BİRLİKTE Destek Programı için 4 14 Aralık 2017 tarihleri arasında 7 bölgede gerçekleştirilen tanıtım toplantılarında iletilen sorular ve yanıtları

Transkript

1 Bu Program AvrupaBirliği BİRLİKTE Destek Programı için 4 14 Aralık 2017 tarihleri arasında 7 bölgede gerçekleştirilen tanıtım toplantılarında iletilen sorular ve yanıtları

2 Soru 1: Bileşen 1 için Başvuru Formunda 2.2 numaralı soruda bahsi geçen ortaklıklar ile kast edilen geçmiş proje ortaklıkları mıdır? Soru 2: Bileşen 1 ve Bileşen 2 Başvuru Formu nda 2.3 numaralı soruda temel faaliyetleri gerçekleştiren kişilerin isimlerini de belirtmek gerekir mi? Cevap 1: Resmi proje ortaklıkları da dahil olmak üzere, bunların dışında kalan her türlü ortak çalışma ve iş birliği deneyimi de bu bölümde geçmiş deneyimler içerisinde düşünülerek açıklanabilir. Cevap 2: Hayır, böyle bir gereklilik bulunmamaktadır. Kurum içerisinde üstlendikleri görev ve sorumlulukları tanımlamak yeterli olacaktır. Soru 3: Gönüllü çalışandan kasıt üye olmayıp gönüllü çalışan mı? Soru 4: STÖ müzde mevcut durumda ücretli çalıştırdığımız personelimiz bulunmuyor, faaliyetlerimizi gönüllülük temelli yürütüyoruz. BİRLİKTE den sağlayacağımız maddi destek ile ücretli çalışan istihdam edebilir miyiz? Cevap 3: Evet, gönüllüler ile kast edilen, STÖ üyesi olmayıp gönüllülük esası ile STÖ faaliyetlerine destek olan kişilerdir. Cevap 4: Program kapsamında hibe almaya hak kazanan bir STÖ, geçmiş dönemde istihdam ettiği personelini de yeni istihdam edeceği personelini de bu programdan sağlayacağı finansal destek ile istihdam edebilir. Önemli olan, Başvuru Sahibi STÖ nün kurumsal ihtiyaçları kapsamında istihdam ettiği ya da edeceği personeli başvurunun bütünü içerisinde açıkça gerekçelendirerek ifade etmesidir. Bunun için program başvuru formu içerisinde ve bütçede personele ilişkin özet görev tanımının bulunduğu açıklama bölümlerinin doldurulması gerekmektedir. Soru 5: Biz bütçeyi sadece ilk yıl için, yani bir yıllık hazırlayacağız, siz onu iki ile çarpacaksınız değil mi? Soru 6: Hibeden 2. yıl da faydalanmak için hangi şartların yerine getirilmiş olması bekleniyor? Cevap 5: Programa başvuru esnasında oluşturulacak olan bütçe tablosu hibeden faydalanılacak olan birinci yıl için tahmini bütçeyi göstermektedir. Dönem sonunda, hibe sözleşmesi Madde 3.1 de belirtilen sözleşmenin kendiliğinden feshini doğuran koşullar ortaya çıkmamış ise, hibe faydalanıcısı Madde 12.1 de belirtildiği gibi, uygulama döneminin 12. ayında ikinci yıl için tahmini bütçesini, beklenen gelirler tablosunu ve iş planını Sözleşme Makamına sunar. İkinci yıl için toplam hibe tutarı ise birinci yıl sonunda sunulan raporlara, belirlenen uygun gider toplam tutarına ve de ikinci yıl için sunulan tahmini bütçe tablosuna göre belirlenir. Programın Hibe Sözleşmesi taslağına bu linkte yer alan teklif çağrısında en altta sıralanmış dokümanlar içerisinden erişebilirsiniz. Cevap 6: Programın teklif çağrısı ile beraber Bileşen 1 ve Bileşen 2 için hibe sözleşmesi taslakları da yayımlanmıştır. Hibe sözleşmeleri içerisinde programdan 2. yıl da yararlanabilmenin koşulları ifade edilmiştir. Buna göre, programın birinci uygulama yılının sonunda Faydalanıcının sunacağı raporlarda aşağıdaki koşullarının birinin oluştuğunun anlaşılması durumunda sözleşme kendiliğinden fesih olmuş sayılır: a)birinci yıl için tahsis edilen hibe bütçesinin yıl içinde kullanılmayan bölümünün toplam bütçenin üçte birinden fazla olması, b)kurumsal rehberlik programı faaliyetlerinin üçte birinden fazlasına katılmamış olmak, c)gerçekleşen harcamaların yüzde 25 inden fazlasının uygun olmayan gider olması. Bu koşullardan hiçbirisi oluşmamış ise, Hibe Faydalanıcısı STÖ ikinci yıl da programdan yararlanmaya devam eder. Programın Hibe Sözleşmesi taslağına bu linkte yer alan teklif çağrısında en altta sıralanmış dokümanlar içerisinden erişebilirsiniz.

