KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU 2016 Birim Faaliyet Raporu

Transkript

1 KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2016 Birim Faaliyet Raporu Ocak 2017 Trabzon

2 İÇİNDEKİLER ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU.... GENEL BİLGİLER... A- Misyon ve Vizyon... B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar... C- İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi... II- AMAÇ ve HEDEFLER... A- İdarenin Amaç ve Hedefleri..... III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER.. A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar. 3- Mali Denetim Sonuçları... B- Performans Bilgileri. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi. 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... A- Üstünlükler... B- Zayıflıklar... ÖNERİ VE TEDBİRLER.. 1

3 BİRİM YÖNETİCİSİ SUNUŞU Tonya Meslek Yüksekokulu Karadeniz Teknik Üniversitesi Senatosu nun gün ve 249/6 sayılı kararıyla uygun görülmesi sonucu Yükseköğretim Genel Kurulunun tarihli toplantısında incelenmiş ve 2547 Sayılı Kanunun 2880 sayılı kanunla değişik 7/d-2 maddesi uyarınca uygun görülmesiyle kurulmuştur. Tonya Meslek Yüksekokulu Müdürlüğünün Sağlık Bakım Hizmetleri bölümü bünyesinde Yaşlı Bakım Programı açılması Karadeniz Teknik Üniversitesi Senatosunun 05/09/2014 gün ve 260/14 kararıyla uygun görülüp, Eğitim-Öğretim yılında ilgili programa 51 öğrenci alınarak, Eğitim ve Öğretime başlanmıştır. Ayrıca tarihli ve sayılı Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı yazısı ve kararı ile Evde Hasta Bakım Programı açılmış olup 2017 Eğitim yılında öğrenci alımı planlanmaktadır. Saygılarımla, Prof. Dr. Nuri İhsan KALYONCU Meslek Yüksekokulu Müdürü 2

4 I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Dünyada ve ülkemizde nüfus hareketliliğinde oluşan değişimler, genç nüfusun azalıp, yaşlı nüfusun artmasına neden olmuş, aynı zamanda ülkemizdeki geleneksel aile yapısının çekirdek aile yapısına dönüşmesi; sosyal hizmetin alanlarından biri olan yaşlı bakım hizmeti açığının oluşmasına neden olmuştur. Ülkemizde artık genç olmakla övündüğümüz noktadan uzaklaşmakta, yaşam stilleri değişmekte pek çok alanda olduğu gibi yaşlı bakım hizmetlerinde profesyonelleşmeye talep artmaktadır. Bu noktada kurumsal hizmet veren merkezlerin inşası kadar hatta daha önemlisi yetişmiş nitelikli insan gücü talebi giderek artmaktadır. Bu nedenle yaşlıyla uygulama boyutunda hizmeti bire bir yürütecek ve yaşlıyı sağlık ve sosyal hizmet boyutuyla ele alabilecek ara elemanı yetiştirilmesine gereksinim duyulmuştur. Bu nedenle Tonya Meslek Yüksekokulu Yaşlı bakım Programının amacı; bakım hizmeti konusunda gerekli bilgi, beceri ve değerleri bütünleştirip, özümseterek; kamu alanı, özel alan ve sivil toplum örgütlerinde yaşlı bakım hizmetini uygulayıcı ve geliştirici niteliğe sahip, Yaşlı bireylerin ihtiyaç duyduğu bakımı yerine getirebilen, gerekli ortamları hazırlayan ve sunan, yaşlı bireylerin sağlık standartlarının gelişimine ve yaşam kalitesinin artmasına katkı sağlayan, çözüm üretebilen, takım çalışmasına ve sorumluluk duygusuna sahip, aldığı eğitim sonucu yaşlı bakım bilgi ve tekniklerini kullanarak, yaşlı ve bakıma muhtaç kişileri hayata tutundurma, gelecek kaygısından arındırma, boş zamanlarını üretken bir şekilde değerlendirme, kendi bedenine ve yaşam alanlarına karşı duyarlı ve koruyucu olmalarını alışkanlık haline getiren ve uygulatan ara insan gücünü yetiştirmektir. Sağlık hizmetleri alanında nitelikli yardımcı sağlık personeli yetiştirmek olup Atatürk İlke ve İnkılaplarına bağlı, insani değerlere saygı duyan ve insanlığa hizmeti ilke edinmiş bölgesel ve ulusal kalkınmayı sağlamak amacıyla mesleki eğitime ilişkin etkinlikler yapan, kendine güvenen, sorgulamasını bilen, yaratıcı, üretken, kendini ifade edebilen, alanında iyi yetişiş, hoşgörülü, katılımcı, sorumluluk sahibi, motivasyonu yüksek, çalışma alanlarında öncelikle tercih edilen bir eğitim kurumu olmaktır. Vizyon Sağlık alanında ulusal ve uluslararası bilim ve teknoloji dünyası ile bütünleşmiş, çağın gerektirdiği bilgi beceri ve teknolojik gelişmelere sahip, sağlık sektöründeki gelişmeler ve ihtiyaçlar doğrultusunda kaliteli ve etkin bir eğitim-öğretim faaliyeti vererek yeni mesleki programlar açarak büyüyen ve sağlık eğitimi ön lisans programları arasında saygın konuma ulaşan, mesleki eğitimin gerektirdiği bilgi beceri ve standartlara sahip nitelikli sağlık ara elemanı yetiştiren bir kurum yaratmaktır. 3

5 Ulusal ve uluslararası düzeyde yükseköğretim kalitesi ile lider eğitim merkezi olmak. Yardımcı sağlık hizmetleri elemanlarının yetiştirilmesinde birincilikle tercih edilen eğitim kurumu olmak, katılımcı yönetim modeli ile öğrenci ve çalışan memnuniyetini mükemmele ulaştırmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Tonya MYO, iş dünyasının gereksinim duyduğu nitelikli ara elemanlarını yetiştirmekle yükümlüdür. Bu bağlamda; gereksinim duyulan ara elemanlarını yetiştirebilmek için gerekli olan programların açılması ve mevcut programlarda devam eden eğitim-öğretim sürecinin ortaya çıkan yeni gereksinmeler doğrultusunda revizyonu kurumun temel görevleri arasındadır. Ayrıca, Yüksekokulun Kurulu olduğu yörenin vizyonunun şekillendirilmesi de kurumun öncelikli amaçlarından bir diğeridir. Tonya MYO, söz konusu görevleri ifa ederken kullanımına verilen bütçenin de etkin ve şeffaf bir biçimde kullanılmasından sorumludur. C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 1.1.Karadeniz Teknik Üniversitesi Taşınmazlarının Dağılımı (*) Yerleşke Adı TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU Mülkiyet Durumuna Göre Taşınmaz Alanı (m 2 ) Toplam (m 2 ) Üniversite Maliye Haz. Diğer Karadeniz Teknik Üniversitesi Kapalı Alanların Dağılımı (*) BİRİM TONYA MESLEK YÜKSEKOKUL U MEVCUT FİZİKİ KAPALI ALANLAR m 2 EĞİTİM ALANLARI DERSLİK m 2 LABORA. m 2 SPOR ALANLARI AÇIK KAPALI SPOR SPOR TESİS. TES. m 2 m 2.m 2.m 2.m 2.m 2.m 2.m 2.m 2.m 2.m 2 210,00 362,5 516,

6 1.3.1.Taşınır Malzeme Listesi Hesap Kodu I. Düzey Kodu II. Düzey Kodu DAYANIKLI TAŞINIRLAR Ölçü Birimi Miktar 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Tıbbi ve Biyolojik Amaçlı Kullanılan Cihazlar ve Aletler adet 1 adet tansiyon aleti,1 adet kan şekeri ölçüm aleti,4 adet eğitim maketi,1 adet ateş ölçer,1 adet nebülizatör Araştırma ve Üretim Amaçlı Cihazları ve Aletleri 3 adet modem 255 Demirbaşlar Grubu Temsil ve Tören Demirbaşları adet 10 adet Atatürk posteri Hastanede Kullanılan Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar 1 adet yetişkin karyola, 1 adet üçlü paravan,8 adet eğitim maketi,1 adet serum askılık Büro Makineleri Grubu Bilgisayarlar ve Sunucular 3 adet exper kişisel bilgisayar,6 adet lenova bilgisayar kasası,13 adet fujitsu bilgisayar kasası, 6 adet lenova monitör,13 adet fujitsu monitör,3 adet fujitsu diz üstü bilgisayar, 3 adet hitachi projeksiyon cihazı Bilgisayar Çevre Birimleri adet 1 adet çok fonksiyonlu samsung yazıcı Teksir ve Çoğaltma Makineleri adet Dijital fotokopi makinası toshiba Haberleşme Cihazları adet 1 adet beko televizyon Ses, Görüntü ve Sunum Cihazları adet Aydınlatma Cihazları Diğer Büro Makineleri ve Aletleri Grubu Mobilyalar Grubu Büro Mobilyaları 3 adet projektör,5 adet projeksiyon perdesi, 1 adet ses sistemi,5 adet sabit kameralar 7 adet makam koltuğu, 71 adet çalışma koltuğu,114 adet misafir koltuğu, 66 adet konferans koltuğu, 44 adet öğrenci sırası, 40 adet dış mekan sandalye,7 adet 5

7 orta sehpa, 5 adet dosya dolabı, 50 adet soyunma dolabı, 1 adet toplantı masası, 49 adet çalışma masası Misafirhane, Konaklama ve Barınma Amaçlı Mobilyalar Kafeterya ve Yemekhane Mobilyaları Bebek ve Çocuk Mobilyası ve Aksesuarları Seminer ve Sunum Amaçlı Ürünler 5 adet yazı tahtası, Beslenme/Gıda ve Mutfak Demirbaşları Grubu Adet 1 adet ileri yaşam desteği maketi Doğa sporlarında kullanılan demirbaşlar Adet 1 adet şişme yatak adet 1 adet Yangın tüpleri Adet 1 adet Güvenlik kabinleri 1.4. Eğitim Alanları Eğitim Alanı Adet Kapasite Kapasite Kapasite Kapasite Kapasite Kapasite 0 50 Kişilik Toplam m² Kişi Toplam m² Toplam m² Adet 2 4 Toplam m² 116,5 400 Adet Toplam m² Adet 1 Toplam m² 80 Adet Toplam m² Adet 1 Toplam m² 52 *Tüm birimler kendi alanlarını güncel verilerle dolduracaktır Kişi Toplam m² Kişi Toplam m² Kişi Toplam m² 251-Üzeri Kişi Toplam m² Dersliklerin Teknolojik Donanımı Derslik Sayısı (Anfi+Sınıf) 6 6 Projeksiyon Cihazı Olan Derslik sayısı Dersliklerdeki Projeksiyon Cihazı Oranı (Projeksiyon Cihazı Olan Derslik Sayısı /Derslik Sayısı)*100 %100 Akıllı Tahta Olan Derslik Sayısı Dersliklerdeki Akıllı Tahta Oranı (Akıllı Tahtası Olan Derslik Sayısı /Derslik Sayısı )* Hizmet Alanları Akademik/İdari Personel Hizmet Alanları (*) 6

8 Sayısı(Adet) Alanı(m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) Akademik Çalışma Odası İdari Çalışma Odası 2 362,5 5 Toplam 6 572, Örgüt Yapısı 2- Örgüt Yapısı Yüksekokulumuz misyonunun yerine getirilmesinden sorumlu idari birimlere ilişkin görev tanımları ile aralarındaki hiyerarşik ilişkileri gösterir teşkilat şeması; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile tarihli sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği esas alınmıştır MÜDÜR MÜDÜR YARDIMCISI Eğitim MÜDÜR YARDIMCISI İdari Sağlık Bakım Yüksekokul sekreteri Hizmetleri Bölüm Başkanı İdari Birimler Öğrenci, Mali, Yazı İşleri 7

9 Ayniyat, Güvenlik, Kütüphane 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar ve Bilgisayarlar (*) Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam Masa Üstü Bilgisayar Taşınabilir Bilgisayar Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı Eğitim Amaçlı (Adet) (Adet) Projeksiyon 6 Fotokopi makinesi 1 Faks 1 Kameralar 5 Televizyonlar 1 Araştırma Amaçlı (Adet) 4- İnsan Kaynakları(*) 4.1- Akademik Personel Kadroların Doluluk Oranına Göre Dolu Boş Toplam Profesör 1 1 Öğretim Üyeleri Toplamı Öğretim Görevlisi 5 5 Genel TOPLAM Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı

10 Yüzde %66 %16,66 %16, İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetleri 2 2 Yardımcı Hizmetler Sınıfı 3 3 Toplam 5 5 *Tüm birimler tarafından dolduracaktır İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön lisans Lisans Kişi Sayısı Yüzde %40 %20 %40 *Tüm birimler tarafından dolduracaktır. Yüksek L.ve Doktara 4.5- İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde 20 %20 %20 %40 *Tüm birimler tarafından dolduracaktır İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde %20 %20 % Personelin Cinsiyet Dağılımı Kadın Erkek Personel Dağılımı Sayıları * Kadın Erkek Toplam K % E % Akademik Personel %50 %50 İdari Personel 5 35 %0 %100 TOPLAM %27,27 %72,72 9

