RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK RESMİ YAZIŞMA PROTOKOLÜ

Transkript

1 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK RESMİ YAZIŞMA PROTOKOLÜ Yasemin ARAS 5 Mayıs 2005

2 YAZI, MEMURUN KALİTESİNİ; MEMUR DA KURUMUN KALİTESİNİ YANSITIR

3

4 RESMİ YAZILAR Normal Dağıtımlı İvedi Günlü veya Süreli Gizlilik Dereceli a) Kişiye Özel b) Hizmete Özel c) Gizli d) Çok Gizli Önemli Genelge ve Bildirge Duyuru Onay Karar Rapor Tutanak Protokol Andıç Bilgi Notu E-Posta (Elmek)

5 . GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Eğitim Dairesi Başkanlığı BİLGİ NOTU Tarih : Sıra No : Konu : Hazırlayan : Sunulan Makam : BİLGİLER : Bilgilerine saygılarımla sunarım. (Hazırlayanın Parafı) Füsun SAÇIN Eğitim Dairesi Başkanı

6 E-POSTA (ELMEK) ÖRNEĞİ Kimden Kime Bilgi (Dağıtım) Konu Ekler : TODAİE Genel Müdürlüğü : TRT Genel Müdürlüğü : AA Genel Müdürlüğü : Ulusal Kalite Kongresi : Basinaciklamasi.doc Tarih: 16/02/ :27 TÜRKİYE VE ORTA DOĞU AMME İDARESİ ENSTİTÜSÜ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SAYI : B.02.2.TOD.0.01/A KONU : Ulusal Kalite Kongresi 16/02/2004 TRT GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE İLGİ : Yönetim Kurulunun 25/01/2004 tarih ve 5 sayılı kararı. İlgi karar gereğince, 15 Mart 2004 tarihinde Enstitümüzde yapılacak olan Ulusal Kalite Kongresi nin tanıtımıyla ilgili basın açıklaması ekte gönderilmiştir. Bilgilerinizi saygılarımla rica ederim. Prof.Dr. Turgay ERGUN Genel Müdür DAĞITIM : A.A. Genel Müdürlüğüne

7

8

9

10 İYİ BİR YAZIDA GEREKSİZ TEKRARLAR OLMAZ ÇABUK VE KOLAY ANLAŞILIR YANLIŞ ANLAMALARA YOL AÇMAZ YAZIYI OKUYACAKLARIN KÜLTÜR SEVİYESİ DİKKATE ALINIR SADE VE HERKESÇE BİLİNEN KELİMELER KULLANILIR HER PARAGRAF BİR ANA FİKRE DAYANIR

11 12 punto ile TİMES NEW ROMAN yazı tipi kullanılır Paragraf başları 1,25 cm içeriden başlanır (12 VURUŞ) Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır boşluk bırakılır Sayılar rakamla ve / veya yazıyla yazılabilir Yazı TDK nun hazırladığı imla klavuzu ve Türkçe sözlük esas alınarak, yaşayan Türkçe ile yazılır Kısaltma kullanıldığında, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir Yazılara postalandığı günün tarihi verilir Noktalama işaretlerinden sonra bir vuruş boşluk bırakılır Büyük sayı grupları sağdan sola doğru üçlü olarak gruplandırılır ve araya nokta konur. Kesirli sayılarda ise virgül konur Yazılar en az 2 nüsha düzenlenir Yazının gönderileceği alt birim belli ise parantez içinde yazılır

12 RESMİ YAZILARDA İMLA KURALLARI İMZA TÜRLERİ ASALETEN İMZA VEKALETEN İMZA ADINA İMZA YERİNE İMZA ONAY İMZA ÇİFT İMZA KURUL İMZASI KISA İMZA (PARAF)

13 (İMZA) Ahmet BOZKURT Yayımlar Dairesi Başkanı V. (İMZA) Ali YILDIZ Bakan a. Müsteşar Yardımcısı

14 İKİ İMZALI YAZILARDA : (İMZA) Orhan GÜNEŞ Genel Müdür Yardımcısı (İMZA) Doç.Dr. Ahmet ARAL Genel Müdür Üstün İmzası Sağda İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN İMZALAMASI DURUMUNDA: (İMZA) Doç.Dr. Ahmet ARAL Genel Müdür Üstün İmzası Solda (İMZA) Orhan GÜNEŞ Genel Müdür Yardımcısı (İMZA) Ali GÜLER..Şube Müdürü

15 RESMİ YAZILARDA ARZ/RİCA KURALLARI Sosyal yaşamda rica etmek dilemek; yönetim dilinde ise, emretmektir

16 ÜST AR Z CA Rİ AST ARZ AST

17 Dış Kuruluşlara Yazı Yazılırken Uyulması Gereken Protokol Kuralları: Devlet protokol listesinde yer alan kuruluşun protokol olarak önde gelmesi, listede alt sıradaki bir kuruluşa rica ederim deme hakkı doğurmaz Adli ve askeri kuruluşlara arz ederim ifadesi kullanılmalıdır. Uluslar arası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara; bilimsel, akademik ve özerk kuruluşlara arz ederim, saygılarımla rica ederim ya da rica eder, saygılarımı sunarım ifadeleri uygundur. Yerel ve özel kuruluşlara ve şahıslara gönderilen yazılarda saygılarımla rica ederim ifadesi kullanılmalıdır. Yazışmalarda arz ve rica konusunda sorun olduğunda saygılarımla ifadesi kullanılmalıdır. KARŞILIKLILIK İLKESİ gereğince, eşit düzeyde kuruluşlarda; rica ederim ifadesi kullanıldıysa, rica ederim arz ederim ifadesi kullanıldıysa, arz ederim saygılarımla ifadesi kullanıldıysa, saygılarımla ifadesi kullanılmalıdır.

