ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) FORM KULLANIMI EĞİTİM DOKÜMANI

Transkript

1 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) FORM KULLANIMI EĞİTİM DOKÜMANI

2 İÇİNDEKİLER 1 İÇİNDEKİLER FORM OLUŞTURMA SÜRECİ FORMDA KULLANILAN META ALANLARI ÖRNEK FORM SÜRECİ FORMDA İŞ AKIŞININ KULLANIMI FORMDA TABLO KULLANIMI FORMDA ŞABLON KULLANIMI ARAMALAR HİZMETE ÖZEL 2/32 Rev. 2

3 1.1. YENİ FORM OLUŞTURMA SÜRECİ Ana Menü >> Form Tasarımı >> Yeni Form Tasarımı yolu izlenerek Yeni Form Ekleme ekranına girilir. Açılan ekranda Form Adı alanı doldurularak formda olması gereken panel ve meta alanları eklenerek form oluşturulmuş olur. HİZMETE ÖZEL 3/32 Rev. 2

4 1.2. FORMDA KULLANILAN META ALANLARI Form oluşturulurken kullanılacak olan meta alanları Kontroller bağlığı altından eklenir. Kontrollerin Anlamları 1- Sayfa içerisinde bir alanı etiketlemek için kullanılır. Örnek: İzin Bilgileri, Kişisel Bilgiler v.b. 2- Giriş alanı kullanılarak metin girişi yapılabilen meta alanı oluşturulabilir. Bu alan aynı zamanda tarih, e posta, rakam yada salt okunur olarak değiştirilebilmektedir. 3- Telefon numarası gibi bilgi girişlerinde kullanılır. 4- Açılır liste (combobox) şeklinde kullanılan alandır. Bu alan bir veri köprüsüne bağlanılarak kullanılır. 5- Bir seçim sonrası başka bir seçim gerektiren durumlarda kullanılır. Örnek Ankara Çankaya, Ankara Yanimahalle gibi 6- Başlık oluşturmak için kullanılan meta alanı oluşturmak için kullanılmaktadır. Örnek : T.C. BAŞBAKANLIK şeklinde bir başlık oluşturmak için etiket kullanılır. 7- Seçim yapılabilen kutu alanı (check box) oluşturmak için kullanılır. 8- Liste içerisinden çoklu seçim yapılabilen alan oluşturmak için kullanılır. 9- Liste içerisinden tek seçim yapılabilen alan oluşturmak için kullanılır. 10- Forma bir sayfas linki bağlamak için kullanılır. 11- Form içerisinde tablo kullanmak için kullanılır. 12- Sistem içerisinde tanımlı olan kategorileri form üzerinde kullanmak için kullanılır. 13- Sistem içerisinde tanımlı olan lokasyon bilgilerinin form içerisinde kullanımını sağlar. HİZMETE ÖZEL 4/32 Rev. 2

5 14- Sistem içerisinde tanımlı olan birim bilgilerinin form içerisinde kullanımını sağlar. 15- Sistem içerisinde tanımlı olan kullanıcı bilgilerinin form içerisinde kullanımını sağlar. 16- Sistem dışında var olan bir dosyanın forma eklenebilmesini sağlar. 17- Sistem içerisinde tanımlı olan evrak bilgilerinin form içerisinde kullanımını sağlar. 18- Sistemde var olan bir evrakın form üzerinde yayınlanmasını sağlar. 19- Form üzerine resim eklemek için kullanılır. Örnek Kurum logonuz 20- Form içerisinde metin editörü kullanılmasını sağlar. 21- Form üzerinde html kod kullanılmasını sağlar. 22- Formda maddeler halinde sıralama yapılarak yazı yazılabilmesini sağlar. 23- Formu belirli başlıklara bölerek kullanıcılara sadece kendilerini ilgilendiren alanları gösterebilmenizi sağlar. 24- Form üzerinde bölümleri ayıran yada çerçeve oluşturan çizgier kullanabilmenizi sağlar. 25- liste alanları gibi alanlarda kullanabileceğiniz bilgileri tanımlamanızı sağlayan alandır. 26- Formda sayı kullanımını sağlar. 27- Formu onaya sunmanızı sağlar. 28- Fonda iki sayfayı birbirinden ayırmanızı sağlar. 29- Formda resimli güvenlik kontrolü (captch) görünmesini sağlar. 30- Not alanı görünmesini sağlar. 31- dosya kodu listesi gibi arama kriteri ile arama yapılabilmesini sağlayan liste alanı kullanımını sağlar. HİZMETE ÖZEL 5/32 Rev. 2

