YAZIŞMALAR DAİRE BAŞKANI ŞUBE MÜDÜRÜ İDARİ BÜRO

Transkript

1 YAZIŞMALAR DAİRE BAŞKANI ŞUBE MÜDÜRÜ İDARİ BÜRO Başkanlığımıza gelen yazışmaların ilgili birimlere havale edilmesi Daire Başkanı'ndan gelen araştırma izinleri, anket çalışmaları, pasaport yazışmaları, gizli yazışmalar gibi yazışmaların idari büroya havale edilmesi Şube Müdürü'nden gelen evrak incelenerek gerekli işlem ve yazışmaların yapılması YAZIŞMALAR Başkanlığımıza gelen yazışmaların ilgili birimlere havale edilmesi Daire Başkanı'ndan gelen araştırma izinleri, anket çalışmaları, pasaport yazışmaları, gizli yazışmalar gibi yazışmaların idari büroya havale edilmesi Şube Müdürü'nden gelen evrak incelenerek gerekli işlem ve yazışmaların yapılması

2 YATAY GEÇİŞ YÖK YÖNETİM KURULU KOMİSYON FAKÜLTE / YÜKSEKOKUL YATAY GEÇİŞ BÜROSU FAKÜLTE TEMSİLCİSİ Yatay geçiş kontenjanlarının ilanı Birimlerden ek kontenjan taleplerinin istenmesi Taleplerin bildirilmesi Taleplerin YÖKSİS'e işlenmesi Başvuru ilanının web sayfasından yayımlanması Kontenjanların ve ilgili yılın taban puanlarının başvuru programına işlenmesi Başvuruların alınması Yönetim Kurulu Kararının alınması Değerlendirmelerin yapılması ve Yönetim Kuruluna sunulması İncelenen başvuruların Komisyona sunulması Sonuçların web sayfasından yayımlanması Kayıt işlemlerinin yapılması İlgili birimlere intibak işlemleri için yazı yazılması Ders kayıtları ve muafiyet işlemlerinin SORUMLU PERSONEL: Derya GÖKÇEN (Şube Müdürü), Süleyman ALTINTAŞ(Şef), İsa UMUTLU, Melike ARAS Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı (YÖK) tarafından yatay geçiş kontenjanlarının ilan edilmesi Fakülte/Konservatuvar/Yüksekokullardan kurumlararası, kurumiçi ve yurtdışı yatay geçiş ek kontenjanların istenmesi Birimlerden gelen kontenjanların Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS)'ne işlenmesi Kurumlararası ve merkezi yerleştirme puanı ile yatay geçiş ilanlarının hazırlanarak web sayfasında yayımlanması Yatay geçiş kontenjanlarının ve ilgili yılın taban puanlarının başvuru programına işlenmesi Yayımlanan ilan çerçevesinde başvuruların alınması Yatay geçiş başvurularının kontrol edilerek değerlendirilmesi Değerlendirme sonuçlarının Yatay Geçiş Komisyonu'na sunulması Komisyondan geçen sonuçların Üniversite Yönetim Kurulu'na sunulması Yerleştirme listelerinin ilanlarının hazırlanarak web sayfasında duyurulması Yerleşen öğrencilerin kayıt işlemlerinin yapılması ve bilgilerinin Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS)'ne aktarılması İlgili birimlere intibak işlemleri için yazı yazılması Ders kayıtları ve muafiyet işlemlerinin yapılması

3 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI LİSANS TAMAMLAMA İŞLEMLERİ FAKÜLTE/YÜKSEKOKUL/KONSERVATUV AR FAKÜLTE TEMSİLCİSİ YÖK Yükseöğretim Kurulu Başkanlığı'ndan gelen lisans tamamlama evrakının incelenmesi ve ilgili bölüm/programın bulunduğu Fakülte'ye bildirilmesi Lisans tamamlama evrakının incelenerek sisteme kayıt için gerekli kararın Öğrenci numarası verilerek sisteme kayıt edilmesi ve karardaki derslerin öğrencinin üzerine işlenmesi İlgili birimden gelen görüş yazısının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'na yazılması Alması gereken dersleri tamamladıktan sonra öğrenciye ait öğrenci durum belgesinin Başkanlığımıza Lisans tamamlama sonucunun bildirilmesi Yükseöğretim Kurulu Başkanlığı'ndan gelen lisans tamamlama evrakının incelenmesi ve ilgili bölüm/programın bulunduğu Fakülte'ye bildirilmesi Lisans tamamlama evrakının incelenerek sisteme kayıt için gerekli kararın Öğrenci numarası verilerek sisteme kayıt edilmesi ve karardaki derslerin öğrencinin üzerine işlenmesi Alması gereken dersleri tamamladıktan sonra öğrenciye ait öğrenci durum belgesinin Başkanlığımıza İlgili birimden gelen görüş yazısının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'na yazılması Lisans tamamlama sonucunun bildirilmesi

