KYOCERA CAPTURE MANAGER: OTOMASYON VE AKILLI SİSTEMLER ÜSTÜN VERİMLİLİK İÇİN HİZMETİNİZDE

Transkript

1 KYOCERA CAPTURE MANAGER: OTOMASYON VE AKILLI SİSTEMLER ÜSTÜN VERİMLİLİK İÇİN HİZMETİNİZDE

2 GİRİŞ: OTOMASYON AVANTAJI ÖZET Otomasyon ve akıllı sistemler, modern iş yerlerini köklü biçimde değiştiriyor. Rutin görevlerin otomatik olarak gerçekleştirilmesi, çalışanların daha üretken olabilmeleri için zaman tasarrufu sağlıyor ve böylece işin diğer, potansiyel olarak daha önemli alanlarına yoğun biçimde odaklanabilmelerine olanak tanıyor. Kısa bir süre öncesine kadar, terzi usulü akıllı sistemlerin geliştirilmesi için yoğun BT yatırımları yapılması gerekiyordu. Ancak yeni nesil satışa hazır çözümler sayesinde otomasyonun avantajlarından her ölçekten, çok daha fazla sayıda işletme faydalanabiliyor. Kyocera Capture Manager, tam olarak böyle bir çözümdür ve her sektörden ve ölçekten işletmenin son teknoloji süreçleri uygulamaya koyarak otomasyonun faydalarından etkin biçimde yararlanmalarını ve kendileri için en önemli olan işlere odaklanmalarını garanti altına alır. Otomasyonun, önümüzdeki on yıl içerisinde işletmelerdeki dönüşüm süreçlerinin en önemli katalizörlerden birisi olmasına kesin gözüyle bakılıyor. Akıllı sistemler ile hem rutin, hem de karmaşık görevlerin otomatikleştirilmesi, büyük ölçüde kaynak tasarrufu sağlayarak iş gücünün daha verimli olmasına yardımcı oluyor. Kısa bir süre önce McKinsey tarafından gerçekleştirilen bir araştırma, iş yeri otomasyonunun küresel üretkenlik seviyesini yılda yüzde 1,4 oranında artırabileceğini ortaya koyuyor. Peki, işletmeler bu trendden nasıl fayda sağlayabilir ve günlük işlerinde süreçleri nasıl otomatikleştirebilir? Kısa bir süre öncesine kadar, rutin görevleri otomatikleştirmek için gerekli olan teknolojiyi uygulamaya koymak için ihtiyaç duyulan zaman ve kaynak yatırımını sadece büyük işletmeler ve az sayıda daha küçük boyutlu, ayrıcalıklı işletme yapabiliyordu. Yeni nesil yazılım çözümleri bu maliyetli süreci değiştiriyor ve artık her türden ve ölçekten işletme, tam olarak kendi ihtiyaçlarına uygun, özelleştirilebilir akıllı sistemleri uygulamaya koyabiliyor. Bu çözümler, çalışanların tekrar eden, rutin görevleri yerine getirirken harcadıkları süreyi azaltıyor ve süreçteki istisnalara ve/veya daha üretken ve verimli olacakları görevlere odaklanmalarını sağlıyor. Otomasyonun avantajlarından faydalanmaya başlamak isteyen işletmeler için doküman yönetimi, en iyi başlangıç noktalarından biri olarak ön plana çıkıyor. Doküman yönetimi içerisinde yer alan süreçlerin büyük bir kısmı rutin ve zaman alıcı görevlerden meydana geliyor. Dokümanların doğru bir şekilde işlenmesi işletmeler açısından kritik öneme sahip, ancak bu görevler çalışan memnuniyeti veya tatmini açısından pek de doyurucu değiller. 2

