TOPLANTI TUTANAĞI. Katılımcılar. Tarih ve Saat: Yer: Medipol Üniversitesi 5. Kat. Toplantı No 27. D Blok/505 Nolu sınıf

Transkript

1 Toplantı No 27 TOPLANTI TUTANAĞI Tarih ve Saat: Yer: Medipol Üniversitesi 5. Kat 08:30-10:30 D Blok/505 Nolu sınıf Toplantı Konusu Toplantı Başkanı Toplantı Raportörü Kalite Komisyonu Prof. Dr. Recep ÖZTÜRK Katılımcılar Üye Unvan Katılım Durumu Prof. Dr. Sabahattin AYDIN Rektör Prof. Dr. Ömer CERAN Rektör Yardımcısı Katılamadı Prof. Dr. Recep ÖZTÜRK Kalite Koordinatörü Prof. Dr. Hüsamettin OKTAY Prof. Dr. Fulya İlçin GÖNENÇ Prof. Dr. Hakan TOZAN Katılamadı Katılamadı Doç. Dr. Nihal BÜYÜKUSLU Dr. Öğr. Üyesi Ozan Emre EYÜPOĞLU Dr. Öğr. Üyesi Şifa ELCiL Dr. Öğr. Üyesi Şule AYLA Dr. Öğr. Üyesi Esra BAYIR Dr. Öğr. Üyesi Esra Çiğdem CEZLAN Dr. Öğr. Üyesi Tunçer BAYKAŞ Dr. Öğr. Üyesi Halil Kürşad ASLAN Dr. Öğr. Üyesi Nihal KALAYCI

2 Öğr. Gör. Derya TUĞLU Öğretim Elemanı Öğr. Gör. Ergün DİLAVEROĞLU Öğretim Elemanı Katılamadı Öğr. Gör. Hakan ŞAHİN Öğretim Elemanı Katılamadı Mehmet Sefa ÇAKAN Öğrenci Temsilcisi Katılamadı Prof. Dr. Abdulkadir ÖMER Harun GÜLAY Hilal EROĞLU Havva Nur SANDIKÇI

3 Görüşülen Konular: 1. Danışmanlık hizmetlerinin etkin yürütüldüğü Uluslararası Tıp Fakültesi bölümündeki mevcut uygulamalar hakkında Prof. Dr. Abdülkadir Ömer tarafından bilgi paylaşımında bulunuldu. 2. Birim Kalite Komisyonlarının danışmanlık yönergesini esas alarak danışmanlığı nasıl uygulayacakları konusunda birimlerinde karar alıp uygulamaya başlamaları, danışmalık formlarının düzenli tutulmaya başlanması ve kalite faaliyetlerinin sunulduğu dönemlerde yılda iki kez danışmanlık faaliyetlerinde sağlanan iyileştirmeleri "iyileştirme kanıtları"yla birlikte Kalite una göndermeleri kararlaştırıldı. 3. Strateji Daire Başkanı Nihal KALAYCI ın idari birimlerden eğitim konusu taleplerini temin etmesi kararlaştırıldı. 4. İç kontrol standartlarının aşağıdaki 5 bileşen ile gerçekleştirileceği konusunda katılımcılarla bilgi paylaşımında bulunuldu; - Kontrol Ortamı Standartları - Risk Değerlendirme - Kontrol Faaliyetleri - Bilgi ve İletişim - İzleme yılı anketleri değerlendirilerek anketlerdeki değişiklik ihtiyaçları hakkında fikir alışverişi gerçekleştirildi; - Memnuniyet Anketleri - Yabancı öğrencilerin anketlere katılımının sağlanması (Anketlerin İngilizce ye çevirisi) - Anketler açılmadan önce öğrencilere hitap edecek bir davet metninin üyesi Doç. Dr. Şifa ELCİL tarafından hazırlanması 6. İMÜ Kalite Komisyonu Yönergesinde gerçekleştirilecek güncellemeler hakkında aşağıdaki konularda değerlendirmeler yapıldı; - ne yönetmelikte yer verilmesi - Birim Kalite Komisyonlarının yönetmelikte tanımlanması - Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yüksek Öğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği doğrultusunda gerçekleştirilecek değişiklikler 7. Eğiticilerin eğitimi çalışmalarının yaygınlaştırılması konusu görüşüldü. Alınan Kararlar İstanbul Medipol Üniversitesi Kalite Komisyonu Yönergesinin Cuma günü Resmi Gazetede yayımlanan Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yüksek Öğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği doğrultusunda güncellenmesine karar verildi. Yerine Getirecek Kişi Prof. Dr. Hüsamettin OKTAY Prof. Dr. Fulya İlçin GÖNENÇ Gerçekleştirme Tarihi Devam Ediyor ( )

