1.Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

Transkript

1 GALATASARAY ÜNĠVERSĠTESĠ 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma Grubu Üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlan ma Tarihi Açıklama 1 1.Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Yöneticilere iç kontrol sistemi ve işleyişi hakkında bilgilendirme toplantısı yapılmış ve doküman dağıtılmıştır. Ayrıca bir grup yönetici ile TÜSSİDE'ye eğitim amaçlı gidilmiştir İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesi ve desteklenmesi ile ilgili olarak toplantı ve seminerler yapılacaktır. İç kontrole yönelik broşür hazırlanacaktır. Eğitim toplantıları İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Yöneticiler, sistemin uygulanmasına örnek olma konusunda kararlı bir tutum içerisindedirler. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu (md.10) Birim yöneticilerinin sorumlulukları hakkında bilgilendirme toplantıları yapılacaktır. / Toplantı tutanakları Etik kurallar yazılı hale getirilecek ve Etik Sözleşmesi hazırlanacaktır. Etik kuralların yazılı olarak belirlenmesi ve onaylanması ile web ortamında tüm personele duyurulması sağlanacaktır. / Etik Komisyonu Etik Sözleşme, Web ortamında yayınlama, Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Anayasanın İlgili Hükümleri (md.10, 129, 137), 657 sayılı Kanun, 2531 sayılı Kamu Görevlerinden Ayrılanların Yapamayacakları İşler Hakkında Kanun, 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5018 sayılı Kanun, 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Başbakanlık geleri ve İlke Kararları. Üniversitemizin Etik Komisyon Kurulu Yönetim Kurulu Kararı ile oluşturulmuştur Etik Sözleşmesi tüm personele tebliğ edilecek ve imzalatılacaktır. Yapılacak olan temel eğitim, hazırlayıcı eğitim ve hizmet içi eğitim seminerlerinde bu etik kurallar ders olarak verilecektir., Etik Komisyonu Etik kurallar, Etik sözleşme, Etik kuralların bilinmesi ve bu kurallara uyulması sağlanmış Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Üniversitemizin stratejik planı, faaliyet raporu ve performans programı internet sitesinde duyurulmuştur İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. 657 sayılı kanun (md.7,8,10), Personelimize eğitim hizmeti verilmiş olup görevde yükselme sınavları yapılarak eşitlik sağlanmaktadır Üniversitemiz hizmetlerinden yararlananların şikayet ve önerileri ilgili birimlerce değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır. yöneticilere yöneticilik, liderlik, etik yönetim kursları /sertifika programları düzenlenecek, personele ve öğrencilere üst makamlara problemini iletme kolaylığı sağlanacaktır., Öğrenci Konseyi Sertifika programları İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. İdarenin faaliyetleri kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak yürütülmektedir. mali işlemler Maliye Bakanlığının bütçe sistemi kullanılarak yapılmakta olup bu nedenle muhasebe kayıtları tam, doğru ve güvenilir elde edilmektedir Faaliyet raporlarına ilişkin yazılım sistemi geliştirilerek raporların otomatik olarak üretimi sağlanacaktır. Üst yönetici / / BİDB Yazılım programı

