PROTOKOL BİLGİSİ. Prof. Dr. Rıdvan DURAK Atatürk Üniversitesi Pasinler Meslek Yüksekokulu Pasinler/ERZURUM

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "PROTOKOL BİLGİSİ. Prof. Dr. Rıdvan DURAK Atatürk Üniversitesi Pasinler Meslek Yüksekokulu 25300 Pasinler/ERZURUM E-mail: rdurak@atauni.edu."

Yeter Erçetin
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 PROTOKOL BİLGİSİ Prof. Dr. Rıdvan DURAK Atatürk Üniversitesi Pasinler Meslek Yüksekokulu Pasinler/ERZURUM

2 VI. Yazışmalarda Uygulanan Protokol Kuralları -2-

3 Resmi Yazı Kurallarını Belirleyen Esaslar Resmi yazışmalarda üst makamlarla yazışma yaparken Bilgilerinize arz olunur, Bilgilerinize arz ederiz, Arz olunur, Arz ederim, İzninize sunulur ifadeleri kullanılır. Aynı aşamada olan makamlarla yazışırken Bilgilerinize arz ederim, Bilgilerinize sunulur ifadeleri, aynı aşamada ve alt aşamadaki makamlarla yazışma yaparken Bilgilerinize arz ve rica ederim, alt makamlarla yapılan yazışmalarda ise Bilgilerinizi rica ederim, Bilgileriniz rica olunur, Gereğini rica ederim ifadeleri kullanılır. -3-

Aynı aşamada olan makamlarla yazışırken Bilgilerinize arz ederim, Bilgilerinize sunulur ifadeleri, aynı aşamada ve alt aşamadaki

4 Rapor Resmi Yazı Çeşitleri Rapor, bir kişi ya da görevli bir ekibin inceleme sonucunda üst makamlara sunmak üzere hazırladıkları yazıya denir. Tutanak Belgeler, ekipmanların teslim ve devir işlemlerinde tutanak düzenlenir. Karşılıklı olarak (teslim alan ve teslim eden tarafın) tutanağın imzalanması gerekir. Tutanakta tarih kısmı da bulunur, devri yapılan ya da teslim edilenler açıkça ifade edilmelidir. -4-

Tutanak Belgeler, ekipmanların teslim ve devir işlemlerinde tutanak düzenlenir.

5 Resmi Yazı Çeşitleri Bunun dışında TBMM genel kurulu, kongreler, toplantılarda da tutanak düzenlenir. Ayrıca kurumlarda yapılan denetimler sonucunda aykırı bir durum tespit edildiğinde tutanak düzenlenerek kayda alınır. Sözleşme Sözleşme iki tarafın bir anlaşma sonucunda anlaştıkları konunun ifade edildiği yazıya denir. Örneğin; iş sözleşmesi. Şartname Bir işin yapılmasıyla ilgili olan kişi ya da kurumların karşılıklı kabul ettikleri şartların yazıldığı belgedir. -5-

Sözleşme Sözleşme iki tarafın bir anlaşma sonucunda anlaştıkları konunun ifade edildiği yazıya denir.

6 Resmi Yazı Çeşitleri Mazbata Resmi kurumlar tarafından bir olayı belgelendirmek için yazılır. Bir kararın ve işin tasdikini bildiren konular da yazılır. Örneğin; seçim sonrasında YSK tarafından milletvekillerine teyit etmek amacıyla mazbata verilir. Müzekkere Yargı makamının bir kararın yerine getirilmesi hakkında belli bir makama yazılan yazıdır. Genellikle resmi makamların üst makamlara yazdıkları yazılardır. -6-

Örneğin; seçim sonrasında YSK tarafından milletvekillerine teyit etmek amacıyla mazbata verilir.

7 Resmi Yazı Çeşitleri Genelge Üst makamların alt birimlerine bir konu hakkında açıklama ve uygulamada birlik sağlanması için yazılır. Vekaletname Bir kişinin vekil olarak başka bir kişiyi belirlediğini belgelemek için yazılır. Tezkere Her iyi tarafında konu hakkında yeterli olduğu durumlarda genellikle tezkere kullanılır. Mahkemelerin birbirinden bilgi istemeleri durumunda da tezkere kullanılır. -7-

Vekaletname Bir kişinin vekil olarak başka bir kişiyi belirlediğini belgelemek için yazılır.