3 Soru 7: Hibe başvuru formu içerisinde internet linklerine yer vermek uygun mudur? Soru 8: Her bir başvuru sahibi STÖ birinci yıl için yıllık kurumsal bütçe toplamının en fazla % 90 ını bu programdan karşılayabilir ifadesindeki bütçe yıllık giderleri mi ifade etmektedir? Soru 9: Programa sunulacak olan bütçe tablosu Ocak 2018 itibariyle mi başlatılmalı, yoksa birinci uygulama dönemi olan Mayıs 2018 itibariyle mi? Cevap 7: Hibe başvurusunun değerlendirme ve puanlaması asıl olarak başvuru formunda sunulan açıklamalar temel alınarak yapılacaktır. Hibe başvuru formu içerisinde belirtilecek internet linkleri ancak geçmiş deneyime ilişkin kanıtlayıcı unsurlar olarak belirtilebilecektir. Bağımsız değerlendiricilerin bu linkler içerisinde yer alan içerikleri değerlendirmeye almaları söz konusu olamayacaktır. Cevap 8: Burada ifade edilen koşul BİRLİKTE Destek Programından talep edilecek bütçe ile başvuran STÖ nün yıllık toplam kurumsal bütçesi arasındaki orana ilişkindir. Bu oranların tespiti için kurumsal giderler değil gelirler esas alınacaktır. Başvuru Sahibi STÖ nün BİRLİKTE Destek Programı ndan hibe olarak sağlayacağı gelirin hibeden faydalanacağı 12 ay boyunca yıllık kurumsal gelirlerinin toplamının en fazla % 90 ını (ikinci yıl için en fazla % 70 ini) oluşturması beklenmektedir. Buna göre, STÖ nün BİRLİKTE Destek Programı dışında da gelir elde ediyor olması beklenir. 12 aylık süre için beklenen gelirler başvuru aşamasında sunulacak olan bütçe tablosunda belirtilecektir. Cevap 9: Başvuruya eklenecek bütçe tablosu, Programın birinci uygulama yılı için tahmini dönem olan 15 Mayıs Mayıs 2019 arası için hazırlanmadır. Soru 10: Uygulama esnasında bütçe kalemleri arasında aktarma olabilecek mi? Cevap 10: Evet, uygulama süresinde bütçe kalemleri arasında aktarma yapılabilecektir. Bütçe kapsamındaki değişikliklerin ne şekilde olabileceği konusu hibe sözleşme taslağında Madde 4 te düzenlenmiştir. Programın hibe sözleşmesi taslağına bu linkte yer alan teklif çağrısında en altta sıralanmış dokümanlar içerisinden erişebilirsiniz. Soru 11: Bütçe oluşturulurken ne düzeyde ayrıntılı bir bütçe sunulması gerekiyor? Cevap 11: Başvuru Formu Ek 1 de yer alan bütçe tablosunda birinci çalışma sayfasında yer alan açıklama notu bütçenin ne şekilde hazırlanması gerektiğine ilişkin ayrıntılı bilgi sunmaktadır. Açıklamalarda da belirtildiği gibi, bazı maliyetlerin birim tutarlarla ifade edilmesi gereği bulunuyorken, bazı alt kalemler için birim adet ve birim tutarların belirtilmesi zorunlu tutulmamıştır. Başvuru sahibi bu kalemler için birim sayılarını kestirmekte güçlük yaşıyorsa, bunlar için yıllık olarak öngörülen toplam maliyetin belirtilmesi de yeterli olabilecektir. Bu durumda birim adet ve birim maliyet bölümüne ilişkin sütunlar boş bırakılır ve sadece toplam maliyet sütununa tutar girişi yapılır. Bütçe hazırlanma aşamasında sağlanan bu esneklik raporlamada evrak beyan etme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Dönem sonunda mali raporlar hazırlanırken, başvuru sahibi bütçenin diğer bütün kalemlerinde olduğu gibi bu kalemler için de harcama ve ödeme belgeleri beyan edecektir. Toplam maliyet belirtilerek tahmini bütçe yapılabilecek alt başlıklar bütçe başlığın yanında (*) işareti ile belirtilmiştir.

4 Soru 12: Bütçe içinde sadece kira talep ediyor olabilir miyim? Soru 13: İki yıl için Euro luk bütçeyi yaptık. Sözleşmeyi Euro luk mu imzalayacağız, Euro luk mu? İkinci yıl için hibeden faydalanabilmenin garantisi var mıdır? Soru 14: Program desteğiyle satın alınacak ekipman ve malzemede menşe belgesi isteyecek misiniz? Soru 15: Bir STÖ hem ulusala hem yerele başvurabilir mi? Soru 16: Ekipman için toplam gider tutarını bütçenin en fazla %30 u olarak belirlemişsiniz. Örneğin doğa sporları derneğiyiz, bilgisayar vs. değil ama faaliyetlerimizle ilişkili olarak dağcılık malzemesi alacağız. Bu durumda aynı üst sınır yine de geçerli midir? Cevap 12: Başvuru sahibi STÖ hibe uygulama yılı içerisindeki hedeflerine göre kurumsal ihtiyaçlarını belirleyerek, mevcut ve beklenen gelir kalemlerine göre Programdan talep edeceği harcamalarını düzenleyebilir. Bu doğrultuda herhangi bir kısıtlama ya da ek kural belirlenmemiştir. Bu kapsamda, Değerlendirme Tablosu Bölüm 5 te yıllık faaliyet planı ve bütçenin uygunluğunun bir değerlendirme kriteri olduğunu, bunun için de başvuru formu ve bütçenin bütüncül şekilde değerlendirileceğini de hatırlatırız. Cevap 13: Başvuruya eklenecek bütçe tablosu (Başvuru Formu Ek 1) sadece birinci uygulama yılı için hazırlanacaktır. Birinci uygulama yılı için talep edilebilecek en fazla hibe miktarı Euro dur. Dönem sonunda, hibe sözleşmesi Madde 3.1 de sıralanan sözleşmenin kendiliğinden feshine neden olan koşullar ortaya çıkmamış ise, hibe faydalanıcısı Madde 12.1 de belirtildiği gibi, uygulama döneminin 12. ayında ikinci yıl için tahmini bütçe ve gelirler tablosu ve iş planını sözleşme makamına sunar. İkinci yıl için toplam hibe tutarı ise birinci yıl sonunda sunulan raporlara, belirlenen uygun gider toplam tutarına ve de ikinci yıl için sunulan tahmini bütçe tablosuna göre belirlenir. Programın hibe sözleşmesi taslağına bu linkte yer alan teklif çağrısında en altta sıralanmış dokümanlar içerisinden erişebilirsiniz. Cevap 14: Hayır, bu program kapsamında satın alınacak ekipman/malzeme için menşe belgesi aranmayacaktır. Ortak Uygulama Tüzüğü (IPA II) ve Avrupa Kalkınma Fonu kapsamında tedarik edilen mallar, eğer malların tutarı satın alım başına Euro nun altında ise, herhangi bir menşei kuralına tabii değildir. Cevap 15: Hayır, bir STÖ karşıladığı uygunluk kriterlerine istinaden ya Bileşen 1 için ya da Bileşen 2 için uygun başvuru sahibidir ve yalnızca uygun olduğu bileşene başvuru iletebilir. Cevap 16: Evet, ekipman ve malzeme için belirlenmiş % 30 luk üst sınır ekipmanın türünden bağımsız olarak geçerlidir. Her durumda, ekipman için ayrılan toplam tutar bütçenin % 30 undan fazla olamaz. Soru 17: Başvuru formunda profil bölümünde yer alan faaliyet gösterilen il/iller bölümünde sadece dernek merkezimizin olduğu ili mi yazacağız yoksa ortaklık yaptığımız diğer illeri de yazacak mıyız? Cevap 17: Bahsi geçen soruda da belirtildiği gibi, hangi illerde faaliyet gösteriliyorsa bu illerin belirtilmesi beklenmektedir.