4 AKADEMİK TAKVİMİN HAZIRLANMASI İDARİ BÜRO AKADEMİK BİRİM KOORDİNATÖR ÜNİVERSİTE SENATOSU YÖK Yeni öğretim yılı için oluşturulan akademik takvim kapsamında birimlerden görüşlerin istenmesi, oluşturulan takvim taslağının Daire Başkanı'na ve Koordinatör'e sunulması, öneriler doğrultusunda son şeklinin verilmesi Başkanlığımız tarafından hazırlanan akademik takvimin incelenerek birim önerisinin hazırlanması ve Başkanlığımıza Birimlerden gelen önerilerin düzenlenerek, Koordinatör'e sunulması Senato kararının bildirilmesi Gelen önerilerin incelenerek Senato'ya sunulması Senato'da görüşülerek akademik takvimin karara bağlanması ve karar olarak Başkanlığımıza Akademik takvimin birimlere, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'na bildirilmesi ve Başkanlığımızın web sayfasında ilan edilmesi Senato Kararı'nın AKADEMİK TAKVİMİN HAZIRLANMASI Ankara Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği doğrultusunda, milli-dini bayramlar ve diğer resmi tatiller ile birlikte YÖK'ün akademik takvimi de dikkate alınarak gelecek eğitimöğretim yılının planlanması Yeni öğretim yılı için oluşturulan akademik takvim kapsamında birimlerden görüşlerin istenmesi, oluşturulan takvim taslağının Daire Başkanı'na ve Koordinatör'e sunulması, öneriler doğrultusunda son şeklinin verilmesi Senato'da görüşülerek akademik takvimin karara bağlanması ve karar olarak Başkanlığımıza Akademik takvimin birimlere, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'na bildirilmesi ve Başkanlığımızın web sayfasında ilan edilmesi

5 ÖSYS KONTENJANLARININ BELİRLENMESİ İŞLEMLERİ ÖSYM İDARİ BÜRO FAKÜLTE-YÜKSEKOKUL-KONSERVATUVAR DAİRE BAŞKANI/KOORDİNATÖR Yeni öğretim yılının kontenjan önerileri istenir. ÖSYS kontenjan önerilerinin birimlerden talep edilmesi ÖSYS kontenjan önerileri belirlenerek Başkanlığımıza Birimlerden gelen kontenjan önerilerinin tablo haline getirilerek Daire Başkanı ve Koordinatör'e sunulması Kontenjan önerilerinin Daire Başkanı ve Koordinatör'e sunulması Üniversitemizin ÖSYS kontenjan önerilerinin ÖSYM'nin sistemine girilmesi ÖSYS kontenjanlarının ilan edilmesi ÖSYS KOTENJANLARININ BELİRLENMESİ Her yıl Şubat ayı başında, ÖSYM tarafından Yükseköğretim Programları ve Kontenjanları Kılavuzunda yer alacak Yükseköğretim programlarının kontenjanı ile koşul önerilerinin istenildiği hakkındaki yazının Üniversitemiz birimlerine gönderilerek görüşlerinin sorulması Üniversitemiz birimlerinden gelen kontenjan ve koşul önerilerinin tablo halinde hazırlanarak Daire Başkanı'na ve Koordinatör'e onay için sunulması Onaylanan kontenjan ve koşul önerilerinin ÖSYM'nin sistemine girilerek Üniversitemize ait kontenjan ve koşul önerilerinin onaylanması

6 GELEN E-POSTALARIN CEVAPLANMASI DAİRE BAŞKANLIĞI E-POSTALARIN CEVAPLANDIRILMASI Başkanlığımıza ait üç adet e-postanın ilgili kişilere Gelen e-postaların cevaplandırılması ve dosyalanması SORUMLU PERSONEL : Serpil AKGÜNEŞ GELEN E-POSTALARIN CEVAPLANMASI ogr@ankara.edu.tr, auogrisl@ankara.edu.tr, oidb@ankara.edu.tr adreslerine gelen e-postaların ilgili kişilere İlgili kişilerce cevaplanan e-postaların alınarak ilgili e-postanın cevaplandırılması ve dosyalanması