8 Memorandum Resmi Yazı Çeşitleri Bilgi veren hatırlatma notlarıdır. Örgüt içi mesajlaşma aracıdır. Kurum dışı iletişimde kullanılmamaktadır. Günümüzde çoğu işletmede mail yoluyla çalışanlara iletilir. Form Yazıları Kurumlarda rutin işlemlerde kullanılmak için düzenlenmiş formlardır. Boş kısımları doldurularak kullanılır. -8-

Günümüzde çoğu işletmede mail yoluyla çalışanlara iletilir.

9 İlan Resmi Yazı Çeşitleri Bir olayı basın yoluyla duyurmak üzere hazırlanan yazılara denir. Karar Resmi kurum ve özel kuruluşların yönetim kurallarının bir konu üzerinde görüşlerinin belirtildiği yazılardır. Özel Yazılar Bu bölümde özel yazılardan bazılarına yer verilecektir. Bunlar; dilekçe, teşekkür mektupları, tebrikler, başsağlığı mektuplarıdır. -9-

Karar Resmi kurum ve özel kuruluşların yönetim kurallarının bir konu üzerinde

10 1. Dilekçe Dilekçe, TDK sözlükte bir dileği bildirmek için resmi makamlara sunulan, imzalı ve adresli, pullu veya pulsuz yazı, istida, arzuhal olarak yer almaktadır. Bir kuruma bir talepte bulunmak amacıyla hazırlanan, belli kurallara göre yazılan kısa yazılardır. -10-

11 1. Dilekçe Dilekçelerde hitap edilen kurumun adı ilk bölüm olarak yer alır. Daha sonra kısa ve açık şekilde talep belirtilir. Sağ alt köşede tarih, dilekçe sahibinin adı soyadı ve imzası yer alır, her zaman için imza ismin üstüne atılmalıdır. Sol tarafta dilekçe sahibinin adresi ve telefon numarası bulunur. Dilekçe ekleri numaralandırılarak sol alt kısımda listelenir. -11-

Sağ alt köşede tarih, dilekçe sahibinin adı soyadı ve imzası yer alır, her zaman için imza

12 2. Teşekkür Mektupları TDK sözlüğünde teşekkür, yapılan bir iyiliğe karşı duyulan kıvanç ve gönül borcunu anlatma ; teşekkür etmek, hoşnutluluğunu anlatmak şeklinde tanımlanmıştır. Teşekkür yazıları kısa olmalıdır. Kişiler ve kurumlar arasındaki ilişkileri geliştirmek için iyi bir fırsattır Sayın Sarı, İşletmemizde verdiğiniz danışmanlık hizmetlerinden dolayı teşekkür eder, başarılarınızın devamını dileriz. Deniz Holding -12-

Kişiler ve kurumlar arasındaki ilişkileri geliştirmek için iyi bir fırsattır. 15.04.

13 3. Tebrikler Başarıları ve mutlu anları kutlamak ve paylaşmak amacıyla hazırlanan yazılara denir. Türk Dil Kurumu Türkçe Sözlük te tebrik (kutlama), 1. Mutlu bir olay sebebiyle buna sevinildiğini birine söz, yazı veya armağanla anlatmak. 2. Önemli bir olayın gerçekleşmesi dolayısıyla tören yapmak, tes it etmek. olarak yer almaktadır. Milli ve dini bayramlar, yılbaşı, yıldönümleri, düğünler, doğum günleri, atama ve terfilerde tebrik yazısı gönderilir. -13-

Mutlu bir olay sebebiyle buna sevinildiğini birine söz, yazı veya armağanla anlatmak. 2.

