Yükseköğretimde Kalite: Başarılı Bir Kurumsal Dış Değerlendirme Süreci İçin Öneriler

Transkript

1 Yükseköğretimde Kalite: Başarılı Bir Kurumsal Dış Değerlendirme Süreci İçin Öneriler Prof.Dr. Zeki Ayağ Kadir Has Üniversitesi Endüstri Mühendisliği Öğretim Üyesi (YÖK Kalite Kurulu Takım Başkanı) 23 Temmuz 2015 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği; yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin iç ve dış kalite güvencesi, akreditasyon süreçleri ve bağımsız dış değerlendirme kurumlarının yetkilendirilmesi süreçlerini ve bu kapsamda tanımlanan görev, yetki ve sorumluluklara ilişkin 1. Giriş Asırlar boyu her zaman daha iyiye ulaşmak çabaları ile özdeşleşen kalite anlayışı, sistematik kurumsal yapıların örgütlenmesiyle farklı alanlarda çeşitli kalite düzeylerinin oluşumunu ve benimsenmesini sağlamıştır. 21. yüzyılda giderek karmaşıklaşan toplumsal ve ekonomik sistemler içerisinde kalite ve standartlara duyulan gereksinim hızla artmış ve artmaya devam etmektedir. Öncelikle ulusal boyutta kendi aralarında örgütlenen kurumlar, günümüzde uluslararası oluşumlar ve üst yapı organlarını kurularak küresel kalite anlayışının gelişimini sağlamışlardır. Toplam kalite felsefesi ve uluslararası standartlar, kurumsal yapıyı sistem olgusu içerisinde ele almakta ve öncelikle bir kalite sisteminin oluşturulmasını gerektirmektedir. Bu yapıda yönetim işlevleri kişilerden çok geliştirilen sistemlere dayalı olarak yürütülmektedir. Kalite sistemi içerisinde kurumsal iş ve işlemlerin tanımlanması, geliştirilen teknikler ve standartlar çerçevesinde analiz edilmesi, değerlendirilmesi ve yeniden yorumlanarak ilgili alanlarda programların geliştirilmesi öngörülmektedir. Günümüzde hızla değişen dünyada yeni koşulları özümseyip gerekli değişiklikleri uygulamaya yansıtmak özel sektörü olduğu kadar yükseköğretim kurumlarınında yönetsel yapılarını zorlamaktadır. Bu bağlamda kurumlar idari yapılarını, sahip oldukları kaynaklarını ve buna bağlı işleyişlerini yeniden yapılandırmak zorunda kalmışlardır. Birbirlerinden farklı yapı ve işleyişe sahip üniversitelerin, kendi kültürel kimliklerini bozmadan, ortak bir kalite anlayışı çerçevesinde bir araya gelmelerini sağlamak, bugün Avrupa 1 esasları düzenlemektedir. Bu makalede ise; hem Kalite Güvencesi Yönetmeliği kapsamında çalışmalarını yürüten, iç değerlendirme ve özellikle dış değerlendirme süreci için hazırlık yapan yüksek öğretim kurumlarına hem de değerlendirici olarak görev alacaklara yardımcı olmak amacı ile dikkat edilmesi gereken hususlara değinilmektedir. Birliği nin de öncelikli hedefleri arasına girmiştir. Ortak bir anlayış çerçevesinde, üniversitelerin idari ve akademik akreditasyonunu sağlamayı hedefleyen Avrupa Birliği içerisinde oluşturulmuş projeler ve çeşitli komisyon çalışmaları da kurumların kalite sistemlerine geçişini kolaylaştırmayı amaçlamaktadır. Dolayısıyla üniversitelerde kalite sistemlerine geçişi sağlamaya yönelik gerçekleştirilen çalışmalar, tüm diğer kurumlarda olduğu gibi bir yandan kurumsal kültürün korunmasını diğer yandan çağdaş yönetim anlayışının gerektirdiği kalite standartlarının uygulanmasını gerektirmektedir. Kalite sistemleri temel olarak kalite sistem