11 4.8- Yıllar İtibarı ile Personel Sayılarının Dağılımı Personel Sınıfı 2014 Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı Akademik Personel 4 6 İdari Personel 3 3 İşçi 2 2 TOPLAM 9 11 *Tüm birimler tarafından dolduracaktır. 5- Sunulan Hizmetler 5.1- Eğitim Hizmetleri Öğrenci Sayıları (*) Meslek Yüksekokulları Toplam Erkek Kız Toplam Erkek 75 Toplam Kız Genel Toplam *Tüm birimler tarafından dolduracaktır Öğrenci Kontenjanları Öğrenci Kontenjanları ve Doluluk Oranı Birimin Adı LYS LYS sonucu Kontenjanı Yerleşen Boş Kalan Doluluk Oranı Meslek Yüksekokulları %100 Toplam %100 10

12 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı öncülüğünde hazırlanan Karadeniz Teknik Üniversitesi İç Kontrol Standartları Eylem Planı, Eğitim-Öğretim yılında faaliyetlerine başlayan Yüksekokulumuzun kurumsallaşma çabaları açısından da oldukça önemli bir fırsat olarak algılanarak sahiplenilmiştir. Söz konusu plan, Yüksekokulumuzun kurumsallaşma çabaları için dışsal bir motivasyon sağlamakla birlikte kurumsallaşma süreci için de bir rehber olarak kabul edilmiştir. Yüksekokulumuzdaki mevcut örgütlenmenin, Karadeniz Teknik Üniversitesi İç Kontrol Standartları Eylem Planı ile uyumluluğunun sağlanması yolundaki çalışmalara halen devam edilmekle birlikte oldukça önemli bir mesafe kaydedilmiştir. İç kontrol sistemi sayesinde Yüksekokulun kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesi, her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, varlıkların kötüye kullanılması, israfın önlenmesi ve kayıplara karşı korunması sağlanmaktadır Güz yarıyılında eğitime başlayan okulumuzda İç kontrol eylem planı çalışmaları başlatılmış olup, aşağıda her bileşen ve bir örnek çalışma sunulmuştur İç Kontrol Revize Eylem Planı çerçevesinde yapılan Faaliyetler A-KONTROL ORTAMI 1- Etik Değerler ve Dürüstlük ETİK DAVRANIŞ İLKELERİ FAALİYETLER YÖNÜNDEN Kanun, yönetmelik ve ilgili tüzüklere uyulması, Eğitim ve hizmet kalitesinin yükseltilmesi, memnuniyetin arttırılması, Fakültenin vizyon ve misyonuna uygun hareket edilmesi, Kurumun güven ve itibarını sarsan davranışlardan kaçınılması esastır. ETİK DAVRANIŞ KURALLARI Çalışanlarımızdan Beklenen Etik Davranışlar Etik değerlere uygun örnek davranışlar gösteriniz. Özel işlerinizi mesai içerisinde yapmaktan kaçınınız. 11

13 Yüksekokul ile iş, hizmet veya çıkar ilişkisi içinde bulunanlardan hediye almayınız, sunulan, burs, seyahat, ücretsiz konaklama, yemek gibi imkânlardan uzak durunuz. Görev yatığınız kurumla bağlantısı olan kişi veya firmalarla özel iş ilişkisi içine girmeyiniz. Göreviniz dışında mevzuatça yasaklanan ikinci bir işte çalışmayınız. Her zaman kamu yararı doğrultusunda halkın devlete ve kamu görevlilerine olan güvenini artırmak için çalışınız. Etik ilkelere uymayan çalışanları uyarınız, gerekirse durumu yetkili mercilere bildiriniz. Mal bildirimi formlarını zamanında, eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurunuz. Mal varlığınızda artış olması durumunda, bunu zamanında bildiriniz. Çıkar ilişkisine girmeyiniz. Kendinizin ve yakınlarınızın çıkar sağlayabileceği durumlardan kaçınınız. Görevinizi ve kamu kaynaklarını kişisel çıkar için kullanmayınız, akraba, eş-dost ve yakınlarınızı kamu hizmetlerinden ayrıcalıklı olarak yararlandırmayınız. Mesai arkadaşlarınıza ve hizmetten yararlananlara içten saygı gösteriniz. Tarafsız ve adil olunuz. Görevinizi yerine getirirken, kamu kaynaklarını elde ederken ve kullanırken, mal ve hizmet satın alırken yazılı kurallara, etik ilke ve değerlere uygun davranınız. Bağlayıcı açıklamalar ve gerçek dışı beyanlardan kaçınınız. Gizli bilgileri açıklamayınız. Kurumun itibarını sarsacak davranışlardan uzak durunuz. Her türlü mali işlemi zamanında ve mevzuata uygun olarak yapınız. Ödemeleri aksatmayınız. Görevlerinizi, Yüksekokulun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygun olarak yürütünüz. Çalışanları gereksiz yere meşgul etmeyiniz. Kurumun yazılı sözlü talimatlarına uyunuz. Sizlerden istenen bilgi ve belgeleri zamanında ve tam olarak veriniz. Yöneticilerden Beklenen Etik Davranışlar Çalışanların yaptığı iyi işleri takdir ediniz ve duyurunuz. Çalışanların ve hizmetten yararlananların görüşlerini dikkate alınız ve karar alma sürecine onları da katınız. Kurumun misyonunu, vizyonunu, genel amaçlarını, ana hedeflerini ve değerlerini tüm çalışanlara bildiriniz. Her personel için uygun çalışma ortamı hazırlayınız. Üst görevler için personel seçerken, liyakatlerini ve mevcut davranış ve gelişim potansiyellerini göz önüne alınız. Çalışanlara tarafsız ve eşit davranınız. Karar ve davranışlarınızda tutarlı olunuz. Anlaşmazlıkları adil ve hızlı bir şekilde çözünüz. * Halka hizmet bilinci ile hareket etmek, * Hizmet standartlarına uymak, * Nezaket ve saygılı davranmak, * Amaç ve Misyona bağlı kalmak, * Dürüst ve tarafsız olmak, * Saygınlık ve güven yaratmak, ETİK İLKELER 12

14 * Usulsüzlükleri yetkili makamlara bildirmek, * Çıkar çatışmasından kaçınmak, * Hesap verme sorumluluğu taşımak * İmtiyazsız kamu hizmeti vermek * Bilgi verme, açık ve katılımcı olmak * Savurganlıktan kaçınmak * Kamu malları ve kaynaklarını korumak * Hediye almamak * Ayrımcılık yapmamak * Gizli bilgileri açıklamaktan kaçınmak * Kurum menfaatlerini savunmak * Mal bildiriminde bulunmak * Adaletli ve paylaşımcı olmak * Gerçek dışı beyanlardan kaçınmak MİSYONUMUZ Sağlık hizmetleri alanında nitelikli yardımcı sağlık personeli yetiştirmek olup Atatürk İlke ve İnkılaplarına bağlı, insani değerlere saygı duyan ve insanlığa hizmeti ilke edinmiş bölgesel ve ulusal kalkınmayı sağlamak amacıyla mesleki eğitime ilişkin etkinlikler yapan, kendine güvenen, sorgulamasını bilen, yaratıcı, üretken, kendini ifade edebilen, alanında iyi yetişiş, hoşgörülü, katılımcı, sorumluluk sahibi, motivasyonu yüksek, çalışma alanlarında öncelikle tercih edilen bir eğitim kurumu olmak. VİZYONUMUZ Ulusal ve uluslararası düzeyde yükseköğretim kalitesi ile lider eğitim merkezi olmak. Yardımcı sağlık hizmetleri elemanlarının yetiştirilmesinde birincilikle tercih edilen eğitim kurumu olmak, katılımcı yönetim modeli ile öğrenci ve çalışan memnuniyetini mükemmele ulaştırmak. ORAGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER 13

15 YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU MÜDÜR YARDIMCISI (İdari) MÜDÜR YARDIMCISI (Eğitim-Öğretim) BÖLÜM BAŞKANLIKLARI - Yaşlı Bakım BÖLÜM BAŞKAN YARDIMCILARI YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YAZI İŞLERİ SATINALMA İŞLERİ AYNİYAT İŞLERİ TAHAKKUK İŞLERİ GÜVENLİK KÜTÜPHANE TEKNİK HİZMETLER ÖĞRENCİ İŞLERİ YARDIMCI HİZMETLER A-Müdür: Yüksekokulun öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde; gerektiğinde güvenlik önlemlerinin alınmasında; öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında; eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde; bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ayrıca sonuçlarının alınmasında Rektöre karşı birinci derece sorumludur. Görevleri (1) Yüksekokul Kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul Kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak 14

16 (2) Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde genel durum ve işleyiş hakkında Rektöre rapor vermek (3) Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek, Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Yüksekokul Yönetim Kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak (4) Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak (5) 2547 sayılı kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmak B-Yüksekokul Kurulu: Akademik bir organ olan Yüksekokul Kurulu; Müdürün başkanlığında, Müdür Yardımcıları ile Bölüm Başkanlarından oluşur. Yüksekokul Kurulu, normal olarak her yarıyıl başında ve sonunda toplanır. Müdür gerekli gördüğü hallerde Yüksekokul Kurulunu toplantıya çağırır. Görevleri (1) Yüksekokulun, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetleri ile bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim - öğretim takvimini kararlaştırmak (2) Yüksekokul Yönetim Kuruluna üye seçmek (3) 2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak C-Yüksekokul Yönetim Kurulu İdari bir organ olan Yüksekokul Yönetim Kurulu: Müdürün başkanlığında, Müdür Yardımcıları ile Müdürün göstereceği altı aday arasından Yüksekokul Kurulu tarafından üç yıl için seçilecek üç öğretim elemanından oluşur. Yönetim Kurulu, gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim-öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve görevlerini düzenler. Görevleri (1) Yüksekokul Kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında Müdüre yardım etmek (2) Yüksekokulun eğitim-öğretim, plan ve programları ile takvimin uygulanmasını sağlamak (3) Yüksekokulun yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak (4) Müdürün Yüksekokul yönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde karar almak 15

17 (5) Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında karar vermek (6) 2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak D-Müdür Yardımcısı (Akademik): Akademik Müdür Yardımcısı, eğitim-öğretim süreci ile doğrudan ilişkili konularda Müdüre yardım eder. Görevleri (1) Tüm Bölüm Başkanlıkları tarafından ortak olarak yapılması gereken; ders ve sınav programlarının hazırlanması, ders görevlendirmelerinin yapılması, ek ders ödemelerinin kontrolü, Rektörlük makamınca hazırlanması istenen raporların akademik kısımlarının hazırlanması gibi işlerin koordinasyonundan sorumludur. (2) Rektörlük makamınca hazırlanması istenen raporları İdari Müdür Yardımcısı ile birlikte hazırlar. (3) Bölüm Başkanlıkları tarafından hazırlanan ve Müdürün veya Yüksekokul Kurullarının onayını gerektiren faaliyetler, ilk önce Akademik Müdür Yardımcısı tarafından incelenir daha sonra Müdürün veya ilgili Kurulun onayına sunulur (4) Eğitim-öğretim sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülüp yürütülmediğini Müdür adına takip eder, aksaklıkları düzeltmeye çalışır ve düzenli olarak Müdüre bilgi verir. (5) Yüksekokulumuz web sitesinin eğitim-öğretime ilişkin kısımlarının güncellenmesinden sorumludur. (6) Öğrencilerin Bölüm Başkanlıkları tarafından çözüme kavuşturulamayan sorunlarını inceler, çözüm bulmaya çalışır ve Müdüre bilgi verir. (7) Akademik personelin özlük işleri yanında tutum ve davranışlarını da takip ederek Müdüre bilgi verir. (8) Müdürün, Yüksekokul Kurullarının ve bu planın verdiği diğer görevleri yürütür. E-Müdür Yardımcısı (İdari): İdari Müdür Yardımcısı, eğitim-öğretim süreci ile doğrudan ilişkili olmayan idari konularda Müdüre yardım eder. Görevleri 16

