ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI

Transkript

1 NETA YATIRIM MENKUL DEĞERLER A.Ş. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI MART 2015

2 Planın Amacı Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş'nin acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, diğer aracı kurumlara ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini ve prosedürlerini belirlemek ve '' İş Sürekliliği '' yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi amacıyla bu plan hazırlanmıştır. Olağanüstü durumlarda işin kesintiye uğraması durumunda Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş.'nin alternatif şirket merkezinde ihtiyaçların karşılanması, mali zararların en aza indirilmesi ve olumsuz durumlarda dahi operasyonların devam ettirilmesi planlanmıştır. Bunun için de gerekli organizasyon ve prosedürler bu planda belirtilmiştir. Dayanak Bu plan Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş. nin müşterilerine verdiği hizmetin sürekliliği ve sorumlu olduğu kuruluşlara karşı iş ilişkisinin devamlılığını sürdürmek amacı ile 21/10/2008 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan Aracı Kurumlarda Uygulanacak İç Denetim Sistemine İlişkin Esaslar Hakkında Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Seri No:V, No:104) hükümlerine uygun olarak düzenlenmiştir. Acil ve Beklenmedik Durumlar Şirketin olağan çalışmasını kesintiye uğratacak ve/veya hizmet sunmasını engelleyecek acil ve beklenmedik durumlar aşağıdaki gibi tanımlanmıştır; - Doğal Afetler ( Deprem, Yangın, Fırtına, Sel, vb.) - Faaliyetlerin sürdürüldüğü binada meydana gelen beklenmedik durumlar ( yangın, patlama, su baskını vb.) - Terörist saldırılar, Savaş, Halk ayaklanması vb. - Şirketin Bilgi İşlem ve telekomünikasyon sistemlerinin kullanılamaz hale gelmesi. ( Sisteme izinsiz girişler, virüsler ve siber saldırılar) - Hastalık, iş bırakma, trafik kazası gibi nedenlerle personelin büyük bölümünün işe gelmemesi/gelememesi. - Finans piyasalarında meydana gelen olağanüstü haller nedeniyle para ve sermaye piyasalarında işlem yapılamaması, tahsilat ve ödeme sistemlerinin çalışmaması gibi planlanmamış olaylar.

3 Acil Durum Komitesi Acil ve Beklenmedik olası bir durumda Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş. nin iş süreçlerinde yaşanması muhtemel kesintilerin önlenmesi ve/veya kesintilerin en kısa süre içerisinde giderilebilmesi ve İş Sürekliliğinin sağlanması amacıyla ACİL DURUM KOMİTESİ oluşturulmuştur. Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş. de kurulan bu komite acil durumlarda kriz yönetimini üstlenir ve diğer personeli yönlendirir. Komite; Genel Müdür, BT Birim Yöneticisi, Mali İşler ve Operasyon Müdürü, Yurt İçi Sermaye Piyasaları Müşteri Temsilcisi ve Müfettiş tarafından oluşturulmuştur. Komite, altı ayda bir acil ve beklenmedik durumlarda şirkette yapılanları ve olası değişiklikleri görüşmek üzere toplanır. Komite acil ve beklenmedik durumda durumun önem ve derecesini belirleyerek, personeli izinden çağırmak ve geçici görevlendirme yaparak Şirketin rutin faaliyetlerini sürdürmesine yönelik kararlar alma konusunda yetkilidir. Komite Üyeleri : Genel Müdür : Engin KURUN engin.kurun@netayatirim.com Gsm : ( 532 ) BT Birim Yöneticisi : Serkan YİĞİT serkan.yigit@netayatirim.com Gsm : ( 530 ) Mali İşler ve Operasyon Müdürü: Vehbi Emre Oflaz emre.oflaz@netayatirim.com Gsm : (530) Müfettiş: Solmaz AYTAÇ solmaz.aytac@netayatirim.com Gsm : (532) Yurt İçi Sermaye Piyasaları Müşteri Temsilcisi: Ahmet Öztürk ahmet.ozturk@netayatirim.com Gsm : (535) Şirket Merkezi İletişim Bilgileri : Sabit Hatlar : (212) (pbx), (212) , (212) , (212) Gsm Hatları : ( 532 ) , ( 532 ) , ( 532 ) , ( 530 ) Faks Hatları : (212) , (212) neta@netayatirim.com info@netamenkul.com

