Excel Uygulamaları SEMİNER DERS NOTLARI MODÜLLER:

Transkript

1 Excel Uygulamaları SEMİNER DERS NOTLARI Microsoft Excel Uygulamalar Microsoft Excel 2003 Türkçe / Ġngilizce Microsoft Excel 2007 Türkçe / Ġngilizce Microsoft Excel 2010 Türkçe / Ġngilizce Uyumlu MODÜLLER: Excel 2007/2010 Yenilikleri MODÜL 1: Temel Bilgiler MODÜL 2: Fonksiyonlar MODÜL 3: Veri Analizi MODÜL 4: Makrolar

2 Hazırlayan: Faruk Çubukçu, MCT, CCNA, CTT, Security+ Kitap adı: Excel Uygulamaları Yazan ve yayımlayan: Faruk Çubukçu Adres: 1374 Sokak No: 18/702 Çankaya / Ġzmir Tel: DĠKKAT: Bu kitap Faruk Çubukçu tarafından yazılmıģtır. Yayım ve dağıtım hakkı Faruk Çubukçu ya aittir. T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı, Fikir ve Sanat Eserleri ilgili yasalarıyla; eser, yazarın izni olmadan elektronik, mekanik, fotokopi, kayıt cihazı vb sistemler kullanılarak kısmen ya da tamamen kopyalanamaz. COPYRIGHT (c) 2003 FARUK ÇUBUKÇU. Faruk Çubukçu, Tel: , faruk@farukcubukcu.com. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 2

3 ÖNSÖZ Microsoft Office içinde yer alan Microsoft Excel, uzunca bir süredir kullandığımız ofis yazılımıdır. Özellikle Ģirketlerde; mali iģler ve satıģ bölümlerinde yaygın olarak kullanılır. ġirketlerle yaptığım çalıģmalarda Excel bizim her Ģeyimiz Ģeklide ifadelere çok sık rastladığımı belirtmek isterim. Bu anlamda çok yaygın kullanılan bir program ya da bir araç. Diğer yandan da özellikle bazı temel Ģeylerin hâlâ yerleģmemiģ olduğunu ve özellikle etkin ve kolay yöntemlerin de kullanılmadığını görmekteyim. Aynı Ģekilde tabloların oluģturulması ve iģlenmesinde bir sonuç elde etmek ya da bilgi iģlemek gibi temel bilgi teknolojileri konseptinin de göz ardı edildiğini görmekteyim. Bu nedenle hem etkin kullanımı sergilemek hem de çözüme yönelik uygulamalar yapmak için bu tür bir çalıģmayı hedefledim. Yararlı olması dileğiyle, FARUK ÇUBUKÇU, ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 3

4 ĠÇĠNDEKĠLER Sayfa No Excel 2007/2010 Yenilikleri MODÜL 1: Temel Bilgiler MODÜL 2: Fonksiyonlar Konu 3.1: Fonksiyonlar (Genel) Konu 3.2: Metin (Text) Fonksiyonları Konu 3.3: Mantıksal Fonksiyonlar Konu 3.4: Arama ve BaĢvuru Fonksiyonları Konu 3.5: Tarih ve Saat Fonksiyonları Konu 3.6: Bilgi Fonksiyonları Konu 3.7: Veritabanı Fonksiyonları Konu 3.8: Finansal Fonksiyonlar Konu 3.9: Ġstatistiksel Fonksiyonlar Konu 3.10: Matematiksel Fonksiyonlar MODÜL 3: Veri Analizi Konu 4.1: Sıralama (Sort) Konu 4.2: Filtreleme (Filter) Konu 4.3: Alt Toplamlar (Sub Totals) Konu 4.4: Özet Tablolar (Pivot Tables) MODÜL 4: Makrolar Kısayol TuĢları ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 4