dokümantasyonuna dayalı bir idari işleyişi ortaya koymaktadır. Bu çerçevede üniversitelerin yürüttükleri çalışmaları dokümente etmeleri, dokümantasyonla elde edilen veriler ışığında var olan sistemlerini denetlemeleri ve gerekli düzeltmeler için önlemleri almaları öngörülmektedir. Bu çalışmalar için üniversitelerce yürütülen tüm iş ve işlemlerin tanımlanması ve ilgili hizmet alanlarında gerçekleştirilen uygulamalar kapsamında gerekli dokümantasyon etkinliklerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir [1]. Doğal olarak yukarıda bahsedilen gelişmeler ışığında; YÖK tarafından 23 Temmuz 2015 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği ile Yükseköğretim Kalite Kurulu oluşturulmuştur. Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği yükseköğretim kurumlarının eğitimöğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin iç ve dış kalite güvencesi, akreditasyon süreçleri ve bağımsız dış değerlendirme

2 kurumlarının yetkilendirilmesi süreçlerini ve bu kapsamda tanımlanan görev, yetki ve sorumluluklara ilişkin esasları düzenlemektedir. İlgili yönetmelik kapsamında oluşturulan Yükseköğretim Kalite Kurulu, yükseköğretim kurumlarında kalite değerlendirme ve güvencesi çalışmalarını düzenlemek ve yürütmek üzere üç temel görevi yerine getirmektedir; Kurumsal Dış Değerlendirme, Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Kuruluşlarının Tescili ve Kalite Kültürü konusundaki farkındalığın arttırılması ve kalite güvencesi uygulamalarının yaygınlaştırılmasıdır [2]. Bu makelede ise; hem Kalite Güvencesi Yönetmeliği kapsamında çalışmalarını yürüten, iç değerlendirme ve özellikle dış değerlendirme süreci için hazırlık yapan yüksek öğretim kurumlarına hem de değerlendirici olarak görev alacaklara yardımcı olmak amacı ile dikkat edilmesi gereken hususlara değinilmektedir. 2. Başarılı Bir Kurumsal Dış Değerlendirme Süreci İçin Öneriler 23 Temmuz 2015 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Kalite Güvencesi Yönetmeliği yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin iç ve dış kalite güvencesi, akreditasyon süreçleri ve bağımsız dış değerlendirme kurumlarının yetkilendirilmesi süreçlerini ve bu kapsamda tanımlanan görev, yetki ve sorumluluklara ilişkin esasları düzenlemektedir. Aşağıda ise bu yönetmeliği baz alarak bir kurumun; Kalite güvence sistemi, eğitim-öğretim, araştırma ve geliştirme/toplumsal katkı ve yönetim konularında dikkat etmesi gereken önemli hususlara değinilmektedir. a. Kalite Güvence Sistemi Kalite güvence sistemi ile ilgili olarak bir kurumun dikkat etmesi gereken hususlar aşağıda kısaca özetlenmektedir (Şekil 1): Kurumun belirlenmiş ve ilan edilmiş bir kalite politikası olmalıdır ve başta kurumsal iç değerlendirme raporu (KİDR) olmak üzere, stratejik raporda tanımlanan veya kamuoyuna farklı yöntemlerle duyurulan vizyon ve misyonu ile de uyumlu olmalıdır. Kurum misyon farklılaşması odaklı yaklaşımı benimsemiş ise bunun açık ve anlaşılır olarak vizyon ve misyonunda ifade edip, amaç ve hedeflerini, temel değerlendirme veya performans göstergelerini buna göre yapılandırmış olması gerekmektedir. Diğer taraftan kurum 2 içindeki birimlere (fakülte, bölüm vb.) ait vizyon ve misyon