4 İş Sürekliliği Planı Acil ve Beklenmedik Durum İş Akışı a) Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü oldukları her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı olarak ve / veya elektronik ortamda saklanması: Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrak şirket içerisinde dolaplarda saklanmaktadır. Aynı zamanda bu evraklar şirketin Döküman Yönetim Sistemi ne dijital olarak kaydedilerek elektronik ortamda da tutulmaktadır. Evraklar 1 yıl şirket merkezinde muhafaza edilir ve 1 yılsonunda Iron Mountain Arşivleme Hizmetleri A.Ş. ye gönderilerek 10 yıl boyunca muhafaza edilmesi sağlanır. b) Aracı kurum faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması, yedeklerinin alınması ve söz konusu elektronik kayıt yedeklerin 5 yıl süre ile saklanması: Bilgi işlem sistemlerimizin devamlılığının sağlanması amacıyla Şirket merkezinde kullanılmakta olan fiziksel sunucularımızın muadil bir yedeği şirket merkezimiz de tesis edilmiş ve tüm sistem yedek sunuculara sürekli güncellenmektedir. Borsa İstanbul, Takasbank, MKK ve müşterilerimizin internet şubemize emir göndermekte kullanılan bağlantılarımız farklı bir internet servis sağlayıcı firma tarafından yedeklenmiştir. Veri tabanımız yedek sunuculara her gün yedeklenmektedir. Ayrıca şirket merkezi dışındaki bir Nas Sunucuda veri tabanı yedeği aktarılmaktadır. Ses kayıtlarımızın bir yedeği 2 farklı medya ortamına ( Dvd, Nas) yedek alınmakta ve tüm elektronik yedekler 5 yıl süreyle saklanmaktadır. c) Mali ve bilgi iletişim altyapısı dahil olmak üzere operasyonel risk değerlendirmesi, Operasyonel riskler değerlendirilirken Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş.'nin tüm faaliyetlerinin kesintiye uğraması durumunda gerekli sayıda personel, işlemleri sorunsuz bir şekilde Alternatif Şirket Merkezinde yerine getirmesi için ulaştırılarak, kanuni yükümlüklerini ve müşteri işlemlerini yerine getirirler. Takas işlemleri için ise Takas ve Saklama Bankasında bulunan bilgisayarlar kullanılacaktır. ç) Müşterilerle alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması, Sabit hatlardan bir veya bir kısmının devre dışı kalması durumunda müşteri ile iletişimi sağlayacak şirkete ait yeterli sayıda farklı hizmet sağlayıcıdan telefon hattı mevcuttur. Genel bir arıza veya kesinti durumunda müşteriler ile sabit hatlardan iletişim kurulamadığı anlarda şirket üye temsilcileri telefonlarından veya şirket GSM hatları aracılığı ile iletişim sağlanacaktır. Şirket ile BIST arasındaki iletişimin aksaması durumunda, şirketteki broker en kısa sürede BIST de bulunan yedek terminallere ulaşımı sağlanarak emirler cep telefonu aracılığı ile iletilecek ve daha çok pozisyon kapatma şeklinde emirlere ağırlık verilecektir. Çünkü yapılan işlemlerde müşteri ses kayıtlarının tutulması sorunu yaşanacaktır. Telefon ile emir ileten müşteriler için şirketimizin faks numaralarına ( ve ) emir talimatı istenecektir.