7 BİLGİ EDİNME BAŞVURULARI BAŞKANLIK SORUMLUSU REKTÖRLÜK SORUMLUSU BİMER Sistemi ve Bilgi Edinme e- postası aracılığıyla gelen başvuruların incelenmesi Gelen taleplerin Başkanlığımız görev alanına girmiyorsa iade edilmesi Talep edilen bilgilerin hazırlanarak Başvuruların rapor haline getirilerek yıllık olarak Rektörlük Makamına sunulması SORUMLU PERSONEL : Derya GÖKÇEN (Şube Müdürü), İsa UMUTLU, Melike ARAS GELEN E-POSTALARIN CEVAPLANMASI BİMER Sistemi ve Bilgi Edinme e-postası aracılığıyla gelen başvuruların incelenmesi Gelen taleplerin Başkanlığımız görev alanına girmiyorsa iade edilmesi Talep edilen bilgilerin hazırlanarak Başvuruların rapor haline getirilerek yıllık olarak Rektörlük Makamına sunulması

8 ÇİFT ANADAL/YANDAL Çift Anadal/Yandal Bürosu Fakülte Temsilcileri Birimler Üniversite Senatosu Çift anadal/yandal kontenjan önerilerinin birimlerden istenmesi Birimlerde çift anadal/yandal kontenjan önerilerinin belirlenerek Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Birim önerilerinin toplanarak listelenmesi ve Senatoya sunulması Senatoda önerilerin değerlendirilmesi ve çift anadal/ yandal kıriterlerinin Belirlenen kontenjanların birimlere bildirilmesi, web sayfasında ilan edilmesi Başvuru günlerinde istenen belgelerle öğrencilerin başvurularının kabulü Başvuruların bölüm/program bazında listelenmesi ve birimlere Birimlerde başvuruların değerlendirilmesi ve sonuçların Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Sonuçların web sayfasında ilan edilmesi Yerleşen öğrencilerin kayıt işlemlerinin yapılması ve bilgilerinin OBS'ye aktarılması SORUMLU PERSONEL: Derya GÖKÇEN (Şube Müdürü), Süleyman ALTINTAŞ (Şef), İsa UMUTLU, Melike ARAS Çift anadal/yandal kontenjanları için Fakültelere yazı yazılarak son Senato Kararı doğrultusunda kontenjanların istenmesi İlgili birimlerden gelen kontenjanlar ile daha önceki kontenjan, kabul koşulları ve kredi miktarlarının karşılaştırılması ve değişiklik var ise Üniversitemiz Senatosu'na sunulması İlgili birimler ve senato kararları doğrultusunda kontenjan ve kabul koşullarının web sayfasında ilan edilmesi İlan edilen kabul koşullarının yerleştirme sistemine girilmesi, kontenjanlarının ve izin verilen programların tanımlanması Akademik takvim doğrultusunda çift anadal/yandal başvurularının alınması Başvuru formlarının ve öğrenci durum belgelerinin kontrol edilerek (çift anadal için %20 dilim kontrolü, başarısız ders kontrolü, bahar dönemlerinde yaz okulu ders kontrolü, GABNO kontrolü, tercih kontrolü, sınıf-yarıyıl kontrolünün yapılarak başvuru koşullarını yerine getirip getirmediklerinin tespit edilmesi Çift anadal yandal başvuru listesinin oluşturulması Uygun olan başvuruların yerleştirme sistemine kaydedilmesi ve yerleştirme işleminin yapılması Yerleştirilmesi yapılan öğrencilerin listelerinin oluşturularak ilgili birimlere İlgili birimlerden gelen kararlar doğrultusunda yerleşen öğrencilerin web sayfasından ilan edilmesi Çift anadal/yandal programına yerleşen öğrencilerin kayıt işlemlerinin yapılması ve bilgilerinin Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) ne aktarılması

