İç Soruşturmalarda Sorgulama Teknikleri ve Hukuki Etkileri

Transkript

1 İç Soruşturmalarda Sorgulama Teknikleri ve Hukuki Etkileri

2 İç Soruşturmalarda Sorgulama Teknikleri ve Hukuki Etkileri Sinan Çamlık, CFE, CRMA KPMG Türkiye Suistimal Önleme ve Bölümü Kıdemli Müdür Av. Begüm Nişli TRACE Anti-Bribery Specialist; Paksoy Ortak Avukat Bürosu Kıdemli Avukat

3 GÜNDEM Suistimalin tanımı ve soruşturma ilkelerine genel bakış Soruşturma süreci metodolojisi Sorgulama öncesi aşamalar: Uyulması gereken kurallar, yöntem sorunu, sorgulama ilkeleri, yetki ve zamanlama, mekan seçimi Sorgulayan ve sorgulanan kişinin karakteristik özellikleri Sorgulama esnasında dikkat edilmesi gereken konular ve etkinlik düzeyini artırma yöntemleri Sorgulayanın farklı sorgulanan profillerine yaklaşımında temel ilkeler Sorgulama görüşmelerinin kaydı ve delil niteliğinin değerlendirilmesi sürecindeki önemli konular

4 Suistimal Tanımı Suistimal, henüz kanunlarımızda ya da resmi bir platformda tanımlanmamış olsa da: - görev ve yetkilerin kanunsuz ya da adil olmayan bir şekilde, - kazanç sağlamak için kötüye kullanılmasını içeren geniş çerçeveli bir terimdir. Suistimal gerçekleştirilirken kanunlar, düzenlemeler, şirket politikaları ve iş yaşamındaki ahlaki beklentiler ihlal edilir ve sonuçları, kimi zaman yalnızca ilgili kişi ve şirketi değil, çok daha geniş bir çevreyi etkiler. ACFE, suistimali şu şekilde tanımlıyor: Kişinin işveren kuruluşa ait varlıkları kasti olarak kötüye kullanması ya da zimmetine geçirmesi yoluyla kişisel zenginliğe ulaşmak için mesleğini kullanması. Daha basitçe ifade edecek olursak suistimal, kişinin işveren kuruluşu dolandırdığı suistimallerdir. Yapısı gereği, bu suistimal türü işletme faaliyetlerini yürütmek için bireyler istihdam eden tüm kuruluşlar için bir tehdittir.

5 Suistimal Çeşitleri Yolsuzluk Varlıkların Kötüye Kullanımı Hileli Çıkar Çatışması Nakit Finansal Rüşvet Stoklar ve Diğer Bütün Varlıklar Finansal Olmayan Yasadışı Bağış ve Armağanlar İrtikap

6 Suistimal Çeşitleri Yolsuzluk Çıkar Çatışması Rüşvet Yasadışı Bağış ve Armağanlar İrtikap Satın Alma Yolsuzlukları Fatura Yoluyla Rüşvet Yolsuzlukları Satış Yolsuzlukları Hileli Teklifler Diğer Yolsuzluklar Diğer Yolsuzluklar

7 Suistimal Çeşitleri Varlıkların Kötüye Kullanımı Nakit Stoklar ve Diğer Bütün Varlıklar Nakit Hırsızlığı Ödemelerde Yolsuzluklar Hesaplar Üzerinden Yapılan Yolsuzluklar Varlıkların Yanlış Kullanımı Varlıkların Çalınması Varolan Nakit Paranın Çalınması Mevduattan Çalma Diğer Yolsuzluklar Fatura Yoluyla Yapılan Yolsuzluklar Paravan Şirket Yoluyla Yapılan Yolsuzluklar Ücret Bordrosu Yolsuzlukları Hayali Çalışanlar Masraf Ödeme Yolsuzlukları Değerinden Farklı Gösterilen Harcamalar Satışlar Kaydedilmeyen Satışlar Satışları Değerinden Az Göstermek Çekler Üzerinde Yolsuzluklar Sahte Düzenleyiciler Yoluyla Yolsuzluklar Alacaklar Hesap İptali Yolsuzlukları Hesap Atlatma Yolsuzlukları Müşteri Ödemelerinin Çalınması Yazarkasa Ödemeleri Uygunsuz İptaller İadeler ve Diğer Yolsuzluklar Varlık Talepleri ve Transferlerinde Yolsuzluklar Yanlış Satışlar ve Nakliye Yolsuzlukları Satın Alma ve Malın Teslim Alınmasında Yolsuzluklar Varlıkların Doğrudan Çalınması Suça Ortak Olmayan Satıcılar Üzerinden Yapılan Yolsuzluklar Komisyon Yolsuzlukları Yüksek Gösterilen Harcamalar Sahte Ciro Yapılması Uygunsuz İadeler Şahsi Satın Alımlar Yoluyla Yapılan Yolsuzluklar Çalışan Tazminatları Üzerinde Yolsuzluklar Hayali Harcamalar Ödeme Yapılacak Kişinin Değiştirilmesi Üzerinde Oynanmış Maaşlar Mükerrer Masraf Tahsilatları Çeklerin Gizlenmesi Yetkinin Kötüye Kullanılması