6 1.3. ÖRNEK FORM SÜRECİ İzin Formu Oluşturulması Form adı girildikten sonra ilk eklenmesi gereken kontrol Panel dir. Panel kontrolü kullanılarak iş akışında kullanıcıların görmesi gereken meta alanları filtrelenebilmektedir. (Bu konuya Formlarda iş akışı tanımı başlığında değinilecektir.) Eklenen alanların sağ alt bölümünde bulunan ikon ile alan boyutu ayarlanılabilmektedir. Ayrıca alanları klavyenizde bulunan ctrl tuşuna basılı tutarak işaretlediğinizde birlikte hareket etmelerini sağlayabilirsiniz. Eklediğiniz her panele ekranın sağ bölümünde yer alan Kontrol Özellikleri bölümünde bulunan Güvenlik Bölümü alanından isim vermeyi unutmayınız. Bu alan sayesinde iş akışında panellere yetki verilebilir. HİZMETE ÖZEL 6/32 Rev. 2

7 Başlık ve istenir ise Etiket ekleyerek Form başlığımızı ve alt başlığı oluşturabiliriz. Forma Etiket, Başlık gibi bir meta alanı eklediğimizde sağ tarafta açıaln Kontrol özellikleri alanından Etiket alanını değiştirmeyi unutmamalıyız. Bu alan form kullanıcı önüne açıldığında görülecek olan alandır. HİZMETE ÖZEL 7/32 Rev. 2

8 Önemli Not: İş akışlarında kullanabilmeniz için eklediğiniz tüm meta alanlarında Kontrol Adı alanını eklediğiniz alana uygun bir isim ile değiştirmeyi unutmayınız. Bu alana girişler mutlaka İngilizce karakterle olmalı ve boşluk bırakılma durumunda mutlaka alt çizgi _ kullanılmalıdır. Kullanıcı Listesi kontrolünü kullanarak yeni bir meta alanı ekledikten sonra etiket ve kontrol adını değiştiriyoruz. HİZMETE ÖZEL 8/32 Rev. 2

9 Giriş Alanı ekleyerek etiket ve kontrol adlarını İzin Başlangıç Tarihi olarak düzenliyoruz. Eklediğimiz bu alanın tarih olarak görünmesi için Kontrol Özellikleri alanında bulunan Veri Türü sekmesini kullanmamız gerekmektedir. HİZMETE ÖZEL 9/32 Rev. 2

10 Seçim yaptıktan sonra Güncelle butonuna bastığınızda alanın değiştiği görülecektir. Eklenen kontroller üzerinde sonradan yapılan değişiklikte mutlaka Güncelle butonuna basılmalıdır. İzin bitiş tarihi alanı için aynı işlemi tekrarlayabilir yada İzin Başlangıç Tarihi alanı seçili iken klavyenizden ctrl+c ve ctrl+v (kopyala/yapıştır) tuş kombinasyonlarını kullanarak kopyalama yapabilirsiniz. Bu işlem alanın etiket ve kontrol adı hariç tüm özelliklerini kopyalayacaktır. Bu aşamada yeni alanın Etiket ve Kontrol Adı bilgileri girilmeli ve sürükle bırak yöntemi ile yerine taşıma işlemi yapılmalıdır. İzin türü seçimi gibi bir alan için Tek Seçmeli kontrolü eklenerek bir veri körüsüne bağlama işlemi yapılabilir. Alan eklendikten sonra yine etiket ve kontrol adı bilgileri düzenlenmelidir. HİZMETE ÖZEL 10/32 Rev. 2