18 Hiyerarşik olarak bağlı kişi ve kuruluşlarla kurum içinde birimler/şubeler ve personel ile yapılan yazışmalarda Sayın ve Saygılarımla kelimeleri kullanılmaz. Bir yazı yalnızca bir kişi ya da kuruluşa gönderildiği zaman arz/rica ederim demek doğru değildir. Çünkü; onun ast mı üst mü olduğunu bilmemek demektir. Makam sahibi (kurum amiri), alt/ast bir kuruluşa gönderdiği yazıda rica ederim diyerek imza atıyorsa, kurum amiri adına imza atan kişi de rica ederim der. Duyurulur, sunulur ibaresi yalnızca imzasız duyuru ve açıklamalarda kullanılır. Resmi yazışmalarda sadece arz ederim veya rica ederim ibaresi kullanılır. Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiiller ilke olarak 3. çoğul şahıs olmalıdır. Örn : Olurlarına arz ederim. Çünkü teklif, şahsın değil, makamın olurlarına sunulur. Makama sunulan yazıların sonunda Bilgilerine arz ederim veya Takdirlerine arz ederim, Tasviplerine arz ederim veya Gereğini müsaadelerine arz ederim demek gerekir. Vatandaş olarak, bir kamu kuruluşuna yazılan yazının sonunda.. rica ederim. Saygılarımla. demesi doğrudur.

19 Süreyya SERDENGEÇTİ Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası Başkanı Ankara Bilgen AYTÜRK Profesyonel Turizm Rehberi Turizm Genel Müdürlüğü Kızılay/Ankara Tel: (0312) Faks: (0312)

20 Gülçin AYKUL (4,5 x 8 cm)

21 Sayın Nihat AYTÜRK Yeni yılınızı sağlık, mutluluk ve başarı dileklerimle kutlar, saygılar sunarım (İmza) Hasan YÜCESAN Polis Akademisi Başkanı Erdil AKAY Cumhurbaşkanlığı Özel Kalem Müdürü Yeni yılınızı en iyi dilekleriyle kutlar, saygılar sunar. (İmza)

22 Sayın Filiz ŞAHİN Yeni görevinizi yürekten kutlar; üstün başarı dileklerimle saygılar sunarım. (İmza) Nihat AYTÜRK Sayın Aslan Ailesi, Kurumunuzda görev yapmış olan değerli müdürlerimizden Yusuf ASLAN ı kaybetmiş olduğumuzu derin bir üzüntüyle öğrenmiş bulunuyoruz. Yusuf ASLAN ı seçkin ve örnek şahsiyeti ve Kurumunuzdaki üstün hizmetleri hiçbir zaman unutulmayacaktır. Bu duygularla Kurumunuz adına, en derin üzüntülerimi belirtir; kederli ailesine başsağlığı ve merhuma Tanrı dan rahmet dilerim. Saygılarımla. (İmza) ÖzcanYAĞCI Genel Müdürü

23 RESMİ HİTAP BİÇİMLERİ CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINA BAŞBAKANLIĞA veya BAŞBAKANLIK KATINA BAŞBAKANLIK MAKAMINA MALİYE BAKANLIĞINA ya da BAKANLIK MAKAMINA DPT MÜSTEŞARLIĞINA ya da MÜSTEŞARLIK MAKAMINA VAKIFLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ya da GENEL MÜDÜRLÜK MAKAMINA AYDIN VALİLİĞİNE ya da VALİLİK MAKAMINA

24 YARI RESMİ HİTAP BİÇİMLERİ Sayın Bülent ECEVİT Başbakan Sayın Sümer ORAL Maliye Bakanı veya ; Sayın Başbakan, Sayın Bakan, Sayın Vali, Sayın Genel Müdür,

25 SOSYAL HİTAP BİÇİMLERİ Devlet ve Hükümet Adamları İçin : Pek Muhterem Beyefendi, Pek Muhterem Hanımefendi, Muhterem Beyefendi, Muhterem Hanımefendi Üst Yöneticiler İçin: Muhterem Beyefendi, Muhterem Hanımefendi, Beyefendi, Hanımefendi,

26 SAYGI İFADELERİ Devlet ve Hükümet Adamlarına Saygı İfadeleri : En derin saygılarımı kabul buyurmalarını istirham ederim, efendim. Derin saygılarımın kabulünü müsaadelerine arz ederim. Derin saygılarımın kabulünü dilerim. En derin saygılarımla. Üst Yöneticilere, Büyüklere ve Hanımlara Saygı İfadeleri : Derin saygılarımla. Saygılarımla.

27 DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER