KYOCERA CAPTURE MANAGER KAĞIT DÜNYANIZI DİJİTALLEŞTİRİN

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "KYOCERA CAPTURE MANAGER KAĞIT DÜNYANIZI DİJİTALLEŞTİRİN"

Müge Sancak
5 yıl önce
İzleme sayısı:

1 KYOCERA CAPTURE MANAGER KAĞIT DÜNYANIZI DİJİTALLEŞTİRİN 1

KYOCERA CAPTURE MANAGER NEDİR? KYOCERA Capture Manager (KCM), işletmenizi Dijitalleşme Yolculuğu için hazırlayan eksiksiz bir yakalama çözümüdür.

2 KYOCERA CAPTURE MANAGER NEDİR? KYOCERA Capture Manager (KCM), işletmenizi Dijitalleşme Yolculuğu için hazırlayan eksiksiz bir yakalama çözümüdür. KCM, iş dokümanlarındaki bilgilerin manuel olarak yakalanması ve ilgili işletme sistemlerine yönlendirilmesi süreçlerinde gerçekleşen zaman kaybını ve zorlukları ortadan kaldırır. KCM ile karmaşık ve yorucu tarama iş akışları, basit işlemlere dönüşür. Bu sonuca, kolayca özelleştirilebilir bir iş akışı oluşturma yöntemi kullanılarak erişilir ve doğru konumlandırılmış işletme kurallarının da sayesinde, yakalanan bilgiler işletme çapında erişilebilir ve kullanılabilir hale gelir. KCM size mevcut Çok Fonksiyonlu Fotokopi Makinesi (MFP) ve ekipmanlarınızı işletme içerisinde tarama yapmak için kullanmanızı mümkün kılan Merkezi Olmayan Tarama imkanını sağlar ve tarama işleri için dış kaynak kullanımını tamamen gereksiz hale getirir. 2

TANIMLAMA ERP veya VERİTABANI ALACAK DEKONTU KLASÖR BULUT KONEKTÖRLERİ SEVK İRSALİYESİ E-POSTA 2.

ÇIKTI KLASÖR GİRDİ SÜREÇ ÇIKTI Tipik bir ofis ortamında ve işletmede, her gün oldukça çeşitli formatlarda önemli dokümanlar

3 KYOCERA CAPTURE MANAGER NASIL ÇALIŞIR? DOKÜMANTASYON TÜRLERİ YAKALANAN BİRDEN FAZLA KAYNAK KYOCERA CAPTURE MANAGER HEDEFE AKTARMA FATURA MFP 1. TANIMLAMA ERP veya VERİTABANI ALACAK DEKONTU KLASÖR BULUT KONEKTÖRLERİ SEVK İRSALİYESİ E-POSTA 2. İŞLEME ve ÇIKARTMA E-POSTA BAŞVURU FORMU WEBDEN YAKALAMA TARANMIŞ DOKÜMAN MOBİL 3. ÇIKTI KLASÖR GİRDİ SÜREÇ ÇIKTI Tipik bir ofis ortamında ve işletmede, her gün oldukça çeşitli formatlarda önemli dokümanlar işlem görür: PDF formatında ekler içeren e-postalar, kağıda basılı faturalar ve bilgisayarlardaki klasörlere taranmış sevk irsaliyeleri. KCM, tüm bu dokümanları, içerdikleri bilgileri bilgisayar tarafından okunabilir ve tüm işletme tarafından erişilebilir hale getirmek ve doğru kişilere iletilmeye hazırlamak üzere işler. Son adımda çıkarılan bilgiler; farklı işletme sistemleri, finansal sistemler ve yaygın kullanılan Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri tarafından kolaylıkla okunabilir ve erişilebilir bir formatta hazırlanabilir. 3

MODERN İŞLETME ORTAMININ SORUNU İşletmelere e-postalar, faturalar, Excel tabloları ve işle ilgili diğer doküman türleri başta olmak üzere giderek çok daha fazla sayıda dijital doküman girdiğini

4 MODERN İŞLETME ORTAMININ SORUNU İşletmelere e-postalar, faturalar, Excel tabloları ve işle ilgili diğer doküman türleri başta olmak üzere giderek çok daha fazla sayıda dijital doküman girdiğini muhtemelen fark etmişsinizdir. Bu eğilimin işletmeler Dijital Dönüşüm konusunda ilerleme kaydettikçe artarak devam edeceğini söylemek yanlış olmaz. Özellikle çeşitli kaynaklardan gelmeleri ve hem dijital, hem de kağıt olmak üzere farklı formatlarda olmaları nedeniyle iş dokümanlarının tamamını işlemek ve yönetmek son derece zor bir süreç olabilir. KCM, iş dokümanlarını bilgisayar sistemleriniz tarafından kolaylıkla işlenebilen bir formata dönüştürerek ve bilgileri yakalamak için gerekli olan süreyi azaltarak iş süreçlerinizi optimize eder. Böylece doküman yakalama, işleme ve yönetme süreci çok daha kolay bir hale gelir. KCM söz konusu işlevleri yapılandırılmamış verileri (insan müdahalesiyle yorumlanması gereken bilgiler) yapılandırılmış verilere (IT sistemleri tarafından kolaylıkla yorumlanabilen veriler) dönüştürerek ve kolayca tanımlanan içeriğin ilgili işletme sistemlerine aktarılmasını sağlayarak yerine getirir. Yapılandırılmamış verilerin otomatik olarak yapılandırılmış verilere dönüştürülmesi, her gün yüksek miktarda doküman girişiyle karşı karşıya olan işletmeler için veri yakalama sürecini optimize eder. Yakalama ve tanımlama süreçlerinin otomatik hale gelmesi, bu işlemlere harcanan zamanı büyük ölçüde azaltır ve çalışanların kıymetli zamanlarını daha yüksek katma değerli görevlere ayırabilmelerini sağlayarak verimliliği artırır. 4