14 3. Tebrikler Tebrik kartları özenle hazırlanmalı, verilen mesajda kullanılan dil, açık ve kısa olmalıdır. İfadede abartılı sözcüklerden kaçınmak gerekir. Tebrik kartlarında ilk bölümde kutlanacak konu belirtildikten sonra uygun bir ifadeyle bitirilir. Sayın Deniz Yüksel, İşletmenizin 50. kuruluş yıldönümünü kutlar, başarılarınızın devamını dileriz. İstanbul Holding -14-

Tebrik kartlarında ilk bölümde kutlanacak konu belirtildikten sonra uygun bir ifadeyle

15 4. Davetiyeler Türk Dil Kurumu Türkçe Sözlük te davet, çağrı, çağırma olarak; davetiye ise davet için yazılan yazı olarak yer almaktadır. Çeşitli kutlama ve diğer toplantılara arzu edilen kişi ve kurumlara gönderilen yazılardır. Başlangıçta ve bitişte selamlama bulunmaz. Davet eden kişi ya da kurum, davetin tarihi, saati ve davet yeri davetiyede yer alan bölümlerdir. Davetiyeyi gönderen bir kurumsa amblemi davetiyede yer almalıdır. -15-

Çeşitli kutlama ve diğer toplantılara arzu edilen kişi ve kurumlara gönderilen yazılardır.

16 4. Davetiyeler Davetiyelerde isteğe göre davetiyenin kaç kişilik olduğu belirtilebilir. LCV (Lütfen Cevap Veriniz) ifadesi ile ilişki kurulacak telefon numarası ve kişi belirtilebilir. Bu bölümde cevap beklenen son tarihin verilmesi uygundur. Örneğin; LCV: ( e kadar). Belli kıyafetlerin zorunlu olduğu toplantılarda bu durum mutlaka belirtilmelidir. Resmi üniforma zorunluluğu mess-dress ifadesi ile yer alabilir. Ayrıca toplantının özelliğine göre smokin veya uzun elbise zorunluluğu da bu bölümde yer alabilir. -16-

Bu bölümde cevap beklenen son tarihin verilmesi uygundur. Örneğin; LCV: 0216 5430000 (15.12.2005 e kadar).

17 5. Başsağlığı Mektupları TDK sözlüğünde başsağlığı, ölen bir kimsenin yakınlarına söylenen ilgi ve yakınlık anlatan söz olarak tanımlanmıştır. Teselli; acı bir olayı unutturmaya çalışma, hafifletme, avunma, avuntu, avunç olarak TDK sözlüğünde yer almaktadır. Kısa bir mektup şeklinde düzenlenmelidir. Yazının sağ altına başsağlığı dileyen kişi ya da kurumun adı yazılır. -17-

Teselli; acı bir olayı unutturmaya çalışma, hafifletme, avunma, avuntu, avunç olarak TDK

18 6. Yeni Yıl Kartı Yeni yılda gönderilen mutluluk, başarı ve sağlık dileklerini içeren kartlardır. Resmi ve özel kurumlar bu kartlarda mutlaka amblem bulundurmalıdır. Yeni yıl kartları kart altına imza atılarak gönderilmelidir. Kurum tarafından gönderiliyorsa sağ altta kurum adı, aile tarafından gönderiliyorsa sağ altta ailece gönderildiğini belirten bir ifade yer alır. -18-

Yeni yıl kartları kart altına imza atılarak gönderilmelidir.

19 7. Masa Yer Kartı Davetlerde, misafirlerin masada oturacakları yerin belirtilmesi için kullanılan ve masada yer alan kartlardır. Servis tabağının üzerine veya üst kısmına yerleştirilir. Kartonlardan katlamalı şekilde hazırlanmış masa kartları olabileceği gibi, farklı malzemelerden hazırlanmış kalıplar da bu işlev için kullanılabilir. -19-

Servis tabağının üzerine veya üst kısmına yerleştirilir.

20 8. Doğum Bildirimi Kartı Doğum sonrasında aile tarafından aile ve yakınlarına gönderilen karttır. Doğum bildirimleri gazete ilanlarıyla da duyurulabilir. -20-

Benzer belgeler

Yazılı ve Sözlü İletişimde Protokol

Yazılı ve Sözlü İletişimde Protokol 2 Tüm kurum ve kuruluşlarda yazılı iletişim, yönetimin temel unsurlarındandır. Günümüzde mektup, taziye, tebrik, kartvizit kurumsal yaşamda en çok kullanılan yazılardır. 1 Mektup 3 Mektuplar kamu kurumlarında