ALTINORDU BELEDİYESİ MİCROSOFT. EYLEM PLANI Sayfa 0

Transkript

1 MİCROSOFT EYLEM PLANI Sayfa 0

2 Bilindiği üzere, tarihli ve 5018 sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55 inci maddesinde ye Bakanlığı tarafından mali yönetim ve İç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemlerin belirleneceği, geliştirileceği ve uyumlaştırılacağı ayrıca, sistemlerin koordinasyonunun sağlanacağı ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verileceği hüküm altına alınmıştır. Bu kapsamda, Belediye Başkanlığımız kendi İç kontrol sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak amacıyla; yapılması gereken çalışmaları belirlemiştir. Bu çalışmaların tamamlanması İçin planın oluşturulması, gerekli süreçlerin ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması, planlanan çalışmanın amacına, kapsamına ve zamanlamasına uygun olarak yürütülmesi İçin Belediye Yönetimi ve ilgili birimleri tarafından hassasiyetle gerekli önlemler alınacaktır. Belediye Başkanlığımız İç Kontrol Eylem Planı; 5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde belirtildiği üzere, Belediye Başkanlığı amaçları doğrultusunda belirlenmiş politikalara ve yasalarda yer alan mevzuatlara uygun olarak, faaliyetlerin etkili bir şekilde sürdürülmesini, bütçenin ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını, var olan kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının planlı bir şekilde tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere, Belediye Başkanlığı tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreç ile İç denetimi kapsayan malî ve diğer kontrolleri İçeren bir planlamanın yapılmasını ve uygulanmasını hedeflemektedir. Kamu mali yönetimi ve denetiminin etkin bir şekilde yürütülmesi amacıyla İç kontrol sisteminin oluşturulması, yürütülmesi ve sonuçlarının değerlendirilmesi, 5018 Sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanununun belirlediği yetki ve sorumluluklar çerçevesinde, Belediye Başkanlığımızın bütün personeli tarafından uygulanmasına gerekli hassasiyet gösterilecektir. Engin TEKİNTAŞ Altınordu Belediye Başkanı EYLEM PLANI Sayfa 1