8 Suistimal Çeşitleri Hileli Finansal Finansal Olmayan Varlık/Gelirlerin Değerlerinden Fazla Gösterilmesi Varlık/Gelirlerin Değerlerinden Az Gösterilmesi Sunulan Hizmetlerde Yetkinlik Üzerine Yolsuzluklar Zamanlama Farkları İçeriden Sağlanan Belgelerde Yapılan Yolsuzluklar Fiktif Gelirler Gizlenen Borçlar ve Masraflar Dışarıdan Sağlanan Belgelerde Yapılan Yolsuzluklar Hatalı Finansal Tablo Ekleri Hatalı Varlık Değerlemeleri

9 Suistimal si Nedir? Suistimal si, Kurumların kendi iç dokümanlarında suç ve kusur olarak tanımlanan eylem ve davranışlarının var olup olmadığının tespit edilmesi, Suç varsa derecelerinin belirlenmesi ve uygun gelen cezaların önerilmesi, Oluşan ya da oluşması muhtemel zarar ve kayıpların tespiti ile bunların giderilmesi yollarının saptanması Suçun yetkili makamlara bildirilip bildirilmeyeceğinin değerlendirilmesi. amaçlarına yönelik olarak yürütülen, Araştırma İlgili tanıklardan bilgi ve belge toplanması İlgili birimleri varılan sonuç ve kanılar hakkında bilgilendirmeye yönelik rapor düzenlenmesi faaliyetlerini içeren işlemler bütünü olarak tanımlanabilir.

10 Suistimal si İlkeleri Konuya Hakim Olma Yönetime Karışmama Eksiksiz Etkinlik Tarafsızlık Gizlilik

11 Suistimal Sürecinin Yürütülmesi Önerilen Metodoloji Ölçme ve Bilgi Toplama

12 Suistimal Planının Hazırlanması Soruşturmanın Hedefleri ve Planı, Kapsamı Soruşturma Ekibinin Oluşturulması ve İş Bölümü Çıkar Çatışmasının Önlenmesi İletişim Planı ve Takvim

13 5 Önemli Bileşen Toplama Sınıflandırma Çıkarımda Bulunma Durum Tespit Uzmanlardan Yararlanma

14 Suistimal Teknikleri ve Gerekli Uzmanlık Alanlarının Değerlendirilmesi Yüz Yüze Görüşme (İlgili Çalışanlar, Tanıklar) Adli Muhasebe (Forensic Accounting) Süreç ve Stok Denetimleri Veri Analizi Yaşam Tarzı, Gelir-Gider Dengesi leri E-posta Cep Telefonu Kayıtları Video Kayıtlarının İncelenmesi Bilgisayar ve Bilgi İşlem Ağlarının İncelenmesi

15 ve Data Analizi Süreç sahipleri ile görüşmeler ve prosedür incelemesi «Kırmızı bayrakların» belirlenmesi Olağandışılıklar/benzerliklerin analizi Gap Analysis Seri numarası bulunmayan fatura, eksik ödeme bilgisi, benzer telefon veya adresler, IBAN numaraları, vb.

16 İfade Alınması Süreci İhbarcı (Varsa) ile görüşme İfadenin Niteliği Savunma Niteliği Tanık ve/ya masum kişiler ile görüşme Savunma ve Bilgisine Başvurulma Farkı İşbirlikçi olmayanların belirlenmesi Süre Verilmesi Gereken Durumlar Şüpheliler ile görüşme Kanıt Niteliği

17 Yöntem Sorunu Hazırlık Bilgilerine Sahip Olunması Bir Senaryonun Oluşturulması Bu Senaryodan Sonuçlar Çıkarmak Bu Sonuçları Kanıtlamak ve Senaryoyu k