18 (1) Rektörlük makamınca hazırlanması istenen raporların idari birimlere ilişkin olan kısımlarının Yüksekokul Sekreterliğinden temin edilmesinden sorumludur. Akademik Müdür Yardımcısı ile birlikte Rektörlük makamınca hazırlanması istenen raporları hazırlar. Söz konusu raporların hazırlanması aşamasında gerekirse diğer akademik ve idari personelin katkısını isteyebilir. (2) İdari personelin Yüksekokul Sekreteri tarafından çözüme kavuşturulamayan sorunlarını inceler, çözüm bulmaya çalışır ve Müdüre bilgi verir. (3) Yüksekokulumuz web sitesinin Akademik Müdür Yardımcısının sorumluluğu dışında kalan kısımlarının güncellenmesinden sorumludur. (4) Müdürün, Yüksekokul Kurullarının ve bu planın verdiği diğer görevleri yürütür. F-Bölüm Başkanı: Bölüm Başkanı; Bölümün aylıklı öğretim elemanları arasından Müdürün önerisi üzerine Rektörce üç yıl için atanır. Süresi biten Başkan tekrar atanabilir. Bölüm Başkanları, Akademik Müdür Yardımcısı ile organize bir şekilde çalışırlar. Bölüm Başkanı, Bölümün her düzeyde eğitimöğretim ve araştırmalarından; Bölüme ait her türlü faaliyetin düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur. Görevleri (1) Ders ve sınav programlarını hazırlamak (2) Ders görevlendirmelerini yapmak (3) Öğrencilere ilişkin problemleri çözüme kavuşturmak (4) Bölümde yürütülen derslerin, hazırlanan içeriklere uygun olarak belirlenen zaman dilimi içerisinde yapılıp yapılmadığını kontrol ederek Müdüre bilgi vermek (5) 2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak G-Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreteri, Müdüre bağlı yönetim örgütünün başında bulunur. Sekretere bağlı büro ve iç hizmet görevlerini yapmak üzere; gerekli görüldüğü takdirde yeteri kadar diğer görevliler çalıştırılır. Bunlar arasındaki iş Bölümü Müdürün onayından sonra uygulanmak üzere Sekreterce yapılır. Sekreter, Sekreterlik personelinin disiplin amiridir. 17

19 Görevleri (1) Oy hakkı olmaksızın Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulunda raportörlük yapmak (2) Yüksekokul idari personelinin yerine getirmekle yükümlü olduğu görevlerin takibini ve onayını yapmak (3) Yüksekokul akademik ve idari personelinin dosyalarını tutmak (4) Öğrencilerin sağlık merkezlerine sevk işlemleri için onay vermek (5) Öğretim elemanları tarafından kendisine tutanakla teslim edilmiş olan sınav ve staj evraklarını arşivlemek (6) Sekreterlik personelinin sevk ve izin işlemlerini organize etmek; özlük işlemlerini yürütmek (7) Bu planda belirtilmeyen veya sonradan ortaya çıkan tüm idari işlemlerin organizasyonunu gerçekleştirmek (8) Müdürün, Yüksekokul Kurullarının ve bu planın verdiği diğer görevleri yapmak (9) 2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak H- Yazı İşleri Yüksekokula ilişkin tüm yazışmaların organizasyonundan sorumludur. Görevleri (1) Yüksekokula ulaşan evrakları teslim alarak kaydetmek (2) Gelen evrakları sınıflandırma sistemine uygun olarak ayırt etmek ve ilgili üst yöneticiye iletmek (3) Müdür, Müdür Yardımcısı ve Yüksekokul Sekreteri tarafından istenilen yazışmaları hazırlamak, postaya verilmesini sağlamak ve söz konusu yazışmaların takibini yapmak (4) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek, diğer birimlerden gelen arşivleme taleplerine cevap vermek (5) Yüksekokul Müdürü ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak I- Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri birimi, Yüksekokul öğrencileri ile Yüksekokul ve Üniversite arasındaki resmi ilişkileri sağlamakla sorumludur. 18

20 Görevleri (1) Öğrenciler tarafından talep edilen evrakları, yasal prosedürlerin olanak verdiği ölçüde hazırlamak (2) Erkek öğrencilerin askerlik işlemlerini takip etmek ve gerekli yazışmaları hazırlamak (3) Mezuniyete hak kazanan öğrenciler için gerekli olan yazışmaları yapmak (4) Öğretim elemanları tarafından hazırlanması istenilen duyuruları hazırlamak ve ilan etmek (5) Öğrenci bursları ile ilgili listeleri ilan etmek (6) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek (7) Yüksekokul Müdürü veya Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak J- Mutemet Yüksekokul ve Yüksekokul personeline ilişkin tüm parasal işlemlerin yürütülmesinden sorumludur. Görevleri (1) Personel kıdem ve terfilerini takip ederek düzenlemek (2) Personel sağlık giderlerine ilişkin faturaları düzenlemek (3) Personel maaşlarını hazırlamak (4) Personel maaş değişikliklerini düzenlemek (5) Yüksekokulun her türlü harcama kalemlerindeki faturaları zamanında hazırlamak ve ödemeleri takip etmek (6) Personel emekli keseneklerini zamanında hazırlamak ve Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek (7) Personelin işe giriş-çıkış ve askerlik işlemlerini yürütmek (8) Satın alma işlemlerine ilişkin evrakları hazırlamak ve takibini yapmak (9) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek (10) Yüksekokul Müdürü veya Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak K- Ayniyat Memuru 19

21 Yüksekokulu maddi varlıklarının stoklanması ve sirkülasyonunun sağlanmasından sorumludur. Görevleri (1) Satın alınan tüm maddi varlıkları stoklamak, takibini ve dağıtımını yapmak (2) Maddi varlıkların terkin ve devir işlemlerini yürütmek (3) Maddi varlıların envanter takibini yapmak (4) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek (5) Yüksekokul Müdürü veya Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak M- Güvenlik Eğitim-öğretimin huzur ve emniyet içerisinde yürütülmesi için gerekli ortamı ve Yüksekokul maddi varlıklarının korunmasını sağlamakla sorumludur. Görevleri (1) Yüksekokula gelen ziyaretçileri kimlik kontrolü yaparak kayıt altına almak, kimlik kartı karşılığında ziyaretçi kartı vermek ve ziyaretçiyi ulaşmak istediği birime bilgi verip onay aldıktan sonra yönlendirmek (2) Yüksekokula gelebilecek her türlü maddi zararı ortaya çıkmadan engellemek amacıyla önlemler almak; söz konusu zararın ortaya çıkması sonrasında ise faillerin tespit edilerek idareye bildirimlerini sağlamak (3) Öğrencilerin Yüksekokula girişlerinde kimlik kontrolü yapmak (4) Öğrenciler arasında veya öğrencilere yönelik olarak Yüksekokul içerisinde ortaya çıkan tartışma ve fiili müdahaleleri ortaya çıkmadan engellemek amacıyla önlemler almak; böyle bir durumun ortaya çıkması sonrasında ise faillerin tespit edilerek idareye bildirimlerini sağlamak (5) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek (6) Yüksekokul Müdürü veya Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak Yetki Devri Sorumlu yöneticinin yetkilerinin bir kısmını yazılı olarak belirlenen süre içerisinde birim çalışanlarından uygun birine devretmesidir. Devredilen yetkinin sınırları yazılı olarak belirlenir ve üst yazı ile ilgili birimlere gönderilir. Yetki devredilen personel, görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetki kullanımı ile ilgili belli dönemlerde yetkiyi devredene bilgi vermeli, yetkiyi devreden de bunu sorgulamalıdır. 20

22 Yapılan yetki devri birimde çalışan personele duyurulur. KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ Sayı Tarih İmza Yetkisi Verenin Adı Soyadı Unvanı İmzası İmza Yetkisi Alanın Adı Soyadı Unvanı MYO SEKRETERİ İmzası Yetkinin Konusu İdari Mali Eğitim-Öğretim Yetki Devrinin Süresi Açıklama Yetki Devrinin Yasal Dayanağı Ekler 21

23 KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ Sayı Tarih İmza Yetkisi Verenin Adı Soyadı Unvanı İmzası İmza Yetkisi Alanın Adı Soyadı Unvanı MYO MÜDÜR YARDIMCISI İmzası Yetkinin Konusu İdari Mali Eğitim-Öğretim Yetki Devrinin Süresi Açıklama Yetki Devrinin Yasal Dayanağı Ekler 22

24 B-RİSK DEĞERLENDİRME RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart 6: Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. RİSK DEĞERLENDİRME Risk, beklenen ama ne zaman olacağı, nasıl meydana geleceği ve ne kadar zarar vereceği bilinmeyen olaylardır. Riskin, olma olasılığı ve olduktan sonra yaratacağı etki gibi iki temel özelliği vardır. Risk değerlendirmede temel amaç, kurumun hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyen önemli riskleri tespit ve analiz etmek, değerlendirmek, alınacak önlemleri belirlemek ve uygulamaktır. Ana faaliyetleri etkileyen riskler yılda en az bir kere detaylı olarak analiz edilmelidir. Risklerin ortaya çıkarılması ve yönetilmesi çalışmaları birimlerde oluşturulan RİSK BELİRLEME VE DEĞERLENDİRME GRUBU tarafından yürütülür. Riskler sabit değildir. 23

25 Riskler birimlere ve yürütülen faaliyetlere göre farklılıklar gösterir. Riskleri belirlerken çalışanların görüşleri alınmalı ve sürece katılmaları sağlanmalıdır. Riskleri ortaya çıkarmanın en kolay ve hızlı yolu işi yapanlardan bilgi almaktır. Bunun için her bir personele süre verilerek yaptıkları işlerle ilgili yaşadıkları sorunları, karşılaştıkları tehlikeleri, bunlara nasıl tepki gösterdiklerini, çözüm önerilerinin neler olabileceğini bir kâğıda not etmelerini isteyin. Daha sonra bu bilgileri risk değerlendirme grubu ile analiz edin. Gerekirse çalışanlarla yüz yüze görüşerek, tehlikeleri enine boyuna tartışın. Alınan bu bilgilere göre o birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili riskleri ayıklayın, büyüklükleri, önem ve öncelik düzeyini belirleyin, meydana gelme olasılıklarını ve yaratacağı etkileri ölçün. Olası risklere kabul etme, transfer etme, meydana gelme ve etkisini azaltma ve son çare faaliyeti durdurma gibi yöntemlerden biri ile cevap verin, kontrol altında tutacak önlemleri belirleyin. Risk Değerlendirme Grubu olarak karar verin, uygulayın ve sonuçları raporlayın. Riskleri belirlemede bizlere yardımcı olabilecek sorular Amaca ulaşma yolunda neler yanlış gidebilir? Nerelerde sorun yaşanır? Başarısız olmamıza neden olabilecek işler nelerdir? Hangi alanlarda ya da yerlerde zayıfız? Hangi varlıkları daha çok korumalıyız? Hırsızlık veya yolsuzluk alanları neler olabilir? Faaliyetlerimiz hangi durum ya da olaylar karşısında aksayabilir, durabilir? En kritik bilgi kaynaklarımız nelerdir? En fazla harcama yaptığımız alanlar hangileridir? Takdire dayanan, bir kişi tarafından alınan kritik kararlar nelerdir? Hangi faaliyet veya süreçler daha karmaşıktır? İdari, mali ve cezai yaptırımlara maruz kaldığımız alanlar hangileridir? RİSK MATRİSİ Risk değerlendirmede 5x5, 3x3, 10x10 gibi matrislerden yararlanılır. Risk matrisi, riskin olma olasılığı ve olduktan sonra yaratacağı etki gibi iki değişkeni analiz etmek için kullanılan bir değerlendirme aracıdır. Belirlenen risklerin her birine 1 den 5 e kadar bir etki değeri (soldan sağa) ve bir olasılık değeri (yukarıdan aşağıya) verilir. Etki ve olasılık düzeyi en düşük için 1, en yüksek için 5 değeri kullanılır. Sırası ile olasılık değerleri etki değeri ile çarpılarak her bir olayın risk puanı veya risk skoru bulunur. Örneğin, tahakkuk hazırlama aşamasında hata olma olasılığı 3, hata sonrası meydana gelecek zarar 4 ise, risk skoru 3 x 4 = 12 olacaktır. Bu sonuç risk matrisinde aşağıdaki şekilde gösterilir: 24

26 OLASILIK DERECELENDİRME BASAMAKLARI (1) Çok Küçük. Risk beklenmiyor, olma olasılığı çok zayıf. (2) Küçük. Risk çok az. Alınan önlemler yeterli. Mevcut kontrol sistemini sürdürün. (3) Orta Derece. Risk az da olsa mevcut. Hazırlıklı olmalı. İzlenmeli. (4) Yüksek. Önemli derecede kontrol ve risk yönetimine ihtiyaç var. (5) Çok Yüksek. Risk her an olabilir. Kontrol edilememesi durumunda faaliyeti derhal durdurun. 25

27 ETKİ DERECELENDİRME BASAMAKLARI (1) Çok Hafif. Zararsız. Herhangi bir kayıp yok. (2) Hafif. Kayda değer bir zarar ve kayıp yok, kıymetsiz. (3) Orta Derece. Zarar var ancak telafisi mümkün. (4) Ciddi. Önemli zarar var. Kayıp yüksek. (5) Çok Ciddi. Telafisi mümkün olamayacak kadar büyük zarar. Risk Belirleme Ve Yönetimi Süreci UYGULAMA: Teknik Servisin talebi üzerine baskı odası için 1 adet fotokopi makinesi satın alınacaktır. Bu satın alma işlemi ile ilgili olası riskler ve bu risklere karşı alınacak önlemler neler olabilir? Şu sorularla işe başlayın: 26