tanımlanmışsa bunlar da kurum vizyon ve misyonuna uygun olarak tanımlanmalıdır. Stratejik planda belirlenen amaçlar, hedefler ve performans göstergelerinin yıllık faaliyet raporunda (kamu kurumlarında idare faaliyet raporu) ele alınması ve ortaya çıkan hedefsel sapmaların gerekçelerinin incelenip, yapılandırılmış toplantı ve tutanakları kayıt altına alınarak sisteme düzeltici faaliyet/eylem planı olarak yansıtılması sağlanmalıdır. Stratejik plan, performans programı ve bütçe arasındaki ilişki fonksiyonel bir şekilde tanımlanmalıdır ve planda yeralan performans göstergeleri ile faaliyet raporunda yeralan amaç ve hedefler için belirlenmiş temel göstergeler gerekli karşılaştırmaları yapmak için aynı olmalıdır. Planlama, uygulama, kontrol ve önlem alma (PUKÖ) çevrimi tüm kalite güvence sistemi içinde yönetim sistemi, eğitim öğretim, araştırma ve toplumsal katkı süreçleriyle idari ve yönetsel süreçlerde tam olarak işletilmelidir. Özellikle bu konuda çoğu üniversitelerimizin eksik olduğu veya hedefden sapmalar ile ilgili olarak alınan karar ve eylem planlarının kayıt altına almadıkları görülmektedir. Kurum içi kalite kültürünün yerleşmesi ve uygulamalara yansıması; çalışanlar ve yöneticilerinde, kalite çevrimleri konusunda farkındalık, sahiplenme ve motivasyon oluşturmak ve kurum içi iletişimin iyileştirilmesi amacı ile yapılandırılmış eğitim seminerleri gerçekleştirilmelidir. Ek olarak kurumsal hafıza ve kurum kültürünün sürekliliğine hassasiyet gösterilmeli, kurumun tarihsel geçmişi ve alışkanlıkları kalite güvence sistemi ile tam olarak entegre edilmelidir. Kalite güvence sisteminin temel dayanağı olan eğitim-öğretim, araştırma, idari ve toplumsal katkı süreçlerinde kuruma özgü anahtar performans göstergeleri sistematik ve tam olarak tanımlanmalıdır. Eğer kurum, uluslararası işbirliği çerçevesinde yaptığı çalışmalar sözkonusu ise (misyonunda mevcut ise); bununla ilgili sistematik olarak bir uluslararasılaşma stratejisi tanımlamalıdır. Bu bağlamda uluslararası protokoller ve işbirliği Programları nicel göstergelerle değerlendirilmelidir ve elde edilen sonuçların katkısı sonraki yıllara yönelik olarak yapılacak iyileştirme çalışmalarında kullanılmalıdır. Ayrıca uluslararası öğretim elemanlarının katkısı da nicel göstergelerle değerlendirilmelidir. Ek olarak;

3 kurum içinde varolan yabancı öğrenci/öğretim elemanlarına yönelik yabancı dil bilen nitelikli idari personelin de istihdamı, websayfası ve bilgi işlem uygulamaları arayüzü vb. önemli olmaktadır. Eğer kurum farklı yerleşkelerde birimlere sahip ise özellikle kalite güvence sistemini etkileyecek kurum içi birimler arasında kaynak ve imkanların kullanımına yönelik faaliyetlere yönelik iyi bir düzeyde denge ve uyum sağladığına emin olmalıdır. Kurumun kalite güvence sistemi ile ilgili olarak oluştuduğu Üniversite Kalite Komisyonu nun yetki, görev ve sorumlulukları ve organizasyon yapısı YÖK Kalite Kurulu Kalite Güvence Yönetmeliğine uygun olarak kurumun oluşturduğu bir yönerge ile tanımlı olmalıdır. Bu komisyon çalışmalarını kapsayıcı ve katılımcı bir yaklaşımla yürütmelidir, tüm birimleri temsil edecek şekilde yapılandırılmalıdır (alt komisyonlar vb.). Bu komisyon ile ilgili bir websayfası