MUHASEBE ORGANİZASYONU VE BİLGİ İŞLEM SİSTEMLERİ

Transkript

1 MUHASEBE ORGANİZASYONU VE BİLGİ İŞLEM SİSTEMLERİ Prof. Dr. Nasuhi BURS AL Muhasebe organizasyonu çok değişik açılardan ve değişik şekillerde ele alınabilecek bir konudur. ^Nitekim, bazı yazarlar konuyu tamamen hesap plânları veya defter sistemleri açısından ele aldıkları halde, bazıları da muhasebede kullanılan araçları ayırım kriteri olarak kabul etmişler ve özellikle muhasebe mekanizasyonu üzerinde durmuşlardır. Diğer bazı yazarlar ise, konuyu çeşitli uygulama sahaları itibariyle incelemeyi ve bu sahaların muhasebe organizasyonu bakımından arzettiği Özellikleri ortaya koymayı uygun bulmuşlardır. Bütün bu görüş açılarının, takip edilen gayeye göre, değerli olduğunda şüphe yoktur. Ancak, muhasebe organizasyonu konusunda toplu bir fikir verebilmek için, konuya daha geniş bir açıdan bakmanın ve dikkati önemli olan esas problemler üzerinde toplamanın faydalı olacağı kanısındayım. Diğer taraftan, Bilgi İşlem Sistemlerinde son yıllarda görülen hızlı gelişme muhasebe organizasyonunu çeşitli yönlerden ve geniş ölçüde etkilemektedir. Bu yüzden, fiş düzeni ve defter sistemleri gibi klâsik konular yeni bilgi işleme teknikleri karşısında Önemini kaybetmekte veya mahiyetini değiştirmektedir. Öte yandan, modern tekniklerin getirdiği yeni imkânlar sayesinde, muhasebeden elde edilmek istenen sonuçlar çok daha ayrıntılı, hızlı ve doğru olarak sağlanabilmektedir. Nihayet, modern Bilgi İşlem Sistemleri muhasebe denetimi bakımından da çeşitli yeni problemler ortaya çıkarmaktadır. Bütün bu sebepler, muhasebe organizasyonu konusunu Bilgi İşlem Sistemleri açısından yeniden ele almayı gerektirmektedir. Bu kısa etüdün gayesi, muhasebe organizasyonunun başlıca gayelerini ve konularını, Bilgi İşlem Sistemleriyle ilişkileri yönünden, genel bir sıralamaya tâbi tutmaktır.

2 2 N. Bursal Muhasebe organizasyonu konusu şu temel görüş açısından ele alınabilir : Bir organizasyon belirli bir gayeye en rasyonel şekilde erişmek için meydana getirilen bir kuruluş ve çalışma düzenidir. Şu halde, iyi bir muhasebe organizasyonu kurabilmek için, önce muhasebenin esas gayelerini tesbit etmek gerekir. Bu gayeler ortaya konduktan sonradır ki, bunları gerçekleştirmek için muhasebe organizasyonundan neler beklendiği belirlenebilir. Bunu takiben, muhasebe organizasyonundan beklenen sonuçları elde edebilmek için, hangi konuların ne şekilde düzenlenmesi gerektiği araştırılabilir. Bu araştırma sırasında da, Önce muhasebe organizasyonunun tümünü ilgilendiren genel esaslar üzerinde durulup, sonra modern mekanizasyon ve otomasyonun. ortaya çıkarıldığı özel organizasyon problemleri ele alınabilir. Burada kullanılan «muhasebe organizasyonu» teriminin işletmenin bütün hesap işlerini kapsayan geniş anlamda anlaşılmasında fayda vardır. Bu itibarla, genel veya finansal muhasebe dışında kalan maliyet muhasebesi, plânlama, kontrol ve işletme istatistiği gibi konular da, organizasyon yönünden, bir bütün olarak kabul edilmiştir Esasen, modern hesap ve kayıt teknikleri evvelce ayrı kısımlarda ve ayrı kimseler tarafından yapılan birçok işlemleri bir merkezde birleştirdiğinden, bu konuları ayırmak, çok kere, pratik bakımdan da imkânsız hale gelmektedir. A. MUHASEBENİN GAYELERİ Muhasebenin çok çeşitli olan gayelerinden, organizasyon bakımından, en önemli olanları şunlardır : 1. İşletmenin çevre ile ilişkilerini ve bünyesi içerisindeki değer hareketlerini yakından izlemek. 