28 1. Nerelerde hata yaparız? (Örneğin, fotokopi makinesine gerçekten ihtiyaç var mı? Yeni teknoloji, ürünü müdür? Diğerlerinden daha ekonomik ve verimli çalışan bir makine mi seçildi? Marka ve firma seçimi yeterli mi? Şartname iyi hazırlanmış mı? Garanti şartları ve yakın teknik servis var mı? Başka birimlerde aynı makineyi kullanan kişilerle görüşüldü mü, makine numunesi incelendi mi? 2. Nerelerde sorun yaşarız? Yeterli eğitim verilecek mi? Makineyi kullanacak uygun eleman var mı? Talepleri karşılayacak, iş yününü azaltacak düzeyde verim sağlayacak mı? 3. Bu satın alma işleminde usulsüzlük, yolsuzluk ihtimali var mı? Makinenin özellikleri ile ilgili yeterince araştırma yapıldı mı? Piyasa fiyat araştırması yeterine yapıldı mı? Fiyat araştırması için farklı kişiler kullanıldı mı? Araştırmaya yapan kişiler güvenilir mi? Fotokopi makinesi ile ilgili internet ve diğer haberleşme araçlarından yararlanıldı mı? Şartname genel mi? Makine hazırlanan teknik şartnameye uygun olarak Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından teslim alındı mı? 4. Makinenin satın alınması faaliyetleri etkiler mi? Makinenin satın alınması, fotokopi çekimi için beklenen süreyi azaltacak mı? Çekim kalitesi yükselecek mi? Bu makinen alınmaması fotokopi hizmetlerini aksatır mı? 5. Makinenin satın alınması bütçede ön görülmüş mü? Fotokopi alımı bütçe teklifinde yer almış mı? 6. Makinenin satın alınması kritik bir karar mıdır? Daha öncelikli satın alınması gereken başka bir cihaz var mı? Fotokopi makinesinin satın alınması olmazsa olmaz mıdır? RİSK DEĞERLENDİRME Meslek Yüksekokulu Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından hazırlanan ve bazı iş ve işlemlerle ilgili genel bir risk değerlendirmesi 27

29 Rİ SK N O RİSKLİ İŞ VE İŞLEMLER Bilgi sistemlerinin korunması (SİSTEMSEL RİSK) Kapsamlı bir Bilgi Yönetim Sisteminin ve var olanların da birbirine entegre olmaması, birimlerden veri alınamaması (SİSTEMSEL RİSK) İstifa eden veya emekli olan personelin yerinin doldurulması (STRATEJİK RİSK) Makine ve teçhizatın bakımlarının yaptırılması, korunması, kullanıma hazır halde bulundurulması (STRATEJİK RİSK) Su ve sel baskını gibi felaketler (ÇEVRESEL RİSK) O E RİSK SKORU RİSK DERECESİ Yüksek Yüksek Yüksek Yüksek Yüksek RİSKLERİ ARTTIRAN FAKTÖRLER İZLEME SONUÇLARI Kullanım yetkisi verilenler dışında, korunma ile ilgili güvenlik yetersiz. Örgün öğretim ve ikinci öğretim giderlerinin tamamının karşılandığı ikinci öğretim kalkması, gelirlerin azalmasına, faaliyetlerin aksamasına, hatta durmasına yol açabilir. Plan, proje, rapor ve benzeri dokümanların hazırlanması için hızlı ve güvenilir veri alınması gerekir. Bu bakımdan yetkili kişilere, birimlerde bulunan bilişim sistemlerini görme ve bilgileri kullanma hakkı verilmelidir. Personelin %60 a yakının emeklilik hakkı kazanması ve her an ayrılabilecek durumda olması faaliyetleri olumsuz etkileyebilir. Asansör, jeneratör, güvenlik sistemi, okuyucu ve diğer makine teçhizatın düzenli bakımları yaptırıldığından, tamamı çalışır O E RS YAPIL MASI GEREK EN Acil önlem al Acil önlem al Acil önlem al Acil önlem al Acil önlem al 28

30 Sivil savunma çalışmaları (STRATEJİK RİSK) Mevzuatın değişme sıklığı, takibi (YAPISAL RİSK) Güvenlik hizmetleri (OPERASYONEL RİSK) Personelin performansını ölçecek kriterlerin belirlenmemiş olması (STRATEJİK RİSK) İhale ve satın alma işlemleri (YOLSUZLUK RİSKİ) Taşınır işlemleri (YOLSUZLUK RİSKİ) Yüksek Orta Orta Orta Yüksek Yüksek gerektirir olması İşe planlama yapılmadan başlanması ya da yapılan plana uyulmaması Personelin, savsaklama veya umursamaz davranışları, boş vermişlik, hatayı görmezden gelmek, dikkatsizlik İhmal ve menfaat sağlamak Hatalı bilgilendirme Ekonomik krizler, tasarruf amaçlı ödenek kesintileri durumda tutulmaktadır. Ancak ani elektrik kesintisi ve voltaj yüksekliği, cihazlar için tehlike oluşturmaktadır. Kesintisiz güç kaynağı maliyet yüksekliği yüzünden yapılmamıştır. Yüksek risk devam etmektedir. Yardım alınarak rogarlar temizlendi. Ancak, alt yapı yetersizliği nedeniyle su baskını riski devam ediyor. Dumana ve ısıya duyarlı sistem yok. Yangın tüpleri ve dolapları çalışır durumda, ekipler oluşturulmuş. Mevzuatın sık değişmesi, takip edilip uygulanmasını zorlaştırmaktadır. Bazı düzenlemeler, geri gönderilen hatalı işlemler sayesinde öğrenilmektedir. Gece görüşlü kamera sistemi olmasına rağmen, binaya girerek zarar verme riski devam etmektedir Kriterlerin olmaması, sağlıklı değerlendirme yapılmasını, başarılı personelin ödüllendirilmesini engellemektedir. Görevler ayrılığı ilkesine uygun olarak yetkiler Tedbir al Tedbir al Tedbir al Tedbir al Tedbir al Tedbir al 29

31 Sınav değerlendirme hizmetleri (GÜVEN VE İTİBAR RİSKİ) Ödeme işlemleri (YOLSUZLUK RİSKİ) İşe uygun eleman alınması, görev dağılımları (YAPISAL RİSK) Bütçe çalışmaları, bütçe yönetimi (FİNANSAL RİSK) Taşınır mal depoları (YAPISAL RİSK) 17 Arşivler (YAPISAL RİSK) Personelin eğitimi 18 (STRATEJİK RİSK) 19 Örgüt yapısının oluşturulması (YAPISAL RİSK) Yüksek Yüksek Yüksek Orta Yüksek Orta Orta Orta dağıtıldı. Ön mali kontrol her aşamada birden fazla kişi tarafından yapılmaktadır. Çalışmalar iyi, ancak bu işler için olması gereken eleman sayısı az. Gerekli güvenlik ve kontrol var. Ödemeler düzenli ve kontrollü yapılmaktadır. Yönetici, personel seçme hakkını kullanamadığından, işler bilgi ve tecrübelerine göre mevcut personel arasında dağıtılmaktadır. Yani elemana uygun iş verilmektedir. Gelir ve gider dengesi iyi. Talepler karşılanıyor, AFP uygunluk iyi. Depoların durumu ve güvenliği iyi İyi durumda. Güvenlik sağlanmış. Çoğu personelin emekliliğini doldurmuş olmasına rağmen, yaptıkları işlerle ilgili eğitim almaları kendilerini geliştirmelerini sağlar Tedbir al Dikkat et Dikkat et Dikkat et Dikkat et Dikkat et Dikkat et Kabul et 30

32 ÇALIŞMA ODALARI SALONLAR VE SINIFLARIN RİSK DEĞERLENDİRMESİ TEHLİKELER Zeminin su, yağ, çamur ve benzeri maddeler yüzünden kayganlaşması, zemindeki çukurlar, pürüzlü yüzeyler, delikler, hareketi kısıtlayıcı malzeme ve birikintiler, sarkmış kablolar, aşınmış yüzeyler Temizlik hizmetlerinde tehlikeli olabilecek kimyasalların kullanılması Yetersiz havalandırma. Çalışanların oturduğu koltuk ve kullandığı masanın ergonomik olmaması, kırık veya hasarlı olması Yeterli aydınlatma, tüm alanlarda aydınlatmanın çalışır halde bulunmaması Elektrik kaçağı, açıkta duran, ucu açık kablolar, bozuk ve hasarlı priz ya da diğer anahtarlar, kapatılmayan ve üzerinde tehlike işareti bulunmayan sigorta kutuları, yönetmeliklere uygun olmayan elektrik tesisatı, tesisatın yetkisiz kişilerce kullanılması OLASI RİSKLER Yaralanma, iş görmezlik Nefes darlığı, deri rahatsızlığı Hastalık, stres, solunum yetersizliği Düşme, yaralanma, iş göremezlik, bel ve sırt ağrısı Görememe sonucu düşme, yaralanma Elektrik çarpması sonucu yaralanma, ölüm O E RS FİİLİ DURUM Zeminler temiz ve kuru. Kayma, takılıp düşme sonucu yaralama tehlikesi yok. Temizlik hizmetlerinde kalitelisi test edilmiş garantili ürünler kullanılmaktadır. Çalışma alanları ve diğer alanlar temiz ve ferah, havalandırılma iyi. Personelin çalışmasını rahat bir şekilde yapacak uygun malzemeler verilmiş. Çalışma alanları ve diğer alanlarda yeterli aydınlatma sağlanmış. Açıkta duran kablo, elektrik kacakları, sigorta kutuları ile ilgili gerekli önlemler alınmış, çarpılarak yaralanma tehlikesi bulunmuyor. Elektrik sistemi, yetkili elektrik teknisyenleri tarafından kontrol edilmektedir. O E R S NE YAPM ALI Dikkat et Kabul et Kabul et Kabul et Kabul et Dikkat et ALINACAK ÖNLEMLER Zeminin sürekli temiz ve kuru tutulması sağlanacak. Zeminde beliren kırık, delik ve çökmeler en kısa sürede tamir ettirilecek. Zeminlerde hareketi kısıtlayan malzeme bırakılmasına izin verilmeyecek. Kayganlık için uyarı levhaları konulacak. Temizlik için zararsız olduğu kanıtlanmış kimyasallar alınarak tüketime verilecek. Görevliler, hava durumunu dikkate alarak, alanları sürekli havalandırılacak. Personelin verimini düşüren, çalışmasını rahat yapmasını engelleyen malzeme alınıp, uygun malzeme verilecek. Voltajı düşük, kesik, arızalı lambalar değiştirilecek, gerekirse yenilenecek. Elektrik panoları kilitli tutulacak, arızalı kablo ve prizler derhal değiştirilecek. Açıkta kablo bırakılmayacak. Üzerinde tehlike işareti bulunmayan pano bırakılmayacak. Bunun için yeterli sayıda kolay yapışabilen çıkartmalar satın alınacak. 31