11 Veri Köprüsü eklendiğinde aşağıdaki gibi bir alan açılacaktır. Kontorl adı sadece değiştirilir. Bu alana veri girişi yapılabilmesi için Kontrol Özellikleri alanında Veri Listesi bölümü düzenlenir. Bu ekranda + butonuna basılarak yeni veri listesi oluşturabilirsiniz. HİZMETE ÖZEL 11/32 Rev. 2

12 Açılan ekranda Veri Listesi Adı girildikten sonra Değer alanına girilecek verinin sıra numarası bilgisi doldurulur. Açıklama alanına bilgi girildikten sonra Ekle butonuna basılarak veri listesine eklemeler yapılır. Liste tamamlandığında ekranın sağ alt bölümünde bulunan Kaydet butonuna basılır. Veri Listesi alanından seçim yapıldığında Veri Köprüsü hazır hale gelmiş olacaktır. Bu aşamadan sonra İzin Türü Tek Seçmeli liste alanına tekrar dönmemiz ve oluşturmuş olduğumuz Veri Köprüsü kontrolünü bağlamamız gerekmektedir. Kontrol Özellikleri alanında bulunan Veri Bağlantısı alanına girdiğimizde açılan pencerede form üzerinde tanımlı veri listeleri görülecektir. Bu alanda Veri Köprüsünü seçerek Kaydet butonuna basınız. HİZMETE ÖZEL 12/32 Rev. 2

13 Telefon numarası girişi için Maske Alanı eklememiz gerekmektedir. Eklenen maske alanının Etiket ve Kontrol Adı alanlarını güncelliyoruz. Maske alanından görünümü değiştirebilirsiniz. Adres bilgisi için Giriş Alanı ekliyoruz. Bu alanın geniş ve çık satırlı olması için Kontrol Özellikleri bölümünde Genişlik, Satır Sayısı ve Yükseklik alanlarına değer girebilirsiniz. HİZMETE ÖZEL 13/32 Rev. 2

14 Formda numaratör kullank için Numaratör kontrolü eklemelisiniz ve bu işlem sonrası Kontrol Özellikleri alanından hangi numaratörün çalıştırılacağını seçmelisiniz. İkinci bir panel daha ekleyerek Onay panelini oluşturalım. Onay panelinde sadece Onay kontrolünü eklememiz yeterki olacaktır. HİZMETE ÖZEL 14/32 Rev. 2

15 Onay kontrolünde Ret Gerekçesi alanı otomatik olarak zorunlu gelecektir. Eğer istenir ise Kontrol Özellikleri alanından Onay kontrolü de Zorunlu Alan olarak belirlenebilir. Bu işlem tüm kontroller için geçerlidir. HİZMETE ÖZEL 15/32 Rev. 2

16 1.4. FORMDA İŞ AKIŞININ KULLANIMI Ana Menü>> İş Akışı Yönetimi>> Yeni İş Akışı sayfasına girilir. Açılan ekranda öncelikle İş Akışı İsmi alanı doldurulur. Form iş akışları genelde Form adımı ile başlatılır. HİZMETE ÖZEL 16/32 Rev. 2

17 Bu adımda Aktivite İsmi alanına kullanıcının görevlerim portalında görmesi istenilen ifade yazılır ve süresi alanından görev süresi verilir. Kullanıcılar sekmesinden bu adımı tamamlaması gereken kullanıcı seçilir. Giriş sayfası olması sebebi ile bu adımda İş Akışını Başlatan Kişi seçilmelidir. HİZMETE ÖZEL 17/32 Rev. 2

18 Formlar sekmesinden ilgili form seçimi yapılarak form içerisindeki panellere ulaşılır. Kullanıcının hangi paneli görmesi ve doldurması isteniliyor ise bu aşamada seçilir. HİZMETE ÖZEL 18/32 Rev. 2

