EĞĠTĠM ÖĞRETĠM PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa 1 / AMAÇ Bu prosedürün amacı, KTO Karatay Üniversitesi eğitim öğretim hizmetlerinin planlanması ve gerçekleştirilmesidir. 2. KAPSAM Bu prosedür KTO Karatay Üniversitesi nde yapılan tüm eğitim öğretim hizmetlerini kapsamaktadır. 3. TANIMLAR KTO: Konya Ticaret Odası Senato: KTO Karatay Üniversitesi Senatosunu EBYS: Elektronik Belge Yönetimi Sistemi fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda ki belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. Yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlar. Müfredat: Eğitim öğretim hayatını tamamlamak ya da bir alanda uzmanlaşmak için okunması gereken ders ve konuları kapsayan program. Transkript: yani diğer bir adıyla not dökümü belgesi, öğrencilerin öğrenim süreleri boyunca kayıt durumlarını, almış oldukları dersleri, notlarını, akademik başarı düzeylerini, öğrenim dilini, not sistemini ve başarı değerlendirme kriterlerini içeren resmi bir belgedir. Muafiyet: Öğrencilerin daha önce öğrenim gördükleri yükseköğretim kurumunda almış oldukları kredi ve içerik itibariyle aynı olan dersler için yükümlülüklerinin kalmamasıdır. Öğrenci Bilgi Sistemi: Öğrencilerin ders kayıtlanma, not girişleri, muafiyet işlemleri gibi tüm akademik işlemlerinin yanı sıra öğretim elemanı ve personel özlük bilgileri ve bu bilgilerin süreç yönetimini sağlayan sistemdir.

2 Sayfa 2 / 10 Akademik Takvim: Üniversitelerin kayıt yenileme, ders ekleme ya da bırakma, akademik konular ile ilgili son başvuru tarihleri, sınav başlangıç-bitiş tarihleri duyurulduğu takvimdir. Haftalık Ders Programı: Eğitim-Öğretim Dönemi Boyunca alınacak derslerin haftalık planını gösterir çizelge. Maddi Hata: Her bir soru için verilen puanın yanlış toplanması, test sınavında öğrencinin notunun yanlış tespit edilmesi, bazı cevapların okunmaması ya da notlandırılmaması halleridir. Ġlişik Kesme: Öğrencilerin üniversiteden kayıtlarını sildirmeleri işlemidir. Erasmus Değişim Programı: Öğrenci ve Öğretim Elemanı Değişimi ve bu değişimlere ilişkin yan faaliyetleri kapsayan program. KEPT: (Karatay English Proficiency Test): Hazırlık Sınıfı Koordinatörlüğü tarafından yapılan İngilizce yeterlik sınavı. Mazeret: Öğrencinin kendi iradesi dışında gerçekleşen ve sınavlara girmesini veya derslere devam etmesini ve engelleyen resmi makamlar tarafından belgelenmiş mücbir sebepler, beklenmeyen haller ile benzeri hukuki veya fiili engeller. Kayıt yenilemeyen öğrenci/pasif öğrenci: Süresi içinde öğrenim ücretini ödemediği için ders kaydı yenilenmeyen öğrenci. 4. SORUMLULUKLAR Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü Enstitüler / Fakülteler / Yüksekokullar /Meslek Yüksek Okulları Mali İşler Koordinatörlüğü

3 Sayfa 3 / UYGULAMA 5.1.Ġlk Kayıt Hazırlıkları Üniversitemize ÖSYM tarafından yapılan sınavlar sonucu kayıt hakkı kazanan adayların kayıt işlemleri için kesin kayıt kılavuzu hazırlanır, web sayfasında ilan edilir. Kazanan öğrencilere ait ÖSYM den alınan veriler Mali İşler Koordinatörlüğüne iletilir. Kayıt sırasında aktif görev alacak personele eğitim verilir. Kayıt alanı için gerekli düzenlemeler yapılır. İlk kayıt hazırlıkları İA-009- ÖSYM-İlk Kayıt İş Akışı süreci ile yürütülür. 5.2.ÖSYM Tarafından Yerleşen Öğrencilerin Ġlk Kayıt Ġşlemlerinin Yapılması YN-003-KTO Karatay Üniversitesi Lisans-Ön lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ne göre; Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü yeni öğrenci kayıtlarını İA-009-ÖSYM-İlk Kayıt İş Akışı süreci ile organize eder. ÖSYM tarafından yapılan sınavlar sonucunda üniversitemize kayıt hakkı kazanan adayların kayıt kabul işlemleri, ÖSYM tarafından belirlenen süre içerisinde, gerekli şartları sağlaması koşulu ile e- kayıt ya da adayın şahsi başvurusu ile ve evraklarının eksiksiz olması halinde web tabanlı hizmet sağlayan Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) aracılığıyla yapılır. 5.3.Akademik Takvimin Hazırlanması Eğitim-Öğretim yılının başlama ve bitiş tarihleri ile kayıt ve sınav tarihleri gibi önemli tarihleri içeren akademik takvim, İA-005-Akademik Takvimin Hazırlanması İş Akışı işletilerek hazırlanır. Fakülteler tarafından hazırlanan Akademik Takvim taslağı Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü tarafından kontrol edildikten sonra Senatoya sunulur. Onaylanan Akademik takvim web sayfasında ilan edilir. Akademik takvimin hazırlanması süreci Öğrenci İşleri Koordinatörlüğünün sorumluluğundadır. 5.4.Haftalık Ders Programlarının Sisteme Tanımlanması Fakülte Yönetim Kurulunda belirlenen Haftalık ders programları, her yarıyıl/yıl için hazırlanır ve ders programlarında ders planında tanımlanmış derslere ait ders saatleri yer alır. Haftalık ders

4 Sayfa 4 / 10 programları Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü tarafından Öğrenci Bilgi Sistemine tanımlanır ve süreç; İA-007-Ders Kayıt Organizasyonu İş Akışı süreci ile yürütülür. 5.5.Öğretim Elemanlarının Sisteme Tanımlanması Fakülte/Enstitü/ tarafından bir dönem/yıl içerisinde açılacak dersleri verecek öğretim elemanları belirlendikten sonra ilgili öğretim elemanları tarafından Öğrenci Bilgi Sistemine tanımlanır. 5.6.Ders Kayıt Her yıl/ dönem başında öğrenci, Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinden ders kaydını yapar. Yapılan ders kayıtları danışmanların onayından sonra kesinleşir. İşlemler İA-007-Ders Kayıt Organizasyonu İş Akışı ile yürütülür. 5.7.Yatay Geçişler DŞ-014-Yükseköğretim Kurumlarında Ön lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal İle Kurumlararası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik ile YR-005-KTO Karatay Üniversitesi Yatay Geçiş Yönergesi ne göre; hangi bölümlere yatay geçiş ile öğrenci kabul edileceği konusu ve yatay geçiş kontenjanları KTO Karatay Üniversitesi Senatosu tarafından belirlenir. Başvuru ve değerlendirme işlemleri, Senato tarafından kabul edilen akademik takvime göre yapılır. Kurum içinde, bir fakülte ve yüksekokulun kendi bünyesindeki veya aynı üniversite içinde yer alan diğer fakülte ve yüksekokul bünyesindeki eşdeğer düzeyde diploma programlarına ilgili yönetim kurulu tarafından belirlenen kontenjanlar dahilinde yatay geçiş yapılabilir. Kurumlar arası yatay geçiş yükseköğretim kurumlarının aynı düzeydeki eşdeğer diploma programları arasında ve YÖK kriterleri çerçevesinde Üniversitemiz tarafından belirlenen kontenjanlar çerçevesinde yapılır. Başvuru dosyaları, ilgili Enstitü/Fakülte/YO/MYO tarafından her eğitim öğretim yılı için belirlenen Yatay Geçiş Başvuru ve Değerlendirme Komisyonu tarafından incelenir ve ilgili birime gönderilen