5 KĠTAP HAKKINDA Elinizdeki kitap Microsoft Excel üzerindeki tipik iģlemleri (olanakları) çeģitli senaryolarla ele alıp öğretmeyi amaçlar. Bu anlamda seminer belli sayıda modülden oluģur. Her modülde belli bir Excel konusu iģlenir ve ardından örnek veriler üzerinde uygulanır. KĠTAP KĠMĠN ĠÇĠN Kitap, Excel in temel özelliklerini ve uygulamalarını bilen kullanıcılar için hazırlanmıģtır. Özelikle günlük kullanıma yönelik pratikleri geliģtirmeyi ve Excel i daha güçlü kullanmayı sağlar. KONULARIN ĠġLENĠġĠ Kitap özgün bir format ve içerikte kendi-kendine öğrenmek ve sınıf ortamında uygulamak için hazırlanmıģtır. Konular anlatım ve uygulama olarak iģlenmiģtir. Uygulamalar genellikle kendi veri dosyamız üzerinde yapılmaktadır. (fc-excel-data.xls) ANLATIM DĠLĠ Teknik kitaplarda anlatım dili olarak; böyle yapılır, Ģöyle yapılır gibi düz kalıplar ortaya çıkmaktadır. Bazen yapılmak istenen iģlemi birkaç Ģekilde açıklamaya çalıģtım. UYARILAR Kitapta, notlar, ipuçları ve dikkat çekmek için aģağıdaki simgeler kullanılmıģtır. Not. Ek bilgi Ģeklinde. Örneğin Excel in onlu nokta düzenlemesi Windows ayarlarındaki Bölgesel ayarlardan gelmektedir. Ġpucu: Kolaylıklar ve diğer olanakları eklemek için. Teknik olarak ek iģlemler. Örneğin kısayol tuģu ile daha kolay yapılır. Ctrl+Shift+K Dikkat. Bazı konulara dikkati çekmek için. Örneğin veriler bozulabilir. Uygulama. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 5

6 UYGULAMALAR Kitaptaki uygulamaların belli bir senaryosu ve bir amacı vardır. Bu nedenle yapılan uygulamaların size ne kazandırdığını not ederek ilerlemek, gerekli olan tamamlayıcı uygulamaları ve araģtırmaları yapmak gerekir. SAYFA TASARIMI Üniteler içinde yer alan konular özgün bir sayfa tasarımına sahiptir. Özellikle ekran görüntülerini düzenlemek ve içeriği daha kolay izlenebilir hale getirmek için bu format seçilmiģtir. KULLANILAN STANDARTLAR Kitap içinde belli notlar, komutlar, anahtar sözcükleri ve ipuçları özel olarak belirtilerek dikkat çekilmeye çalıģılmıģtır. Komutlar: Menüler ve komutlar koyu (bold) olarak yazılarak takibi kolaylaģtırılmıģtır. Örneğin: 1. Bir server grubu ve bir server açılır. 2. Databases açılır. Tablo yaratılacak Database seçilir. 3. Tables üzerinde sağ tıklanır ve New Table seçilir. Önemli terimler ve bileģenler: Ayrıca önemli terimler ve bileģenler de komutlar koyu (bold) olarak yazılarak vurgulanmıģtır. Fare Kullanımı: Kitapta birçok yerde tıklamak olarak geçen deyim farenin (mouse) sol tuģuna basıp bırakarak yapılan bir iģlemdir. Benzer Ģekilde çift-tıklamak deyimi kullanılır. Çift tıklamak bir farenin sol düğmesine art arda iki kez basarak yapılan bir iģlemdir. Bunun dıģında kitapta yine bir çok yerde sağ tıklayın olarak ifade edilen iģlem; farenin sağ tuģuna basmak ve ardından ilgili komutu seçmek için yapılan hareketi ifade eder. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 6