33 Bozuk, arızalı makine ve elektrikli cihazların bakım ve onarımlarının yapılmadan kullanılmaya devam edilmesine izin verilmesi Soğuk, nemli alanlar ve yeterince ısınmayan veya çok ısınan çalışma alanları İş yerinde insanlardan, makinelerden veya dış ortamdan kaynaklanan gürültü Elektrik çarpması sonucu yaralanma, iş kaybı Üşütme, pişik, deri hastalığı, stres, iş göremezlik Stres, dikkat dağılımı, iş kaybı, verim düşüklüğü Bozuk, zorla çalışan, tehlikeli kısımları açık makine kullanılmıyor. Kışın idari bloğun beşinci katı çok soğuk. Çalışma ortamı uygun, gürültü yok Kabul et Acil önlem al Dikkat et Çalışmayan, sık sık arıza yapan, bazı parçaları eksik olmasına rağmen kullanılmaya devam edilen elektrikli cihaz ve makineler kenarda köşede bırakılmayacak, ofislerde tutulmayacak. Bu tür cihazlar depoya alınarak, yetkili servisler tarafından onarılana kadar kullanılmalarına izin verilemeyecek. Fuel-oil ile çalışan eski kalorifer kazanları doğal gazla çalışan kazan kapasitesi diğerlerinin yaklaşık iki katı ve yüksek kalorili kazanlarla değiştirilecek. Gerek olursa odalardaki kalorifer peteği sayısı arttırılacak veya klima takılacak. Isıtma ve soğutma cihazlarının düzenli bakımları yapılacak, düzenli çalışmaları sağlanacak. Personel ikaz edilecek. Kapılar kapalı tutulacak. Sessiz makineler kullanılacak. TEHLİKELER Ekranlı araçlar ve diğer ekipmanların uzun süre kullanılması, kullanıcının gözleri ile ekran arasındaki mesafe ile ışık yönü, klavye ve farenin konumu, kol mesafesi, oturma şeklinin uygun olmaması Görev harici veya yasal çalışma süreleri dışında eleman çalıştırma OLASI RİSKLER Boyun, bel, dirsek, bilek, omuz, göz rahatsızlığı, sırt ağrısı Motivasyon, stres, iş barışının bozulması O E RS FİİLİ DURUM O E RS NE YAPMA Çalışanlara ekranlı araçların nasıl kullanılacağı konusunda eğitim verildi. İş yoğunluğu nedeniyle ekranlı araçları kullanma sürelerine uyulmamaktadır. Teknoloji ve ışık durumu uygun Tedbir al Çalışma saatleri yasalara uygun Dikkat et Sürekli kapalı yerde çalışma Stres, hastalık, verimsiz çalışma, iş kaybı Kapalı yerde çalışan personel bulunmamaktadır. Çalışma koşulları iyi Kabul et Yalnız çalışma Stres, başarısızlık, korku, cezalandırılma duygusu Personel sayısı ve görev gereği hemen hemen her birimde bir eleman çalışmaktadır. Zorla yalnız çalışmaya itilen personel bulunmamaktadır Kabul et Uygun olmayan merdiven ebatları ve merdivenlerde tırabzan olmaması Düşerek sakatlanma, ölüm Merdiven ebatları standartlara uygun. Korkuluklar mevcut ve sağlam Kabul et Çalışma alanlarında böcek, sinek, fare vb. olması Odalarda ve diğer alanlarda sigara içilmesi Çalışma alanında gece görüşlü güvenlik kamera sisteminin olmaması Çalışma alanlarında yerlerine uygun şekilde monte edilmemiş dolap, raf, TV, tablo ve benzeri diğer malzemelerin insanların üzerine düşmesi Çalışma alanlarında düzenli temizlik ve bakım yapılmaması Çay, kahve veya yemek gibi ihtiyaçların çalışma odalarında hazırlanması ve yenmesi Stres, alerjik hastalık, verim düşüklüğü Rahatsızlık, nefes darlığı, sigaraya alıştırma Saldırı, hırsızlık, korku, mali kayıp, stres Yaralanma, sakat kalma, iş kaybı Dezenfekte eden malzeme kullanılıyor. Odalarda böcek tehlikesi yok Kabul et Bazı odalarda sigara içiliyor Tedbir al saat çalışan kamera sistemi var Kabul et Çalışma alanlarında tehlike oluşturmuyor Dikkat et Hastalık, stres Düzenli ve yeterli temizlik yapılıyor Kabul et Böcek, koku, stres, iş kaybı Bazı odalarda yemek yeniyor Dikkat et 32

34 Yeterli sayıda yangın söndürme tüpü olmaması, yangın tüplerinin dolu olmaması, yerden 90 cm yüksekte olacak şekilde yerleştirilmemiş olması, yangın dolaplarındaki hortumların çalışmaması Yangın sonucu mali kayıp, can kaybı, yaralanma Yeterli sayıda yangın tüpü, uygun yerlere asılmış durumda. Tüplerin tamamı kontrol edilmiş ve çalışır durumda. Yenilenen yangın dolapları ve hortumlar iyi durumda Kabul et Sel ve su baskını Mali kayıp, iş kaybı Çalınma ve kayıplara karşı yeterli güvenlik önleminin alınmaması Mali kayıp, hırsızlık Oluklar ve kanallar fazla suyu taşıyamayacak durumda. Su baskını olma olasılığı yüksek. Zemin katlar zarar görebilir. Bina zemin katı çok güvenli değil. Binaya kolayca girilebileceğinden hırsızlık olabilir Tedbir al Tedbir al Yangın merdiveninin olmaması Yaralanma, ölüm Binanın yangın merdiveni yok Acil önlem Uygun şekilde monte edilmemiş, kırık veya çatlak cam yüzeyler Acil çıkış işaretleri ve acil kaçış yollarını gösteren kat levhalarının olmaması Çalışanlara sivil savunma, ilk yardım konularında eğitim verilmemesi Yaralanma, iş göremezlik, dikkat kaybı Tehlike anında kargaşa anında ezilme, boğulma, yaralanma Yaralanma, iş göremezlik, korku, endişe Dikkat et Acil çıkış işaretleri yok. Acil durumlar için kaçış yollarını gösteren planlar hazırlanmış ve her kata asılmıştır Dikkat et Yaralanma, ölüm Eğitim veriliyor Tedbir al Yukarıdaki çalışma örnek bir çalışmadır. Konu ile ilgili kurum içi çalışmalar devam etmektedir. Örnek çalışmalarımız: SINAVLARA İTİRAZ İŞLEMLERİ SÜRECİ RİSK MATRİSİ Hedefiniz: Sınavlara itiraz işlemleri sürecinde oluşabilecek risklerin tespiti Risklerinizi tespit ettiniz: Risk 1: Sınav itirazının öğrenci tarafından ilgili süreçler içinde yapılamaması : Çözüm önerisi: İtiraz süreleri konusunda öğrencilerin bilinçlendirilmesi. Etki: Öğrencinin mağdur olması. Geç kalmanın hedef üzerinde etkisi: 3 Olasılık: Öğrencinin itiraz sürecinde geç kalması oldukça düşük bir olasılık olarak karşımıza çıkmaktadır. Gerçekleşme ihtimali:2 Etki=3 Olasılık=2 (3*2=6) Risk Puanı=6 Risk 2: Sınav itirazının yapıldıktan sonra ilgili bölüm tarafından ders sorumlusuna bildirilmemesi veya geç bildirilmesi: 33

35 Çözüm önerisi: İtiraz süreleri konusunda bölüm ve ders sorumlularının bilinçlendirilmesi. Etki: Öğrencinin mağdur olması. Geç kalmanın hedef üzerinde etkisi: 3 Olasılık: Sınav itirazının yapıldıktan sonra ilgili bölüm tarafından ders sorumlusuna bildirilmemesi veya geç bildirilmesi oldukça düşük bir olasılık olarak karşımıza çıkmaktadır. Gerçekleşme ihtimali:2 Etki=3 Olasılık=2 (3*2=6) Risk Puanı=6 Risk 3: Dersin sorumlusunun (izinli, raporlu vs.) durumundan dolayı itiraza zamanında cevap verememesi: Çözüm önerisi: İzin ve rapor durumlarında bölüm sorumlularının ve tüm öğretim elemanlarının vekâlet bırakması. Etki: Öğrencinin mağdur olması. Geç kalmanın hedef üzerinde etkisi: 3 Olasılık: Dersin sorumlusunun (izinli, raporlu vs)durumundan dolayı itiraza zamanında cevap verememesi oldukça düşük bir olasılık olarak karşımıza çıkmaktadır. Gerçekleşme ihtimali:1 Etki=3 (3*1=3) Risk Puanı=3 RİSK HARİTASI

36 OLASILIK STAJ İŞLERİ RİSK MATRİSİ Hedef: Staj işlemlerinin öğrenciler tarafından anlaşılması Riskler: Risk 1: Öğrencilere Staj Dönemlerinin duyurulmaması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 2: Sağlık kültür ve spor daire başkanlığının açıkladığı evrakların çıktısının alınmaması. Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 3: SGK dan provizyon belgesinin alınmaması. Etki=10 35

37 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 4: Öğrenciler Staj Yerlerini belirlememesi. Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 5: Öğrenciler Stajını Tamamlayarak Staj Dosyasını Doldurup Belgeleri İle Birlikte Staj Komisyonuna Zamanında Ulaşmasının Sağlanmaması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 6: Staj Komisyonu Öğrenci Staj Dosyasını ve Staj Değerlendirme Formunu Değerlendirerek Sonuçların Öğrencilere Duyurulmaması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 RİSK HARİTASI ETKİ

38 OLASILIK ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI RİSK MATRİSİ Hedef: Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin disiplin soruşturmalarının mevzuata uygun bir şekilde yapılmasının sağlanması Riskler Risk 1. Üzerine Suç Atılı Öğrenci ile İlgili İdarece Bir İşlem Başlatılmaması Müdürlük makamı gerekli incelemeleri yapar, ilgili prosedürlerin tamamlanmasını sağlar ve mevzuata uygun olarak disiplin soruşturmasını başlatır ve bir soruşturmacı atayabileceği gibi kendisi de yürütebilir. Bazı durumlarda asılsız suçlamalar yapılabilmektedir. Böyle durumlarda idare ilgili suçlama için bir ön inceleme yapar ve soruşturma açılmasına gerek görmeyebilir. Soruşturma açılmasını gerektirmeyen bir durum var ise, gerekçeleri ile birlikte suçlamayı yapan kişiye yazılı olarak bildirilmelidir. ETKİ: Üzerine suç atılı bir öğrenci ile ilgili işlem başlatılmaması ya da soruşturmayı gerektiren bir durumun olmadığının suçlamayı yapan kişiye bildirilmemesi kurumun ciddiyetini zedeler. Soruşturma açılmasını gerektiren bir suçlamada, mevzuata uygun süreler içerisinde açılmayan soruşturmalar, zaman aşımına uğrar. Adalet müessesesi zedelenir. Böyle bir durumda kurum üst merci Rektörlüğe şikayet edilir, BİMER gibi devlet mekanizmalarına yazılır. Etki durumu: 10 OLASILIK: İlgili suçlama hakkında İdarece bir işlem yapılmaması durumu nadiren yaşanır. Bunun sebepleri olarak; suçlanan kişilerin korunması, evrakın bekletilmesi (sümenaltı edilme) ve şüpheli lehine zaman kazanma ile ihmal edilme olarak söylenebilir. Gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=10 Olasılık=2 (10*2=20) Risk Puanı=20 Risk 2. Üzerine Suç Atılı Öğrenci ile İlgili Suç Delillerinin Zayıf Olması Soruşturmaya başlangıç teşkil eden suç delili belirgin ve elde edilmiş olmalıdır. Örneğin bir şikâyet dilekçesi, bir tutanak gibi. Zayıf şüpheye dayalı soruşturma açılmamalıdır. Gerekirse ön soruşturma/ön inceleme yapılarak, yeterli delil oluşması durumunda resmi soruşturma açılmalıdır. Suçlayıcı delilerin hızlıca elde edilmemesi sonucu, delil yetersizliği oluşabilir. Olay anında mevcut deliller sonradan yok edilebilir. Örneğin öğrencinin sınav anında eline yazmış olduğu bir kopyaya 37

39 ait fotoğrafın anında çekilmemesi sonucu, şüphelinin ilgili yazıyı elinden silerek bu delili yok etmesi ve açılan soruşturmada verdiği ifadede kendisine iftira atıldığını belirtmesi gibi. ETKİ: Zayıf delil ile açılan soruşturmalar, bazen delil yetersizliğinden dolayı bir sonuca varamaz. Böyle durumlar soruşturmacı açısından bir zaman kaybıdır. Üzerine suç atılı öğrenci açısından da iftiraya maruz kalmış anlamının doğması demektir. Etki durumu: 10 OLASILIK: Şuç delilerinin elde edilememesi durumu nadiren yaşanır. Gerçekleşme ihtimali: 7 Etki=10 Olasılık=7 (10*7=70) Risk Puanı=70 Risk 3. Soruşturma Emrinin Eksik Belge İçermesi Soruşturma açılmasına neden olan suça ait delilerin, soruşturma emrine ekli olması gerekir. Örneğin bir şikâyet dilekçesi, bir tutanak gibi. Yazı işlerinin ilgili kontrolü yapması gerekir. Soruşturma emrini alan soruşturmacının ilgili belgelerin varlığını mutlaka kontrol etmesi gerekir. Eksik belge var ise, müdürlük makamından istenmelidir. ETKİ: Eksik belgeler, soruşturma sürecinde delil yetersizliğine sebebiyet verebilir. Soruşturma sonucunu etkileyebilir. Etki durumu: 10 OLASILIK: Soruşturma emrine ait ek belgeler unutulmuş olabilir. Soruşturma emrini alan soruşturmacının dikkatinden kaçmış olabilir. Bu durum nadiren de olsa yaşanabilmektedir. Gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=10 Olasılık=2 (10*2=20) Risk Puanı=20 Risk 4. Soruşturma Tecrübesi Olmayan Kişilerin Soruşturmacı Olarak Atanması Soruşturmacı olarak, soruşturma tecrübesi olan kişiler atanmalıdır. Soruşturma tecrübesi olmayan kişilere, soruşturma tecrübesi olan kişilerce eğitim verilmelidir. ETKİ: Soruşturma tecrübesi olmayanlar eğitilmeden, soruşturma yapması istenebilir. Bu durumda da birçok usul veya esas hatası yapılması kaçınılmazdır. Bunun sonucunda da hatalı soruşturma süreci yürütülmesi, hatalı kanaat bildirme gibi durumlar yaşanır. Etki durumu: 8 OLASILIK: Bu durum nadiren yaşanır. Gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=8 Olasılık=2 38