oluşturulmalı yapılan tüm faaliyetler ve toplantı tutanakları kayıt altına alınarak şeffaflık ilkesine göre başta iç ve dış paydaşlar olmak üzere kamuoyu ile paylaşılmalıdır. Kurum içerisinde olan farklı zamanlarda ihtiyaçlara göre oluşturulan komisyonların (bologna eşgüdüm komisyonu, eğitim komisyonu vb.) bir karışıklığa neden olmaması için sistem içerisindeki yerinin tam olarak ifade edilmesi gerekmektedir. Kurum bünyesinde ve/veya ilgili birimlerde daha önceden dış değerlendirme, program akreditasyonu, laboratuvar akreditasyonu ve sistem standartları yönetimi vb. çalışmalar yapılmış ise; bu çalışmalar ile ilgili bilgi ve dökümanların faydalanmak üzere başta iç ve dış paydaşlar olmak üzere kamuoyu ile paylaşılması gerekmektedir. Kurum KİDR raporunu hazırlama sürecinde muhakkak YÖK Kalite Kurulu nun İlgili sayfasında yeralan bilgi ve belgelerden faydalanmalıdır. Kurumun iç ve dış paydaşları ile etkileşimi için yapılacak toplantılar önceden planlanmalı/düzenli olarak tekrarlamalı, görüşülen konular ve alınan kararlar toplantı tutanakları şeklinde kayıt altına alınmalıdır. İç ve dış paydaş görüşlerine kalite güvence sisteminde bütüncül bir yaklaşımla; eğitim, araştırma ve idari süreçler konusunda başvurulmalıdır. Bu doğrultuda; Üniversite, Fakülte, Bölüm Danışma Kurulları oluşturulmalı ve kamuoyu ile paylaşılmalıdır. Kurum bünyesinde eğitim gören tüm öğrenciler (lisans, lisansüstü, yabancı, engelli vb.) hiyerarşik bir yapıda bir seçim sisteme dayanarak belirlenen temsilciler aracılığı ile karar alma süreçlerine katılmalıdır (kalite komisyonu toplantıları, öğrenci ile ilgili konularda Senato ve Yönetim Kurulu toplantıları). Kurum iyi bir mezun izleme sistemine sahip olmalı elde edilen sonuçların eğitim ve öğretim, araştırma ve yönetimsel süreçlere nasıl yansıtılacağı tam olarak tanımlanmalıdır. Şekil 1. Kalite Güvence Sistemi ve Bileşenleri [3] 3

4 b. Eğitim ve Öğretim Eğitim ve öğretim sistemi ile ilgili olarak bir kurumun dikkat etmesi gereken hususlar aşağıda kısaca özetlenmektedir (Şekil 2): Programların tasarımı ve onayı için süreçler tanımlanmalı ve paydaşlarla paylaşılmalıdır. Gerek lisans ve lisansüstü her seviyede öğretim programı için program ve ders bilgi paketleri (bologna çalışmaları vb.) tam olarak hazırlanmalı, kolayca erişilebilir olarak web sayfasında yayımlanmalıdır. Programların yeterlilikleri belirlenirken Türkiye Yükseköğretim Yeterlilikler Çerçevesi ile (TYYÇ) uyumu göz önünde bulundurulmalıdır. Ayrıca programların eğitim amaçları ve kazanımları kamuoyuna açık bir şekilde ilan edilmelidir. Öğrencilerin, staj ve işyeri eğitimi gibi kurum dışı deneyim edinmeleri gerektiğinde, kurum, programın kurum dışı destek bileşenlerini tanımlı süreçlerle garantiye almalıdır. Programların tasarımında paydaş görüşleri yapılandırılmış yöntemlerle (belirli dönemlerde yapılan toplantılar, kayıt altına alınan tutanaklar ve eylem planları) belirlenmelidir. Program güncelleme çalışmaları için öneri olarak akademik takvimde ilgili dönemler ilan edilmeli ve her bir program için program yeterliliklerine ulaşılıp ulaşılmadığının izlenmesi amacıyla gerekli mekanizmalar oluşturulmalı ve iyileştirme çalışmalarının nasıl yapıldığı ve kayıt