3 İç Kontrol Nedir? İç kontrol kurumların hedeflerine ulaşması ve misyonlarını gerçekleştirmesi; bu yolda ilerlerken önlerine çıkabilecek belirsizliklerin en aza indirilmesi amacıyla uygulanan süreçtir. İç kontrol, kurumların sürekli değişen çevre koşulları, hizmet alanların talepleri ve öncelikleri ile gelecekte ortaya çıkabilecek tehdit unsuru olan veya fırsatlar yaratabilecek risklerle başa çıkabilmeleri İçin yönetimi güçlendirir. Diğer bir ifadeyle İç kontrol, kurumun, yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen, belirlenmiş hedeflere ulaşmasında ve misyonunu gerçekleştirmesinde makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmış ve kurumun genelini etkileyen bütünleşmiş bir süreçtir. İç kontrol tanımında önemli olan bazı unsurlar şunlardır: İç kontrol bir süreçtir. Bunun anlamı İç kontrolün ulaşılmaya çalışılan bir amaç olmadığıdır. İç kontrolün süreç olması, aynı zamanda bir sonuç olmadığı anlamına da gelir. Bu süreç sonuca ulaşmak İçin kullanılan bir araçtır. İç kontrol insanlardan etkilenir. Bu süreç sadece politika kuralları, el kitapları ve talimat metinleri değildir. Kurumun her seviyesinde yer alan insanlar İç kontrolün bir parçasıdır ve uygulanmasından sorumludur. İç kontrol kurumun hedeflerine ulaşılmasında üst yönetime ve idarecilere sadece makul bir güvence sağlar. Kurum, hedefine doğru ilerlerken İç ve dış etkenlere maruz kalır. Kurumun bir parçası olan çalışanlar İç etkenlere örnek olarak gösterilebilir. Kişilerin karakter özellikleri, ahlaki değerleri ve yetkinlikleri İç kontrolün etkinliği ile doğrudan ilgilidir. İç kontrol ile insanların İçsel özelliklerini tamamen kontrol etmek mümkün değildir. Dış etken olarak gösterilebilecek risklerin ki buna ekonomik kriz örnek verilebilir, bir kısmını da tamamen kontrol etmek imkansızdır. Bu nedenle İç kontrol kurum İçin kesin bir güvence değil, makul bir güvence sağlar. İç kontrol sadece finansal işlemler ve raporlama ile ilgili değil; yönetimi, idare süreçlerini, stratejiyi ve kurumun diğer faaliyet ve operasyonlarını kapsayan, uyum ve performans ölçeğinde uygulanan tüm kontrolleri ifade eder. Bu yönüyle İç kontrol daha önceki sadece finansman kontrolü anlayışından çok daha geniş çerçevelidir. İç kontrol kurumun doğasına ve ihtiyaçlarına uygun olmalıdır. Bu süreç, kurumların misyonlarını gerçekleştirmelerinin en etkili yoludur. 2 Ancak; her kurumun İç kontrol sistemi aynı değildir. Kurumlar ve kontrolleri; sektöre, organizasyon yapısına, kurum kültürüne ve yönetim felsefesine göre farklılaşır. Tek bir model olarak verilen İç kontrol yapısını, her kurum kendine uyarlamalıdır. Yönetim, yerleştireceği kontrollerin yapısına kendi kurumunu dikkate alarak karar vermeli ve uyarlama işlemini yaparken kurumun özel ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmalıdır. İç kontrol özel sektörü olduğu kadar kamu sektörünü de ilgilendirir. Özel sektörde şirketin öncelikli amacı genellikle hissedarların elde ettiği değeri artırmaktır. Kamu sektöründe ise amaç genellikle bir hizmetin yerine getirilmesi veya kamu yararı sağlayan bir sonucun elde edilmesidir. Kamu sektöründe yönetimin sorumluluğu kaynakların kullanılması ve sonuçlara ulaşılmasıdır. EYLEM PLANI Sayfa 2