5 d) Aracı kurum ve çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması, Acil ve Beklenmedik Durumlarda komitenin ve kurum çalışanlarının görev ve yetkileri kendileri ile paylaşılmıştır. Acil Durum Komitesi kimlerden oluşur, iletişim bilgileri ve Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş. nin Acil Durum Eylem Planı web sitemizde bulunmaktadır. Olağanüstü durum gerçekleştiğinde Acil Durum Eylem Planını uygulayacak yeterli sayıda personelin bulunacağı ve bu planın uygulanacağı varsayılmaktadır. Sorumlu kişilerin Alternatif Şirket Merkezi'ne erişimi aşağıda düzenlenmiştir, 1. Mesai saatlerinde veya dışında oluşan bir olağanüstü durumda, Sorumlu personel Alternatif Şirket Merkezi ne ulaşımdan kendileri sorumludur. 2. Acil ve beklenmedik durum planının uygulanmasından sorumlu personel, iletişim bilgileri konusunda bilgilendirilmişlerdir. Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş. Acil Durum Komitesi Başkanı ve Destek Ekibi, acil durum ilanından itibaren en kısa süre içerinde Alternatif Şirket Merkezinde bir araya geleceklerdir. e) Alternatif aracı kurum merkezi ve merkez dışı örgütlerinin tespit edilmesi, Şirket merkezinin tamamen devre dışı kaldığı durumda; Kapalı Çarşı Muhafazacılar Sok. No:42 Fatih / İstanbul Tel : (212) Faks : (212) adresindeki ofis alternatif şirket merkezi olarak kullanılacaktır. f) Acil ve beklenmedik durumun, karşı tarafa olası etkileri hakkında değerlendirme, Şirket nezdinde müşterilerin varlıkları ( para ve sermaye piyasası araçları ) fiziken saklanmadığı için acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşterilerin varlıklarında herhangi bir zayiat olması söz konusu değildir. Ancak acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşterilerle iletişimin tamamen kopması ve alternatif yollarla iletişimin sağlanamaması durumunda veya iletişim sağlanabilmekle birlikle operasyonel işlemlerin yapılamaması nedeniyle müşterilerin emir ve talimatları yerine getirilemeyebilir. Müşterilerin emirlerinin gerçekleşmemesinden ötürü zararları oluşabilir. Acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağına ilişkin olarak hazırlanan bu plan şirketimizin web sitesine konularak müşterilerimizin bilgi sahibi olmasını sağlanacaktır.

6 g) Kurul'un alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi, rutin zorunlu bildirimlerin nasıl yapılacağı; Acil ve Beklenmedik Durum oluşması halinde ve olağanüstü durum ilanı yapılması durumunda öncelikle Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş. personeli haberdar edilir, daha sonra tüm müşterilerimiz. En hızlı şekilde kullanılacak haberleşme araçları ile SPK, BIST, MKK, TAKASBANK ve diğer ilgili tüm resmi kurumlar durumdan haberdar edilir. Acil ve Beklenmedik Durumun devamı nedeniyle faaliyetlerin aksaması halinde Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş. tarafından yapılması gereken rutin bildirimlerin kesintiye uğramaması açısından piyasa düzenleyici resmi kurumların verecekleri talimatlara uyum sağlanacaktır. Rutin zorunlu bildirimler alternatif şirket merkezinden ve/veya ilgili kuruluşların tarafımıza tahsis edilecek yardım masalarından yapılacaktır. ğ) Aracı kurumca faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka bir aracı kuruma devri. Şirket Yönetim Kurulu, acil ve beklenmedik durum nedeniyle şirketin faaliyetine devam edemeyeceği yönünde karar alması durumunda, müşteriler bu durumdan haberdar edilir ve müşteri varlıklarının transferi için gerekli işlemler müşteri onayı ile yapılır. Bu kararda bahsi geçen durum web sitesinden ilan edilecektir. Faaliyetler durdurulduktan sonra, Sermaye Piyasası Kurulu'ndan alınacak onay doğrultusunda, müşteriler doğrudan Merkezi Kayıt Kuruluşuna başvurup talimatlarını vererek virmanlarını yaptırabileceklerdir. Alınan önlemler konusunda Yönetim Kurulu kararları Sermaye Piyasası Kurulu na bilgilendirme amacıyla duyurulacaktır. İş sürekliliği planı, acil durumlarda şirketin faaliyetlerinin minimum kesinti ve zararla devamını; müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamaya en olumsuz koşullar altında dahi devam edebilmeyi; Şirket operasyonlarının ve hizmetlerin sona erse bile, çalışanların güvenliğine, halkın ve çalışanların sağlığına, çevrenin ve mülkiyetin korunmasına en üstün değeri vererek yürütülmesini amaçlar. Neta Yatırım Menkul Değerler A.Ş. acil ve beklenmedik durumlarda mevcut şirket işlerinin devam etmesi, minimum şekilde kesintiye uğraması ve en az zararla işin devam ettirilmesi için bir Acil ve Beklenmedik Durum Planı hazırlamıştır. Bu plan SPK Seri V No:104 tebliği dayanak alınarak kapsamlı şekilde hazırlanmış olup 31/03/2015 tarihli ve 8 No lu Yönetim Kurulu Kararı ile gerektiğinde kullanılmasına karar verilmiştir.