19 Seçim tamamlandığında Tamam butonuna basılarak adım kaydedilmiş olur. Hazırlamış olduğunuz form numaratörden değer alacak ise İşlemler butonu ile açılan menüden Form İşlemleri sekmesine giriş yapılır ve buradan Numaratörden Değer Al seçeneği seçilir. Gelen adımda Formlar sekmesinden ilgili form seçildiğinde numaratör kontrolü otomatik olarak seçilecektir. Tamam butonuna basılarak adım kayıt altına alınabilir. HİZMETE ÖZEL 19/32 Rev. 2

20 Adımlar sürükle-bırak yöntemi ile sayfa üzerinde yerleştirdikten sonra (Ok) işareti ile birbirine bağlanabilir. Bu aşamada yapılması gereken birbirine bağlanacak olan ilk adımda işarete mouse sol tuşuna bir kere basılması sonrası gelecek olan kesik çizginin ikinci adım üzerindeyken yine mouse sol tuşuna bir kere basılması sonucu düz çizgiye otomatik olarak çevrilmesi işlemidir. Adımların birbirine bağlanması işlemi tamamlandıktan sonra onay adımını eklemek için İşlem menüsünden Form İşlemleri sekmesine giriş yapılır ve Formu Onaya Gönder seçeneği seçilir. HİZMETE ÖZEL 20/32 Rev. 2

21 Açılan pencerede Mesaj alanına kullanıcının görevlerim portalına yansıması istenilen ifade yazılır. HİZMETE ÖZEL 21/32 Rev. 2

22 Kullanıcılar sekmesinden eğer kullanıcının amiri kullanıcının Kişisel Bilgileri içerisinde tanımlı ise İş Akışını Başlatan Kişinin Amiri şeklinde seçilebilir. Eğer onaylayacak olan kişi belirli bir kişi ise Arama Kriteri alanından adı yazılarak bulunabilir. Formlar sekmesinden ilgili form seçimi yapılarak kullanmıcının hangi panelleri göreceği ve hangi panele müdahale edebileceği belirlenir. HİZMETE ÖZEL 22/32 Rev. 2

23 Tamam butonuna basıldıktan sonra adımlar birbirine bağlanır. Adımların birbirine bağlanması işlemi tamamlandıktan sonra akışı kapatmak için İşlem menüsünden İş Akışı İşlemleri sekmesine giriş yapılır ve İş Akışını Tamamla seçeneği seçilir. HİZMETE ÖZEL 23/32 Rev. 2

24 Akış tamamlanarak tüm adımlar birbirine bağlandıktan sonra ekranınn üst bölümünde bulunan Menüde Göster kutucuğu işaretlenir ve sağ alt bölümünde bulunan Kaydet butonuna basılır ve akış kaydedilir. Gelen soruda Hayır butonuna basılır. Bunun sebebi erişim hakları zaten kullanıcı yetki gruplarından ayarlanmaktadır. Ana Menü >> Form Tasarımı >> Form Tasarımları Listesi yolu izlenerek Form Listesi ekranına girilir. HİZMETE ÖZEL 24/32 Rev. 2

25 Tasarlamış olduğumuz form adına basılarak dizayn sayfasına giriş yapılır. Açılan ekranda Form Özellikleri bölümünden İş Akışı alanına girilerek tanımlanmış olan iş akışı seçilir. Güncelle ve Kaydet işlemleri sonrası form kullanıma hazır hale gelecektir. HİZMETE ÖZEL 25/32 Rev. 2

26 FORMDA TABLO KULLANIMI Formda tablo kontrolü farklı şekillerde kullanılabilmektedir. Tablo kontrolü eklendikten sonra Kontrol Özellikleri alanından Kolonları Düzenle sekmesi kullanılarak tablo içeriği düzenlenebilir. Açılan ekranda tablo içerisinde kullanılmak istenilen kolonlar seçilebilir. HİZMETE ÖZEL 26/32 Rev. 2