altına alındığı belirtilmelidir. Yapılan iyileştirmeler ve değişiklikler konusunda tüm paydaşlar paydaş bilgilendirme toplantıları vasıtası ile bilgilendirilmelidir. Ayrıca güncelleme faaliyetleri için katkı veren paydaşların kimler olduğu ve karar verme sürecinde hangi aşamalara katıldıkları belirlenmeli ve kayıt altına alınmalıdır. Öğrencilerin aldıkları dersleri değerlendirmeleri için ders değerlendirme anketleri oluşturulmalı ve sonuçları analiz edilmelidir. Sonrasında bu sonuçların derslerin ve programın güncellenmesi ve sürekli iyileştirilmesi için nasıl kullanıldığı ve ilgili kayıtları ortaya konmalıdır. Kurumda gerek lisans gerekse lisansüstü tüm programlar için tercih edilme oranlarını izlenmeli ve uygun önlemlerle iyileştirmeler yapılmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Akredite olmak isteyen programlar (MÜDEK, FEDEK vb..) teşvik edilmelidir ve gerek birimlerde gerekse kurum genelinde yürütülen tüm kalite 4 odaklı çalışmalar ortak bir zeminde Rektör başkanlığındaki Kalite Komisyonu tarafından yönetilmeli veya gözetiminde gerçekleştirilmelidir. Programlarda yer alan derslerin iş yüküne dayalı kredi değerleri (AKTS) belirlenmeli, gerçekçi öğrenci iş yükünün belirlenmesi ve kredilerin güncellenmesinde öğrenci geri bildirimleri de alınmalıdır. Kurumda öğretmeden öğrenmeye geçiş stratejileri tanımlamalı ve tam olarak uygulamaya yansıtılmalıdır. Kurumda öğrenci merkezli eğitim konusunda öğretim elemanlarının farkındalığı yüksek olmalıdır. Kurum içi eğitim programlarında ya da eğiticilerin eğitimi programında, öğrenci merkezli eğitim yaklaşımları ile ilgili bilgiler periyodik olarak paylaşılmalıdır. Kurum içinde tüm programların faydalanmasına yönelik olarak kültürel derinlik ve farklı disiplinleri tanıma fırsatı veren seçmeli dersler yapılandırılmalıdır. Kurumda öğretim elemanı başına düşen öğrenci sayısı, program yeterliliklerinin garantiye alınması açısından tüm birimlerde adil olmalıdır (öğretim üyesi/elemanı ve asistan/uzman dağılımları vb.). Bu bağlamda öğrenci danışmanlık sistemi de her birimde etkin olarak işletilmelidir. Öğretim elemanları öğrencilere öğrenim hayatları boyunca yeterli rehberlik ve desteği sağlamalı, danışman toplantı tutanakları kayıt altına alınmalıdır. Kurum, aynı zamanda öğrencilerin akademik gelişimini ölçülebilir yöntemlerle izlemelidir. Öğrenci iş yükü esaslı kredi transfer sistemi (AKTS) uluslararası hareketlilik programlarında işletilmeli, tüm programlarda öğrencilerin yurt içinde ve yurt dışındaki iş yeri ortamlarında gerçekleşen mesleki uygulama/alan çalışması ve stajlarının iş yükleri belirlenmeli ve programın toplam iş yüküne dâhil edilmelidir. Başarı ölçme ve değerlendirme yöntemi hedeflenen program ve ders öğrenme çıktılarına ulaşıldığını ölçebilecek şekilde tasarlanmalıdır. Öğrencinin derslerdeki başarılı olma durumuna ve öğrencinin mezuniyet koşullarını sağlayıp sağlamadığına ilişkin kararlar şeffaf ve tanımlı süreçlerle verilmelidir. Başarı ölçme ve değerlendirme yöntemini uygulayan öğretim üyeleri/elemanları, başarı değerlendirmesinin öğrencilerin hedeflenen bilgi, beceri ve yetkinlikleri edinmesinde oynadığı rol hakkında yeterli ve düzenli olarak bilgilendirilmelidir.