9 TEKNİK İŞLER TEKNİK BÜRO PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI Duyuruların yayımlanması Personelin talep veya sorunları İşletim sistemi bakımı Talepler Aygıtların tanıtılması Network işlemleri Web sayfasının güncellenmesi Yetki dahilinde olmayan işlemlerin yönlendirilmesi Daire Başkanı onayı SORUMLU PERSONEL: Derya GÖKÇEN (Şube Müdürü), İsa UMUTLU Öğrenci İşleri web sayfasında duyuruların yayımlanması Öğrenci işleri web sayfasının tasarımı ve güncellenmesi Bilgisayarların bakımı, kurulumu, ağ işlemlerindeki problemlerin giderilmesi, yazıcıların tanıtılması (60 adet IP işlemleri) (Bilgi İşlem Merkezi desteği gerektirmeyen işler)

10 GELEN EVRAK İŞLEMLERİ EVRAK BÜROSU BAŞKAN BİRİM SORUMLULARI Rektörlükten havale için gelen evrakların ilgili birimlere havale edilerek onaya sunulması Yabancı uyruklu öğrenci işlemleri İdari büro işlemleri Başkana havale gelen evrakların ilgili birimlere havalelerinin kontrol edilerek onay verilmesi Satınalma işlemleri Fakülte temsilcisi işlemleri Birimimize gelen evrakların taranarak girişinin yapılması, havale onayına sunulması Diploma İşlemleri Katkı payı işlemleri Eğitim-öğretim işlemleri Test grubu işlemleri SORUMLU PERSONEL: Derya GÖKÇEN (Şube Müdürü), Erol BOLAT, Mehmet ÜNAL GELEN EVRAK İŞLEMLERİ Rektörlükten evrağımıza gelen evraklara birim sorumlularına göre havale yapılması Başkan'ın evrakları inceleyerek havaleleri yapması Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na gelen evrakların taranarak sisteme kaydedilmesi ve onay için Başkan'a sunulması

11 EVRAK BÜROSU GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ İLGİLİ BİRİM İmzalanan yazıların E-Beyas'tan çıktılarının alınarak eklerinin kontrol edilmesi Evrakların E-Beyas'tan otomatik olarak birimlere gönderilen yazıların eklerinin hazırlanması SORUMLU PERSONEL: Derya GÖKÇEN (Şube Müdürü), Erol BOLAT, Mehmet ÜNAL GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ İmzalanan yazıların E-Beyas'tan çıktılarının alınarak eklerinin kontrol edilmesi E-Beyas'tan otomatik olarak birimlere gönderilen yazıların eklerinin hazırlanması Evrakların

12 İDARİ BÜRO Öğrenci konseyi üyelerinin seçimi için seçim takviminin Başkanlığımızca oluşturulması ve onay için Üniversite Yönetim Kurulu'na sunulması Üniversite Yönetim Kurulunca karar verilen seçim takviminin birimlere ÜNİVERSİTE YÖNETİM KURULU Seçim takviminin karara bağlanması ÖĞRENCİ KONSEYİ İŞLEMLERİ GENEL SEKRETERLİK AKADEMİK BİRİMLER YÖK Yönetim Kurulunca kabul edilen kararın Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na bildirilmesi Senato tarafından kabul edilen seçim takvimi gereği birimlerde seçim kurulu nezaretinde seçim takvimine göre bölüm/program ve Fakülte/Konservatuvar/Enstitü/ Yüksekokul temsilcisi seçimlerinin yapılması ve sonuçlarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na bildirilmesi Başkanlığımız gözetiminde seçim takviminde belirtilen tarihte Öğrenci Konseyi Genel Kurulu 'nun toplanması, Divan Kurulu, Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu Üyeleri ve Öğrenci Konseyi Başkanı'nın seçilmesi ve sonuçlarının ilgili birimlere ve YÖK'e bildirilmesi Seçim sonuçlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'na bildirilmesi ÖĞRENCİ KONSEYİ İLE İLGİLİ İŞLEMLER Öğrenci konseyi üyelerinin seçimi için seçim takviminin Başkanlığımızca oluşturulması ve onay için Üniversite Yönetim Kurulu'na sunulması Üniversite Yönetim Kurulu'nda görüşülerek kabul edilen öğrenci konseyi takviminin ilgili birimlere Senatoca kabul edilen seçim takvimi gereği birimlerde seçim kurulu nezaretinde seçim takvimine göre bölüm/program ve Fakülte/Konservatuvar/Enstitü/ Yüksekokul temsilcisi seçimlerinin yapılması ve sonuçlarının Başkanlığımıza bildirilmesi Ankara Üniversitesi Öğrenci Konseyi seçim toplantı yeri ve zamanını bildiren yazının hazırlanması ve akademik birimlere bildirilmesi Öğrenci Konseyi seçiminde kullanılmak üzere oy pusulalarının hazırlanması Öğrenci Konseyi seçimindeki üyeler için imza çizelgesi hazırlanması Öğrenci Konseyi seçiminin, öğrenci işlerinden sorumlu Rektör Yardımcısı başkanlığında ve Başkanlığımız gözetiminde yapılması, seçim sonucunda seçim tutanaklarının temin edilmesi Divan Kurulu, Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu ve Öğrenci Konseyi Başkanı'nın seçilmesi ve sonuçlarının ilgili birimlere ve YÖK'e bildirilmesi Divan Kurulu, Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu Üyelerine ve Öğrenci Konseyi Başkanı'na tebrik yazılarının