3 ANI YAKALAYIN YAKALAMA ÇÖZÜMLERİ, BİR DOKÜMANIN İÇERİSİNDE NE OLDUĞUNU VE NEYİN ÖNEMLİ OLDUĞUNU TESPİT EDER VE BU BİLGİ ÜZERİNDE ÖNCEDEN TANIMLANDIĞI ŞEKİLDE İŞLEM YAPARLAR Tarama, dijitalleştirme, kopyalama, yakalama ve sınıflandırma işlevleri, aralarındaki farkların neler olduğunu ancak CIO ların ve BT müdürlerinin anlayabileceği, doküman yönetimiyle ilgili terimlerdir. Ama çalışanlardan bu görevleri tanımlamalarını istediğimizde çok sayıda farklı cevap almamız olasıdır. İş konusunda uzmanlığa veya deneyime sahip olanlar bile doküman yönetimi zinciri içerisindeki farklı adımları birbirlerinden ayırt etme konusunda zorluk yaşayabilir. Bu görevler sıklıkla gerçekleştirilmeleri için farklı çalışanlara verilir ve bu çalışanlar, söz konusu dokümanın hangi iş süreci için önemli olduğuyla ilgili sınırlı bilgi ve anlayışa sahiptir. Bu durum hatalara, yanlış verilerin işlenmesine ve dokümanların yanlış yerlere yönlendirilmesine neden olur ve bunların tamamı üretkenlik üzerinde doğrudan olumsuz bir etki yaratır. Departman yöneticileri açısından önemli olabilecek ikinci bir etki ise, nitelikli çalışanların diğer ekip üyelerine yardımcı olurken kendi işlerini verimli biçimde yapmaya vakit bulamamaları, yani diğer görevlerde çok daha etkili olabilecekken zamanlarını ve potansiyellerini rutin görevlerde harcamalarıdır. Bir BT departmanı açısından bu durum, kaynakların büyük bir kısmının doküman yoğun departmanlara verileri bulma veya kötü yönetilen verileri temizleme konusunda yardımcı olmak için harcanması anlamına gelecektir. Oysa harcanan zaman ve kaynaklar, işletmenin daha önemli operasyonlarına destek vermek veya yeni servisler ya da çözümler geliştirmek gibi daha yüksek değer yaratacak işlerde kullanılabilir. Etkili bir Yakalama çözümü, bu zorlukların her birine çözüm getirir. Akıllı çözümler sayesinde bir doküman, iş akışına dahil olduğu anda içerdiği verilere dayanarak analiz edilebilir. Bu analizin ardından doküman sınıflandırılabilir ve içerisinde yer alan önemli veriler, diğer işletme sistemlerine kolayca entegre edilmek için hazır hale getirilebilir. Bu şekilde dokümandan elde edilen verilerin işletme için en verimli olacak biçimde kullanılması sağlanır. Bu sürecin en önemli avantajı, her adımın otomatik olarak gerçekleşmesidir. Yakalama çözümü, bir dokümanın içerisinde ne olduğunu ve neyin önemli olduğunu tespit eder ve bu bilgilere işletme yöneticileri ve BT ekipleri tarafından önceden tanımlandığı şekilde işlem yapar. Bu işlemlerin tamamı, bir çalışan dokümanı analiz etmek, önemli verileri süzmek ya da okuyup başka bir işletme sistemine manuel olarak işlemekle vakit kaybetmeksizin gerçekleşir. Bilgiler, bir başka kişinin veya sistemin ulaşması için işletme ağı üzerindeki başka bir konuma da yönlendirilebilir. Veriler, yakalama çözümüne birçok şekilde girebilir. Bunlardan en yaygını kağıt dokümanların taranmasıdır, ancak yakalama sistemleri, e-posta aracılığıyla gönderilen dokümanları ve diğer elektronik ya da dijital formatları da tanıyabilir. Verinin ne şekilde işleneceği işletmeye bağlıdır. Sistem, farklı doküman ve veri türlerini tespit edebilir ve aralarında ayrım yapabilir, ancak sistemden en yüksek verimin alınabilmesi için bilgilerin analizin ardından gönderileceği yol önceden tanımlanmalı ve programlanmalıdır. 3

4 TARAMA MI? YAKALAMA MI? Bir tarayıcıya veya çok fonksiyonlu fotokopi makinesine (MFP) sahip olan işletmeler, çoğunlukla bir tür tarama yazılımı aracına da sahiptir. Bu noktada soru, bir tarama aracı ve yakalama yazılımı arasındaki farkın ne olduğu ve yakalama yazılımlarının işletmenin operasyonlarına nasıl fayda sağlayabileceğidir. Piyasadaki tarama yazılımlarının büyük bir kısmı tarayıcıların veya MFP lerin uzantıları veya donanımla birlikte kurulan ek yazılımlardır. En temel seviyede, bu araçlar bir dokümanı taramanıza ve PDF formatına dönüştürmenize yardımcı olur. Bu yazılım araçlarının birçoğu PDF dosyasını, kullanıcının doküman içerisinde anahtar kelimeleri aramasını veya belirli bir içeriği bulmasını kolaylaştırmak üzere arama yapılabilir formatta oluşturur. Tarama araçları, yazılım paketi tarafından kullanılan Optik Karakter Tanıma (OCR) motoru sayesinde birçok dili okuyabilir. Bu yazılımları tercih eden işletmelerin önceliği genellikle yüksek kalitede tarama yapmak ve önemli dokümanların aranabilir PDF formatında kopyalarını oluşturmaktır. Tarama işleminin ardından bu dosyalar, ya yerel bir sunucuda ya da herkese açık bir bulut depolama alanındaki klasörlere kaydedilir. Ancak bir tarama aracı, şablonlar aracılığıyla doküman bilgilerini işleme, form tanıma veya dijital imza işlemi başta olmak üzere bir yakalama çözümüne ait özelliklerin pek çoğunu sunmaz. Ayrıca, belirlenen parametrelere dayanarak format dönüştürme, dizin oluşturma veya doküman sınıflandırma gibi özellikleri de içermez. Belki de en önemlisi, çoğu tarama aracı, dokümanlardan elde edilen içeriği işleyebilen ve bununla ilgili depolama yapıları oluşturabilen kurumsal içerik servislere bilgileri yönlendirme konusunda yakalama çözümlerinden farklılık gösterir. Yakalama çözümleri, işletmelerde hemen her gün gerçekleştirilen, dokümanlardan veri çıkartılması ve işlenmesi sürecini optimize eder. Basit ve sezgisel bir kullanıma olanak tanıyan bu çözümler, tarama çözümlerinin aksine şablonlar, dijital imzalar, barkod okuma, bölge tanıma, format dönüştürme, görüntü düzeltme ve doğrulama gibi işlemlere olanak tanıyarak verilerin işlenmesinde otomasyonun gücünü kullanır. Temelde bir yakalama çözümü, bu çalışmayı elle yürütmek zorunda olan çalışanlar için büyük bir zaman tasarrufu sağlayarak dokümanların daha verimli ve otomatik bir şekilde sınıflandırılmasına yardımcı olur. İyi bir yakalama çözümü ayrıca bu dokümanları spesifik klasör yapılarına, doküman yönetimi çözümlerine, kurumsal içerik yönetimi çözümlerine, doküman platformlarına ve Google Drive veya Microsoft OneDrive gibi herkese açık bulut konumlarına yönlendirir. Buna ek olarak yakalama yazılımları, dokümanlardan çıkartılan verilerin kolayca bulunabilmesi için diğer işletme sistemlerine veri aktarma işlevine de sahiptir. Sizin için bir tarama aracının mı yoksa bir yakalama çözümünün mü daha faydalı olacağı, gelecekte arşivleme için veri çıkartmayı otomatikleştirmeye ihtiyacınız olup olmadığına veya işletme içerisinde diğer işletme sistemleriyle bir entegrasyonun planlanıp planlanmadığına bağlıdır. Satın alma bütçeniz de bu kararın verilmesinde önemli bir faktördür. Tarama araçları kısa vadede daha düşük maliyetli görünseler de, iyi bir yakalama çözümü orta ve uzun vadede işletmenize büyük oranda değer katacak ve yaptığınız yatırımdan elde ettiğiniz fayda çok daha yüksek olacaktır. 4

5 İŞ YERİNDE YAKALAMA Yakalama çözümleri, çok sayıda dokümanı ve farklı türlerde verileri işleyen bir işletmenin hemen her bölümünde kullanılabilir. Birçok işletme bu konuda tercihini pek çok faturanın, sipariş formunun ve makbuzun farklı formatlarda ulaştığı finans veya muhasebe departmanlarından yana yapmaktadır. Bahsedilen türde dokümanların her biri son derece önemli bilgiler içerir, ancak ne şekilde biçimlendirildikleri veya yapılandırıldıkları büyük oranda değişkenlik gösterebilir. Bir dizi fatura ve benzeri çok sayıdaki dokümanın otomatik olarak işlenmesi için bir yakalama yazılımı kullanıldığında, finans departmanları her bir tedarikçi için bir şablon geliştirebilir. Bu şablon, fatura üzerinde en önemli bilgilerin nerede bulunduğunu ve sisteme giriş yapıldığında bu verilerin ve dokümanların her birisiyle ne yapılması gerektiğini tespit edebilir. Optik Karakter Tanıma (OCR) özelliği kullanan bir yazılım, taranmış bir dokümandan verileri okuyabilir ve buna göre işleyebilir. Daha sonra toplanan veriler, işlemeyi çok daha hızlı bir hale getirecek şekilde işletmenin muhasebe veya Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemine gönderilebilir. Dokümanın bir kopyası da işletmenin sunucusunda ya da bulut depolama alanında yer alan tedarikçi klasörüne otomatik olarak kaydedilir. Toplanan bilgiler son derece doğru olacaktır. Uyum ve denetim süreçlerini desteklemek üzere titizlikle hazırlanmış bir dosyalama sisteminin kullanılması önemlidir. Yakalama yazılımları, işletmelerin diğer departmanları için de son derece avantajlıdır. Örneğin bir lojistik departmanı, süreçlerini desteklemek, henüz gerçekleşmeyen teslimatların güncel durumunu göstermek ya da eksik olan evrakları tamamlamak üzere bir yakalama çözümünden faydalanabilir. Sevk irsaliyeleri taranabilir ve departman yöneticilerinin acil durumları hızlı ve etkin bir şekilde yönetmek için ihtiyaç duyduğu bilgiye sahip olmalarına yardımcı olacak sipariş numarası, tedarikçi kodu ve alım tarihi gibi önemli bilgiler analiz edilebilir. Yakalama çözümleri, mobil platformlar aracılığıyla da kullanılabilir. En yenilikçi kullanımlardan bir tanesi, masraf taleplerine ilişkin makbuzların kayıt altına alınmasıdır. Kağıt makbuzların biriktirilip ay sonunda ilgili birimlere sunulmasının yerine bir yakalama yazılımı, bir masraf yapıldığında makbuzların yalnızca bir akıllı telefon kamerası kullanılarak işleme alınmasını sağlayabilir. Böylece en zaman alıcı rutin görevler, yakalama yazılımı ve mobil teknoloji aracılığıyla basit süreçlere dönüştürülebilir. YAKALAMA ÇÖZÜMÜ İŞLETMEM İÇİN DOĞRU BİR SEÇENEK Mİ? Doğru yakalama çözümü konusunda karar vermek, büyük oranda işletmenizin doküman yönetimi ihtiyaçlarının karmaşıklığına bağlıdır. Doküman işleyen işletmeler, yakalama çözümlerinden fayda sağlayabilir. Ancak, işletmenizin böyle bir çözümden fayda sağlayabilmesi için, size gelecekte zamandan ve paradan tasarruf sağlayacak otomatik süreçlerin kurulumu ve uygulanması aşamasında belli ölçüde zaman yatırımı yapmak gerekir. 5