27 Eklenen kolon silinmek isteniyor ise Tablo Ön İzleme alanında bulunan envision logosona basılır. Açılan listeden silinmesi istenilen kolon seçilerek silinebilir. Kolon Özellikleri : Metin şeklinde giriş yapılabilen kolon yapısıdır. : Tarih şeklinde giriş yapılabilen kolon yapısıdır. : Sadece rakam girişi yapılabilen kolon yapısıdır. : Sadece ondalık rakam girişi yapılabilen kolon yapısıdır. : Açılır listeden seçim yapılması sağlanır. : Veri köprüsü kullanarak seçim yapılması sağlanan kolon yapısıdır. yapısıdır. : Formül girişi yapılarak hesaplama işlemi gerçekleştiren kolon : Eklendiği satıra başlık vermek için kullanılır. : Resim ekleme işlemi yapılabilen kolon yapısıdır. : Telefon numarası gibi tanmlamaların yapılabildiği kolon yapısıdır. HİZMETE ÖZEL 27/32 Rev. 2

28 kolon yapısıdır. : Seçim yapılabilen kutu alanı (check box) oluşturmak için kullanılan : Birim listesinin kullanımını sağlayan kolon yapısıdır. : Kategori seçimi yapılabilmesini sağlayan kolon yapısıdır. : Lokasyon seçimi yapılabilmesini sağlayan kolon yapısıdır. : Bir seçim sonrası başka bir seçim gerektiren durumlarda kullanılan kolon yapısıdır. Örnek Ankara Çankaya, Ankara Yanimahalle gibi : Editör kullanarak giriş yapılmasını sağlayan kolon yapısıdır. : Harici dosya yüklemeyi sağlayan kolon yapısıdır. kolon yapısıdır. : Sistemde tanımlı kullanıcı listesinin kullanımını sağlayan Eklenen kolonlarda kullanılacak olan işlemler Kolon Özellikleri alanından girilmelidir. Bu işlem için Tablo Ön İzleme alanında bulunan envision logosona basılır. Açılan listede Seç alanından düzenlenecek kolon seçilmelidir. Örnek: HİZMETE ÖZEL 28/32 Rev. 2

29 FORMDA ŞABLON KULLANIMI Formlarda şablon kullanılabilmesi için Sistem Konfigürasyonunda Form_Word_Templates_Enabled ayarının değeri 1 olmalıdır. Ana Menü>> Form Tasarımı>> Form Tasarımları Listesi ekranına girilir. Şablon eklenecek olan formun satır başında bulunan menüde Detaylar>> Form Şablonları ekranına girilir. HİZMETE ÖZEL 29/32 Rev. 2

30 Açılan ekranda Pasif Eşleşmeleri de Göster alanı işaretlenerek eşleşme yapılacak olan şablon seçilir. Şablon seçildikten sonra açılan ekranda form üzeinde bulunan meta alanları ile şablon üzerinde bulunan alanların eşleştirlimesi yapılır ve Güncelle butonuna basılır. Bu işlem sonrası sağ üst bölümde bulunan alanları işaretlemeyi unutmayınız. HİZMETE ÖZEL 30/32 Rev. 2

31 ARAMALAR Arama ekranına menü üzerinden ulaşmak için form tasarım ekranında Forö Özellikleri sekmesinde bulunan Özellikler alanına girilerek Menüde Göster seçeneği işaretlenmelidir. Ana Menü>> Formlar>> yolunu izleyerek arama yapmak istediğiniz form bulunarak arama ekranına giriş yapılır. HİZMETE ÖZEL 31/32 Rev. 2

32 Açılan ekranda kolon ve kriterler isteğe bağlı olarak düzenlenebilir. (Bu işlem evrak arama ekranlarında kullanıldığı gibidir.) Kriterler göre arama sonucunda gelen formun satır başında bulunan menüden forma ait tarihçe ve iş akışı bilgileri görüntülenebilir. Detayları göster butonu kullanılarak form detayları gözlemlenebilir. HİZMETE ÖZEL 32/32 Rev. 2