2. İşletmenin faaliyet sonuçlarını belirli devrelerde finansal durum tabloları halinde ortaya koymak. 3. İşletme yönetimine plânlama, kontrol ve karar için gerekli bilgileri istenilen şekilde ve zamanında sağlamak. 4. İşletme dışına verilmesi gerekli bilgileri istenilen zamanda ve istenilen şekilde hazırlamak. Bu gayeleri sırasıyla ele alalım :

3 Muhasebe Organizasyonu ve Bilgi İşlem Sistemleri 3 I. İşletmenin çevre ile ilişkilerini ve bünyesi içerisindeki değer hareketlerini yakından izlemek. Bilindiği üzere işletme, piyasadan çeşitli üretim faktörleri tedarik edip, bunları kendi bünyesi içerisinde çeşitli şekillerde harcayan ve bu suretle meydana getirdiği mamûl veya hizmetleri tekrar piyasaya arzeden bir iktisadi bütündür. İşletmenin yaptığı işlerin cins, miktar ve sonuçlarını ortaya koyabilmek ancak muhasebe kayıtları sayesinde mümkün olabilir. Ancak, bir olay veya işlemin muhasebede kayıt konusu olabilmesi için, bunun bir belgeye dayanması ve para ile belirlenebilecek bir borç veya alacak ilişkisi doğurması veya bir değer hareketi meydana getirmesi gerekir. Bu nitelikteki olay veya işlemlerin yakından ve doğru olarak izlenmesi ve bunlarla ilgili bilgilerin çeşitli açılardan değerlendirilip kaydedilmesi muhasebenin en önemli fonksiyonlarından biridir. Bu izleme ve kayıt Finansal Muhasebede, daha ziyade, işletmenin dış ilişkilerine dönük olduğu halde, Maliyet Muhasebesi işletme içi değer hareketlerini takibe yönelir. 1. Finansal muhasebedeki kayıtlar. Finansal muhasebede toplanan bilgilerin bir yandan işlemlerin oluş sırasına göre, diğer yandan da konuları itibariyle değerlendirilmesi ve kaydı gerekir. a) Zamana göre kayıt. İşlemlerin oluş sırasına, yani kronolojik sıraya göre kayıtları Yevmiye defterlerine yapılır. Bütün kayıtlar tek bir Yevmiyeye toplanabileceği gibi, ihtiyaca göre ayrı Yevmiyeler de tutulabilir. Kanunî defterlerden olan Yevmiyelerin başlıca fonksiyonu, bütün işlemleri belirli bir sıraya göre ve eksiksiz olarak biraraya toplamak ve böylece diğer kayıtlar için de bir mutabakat imkânı sağlamaktır. Olayların yakından ve devamlı olarak izlenebilmesi için, bunlara ait bilgilerin muhasebeye vaktinde ve tam olarak intikâli gerekir. b) Konulara göre kayıt. Sadece tarih sırasına göre yapılan kayıtların, belirli konularda istenildiği anda ve kolaylıkla sonuç çıkartmaya imkân vermiyeceği açıktır. Bu sebeple, işlemlerin bir yandan da ilgilendirdikleri konulara göre, yani sistematik bir açıdan izlenmesi ve kaydı gerekir. Bu kayıtlar