2 2 2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Kurum misyonu Üniversitemizin stratejik planında yazılı olarak belirlenmiştir Üniversitemiz misyonu web sayfasında yayımlanmış olup, ayrıca yılda iki kez personel kurumsal e-posta adreslerine misyon bilgilendirilmesi yapılacaktır. BİDB ve Bilgilendirme e- postası Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır Üniversitemizin tüm birimlerince görev tanımlamaları yapılacak, üst yönetici onayından sonra personele duyurulacaktır. / / Harcama i Çalışma talimatı, Yazılı görev tanımı İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. in görev tanımları ile ilgili olarak 657, 2547 ve 5018 sayılı kanunlarda hükümler mevcuttur Yeni personel için görev dağılımı çizelgesi güncellenecektir. / Harcama i / İç Birim Görev dağılım çizelgesi Çizelgeler yetki ve sorumlulukları da kapsayacaktır İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Üniversitemiz ve birimlerine ait teşkilat şemaları düzenlenmiştir in teşkilat şemaları güncellenerek fonksiyonel görev dağılımı belirlenecektir. Harcama i / İç Birim Güncellenmiş teşkilat şeması İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Üniversitemizin akademik ve idari birimlerinde organizasyon şeması oluşturulmuştur. İdare ve Birim Faaliyet Raporları ile bu husus sağlanmaktadır İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listeleri çıkaracaktır. Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacaktır. / Harcama i / Yazılı prosedürler İdari ve akademik birimlerde hassas görevlerin tespiti, bunlara ait prosedürlerinin belirlenmesi ve ilgili personele duyurulması beklenmektedir Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Verilen görevler yöneticilerin kendi belirledikleri tekniklerle izlenmektedir. Ancak sistematik değildir, geliştirilebilir Yöneticiler tarafından verilen görevlerin izlenmesinin kolaylaştırılması için uygun yöntemler belirlenecektir. Harcama i /BİDB BİDB / mekanizmaları geliştirilmiş İş takip programı Verilen görevlerin izlenmesinde, yöneticiler tarafından kullanılan yöntemlerin gözden geçirilerek iyileştirilmesi ve iş takip programı ile sistematik hale getirilmesi hedeflenmektedir.

3 3 3.Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Öğretim Elemanları kadrolarına yapılacak atamaların usülleri ve sözleşmeli olarak öğretim elemanı çalıştırabilme usulleri 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu ve ilgili yönetmelikler ile, idari kadrolara yapılacak naklen ve açıktan atama usulleri ise 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile belirlenmektedir. Ayrıca her yıl Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile kadroların kullanımına ilişkin esaslar düzenlenerek İnsan Kaynakları Yönetimi bu mevzuatlar çerçevesinde yapılmaktadır Harcama birimleri her yıl Personel Dairesi Başkanlığı ile koordineli olarak personel ihtiyacını veya fazlasını tespit edecektir. Personelin, ihtiyaca göre harcama birimlerine dengeli dağılımı sağlanacaktır. Üniversitemizin akademik ve idari personel ihtiyacı, amaçlarını gerçekleştirecek doğrultuda planlanacaktır. / / / ve İlgili ve İlgili ve İlgili Yapılan yazışmalar Personel görevlendirilmesi İhtiyaca göre kadro dağılımı 'nın İnsan kaynakları birimi gibi çalışarak kurumun amaç ve hedeflerine uygun faaliyet göstermesi sağlanacaktır İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 657 sayılı devlet memurları kanununa göre aday memurlara temel eğitim ve hazırlayıcı eğitim verilmektedir Her bir görev için belirlenmiş nitelikler göz önünde bulundurularak personel istihdamı azami ölçüde buna göre sağlanacaktır. in eğitim talepleri belirlenecek ve belirlenen konulara göre yönetici ve personele eğitim programı planlanacaktır. / İlgili / İlgili Personel görevlendireilme si Eğitim programları Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bulunmakla birlikte uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem ön Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Üniversitemizin akademik ve idari kadrolarına 2547,2914,657 sayılı kanunlara göre atamalar yapılmaktadır.yapılan görevlendirme ve atamalar da görevi üstlenecek kişinin yeterliliği dikkate alınmaktadır Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. İdari personelin işe alınması ve görevde ilerlemesi merkezi sistemle yapılmaktadır. Akademik personel atamaları ve ilerlemeleri ise YÖK mevzuatına uygun şekilde gerçekleştirilmektedir Personelin bireysel performansının ölçülmesini sağlayacak genel kriterler tespit edilerek geliştirilecektir. Personel performans ölçme ve değerlendirme yönergesi Personelin işe alınması, görevinde ilerleme ve yükselmesi ile ilgili mevzuat yeterli olmakla birlikte bireysel performansa yönelik ölçüm mekanizmaları bulunmamaktadır. Bu şarta makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem ön Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Planlı olmamakla birlikte zaman zaman eğitim faaliyetleri düzenlenmektedir birimlerin görüşü alınmak sureti ile her yıl ayrıntılı eğitim programı hazırlanacaktır. Üniversitemiz Birim Yöneticileriyle mevzuattan kaynaklanan değişikliklerin ve genel anlamda tüm konuların konuşulup tartışılması amacıyla her yıl bir toplantı yapılacaktır. Eğitim ihtiyacının tedariki, öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmadığı durumlarda kurum dışından alanında uzman kuruluş veya kişilerden sağlanacaktır. / / / Harcama i / / Harcama i Ayrıntılı eğitim programı Eğitim toplantıları Eğitim uzmanları ve uzman kuruluşlarca ihtiyacın giderilmesi Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personel sicil yönetmeliği uygulamadan kaldırılmış olup performans kriterleri henüz belirlenmemiştir Personelin performansını geliştirmek üzere kriterler belirlenecektir. Birim yöneticileri tarafından personelin performansı belirlenen kriterlere bağlı olarak yılda bir defa değerlendirilecek ve değerlendirme sonuçları personelle görüşme yapılacak gerekirse önerilerde bulunulacaktır. Birim Yöneticisi Performans Kriterleri Değerlendirme formu