7 ve VERSĠYONLAR Kitaptaki konular; Microsoft Excel 2003/ Microsoft Excel 2007 ve Excel 2010 un Türkçe ve Ġngilizce versiyonları üzerinde örneklendiği için, komutları ve menülerin iki dilde de karģılıkları yazılmıģtır. Örneğin Biçim (Format), Görünüm (View) gibi. Excel fonksiyonların Türkçe ve Ġngilizce yazılması: Kitapta fonksiyonların kullanımında ise iki dil Ģu Ģekilde desteklenmiģtir: BUL FIND Diğer bir örnek: TOPLA SUM YARARLANAN KAYNAKLAR 1) Program Yardımları (Help). F1 ile elde edilen yardım penceresinden elde edilen genel bilgiler ve konuya göre yapılan aramalar. 2) Kitaplar Microsoft Office Excel 2010 Step by Step, Author Curtis Frye, Microsoft Press,2010. First Look 2007 Office System, Katherine Murray, Microsoft Corporation, Microsoft Press, Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out, Jim Boyce, Beth Sheresh, Doug Sheresh, Microsoft Press, Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Author Curtis Frye, Microsoft Press,2003. Microsoft Office Excel 2003 Inside Out, Author Craig Stinson, Mark Dodge, Microsoft Office 2000 Kullanım Kılavuzu, Alfa Yayınları, ) Internet Kaynakları Web Adresi Ġçeriği Excel 2010 için genel bilgiler. Eğitim portalları. Excel kaynağı. Office 2007 online kaynakları. Excel kaynağı. Excel kaynağı. Excel kaynağı. Kurslar, dokümanlar ve makaleler. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 7

8 NOT: Kitabın hazırlanmasında yararlanılan ve sizlerinden de yararlanabileceği bu kaynaklara ait Web siteleri ya da URL'ler zaman içinde taģınmıģ ya da kaldırılmıģ olabilir YARDIM Kitabın içerdiği konularla ilgili her türlü sorun, soru ve önerileriniz için bana yazabilirsiniz. Ayrıca hataları da bize bildirmeniz bir sonraki baskıları düzeltmemiz için yardımcı olacaktır. Web sitesi: 1: 2: ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 8

9 TESCĠLLĠ MARKALAR ve UYARILAR Tescilli markalar ve ürünler aģağıda listelenmiģtir. Tescilli markalar kendi imtiyazlarına sahiptir. Kitapta bilgi amaçlı kullanılmıģtır. Örneklerde adı geçen kullanıcı, kurum adları, adresleri vb. bilgiler tümüyle hayalidir. Herhangi bir gerçek kiģi ya da kurumla ilgisi yoktur. Okuyucular kitaptaki bilgileri kendi istekleriyle kullanmayı kabul etmiģ sayılırlar. Kitap, herhangi bir kullanıcının özel amacına yönelik olarak değil, genel amaçlı olarak tasarlanmıģ ve sunulmuģtur. Okuyucu, çalıģma ortamından kendisi sorumludur ve uygulamalarını kendi isteğiyle yapar. Tescilli Markalar: Microsoft Office 2007, Microsoft Corporation firmasının tescilli markasıdır. Microsoft Office 2010, Microsoft Corporation firmasının tescilli markasıdır. Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, Microsoft Corporation firmasının tescilli markasıdır. Microsoft Word 2007, Excel 2007, Access 2007, PowerPoint 2007, Outlook 2007, Microsoft Corporation firmasının tescilli markasıdır. Microsoft Word 2010, Excel 2010, Access 2010, PowerPoint 2010, Outlook 2010, Microsoft Corporation firmasının tescilli markasıdır. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 9

10 YAZAR HAKKINDA Faruk Çubukçu, bilgisayar eğitimi konusunda otuz yıla yakın deneyime sahip bir bilgi teknolojisi uzmanıdır. Bilgisayar uzmanlığı yerine, kurumsal alandaki uygulamalarla bütünleģik olan ve yarar sağlayan bilgisayar uygulamalarını ifade ettiği için bilgi teknolojileri uzmanlığı nı tercih etmektedir yılında sektörde çalıģmaya baģlamıģtır yıllarda Microsoft ürünleri alanında uzmanlaģmıģtır. Ülkemizin ilk Microsoft sertifikalı profesyonel ve eğitmenlerindendir (Microsoft Certified Trainer). Microsoft un MCSE ve MCAD sertifikasına dünyada ilk sahip olanlar arasındadır (Early Achiever ve Charter Members). Windows iģletim sistemleri, Microsoft Office, server yazılımları ve yazılım geliģtirmeye yönelik olarak baģta büyük kurumlar ve Ģirketler olmak üzere uzun süre eğitim ve danıģmanlık hizmetlerini sağlamıģtır. Bir süre Microsoft kitaplarının da resmi çevirmenliğini yapan yazar ayrıca özgün kurs kitapları da geliģtirmiģ, teknik eğitime yönelik özgün kurslar hazırlamıģtır. Bilgi teknolojileri alanında eğitmen ve danıģman olarak eģsiz bir bilgi birikime sahip olan yazar, bilgi paylaģımı için 2000 yılında portalını kurmuģtur. Buradan binlerce öğrenciye ücretsiz kurslar vermiģtir yılında e-öğrenme sistemini geliģtirmiģtir. Edufleks sitesiyle Türkçe ve Ġngilizce olarak BT kurslarını Internet üzerinden (uzaktan) eğitim olarak düzenlenmektedir. Elliye yakın yayımlanmıģ kitabı bulunan yazar, kiģisel olarak ve belli yayınevleri aracılığıyla kitap yazmaya devam etmektedir. BT uzmanlığının bir yaģam tarzı ve sürekli araģtırma gerektiren bir alan olması inancıyla; halen kendi özel eğitim merkezinde eğitimler vermekte, çeģitli kurumlara danıģmanlık yapmaktadır. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 10