4 4 N. Bursal toplu olarak Ana Hesaplara ve ayrıntılı olarak da Yardımcı Hesaplara yapılır. Bu hesaplardan çıkartılacak sonuçların doğruluğu ve yeterliliği Hesap Plânı düzenlenmesinde gösterilen dikkate bağlıdır. Uygulanan Hesap Plânında öngörülen hesaplar işletmenin faaliyetlerini yakından ve ayrıntılı olarak takibe yetmediği takdirde, devre sonlarında bu hesaplardan çıkartılacak sonuçlar da işletmenin finansal durumunu tam olarak gösteremez. Diğer taraftan, sistematik kayıtların düzenli bir şekilde yürütülebilmesi, bunların dayandığı belgelerin hesaplar itibariyle doğru ayrılmış olmasına da bağlıdır. Nihayet, hesapların istenildiği an bakiye verecek durumda olmaları ve devre sonunda mizan için gerekli toplamları kolaylıkla verebilmesi de sistemin önemli bir etkenlik ölçüsüdür. 1. Maliyet muhasebesindeki kayıtlar. Maliyet muhasebesinde izlenen işlemler işletme bünyesi içerisinde meydana gelen değer hareketleridir. Buradaki kayıtlar işletmelerin büyüklüğüne, konusuna ve üretim düzenine göre büyük farklar göstermekle beraber, organizasyon bakımından, hepsi için müşterek sayılabilecek noktalar şöyle özetlenebilir: a) Masraf nevileri. Üretim sırasında yapılan üretim faktörü harcamaları Masraf Nevileri şeklinde ortaya çıktığından, önce bunların ayrıntılı ve tam olarak izlenmesi ve kaydı gerekir. Bunun için, işletmenin Hesap Plânında yeteri kadar hesap ayrılmış olmalı ve masraflarla ilgili belgeler maliyet muhasebesine vaktinde ulaştırılabilmelidir. b) Masraf yerleri. Üretim genellikle birden fazla Masraf Yerinde yapıldığından, sıhhatli maliyet hesaplanması için, masraf nevilerinin tamamının veya bir kısmının önce bu Masraf Yerlerine dağıtılması gerekir. Bu dağıtımda, çok kerre, bu yerlerin faaliyet ölçüleri kullanıldığından, bunların vaktinde maliyet servetine gelmiş bulunması gerekir. Masraf nevilerinin Masraf Yerlerine dağıtılmasında önemli olan, Yevmiyelere ve ilgili hesaplara yapılan klâsik kayıtlardan ziyade, bu kayıtlara esas teşkil eden bilgilerin cetveller ve tablolar halinde hazırlanmasıdır. Bu çalışmaların etkenliği, geniş ölçüde, eldeki bilgi ve belgelerin tasnif, gruplama ve hesaplama işlemlerinin ne şekilde yapıldığına bağlıdır.

5 Muhasebe Organizasyonu ve Bilgi işlem Sistemleri 5 c) Masraf hâmilleri. Masraf nevileri ya doğrudan doğruya veya, Masraf Yerleri üzerinden geçmek suretiyle, dolaylı olarak Masraf Hamillerine, yani işletmenin ürettiği mamûl veya hizmet birimlerine yüklenir. Bu hesapların sıhhati, masraf nevileri ile üretim sonuçları hakkında bilgilerin maliyet muhasebesine vaktinde ve tam olarak gelmesine ve ora ' da düzenli bir şekilde değerlendirilmesine bağlıdır. Yukarıdaki açıklamalar işletmelerin normal Finansal Muhasebe ve Maliyet Muhasebesi çerçevesinde devamlı olarak yapmaları gerekli esas kayıtlarla ilgilidir. Bunlar dışında, işletmelerin çeşitli konularda günlük veya periodik kayıtlar yapmaları veya cetveller düzenlemeleri gerekeceği tabiîdir. Günlük icmaller, ücret bordroları, senet kayıtları, satış listeleri bunlara örnek olarak gösterilebilir. II. İşletmenin faaliyet sonuçlarım belirli devrelerde Finansal Durum Tabloları halinde ortaya koymak. Muhasebenin aynı zamanda kanunî mevzuatın da öngördüğü en önemli fonksiyonlarından biri de, belirli devreler sonunda işletmenin faaliyet sonuçlarının finansal durum tabloları halinde ortaya konmasıdır. Bu tabloların en önemlileri şunlardır : 1. Bilanço, 2. Kâr ve Zarar Hesabı veya Gelir Tablosu. 