4 Kurumlar hedeflerini gerçekleştirmek için iç kontrol sistemini kullanırlar. Kurumların başlıca dört hedefi vardır: Faaliyetlerin etkin ve verimli olması raporların güvenilirliği Yürürlükteki mevzuata uyum Varlıkların korunması Faaliyetlerin etkin ve verimli olması, kurumun; hedeflere ulaşma düzeyi, performansı, faydamaliyet yapısı gibi temel faaliyet hedefleri ile ilgilidir. raporların güvenilirliği, geçici ve özetlenmiş raporları da İçeren güvenilir hesap raporlarının hazırlanması, mali verilerin açık ve anlaşılır bir biçimde kayıtlara alınması ve yayınlanması, konu ile ilgili diğer bilgilere kolaylıkla ulaşılabilmesi gibi konuları İçerir. Yürürlükteki mevzuata uyum, kurumun hedeflerine ulaşmak İçin yürüttüğü faaliyetlerin yasal prosedürle uygun olmasını sağlamak üzere yapılması gereken uyum çalışmaları ile ilgilidir. Varlıkların korunması ise kurumun sahip olduğu tüm varlıkların güvence altına alınmasını İçerir. İç kontrol sisteminin etkili bir biçimde uygulanabilmesi İçin İç kontrol bir yük olarak değil, beklenmeyen olaylar ortaya çıktığında oluşacak kayıpları önlemek ve fırsatları değerlendirmek ile ilgili bir araç olarak görülmelidir. Ancak İç kontrol sisteminin doğru anlaşılması gerekmektedir; sistem kurumun ana faaliyeti değildir ve yönetimin fonksiyonlarını icra etmez. Öncelikle İç kontrol kurum hedeflerinin elde edilmesini destekleyip onlara ulaşmayı engelleyecek risklere karşı erken uyarı sistemi olsa da hangi hedeflerin konulacağını 3 belirleyemez. Karar verme sürecinde, yöneticiyi doğru bilgiyle destekler, verilen kararların iletilmesini sağlar ama hangi kararların alınacağı konusunda yönetimin yerini alamaz. İç kontrol sistemi kurumun farklı etkinlik seviyelerinde faaliyet gösterir. İç kontrol faaliyetlerinin ne kadar etkin yürütüldüğü: Üst yönetim ve idarecilerin, kurumu, kurumun hedeflerine ulaşılması için yapılan faaliyetlerin kapsamını, faaliyetlerin yer aldığı çevreyi ve karşılaşılacak riskleri anlamalarına, Çalışanların İç kontrolün uygulanmasına yönelik sorumluluğa, gerekli bilgiye, yeteneğe ve yetkiye sahip olmalarına, Yayınlanan mali raporların güvenilir bir biçimde hazırlanmasına, Yasa ve yönetmeliklerle uyumun sağlanabilmesine bağlıdır. İç kontrolün etkinliğinde en büyük rolü yönetim üstlenir. İdareciler iç kontrol sisteminin etkili bir biçimde işlediğinin güvencesini verebilmek İçin uygun politikalar oluşturmalı ve güvence sağlamalıdırlar. İç kontrol uygulanırken, hedeflere ulaşılmasını etkileyecek belirsizlikler öngörülmeli ve önlemler alınmalıdır; yani idareciler risk yönetimi konusunda da sorumludurlar. Kurumun tüm personeli görevlerini icra ederken belirli faaliyetlerin yerine getirilmesini amaçlar. Bu faaliyetler birimin diğer faaliyetleri ile birleşerek birim hedeflerine, birim hedefleri de bir bütün olarak kurum hedeflerine ulaşılmasını sağlar. Personel, yerine getirdiği görev hakkında en detaylı bilgiye sahip kişidir. Bu görevin en etkin biçimde yerine getirilmesinden; ayrıca hem işi ile ilgili problemlerin hem de kurum İçinde fark ettiği diğer problemlerin yönetime iletilmesinden sorumludur. Çalışanlar görevlerini yerine getirirken İç kontrol sisteminde kullanılacak bilgileri üretir, kontrolleri etkileyen faaliyetlerde bulunur. Bu nedenle İç kontrol herkesin sorumluluğudur. EYLEM PLANI Sayfa 3

5 İç Denetim ise iç kontrol sisteminin etkinliğinin değerlendirilmesi ve sistemin etkinliğine katkı sağlamak konusunda rol oynar. İç kontrolün amaçları a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek İçin düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. İç kontrol standartları ye Bakanlığı tarafından tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrolün oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen altında 18 standart ve bu standartlar için 79 genel şart belirlenmiştir. İç kontrol standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından belirlenir ve yayımlanır. İdareler, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebilir. İç kontrol sistemine ilişkin düzenlemeleri İçeren yasal mevzuatlar a) 5018 sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanunu b) İç Kontrol ve Ön Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik c) Strateji inin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik d) İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik e) Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği f) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi g) Kamu İç Kontrol Rehberi İç kontrolün temel ilkeleri İç kontrolün temel ilkeleri şunlardır: a) İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. c) İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. d) İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. e) İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. İç kontrolün unsurları ve genel koşulları İç kontrolün unsurları ve genel koşulları şunlardır: EYLEM PLANI Sayfa 4

6 a) Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının İç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak İçin İç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin İç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. e) Gözetim: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İç kontrole ilişkin yetki ve sorumluluklar Üst yöneticiler, İç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak İç kontrolün işleyişinden sorumludur. İdarelerin malî hizmetler birimi, İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür. Muhasebe yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini İçeren İç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler. İç kontrol düzenlemeleri ve İç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır. Merkezi uyumlaştırma görevi İç kontrole ilişkin standart ve yöntemler Bakanlık tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bu çerçevede Bakanlık; a) İç kontrol standartlarını belirler ve bu standartlara uyulup uyulmadığını izler, b) Ön malî kontrole ilişkin standart ve yöntemler ile ön malî kontrole tâbi malî karar ve işlemleri ve bunların kontrol usul ve esaslarını belirler, c) İç kontrol alanında idareler arasında koordinasyonu sağlar ve idarelere rehberlik hizmeti verir, EYLEM PLANI Sayfa 5