5 Doğru, adil ve tutarlı değerlendirmeyi güvence altına almak için süreçler önceden tanımlanmış yöntemlerle izlenmelidir. Kurumda, öğrencinin devamsızlığı veya sınava girmeyi engelleyen haklı ve geçerli nedenlerin oluşması durumunu kapsayan açık düzenlemeler olmalıdır (ilgili yönergeler). Kurum, öğrenci kabullerinde açık ve tutarlı kriterler uygulamalıdır. Önceki formal öğrenmelerin tanınması ile non-formal ve informal öğrenmelerin tanınması için tanımlı süreçler bulunmalıdır. Kurum, öğretim elemanlarının işe alınma, atanma sürecini tanımlı süreçlerle yürütmeli, atama ve yükseltilme kriterleri misyon ve hedeflerle uyumlu olmalıdır. Kuruma dışarıdan ders vermek üzere öğretim elemanı seçimi ve davet edilme usulleri, önceden ilan edilmiş kurallarla gerçekleştirilmelidir. Kurum içi ders görevlendirmelerinde, eğitim-öğretim kadrosunun yetkinlikleri ile ders içeriklerinin örtüşmesi sağlanmalı ve çeşitli kriterlerle güvence altına alınmalıdır. Eğitim-öğretim kadrosunun mesleki gelişimlerini sürdürmek ve öğretim becerilerini iyileştirmek için ilan edilmiş olanaklar sunulmalıdır. Eğiticilerin eğitimi programları bulunmalı, sonuçları izlenmeli ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır. Kurumun, öğrencilere yönelik rehberlik ve psikolojik danışmanlık faaliyetleri olmalı ve düzenli olarak yürütmelidir. Özel yaklaşım gerektiren öğrenciler için düzenlemeler olmalıdır. Kurum, öğrencilere sunulan öğrenme kaynaklarını, özel öğrenim, ders ve diğer konularda ihtiyaç duyulabilecek rehberlik/danışmanlık gibi destekleri planlı faaliyetlerle sağlamalıdır. Öğrenme kaynaklarına erişimde rekabet odaklı yaklaşım benimsenmelidir. Kurum, özel yaklaşım gerektiren öğrencilere yeterli ve kolay ulaşılır öğrenme imkânları sağlamalıdır. Öğrenci gelişimine yönelik sosyal, kültürel, sportif faaliyetler yeterli düzeyde desteklenmelidir. Öğrencilerin kullanımına yönelik tesis ve altyapı imkanları olmalıdır. Kurum bünyesinde sunulan hizmet ve desteklerin kalitesi ve etkinliğini güvence altına alınmalıdır. Öğrenci gelişimine yönelik sosyal, kültürel, sportif faaliyetler desteklenmelidir. Finansal kaynakların dağılımı şeffaf ve hesap verilebilirlik ilkesiyle gerçekleştirilmelidir. Yıllık bütçenin öğrenim kaynakları ve öğrencilere sunulan destekler açısından yüzdelik dağılımı şeffaf ve tanımlı süreçlerle ifade edilmelidir. Engelsiz üniversite koşulları (binalarda ve kampüs içinde) tam olarak sağlanmalıdır. Şekil 2. Eğitim ve Öğretim Bileşenleri ve Kalite Güvence Sistemi ile İlişkisi [3] 5

6 c. Araştırma ve Geliştirme Araştırma ve geliştirme ile ilgili olarak bir kurumun dikkat etmesi gereken hususlar aşağıda kısaca özetlenmektedir (Şekil 3): Kurumun araştırma faaliyetleri ile diğer akademik faaliyetler arasındaki yeri tanımlanmalıdır. Diğer taraftan kurum, yerel/bölgesel/ulusal kalkınma hedefleriyle kendi araştırma stratejileri arasında bir bağ kurmalı, yapılan araştırmaların sosyoekonomik kültürel dokuya katkısını teşvik etmelidir. Kurumun araştırma amaç ve hedefleri stratejik planında tanımlanmış olmalı, bu amaç ve hedefler düzenli aralıklarla bir faaliyet raporu (kamuda idare faaliyet raporu) hazırlanarak gözden geçirilmeli, hedeften sapmalar tespit edilmeli ve bir eylem planı hazırlanmalı, kayıt altına alınarak iyileştirme yönünde adım atılmalıdır. Kurum içerisinde atıl durumda olan/kaynak kullanan (öğrencisi olmayan, performans gösteremeyen veya çıktı üretemeyen) bölüm, program, araştırma