11 MODÜL 1: Excel 2007/2010 Yenilikleri Excel 2007 / Excel 2010 ile gelen çok sayıda yenilik vardır. Genel olarak bu yenilikleri Ģu Ģekilde sıralayabiliriz: ġeritler (Ribbons) Daha fazla satır ve kolon. Yeni tablo boyutları ve kaydetme seçenekleri. Office 2007 / Excel 2007: Office Button Office 2010 / Excel 2010: Bilgi Görünümü (Dosya sekmesi (File tab) Yeni dosya formatları (.xlsx) GeliĢmiĢ koģullu formatlama ( conditional formatting) Kolay formül yazma GeliĢtirilmiĢ sıralama ve filtreleme (sorting and filtering) Çiftleri kaldırma (remove duplicates) PivotTable da yenilikleri.. ġeritler (Ribbons) Office 2007 ile birlikte gelen Ģerit (ribbon) sistemi; çok sayıda aracı içeren bir araç çubuğudur. oluģuyor. ġeritin amacı ortak görevlerin yerine getirilmesini daha görsel bir Ģekilde sağlamak ve kullanıcıya zaman kazandırmaktır. ġeritler belli sekmelerden (tab) oluģur. Her bir sekme üzerinde belli gruplar halinde araçlar yer alır. Excel 2010 ġerit GiriĢ Sekmesi ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 11

12 Excel 2010 Ribbon Home Tab Her bir Ģerit sekmesi üzerinde belli araç grupları yer alır: Hızlı EriĢim Araç Çubuğu En üstte hızlı eriģim araç çubuğu yer alır. Burada kaydetme, geri alma ve yazdırma gibi sık kullanılan araçlar yer alır. Hızlı eriģim araç çubuğu, sonundaki Hızlı Araç Çubuğunu ÖzelleĢtir (Customize Quick Access Toolbar) oku tıklanarak açılan listeden Diğer komutlar (More Commands) seçeneği ile özelleģtirilerek istenilen araçlar hızlı araç çubuğuna eklenebilir. Yeni Limitler Excel 2007 ve Excel 2010 ile birlikte çalıģma sayfası (worksheet) boyutları geniģlemiģtir. Artık satır ve sütün sayısı olarak daha geniģ dosya yapısına sahibiz. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 12