7 d) İç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin genel ve özel nitelikli düzenlemelerde idarelerle işbirliği yapar, çalışma toplantıları düzenler, e) İç kontrol ve ön malî kontrol düzenleme ve uygulamaları hakkında idarelerden rapor ve bilgi alarak sistemlerin işleyişini izler, f) İdarelerin malî hizmetler birimlerinin çalışma usul ve esaslarını belirler, g) Ulusal ve uluslararası iyi uygulama örneklerini araştırır, bunların uygulanması yönünde çalışmalar yapar, h) İç kontrol ile malî yönetim ve kontrol sistemine ilişkin olarak eğitim programları hazırlar. KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, İç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, İç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir. 1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Kontrol ortamı, İç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, İç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar. Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir İdarenin yöneticileri İç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. EYLEM PLANI Sayfa 6

8 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev İçin en uygun personel seçilmelidir Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır Her görev İçin gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel İçin ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Standart: 4. Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. EYLEM PLANI Sayfa 7

9 2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Standart: 5. Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek İçin ihtiyaç duydukları kaynakları İçeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini İçeren performans programı hazırlamalıdır İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek İç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. 3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri İçin uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. EYLEM PLANI Sayfa 8

10 Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri İçin gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Standart: 9. Görevler ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak İçin faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: 9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması İçin gerekli kontrolleri yapmalıdır Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi İçin gerekli talimatları vermelidir. Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de İçeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak İçin gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. EYLEM PLANI Sayfa 9

11 12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. 4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin İç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi İçinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. Standart: 13. Bilgi ve iletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: İdarelerde, yatay ve dikey İç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri İçin gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Standart: 14. Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare İçinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare İçi haberleşmeyi kapsamalıdır. EYLEM PLANI Sayfa 10

12 15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen İçinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bu standart İçin gerekli genel şartlar: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. EYLEM PLANI Sayfa 11

13 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Belediyemizde iç kontrol sistemini oluşturmak ve izlemek üzere kurul,grup ve çalışma ekipleri oluşturulmuştur İç kontrol konusunda hazırlanan eylem planı hakkında üst yönetime bilgi verilecek, İç Kontrol Eylem Planı tüm birimlere ve tüm personele duyurulacaktır. İç kontrol sistemi ve işleyişinin tüm personel tarafından sahiplenilmesi ve desteklenmesi sağlanacaktır. Bilgilendirme Hizmetiçi Eğitim Her yıl Üst yönetim ve tüm personel tarafından iç kontrol sisteminin sahiplenilmesi için bilgilendirme toplantıları tertiplenecektir Yöneticilik formasyonunun İnsan Kaynakları ve Seminer - Hizmetiçi EYLEM PLANI Sayfa 12

14 geliştirilmesine yönelik eğitim verilecektir. Eğitim Eğitim İç kontrol sistemi ve işleyişi ile iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, kurumun web sayfasında bilgi verilmesi vs.) yapılacaktır. Seminer- Hizmetiçi Eğitim Her Yıl 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Kurum yöneticilerinin iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmasına müsait irade mevcuttur Yönetici personel tutum ve davranışları, yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol sisteminin uygulanmasında diğer tüm personele örnek olacaklardır. Etik Kurul Komisyonu İnsan Kaynakları ve Örnek Tutum ve Davranışlar Görevlendirme EYLEM PLANI Sayfa 13