4 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Personel mevzuatı hükümleri uygulanmaktadır Performans kriterlerinin belirlenmesinden sonra performans değerlendirmeleri yapılarak yetersiz bulunan personelin performansının artırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. Personel değerlendirmelerinde emsallerine göre iyi performans gösteren personele teşekkür yazısı, plaket v.b. verilmesi gibi yöntemlerle ödüllendirilmesi; diğer personellerin de bireysel performanslarını yükseltmeye yönelik özendirilmesi ve motive edilmesi sağlanacaktır. / Birim Yöneticileri Eğitim / Takdirname Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Performans değerlendirilmesi haricindeki hususlarda personel mevzuatı hükümleri uygulanmaktadır Personelin performansının değerlendirilme yöntemine ilişkin hususların yazılı olarak belirlenmesi ve personele duyurulması sağlanacaktır. Personel yönetimine ilişkin bilgiler personele duyurulmuş 4 4- Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Üniversitemizin iş akış şemaları hazırlanmış olup, imza ve onay mercileri belirlenmiştir Üniversitemizin iş akış şemaları periyodik olarak güncellenerek personele duyurulacaktır. / İç denetim birimi Güncellenmiş iş akış şemaları Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir Sayılı Yasada Mali Mevzuat ile ilgili Yetki Devrine dair hükümler çerçevesinde işlem yapılmaktadır Yetki devirleri, üst yöneticinin de görüşleri alınmak suretiyle devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. Yetki devri; yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki devrinde yetki devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek yapılacaktır. / / Yetki devri prosedürü Yetki devri onayları Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenecektir. / Yetki devri onayları Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır sayılı kanun ve personel mevzuatı uygulanmaktadır Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye yapılması sağlanacaktır. / Yetki Devri onayları Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli,yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Sistematik olmamakla birlikte yetki devreden ve yetki devredilen arasında bilgi akışı sağlanmaktadır Yetki devredilen personel, mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde, yetki devredenlere belirlenen süre ve dönemlerde yetki devrine ve kullanımına ilişkin bilgilendirme yapılacak ve geri dönüşümü düzenli olarak sağlanacaktır. / Yetki devirleriyle ilgili raporlar 2- RĠSK DEĞERLENDĠRME : Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir.