1. Bilanço. Bilançonun başlıca fonksiyonu, bir işletmenin belirli bir andaki malî durumunu, varlıklar, borçlar ve sermaye olarak belirli gruplar halinde ortaya koymaktır. Bilânçolarm düzenlenebilmesi bir yandan carî işlemler, diğer taraftan envanterle ilgili bilgilerin tamamlanmasına bağlıdır. Bu bilgiler ne derece sür'at ve emniyetle toplanıp değerlendirilebilirse, hazırlanan Bilanço da o derece sıhhatli olur. 2. Kâr ve Zarar Hesabi veya Gelir Tablosu. Bilançonun belirli bir andaki malî durumu göstermesine karşılık, Kâr ve Zarar Hesabının fonksiyonu işletmenin belirli bir zaman devresi zarfındaki gelir ve giderleri ile bunlar arasındaki net farkı gös-

6 6 N. Bursal termektir Kâr ve Zarar şeklinde Bilânçoya devredilen bu net fark. Bilanço ile Kâr ve Zarar Hesabı arasındaki nihaî dengeyi de sağlar. Gelir Tablosu klâsik Kâr ve Zarar Hesabının bir rapor halinde düzenlenmiş Özel birşeklidir. Gerek Bilânço, gerek Kâr ve Zarar Hesabı normal olarak yıl sonlarında çıkartılmakla beraber, kısa devreli sonuç çıkartılan işletmelerde bunların her ay sonunda hazırlanması gerekir. Organizasyon yönünden burada ortaya çıkan en önemli problem, bir yandan carî kayıtlara devam ederken, Bilânço ve Kâr ve Zarar çıkartılmasının yüklediği munzam yükü rasyonel bir çalışma düzeni ile hafifletebilmektedir. Ana ve Yardımcı Hesapların gerek toplamlar ve gerek bakiyeler itibariyle â jour yürütülmesi Mizan ve Bilânço hazırlanmasını çok kolaylaştırabilir. Yukarıdaki açıklamalarımızda, belirli devreler itibariyle çıkartılması gerekli sonuçlar olarak, sadece finansal durum tabloları üzerinde dui"ulmuştur. İşletmelerin, bu temel sonuçlar yanında, konulan nın özelliğine göre, başka birçok periodik sonuç tabloları veya cetvelleri de hazırlamaları pek tabiîdir. Meselâ sanayi işletmelerinde aylık Masraf Dağıtım Tabloları veya toptancı ticarethanelerde aylık Satış Tabloları devamlı olarak hazırlanan Önemli tablolardandır. Bütün bu tablolar, evvelce başka yerlere kaydedilmiş bulunan bir takım bilginin.belirli açılardan tekrar ayrılmasını, sınıflandırılmasını ve değerlendirilmesini gerektirir. Bu işlemler ne derece rasyonel bir düzen içinde yapılabilirse, istenen sonuçlar da o derece sür'atli ve doğru.olarak elde edilebilir. III. İşletme yönetimine plânlama, kontrol ve karar için gerekli bilgileri istenilen zamanda ve istenilen şekilde sağlamak. Modern anlamı ile muhasebenin, sadece olayları izleyen ve bunlardan belirli devrelerde belirli sonuçlar çıkartan bir kayıt düzeni olmadığı malûmdur. Muhasebeden bugün beklenen, işletme yönetimi ne plânlama, kontrol ve karar için gerekli her türlü bilgiyi istenen zamanlarda ve istenen şekillerde verebilmesi, kısacası, etkili bir yönetim aracı olmasıdır. Bu maksatla, birçok bilgilerin değişik açılardan tekrar tekrar değerlendirilmesi ve sonuçların belirli tablolar veya raporlar halinde ortaya konması gerekir. Çok değişik konularda ve şekillerde yapılabilecek bu çalışmaların organizasyon bakımından önemli olan yönlerine aşağıda kısaca değinilmiştir.