40 (8*2=16) Risk Puanı=16 Risk 5. Sürekli Aynı Kişilerin Soruşturmacı Olarak Atanması Soruşturma işlemlerinin personel arasında rotasyon ile yürütülmesi gerekir. Soruşturmacı listesi tutulmalı ve sıra ile görev verilmelidir. ETKİ: Sürekli aynı kişilerin görevlendirilmesi, personel huzursuzluğuna sebebiyet verir. Etki durumu: 6 OLASILIK: Bu durum sık sık gerçekleşebilir. Gerçekleşme ihtimali: 8 Etki=6 Olasılık=8 (6*8=48) Risk Puanı=48 Risk 6. Soruşturmacıya Gereken Bilgi/Belgelerin Verilmemesi YÖK Öğrenci Disiplin Yönetmeliği soruşturmacıya geniş yetkiler vermiştir. Soruşturmacı her türlü bilgi/belgeyi müdürlük makamı aracılığı ile alabilir. Müdürlük makamı ve kurum personeli her türlü bilgi/belgeyi soruşturmacıya temin etmek zorundadır. ETKİ: Soruşturma süreci uzayabilir, soruşturma sonucu varılacak kanaati etkileyebilir. Etki durumu: 10 OLASILIK: Müdürlük makamı bu işleme aracılık etmek istemeyebilir, bazı bilgi/belgeyi temin etmeyebilir, bilgi/belge teminini geciktirebilir. Bu durum nadiren yaşanabilir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 7. Şüphelinin İfade Vermemesi/Savunma Yapmaması Şüpheli yönetmeliğe uygun davet mektubu ile çağrılır, ne ile suçlandığı açıkça yazılır, hakları kendisine bildirilir, ifade vermediği/savunma yapmadığı durumda mevcut delillere göre işlem yapılacağı belirtilir. ETKİ: Şüphelinin vereceği ifade ile tespit edilebilecek yeni hususlar bilinemez. Etki durumu: 4 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=4 39

41 (4*1=4) Risk Puanı=4 Risk 8. Şüpheli Öğrencinin Yalan Beyanda Bulunması Soruşturmacı, şüpheli öğrencinin lehinde veya aleyhinde olabilecek her türlü delili aramak ile mükelleftir. Şüpheli, şüpheli olduğu için yalan beyanda bulunma eğilimi yüksektir. Delil yetersizliği gibi durumlarda soruşturma derinleştirilmelidir. ETKİ: Soruşturmacı yoğunluk nedeniyle detaylı bir soruşturma yapmadan bir kanaat belirtebilir. Delil yetersizliği durumunda varılan kanaat şüphelinin lehinde ve hatalı olabilir. Etki durumu: 5 OLASILIK: Bu durum sık sık gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 8 Etki=5 Olasılık=8 (5*8=40) Risk Puanı=40 Risk 9. Tanıklık Yapmak İstenmemesi Tanıklar usulüne uygun davet edilmelidir. İfadeye davet edilen öğrenci/personel, tanık sıfatıyla ifade vermek zorundadır. Tanıklık etmeyen kişiler, müdürlük makamına bildirilmeli, müdürlük makamı bunlar için ayrı bir soruşturma açmalıdır. ETKİ: Bu durumdaki bazı tanıklar, kendisine soruşturma açılmaması için olay hakkında herhangi bir bilgim yoktur diye ifade verebilmektedir. Etki durumu: 4 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=4 (4*1=4) Risk Puanı=4 Risk 10. Tanıklıkların Gerçekleri Gizlemesi Tanık durumundaki öğrenci/personel gibi kişilerin; korku/menfaat/koruma güdüsü nedeniyle, gerçekleri şüpheli lehine gizlemesi söz konusu olabilmektedir. Tanıklar usulüne uygun davet edilmelidir. Tanık kişilere güven verilmesi gerekir. Tanık kişilere yalan beyanın sonuçlarının neler olacağının izah edilmesi gerekir. Gerekirse soruşturma derinleştirilmelidir. ETKİ: Gerçeği gizleyen tanık beyanları, soruşturmacının şüpheliye isnat edilen suç hakkında doğru bir kanaate varmasını engeller. Etki durumu: 8 40

42 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=8 Olasılık=2 (8*2=16) Risk Puanı=16 Risk 11. Yeni Tanık ya da Şüphelilerin İfadelerine Başvurulmaması Soruşturma sürecinde şüpheli ya da tanıkların verdiği ifadelerde öne sürülen yeni tanık ya da şüpheliler ortaya çıkabilir. Böyle durumlarda gerek duyuluyor ise, ilgili kişilerin de ifadeleri alınmalıdır. Ortaya çıkabilecek yeni şüpheliler için müdürlük makamından bu soruşturmaya dâhil edilmek amacıyla yazılı izin istenir, alınan izin sonrası ifadeye usulüne uygun davet edilir. Bazı durumlarda önemli olan yeni şüpheliler görmezden gelinebilir, ifadelerine başvurulmayabilir, önemli olabilecek yeni tanıklar görmezden gelinebilir, ifadelerine başvurulmayabilir ETKİ: Bu durumlarda eksik işlem yapılmış olur. Yeni şüpheli ya da tanık ifadeleri, varılacak kanaati değiştirecek derecede önemli olabilir. Etki durumu: 9 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=9 (9*1=9) Risk Puanı=9 Risk 12. Soruşturmanın Gizliliğinin İhlal Edilmesi Soruşturmanın gizliliği esastır. Soruşturmacılar bu hususa dikkat etmelidirler. Soruşturma ayrıntıları kimse ile paylaşılmaz. Paylaşılan soruşturma detayları tanıklar ya da soruşturmacı hakkında olumsuz gelişmelere sebebiyet verilebilir. ETKİ: Tanık beyanlarının değişmesine neden olur. Soruşturma sonucunu etkiler. Etki durumu: 10 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 41

43 Risk 13. Soruşturmacının Şüpheli ile Bir Bağının/Yakınlığının Olması Soruşturmacı mevzuatın dışına çıkmamalı, şüpheli lehine veya aleyhine objektif olmalıdır. Soruşturmacı deliller üzerinden objektif hareket etmelidir. Şüpheli ile soruşturmacının bir yakınlığının olma ihtimalinin müdürlük makamınca değerlendirilmesi ve soruşturmacıların buna göre atanması gerekir. Gözden kaçabilecek durumlar için, böyle bir bağı olan soruşturmacının müdürlük makamını uyararak, soruşturma emrini geri çekerek bir başkasını görevlendirmesi gerektiğini belirtmesi etik olarak uygundur. ETKİ: Şüpheli ile olan bir dostluk, akrabalık, tanıdığının aracılığı, ticari ilişkiler vb. nedenler ile soruşturmanın şüpheli lehine olacak şekilde yürütülmesine neden olabilir. Etki durumu: 7 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=7 Olasılık=2 (7*2=14) Risk Puanı=14 Risk 14. Soruşturmacının Duyduğu Güvensizlik Soruşturmacı kamu adına görevlendirilmiş bir kişidir ve savcı yetkilerine sahiptir. Soruşturmacının yaptığı soruşturma ile ilgili dokunulmazlığı vardır. Ancak buna rağmen soruşturmacı can ve mal endişesi nedeniyle bir güvensizlik içerisinde bulunabilir, objektif olmaktan çıkar ve soruşturmayı şüpheliyi koruyucu şekilde yönlendirebilir. ETKİ: Soruşturma sonucu varılan kanaat, delillerin çarpıtılması, sahte delil üretilmesi ile şüpheli lehine sonuçlanabilir. Etki durumu: 10 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 15. Soruşturmanın Yasal Süresinde Tamamlanamaması Soruşturmayı zamanında tamamlayamayan soruşturmacı, gerekçeleri ile birlikte müdürlük makamından ek süre istemelidir. Zaman zaman soruşturmacı yoğun ders programı, yoğun sınav programı, tatil dönemine denk gelen zamanlardaki soruşturmalar gibi nedenler ile soruşturmayı zamanında tamamlayamaz. Bazı durumlarda ise müdürlük makamı, şüpheli lehine ek süre kazanılmak istendiği varsayımı üzerine istenen ek süreyi vermeyebilir. ETKİ: 42

44 Zaman yetersizliği, soruşturmacının acele ederek dikkatsiz davranmasına neden olur. Bunun sonucunda da usul esas hataları doğabilir. Etki durumu: 5 OLASILIK: Bu durum sık gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 6 Etki=5 Olasılık=6 (5*6=30) Risk Puanı=30 Risk 16. Toplanan Delillerin Yetersizliği Şüpheliye isnat edilen suç, deliller ile sabit değilse ceza önerilmemelidir. Böyle bir durumda Raportör incelemesini dikkatli yapmalıdır. Yüksekokul Disiplin Kurulu dikkatli olmalıdır. ETKİ: Delil yetersizliğine rağmen ceza önerilmesi durumunda, bir mağduriyete sebebiyet verilmiş olunur. Ayrıca mağdur edilenin mahkemeler yolu ile aklanması, akabinde tazminat durumlarının doğmasına sebebiyet verilir. Etki durumu: 8 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=8 (8*1=8) Risk Puanı=8 Risk 17. Soruşturmacının Hatalı Kanaat Bildirmesi Soruşturmacı mevcut delillere rağmen hatalı kanaat bildirebilir. Bu tür durumlarda Raportör incelemesini dikkatli yapmalıdır. ETKİ: Raportörün de göremediği hatalı karar verilmesi ile şüpheli lehinde ya da aleyhinde bir durum oluşturulabilir. Şüpheli lehine olan durumlarda, adalet duygusu ve kurum ciddiyeti sarsılır. Şüpheli aleyhinde olan durumlarda ise bir mağduriyete sebebiyet verilmiş olunur. Etki durumu: 8 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=8 (8*1=8) Risk Puanı=8 Risk 18. Soruşturma Dosyası Tesliminde Usul Hataları Yapılması 43

45 Dosya tesliminde bir üst yazı hazırlanır. Soruşturma dosyasında mevcut bulunan tüm evrak bir Dizi Pusulası na bağlanır. Soruşturma evrakı telli dosya içerisine tarih sırasında, alttan yukarıya doğru sıralanır. En üstte dizi pusulası bulunur. Tüm bu evrak üst yazı hariç kapalı zarf içerisine konulur, ancak zarf ağzı kapatılmadan yazı işlerine götürülür. Yazı işleri dizi pusulası kontrolü yaparak karşılıklı teslim-alım imzaları dizi pusulası üzerine yapılır. Zarf kapatılır. Böylece dosya teslimi yapılmış olur. ETKİ: Dizi pusulası kontrolü önemlidir. Aksi halde sonradan ortaya çıkabilecek evrak kayıplarının sorumluluğu yazı işlerine aittir. Dosyalama hataları, Raportör tarafından raporlanır ve dosya soruşturmacıya geri iade olunur. Etki durumu: 2 OLASILIK: Bu durum sık gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 8 Etki=2 Olasılık=8 (2*8=16) Risk Puanı=16 Risk 19. Soruşturmacının usul veya esas hataları yapması Soruşturmanın mevzuata uygun bir şekilde yapılması, soruşturmacının sorumluluğundadır. Raportör kontrolünün sağlanması. Raportör kontrolü sonucu tespit edilen hatalar var ise soruşturma dosyası soruşturmacıya iade edilerek hataların düzeltilmesi istenmelidir. Raportörün dahi göremediği usul veya esas hataları olabilir. Disiplin kurulunun Raportör raporunu ve soruşturma dosyanı incelemiş olması gerekir. ETKİ: Usul hataları soruşturmada varılan kanaati etkilemez. Ancak esas hatalarının bazıları soruşturma süreci içerisinde hayati önem arz eder. Bunlardan bazıları kanaati de etkiler. Sonuçta hatalı bir karar verilmesine neden olur. Etki durumu: 7 OLASILIK: Bu durum sık gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 9 Etki=7 Olasılık=9 (7*9=63) Risk Puanı=63 Risk 20. Disiplin Kurulunun Etkin Çalışmaması Her soruşturma sonucu, karara bağlanmadan mutlaka disiplin kurulunda görüşülmelidir. Soruşturma sonucu ile ilgili Raportör açıklamaları kurulca dinlenmelidir. Gerekirse soruşturmacı da dinlenilmelidir. ETKİ: Disiplin Kurulu hatalı bir kararı onaylayabilir. Etki durumu: 6 OLASILIK: 44