5 Soru 18: Ulusal bazda başvuru yapacak STÖ lerin yerelde sivil toplumu desteklemesi gibi bir koşuldan bahsedildi. Bu varsa bile bunu nasıl ispatlayacağız? Yerel örgütlere şöyle katkı vermeyi düşünüyoruz gibi yazmamız yeterli mi, yoksa bunu bir şekilde ispatlamak durumunda mıyız? Soru 19: Başvuruya eklenecek tüzük kopyasının noter kanalıyla aslı gibi mi onaylatılarak iletilmesi zorunluluğu bulunuyor mu? Soru 20: Başvuru Formunda 1.6 no.lu soruda STÖ müzün amacına ulaşmak için gerçekleştirdiği temel faaliyetleri belirtirken, soruda sıralanmış işlevlerden (savunuculuk, sivil izleme, vs.) sadece birini mi işaretleyebiliriz, yoksa birkaç işlevi işaretleyebilir miyiz? Soru 21: Ulusal bir STÖ son 5 yıl içinde en az 2 hibe projesi yürütmüş değilse, ulusal bir STÖ olarak değerlendirilmiyor mu? Soru 22: Proje bütçesinde, ekipman bölümünde elektronik ekipman dışında kendi ihtiyacımıza göre alt başlık açarak daha farklı türde ekipman ve malzeme için de (örneğin dağcılık malzemeleri) hibe talep edebilir miyiz? Soru 23: Kirayı ayni gelir olarak gösterebilir miyiz? Soru 24: Bütçe şemasında seyahat giderleri içerisinde araç kirası ve akaryakıt dahil değil. Ancak özellikle toplu taşıma araçları ile erişilemeyecek yerlere yapılacak seyahatlerde kendi araçlarımızı kullandığımızda akar yakıt gideri ne olacak? Cevap 18: Bileşen 2 ye başvuru iletecek ulusal düzeyde çalışan STÖ lerin hazırlayacakları başvuru formunda yerel misyonlarını ve yerel düzeyde gerçekleştirdikleri ortak çalışmaları ifade edecekleri bölümler bulunmaktadır. Ayrıca, yine Başvur Formu 5 no.lu bölümde de (Yıllık Faaliyet Planı ve Bütçe) hibeden faydalanacakları birinci yılda bu misyonlarını tamamlamak üzere hangi faaliyetleri gerçekleştireceklerini belirteceklerdir. Başvuru sahiplerinden, başvuruya eklenmesi beklenen destekleyici evraklar dışında, formda beyan edecekleri bilgilere ilişkin herhangi bir kanıtlayıcı belge iletmeleri beklenmemektedir. Değerlendirme aşamasında başvuru formunda beyan edilen bilgiler esas alınarak değerlendirme yapılacak, formda belirtilen bilgiler değerlendirme tablosundaki kriterlere göre çapraz ve bütüncül şekilde değerlendirilecektir. Cevap 19: Hayır. Tüzük nüshasının Başvuru Sahibi STÖ nün yasal temsilcilerince aslı gibi onayı yapılarak (imzalı ve kaşeli şekilde) iletilmesi yeterlidir. Cevap 20: STÖ nüzün faaliyetleri soruda sıralanan hangi işlevlerle ilişkili ise o sayıda işlevi işaretleyip, açıklayarak belirtebilirsiniz. Cevap 21: Bileşen 2 için geçerli olan son 5 yıl içerisinde en az 2 hibe projesi yürütmüş olmak kriteri ulusal örgüt olmak için bir kriter değil, programa uygunluk için bir ek kriterdir. Bu programa başvuru iletebilmek için, ulusal ölçekte çalışan bir STÖ nün aynı zamanda son 5 yıl içerisinde en az 2 hibe projesi yürütmüş olmak kriterini de karşılıyor olması beklenmektedir. Cevap 22: Evet. Bütçede ekipman malzeme başlığı altında kendi kurumsal ihtiyaçlarınız doğrultusunda alt kalem açarak gider belirtebilirsiniz. Bütçede belirtilen maliyetlerin uygunluğu başvuru formu ile bütüncül olarak değerlendirilecektir. Cevap 23: Başvuru Sahibi STÖ, üçüncü taraflarca tahsis edilen bir ofisi bulunuyorsa bu ofisin kirasını rayiç bedel üzerinden değerlendirerek gelirler tablosunda ifade edebilir. Cevap 24: Başvuru Rehberi bölüm ve de belirtildiği gibi, her iki bileşen için de araç kiralama ve akaryakıt maliyetleri bu program kapsamında uygun gider değildir. Ancak, Başvuru Sahibi STÖ nün yönetim kurulunun alacağı yazılı karar ile, belirli bir görev dahilinde kurumsal ihtiyaçlar için belirli bir süre tahsis edilecek bir özel otomobilin akar yakıt giderleri uygun maliyet olarak değerlendirilebilir.