13 Excel 2007 ve Excel 2010 ortamında dosya kaydetme türü olarak Excel seçilmesi durumunda dosya boyutları eski standartlarda kalır. Office 2007 / Excel 2007: Office Button Office 2007 de bütün uygulamalarda ortak olarak kullanılan bir Office Button düğmesi yer almaktadır. Bu düğme özellikle dosya yaratma, açma, kaydetme ve Office 2007 ye özel Convert (DönüĢtürme) komutları yer almaktadır. Office 2010 / Excel 2010: Bilgi Görünümü (Dosya sekmesi -File tab) Dosya sekmesindeki Bilgi komutu ile oluģan bu yeni görünüm; dosya hakkında bilgi, dosyanın paylaģtırılması, izinleri ve sürümlerini yönetmeyi sağlar. Ayrıca dosyayı yazdırmayı sağlar ve dosyanın uyumluluk modu hakkında bilgi verir. Sürümleri Yönetme: Office 2010 programları, kaydedilmeyen dosyaları kurtarmada daha fazla imkânlara sahip. ÇeĢitli sorunlar nedeniyle kaydetmeden çıkıldığında dosyanın kurtarılmıģ Ģekline ve eski kaydedilmiģ otomatik (otomatik kaydedilmiģ) dosyalara buradan ulaģabilirsiniz. Dosyaları DönüĢtürmek: Office 2010 programları, Office 2007 ile gelen dosya türlerine sahiptir. Daha önceki Office programları da Office dosya türlerine sahipti. Office 2010 ortamından daha önceki dosya türlerine ait olan bir dosyanın açılması durumunda dosya uyumluluk modunda açılır. Bu dosyalar Office 2010 un dosya boyutları, biçimler ve yeni araçlar gibi özelliklerinden yararlanamazlar. Uyumluluk modundan yeni dosya moduna dönüģtürme: Ancak istenirse uyumluluk modundan Office 2010 moduna geçiģ sağlanabilir. Bu iģlem için Dosya sekmesindeki DönüĢtür düğmesi kullanılır. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 13

14 Bilgi Görünümü Yeni Dosya Formatları (.xlsx) Excel in sürekli yeni sürümlerinin çıkması; zaman içinde Excel in dosya formatının da değiģmesine yol açmaktadır. Excel Workbook / ÇalıĢma Kitabı (*.xlsx) Excel 2007 ve Excel 2010 un özgün dosya formatıdır. Yeni formatları ve geniģ dosya boyutlarını (bir milyon satır) destekler. Makro veya Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) kodu bulunmadığında, çalıģma kitabını bu dosya biçiminde kaydedin. Bir çalıģma kitabını Excel ÇalıĢma Kitabı olarak kaydetmeye çalıģırsanız ve dosyada makro komutları veya VBA projeleri varsa, Excel 2007, makronun veya VBA kodunun dosyadan silineceği konusunda sizi uyarır. Excel Macro Enable Workbook / Makro Etkin ÇalıĢma Kitabı (*.xlsm) ÇalıĢma kitabınızda makro veya VBA kodu varsa bu dosya türünde kaydedin. Makro veya VBA içeren bir çalıģma kitabını Excel ÇalıĢma Kitabı dosya biçiminde kaydetmeye çalıģırsanız, Excel bu seçeneği kullanmanız için sizi uyarır. Excel Template / Excel ġablonu (*.xltx) ġablon gerektiğinde çalıģma kitabınızı bu dosya türü olarak kaydedin. Excel 97 - Excel 2003 Workbook (*.xls) Excel'in önceki sürümlerinde çalıģan, ancak Office 2007 için Microsoft Uyumluluk Paketini yüklemeyen birisiyle bu dosyayı paylaģmanız gerektiğinde, çalıģma kitabını bu dosya türü olarak kaydedin. GeliĢmiĢ koģullu formatlama ( conditional formatting) KoĢullu biçimlendirme, biçimlendirme iģleminin bir koģula göre yapılmasıdır. Örneğin bir bütçe tablosu hazırlandı. Bu tabloda arası değerlerin kırmızı renkli, arası değerlerin mavi, ile arası değerlerin ise yeģil görünmesini istiyorsak koģullu biçimlendirmeyi kullanabiliriz. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 14

15 Excel 2010 ayrıca hücrelere eklediği görsel bileģenlerle de koģullu biçimleme yapabilmektedir. Örneğin tablodaki sayıların birbirine oranla değerlendirilip yukarı ok, aģağı ok gibi görsel bileģenlerle gösterilmesi. Kolay Formül Yazma Excel 2007 ve 2010 da normal fonksiyon ekleme iģlemleri yapılabileceği gibi fonksiyonun yazılmasıyla birlikte fonksiyon tamamlanır. GeliĢtirilmiĢ Sıralama ve Filtreleme (sorting and filtering) Excel 2007 ve 2010 da sıralamada 64 kolona göre sıralamanın yanı sıra renge göre de sıralama iģlemi yapılabilmektedir. Aynı Ģekilde filtreleme iģlemi de renge göre yapılabilmektedir. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 15