46 Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=6 Olasılık=2 (6*2=12) Risk Puanı=12 Risk 21. Bir Hafta Bir Ay Uzaklaştırma Cezalarının Sınav Döneminde Uygulanması Sınav dönemine denk gelen zamanlarda, bir hafta bir ay uzaklaştırma şeklinde olan cezaların uygulanması, disiplin kurulu kararı ile sınavlardan sonraya ertelenmelidir. ETKİ: Disiplin Kurulu bu hususa dikkat etmeyerek, öğrencinin işlediği suç haricinde ayrıca sınavlara girememesini de sağlayarak tüm derslerinden kalmasına sebep olarak çifte ceza uygulaması yapmış olur. Bu, hukuka uygun bir durum değildir. Etki durumu: 7 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=7 Olasılık=2 (7*2=14) Risk Puanı=14 Risk 22. Uzaklaştırma Cezalarının Yaz Tatilinde Uygulanması Cezaların caydırıcılığı olması gerekir. Bu nedenle bu tür cezaların uygulanması eğitim dönemi içerisinde olmalıdır. Öğrenimine devam eden öğrenciler için yaz tatiline denk gelen cezaların uygulanması, bir sonraki eğitim dönemine ertelenmeli ve disiplin kurulu buna göre karar almalıdır. ETKİ: Yaz tatilinde uzaklaştırma cezası uygulanan bir öğrenci, cezalandırılmamış, ödüllendirilmiş olur. Etki durumu: 5 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=5 Olasılık=2 (5*2=10) Risk Puanı=10 Risk 23. Alınan Kararın İlgili Taraflara Bildirilmemesi Soruşturma sonucu ceza almayan öğrenciye ilgili bildirim yapılmalıdır. Bir soruşturma sonrası ceza alan öğrenci ile ilgili bilgi verilecek yerler: - İlgili öğrencinin kendisine 45

47 - Üniversite Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı - Öğrenciye burs veya kredi veren kurumlar - Çıkarma cezası verildiği takdirde, yukarıdakilere ilaveten bütün yükseköğretim kurumlarına, Yükseköğretim Kuruluna, ÖSYM ye, emniyet makamlarına ve erkek öğrenciler için ilgili askerlik şubelerine. ETKİ: Bildirimlerin zamanında yapılmasında gecikmeler yaşanabilir. Etki durumu: 2 OLASILIK: Bu durum nadiren gerçekleşir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=2 (2*1=2) Risk Puanı=2 TMYO DİSİPLİN SORUŞTURMASI RİSK HARİTASI OLASILIK 46

48 Risk-1 Bilgisayar Laboratuvarı Laboratuvardaki elektrik kablolarının kopuk veya üzerindeki koruyucu bandın açılmış olması : Etki=1 0 (1*10=10) Risk Puanı=10 Risk-2 Bilgisayarların çalışmaması : Etki=3 Olasılık=6 (3*6=18) Risk Puanı=18 Risk-3 Laboratuvardaki Bilgisayarlar kapasitelerinin derste kullanılacak yazılım programları için elverişli olmaması : Etki=3 0 (3*10=30) Risk Puanı=30 Risk-4 Ders esnasında elektriklerin kesilmesi : Etki=8 Olasılık=2 (8*2=16) Risk Puanı=16 Risk-5 Laboratuvar için sorumlu bir teknisyen atanmamış olması: Etki=

49 (10*10=100) Risk Puanı=100 Risk-6 Ders esnasında öğrencilerin veya teknik bilgisi olmayan öğretim elemanlarının bilgisayarın işletim sistemine müdahale etmesi : Etki=2 Olasılık=7 (2*7=14) Risk Puanı=14 Risk-7 Risk-8 USB aygıtlarından, laboratuvar bilgisayarlarına virüs bulaşması : Etki=2 Olasılık=9 (2*9=18) Risk Puanı=18 Bilgisayarların üzerine su dökülmesi : Etki=1 0 (1*10=10) Risk Puanı=10 Risk-9 Bilgisayarlar kapatılmadan laboratuvarın terkedilmesi : Etki=8 Olasılık=2 (8*2=16) Risk Puanı=16 Risk-10 Öğrencilerin sayısı kadar bilgisayarın bulunmaması. Öğrencilerin gruplara ayrılması. Müfredatın verimli işlenememesi: Etki=9 Olasılık=9 (9*9=81) Risk Puanı=81 Risk-11 48

50 İnternet bağlantısının yavaş olması : Etki=6 Olasılık=7 (6*7=42) Risk Puanı=42 Risk-12 İnternet bağlantısının hiç olmaması : Etki=2 Olasılık=9 (2*9=18) Risk Puanı=18 Risk-13 Projeksiyon makinesinin çalışmaması : Etki=4 0 (4*10=40) Risk Puanı=40 RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK 49

51 YÖNETİM KURULU ÜYE SEÇİMİ RİSK MATRİSİ Hedef: Riskler: Risk 1: Yüksekokulu Yönetim Kurulu Üye Seçimi Yüksekokulu Yönetim Kurulu nun zamanında toplanmaması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 2: Yüksekokulu Yönetim Kurulu Üye Seçiminde 3 yıl süresinin aşılması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 50

52 Risk 3: Yüksekokulu Yönetim Kurulu Üyelerinin görev sürelerinin bitmesine rağmen, görevlerine devam etmeleri Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 4: Yüksekokulu Yönetim Kurulu Üyelerinin bildiri yazılarının zamanında yazılmaması. Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK 51

53 KURULLARIN TOPLANMA SÜRECİ Hedef: Yüksekokul Yönetim Kurulu-Disiplin Kurulu Akademik Genel Kurul Toplantı Süreci Riskler: Risk 1: Yüksekokul Müdürlüğü toplantı gündemi, gündeme ilişkin konuları, toplantı gün ve saatini zamanında belirlememesi Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 2: Risk 3: Toplantı gün ve saatinin üyelere tebliğinin yapılmaması veya zamanında yapılmaması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Toplantının ilgili gün ve saatte yapılmaması. Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 4: Toplantının gündem dışı yapılması 52

54 Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 5: Alınan kararların yazılı hale getirilmemesi Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 6: Alınan kararların ilgili birimlere bildirilmemesi / üst yazısız bildirilmesi / imzasız bildirilmesi Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK 53

55 Hedef: Riskler: Risk 1: Bölüm Başkanı Ataması İş Süreci BÖLÜM BAŞKANI ATAMASI MYO Müdürü ilgili Bölümlerdeki Öğretim elemanlarının görüşlerini almadan Bölüm Başkanı adayını belirlemesi. Risk 2: Risk 3: Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Müdür tarafından Bölüm Başkan adayının Rektör Oluruna zamanında sunulmaması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Rektör Onayı ile Bölüm Başkanı atamasının MYO Müdürlüğüne zamanında bildirilmemesi. Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 4: 54

56 İlgili atama kararının Bölüm Başkanına geç bildirilmesi. Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK DERS PLANLARI Hedef: Riskler: Risk 1: Ders Planları ve İçeriklerinin Güncellenmesi Belirlenen Program Yeterliliklerine Göre Bölüm Başkanlıkları Tarafından yeni ders planı ve içeriklerinin zamanında hazırlanmaması. Etki=10 55

57 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 2: Hazırlanan Yeni Ders Planı Ve İçerikleri Bölüm Kurulunda Görüşülmeden Eğitim Öğretim koordinatörlüğüne sunulması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 3: Risk 4: Eğitim Öğretim Koordinatörlüğü İnceleme yapmadan Yüksekokul Müdürlüğüne Sunulması Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Hazırlanan Yeni Ders Planı Ve İçerikleri Yüksekokul Kurulunda Görüşülür eksikler varsa bölümlere iade edilerek eksikler giderilir ve onaylanmadan ÖİDB na gönderilmesi. Risk 5: Risk 6: Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 ÖİDB lığının ders içeriklerini senato onayına sunmaması. Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Rektörlük Onayı olmadan (Senato) Ders Plan Ve İçeriklerinin Yürürlüğe Girememesi. 56

58 Risk 7: Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Yeni Ders Planı Ve İçeriklerinin Bilgi Sistemine zamanında girilememesi Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 8: Yeni Ders Planı Ve İçeriklerinin Her Yıl Gözden Geçirilmemesi. Etki=5 (5*1=5) Risk Puanı=5 RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK 57

59 ÖĞRENCİ DANIŞMANI BELİRLENMESİ VE DANIŞMANLIK İŞLEMLERİ RİSK MATRİSİ Hedef: Akademik danışmanlık yapılan öğrencilerin derse yazılma işlemlerini Üniversite Yönetim Kurulunun belirleyeceği esaslar çerçevesinde denetlemek ve öğrencinin sosyal ve kültürel durum ve faaliyetlerinin başarısını olumsuz etkilememesi için gerekli yönlendirmeleri yapmak. Riskler Risk 1. Yeni kayıt yaptıran öğrencilere zamanında akademik danışman atanmaması Yeni kayıt yaptıran öğrencilere ilgili bölüm başkanlığı tarafından, derslerin başlamasını takip eden onbeş gün içerisinde akademik danışman ataması yapılmalıdır. ETKİ: Zamanında danışman ataması yapılmayan öğrenciler bazı durumlarda ne yapacağını bilemezler. Danışmanlık mekanizmasının olduğunu üst dönem öğrencileri aracılığı ile öğrenirler. Derslerine giren öğretim elemanlarına sorarlar. Yönlendirmeler sonucu ilgili bölüm başkanlığına bu bilgi ulaşmış olur. Bunun sonucunda ilgili bölüm başkanı, gereken akademik danışman atamasını yapar ve ilgili öğrencileri bilgilendirir. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, sadece dönem başlarında olur. Etki durumu: 5 OLASILIK: Zamanında danışman atanmaması olasılığı iş yoğunluğu, ihmal edilmesi, unutulması gibi nedenler ile olabilir. Ancak gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=5 Olasılık=2 (5*2=10) Risk Puanı=10 58

60 Risk 2. Sürekli aynı kişinin akademik danışman olarak atanması Akademik danışmanlık görevlendirmesi, akademik personel arasında rotasyon ile yapılmalıdır. Personel yetersizliği olan bölümlerde aynı kişiler sürekli danışmanlık görevi yapmaktadırlar. Ancak akademik personel fazlalığı olan bölümlerde rotasyona dikkat edilmeli ve bir kısım akademik personel dinlendirilirken, bir kısmı görevlendirilmiş olunmalıdır. Bu amaçla bölüm başkanlıkları bünyesinde danışmanlık görev dağılım takip listesi düzenlenmelidir. ETKİ: Personel yetersizliği olan bölümlerde aynı kişilerin sürekli akademik danışman olarak görevlendirilmeleri konusunda alınabilecek bir önlem yoktur. Bu personel bu durumu bilir ve kabullenir. Ancak personel fazlası olan bölümlerde sürekli aynı kişinin görevlendirilmesi memnuniyetsizlik ve huzursuzluğa sebebiyet verir. Bunun sonucunda akademik danışmanlık görevinin layıkı ile ifa edilmesinde sorunlar yaşanabilir. Bazı öğrenciler akademik danışmanını ilgisiz kalması ile suçlayabilir. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, bu tür görevlendirmeler devam ettikçe ve rotasyon yapılmadıkça sorun devam eder. Etki durumu: 9 OLASILIK: Rotasyon yapılmaması bölüm başkanınca bazı kişileri korumak, bazı kişileri ise kasıtlı olarak yormak amacıyla uygulanabilir. Bölüm başkanının objektifliği ile ilgili bir durumdur. Bölüm başkanı bu tür görevlendirmelerde, akademik personelin görev yükünü de dikkate almalıdır. Gerçekleşme ihtimali: 6 Etki=9 Olasılık=6 (9*6=54) Risk Puanı=54 Risk 3. Sonradan gelen öğrencilere akademik danışman atanmaması Yeni kayıt dönem başı haricinde; ek kontenjan, yatay geçiş, af kapsamında bulunup dönem başından sonra gelmiş öğrenciler bulunabilmektedir. Bu tür öğrencilerin kayıt-kabul işlemleri sonrasında öğrenci işlerince ilgili bölüm başkanlığına yönlendirilmesi gerekir. Ayrıca bölüm başkanlıklarınca da bölüm-otomasyan sistemi üzerinden periyodik kontrol ile yeni gelmiş öğrencilerin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bu şekilde gelen bir öğrenci için, ilgili sınıfa ait akademik danışman kim ise, aynı kişi üzerine ekleme yapılmalıdır. İlgili öğrenci de bu danışmana yönlendirilmelidir. ETKİ: Sonradan gelen öğrenciler başlangıçta adaptasyon sorunu çekebilirler. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, bir hafta gibi bir süre şeklinde gerçekleşir. Etki durumu: 6 OLASILIK: Bu durum nadiren de olsa yaşanabilmektedir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=6 59