6 Soru 25: Destekleyici belgeler içerisinde dernekler beyannamesinin tamamını mı isteyeceksiniz yoksa sadece gelirlere ilişkin kısmını mı? Cevap 25: Dernek beyannamesinin resmi makama iletildiği şekliyle tamamı iletilecektir. Soru 26: Program kapsamında talep edilecek kira giderlerine kira stopajı da dahil midir? Sizden talep edeceğimiz rakamı vergi dahil olarak mı bütçede belirteceğiz? Cevap 26: Bütçede belirtilecek kira giderine stopaj dahil olacak şekilde brüt tutar belirtilecektir. Kira stopajından doğan gider de program kapsamında uygun giderdir. Soru 27: Derneğimize ilişkin elektrik, su, doğalgaz faturaları genelde dernek adına değil de YK Başkanı adına düzenleniyor. Bu faturalar uygun kabul edilir mi? Cevap 27: Ofis giderlerinize ilişkin öncelikle resmi muhasebe kayıtlarınız esas alınacaktır. Sabit giderlere ilişkin faturalar dernek ofisi adresi için düzenlenmiş ise uygun gider olarak kabul edilir. Başka bir adrese ilişkin düzenlenmiş faturalar hiçbir durumda uygun gider olarak değerlendirilmeyecektir. Soru 28: Bizim bu programdan beklentimiz Euro ise, yaklaşık Euro tutarında bir program bütçesi mi hazırlamalıyız? Yani, program bütçesinin en az % 10 unu kendi gelirlerimizle mi karşılamak durumundayız? Cevap 28: Programa sunacağınız ve talep edeceğiniz bütçe tutarının tamamı (% 100 ü) bu program tarafından karşılanacaktır. Program bütçesine eş-finansman sağlama koşulu bulunmamaktadır. Ancak, programdan talep edeceğiniz maksimum hibe tutarı birinci yıl için yıllık kurumsal bütçenizin en fazla % 90 ı olabilir. İkinci yıl için ise bu oran en fazla % 70 tir (Bileşen 1 için). Soru 29: Biz dernek olarak gelirimiz sadece hibe gelirleridir. Üyelik aidatımız bulunmuyor. Aldığım hibeyle zaten proje yapıyorum. Proje hibelerini gelir olarak kabul edecek miyiz? Cevap 29: Dernek beyanname formatında gelirlere ilişkin kalemlerin sıralandığı bölümde belirtildiği üzere hibe, yardım ve diğer bağışlar da gelir olarak değerlendirilmektedir. Dolayısıyla, bütçenin beklenen gelirler tablosu bölümünde proje hibelerine ilişkin gelirler de belirtilecektir. Soru 30: Planlanan tahmini gelirler için hangi Euro kurunu kullanacağız? Cevap 30: Başvuru aşamasında Beklenen Gelirler Tablosu için AB tarafından yayımlanan aylık InforEuro kuru ya da Merkez Bankası tarafından yayımlanan günlük döviz kurları temel alınabilir. Birinci uygulama yılının sonunda teslim edilmesi gereken nihai mali raporda program kapsamında yapılan harcamalarla birlikte, Beklenen Gelirler Tablosunun kurumununuz ilgili 12 aydaki gerçekleşmiş gelirlerine göre güncellenmesi gerekecektir. Raporlama aşamasında ise, gelirlerin gerçekleştikleri aydaki InforEuro kuru ya da gerçekleştiği gündeki Merkez Bankası kuru esas alınacaktır. Bu konudaki tercih kurumunuza ait olmakla birlikte, beklenen koşul her aşamada aynı kur değişim yönteminin kullanılmasıdır.

7 Soru 31: Örneğin yeni kurulmuş bir STÖ, programa taahhüt ettiği birinci yıl için beklenen gelir oranını (%10 u) karşılayamazsa nasıl bir sonuç ortaya çıkar? Cevap 31: Programın bütçe formatı içerisinde yer alan üçüncü sekme "Beklenen Gelirler Tablosu"dur. Bu tabloda, Birlikte Destek Programından talep edilen kurumsal hibe tutarı da dahil olmak üzere, başvuran kuruluşun bir yıllık süre içerisinde beklediği tüm gelir kaynaklarının gösterilmesi gerekmektedir. Başvuru sahibinin Bileşen 1 için Birlikte Destek Programından talep edebileceği hibe tutarı, toplam gelirlerinin en fazla yüzde 90 ı olabilecektir. Başvuru aşamasında teslim edilen bu Beklenen Gelirler Tablosu bir plan ve taahhüt anlamı taşımaktadır. Birinci uygulama yılı içerisinde, başvuru sahibi kuruluş, Birlikte Destek Programından sağlanan fonu kullanırken, aynı zamanda bu planda öngördüğü diğer gelirleri gerçekleştirmelidir. Birinci uygulama yılı sonunda Beklenen Gelirler Tablosu gerçekleşen gelirlere göre güncellenecek ve final mali raporla birlikte teslim edilecektir. Bu tabloda gösterilen toplam gelirler içinde Birlikte Destek Programı tarafından sağlanan hibenin oranı hesaplanacaktır. Eğer Birlikte Destek Programı tarafından sağlanan hibe, toplam gelirlerin % 90 ının altında ise, bu konudaki taahhüt yerine getirilmiş olduğundan nihai hibe miktarı uygun harcamaların toplamı olacaktır. Eğer program tarafından sağlanan hibe tutarı, bir yıllık süre içindeki toplam gelirlerin % 90'ından fazlasını oluşturmuş ise, toplam gelirlerin yüzde 90 ı hesaplanacaktır. Bu tutar, Birlikte Destek Programı tarafından birinci yıl için sağlanacak nihai hibe miktarı olacaktır. Yıl sonunda gerçekleşecek nihai ödeme tutarı da bu nihai hibe miktarından avans bedeli düşülerek belirlenecektir. Eğer avans olarak ödenmiş olan hibe tutarı nihai hibe miktarından fazla ise, bakiye tutar ikinci hibe yıl için öngörülen avans ödemesinden düşülerek ödeme yapılır (Hibe Sözleşmesi Madde 6.3 İkinci Uygulama Yılı için Avans Ödemesi). Programın hibe sözleşmesi taslağına bu linkte Soru 32: Birlikte destek programından tüzel kişiliği olmayan platformlar ve benzeri girişimler yararlanabilir mi? Cevap 32: Hayır. Başvuru Rehberi Bölüm ve de her iki Bileşen için de ayrı ayrı uygunluk kriterleri sıralanmıştır. Buna göre her iki Bileşen için de birincil uygunluk kriteri tüzel kişilik sahibi bir STÖ (dernek, vakıf ya da kar amacı gütmeyen kooperatif) olmaktır. Soru 33: Birlikte destek programından kent konseyleri altında işlev gören meclisler yararlanabilir mi? Cevap 33: Hayır. Başvuru Rehberi Bölüm ve de her iki Bileşen için de ayrı ayrı uygunluk kriterleri sıralanmıştır. Buna göre her iki Bileşen için de birincil uygunluk kriteri tüzel kişilik sahibi bir STÖ (dernek, vakıf ya da kar amacı gütmeyen kooperatif) olmaktır.