4 Öğrenci Danışmanlığı sürecinde standartlaşmanın sağlanması amacıyla Danışma Görüşme Formu taslağının oluşturulmasına, Danışma Görüşme Formuna kariyer planlamaya yönelik bir maddenin eklenmesine karar verildi. Her bölümde uygulanacak öğrenci danışmanlığı sisteminin belirlenmesi ve danışmanlık sisteminin sürekliliğinin sağlanması amacıyla bölümler arasında değerlendirme yapılmasına ve bir sonraki toplantıda benimsenecek danışmanlık sistemi hakkında üyelerine sunum yapılmasına karar verildi. Üniversite öğrencilerine yönelik olarak gerçekleştirilen oryantasyon programının, alt tarafından yeniden değerlendirilmesine karar verildi. Danışmanı olunan tüm öğrencilere ait notların MEBİS de tek bir sekmede listelenmesi konusunun araştırılmasına karar verildi. Öğrenci danışmanlığı sürecine katkı sağlaması amacıyla Psikolojik Rehberlik ve Danışmanlık bölümünde Akran Danışmanlığı pilot uygulamasının başlatılmasına karar verildi. İdari personel eğitim ihtiyacının belirlenmesine karar verildi. İdari personel eğitim ihtiyacının belirlenmesi amacıyla Eğitim İhtiyaç Belirleme Formu nun hazırlanmasına karar verildi. Memnuniyet anketleri ile ilgi aşağıdaki kararlar verildi. Memnuniyet Anket formlarına kalite u hakkındaki memnuniyeti ölçen bir sorunun eklenmesi Öğrenci Memnuniyet Anketine çift anadal ve yandal hakkında soru eklenmesi Memnuniyet anketlerinin yabancı öğrenciler tarafından yanıtlanabilmesi amacıyla İngilizceye çevrilmesi Kalite Komisyonu Üyeleri Dr. Öğr. Üyesi Şule AYLA Dr. Öğr. Üyesi Tunçer BAYKAŞ Nihal KALAYCI Doç. Dr. Ali BÜYÜKASLAN Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı İyileştirme Çalışmaları Tablosuna Eklendi

5 Anket katılım oranının arttırılması amacıyla anketlerde yer alan ön yazının değerlendirilmesine ve öğrenci MEBİS ekranına ilgi çekici açılır pencere eklenmesine karar verildi. Anketler sonrasında gerçekleştirilen iyileştirmeler hakkında özet içerik hazırlanarak öğrencilerin bilgilendirilmesine karar verildi. İç kontrol standartları doğrultusunda gerçekleştirilecek olan genel değerlendirmenin 2018 yılı içerisinde tamamlanmasına yönelik olarak Rektör ve Daire Başkanlarının katılımıyla toplantı gerçekleştirilmesine karar verildi. İç kontrol standartları soru listesine mali süreçler ile ilgili soruların dahil edilmesine karar verildi. Dr. Öğr. Üyesi Şifa ELCiL Doç. Dr. Ali BÜYÜKASLAN Nihal KALAYCI Harun GÜLAY Haftasında planlanacaktır