ve uygulama merkezleri vb. birimler gözden geçirilmeli ve gerekli önlemler alınmalıdır. Kurum araştırma kapasitesinin arttırılmasına yönelik olarak teknoloji transfer ofisi, teknokent ve kuluçka merkezlerinin kurulmasını teşvik etmeli ve bu yolla bölge/ülke ekonomisine nasıl katkı sağlayabileceğini ortaya koymalıdır. Kurumun amaç ve hedeflerine yönelik olarak araştırma ve geliştirme faaliyetleri için fiziki ve teknik altyapı ve mali kaynak oluşturulmasına ve uygun şekilde kullanımına yönelik bir politikası olmalıdır. Eksik fiziki altyapı tamamlanmalı, birimlerde eğitim-öğretim ve araştırmayı etkileyebilecek altyapı problemleri çözülmeli, atölye ve laboratuvarlardaki eksiklikler giderilmeli, mevcut donanım ve teçhizatın bakım ve yenilenmesinin planlı olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Kurum, araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin arttırılmasına yönelik olarak iç ve dış paydaşlarla işbirliğine gitmeli ve kongre, fuar, kariyer günleri gibi etkinliklerin düzenlemesini desteklemelidir. Kurum aynı zamanda değerlendirme yılı içinde tamamlanan ya da devam eden araştırma faaliyetlerinin sonuçlarını veya kısa vadede beklenen sonuçları izlemeli ve değerlendirmelidir. Kurumun, araştırma çalışmaları için üniversite dışı fonlamaların miktarını arttırmaya yönelik rekabetçi stratejileri olmalı ve bu fonları kullanmaları için araştırmacıları teşvik etmek üzere çeşitli faaliyetleri desteklemelidir. Kuruma sağlanan dış destekler stratejik hedefler ile uyumlu ve yeterli olmalıdır. Kurum, işe alınan/atanan araştırma personelinin gerekli yetkinliğe sahip olmasını güvence altına almalıdır. Atama ve yükseltme işlemlerinde araştırma performansının yeri açık şekilde tanımlanmalıdır. Ayrıca araştırma kadrosunun yetkinliği ölçülmeli ve değerlendirilmelidir. Kurum tüm birimlerde ilgili bölüm ve programlarda araştırma ve geliştirme kapasitesi açısından yeterli öğretim üyesi/elemanı/araştırma görevlisi sayısının sağlandığından ve dengeli dağıldığından, araştırmaların sürdürülebilirliği açısından öğretim elemanı ders yüklerinin makul seviyelerde olduğundan emin olmalıdır. Kurum araştırma kadrosunun yetkinliğinin geliştirilmesi ve daha da iyileştirilmesi için BAP, kongre, proje desteği gibi imkanlar sağlamalıdır; araştırma, teknoloji geliştirme veya sanat faaliyetlerini teşvik etmelidir. Kurumun hala hazırda devam ettiği tüm araştırma faaliyetleri stratejik planda belirtilen amaç ve hedeflerle uyumlu olmalıdır. Kurumun araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin etkinlik düzeyi/performansı yıllık faaliyet raporlarında verilere dayalı ve periyodik olarak ölçülmeli ve değerlendirilmeli, araştırma faaliyetlerine yönelik olarak yapılan değerlendirmelerin sonuçları yayımlanmalıdır. Kurum, araştırma performansının hedeflerine ulaşmasındaki yeterliliğini düzenli olarak gözden geçirmeli ve sürekli iyileştirme sağlamalıdır. 6

7 Şekil 3. Araştırma ve Geliştirme Bileşenleri ve Kalite Güvence Sistemi ile İlişkisi [3] d. Yönetim Sistemi Kurum Yönetim sistemi ile ilgili olarak bir kurumun dikkat etmesi gereken hususlar aşağıda kısaca özetlenmektedir (Şekil 4): Kurumun, eğitim-öğretim ve araştırma süreçlerinin yönetimi dâhil olmak üzere tüm yönetim ve idari yapısı tanımlanmalıdır (organizasyon el kitabı; organizasyon yapısı, görev, yetki ve sorumluluklar). İç kontrol standartlarına (kamu kurumları) uyum eylem planı bulunmalı ve uygulamaya ait