7 Muhasebe Organizasyonu ve Bilgi İşlem Sistemleri 7 1. Planlama. Plânlama belirli zamanlarda ve genellikle uzunca süreler için yapılan bir çalışmadır. Özellikle yılın son aylarında yeni yıl için çeşitli plânlama ve bütçeleme çalışmaları yapılır. İşletmede bu görev için ayrı bir servis bulunmadığı takdirde, bu çalışmalar muhasebe servi sinin yükünü ağırlaştırır. Plânlamada, genellikle, birçok kaynaktan sağlanan bilgiler değerlendirildiğinden, bu bilgilerin zamanında ve tam olarak elde edilmesi ve bunlar arasında koordinasyon sağlanması gerekir. Plânlamada kullanılan bilgiler bir yandan geçmiş devrelere ait veriler veya sonuçlar, diğer yandan da ilerisi için çeşitli istatistik metotlara göre yapılan tahminlerdir. Bu gibi istatistik hesaplarında çok sayıda bilginin değişik açılardan değerlendirilmesi gerektiğinden, bunların tasnifi, mukayesesi ve hesaplanması organizasyon bakımından büyük önem arzeder. Plânlamanın klâsik sahaları üretim, satış ve finansman konuları olmakla beraber, işletmelerde modern bilgi işlem sistemlerinin kullanılabilmesi, plânlama bakımından yeni imkânlar yaratmış bulunmaktadır. Meselâ, üretim planlanmasında delikli kartlarla çalışan sistemlerin kullanılmasıyla, yapılacak işlemlerin cinsi, miktarı ve sırası Önceden delikli kartlar halinde planlanabildiği gibi, bu bilgilerin maliyet muhasebesine intikali sayesinde, üretim akışının maliyetler yönünden takibi de çok kolaylaşmaktadır. 2. Kontrol. Kontrol, fiilî sonuçların önceden yapılan plân ve programlara uygunluğunu devamlı olarak takibe yarayan bir sistem olduğuna göre, fiilî sonuçların plân rakkamlariyla belirli bir raporlama düzeni içerisinde karşılaştırılması gerekir. Meselâ, bütçe kontrolü uygulanan bir işletmede, her departmanın bütçe rakamları ile faaliyet sonuçlarının aylık raporlar halinde karşılaştırılması gerekir. Burada organizasyon yönünden Önemli olan, fiilî rakkamlarm kolaylıkla bütçe tasnifine uygun bir düzene sokulabilmesi ve bütçe ile fiilî sonuçlar arasındaki farkların anlamlı bir şekilde "ortaya konabilmesidir. Diğer yandan, son zamanlarda geliştirilmiş olan çeşitli yönetim kontrol teknikleri istatistik ve matematik bilimlerinden de geniş öl-

8 8 N. Bursal çüde faydalanabilme imkânını vermiştir. Misâl olarak, bilhassa stok kontrolü ve satış tahlilleri konularına işaret edilebilir. Çeşitli istatistik metotların kullanıldığı bu gibi hesaplamalar, hesap işleriyle uğraşan servislere yeni görevler yüklemektedir. 3. Karar. Çok çeşitli periodik kontrol raporları yanında, işletme yönetimi, belirli konularda karar verebilmek maksadıyla, muhasebe servisinden zaman zaman özel bilgiler veya raporlar da isteyebilir. Meselâ düşük fiatlı bir siparişin kabulü veya reddi konusunda karar verebilmek için, maliyet muhasebesinden ilgili mamulün değişken maliyet unsurlarının hesaplanması istenebilir. Gene aynı şekilde, stok politikası konusunda bir karara varabilmek maksadıyla, stok kontrol servisinden belirli bir süreden beri stokta muhafaza edilen malların listesi talep edilebilir. Bütün bu gibi hallerde organizasyon bakımmdan önemli olan, gerekli bilgilerin evvelki kayıtlardan sür'atle ve doğru olarak çıkartılabilmesidir. Plânlama ve kontrol konularında olduğu gibi, belirli yönetim kararları için gerekli bilgilerin değerlendirilmesinde de matematik ve istatistik metotlardan faydalanmak mümkündür. Meselâ, bir imalât veya nakliyat konusunda karar verebilmek için, doğrusal programlama yoluyla optimal çözüm