denetim eğitimi almış bir teknik uzman yerleştirmekle mükelleftir. 8. DENETÇİ VE TEKNİK UZMANLARIN ÇIKAR ÇATIŞMALARI 8.1 Denetim tarihinin ilk gününden itibaren geçen son iki yıl içerisinde Müşteri adına çalışmış olan bir denetçi veya teknik uzman, o Müşteri nin denetim takımı içerisinde yer alamaz. 8.2 Denetim takımı, Müşteri ile iş veya kar ilişkisi içerisinde olmayan kişilerden teşekkül edilecektir. 8.3 Denetim takımı içerisinde danışmanlık faaliyetleri ile de iştirak eden şahıslar mevcut ise, bu şahısların ilgili kuruluşla hiçbir ticari ilişki içerisinde olmaması sağlanacaktır ve ekip bu kişilerden seçilecektir. 9. DENETÇİ VE TEKNİK UZMAN ETİK DAVRANIŞ KURALLARI 9.1 Denetçi veya Teknik Uzmanlar, kesinlikle hediye ve benzeri teveccühleri talep ve kabul edemezler. 10. GİZLİLİĞİN KORUNUMU VE KAMU ERİŞİMİNE AÇIK BİLGİLER 10.1 UNIVERSAL GmbH, kendi personeli ve temsilcileri tarafından, Müşteriden elde edilmiş tüm bilgilerin gizliliğinin sağlanmasını garanti altına almakla mükelleftir 10.2 UNIVERSAL GmbH, personelinin ve temsilcilerinin, kontratlarla ve Müşteri tarafından kabul edilmiş Gizliliğin Korunumu taahhüdüne uygun olarak hareket etmelerini sağlamakla mükelleftir. 10.3 Akreditasyon kurumu veya yasal kurumlar Müşteri ile ilgili bilgileri talep ederse, UNIVERSAL GmbH gizliliğin korunumu esaslarını çiğnemeden, Müşteri adı, adresi, belgelendirme standardı ve statüsü gibi websitesinde paylaştığı bilgileri ilgili kuruma temin edebilir. Daha fazla bilgi talep edildiğinde, Müşterinin onayını almak kaydı ile istenilen bilgileri temin edebilir. 11. ASKIYA ALMA VE GERİ ÇEKME 11.1 İşbu Sözleşme Madde 3 te belirtilen periyot zarfında geçerlidir. Müşteri, denetim planları ile bildirilen denetimlere tabi tutulacaktır. Müşteri, denetimler esnasında tespit edilen uygunsuzlukları giderecek faaliyetleri almadığında, UNIVERSAL GmbH belgelendirmenin askıya alınması veya geri çekilmesi hakkını saklı tutar. 11.2 Müşterinin denetimler esnasında tespit edilen uygunsuzlukları giderecek faaliyetleri etkin olarak yerine getirmediği durumlarda, faaliyet etkin olarak gerçekleştirilinceye kadar belgelendirme geçersiz olarak kabul edilir. Doküman No: UFR.62 Tarih: 10.10.2014 Revizyon No: 2 Sayfa: 4/7
11.3 Belgelendirmenin geri çekilmesi bu Sözleşme nin iptal olduğu anlamına gelir. Belgelendirmenin geri çekildiği durumlarda Müşteri ivediyetle orijinal sertifikayı UNIVERSAL GmbH e teslim etmekle mükelleftir. 11.4 Belgelendirmenin askıya alındığı veya geri çekildiği durumlarda, Müşteri ivedilikle Belgelendirme Logo/ işaretini kullanmayı durduracaktır. 12. SÖZLEŞMENİN İPTALİ 12.1 İşbu sözleşme, belgelendirmenin UNIVERSAL GmbH tarafından geri çekildiği durumlarda iptal olacaktır. 12.2 Müşteri nin, Sözleşme şartlarını tam olarak karşıladığı durumlarda, UNIVERSAL GmbH in sözleşmeyi iptal etme hakkı geçerli değildir. 12.3 Müşterinin iflas veya yolsuzluk gibi durumlar hariç, üç ay öncesinden haber vermek şartıyla, istediği zaman Sözleşmeyi iptal edebilme hakkına sahiptir. 12.4 Müşteri, Sözleşmeyi iptal etmeden önce ödenmemiş ücretleri ve masrafları karşılamakla, ödemekle mükelleftir. 13. SÖZLEŞMEDEKİ DEĞİŞİKLİKLER 13.1 Gerekli olduğunda ve her iki tarafın ortak kararlıya Sözleşmede değişiklikler yapılabilir. 14. YARGI HAKKI 14.1 Taraflar yasal yargı haklarını kullanabilme hakkına sahiptir. 15. SÖZLEŞME ŞARTLARI 15.1 Taraflar, Sözleşmeyi kendi mülkiyetlerinde, gizliliğini muhafaza edecek şekilde muhafaza etmekle ve bulundurmakla mükelleftirler. 16. HAKLAR VE YÜKÜMLÜLÜKLER 16.1 UNIVERSAL GmbH başvuru aşamasında Müşteri ye tarafsız ve bağımsız olarak yaklaşacaktır. 16.2 Müşteri, ilk belgelendirme, gözetim ve yeniden belgelendirme denetimlerinde tarafsız bir şekilde denetlenecektir.. 16.3 Müşteri profesyonel olarak denetlenecektir. 16.4 Müşteri uygun ve adil bir ücret karşılığında denetlenecektir. Doküman No: UFR.62 Tarih: 10.10.2014 Revizyon No: 2 Sayfa: 5/7
