GÜVEN MENKUL DEĞERLER A. ġ.

Transkript

1 GÜVEN MENKUL DEĞERLER A. ġ. ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM PLANI ve Ġġ AKIġ PROSEDÜRLERĠ 1. Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı olarak ve/veya elektronik ortamda saklanması a) Şirketimize ait resmi defterler basılı olarak şirket merkezinde ve geçmiş yıllara ait resmi defterler ise şirket deposunda kanuni süreler içersinde saklanacaktır. b) Mali tabloların bir nüshası bağımsız denetim firmasında bulunacak olup ayrıca elektronik ortamda (cd,disket vb. ) tutulacaktır. c) Geçmiş yıllara ait kıymetli evraklar şirket deposunda bulundurulacaktır. 2. ġirketimizin aralıksız olarak faaliyetlerini sürdürebilmesi için bilgi sistemlerinin devamlılığının sağlanması, yedekleme ve yedeklerin elektronik ortamda saklanması a) Şirketimize ait finansal dataları, muhasebe programına ait bilgiler ve müşteri bilgileri hergün şirket içinde bir bilgisayara kayıt edilecek olup aynı zamanda CD ortamına alınacak back-up kaydı şirket dışına çıkarılacaktır. Şirket e ait back-up kayıtları 5 yıl süre ile saklanacaktır. 3. Mali ve Bilgi iletiģim altyapısı operasyonel risk değerlendirmesi Risk : Şirket merkezinde bulunan server ın arızalanması Çözüm : - Back-up CD lerinden dataların geri yüklenmesi -Veri tabanının yeniden kurulması Risk : Takasbank ve/veya MKK ile kurulan bağlantının kopması Çözüm : -Yedek bağlantıya geçiş -Yedek bağlantıda problem var ise ilgili personel Merkezi Kayıt Kuruluşuna ve/veya Takasbank a giderek günlük işlemleri gerçekleştirir. 1

2 Risk : İMKB ile kurulan bağlantıların arızalanması Çözüm : Turpak ve TT-net hatlarında kalıcı bir arızanın olması durumunda İMKB merkezinde bulunan üye temsilcilerimiz ile irtibata geçilerek müşteri emirleri gerçekleştirilir. 4) Aracı kurum ve çalıģanlarıyla alternatif iletiģim kanallarının tedarik ve sürekliliğinin sağlanması a) Şirketimizin İMKB üye temsilcileri ile İMKB de bulunan şirketimize ait 3 (ÜÇ) direk telefon hattı ve 1 (BİR) faks cihazı ile irtibat kurulmaktadır. Telefon hatlarında arıza olması durumunda cep telefonu ile irtibat kurulacaktır. b) Şirketimizde çalışan tüm personelde diğer çalışan personellerin telefon numaraları bulunacaktır. 5) Alternatif aracı kurum merkezi ve merkezi ve merkez dıģı örgütlerin tespiti a) Şirketimizin olağanüstü (deprem, yangın vb.) hallerde kullanacağı aracı kurum merkezi Büyükdere caddesi no:185 B Blok D:13 Kanyon-Levent / ĠSTANBUL adresidir. Bu adreste ; bulundurulacaktır. 1 (BİR) adet internet bağlantısı 1 (BİR) adet telefon hattı ( ) 1 (BİR) adet faks 2 (İKİ) adet notebook 6) Acil ve beklenmedik durumun karģı tarafa olası etkileri a) Müşteri emirlerinin gerçekleştirilememesi b) Mali yükümlülüklerin yerine getirilememesi c) Rutin ve zorunlu bildirimlerin yerine getirilememesi 2