5 Sayfa 5 / 10 değerlendirme sonuçları Enstitü/Fakülte /YO/MYO kurullarınca karara bağlandıktan sonra Rektörlük Makamına arz edilir. Rektörlük Makamına arz edilen değerlendirme sonuçları da Rektörlük tarafından belirlenen Yatay Geçiş Üst Değerlendirme Komisyonunca mevzuat açısından incelenerek Rektörlüğün onayından sonra kesinleşir. Kesinleşen değerlendirme sonuçları web sayfasında ilan edilir. Kayıt hakkı kazanan öğrencilerin kayıtları Öğrenci Bilgi Sistemine yapılır. Öğrencilerin şahsi dosyaları geldikleri üniversitelerinden istenir. Yatay geçiş başvuruları ve kayıtları İA-020-Yatay Geçiş İş Akışı ile yapılır. 5.8.Maddi Hata Öğrenci, sınav sonuçlarının ilan edilmesinden başlayarak beş iş günü içinde bağlı olduğu Fakülte/Yüksekokul/MYO Müdür/Dekanlığına bir dilekçeyle başvurarak sınav kağıdının yeniden incelenmesini isteyebilir. Maddi hata dilekçeleri üzerine sınav evrakları Öğrenci İşleri Koordinatörlüğüne teslim edilmiş ise incelenmek üzere tutanak ile İlgili Fakülte/MYO/YO na gönderilir. Yapılan inceleme sonunda yapılacak değişiklik Fakülte/MYO/YO Yönetim Kurulu Kararı ile Öğrenci İşleri Koordinatörlüğüne iletilir. Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü tarafından değiştirilen not sisteme işlenir. Fakülte/Yüksekokul/MYO/YO da İA-027-Lisans/Ön lisans Programlarda Maddi Hata İş Akışı Süreci ile yürütülür. Enstitülerde İA-087-Lisansüstü Programlarda Maddi Hata İş Akışı ile yürütülür. Öğrenci, sınav notlarının ilan edilmesinden başlayarak beş iş günü içinde bağlı olduğu Fakülte/MYO/YO Dekanlığına bir dilekçeyle başvurarak sınav kağıdının yeniden incelenmesini isteyebilir. 5.9.Mazeret Sınavları İlgili yönetim kurullarınca kabul edilen, geçerli mazeretleri nedeniyle ara sınavlara giremeyen öğrencilere, mazeretlerini belgelemek ve sınavların sona erdiği tarihten itibaren beş gün içerisinde yazılı olarak başvurmak kaydıyla ilgili yönetim kurulu kararı ile mazeret sınav hakkı verilebilir. Mazeret Sınavları İA-035- Mazeret Sınavı İş Akışı ile yürütülür.

6 Sayfa 6 / Staj Ġşlemleri Staj, öğrencilerin öğrenimleri sırasında teorik ve uygulamalı derslerde kazandıkları bilgi ve becerilerini iş yerlerinde uygulayarak mesleki deneyim kazanmalarını sağlamak amacıyla yurt içinde veya dışında özel veya resmi kurum ve kuruluşlarda, program staj uygulama esaslarında belirlenen sürelerde yapılan uygulamalı çalışmalardır. Üniversitemiz staj uygulamaları Yaz Stajı ve Dönem Stajı olmak iki şekilde yürütülmektedir. Staj işlemleri staj.karatay.edu.tr adresinden Fakülte Sekreterleri, Staj Danışmanları ve Öğrenciler tarafından online olarak yapılır. Her öğrenci kendine özgü kullanıcı adı ve şifresi staj ile ilgili başvuru, puantaj vb. işlemlerini yürütebilmektedir. İlgili Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/MYO öğrencilerin staj işlemleri İA-036-Yaz Stajı İş Akışı ve İA- 037-Dönem Stajı İş Akışı ile yürütülür Dikey Geçişler Yüksekokullar ve açık öğretim ön lisans programlarından mezun olan başarılı öğrencilerin örgün öğretim ve açık öğretim lisans programlarına dikey geçiş yapmaları ile ilgili işlemler DŞ-050-Meslek Yüksekokulları ve Açık öğretim Ön Lisans Programları Mezunlarının Lisans Öğrenimine Devamları Hakkında Yönetmelik e göre gerçekleştirilir. DGS kayıt işlemleri İA-009- ÖSYM-İlk Kayıt İş Akışı işletilerek yapılır Yurtdışından Öğrenci Kabulü Yurtdışından öğrenci kabulü çerçevesinde üniversitemize yapılan başvurular YR-013-Yurtdışından Öğrenci Kabul Yönergesi çerçevesinde KARDİL tarafından kabul edilir. Başvuru evrakları kontrol edilir. Gerekli sınav ve değerlendirmenin yapılması için evraklar ilgili Komisyona iletilir. Kayıt hakkı kazanan öğrenciler web sayfasında ilan edilir. Yurtdışından öğrenci kabul ve kayıt işlemleri İA-016-Yurtdışından Öğrenci Kabulü İş Akışı işletilerek organize edilir Çift Anadal Programına Kabul Aynı yükseköğretim kurumunda yürütülen lisans diploma programları arasında ilgili bölümlerin ve fakülte kurullarının önerisi üzerine Senatonun onayı ile çift anadal programı açılabilir. YR-002- KTO Karatay Üniversitesi Çift Anadal Programı Yönergesi ne göre çift anadal başvuruları ve