8 Soru 34: Program kapsamından elde edilecek hibe ile, STÖ müzde izleme-değerlendirme uzmanı istihdam edebilir miyiz? Soru 35: STÖ müzün ihtiyaçları kapsamında üretilen kurumsal yayınların çeviri maliyetleri uygun gider midir? Soru 36: Birlikte programı kapsamındaki rehberlik programı faaliyetlerine tüm dernek üyelerinin katılması zorunluluğu bulunuyor mu? Soru 37: STÖ müzün hizmet aldığı avukatların danışmanlık ücreti uygun gider midir? Soru 38: Değerlendirme aşamasında oluşacak kısa listeye sadece mektup yoluyla mı, yoksa e-posta ve telefon yoluyla da mı ulaşılacak? Cevap 34: Program kapsamında sağlanacak kurumsal hibe ile karşılanabilecek uygun maliyetler Başvuru Rehberi Bölüm ve de sıralanmıştır. İnsan kaynaklarından doğan maliyetler de uygun maliyetler içerisinde sıralanmıştır. Başvuru sahibi STÖ hibe uygulama yılı içerisindeki hedeflerine göre kurumsal ihtiyaçlarını belirleyerek, mevcut ve beklenen gelir kalemlerine göre Programdan talep edeceği harcamalarını düzenleyebilir. İstihdam edeceği personeli de bu ihtiyaçları doğrultusunda belirleyip bütçelendirebilir. Önemli olan, Başvuru Sahibi STÖ nün kurumsal ihtiyaçları kapsamında istihdam ettiği ya da edeceği personeli başvurunun bütünü içerisinde açıkça gerekçelendirerek ifade etmesidir. Bunun için program başvuru formu içerisinde ve bütçede personele ilişkin özet görev tanımının bulunduğu açıklama bölümlerinin doldurulması gerekmektedir. Cevap 35: Evet, çeviri giderleri de uygun maliyetler içerisinde sıralanmıştır (Program Başvuru Rehberi Bölüm ve 3.2.3). Cevap 36: Hayır, böyle bir zorunluluk bulunmamaktadır. Başvuru Rehberi Bölüm 2.2 de açıklandığı gibi, program kapsamında sağlanacak rehberlik programıyla hibe faydalanıcısı STÖ temsilcileri çeşitli eğitimlere, atölye çalışmalarına, deneyim paylaşımı toplantılarına katılacaklardır. Gerçekleştirilecek etkinliğin niteliğine göre hibe faydalanıcısı STÖ lerin kendi kurumlarından belirleyecekleri en uygun temsilciler etkinliklere katılabilirler. Cevap 37: Program kapsamında sağlanacak kurumsal hibe ile karşılanabilecek uygun maliyetler Başvuru Rehberi Bölüm ve de sıralanmıştır. İnsan kaynaklarından doğan maliyetler de uygun maliyetler içerisindedir. Başvuru sahibi STÖ hibe uygulama yılı içerisindeki hedeflerine göre kurumsal ihtiyaçlarını belirleyerek, mevcut ve beklenen gelir kalemlerine göre Programdan talep edeceği harcamalarını düzenleyebilir. İstihdam edeceği personeli de bu ihtiyaçları doğrultusunda belirleyip bütçelendirebilir. Önemli olan, Başvuru Sahibi STÖ nün kurumsal ihtiyaçları kapsamında istihdam ettiği ya da edeceği personeli başvurunun bütünü içerisinde açıkça gerekçelendirerek ifade etmesidir. Bunun için program başvuru formu içerisinde ve bütçede personele ilişkin özet görev tanımının bulunduğu açıklama bölümlerinin doldurulması gerekmektedir. Cevap 38: Değerlendirme sürecinin ikinci aşaması başvuru formlarının değerlendirilmesi ve kısa liste oluşturulmasıdır. Bu aşama neticesinde başvuru sahiplerinin hem yazışma adreslerine hem de e-posta adreslerine resmi yazı iletilecektir Soru 39: İnsan kaynakları giderleri toplamı için hibe toplam tutarının belirli bir yüzdesi ile kısıtlama bulunuyor mu? Cevap 39: Hayır, insan kaynakları giderlerine ilişkin böyle bir yüzdesel kısıtlama bulunmamaktadır.