5 RD 5 RD Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlama 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır yıllarını kapsayan Üniversitemiz Stratejik Planı, Misyon ve Vizyonuna ulaşmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla, katılımcı yöntemler kullanılarak hazırlanmaktadır. RD RD İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Üniversitemiz Performans Programı her yıl hazırlanmaktadır.. RD RD İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Üniversitemiz bütçesi her yıl Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Rehberi, Maliye Bakanlığınca yayımlanacak Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberi,Kalkınma Bakanlığı tarafından yayımlanacak olan Yatırım gesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberi hükümleri doğrultusunda hazırlanmaktadır. RD RD Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Üniversitemizin ve birimlerinin faaliyet raporları her yıl hazırlanmaktadır. Faaliyetler de ilgili mevzuatlara uygundur. RD Yöneticiler, faaliyetleri ile ilgili, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunlunluğunu sağlamak üzere değerlendirmeler yapacaktır. Faaliyet raporları RD Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. RD birim yöneticileri görev alanlarıyla ilgili kurum hedeflerine uygun şekilde hedefler belirleyecek, bu hedefler personele duyurulacaktır. / Birim Yöneticileri in özel hedefleri, RD İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. İdarenin hedefleri spesifik, ölçülebilir ve ulaşılabilir olarak Stratejik Planda belirlenmiştir. RD İdare ve birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir. / Hedeflere ulaşılabilirlik takip edilmiş RD 6 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RD İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir sayılı kanun (md. 63, 64), İç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve esaslar, ön mali kontrol işlemleri yönergesi, kamu idarelerince hazırlanacak faaliyet raporları hakkında yönetmelik. RD RD Her harcama birimi iş süreçlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit edecek, bu risklerin belirlenmesinde denetçilerin ve yapılan diğer değerlendirmelerin bulgularından da yararlanılacaktır. Tespit edilen riskler değerlendirilerek ortadan kaldırılmasına yönelik birimlerce tedbirler alınacaktır. SGBD Risk değerlendirme raporları Risk değerlendirme raporları RD Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. RD Üniversitemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin gerçekleşme olasılıkları ve muhtemel etkileri harcama yetkilileri tarafından yılda en az 1 defa değerlendirilecektir. Harcama Yetkilileri Toplantı Raporları RD Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. RD Yapılan risk değerlendirmeleri sonucunda, belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemlerle ilgili olarak birimlerce, eylem planları oluşturulacaktır. Risk eylem planları 3- KONTROL FAALĠYETLERĠ : Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleģtirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluģturulan politika ve prosedürlerdir Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

6 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır sayılı kanun, iç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve esaslar, muhasebe yetkililerinin çalışma usul ve esasları hakkında yönetmelik, iç denetçilerin çalışma usul ve esasları hakkında yönetmelik, taşınır mal, kütüphane ve öğrenci işleri otomasyon programları mevcuttur Her birim tarafından faaliyet alanları ve riskleri ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol stratejisi ve yöntemi seçilerek bunların uygulanması sağlanacaktır. birimler / BİD Üniversitemizin risklere karşı tedbirli olması sağlanmış, faaliyetlerin verimliği artmış Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Ön mali kontrol yönergesi, e-bütçe, SAY2000i, taşınır mal otomasyonu ile harcama öncesi ve harcama sonrası kontroller yapılmaktadır. Ayrıca her yıl yapılan harcamalar Sayıştay Denetçileri tarafından incelenmekte olup Kurum bünyesinde İç Denetçiler tarafından periyodik denetimler yapılmaktadır Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Üniversitemiz tüm birimlerinin, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılmıştır Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Muhasebe otomasyon sistemi (Say2000i) Maliye Bakanlığının bir sistemidir.üniversitemizin satın aldığı otomasyon sistemlerinin maliyetleri faydasını aşmamaktadır Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Stratejik Plan, Performans Programı, Bütçe ve Kesin Hesap, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol yönergeleri in önemli faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerini kapsayan yazılı prosedürler belirlenecektir. İşlem yönergeleri Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır sayılı Kanun, İhale Mevzuatı, 178 sayılı KHK, Muhasebe yönetmelikleri, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Taşınır Mal Yönetmeliği ve Say2000i ' de öngerilen işlem yönergesinde bu hususlara da yer verilecektir Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır sayılı Kanun, İhale Mevzuatı, 178 sayılı KHK, Muhasebe yönetmelikleri, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Taşınır Mal Yönetmeliği ve Say2000i ' de öngerilen işlem yönergesinde bu hususlara da yer verilecektir. 9 9.Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Hükümler çerçevesinde mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişiler eliyle yürütülmektedir