7 Sayfa 7 / 10 kayıtları gerçekleştirilir. ÇAP başvurusunda bulunan öğrencilere ait başvurular sınıf dereceleri ve not ortalamaları ile birlikte İlgili Fakülte/MYO/YO ya iletilir. Başvurusu kabul edilen öğrenciler Öğrenci Bilgi sistemine kayıt edilerek ilgili Bölüm ÇAP Koordinatörü tarafından onaylanan dersleri sisteme işlenir. Tüm işlemler İA-021-Çift Anadal Programı İş Akışı işletilerek organize edilir Kayıt Yenileme Üniversitemizde öğrenimlerine devam eden ara sınıf öğrencilerinin, Üniversitemiz kayıt yenileme ve ders seçim işlemleri Üniversitemiz Senatosunca belirlenen akademik takvimde yer alan süreler içerisinde yapılır. Her yarıyıl başında Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü tarafından ders kayıtları kılavuzu hazırlanır. Bu kılavuzda kayıtlarla ilgili bilgiler yer almaktadır. Ders kayıtları İA-007- Ders Kayıt Organizasyonu İş Akışı ile yürütülür. Kayıt yenileme süresi içerisinde mazereti nedeniyle öğrenim ücretini yatırmayan ve ders seçimi yapamayan öğrencilerin kayıt yenileme işlemleri İA-011-Mazeretli Kayıt Yenileme İş Akışı ile yapılır. Mazeretleri Fakülte Yönetim Kurulunda kabul edilen öğrencilerin ders kayıtları danışmanları tarafından OBS aracılığıyla yapılır Özel Yetenek Sınavı Ġle Öğrenci Alımı Özel yetenek sınavı ile öğrenci alan Güzel Sanatlar ve Tasarım Fakültesi nde öğrenci alım süreci İA-015-Özel Yetenek Sınavı ile Öğrenci Kabulü İş Akışı ile yapılır Ġlişik Kesme Herhangi bir sebeple üniversiteden kaydını sildirmek isteyen öğrencilerin kayıt silme işlemleri İA- 031-İlişik Kesme İş Akışı ile yapılmaktadır Ders Muafiyeti Daha önceden bir başka yükseköğretim kurumunda öğrenim görmüş ve üniversitemize yeni kayıt yaptıran öğrencilerin, daha önce aldıkları derslerle uyumlu olduğu Fakülte Yönetim Kurulunca