yolları araştırabileceği gibi, çeşitli alternatiflerin vereceği sonuçların değerlendirilmesinde probabilite hesaplarından da faydalanılabilir. Bütün bu konular, modern hesap işlerinin organizasyonunda modern bir zihniyetin ve modern metotların gerekliliğini ortaya koymaktadır. IV. İşletme dışına verilmesi gerekli bilgileri istenilen zamanda ve istenilen şekilde hazırlamak. Muhasebenin diğer önemli bir fonksiyonu, işletme dışına belirli zamanlarda belirli bilgileri vermektir. Bu bir kanunî yükümlülük şeklinde olabileceği gibi, bunun dışında da söz konusu olabilir. 1. Kanunî Yükümlülükler. Kanunî yükümlülükler bilhassa şu şekillerde ortaya çıkabilir:

9 Muhasebe Organizasyonu ve Bilgi işlem Sistemleri 9 a) Bazı kayıtların belirli şekillerde tutulması ve sonuçlandırılması. b) Belirli zamanlarda belirli bilgilerin verilmesi. Bunlardan birincisine örnek, belirli şekillerde tutulması ve sonuçlandırılması gerekli kanunî defterlerdir. (Yevmiye, Defteri Kebir, Envanter ve Bilânço defteri gibi). Bunun dışında, işletmelerin belirli devrelerde Maliyeye ve Sosyal Sigortalar Kurumu'na vermekle zorunlu oldukları vergi ve sigorta bordro veya beyannameleri ikinci tip yükümlülüklerine örnektir. Bu bilgilerin belirli zamanlarda işletmenin normal kayıtlarından alınması ve özel bir şekle sokulması gerektiğinden, bunların normal kayıtlarla birlikte elde edilebilmesi imkânı muhasebe organizasyonu bakımından önemli bir konu teşkil eder. Kayıtlar bakımından işletmelerin kanunî sorumluluğu ile ilgili diğer bir konu da, genellikle, ancak kanunî şekle uygun olarak tutulmuş kayıtların hukukî ihtilâflarda bir delil teşkil etmesidir. Bu itibarla, işletmelerin kanunî mevzuata uymaları bu bakımdan da önem arzeder. Nihayet, kanunî mevzuata uygunluğun diğer bir yönü de, muhasebede kullanılan araç ve metotların kanunî denetimi engelleyip engellemediği şekilde ortaya çıkar. Gerçekten, muhasebede son zamanlarda geniş ölçüde kullanılan elektronik bilgi işlem sistemlerinin muhasebe ve vergi kontrolü bakımından doğurduğu problemler önem arzetmektedir. 2. İhtiyarî bilgi vermek. İşletmeler, kanunî sorumlulukları dışında da, dış âleme çeşitli bilgiler vermek zorundadırlar. Bu bilgilerin verileceği en önemli ilgili grupları şöyle özetlenebilir: a) Kredi müesseseleri, b) Sendikalar, c) Müşteriler d) Kamu oyu. İşletmelerin cesameti büyüdüğü ve şirketleşme geliştiği ölçüde, bu fonksiyonun önemi de artar. Bilhassa büyük şirketlerin gelişmesinde, dış âleme verilecek bilgilerin miktar ve kalitesi küçümsenemiyecek derecede etkili olur.

10 10 N. Bursal B. MUHASEBENİN GAYELERİNİ GERÇEKLEŞTİRMEK İÇİN MUHASEBE ORGANİZASYONUNA DÜŞEN GÖREVLER Muhasebenin başlıca gayelerini ortaya koyduktan sonra, bunları gerçekleştirebilmek için muhasebe organizasyonuna düşen görevleri tesbit edebiliriz. Ancak,, burada konuyu ele alış tarzı farklı açılardan olabilir. Muhasebenin çok çeşitli olan konularının her biri değişik bir organizasyon düzeni gerektirebilir. Bunlardan her biri için ayrı personel, ayrı araçlar ve ayrı uygulama metotları söz konusu olabilir. Diğer taraftan, her konuda, şekil ve metot dışında, işin mahiyet ve muh> tevası ile ilgili kurallar veya özellikler bulunabilir. Örnek olarak, yıl sonlarında faaliyet sonuçlarının çıkartılması konusunu ele alalım. Bu konunun bir şekil, bir de muhteva yönü olduğu açıktır Meselâ, kayıtların tek bir yevmiyede mi toplanması veya birkaç ayrı yevmiyede mi yapılması, konunun daha ziyade şekille