7 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Hükümler çerçevesinde mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişiler eliyle yürütülmektedir HiyerarĢik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır sayılı Kanun, 657 sayılı Kanun, 4353 sayılı Kanun, 2489 sayılı Kefalet Kanunu, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usüller Hakkında Yönetmelik, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Yönetmelik Mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir sayılı Kanun, 657 sayılı Kanun, 4353 sayılı Kanun, 2489 sayılı Kefalet Kanunu, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usüller Hakkında Yönetmelik, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Yönetmelik Mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır Faaliyetlerin Sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır ce, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesini temin için belirli dönemlerde, personelde görev değişikliği veya eş görevlendirme yapılması sağlanacaktır. ce eğitim ihtiyaçlarına göre hizmet içi eğitim faaliyetleri birim içinde de yürütülecektir. Eğitim faaliyetleri Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Personel ile ilgili mevzuat uygulanmaktadır Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır ce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Birim yöneticileri Rapor / İşlerin aksamadan yürütülmesi sağlanmış olacaktır Bilgi Sistemleri Kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Öğrenci otomasyon sistemi ile bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliğini sağlamak üzere güvenlik duvarları ve antivirüs programları satın alınmıştır

8 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile iş birliği içerisinde veri, bilgi girişi ve bunlara erişim konusunda yetkilendirme işlemlerini, hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde yapmaktadırlar İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Üniversitemizde bilgilerin güncel, tam ve doğru bir şekilde üretilmesi ve saklanmasını sağlamak amacıyla mevcut otomasyon sistemi bilişim yönetemini sağlayacak şekilde geliştirilmiştir BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM : Bilgi ve iletiģim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kiģi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayac BĠ Bilgi ve ĠletiĢim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine Bİ İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Yatay ve dikey iletişim kanalları ( Kurum e-posta hizmetleri, web hizmetleri, öğrenci otomasyon programları, halkla ilişkiler faaliyetleri, konferans ve seminerler v.b.) vasıtasıyla bilgi ve iletişim sağlanmaktadır. Bİ Bİ Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. İnternet kesintisi olmamaktadır. Her türlü bilgiye zamanında ulaşılmaktadır. Bİ Bİ Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Kütüphane otomasyon sistemi, öğrenci otomasyon sistemi, evrak takip programı, muhasebe otomasyon sistemi, e-bütçe sistemi, taşınır mal otomasyon sistemi, idari faaliyet raporları ile bilgiye doğru, güvenilir şekilde ulaşılmaktadır. Bİ Bİ Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Üniversitemiz performans programı ve Üniversitemiz bütçesi Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Müdürlüğünce yönetilen e-bütçe (Bütçe Yönetim Enformasyon Sistemi) sistemi üzerinden hazırlanmakta ve yıl içerisindeki bütçe hareket işlemleri aynı sistem üzerinden yapılmakta ve yine Maliye Bakanlığı Muhasebat Müdürlüğü tarafından yönetilen say2000i sisteminde bütçe uygulama sonuçlarına ve diğer mali raporlamalara yetkilendirmeler dahilinde zamanında ulaşılmaktadır. Bİ Bİ Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Öğrenci otomasyon programı, personel maaş programı, taşınırlar otomasyon programı, kütüphane otomasyon programı gibi kullanılan sistemler mevcuttur. Bİ Bİ Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Bİ Stratejik Planda yer alan amaç, hedef ve faaliyetler ile beklentilere ilişkin bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. Birim Yöneticileri Misyonumuzun gerçekleşmesi sağlanmış