8 Sayfa 8 / 10 belirlenen eşdeğer dersler için, muafiyet işlemleri yapılır. İşlemler İA-025-Ders Muafiyeti İş Akışı ile yürütülür Erasmus Değişim Programı Erasmus Değişim Programı ile üniversitemizden giden ya da üniversitemize gelen öğrencilerin kayıtları ve muafiyetleri Öğrenci Bilgi Sistemine işlenir. İşlemler İA-019-Erasmus İş Akışı ile yürütülür Disiplin Soruşturması Ġşlemleri Öğrenci disiplin soruşturması DŞ-051-Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği çerçevesinde yapılır. İşlemler Disiplin Soruşturması Rehberi aracılığı ile İA-022-Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akışı ile yürütülür Öğrenci Belgesi ve Transkript Talepleri Üniversitemiz öğrencilerine OBS üzerinden talepte bulunmaları halinde, öğrenci belgesi ve not döküm belgesi verilir. İşlemler İA-026-Öğrenci Belgesi Verme İş Akışı ile yürütülür Kayıt Dondurma Ġşlemleri Kayıt dondurma talepleri derslerin başlamasından itibaren en geç bir ay içinde kayıtlı oldukları Enstitü/Fakülte/MYO/YO ya iletilir. Enstitü/Fakülte/MYO/YO Yönetim Kurulu Kararı ile öğrencilerin kayıt dondurma işlemleri belirlenen süreler içinde OBS ye Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü tarafından işlenir. İşlemler İA-030-Kayıt Dondurma İş Akışı ile yapılır Mezuniyet Ġşlemleri Bir bölümün/programın öğretim planında yer alan tüm dersleri, uygulamaları, staj ve benzeri çalışmaları başarı ile genel ağırlıklı not ortalaması en az (2.00) olacak şekilde tamamlayan öğrencilere kayıtlı oldukları fakülte, bölüm ve varsa program adının belirtildiği bir diploma verilir.

9 Sayfa 9 / 10 Mezuniyet işlemlerine öğrencilerin mezun olabilmeleri için gerekli kriterlerin kontrol edilmesi ile başlanır. Üniversitemizden mezun olmaya hak kazanmış öğrencilere Fakülte/MYO/YO Yönetim Kurullarınca mezuniyet kararı alınması için gerekli yazışmalar yapılır. İA-033-Mezuniyet ve Diploma Hazırlama süreci ile yürütülür. Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü tarafından sisteme işlenir. Öğrencilere Geçici Mezuniyet Belgesi verilerek, diploma basımı için gerekli işlemler yürütülür. Hazırlanan diplomalar, Dekan/Müdür ve Rektör tarafından imzalandıktan sonra Diploma Eki ile birlikte diploma defterine işlenerek öğrencilere teslim edilir. Bu işlemler İA-033-Mezuniyet ve Diploma Hazırlama İş Akışı ile birlikte yürütülür. Diploma Eki; yükseköğretim kurumları tarafından diplomaya ek olarak verilen bir belgedir. Bu belge yükseköğretim yeterliliklerinin ülke dışında daha iyi anlaşılmasını sağlar. 6. ĠLGĠLĠ DOKÜMANLAR 6.1.Dış Kaynaklı Dokümanlar DŞ-014-Yükseköğretim Kurumlarında Ön lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal İle Kurumlararası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik DŞ-050-Meslek Yüksekokulları ve Açık öğretim Ön Lisans Programları Mezunlarının Lisans Öğrenimine Devamları Hakkında Yönetmelik DŞ-051-Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği 6.2.Ġç Kaynaklı Dokümanlar YN-003-KTO Karatay Üniversitesi Lisans-Ön lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği YR-002-KTO Karatay Üniversitesi Çift Anadal Programı Yönergesi YR-005-KTO Karatay Üniversitesi Yatay Geçiş Yönergesi YR-013-Yurtdışından Öğrenci Kabul Yönergesi İA-005-Akademik Takvimin Hazırlanması İş Akışı

10 Sayfa 10 / 10 İA-007-Ders Kayıt Organizasyonu İş Akışı İA-009-ÖSYM-İlk Kayıt İş Akışı İA-011-Mazeretli Kayıt Yenileme İş Akışı İA-015-Özel Yetenek Sınavı ile Öğrenci Kabulü İş Akışı İA-019-Erasmus İş Akışı İA-020-Yatay Geçiş İş Akışı İA-022-Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış İA-021-Çift Anadal Programı İş Akışı İA-025-Ders Muafiyeti İş Akışı İA-026-Öğrenci Belgesi Verme İş Akışı İA-027-Lisans/Ön lisans Programlarda Maddi Hata İş Akışı İA-031-İlişik Kesme İş Akışı İA-030-Kayıt Dondurma İş Akışı İA-033-Mezuniyet ve Diploma Hazırlama İA-035- Mazeret Sınavı İş Akışı İA-036-Yaz Stajı İş Akışı İA-037-Dönem Stajı İş Akışı İA-030-Kayıt Dondurma İş Akışı