ilgili yönüdür. Belirli bir sistem kararlaştırıldıktan sonra, bunun en rasyonel bir düzen içinde nasıl gerçekleştirilebildiği bir organizasyon problemi olarak ele alınabilir. Halbuki, faaliyet sonuçları çıkartılırken, meselâ, stok değerlemesinin nasıl yapılacağı veya idare masraflarının imalât maliyetlerine mi yükleneceği, yoksa bir devre masrafı olarak Kâr ve Zarar hesabına mı atılacağı tamamen muhasebenin temel prensipleriyle ve muhtevası ile ilgili bir sorundur. Şu halde, muhasebeyi organizasyon açı sından ele alırken, muhteva ile ilgili konular üzerinde değil, daha ziyade yapılacak işler ve bunların yapılış tarzı üzerinde durmak gerekir. Ancak, yukarıda da işaret edildiği gibi, yapılacak işler o derece çeşitli ve bunların çözüm tarzı da o derece farklıdır ki, muhasebe organizasyonu çerçevesinde bunların tamamını incelemeye pratik bakımdan imkân yoktur. Diğer taraftan, bunların- önemli bir kısmı esasen ilgili konularla birlikte ele alınmaktadır. Meselâ, Finansal Muhasebede kayıt düzeni ile faaliyet sonuçlarının çıkartılması etraflı olarak incelendiği gibi, Maliyet Muhasebesinde de maliyet hesaplarının nasıl tutulduğu, imalât maliyetlerinin nasıl hesaplandığı ayrıntılı olarak anlatılmaktadır. Nihayet, bir muhasebe organizasyonunun son şekli ancak ilgili işletmenin ihtiyaçlarına ve özelliklerine göre tâyin edilebilir. Bütün bu sebeplerledir ki, muhasebe organizasyonu konusunu rasyonel bir çerçeve içerisinde inceleyebilmek için, bütün konularda

11 Muhasebe Organizasyonu ve Bilgi İşlem Sistemleri 11 müşterek olan bir temel unsuru hareket noktası kabûl etmek ve mu hasebeııin çeşitli konularında bu unsurla ilgili genel esaslar üzerinde durmak daha faydalı olacaktır. Kanıma göre, incelemelere esas alınması gereken temel unsur «Bilgi» veya «Enformasyon»dur. Gerçekten, muhasebenin gayeleriyle ilgili yukarıdaki açıklamalardan da daima ortaya çıkmaktadır ki, muhasebenin temel malzemesi ve unsuru Bilgidir. Muhasebenin yaptığı işin ağır basan yanı, işletme faaliyetleriyle ilgili bilgileri toplamak, bunları çeşitli açılardan değerlendirmek ve istenilen sonuçları istenilen zamanlarda belirli bir düzen içinde verebilmektir. Problemin bu şekilde bir Bilgi İşleme Düzeni olarak ele almışı, modern enformasyon ve haberleşme teorilerine de uymakta ve bu anlamda muhasebe, işletmenin tüm bilgi işleme ve haberleşme sistemi içerisinde yerini bulmaktadır. Bilgi temel unsur kabûl edilince, muhasebe organizasyonunda bununla ilgili müşterek problemler şöyle özetlenebilir: 1. Bilgilerin sağlanması, 2. Bilgilerin düzene konması, 3. Bilgilerin değerlendirilmesi, 4. Sonuçların çıkartılması, 5. Ekonomik bir çalışma düzeni sağlanması. I. Bilgileri vaktinde ve tam olarak sağlamak. İşletmedeki bir olayın veya işlemin muhasebe kayıtlarına intikâl edebilmesi için ilk şart, bununla ilgili bilgilerin muhasebe servisine gelmesi ve Bilgi İşleme Sistemine girmesidir. Bilgilerin sisteme vaktinde ve tam olarak girebilmesi, genel olarak, bilhassa şu şartlara bağlıdır: ' a. Gerek işletmenin tüm organizasyonu, gerek muhasebe servisinin iç organizasyon düzeni bilgilerin kolay sağlanmasına imkân vermelidir. b. İşletme dışı ve işletme içi haberleşme düzeni bilgilerin naklini kolaylaştırmalıdır. c. Bilgilerin tesbitine, nakline ve muhafazasına yarayan belgeler etkili bir çalışmaya imkân vermelidir. d. Bilgiler sisteme ya da doğrudan doğruya veya özel bilgi ortamları vasıtasıyla en sür'atli ve rasyonel şekilde girebilme lidir.