15 1.3.2 oluşturulacaktır. Etik Kuralları içeren sözleşmenin personele duyurulması ve imzalatılması sağlanacaktır. Eğitim Etik Kurul- İnsan Kaynakları ve Eğitim Sözleşme Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Belediyemizde etik kurul mevcut olup, Etik Davranış İlkeleri Başvuru Usul ve Esasları hakkında Yönerge Hazırlanarak Mecliste kabul edilmesi sağlanacaktır Belediyemiz Etik Kurulunun faaliyetleri gözden geçirilerek, etik kurallara ilişkin eylem planının olup olmadığı, var ise faaliyetlerinin neler olduğu gözden geçirilecektir. Etik Kurul- İnsan Kaynakları ve Eğitim Plan/Rapor Etik Değerler Yönetmeliğinde yer alan etik değerlerin benimsetilmesine ilişkin çalışmalar etik haftası içinde Etik Kurul Etik Kurul Hizmetiçi Eğitim EYLEM PLANI Sayfa 14

16 tarafından yapılacaktır. (yazı,broşür,afiş) Hizmetiçi Eğitim Programlarında Etik Değerlere de sürekli yer verilecektir. Etik Kurul- İnsan Kaynakları ve Eğitim Hizmetiçi Eğitim Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik konusunda Belediyemizin stratejik planı, performans programı ve faaliyet raporu mevcuttur Belediyemiz faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlanacak, faaliyetler dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri esas alınarak yürütülecektir. Faaliyet Raporu - Web Sayfası Belediyemiz stratejik planı, faaliyet raporu, performans programı, mali durum ve beklentiler Web Sitesi Yayımı EYLEM PLANI Sayfa 15

17 raporu, yatırım değerlendirme raporu, kamu kurum/kuruluşla rına ve kurum içi birimlere dağıtılacak, ayrıca kurum internet sitesinde yayımlanacaktır Kurumun stratejik planı çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak izleme, raporlama ve değerlendirme yapılacaktır. İzleme- Raporlama- Değerlendir -me Her Ay- Her Yıl 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Vatandaşın belediye çalışanlarından beklentileri konusunda ve personelin kurumdan (yöneticilerden) ve çalışma arkadaşlarından beklentilerine yönelik anket çalışması yapılacaktır Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eşit davranılması için, tüm personele verilecek eğitim programlarına dahil edilecek ve çeşitli İnsan Kaynakları ve Eğitim Hizmet İçi Eğitim Her Yıl EYLEM PLANI Sayfa 16

18 bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Belediyemiz faaliyetlerine ait bilgi ve belgeler tam ve doğrudur Birim ve İdare Faaliyet Raporu eki İç Kontrol Güvence Beyanı Üst Yönetici / Harcama Yetkilisi/ Birim Yöneticisi tarafından imzalanacaktır. Birim yöneticileri, faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri alacaklardır. Güvence Beyanı - Faaliyet Raporu Her Yıl Eğitim Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. EYLEM PLANI Sayfa 17

19 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Belediyemize ait stratejik planında ve idare faaliyet raporunda misyon yazılı olarak belirlenmiştir Belediyemiz misyonu ile ilgili olarak birimler bazında yazılı duyuru yapılacak ve misyonun çeşitli iletişim araçları (faaliyet raporu, pano, web sayfası gibi) ile duyurulması sağlanacaktır. Rapor Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyonun Gerçekleştirilmesi ni sağlamak üzere Kurum i ve alt birimlerince yürütülecek görevler Çalışma ve Görev Yönetmeliklerinde yer almaktadır Belediyemizin tüm birimlerinin görev tanımları yapılacak, üst yöneticinin onayından sonra personele duyurulacaktır. Duyuru Son şekli verilen görev tanımları tüm personele tarihine kadar yazılı olarak duyurulacaktır. 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Kurum birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin Belediyemiz birimlerindeki personelin görev dağılım çizelgeleri Görev Tanımları Cetveli EYLEM PLANI Sayfa 18

20 yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmuştur. Sürekli güncellenecektir. sürekli güncellenerek, personele bildirilmesi sağlanacaktır Belediyemiz teşkilat şeması ile birimlerin teşkilat şemaları gözden geçirilecektir. Güncelleştirme Her Yıl 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Kurumun ve birimlerin teşkilat şemasına bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı mevcuttur Birim teşkilat şemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında, Belediyemiz teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına da idare faaliyet raporunda yer verilmekte olup, sürekli güncellenecektir. Faaliyet Raporu Her Yıl EYLEM PLANI Sayfa 19