18 İlkeler Duruma Özgülük Mantıkilik Dinamik Etkinlik

19 Etkinlik ve Hazırlık Mekan seçimi ve hazırlık Tarafsızlığın sağlanması Sonuca yönelik sorular Görüşme sırası ve zamanlama İnsiyatif Sohbet ortamı ve stres yönetimi

20 Mekan 1 Ortamda çok kişi bulunmamalı ve sessizlik sağlanmalı 2 Dikkat dağıtıcı nesneler bulunmamalı 3 Masa vb. engellere dikkat edilmeli 4 Güvenlik konularına dikkat edilmeli 5 Kapı kilitlenmemeli 6 Avukat bulundurma talebi 7 Ses kaydı / Video kaydı alınıp alınmayacağı

21 İfade Alanın Özellikleri İyi bir ifade alan kişinin özellikleri Anlaşılır Mantıklı Suçlayıcı olmayan Sert olmayan Konuşması kolay Kendinden emin Tereddüt etmeyen

22 İfade Verenlerin Özellikleri TANIK/SANIK Megoloman Mikroman Mitoman Sıkılgan Alıngan Dalkavuk Tip Korkak Tip Kindar Kıskanç

23 Soru Tipleri Tamamlayıcı Sorular Eksik kalan kısımların tamamlanması Özelleştirici Sorular Olayın somutlaştırılması Anımsatıcı Sorular Hafızanın canlandırılması Denetleme Soruları Kanıtlanan konuların doğruluğunun sınanması Açığa Çıkarıcı Sorular İfadeyi geçersiz kılan kanıtların öne sürülmesi Özgür Anlatım Serbest anlatım esnasında ufak müdahalelerde bulunarak yönlendirme

24 Kullanılacak Teknikler Suçlu Olma İhtimali Düşük Olan Kişiler Olayın Detaylarının Öğrenilmesi Kuşkuların Belirlenmesi Fırsat ve Baskı

25 Kullanılacak Teknikler Suçlu Olma İhtimali Yüksek Olan Kişiler Gururu Okşamak veya Meydan Okumak Fiziksel ve Ruhsal Belirtiler * Şahdamarının Atışı * Huzursuz Davranışlar * Ademelmasının Aşırı Hareketliliği * Ağzının Kuruluğu Rasyonelleştirme Önemsizleştirme Yakınlık Göstermek Genel İtiraf veya Ayrıntının Teyidi Daha Hafif Bir Başka Suçla İlgili İtiraf Almak Kanıtların gösterilmesi

26 Kapanış Kapanış kontrol listesi Olayın özetlenmesi Önemli detayların üzerinden geçilmesi Gereksiz bilgilerin göz ardı edilmesi Gizlilik hatırlatması yapılması

27 Dokümantasyon İçeriği Katılımcılar, yer, tarih bilgilerinin yazılması Sorgulanan kişiye okutulması, okutulup imza alınması İmzadan kaçınma durumu Savunma niteliği

28 Raporun Yazılması ve İlgili Taraflara Raporlanması Nitelik: Doğruluk (İçerik Yönünden & Yazılış Yönünden) Açıklık ve Anlaşılırlık Tutarlılık Tarafsızlık İvedilik İşlevsellik

29 İçerik: Rapor İçeriği (Kim, Kime, Konu, Tarih) Kronoloji (Olayın Geliş Şekli) Kapsam, Teknik, Yaklaşım ve ler ve Tespitler Etki ve Sonuçlar Öneriler

30 Etkileri: Delil Niteliği Bilirkişi si İş Kanunu Anlamında Sürelere Etkisi

31 İşten çıkarma: Geçerli nedenle fesih (Savunma) Haklı nedenle fesih 6 iş günü - 1yıl

32 Soruşturma Safhalarının İletişimi: Soruşturma Talebine Geri Bildirim Yetkili Makamlara Bildirim Şirket İçi İletişim

33 Yapılmaması Gerekenler Yapılması Gerekenler Taahhütte bulunmak Taraflı davranmak Anlık tepki vermek İtiraf sağlandığı takdirde memnuniyet yansıtmak Kişisel hak ve özgürlüğü ihlal etmek Suçu kanıtlamak veya itiraf için baskı kurmak Etik Hat ın oluşturulması ve ihbarların etkili şekilde değerlendirilmesi Sürecin ilgili, yetkili kişiler tarafından yürütülmesi Gizlilik ve tarafsızlık ilkelerine riayet edilmesi Hukuki olarak kabul edilebilir kanıtların toplanması Geçerli veya haklı nedenle fesih kurallarına uyulması

34 Teşekkürler...