12 12 N. Bursa! İşletmenin genel organizasyonu, bu organizasyon içinde Muhasebe Servisinin bünyesi, bu bünye içindeki iş akımı ve kullanılan belgeler bu bahiste ayrıntılı olarak ele alınabilir. II. Bilgileri istenilen açılardan vaktinde ve doğru olarak düzene koymak. Muhasebede toplanan bilgilerin çeşitli açılardan değerlendirilebilmesi için, önce bunların belirli bir düzene sokulması gerekir. Bu düzene koyma işi bilhassa iki seviyede söz konusu olabilir: 1. İşletmenin faaliyetlerini belirli konular itibariyle izleyebilmek için elde işletmenin bünyesine uygun bir Hesap Plânı bulunması gerekir. Ancak bu sayededir ki, herhangi bir olay veya işlemin işletmenin mali bünyesinde ne gibi bir değişiklik doğurduğu doğru olarak tesbit edilebilir. Şu halde, geniş anlamda bilgi düzenlemenin genel çerçevesi işletmelerin Hesap Plânlarıdır. 2. Hesap Plânlarına uygun olarak sınıflandırılmuş bilgilerin değişik açılardan değerlendirilebilmesi için, bunların ikinci bir kademede ve Bilgi İşleme Düzeni içinde istenen açılardan sıralandırılması, veya birleştirilmesi gerekir. Bilgilerin düzene konması bahsinde bilhassa Hesap Plânları konusu incelenebilir. IH. Bilgileri istenilen açılardan, vaktinde ve doğru olarak değerlendirmek. Bilgilerin istenilen açılardan vaktinde ve doğru olarak değerlendirilmesi muhasebe organizasyonunun en önemli konularından biridir. Burada söz konusu olan değerlemeler bilhassa şunlardır: 1. Sisteme giren bilgilerin tasnifi, ayrılması, birleştirilmesi ve gruplandırıîması. 2. İstenen sonuçlar için gerekli hesap işlemlerinin yapılması. 3. Sonuçlar elde edilirken, lojik karşılaştırmalar vasıtasıyla, farklı yollar izlenebilmesi. Klâsik muhasebe organizasyonunda çok kere belirli teknik araç ve gereçlere fazla ağırlık verilerek incelenen bu konular, Bilgi İşlem Sistemleri açısından daha sistematik bir şekilde ele alınabilir.

13 Muhasebe Organizasyonu ve Bilgi İşlem Sistemleri Elle veya klâsik muhasebe makinalarıyla yapılan kayıtlarda, bilgi girişiyle birlikte, çeşitli föy veya kartlar üzerinde istenen çıkışlar veya sonuçlar da elde edilebilir. 2. Elektronik Bilgi İşlem Sistemlerinde, bilgiler genellikle bir Bilgi Ortamı vasıtasıyla sisteme girdikten sonra, belirli programlara göre değerlendilip, istenen sonuçlar çeşitli Formlar veya Bilgi Ortamları üzerinde elde edilir. Evvelce defter sistemleri olarak ele alman konular, Bilgi İşleme Sistemleri içerisinde bu bahiste değişik teknik imkânlara göre etraflı olarak incelenebilir. V. Bütün bu görevleri ekonomik bir çalışma düzeni içerisinde gerçekleştirmek. Muhasebe organizasyonu, yukarıda açıklanan bütün görevleri yerine getirirken, daima bir temel prensibi gözönünde tutmak zorundadır : Bütün bu işler ekonomik bir düzen içinde gerçekleştirilmelidir veya diğer bir deyişle, kurulacak organizasyon için yapılacak masraflar işletmenin malî gücüne ve bu organizasyonun vereceği sonuçların değerine uygun olmalıdır. Bu husus hayli büyük yatırımları gerektiren modern Bilgi İşlem Sistemleri için bilhassa önemlidir. Gerçekten, sağlam bir fizibilite etüdüne dayanmadan tedarik edilen en modern bir Bilgi İşlem Sisteminin vereceği sonuç, çok kerre, sadece hüsrandan ibarettir. SONUÇ: Bu etütte muhasebe organizasyonu konusu bir Bilgi İşleme Düzeni olarak ele alınmış ve bu sebeple konunun tasnifinde Bilgi İşlem Sistemlerine uygun bir sıralama takip edilmiştir. Böylece, muhasebe organizasyonu, esas itibariyle, bilgilerin sağlanması, sınıflandırılması, değerlendirilmesi ve nihayet istenen sonuçların elde edilmesi düzeni olarak, belirli bir sıra içerisinde incelenebilecek bir konu haline getirilmiştir. Konunun genel esasları böyle bir çerçeve içerisinde ele alındıktan sonra, değişik Bilgi İşlem Sistemlerinin doğurduğu özel organizasyon problemleri ayrı bahislerde incelenebilir. Böyle bir yaklaşım muhasebe organizasyonu çalışmalarında daha sistematik bir tasnife imkân vereceği gibi, Bilgi İşlem sistemleriyle muhasebe organizasyonu arasındaki sıkı ilişkileri de sağlamış olur.