3 7) Kurulun alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi; rutin ve zorunlu bildirimlerin nasıl yapılacağı a) Acil ve beklenmedik durum ile karşılaşıldığında en hızlı iletişim araçları kullanılarak ivedilikle Sermaye Piyasası Kurulu, İMKB, VOB, MKK ve Takasbank a sözlü ve/veya yazılı olarak bildirilecektir. b) Rutin ve zorunlu bidirimler Şirket e ait alternatif şirket merkezinden süresi içinde bildirilecektir. 8) Şirketimizin, acil ve beklenmedik durum karşısında faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar vermesi durumunda şirket yönetim kurulunun alacağı karar doğrultusunda müşteri hesapları tespit edilen başka bir aracı kuruma devredilebilir veya müşteri hesapları tasfiye edilir. Ġġ AKIġ PROSEDÜRLERĠ 1. Kriz masası oluģturulması Şirketimizin Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı, Müfettiş ve Vadeli İşlemler Müdürü ile kriz masası oluşturulur ve durum değerlendirilmesi yapılır. 2. ġirket Genel Müdürünün bilgisi dahilinde Genel Müdür Yardımcısı gerekli koordinasyonu sağlayacaktır. 3. ĠĢ bölümü a) Koordinasyon sorumlusu- Genel Müdür Yardımcısı - Veri tabanı ve muhasebe programının yüklenmesi için İMKB üye otomosyon grubu ile temasta bulunulur. - SPK, İMKB, VOB, MKK, ve Takasbank a durum hakkında bilgi verir. - Tüm gelişmelerden şirket Genel Müdürü ve Yönetim Kurulu Başkanı na bilgi verir. 3

4 b) Merkezi Kayıt KuruluĢu nezdinde yapılan iģlemler - Merkezi Kayıt Kuruluşu Web İşlemleri yetkilisi - Yardım masasında veya internet üzerinden günlük işlemleri gerçekleştirir, takas borçlarını kapatır. Müşteri hesap mutabakatlarını sağlar. - Vadeli işlemler ile ilgili teminat işlemleri yapılır. - Gelişmeler hakkında Genel Müdür Yardımcısına bilgi verir. c) Takasbank A.ġ. nezdinde yapılan iģlemler - Muhasebe Sorumlusu - Yardım masasına ulaşarak günlük işlemleri gerçekleştirir. Takas borçlarını kapatır. Banka mutabakatını sağlar. - Gelişmeler hakkında Genel Müdür yardımcısına bilgi verir. d) Alternatif Ģirket merkezinde yapılan iģlemler Muhasebe Sorumlusu - Veri tabanının ve muhasebe programının kurulmasından sonra Back-up ların geri yüklenmesini sağlar. - Muhasebe programının işlerliğini kontrol eder, müşteri hesaplarının TL ve hisse senetlerinin sözleşme bazında kontrolünü sağlar. - Müşterileri arayarak hesapları hakkında bilgi verir. - Müşteri menkul kıymetleri ve nakit çekim işlemlerini yürütür. - Gelişmeler ve yapılan işlemler hakkında Genel Müdür Yardımcısına bilgi verir. e) Ġzmir Vadeli ĠĢlemler ve Opsiyon Borsası Nezdinde Yapılacak ĠĢlem Vadeli işlemler Müdürü -Vadeli işlemler müdürü İzmir Vadeli İşlemler ve Opsiyon Borsasına gidecektir. Ancak daha sonra İzmir Vadeli İşlemler ve Opsiyon Piyasası İstanbul da bir yedek merkez kurar ise bu merkeze gidilecektir. - Yardım masasında vadeli işlemlere ait teminatlandırma ve müşteri emirlerinin gerçekleştirilmesini sağlar. - Gerçekleşen işlem sonuçlarını alternatif şirket merkezine internet üzerinden, telefon yada faks ile bildirir. - Tüm gelişmeler hakkında Genel Müdür Yardımcısına bilgi verir. 4

5 f) ĠMKB nezdinde yapılan iģlemler Üye temsilcisi - Alternatif aracı kurumlar merkezinden gelen müşteri emirlerini gerçekleştirir. - Gerçekleşen işlemlerin teyidini operasyon müdürüne iletir. - Gerçekleşen işlemleri CD veya disket ortamından alternatif aracı kurum merkezine ulaştırır. Acil ve beklenmedik durum planının uygulanmasından şirket Genel Müdür Yardımcısı Murat ERKAN sorumludur.alternatif sorumlu kişi Müfettiş Mükerrem Gülümser YILMAM dır. Sorumlu KiĢilere Ait Bilgiler : 1. Murat ERKAN Genel Müdür Yardımcısı Cep Telefonu : 0 (537) Ev Telefonu : 0 (212) Adres : Bağlar Mahallesi Narçiçeği Sokak No : 10 / 1 Yeniköy-Sarıyer / İSTANBUL muraterkan@guvenmenkul.com 2. Mükerrem Gülümser YILMAM Müfettiş Cep telefonu : 0 (532) Ev Telefonu : 0 (216) Adres : Taşlıçeşme Sokak Şirin Ap. No:28 Daire:30 B Blok Bostancı/İstanbul gulumseryilmam@guvenmenkul.com 5

6 6