5 KYOCERA CAPTURE MANAGER IN ROLÜ NEDİR? Bilgiler, işletmelere çok çeşitli formatlarda ve düzenlerde ulaşır. Bir kağıt parçası, dijital makbuz ya da el yazısıyla* hazırlanan bir fatura şeklinde olabilen tüm bu bilgileri tek bir yerde toplamak ve yönetmek zorlayıcı olabilir. KCM işte tam da burada devreye girer. Çözümümüz, çok çeşitli kaynaklardan gelen yapılandırılmış (işlenmesi kolay) bilgiler ile yapılandırılmamış (düzensiz) verileri birleştirerek bilgileri bir araya getirmeyi mümkün kılar. Bu bir araya getirme işlemi manuel olarak gerçekleştirildiğinde nitelikli personelin daha verimli biçimde kullanabileceği uzun saatlerini alır. KCM ile ise bilgilerin ilgili çalışana ya da sisteme doğrudan iletimini sağlanır ve süreç otomatik, verimli ve hızlı bir şekilde tamamlanabilir. KCM tüm doküman ve verilerinizi her şeyi tek bir basit, okunması kolay veri akışına dönüştürerek tarar ve ardından bunları, ekibinizin kullanmaya başlaması için gerekli işletme sistemlerine gönderir. İÇERİK TÜRLERİ KCM, işletmeniz için değerli bilgileri yakalamak ve çıkartmak üzere çeşitli içerik türlerini destekler. Ham verilerin kolaylıkla işlenebilen bilgilere dönüşmesi için klasörler, mobil uygulamalar*, web tarayıcıları*, e-postalar ve KYOCERA MFP ler başta olmak üzere çeşitli giriş yöntemleri ile çalışabilir. KCM, normalde işlenmesi saatler sürebilecek bilgileri yakalamak için elektronik verilerin haricinde el yazısı*, not sayfaları* ve barkodlarla* da çalışabilir. Yine de sistemlerinize hangi verilerin girildiğini kontrol edecek bir çalışana ihtiyaç duymaktan mı endişe ediyorsunuz? KCM üzerinde bir yakalama iş akışının oluşturulması sırasında, orijinal dokümanın ve yakalanan verilerin bir ön izlemesinin belirlenen kullanıcılara gösterilmesini sağlayan bir kural ekleme seçeneği* bulunmaktadır. Uygun ayarlamalar yapılıp sistem çalıştırıldığında bilgiler klasörler ve e-postalar gibi basit seçeneklerden Google Drive, OneDrive for Business*, SharePoint* ve OBDC Databases* gibi çevrimiçi depolama servislerine kadar çok çeşitli hedeflere yönlendirilebilir yılının son aylarında Dropbox seçeneği de hizmete sunulacaktır. *Özellik yalnızca KCM Professional sürümünde mevcuttur. 5

KYOCERA CAPTURE MANAGER İŞLETMENİZE NELER SUNUYOR? DAHA ETKİN KAYNAK DAĞILIMI SAĞLAR Veri yakalama, hemen her çalışan için en çok emek harcanan işlerden biridir.

6 KYOCERA CAPTURE MANAGER İŞLETMENİZE NELER SUNUYOR? DAHA ETKİN KAYNAK DAĞILIMI SAĞLAR Veri yakalama, hemen her çalışan için en çok emek harcanan işlerden biridir. Ancak yakalama işleri KCM ile otomatik hale getirildiğinde, ekibiniz değerli saatlerini veri girişi için harcamak yerine önemli projeler üzerinde çalışabilir. VERİLERİ İLGİLİ HEDEFLERE ANINDA GÖNDERİR KCM, verileri bilgisayar tarafından kolaylıkla okunabilen bir formata dönüştürür ve ardından ekibin ilgili üyelerine doğrudan dağıtır. Böylece, dokümanların ofis içerisinde elden ya da e-posta zincirleri yoluyla aktarılması ihtiyacı ortadan kalkar. VERİMLİLİĞİ ARTIRIR VE SÜREÇLERİ HIZLANDIRIR DİJİTAL ARAMANIN TEMELLERİNİ SUNAR İşletmenize acil bir şekilde ilgilenilmesi gereken dokümanlar geldiğinde, bu dokümanlar doğru ellere ulaşana dek önemli ölçüde zaman kaybedebilirsiniz. KCM, süreçleri hızlandırmak için bilgileri anında yakalar ve ilgili kişilere doğrudan gönderir. Böylece ekibiniz sorunlara hızlı bir şekilde müdahale eder ve verimliliğiniz artar. KCM tarafından alınan her bir doküman, sunucuda veya bir Elektronik İçerik Yönetimi sisteminde dijital bir görüntü olarak kayıt altına alınır. Bu şekilde, ofisteki kağıt yığınları arasında ya da dolapların içinde kaybolmak yerine, dokümanları pratik biçimde arayabilir ve ihtiyaç anında hızlıca bulabilirsiniz. 6

FARKLI İŞ ORTAMLARINDA KCM HUKUK BÜROSU Hukukçular ve hukuk alanında çalışanlar, genelde dijital kopyaları bulunmayan yığınlarca kağıt dokümanla boğuşmaya alışıktır.

KCM, görüntüleri otomatik olarak düzenlenebilir ve istenen formatta kaydedilebilir bilgilere dönüştürür.

LOJİSTİK ŞİRKETİ Lojistik sektöründe faaliyet gösteren şirketler, KCM nin sunduğu verimlilik artışı imkanlarından mükemmel biçimde yararlanabilirler.

7 FARKLI İŞ ORTAMLARINDA KCM HUKUK BÜROSU Hukukçular ve hukuk alanında çalışanlar, genelde dijital kopyaları bulunmayan yığınlarca kağıt dokümanla boğuşmaya alışıktır. Bu dokümanların düzenlenebilmeleri ve paylaşılabilmeleri için çoğunlukla idari elemanların onları yeniden yazması gerekir. KCM, görüntüleri otomatik olarak düzenlenebilir ve istenen formatta kaydedilebilir bilgilere dönüştürür. Bunun yanı sıra, süreç bir adım daha ileri taşınarak, dokümanların onlar üzerinde çalışması gereken kişiye otomatik olarak gönderilmesi de sağlanabilir. LOJİSTİK ŞİRKETİ Lojistik sektöründe faaliyet gösteren şirketler, KCM nin sunduğu verimlilik artışı imkanlarından mükemmel biçimde yararlanabilirler. Tipik bir lojistik sektörü iş sürecinde, muhasebe departmanının faturaları işleme alabilmek için teslimat aracı sürücüsünün imzalı sevk irsaliyelerini teslim etmesini beklemekten başka çaresi yoktur. Bu, ekibin tüm verileri manuel olarak yakalamak ve ardından herhangi bir sevk irsaliyesinin kayıp olup olmadığını belirlemek için bilgileri bir araya getirmesi gerektiği anlamına gelir. KCM ile bu süreç otomatik olarak, anında gerçekleşir. Bilgiler doğrudan şirketin muhasebe sistemine aktarılır ve eksik olabilecek dokümanlar belirtilir. Böylece, faturalandırma sürecinin en uzun ve zaman alıcı kısmı hızlandırılmış olur. POSTA ODASI Posta odası, bir ofisin veri işleme merkezidir. Posta odasındaki görevlilerin gelen her bir gönderi ve dokümanı tek tek incelemeleri ve ilgili çalışana ya da departmana yönlendirmeleri gerekir. Bazı durumlarda, her bir postanın tek tek açılıp değerlendirilmesi gerekir. Üstelik bunlar, yalnızca posta elden teslim edilmeden önce yapılan işlemlerdir. Postaların ofisinizin girişine teslim edilmesinden doğru masaya ulaşmasına kadar geçen böylesine uzun bir teslimat sürecinin önüne geçmek için KCM, tüm sistemi etkili biçimde otomatikleştirebilir. Posta odası ekibi, gelen tüm dokümanları alır ve KCM aracılığıyla tarar. KCM, taranan dokümanlar üzerinde yer alan verileri değerlendirir, doküman türünü belirler ve dokümanı önceden belirlenen işletme kurallarına uygun olarak ilgili kişiye dijital formatta gönderir. KCM bunun yanı sıra yakalanan bilginin doğrudan finansal bir sisteme gönderme özelliğine de sahiptir. Bu şekilde, posta sürecindeki manuel işlemler büyük ölçüde ortadan kalkar. 7

Benzer belgeler

KYOCERA CAPTURE MANAGER İŞ DOKÜMANLARINDAKİ VERİLERİ YAKALAYIN, ÇIKARTIN VE YÖNLENDİRİN

KYOCERA CAPTURE MANAGER İŞ DOKÜMANLARINDAKİ VERİLERİ YAKALAYIN, ÇIKARTIN VE YÖNLENDİRİN 1 KYOCERA CAPTURE MANAGER NEDİR? KYOCERA Capture Manager (KCM), işletmenizi Dijitalleşme Yolculuğu için hazırlayan