61 (6*1=6) Risk Puanı=6 Risk 4. Akademik danışmanın, ilgili öğrencilerce tanınmaması Öğrenci-otomasyon sistemi üzerinde, akademik danışmanının kim olduğuna dair bilgilendirme mevcuttur. Ancak yeni gelen öğrenciler danışmanlarını ismen bilebilir, şahsen tanımayabilirler ve tanışmak için danışmanını aramamış olabilirler. Bu durumlar sık yaşanır. Bu nedenle bölüm başkanlıklarının takibi ile ilgili danışmanın kendini bu öğrencilere tanıtması, okul ve bölüm hakkında bilgi vermesi, iletişim bilgilerini paylaşması, öğrencilere hangi konularda yardımcı olabileceğini belirtmesi gerekir. Bu amaçla öğrencilerin toplandığı güz dönemi başlangıcını takip eden ikinci hafta uygundur. ETKİ: Öğrenciler başlangıçta adaptasyon sorunu çekebilirler. Bunun haricinde akademik danışmanlık konusu hakkında bilgilenmemiş olurlar. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, bir hafta gibi bir süre şeklinde gerçekleşir. Etki durumu: 8 OLASILIK: Yeni gelen öğrenciler açısından bu durum sık yaşanır. Gerçekleşme ihtimali: 9 Etki=8 Olasılık=9 (8*9=72) Risk Puanı=72 Risk 5. Yeni olmayan öğrencilerin, ders yazılımı yapmaması Öğrenciler, akademik takvimde belirtilen zamanda öğrenci-otomasyon sistemi üzerinden ders yazılımı yapmak zorundadırlar. Danışmanın sorumluluğu bu yazılımların doğru yapılıp yapılmadığını kontrol etmektir. Eksik yapılan yazılımların sorumluluğu öğrenciye aittir. Dönem içerisinde danışmanlık faaliyetleri adı altında bu konularda öğrencilere bilgilendirme yapılmalıdır. Yeni dönem başladığında da öğrencilerin alması gereken dersleri kontrol etmesi ve eksikliklerin olması durumunda akademik danışmanına başvurması konusunda yönlendirilmesi gerekir. ETKİ: Zamanında ders yazılımı yapmamış ya da eksik yazılım yapmış bir öğrenci derslerinden geri kalacaktır. Bu hatanın fark edilememesi durumunda öğrenci zamanında mezun olamaz ve dönem kaybı yaşar. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, akademik danışmanlık faaliyetinin yetersiz yapılması şeklindedir. Etki durumu: 10 OLASILIK: Bu durum her yeni dönem başında hangi dersleri alması gerektiği konusunda bilgi sahibi olmayan öğrenciler nedeniyle sık sık yaşanır. Halbuki okulun bölüm-internet sayfalarında gerekli tüm detaylar mevcuttur ve öğrenciler bu konularda sık sık uyarılır. 60

62 Gerçekleşme ihtimali: 4 Etki=10 Olasılık=4 (10*4=40) Risk Puanı=40 Risk 6. Akademik danışmanın, ders yazılımı kontrolü yapmaması: Her dönem başında akademik danışman, danışmanı olduğu öğrencilerin ders yazılımını doğru bir şekilde yapıp yapmadığını kontrol etmelidir. Yapılan kontrollerde görülen eksikliği olan öğrenciler duyuru panoları aracılığı ile uyarılmalı ve eksikliğini gidermelidir. Akademik danışman bunun takibini yapmalıdır. Ancak danışman bu konuda ihmalkar davranabilir. ETKİ: Eksik ya da hatalı ders kaydı yapan öğrenci ilgili dersi alamaz, sınavlarına giremez, zamanında mezun olamaz. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, akademik danışmanlık faaliyetinin yetersiz yapılması şeklindedir. Etki durumu: 10 OLASILIK: Bu durum nadiren yaşanabilir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=10 (10*1=10) Risk Puanı=10 Risk 7. Öğrenci sorunlarının çeşitliliği: Çok çeşitli sorunlar nedeniyle öğrenciler danışmanlık hizmetine ihtiyaç duyabilirler. Akademik danışmanlık ile danışmanlık kelimeleri aynı anlamda değildir. Akademik danışmanlık bir rehberlik danışmanlığı ya da psikolojik danışmanlık anlamlarına gelmez. Öğrencilere akademik anlamda danışmanlık yapıldığı konusunda açıklama yapılmalıdır. Bu konuda KTÜ önlisans yönetmeliği açık hükümler içerir. Akademik danışmanlık, öğrencinin derse yazılım işlemleri ve öğrenci başarısını etkileyen faktörler ile ilgilidir. Akademik danışman kendisini aşan konularda öğrencilere ilgili yönlendirmeyi yapar. Gerekirse bölüm başkanına bilgi verir. ETKİ: Akademik konuları aşan sorunlar, akademik danışman tarafından çözülemez. Örneğin maddi sıkıntı çekilmesi, arkadaşlık ilişkileri, aile ile olan ilişkiler gibi. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, öğrenci başarısının düşmesi yönünde olabilir. Etki durumu: 7 OLASILIK: Öğrenciler akademik olmayan sorunları nedeniyle başarısızlık sorunu ile karşı karşıya gelebilirler. Gerçekleşme ihtimali: 5 Etki=7 Olasılık=5 61

63 (7*5=35) Risk Puanı=35 RİSK HARİTASI OLASILIK C-KONTROL FAALİYETLERİ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart 9: Görevler Ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Meslek Yüksekokulumuzda özellikle mali işlemlerle ilgili kaynaklarının kötüye kullanılması, kamu zararı, çıkar ilişkisi, hatalı, eksik veya usulsüz işlem yapılması, israf, kanuna aykırılık, rüşvet 62

64 alınması gibi olası riskleri önlemek amacıyla karar, onay, uygulama ve kontrol yetkileri uygun personel durumuna göre farklı kişilere dağıtılmıştır. İHALE KOMİSYONU ASIL ÜYELER AÇIKLAMA Başkan Müdür Yrd. Gürkan ERDOĞAN Üye Yüksekokul Sekreteri Hakan KAMİLOĞLU Üye Memur Mehmet BEKAR YEDEK ÜYELER Y. Üye Müdür Yrd. Aysun YAĞCI ŞENTÜRK Y. Üye Böl. Başk. Yrd. Canan SARI Y. Üye Böl. Başk. Yrd. Ali CEYLAN SATIN ALMA KOMİSYONU Başkan Müdür Yrd. Gürkan ERDOĞAN Üye Yüksekokul Sekreteri Hakan KAMİLOĞLU Üye Memur Mehmet BEKAR TAŞINIR SAYIM KURULU Başkan Müdür Yrd. Gürkan ERDOĞAN Üye Yüksekokul Sekreteri Hakan KAMİLOĞLU Üye Memur Mehmet BEKAR FİYAT ARAŞTIRMA KOMİSYONU Başkan Müdür Yrd. Gürkan ERDOĞAN Üye Yüksekokul Sekreteri Hakan KAMİLOĞLU 63

65 Üye Memur Mehmet BEKAR REKTÖRLÜK DEMİRBAŞ VE SARF MALZEMESİ MUAYENE VE KABUL KOMİSYONU Başkan Müdür Yrd. Gürkan ERDOĞAN Üye Yüksekokul Sekreteri Hakan KAMİLOĞLU Üye Memur Mehmet BEKAR YÜKSEKOKUL DEMİRBAŞ VE SARF MALZEMESİ MUAYENE VE KABUL KOMİSYONU Başkan Müdür Yrd. Gürkan ERDOĞAN Üye Yüksekokul Sekreteri Hakan KAMİLOĞLU Üye Memur Mehmet BEKAR KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart 11: Faaliyetlerin Sürekliliği İdareler faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Planlanan Faaliyetleri Kesintiye Uğratabilecek Durumlar Yüksekokulumuz İçin Risk Düzeyi 64

66 Uzman personel yetersizliği Hukuki düzenlemelerde yapılan değişiklikler Fiziki yetersizlik veya değişiklik Bütçe gelirlerinin azalması, giderlerin artması Yeni teknoloji değişikliği ve bilgi sistemlerine geçiş Bütçenin iyi yönetilmemesi Doğal felaketler, olağanüstü durumlar Ekonomik krizler ve yaptırımlar Hükümet ve yönetim değişiklikleri Bilgi sistemlerinin iyi korunmaması İşe alınacak ve ayrılacak personel planlamasının iyi yapılmaması Koruma ve güvenlik tedbirlerinin yetersizliği Terör Kaynakların kötü kullanımı, israf Usulsüz işlem Stok takibi ve yönetimi Kabul edilebilir risk Kayda değer risk Kabul edilebilir risk Kayda değer risk Kayda değer risk Kayda değer risk Kayda değer risk Kabul edilemez risk Kayda değer risk Katlanılmaz, tolere edilemez risk Kabul edilebilir risk Kabul edilemez risk Kayda değer risk Kabul edilebilir risk Kayda değer risk Kabul edilemez risk Yüksekokulumuzda yöneticiler ve diğer çalışanların izin, hastalık, emeklilik, vefat, tayin, istifa, görevlendirme gibi kısa ya da uzun süreli görevden ayrılmaları durumunda işlerin aksamaması için önleyici bir tedbir olarak Vekil Personel Listesi hazırlanmıştır. Bu uygulama sayesinde özellikle yaz aylarında toplu izin taleplerine karşı ayrılan personelin yerine kimin vekâlet edeceği önceden bilinmekte ve izin işlemleri buna göre planlanmaktadır. Çalışanların görüşleri doğrultusunda düzenlenen ve sürekli güncel tutulan vekil personel listesi birim çalışanlarına dağıtılmıştır. İdari Personele, Amaç ve hedeflerimize uygun olarak planlanan faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak düşüncesiyle, Yüksek Okulumuzdan geçici veya sürekli olarak görevini bırakmak durumunda kalan, yıllık veya doğum iznine ayrılan, hastalanan veya idari izin verilen personel dönünceye kadar ya da yerine bir eleman atanıncaya kadar, yapması gereken işler karşılarında belirtilen kişiler tarafından yürütecektir. Gereğini rica ederim Prof. Dr. Nuri İhsan KALYONCU 65

67 MÜDÜR VEKİL PERSONEL LİSTESİ Personelin Adı ve Soyadı Yaptığı Görev Yerine Vekalet Edecek Kişi/Kişiler Prof. Dr. Nuri İhsan KALYONCU Öğr. Gör. Gürkan ERDOĞAN Müdür Müdür Yardımcısı Öğr. Gör. Gürkan ERDOĞAN Öğr. Gör. Aysun YAĞCI ŞENTÜRK Öğr. Gör. Aysun YAĞCI ŞENTÜRK Öğr. Gör. Aysun YAĞCI Öğr. Gör. Gürkan ERDOĞAN Müdür Yardımcısı ŞENTÜRK Öğr. Gör. Canan SARI Sağlık Bakım Hizmetleri Bölümü Bölüm Başkanı Öğr. Gör. Ali CEYLAN Öğr. Gör. Ali CEYLAN Sağlık Bakım Hizmetleri Bölümü Bölüm Başkanı Yrd. Öğr. Gör. Canan SARI Hakan KAMİLOĞLU Yüksekokul Sekreteri Mehmet BEKAR Hazırlayan: Öğr. Gör. Gürkan ERDOĞAN D-BİLGİ İLETİŞİM BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart 13: Bilgi ve İletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. 66

68 13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Yüksekokulumuzun ihtiyaç duyulan bilgileri üretebilecek düzeyde kapsamlı bir yazılım sistemi bulunmamaktadır. Kapsamlı analiz ve değerlendirme yapılacak bilgiler personelin kişisel çabaları ile temin edilerek kullanılmaktadır. Personel ve öğrencilere hızlı erişim için, WEB Sayfası, ve Elektronik Pano kullanılmaktadır. Yüksekokulumuzda mali işlemler için Maliye Bakanlığı ve diğer kamu kuruluşları tarafından hazırlanan yazılım programları kullanılmaktadır. Üniversitemiz tarafından satın alınarak kullanıma açılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Mezun Bilgi Sistemi ve Mekân Yönetim Sistemi gibi programlar sayesinde evrak akışı ve elektronik ortamda belge saklama işleri kolaylaşmış, bugüne kadar gerçekleşmeyen mezunlarla iletişim kurma özlemi sona ermiştir. Performans Programı, İstatistik Plan Programı gibi yazılımların da hizmete girmesi ile Üniversitemiz yazılım yönünden daha güçlü bir konuma gelecektir. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart 14: Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklanmalıdır Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. 67

69 14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Yüksekokulumuzun; amaç ve hedefleri, misyonu ve vizyonu, faaliyetleri, performans göstergeleri, analiz ve değerlendirmeleri, yıllık faaliyet raporu, iç ve dış denetim raporları ve iç kontrol sistemi ile ilgili bilgiler web sayfası yardımıyla kamuoyu ile paylaşılmaktadır. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart 15: Kayıt ve Dosyalama Sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Gelen ve giden evraklar Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile kayıt altına alınmakta ayrıca, standartlara uygun olarak sınıflandırılarak arşivlenmektedir. Belge yönetim sistemi ile iç ve dış haberleşmenin hızlanması yanında bütün birimler için tek düzenlilik sağlanmış, bilgilerin kaydı, korunması ve erişimi daha güvenli hale getirilmiştir. 68

70 BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. İZLEME STANDARTLARI Standart 18: İç Denetim Bu standart için gerekli genel şartlar: İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. 69

71 II- AMAÇ ve HEDEFLER A-Birimin Amaç ve Hedefleri Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Hedef-1 Bölgesel özellikler ve ihtiyaçlar öncelikli dikkate alınarak, hem yerel hem ulusal olarak ihtiyaç hissedilen programların belirlenmesi ve şartların sağlanarak açılması. Hedef-2 Mevcut akademik personel sayısını, iş bölümü ve uzmanlaşmayı artıracak şekilde yükseltmek. 70