16.5 UNIVERSAL GmbH, Müşteri belgelendirmesi için uygun ve kalifiye denetim ekibi görevlendirecektir.. 16.6 UNIVERSAL GmbH belgelendirme faaliyetlerini tarafsız ve bağımsız bir şekilde icra edecektir. 16.7 Müşteri, hizmetleri hızlı ve doğru bir şekilde alacaktır. 16.8 UNIVERSAL GmbH belgelendirme faaliyetlerini, belgelendirme kapsamına içerisinde kalarak gerçekleştirecektir. 16.9 UNIVERSAL GmbH, Müşteri ye bildirilen uygunsuzlukları doğrulama, yargılama hakkını saklı tutar. 16.10 Kapanış toplantısı esnasında, denetçiler tespit edilen uygunsuzlukları eksiksiz olarak Müşteri ye izah edecek ve sorulacak tüm sorulara içtenlikle cevap vereceklerdir. 16.11 Denetçiler, kesinlikle hiçbir danışmanlık faaliyetinde bulunmayacaklardır. 16.12 Müşteri, tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili olarak detaylı bilgi talep etme ve kendi çıkarlarına zarar verebilecek durumlar ile ilgili olarak itiraz etme hakkına sahiptir. 16.13 Müşteri, denetim prosesi ve kendi ürünleri ile ilgili olarak sorularına cevap alma hakkına sahiptir. 16.14 UNIVERSAL GmbH, Müşteri nin Sistemini, denetim şartlarına ve belgelendirme kapsamına uygun olarak denetleyecektir 16.15 Müşteri, denetim sürecinin başarılı olarak gerçekleştirilebilmesi için, denetçilerin ihtiyaç duydukları bilgilere ulaşabilmelerini sağlamakla mükelleftir. 16.16 Müşteri, denetçileri tüm tesisler, ürünler, prosesler ve sistem ile ilgili doğru bir şekilde bilgilendirecektir. 16.17 Müşteri, denetçilerin etkin bir şekilde denetleme yapabilmelerini sağlamakla ve denetim sürecinde meydana gelen masrafları karşılamakla yükümlüdür. 16.18 Müşteri, denetçiler tarafından tespit edilen uygunsuzluklara karşı gerekli faaliyetleri hızlı ve etkili bir şekilde almakla yükümlüdür. 16.19 Taraflar, Sözleşme ile belirlenen şartlara ve ortaklaşa karara bağlanmış hususlara uygun olarak hareket edeceklerdir. 16.20 Müşteri belgelendirme logo/ işaretini, kurallara ve prosedürlere bağlı kalmak şart ile kullanabilir. Doküman No: UFR.62 Tarih: 10.10.2014 Revizyon No: 2 Sayfa: 6/7
16.21 UNIVERSAL GmbH, Müşteriyi standart gerekliliklerinde yapılan değişiklikler hakkına bilgilendirmekle ve Müşterinin değişen şartlara uygunluk gösterip göstermediğini doğrulamakla yükümlüdür. 16.22 Müşteri, UNIVERSAL GmbH i ertelemeksizin, belgelendirilmiş Sistemin yeterliliğini etkileyebilecek problemlerde (ör. Yasal, ticari, organizasyonel yapı, hisse dağılımı, yönetimsel, kontakt adres değişikliği, kapsam değişikliği vb.) bilgilendirecektir. 16.23 Müşteri, belgelendirmesini, ürün onayı veya uygunluğunu refere edecek şekilde kullanamaz. 16.24 Müşteri, Sistemini, tanımlanmış düzenlemelere, şartlara ve standarda uygun olarak yönetecektir. Bu faaliyet, Müşteri nin politika ve hedeflerine uygunluğu ve sistemin etkin olarak uygulandığını gösterecektir. 16.25 Denetçiler, ilk belgelendirme, gözetim ve yeniden belgelendirme denetimleri esnasında Müşteri nin müşterilerinden gelen şikayet kayıtlarına erişim hakkı mevcuttur. 16.26 Müşteri, denetimlerden önce en az bir kere İç denetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi faaliyetlerini yerine getirmekle mükelleftir. 16.27 UNIVERSAL GmbH aşağıdaki hususları gözden geçirecek, analiz edecek ve faaliyet alacaktır. a) Müşteri nin müşterilerinden gelen şikayet ve itirazlar ve bunlara verilen cevaplar b) İç Denetimlerin ve Yönetimin Gözden Geçirmelerinin sonuçları ve çıktıları, c) Sürekli iyileştirme ile ilgili hedeflerin gerçekleştirilme statüleri Taraflar yukarıdaki hususları kabul etmiştir 07/11/2014 TÜRKMEN TEKNİK İÇ ve DIŞ TİC.LTD.ŞTİ. UNIVERSAL GmbH Doküman No: UFR.62 Tarih: 10.10.2014 Revizyon No: 2 Sayfa: 7/7