21 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Kurumun ve birimlerin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde mevcuttur Belediyemiz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak aşağıdan yukarıya doğru, gerçekleştirilecek bir raporlama sisteminin oluşturulmasına çalışılacaktır. Sistem Oluşturulması 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Kurumun yöneticileri tarafından, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürler Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkaracaktır. Duyuru- Rapor Hassas görevlerin birim personellerine yazılı olarak duyurulması sağlanacaktır. belirlenecek ve personele duyurulacaktır. EYLEM PLANI Sayfa 20

22 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Her düzeydeki yöneticilerin verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar mevcuttur. Sürekli geliştirilecektir Kurum yöneticileri görev dağılımı çerçevesinde, görevlerin, iş ve işlemlerin performansını takip etmek ve her türlü evrakın izlenmesine imkan verecek sistem oluşturulmuştur. Sürekli geliştirilecektir. - Bilgi İşlem Yazılım- İzleme Sonuçları Belediyedeki her türlü evrak bilgisayar ortamında izlenecektir Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır Harcama birimleri her yıl İnsan Kaynakları ve Eğitim ile koordineli olarak personel ihtiyacını veya fazlasını tespit İnsan Kaynakları ve Eğitim Belediyemizin kadrolu personel sayısı yeterli olmayıp, görevler ayrılığı ilkesi sağlanamamak- Bilgilendirme ( Talep ) Belediyemizin kadrolu personel sayısı yeterli olmayıp, görevler ayrılığı ilkesi sağlanamamaktadır. EYLEM PLANI Sayfa 21

23 tadır. edecektir Personelin ihtiyaca göre harcama birimlerine dengeli dağılımı sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Görev Yeri Değişikliği Yazısı birimler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip, ilgili birime bildireceklerdir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Hizmet İçi Eğitim- Semineri Her Yıl 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Kurumun yönetici ve personelinin, görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğinin arttırılabilmesi için gerekli eğitim planlamaları yapılmaktadır İdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için her türlü tedbir alınacaktır. - İnsan Kaynakları ve Eğitim Eğitim- Seminer Eğitim EYLEM PLANI Sayfa 22

24 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mesleki yeterliliğe önem verilmekte ve her görev için en uygun personelin seçilmesine özen gösterilmektedir Kabul görmüş mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesi ne yönelik çalışmalar İnsan Kaynakları ve ve ilgili birimler tarafından yürütülecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim - İnsan Kaynakları ve Eğitim - Görevlendirme 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmakta ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmakta Personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde gözden geçirilecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Göreve Alınma İlkeleri EYLEM PLANI Sayfa 23

25 dır İşe alma, ilerleme ve yükselmelere ilişkin mevzuatta bireysel performansa ilişkin kriterlere yer vermek sureti ile değişiklik yapılacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Değerlendirme Kriterleri birimlerin görüşü alınmak sureti ile ayrıntılı eğitim programı hazırlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Eğitim- Seminer 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanmaktadır Belediyemiz Birim Yöneticileriyle mevzuattan kaynaklanan değişikliklerin ve genel anlamda tüm konuların konuşulup tartışılması amacıyla her yıl bir toplantı yapılacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Toplantı- Sunum Her Yıl EYLEM PLANI Sayfa 24

26 3.5.3 Eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dışından alanında uzman kuruluş veya kişilerden sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Eğitimci Tedariki 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmesi sağlanacak ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülecektir Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecek tir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Performans Değerlendirme EYLEM PLANI Sayfa 25

27 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınacak, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilecektir Performans değerlendirilmele rinde emsallerine göre yüksek performans gösteren personel hakkında mevcut mevzuatta yer alan ödül ve takdirnameye ilişkin hükümler işletilmek sureti ile işlem tesis edilecektir. ce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek, yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler İnsan Kaynakları ve Eğitim - Birim Yöneticisi İnsan Kaynakları ve Eğitim - Ödül- Takdirname Eğitim Her Yıl EYLEM PLANI Sayfa 26