tutanaklar tutulmalıdır. İç kontrol standartlarında sorgulanan, idari ve destek birimlerinde görev alan personelin, eğitim ve liyakatlerinin üstlendikleri görevlerle uyumunu sağlamak üzere görev tanımları, yetki ve sorumlulukları ve iş akış süreçleri tam olarak tanımlanmalıdır. İnsan kaynakları, mali kaynakları ile demirbaş kaynakların izlenmesine yönelik bir sistem bulunmalı, etkin ve verimli kullanımlarına yönelik bir izleme sistemi olmalıdır. Kurum özellikle stratejik planda belirtilen amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol etmek amacı ile gerekli verileri toplamak, analiz etmek ve raporlamak üzere bir bilgi yönetim sistemi (kalite güvence yönetimi sistemi veya stratejik planlama yönetim sistemi vb.) geliştirmelidir. Diğer bir deyişle; kurumun tüm faaliyetlerini özellikle kalite güvence sistemi ile ilgili göstergeleri kapsayacak ve belirli dönemlerde gerekli olan bilgilerin toplanması amacına yönelik şekilde bir Bilgi Yönetim Sistemi olmalıdır. Ayrıca toplanan verilerin güvenliği, gizliliği ve güvenilirliği uygun yöntemlerle sağlanmalıdır. Kurum dışarıdan aldığı idari ve/veya destek hizmetlerinin tedarik sürecine ilişkin kriterleri belirlemeli, alınan bu hizmetlerin uygunluğu, kalitesi ve sürekliliğini güvence altına almalıdır. Kurum, topluma karşı sorumluluğunun gereği olarak, eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve yönetim faaliyetlerini de içerecek şekilde tüm faaliyetleri ile ilgili güncel verileri kamuoyuyla paylaşmalı, kamuoyuna sunduğu bilgilerin tarafsızlığını ve nesnelliğini güvence altına almalıdır. Kurum tüm birimlerde kalite güvencesi sistemini; mevcut yönetim ve idari sistemini, yöneticilerinin liderlik özelliklerini ve verimliliklerini, ölçme ve izlemeye imkân tanıyacak şekilde tasarlamalı, sonuçların değerlendirilmesini ve nasıl eyleme dönüştürüleceğini tam olarak tanımlamalıdır. Aynı zamanda kurum yönetim ve idarenin kurum çalışanlarına ve genel kamuoyuna hesap verebilirliğine yönelik ilan edilmiş bir politikası olmalıdır. 7

8 Şekil 4. Yönetim Sistemi Bileşenleri ve Kalite Güvence Sistemi ile İlişkisi [3] 3. Sonuç 2015 tarihinde yürürlüğe giren Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği ne istinaden yüksek öğrenim kurumları eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin iç ve dış kalite güvencesi gibi hususlarda çalışmalara başlamış ve halen de devam etmektedirler. Dolayısıyla kurum bünyesinde kalite odaklı bir yapının kurulması mevcut yapının tekrar organizasyonu vb. bazı hususları da beraberinde getirmektedir. O yüzden; bu makalede hem Kalite Güvencesi Yönetmeliği kapsamında çalışmalarını yürüten, iç değerlendirme ve özellikle dış değerlendirme süreci için hazırlık yapan yükseköğretim kurumlarına hem de değerlendirici olarak görev alacaklara yardımcı olmak için dikkat edilmesi gereken hususlara değinilmektedir. Bu çalışmanın faydalı olacağını ümit eder ve kalite yolculuğuna başlayan tüm yükseköğretim kurumlarımıza başarılar dilerim. [2] Yüksek Öğretim Kalite Kurulu websayfası ( [3] Kurumsal Dış Değerlendirmeye Bir Bakış Sunumu, Kurumsal Dış Değerlendirme Sürecine Girecek Yükseköğretim Kurumları İçin Bilgi Paylaşımı Toplantısı, 30 Kasım 2016, YÖK Toplantı Salonu, Ankara. Kaynakça [1] Özgür Külcü, Kamu Üniversitelerinde Kalite Yönetimi ve Kalite Sistem Dokümantasyonu Çerçevesinde Belge Yönetimi, Doktora Tezi, Hacettepe Üniversitesi Yayını, Ankara, ( ui/bitstream/2062/575/1/134.pdf) 8