13 DİPLOMA DENKLİK İŞLEMLERİ İDARİ BÜRO AKADEMİK BİRİMLER YÖK YÖK'ten gelen denklik işlemi ile ilgili evrakın incelenmesi ve ilgili bölüm/programın bulunduğu birime yazılması Denklik ile ilgili evrakın incelenerek sonucunun Başkanlığımıza bildirilmesi İlgili birimden gelen görüş yazısının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'na yazılması Denklik sonucunun bildirilmesi DİPLOMA DENKLİK İŞLEMLERİ YÖK'ten gelen denklik işlemi ile ilgili evrakın incelenmesi ve ilgili bölüm/programın bulunduğu birime yazılması Denklik ile ilgili evrakın incelenerek sonucunun Başkanlığımıza bildirilmesi İlgili birimden gelen görüşün Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı(YÖK)'na yazılması

14 LİSANSÜSTÜ KONTENJAN İŞLEMLERİ İDARİ BÜRO ENSTİTÜ REKTÖRLÜK MAKAMI BASIN İLAN KURUMU Her yarıyılın ortasında Enstitülerden bir sonraki yarıyılın kontenjanlarının ve başvuru koşullarının istenmesi Enstitü Kurul Kararı ile birlikte kontenjan önerilerinin ve başvuru koşullarının Gelen önerilerin tablo haline getirilmesi ve Rektörlük Makamına sunulması İlgili Kararın Enstitüye Kararın çıkmasından sonra tirajı yüksek üç gazetede yayımlaması için Basın İlan Kurumu'na Karar geldikten sonra web sayfasından ilana çıkılması Lisansüstü başvuru koşullarının Senato'da karara bağlanması Gazetede yayımlanan ilanın bulunduğu gazetelerin Rektörlüğe LİSANSÜSTÜ KONTENJAN İŞLEMLERİ Her yarıyılın ortasında Entitülerden bir sonraki yarıyılın kontenjanlarının ve başvuru koşullarının istenmesi Enstitü Kurul Kararı ile birlikte kontenjan önerilerinin ve başvuru koşullarının Gelen önerilerin tablo haline getirilmesi ve Rektörlük Makamına sunulması Lisansüstü başvuru koşullarının Senato'da karara bağlanması İlgili Kararın Enstitüye Karar geldikten sonra web sayfasından ilana çıkılması Kararın çıkmasından sonra tirajı yüksek üç gazetede yayınlanması için Basın İlan Kurumu'na Gazetede yayımlanan ilanın bulunduğu gazetelerin Rektörlüğe

15 ÖSYS İLE YERLEŞEN ÖĞRENCİLERİN İLK KAYIT İŞLEMLERİ İÇİN KAYIT KILAVUZUNUN HAZIRLANMASI İŞLEMLERİ İDARİ BÜRO İLGİLİ BİRİM BASIMEVİ İlgili birimlerden kayıt kılavuzu için yeni eğitim-öğretim yılı değişikliklerinin istenmesi Değişikliklerin işlenerek Başkanlığımıza Gerekli düzeltmelerin yapılarak Daire Başkanına ve Koordinatöre onaya sunulması Kayıt kılavuzunun basılması ÖSYS İLE YERLEŞEN ÖĞRENCİLERİN İLK KAYIT İŞLEMLERİ İÇİN KAYIT KILAVUZUNUN HAZIRLANMASI İŞLEMLERİ İlgili birimlerden kayıt kılavuzu için yeni eğitim-öğretim yılı değişikliklerinin istenmesi Değişikliklerin işlenerek Başkanlığımıza Gerekli düzeltmelerin yapılarak Daire Başkanına ve Koordinatöre onaya sunulması Kayıt kılavuzunun basılması