28 üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlardan yazılı olarak belirlenenlerin personele duyurulması Belediyemize ait personel mevzuatı değişen genel mevzuata uyum veya ortaya çıkmış ihtiyaçları karşılamak amacıyla yılda en az bir kez gözden geçirilecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Güncelleşti rme- Duyuru Her Yıl EYLEM PLANI Sayfa 27

29 sağlanacaktır Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Duyuru- İletişim Araçları Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. İş akış süreçleri çalışma yönetmeliklerine uygun hazırlanmamıştır. İş akış İmza ve onay mercileri İmza Yetkilileri Yönergesi ile tüm Belediyemizin Duyuru- Yönerge EYLEM PLANI Sayfa 28

30 süreçlerindeki imza ve onay merciileri uygulamada bilinmekle birlikte, yazılı olarak bulunmamaktadır. Bu eksiklikler giderilerek iş akış şemalarına göre İmza Yetkilileri Yönergesi revize edilmeli ve personele duyurulmalıdır birimleri itibariyle belirlenecek ve personele duyurulacaktır. İmza Yetkilileri Yönergesi her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek ve değişiklikler ilgililere bildirilecektir. Bildirim Her Yıl 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir Yetki devirleri, üst yöneticinin de görüşleri alınmak suretiyle devredilen yetkinin sınırlarını Üst Yönetici- Duyuru Her Yıl EYLEM PLANI Sayfa 29

31 Yetki devirleri, yasal mevzuat hükümleri çerçevesinde yetkinin sınırlarını da gösterir bir şekilde yapılmaktadır. gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenerek ilgililere bildirilmeye devam edilecektir Yetki devri; yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki devrinde yetki devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek yapılacaktır. Üst Yönetici- Yetki Devri Kapsamı EYLEM PLANI Sayfa 30

32 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devirlerinde, yetkinin önemi dikkate alınmaktadır Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenecektir. Üst Yönetici- Yetki Alanlarını Belirleme 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması konusunda azami gayret gösterilmektedir Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye yapılması sağlanacaktır. Üst Yönetici- Uygun Kişi EYLEM PLANI Sayfa 31

33 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Mevcuttur. Aynen devam edecektir Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyodlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. Üst Yönetici- Bilgi Akışı Her Yıl EYLEM PLANI Sayfa 32

34 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS 5 RDS 5.1 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. İlgili mevzuatlar çerçevesinde, çalışmalara tüm birimlerin katılımları sağlanarak, yıllarını kapsayan Belediyemizin Stratejik Planı hazırlanmıştır. RDS Belediyemizin, misyon ve vizyonunu oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanmıştır. Yasal mevzuatın öngördüğü zamanlarda revize edilerek bu doğrultuda Üst Yönetim- Müdürü Stratejik Plan Aralık 2014 Belediyemize ait yıllarını kapsayacak olan stratejik plan hazırlık çalışmaları katılımcı yöntemlerle yapılarak planın tamamlanması sağlanmıştır. EYLEM PLANI Sayfa 33

35 güncellenecektir. RDS Önemli faaliyetler kurum düzeyindeki hedefler ve stratejik plan ile yeterince ilişkilendirilecektir. - Faaliyet Raporu Her Yıl RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. İlgili yasal düzenlemeler esas alınarak, uygun zaman takvimlerinde performans programları hazırlanmaktadır.. RDS Performans programı hazırlanması için her birim kendi içinde bir ekip oluşturarak Performans Programının hazırlanmasına katkı sunacaklardır. Performans Programı Her Yıl Ağustos Ayı Stratejik Plan, çok yıllı yatırım programı performans programı ve bütçe süreçleri birbirlerine girdi sağlayacak şekilde hazırlanmaktadır. Mayıs ayında performans programı ve bütçeye ilişkin çağrılar EYLEM PLANI Sayfa 34