6 KYOCERA CAPTURE MANAGER AVANTAJLARI YAKALAYIN Kyocera Capture Manager (KCM), Kyocera Document Solutions Avrupa tarafından sunulan bir yakalama yazılımıdır. Verilerin tarayıcılar, ağ istemcileri, e-posta sunucuları, klasör yapıları, hot folder veya mobil istemcilerden* yakalanması söz konusu olduğunda, Kyocera Capture Manager işletmelerin her türden dokümanda ve kaynakta yer alan verileri işlemek için ihtiyaç duyacağı tüm işlevleri kapsar. Kyocera Capture Manager; Lite, Pro ve Enterprise olmak üzere üç farklı versiyona sahiptir. Üstün tarama kalitesi sağlamak üzere, Kyocera Capture Manager içerisinde Tesseract ve Abbyy (FineReader ve Flexicapture) OCR sistemleri kullanılmaktadır. Ağ istemcisi, e-posta sunucusu, klasör yapıları ve mobil istemci gibi diğer girişlerde Kyocera nın bu tescilli çözümü, aşağıda belirtilenler dahil olmak üzere çok çeşitli fonksiyonlar sunar: Görüntü düzeltme Gürültü azaltma MS Office formatında çıktı Yapılandırılmış ve yapılandırılmamış doküman sınıflandırması* Spesifik faturaları bölge bazlı doğrulama Otomatik kural doğrulama İş akışı, FullText ve bölgesel OCR için editör ve grafik tasarımcı Barkod okuma Format dönüştürme Form tanıma Kyocera Capture Manager; SharePoint, e-posta sunucuları, açık veritabanı bağlantısı (ODBC) aracılığıyla harici veritabanları, FTP sunucuları ve Google Drive, OneDrive ve Dropbox gibi herkese açık bulut alanlarında depolama gibi işletmeler tarafından en sık kullanılan depolama kaynaklarına bağlantı ve çıktılar sağlar. Veritabanlarında depolanmak üzere sağlanan bağlantı ve çıktılar ile diğer çözüm türleri de desteklenir (Doküman Yönetimi Çözümleri [DMS], Kurumsal İçerik Yönetimi Çözümleri [ECM] ve Bilgi Alışverişi Platformları [IEP]). Kapsamlı özelliklerin bir arada bulunması, işletme karar vericilerinin ihtiyaçlarına en uygun çözümü kolayca seçmelerini sağlar. Kyocera Capture Manager ın zengin özellik seti, onu en basit görevlerden en zorlu ve karmaşık süreçlere kadar her boyuttan işletmenin her türden ihtiyacı için en uygun çözüm haline getirir. *Özellikler, mevcut KCM sürümleri arasında farklılık gösterir. KYOCERA NET MANAGER, İŞLETMELER TARAFINDAN EN SIK KULLANILAN DEPOLAMA KAYNAKLARINA BAĞLANTI VE ÇIKTILAR SAĞLAR. 6

7