9 Bİ İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Zaman zaman yatay ve dikey iletişimi sağlayan toplantılar yapılmaktadır. Bİ Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmesi için personel memnuniyet anketi çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak ve sonuçları değerlendirilecektir. Web sayfası üzerinden form ve anket uygulamalarıyla personelin öneri ve sorunlarının iletilmesi sağlanacaktır. / Anket çalışmaları BĠ Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bİ İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Üniversitemizin amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri, performans programları ve faaliyet raporları web ortamında kamuoyuna açıklanmaktadır. Bİ Bİ İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Üniversitemizin Mali Durum ve Beklentiler Raporu her yıl düzenlenerek web ortamında kamuoyuna duyurulmaktadır. Bİ Bİ Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Üniversitemizin Faaliyet Raporu her yıl düzenlenmekte olup, kurumumuzun faaliyet sonuçlarını ve değerlendirmelerini kapsamaktadır. Web sayfamızdan da duyurulmaktadır. Bİ Bİ Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Birim faaliyet raporları manuel hazırlanmaktadır. Bİ Faaliyet raporlarının hazırlanması otomasyon sistemi ile sağlanacaktır. Otomasyon sisteminden yapılacak raporlamalar idarenin yatay ve dikey raporlama ağı yetkilendirmeleri çerçevesinde / BİDB Faaliyet otomasyon sistemi BĠ Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bİ Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. İdari birimlerde kayıt ve dosyalama sistemi; gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi sağlayacak şekilde uygulanmaktadır. Bİ Bİ Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. İdari birimlerde kayıt ve dosyalama kapsamlı olarak yapılmakta olup, standart dosya planı uygulaması ulaşılabilir ve izlenebilir olmaktadır. Bİ Bİ Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Personel sicil dosyaları ve özlük hakları arşivlerde saklanmaktadır. Gizliliği korunmaktadır. Bİ Bİ Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olarak yapılmaktadır. Bİ Bİ Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilerek, mevcut durumda muhafaza edilmektedir. Bİ Evrak biriminde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirilme faaliyetleri ve eğitimin verilmesi sağlanacaktır. / Yazı İşleri Arşiv sisteminin standardize edilmesi

10 Bİ İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Bİ Standart arşivleme sistemi için yeterli personel ve alt yapı olmadığından 2013 yılı sonu itibariyle tamamlanması öngörülmektedir. BĠ Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 3628 Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, 4483 Memurlar ve Diğer Kamu Görevlillerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 4982 Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5176 Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun ve 5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu Bİ Mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır. Bİ Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 3628 Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, 4483 Memurlar ve Diğer Kamu Görevlillerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 4982 Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5176 Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun ve 5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu Bİ Mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır. Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Anayasanın İlgili Hükümleri (md.25,125,129) Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi, 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu, 3628 sayılı Kanun 18. maddesi ve 5237 sayılı Kanun Bİ Mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır. 5- ĠZLEME : Ġzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. Ġ Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İ İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İ İç kontrol sisteminin işleyişi yılda en az bir defa anket çalışmalarıyla değerlendirilerek, bu konuda yapılan raporlamalar üst yöneticiye sunulacaktır. Anket Sonuçları İ İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İ Bu şartı sağlamak üzere süreç ve yöntem belirlenecektir. İç kontrol sisteminin olumsuzlukları ortadan kalkmış İ İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İ İç kontrolün değerlendirilmesinde öz değerlendirme anketleri yapılarak idarenin birimlerinin katılımı sağlanacaktır. / Harcama i Sistemin, idarenin tüm birimleri tarafından sahiplenmesi sağlanmış İ İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İ İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporların ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. / raporları ve değerlendirme raporları

11 İ İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İ İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler için eylem planı oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır. / Değerlendirme tutanakları Ġ Ġç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İ İç denetim faaliyeti İç Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İ İç denetim birimi ve iç denetçiler standartlara uygun biçimde faaliyetlerine devam edeceklerdir. / İç Birimi İç denetim tavsiye raporları İ İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İ İç denetim sonucu tespit edilen aksaklıkları giderme yönünde iç denetim birimi tarafından bir eylem planı hazırlanıp ilgililere sunulacak ve uygulanması sağlanacaktır. / İç Birimi İç Eylem Planı