İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kurumsal Mail Yazışma Standardı

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kurumsal Mail Yazışma Standardı"

Fidan Karadag
7 yıl önce
İzleme sayısı:

1 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 1 / 5 İÇİNDEKİLER 1. AMAÇ KAPSAM SORUMLULAR DETAYLAR Konu Satırını Kullanmak Selamlaşma İmla Kuralları Yazışma İmza Kullanmak Genel Kural... 4

2 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 2 / 5 1. AMAÇ Kurum çalışanlarının yazışmalarda iletişim ve disiplin kurallarına uygun davranmalarını amaçlar. 2. KAPSAM İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi (AUZEF) bünyesinde bulunan tüm personelimizin düzenini, disiplinini ve iletişimini kapsar. 3. SORUMLULAR Belirtilen düzenin yürütülmesinden İnsan Kaynakları Yönetimi, gerçekleştirilmesinden tüm AUZEF çalışanları sorumludur. 4. DETAYLAR 4.1. Konu Satırını Kullanmak Alıcının konuyu bilmesi, başlığı görmesi gereklidir Konu, yazılan mail ile ilgili olmalıdır Önemini ve aciliyetini belirtmek için konu başlığı yazıldıktan önce veya sonra ACİLLLL,???,!!! şeklinde uyarılara ya da işaretlere yer verilmemelidir. Konunun aciliyeti, mail gönderilmeden önce önem derecesi ayarla (düşük/ / normal / yüksek) özelliği kullanılarak belirtilmelidir Selamlaşma Ast - üst, üst - ast yazışmalarında alıcıya hitap önemlidir Ad Bey / Hanım ile başlanmalıdır Cinsiyet bilinmiyor ise Sayın hitabı ve Adı Soyadı (unisex isimlerde kişi tanınmıyor ise) kullanılmalıdır Ad Bey / Hanım merhaba / iyi günler / iyi haftalar / iyi akşamlar. gibi ifadeler kullanılmalıdır.

3 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 3 / Üst makama veya şahsa hitap ederken Sayın/ Sevgili / Değerli Dekanım -Dekan Yardımcım ifadeleri kullanılmalıdır. (Resmî yazışmalarda) Ast makama veya şahsa Sayın Ad Soyadı şeklinde hitap edilmelidir. (Resmî yazışmalarda) 4.3. İmla Kuralları Yazışmalardaki gövde metin, Türk Dil Kurumu İmla Kılavuzu ile Güncel Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına uygun olarak ve standart Türkçe ile yazılır Yazışmalardaki ifadeler anlaşılır olmalı ve bu ifadelerde imla kuralları göz önünde bulundurulmalıdır İfadeler büyük harfler ile yazılmamalıdır. (Büyük harf ile yazılan mail; bağırmak, sinirli olduğunu bilgisini vermek olarak algılanır ve kabalık göstergesidir.) Noktalama işaretleri gerekli yerlerde ve gerekli miktarda kullanılmalıdır. Aynı noktalama işareti art arda kullanılmalıdır Yazışma Alıcıya verilmek istenen mesaj; kısa ve net olarak iletilmeli, iş esnasında alıcıyı zaman kaybına uğratmayacak şekilde akıcı bir metin olarak düzenlenmeli, imla kurallarına uygun, açık ve anlaşılır olmalıdır Emir kipi kullanılmamalıdır Üstlerin ricası emir, astların arzı taleptir Ast, üste arz ederim veya sunarım ; üst, asta rica ederim sözcükleriyle bilgi ve istek bildirmelidir Eşit mevkidekiler birbirine rica ederim diyebilir Kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen yazılarda arz ederim veya sunarım kalıbı uygundur.

4 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 4 / Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiillerin kişileri ilke olarak 3. çoğul şahıs olmalıdır. Çünkü teklif, şahsın değil makamın tasviplerine / olurlarına sunulmaktadır: Tasviplerine arz ederim, Olurlarına arz ederim vb Birey olarak kamu kuruluşlarına yazılan yazıların sonunda arz ederim. Saygılarımla. demek uygundur Birey olarak bir kamu kurumunda rica ederim demek, işlemin gereğine etki edebilir Kurumsallığın dışında kalan kısaltmalar kullanılmamalıdır: Mrb, kib, görş, Ok, Tmm vb Mecazi anlatıma yer verilmemelidir Yazı tipi renkli olmamalıdır. Siyah renk ile Times Roman, Calibri, Arial yazı tiplerinden biri tercih edilmelidir. Yazı tipi boyutu (punto) 9-11 arasında olmalıdır. İma etmek istenilen cümle ya da ifadeler, bold siyah veya bold kırmızı yapılabilir Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmemelidir. (Yer verildiğinde de parantez içinde bu kelimelerin Türkçe karşılıkları belirtilmelidir.) Yazışmalardaki gövde metin Saygılarımla. kelimesiyle son bulmalıdır İmza Kullanmak Yazışmaların altında göndericinin imzası (adı soyadı, kurum adı, görevi, iletişim bilgileri) yer almalıdır Genel Kural Maillerde iletinin işlevine uygun bir şekilde, yapılması gerekenin ne olduğu, ne istendiği, hangi bilginin verildiği mümkün olduğunca açık ve net olarak ifade edilmelidir Emir kiplerinden uzak durulmalıdır Nazik cümle yapıları çerçevesinde yazılmalıdır Tansiyon yükseltici maillere hemen cevap verilmemelidir.

5 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 5 / Hatırlatıcı mail, mail gönderildikten en az 24 saat sonra gönderilmeli ve en fazla 2 defa hatırlatıcı mail gönderilmelidir Cümle yapılarında Aldınız mı? Değil mi? Okudunuz mu? şeklinde ifadelere yer verilmemelidir. Kişilerde anlamıyorsun algısı yaratılmamalıdır.

Benzer belgeler

İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ

İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:01 Rev Tarihi: 27.11.2014 Sayfa 1 / 21 İçindekiler tablosu 1. Amaç... 3 2. Kapsam... 3 3. Sorumlular... 3 4. Tanımlar... 3 5. İletişim Araçları...