9 Soru 40: Dernek üyelerinin seyahat giderleri de uygun maliyet kabul edilebilir mi? Cevap 40: Dernek üyelerinin dernek faaliyetleri kapsamında üstlendikleri görevlerine ilişkin seyahat giderleri uygun maliyet olarak değerlendirilecektir. Bu giderler, bütçe tablosunda 5. nolu ana başlık olan Faaliyet Giderleri içerisinde ilişkili oldukları dernek faaliyeti giderleri içerisinde bütçelendirilebilir. Maliyetin açıklaması bölümünde de maliyetlerin bu giderleri de içerdiğine ilişkin bir açıklama notu girilmelidir. Soru 41: KDV istisna belgesi temin edilecek mi? Soru 42: Dernek merkezine ilişkin aidat giderleri uygun maliyet olarak kabul edilecek mi? Soru 43: Kurumsal bütçe içerisinde, başka bir proje başvurusunun çeviri maliyetleri karşılanabilir mi? Cevap 41: Program Başvuru Rehberi Bölüm ve de belirtildiği gibi bu program kapsamında alt-hibe yararlanıcıları Tu rkiye Avrupa Birlig i Katılım O ncesi Yardım Aracı (IPA II) Cȩrcȩve Antlas ması Genel Teblig i uyarınca dig er Birlik Yu klenicileri gibi, alacakları hibe ic in du zenlenecek so zles meleri kapsamında verilen herhangi bir hizmet ve/veya tedarik edilen mal ve/veya yapılan is ic in KDV den muaf olacaklardır. Muafiyetin uygulanabilmesi ic in gereken KDV Iṡtisna Sertifikası, Birlikte Programı alt-hibe programı faydalanıcılarının dilekcȩli talebine istinaden Vergi Dairesi Basķanlıg ı kurulu olan illerde Vergi Dairesi Basķanlıg ı, olmayan illlerde ise o ildeki Defterdarlık Gelir Mu du rlu g u tarafından sag lanır. Cevap 42: Program kapsamında sağlanacak kurumsal hibe ile karşılanabilecek uygun maliyetler Başvuru Rehberi Bölüm ve de sıralanmıştır. İlgili bölümlerde de belirtildiği gibi, ofis kirası, aidat, yakıt, ısınma vb. digĕr sabit giderler uygun maliyetlerdir. Cevap 43: Program bütçesinde belirtilmiş olması, sözleşme süresi içerisinde maliyetlendirilmiş olması ve başka herhangi bir proje ya da program tarafından finanse edilmemiş olması koşuluyla kurumsal çeviri ihtiyaçlarına ilişkin giderler uygun maliyetlerdir. Soru 44: Birlikte programından faydalandığımız durumda, aynı dönem içerisinde başka bir donörün finanse ettiği bir proje ya da projeler yürütebilecek miyiz? Cevap 44: Evet. Bunun önünde herhangi bir kısıt olmadığı gibi, BİRLİKTE Programı nın Hibe Faydalanıcı STÖ lerin yıllık kurumsal bütçelerin en fazla belirli bir yüzdesini karşılıyor olması koşulu ile de paralel şekilde, Hibe Faydalanıcısı STÖ nün başka kaynaklardan hibe, yardım ve bağış sağlayarak diğer masraflarını karşılıyor olması beklenmektedir. Soru 45: Kendi kurumsal ayni katkımız gelir olarak değerlendirilecek mi? Cevap 45: Başvuru Formu Ek 1 de yer alan bütçe tablosunun ikinci çalışma sayfası Beklenen Gelirler Tablosu dur. Bu tablonun altında yer alan açıklamalarda ayni katkılara ilişkin de bir not bulunmaktadır. Buna göre, üçüncü taraflardan elde edilen ayni katkılar gelirler tablosunda belirtilebilecektir. Ancak, Hibe Faydalanıcısının kendi sağlayacağı ayni katkılar program kapsamında gelir olarak değerlendirilmez ve beklenen gelirler tablosunda belirtilemez.

10 Soru 46: Dernek kapsamında istihdam edileceklerin bordrolu olma koşulu var mı? Soru 47: Dernekte bugüne kadar gönüllü çalışmış kişi/kişilerin bordrolu personel olarak istihdam edilmesi ve ücret ödenmesi mümkün mü? Soru 48: Program bütçesinde sunulacak maaşlar brüt tutarlarla mı, net ödenecek tutarlarla mı ifade edilecek? Soru 49: Bütçeden satın alınacak ekipmanın türüne ilişkin herhangi bir kısıtlama bulunuyor mu? Soru 50: Bütçe kapsamında gelir vergisi ve stopaj maliyetleri uygun gider midir? Cevap 46: BİRLİKTE Destek Programı kapsamında STÖ nüzde istihdam edilecek profesyonel çalışanların istihdamına ilişkin gerçekleştirilen tüm işlemler ulusal mevzuata (konuya ilişkin kanunlar, yönetmelikler ve genelgeler) uygun olmalıdır. Uygun olacak istihdam rejimi gerçekleştirilecek işin tanımına göre değişiklik gösterebilir. İş tanımına göre uygun istihdam rejimi belirlenerek (tam zamanlı ya da kısmi zamanlı ücretli, bordolu çalışan; serbest meslek faaliyetlerine ilişkin hizmet alımları, vb. gibi) ve bu konudaki mevzuat gereklerine riayet edilerek personel istihdam edilebilir. Ancak her durumda, bütçe tablosunda 1. Personel Maaşları bölümünde belirtilecek personel hibe faydalanıcısı bünyesinde istihdam edilecek ücretli ve bordrolu kişiler olmalıdır. Serbest meslek makbuzu ya da gider pusulası düzenlenmesine konu serbest meslek faaliyetleri için satın alınan hizmetler 4 ya da 5 numaralı bütçe başlıklarında belirtilmelidir. Cevap 47: Program kapsamında sağlanacak hibe ile istihdam edilecek personele ilişkin bu kapsamda bir kısıtlama getirilmemiştir. Hibe almaya hak kazanan bir STÖ, geçmiş dönemde gönüllülük esası ile destek aldığı kişiyi/kişileri programdan sağlanacak kurumsal bütçe desteği ile ücretli-bordrolu olarak istihdam edebilir. Önemli olan, Başvuru Sahibi STÖ nün kurumsal ihtiyaçları kapsamında istihdam ettiği ya da edeceği personeli başvurunun bütünü içerisinde açıkça gerekçelendirerek ifade etmesidir. Bunun için program başvuru formu içerisinde ve bütçede personele ilişkin özet görev tanımının bulunduğu açıklama bölümlerinin doldurulması gerekmektedir. Ayrıca, BİRLİKTE Destek Programı kapsamında STÖ nüzde istihdam edilecek profesyonel çalışanların istihdamına ilişkin gerçekleştirilen tüm işlemlerin ulusal mevzuata (konuya ilişkin kanunlar, yönetmelikler ve genelgeler) uygun olması gerektiğini de hatırlatırız. Cevap 48: Bütçe tablosunda yer alan birinci çalışma sayfası Bütçe Nasıl Hazırlanır başlıklı bilgi notudur. Programa başvuru iletecek tüm başvuru sahiplerinin bütçeyi doldurmadan önce bu açıklamaları incelemesini rica ediyoruz. 1. Personel Maaşları başlığı altında nasıl bir bütçeleme yapılacağına ilişkin açıklamalar da bu bölümde yer almaktadır. Açıklamalarda da belirtildiği gibi, personel maaşları aylık toplam maliyet olarak düşünülmeli ve içerisinde işveren payı da olmak üzere, tüm vergi, sigorta ve diğer kesintiler de dahil olmak üzere hesaplanmalıdır. Cevap 49: Hayır, ekipman türüne ilişkin böyle bir kısıtlama bulunmamaktadır. Ancak, ekipman için öngörülen bütçe tutarı talep edilen toplam bu tcȩnin yu zde 30 undan fazla olamaz. Cevap 50: Program kapsamında sağlanacak hibe ile gerçekleştirilecek vergiye tabi ücret, kira vb. ödemeler için vergi/stopaj giderleri uygun maliyettir; yani vergi ve diğer kesintiler de tutarlara dahil edilerek bütçeleme yapılabilecektir. Soru 51: Bir STÖ birden fazla tematik alanda çalışıyorsa, yine de uygun başvuru sahibi olabilir mi? Cevap 51: Her iki bileşen için de uygunluk kriterleri içerisinde açıkça belirtildiği gibi (Başvuru Rehberi Bölüm ve 3.2.1), Başvuru Sahibi STÖ nün misyonunun ve hedeflerinin uygun tematik alanlardan en az birisi ile ilişkili olması beklenmektedir. Dolayısıyla, birden fazla tematik alanlarla ilişkili çalışıyor olan STÖ ler de bu kriter açısından uygundur.

11 Soru 52: Dernek YK üyeleri program kapsamında istihdam edilebilir mi? Cevap 52: BİRLİKTE Destek Programı kapsamında STÖ nüzde istihdam edilecek profesyonel çalışanlara yönelik herhangi bir kısıtlama öngörülmemiş olmakla birlikte, profesyonel çalışanların istihdamına ilişkin gerçekleştirilen tüm işlemler ulusal mevzuata (konuya ilişkin kanunlar, yönetmelikler ve genelgeler) uygun olmalıdır. Bu noktada 01/09/2016 tarih ve 2016/20 sayılı SGK Genelgesi nin Dernek Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerinin ve üyelerinin dernekte yaptıkları işlerden dolayı ücret alsalar dahi sigortalı sayılmayacaklarına dair hükmünü dikkate almanızı öneririz. Soru 53: Başvuru formunda ortaklığa ilişkin deneyimin sunulduğu yerde uluslararası ortaklıklara ilişkin deneyimler de açıklanabilir mi? Cevap 53: Evet, açıklanabilir. Soru 54: İstihdam edilecek uzmanlara gider pusulası ile ödeme yapılabilir mi? Soru 55: Daha önce hibe projesi uygulamamış olan bir STÖ bu programa başvurabilir mi? Soru 56: Yerel yönetimler bu programdan faydalanabilir mi? Cevap 54: BİRLİKTE Destek Programı kapsamında STÖ nüzde istihdam edilecek profesyonel çalışanların istihdamına ilişkin gerçekleştirilen tüm işlemler ulusal mevzuata (konuya ilişkin kanunlar, yönetmelikler ve genelgeler) uygun olmalıdır. Uygun olacak istihdam rejimi gerçekleştirilecek işin tanımına göre değişiklik gösterebilir. İş tanımına göre uygun istihdam rejimi belirlenerek (tam zamanlı ya da kısmi zamanlı ücretli, bordolu çalışan; serbest meslek erbabından hizmet alımı, vb. gibi) ve bu konudaki mevzuat gereklerine riayet edilerek personel istihdam edilebilir. Ancak her durumda, bütçe tablosunda 1. Personel Maaşları bölümünde belirtilecek personel hibe faydalanıcısı bünyesinde istihdam edilecek ücretli ve bordrolu kişiler olmalıdır. Serbest meslek makbuzu ya da gider pusulası düzenlenmesine konu serbest meslek faaliyetleri için satın alınan hizmetler 4 ya da 5 numaralı bütçe başlıklarında belirtilmelidir. Cevap 55: Program Başvuru Rehberi Bölüm Bileşen 1 için, Bölüm ise Bileşen 2 için uygun başvuru sahiplerini tanımlamıştır. Öncelikle bu bölümlerin ve rehberin tamamının incelenmesi gerekmektedir. Bileşen 2 için uygunluk kriterleri içinde, son 5 yıl icȩrisinde en az 2 hibe projesi (AB ya da basķa bir dono r kurum tarafından desteklenmis proje) yu ru tmu s olmak kriteri yer almaktadır. Bileşen 1 için ise böyle bir uygunluk kriteri bulunmamaktadır. Cevap 56: Hayır. Başvuru Rehberi Bölüm ve de her iki Bileşen için de ayrı ayrı uygunluk kriterleri sıralanmıştır. Buna göre her iki Bileşen için de birincil uygunluk kriteri tüzel kişilik sahibi bir STÖ (dernek, vakıf ya da kar amacı gütmeyen kooperatif) olmaktır. Soru 57: Program kapsamında elde edilecek hibe ile başka bir derneğe bağış yapılabilir mi? Cevap 57: Program Başvuru Rehberi Bölüm ve de uygun ve uygun olmayan maliyet türleri sıralanmıştır. Bu bölümde de belirtildiği gibi, üçüncü taraflara verilecek ayni/maddi yardım ya da krediler bu program kapsamında uygun maliyet olarak değerlendirilmez.

12 Soru 58: Başvuru formunda bir yıl içerisinde neyi değiştirmeyi hedefliyorsunuz? sorusu ile kastedilen, takvim yılı mı, yoksa hibeden faydalanılacak tahmini dönem olan 15 Mayıs Mayıs 2019 dönemi mi? Soru 59: Bütçede yeni bir ana başlık ekleyip, öngörülemeyen masraflar için götürü gider ekleyebilir miyiz? Cevap 58: Başvuru Sahibi STÖ nün programı kapsamında sağlanacak desteğin birinci uygulama yılı için, yani tahmini olarak 15 Mayıs Mayıs 2019 dönemi için hedefleri kastedilmektedir. Cevap 59: Hayır. BİRLİKTE Programı tarafından sağlanacak maddi destek bir proje hibesi değil, kurumsal hibedir. Program bütçesinin tamamı öncelikli olarak genel kurumsal giderlerin karşılanmasına yöneliktir. Proje bütçe formatlarında yer alan öngörülemeyen giderler masraf kalemi bu program kapsamında geçerli değildir. Bütçede bu şekilde bir ana başlık açılarak bütçeleme yapılması da uygun değildir. Ancak, uygulama döneminde değişen ihtiyaçlara istinaden bütçede değişiklikler yapılabiliyor olacaktır. Bütçe kapsamındaki değişikliklerin ne şekilde uygulanacağı konusu hibe sözleşme taslağında Madde 4 te düzenlenmiştir. Programın hibe sözleşmesi taslağına bu linkte yer alan teklif çağrısında en altta sıralanmış dokümanlar içerisinden erişebilirsiniz. Soru 60: Ekipman kiralamak uygun mudur? Cevap 60: Evet, ekipman satın alımı gibi kiralaması da genel olarak uygun giderdir. Genel bir kural olarak, iletilecek başvuruların bütünsel olarak değerlendirileceğini, yani başvuru formunda yer alan bilgiler ve beraberinde iletilecek olan bütçenin ilişkisi, harcamaların dağılımı, kurumsal hedefler ve belirtilen bütçenin ve uygunluğunun bir bütün olarak değerlendirileceğini de hatırlatmak isteriz. Soru 61: Derneğe bağlı iktisadi işletmeye ilişkin kira gideri bu program kapsamında uygun gider midir? Cevap 61: BİRLİKTE Destek Programı tarafından sağlanacak hibe desteği kapsamında iktisadi işletme giderleri talep edilemeyecektir. Soru 62: Hibe ödemeleri TL olarak mı Euro olarak mı yapılacak? Cevap 62: Program kapsamında sağlanacak olan hibe desteği bütçenin düzenlendiği para biriminde, yani Euro olarak ödenecek ve raporlama da yine Euro olarak yapılacaktır. Soru 63: Dernek kapsamında serbest meslek erbabı olan muhasebeciden alınan aylık hizmete ilişkin gider hangi bütçe başlığında belirtilebilir? Cevap 63: Dernek muhasebecisinin, serbest meslek makbuzu düzenleyerek verdiği muhasebe hizmeti harcamalar bütçe tablosunda 4. Genel Kurumsal Giderler bütçe başlığı içerisinde bir alt satır açılarak belirtilebilir.

13 Soru 64: Beklenen gelirlerin dönem sonunda gerçekleşip gerçekleşmediğine ilişkin doğrulama kaynağı nedir? Cevap 64: Hibe Faydalanıcısı STÖ nün muhasebe kayıtlarında gelir beyanına esas teşkil eden resmi evrakların (dernek gelirleri alındı belgesi, banka dekontları, iktisadi işletme faturaları vs.) nüshaları program kapsamında doğrulama kaynağı olarak değerlendirilecektir. Soru 65: STÖ müzün mevcut ofisini değiştirmek istiyoruz. Yeni ofisimiz için oluşacak kira giderini bütçede gösterebilir miyiz? Cevap 65: Program kapsamında sağlanacak kurumsal hibe ile karşılanabilecek uygun maliyetler Başvuru Rehberi Bölüm ve de sıralanmıştır. Hibe Faydalanıcısı STÖ nün hibeden faydalanacağı dönem içerisinde oluşan ofis kirası giderleri de uygun maliyetler içerisindedir. Bunun dışında herhangi bir ek kısıtlama bulunmamaktadır. Genel bir kural olarak, iletilecek başvuruların bütünsel olarak değerlendirileceğini, yani başvuru formunda yer alan bilgiler ve beraberinde iletilecek olan bütçenin ilişkisi, harcamaların dağılımı, kurumsal hedefler ve belirtilen bütçenin ve uygunluğunun bir bütün olarak değerlendirileceğini de hatırlatmak isteriz. Soru 66: Bütçede gider kalemlerinde aşım gerçekleştiğinde nasıl bir uygulama olacak? Cevap 66: Uygulama süresinde bütçe kalemleri arasında aktarma da dahil olmak üzere bütçede değişiklikler gerçekleştirilebilecektir. Bir bütçe kaleminde aşım olması durumunda, bütçe artığı oluşan başka bir bütçe kaleminden aktarma yapılabilecektir. Bütçe kapsamındaki değişikliklerin ne şekilde uygulanacağı konusu hibe sözleşme taslağında Madde 4 te düzenlenmiştir. Programın hibe sözleşmesi taslağına bu linkte yer alan teklif çağrısında en altta sıralanmış dokümanlar içerisinden erişebilirsiniz. Soru 67: STÖ müzün gerçekleştireceği uluslararası çalışmalara ilişkin faaliyet giderleri de karşılanabilir mi? Cevap 67: Program kapsamında sağlanacak maddi destek ile hibe faydalanıcısı STÖ nün temel amaçlarına ulaşmak için gerçekleştirdiği faaliyet giderleri ve genel kurumsal giderleri karşılanacaktır. Kurumsal faaliyetler için herhangi bir coğrafi ölçek kısıtı getirilmemiştir. Başvuru sahibi STÖ hibe uygulama yılı içerisindeki hedeflerine göre kurumsal ihtiyaçlarını belirleyerek, mevcut ve beklenen gelir kalemlerine göre Programdan talep edeceği harcamalarını düzenleyebilir. Bu kapsamda, Değerlendirme Tablosu Bölüm 5 te yıllık faaliyet planı ve bütçenin uygunluğunun bir değerlendirme kriteri olduğunu, bunun için de başvuru formu ve bütçenin bütüncül şekilde değerlendirileceğini de hatırlatırız

14 Bu Program AvrupaBirliği Teşekkürler J