16 Çiftleri Kaldırma Excel kullanıcılarının çift kayıtların bulmak ve kaldırma gibi tipik bir sorununa yönelik bir çözümdür. PivotTable da yenilikleri Excel 2007 ve 2010 da yeni pivot araçları vardır. Ayrıca Excel 2010 da yeni Show As (olarak göster) seçenekleri gelmiģtir. Pivot tablo oluģturulduktan sonra dilimleyiciler (Slicers) kullanılabilmektedir. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 16

17 Seçenekler (Options) Excel 2007 ve 2010 için genel ayarların yapıldığı (tools/options araçlar/seçenekler) menüsü artık Offive düğmesi ya da File (Dosya) menüsü üzerinden eriģilmektedir. Seçenekler bölümünde çok sayıda ortam düzenlemesi ayrıca araç çubuklarının özelleģtirilmesi ve makro güvenliği gibi düzenlemeler yapılır. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 17

18 MODÜL 2: TEMEL BĠLGĠLER Konu 2.1: Temel Bilgilerin Kontrolü 2.1. Adresleme: Normal ve sabit ($ iģaretli) adresler 2.2. Referanslar: iç, dıģ 2.3. Alan Adlandırma (Name Define); bir hücre ya da alanı bir adla kullanmak Sayfa Koruma (protection) 2.5. KoĢullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) 2.6. Veri Doğrulama (Data Validation) 2.7. Özel YapıĢtırma (Paste Special) 2.8. Veri Türleri ve Formatları 2.9. Köprü (Hyperlink) Hatalar (Errors) Metni Sütunlara DönüĢtürmek (Text to Column) 2.1. Adresleme: Normal ve sabit ($ iģaretli) adresler Excel de tablolar, sütun ve satırlardan oluģur. Sütunlar harflerle, satırlar da rakamla gösterilir. Sütun ve satırların kesiģtiği alanlar da hücre (cell) olarak adlandırılır. Verileri girdiğimiz yerler iģte bu hücrelerdir. Örneğin: A1 -> A sütununun 1. satırındaki hücre. A sütunu ile 1. satırın kesiģtiği yerdeki bir hücreyi gösterir. Aynı zamanda bu hücrenin adresi olarak adlandırılır. Adresler: A1 -> A sütununun 1. satırındaki hücre. K15 -> K sütununun 15. satırındaki hücre. gibi Formüller Kopyalanırken Sabit Adres Kullanımı Ancak bazı durumlarda yapmamız gereken çalıģma formül içindeki adres tek bir hücre ile iģlem yapmayı gerektirir. Adresin sabitlenmesi: Bu durumda adres $ iģareti ile sabitlenir. Sabitleme iģlemi hücre adresi üzerinde F4 tuģuna basılarak ya da $ karakterinin yazılmasıyla yapılır. Normal adres: B3 Sabit adres: $B$3 $ iģareti hücrenin adresi sabitlenir. Ardından formül aģağıya doğru çekilir ve kopyalanır. Diğer bir sayfadan gelen adresin sabitlenerek (kilitlenerek) formülde kullanılması: ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 18

19 2.2. Referanslar: iç (aynı dosya), dıģ (farklı dosya) Excel verileri üzerindeki iģlemler yapılırken hücrelerin adresleri kullanılır. Ancak bu adresler aynı çalıģma sayfasında (sheet), diğer bir çalıģma sayfasında ya da diğer bir çalıģma kitabı (workbook) üzerinde olabilir. Bu durumda iģlem içinde kullanılacak hücre adresleri lokal (iç) ya da dıģ (diğer sayfalardan) olabilir. Örnek iģlemler: Lokal adresler: =A1 + A2 Diğer bir sayfadan: =A1 + Sayfa2!A2 =A1 + Sheet2!A2 =A1 + Veri!A2 Diğer bir çalıģma kitabından (workbook) =A1 + D:\..\[dosya.xls]sayfa3!k2 =A1 + D:\..\[dosya.xls]sheet3!k2 Alan adı kullanarak: =A1 + Sayfa2!DolarKuru =A1 + Veri!Avrokuru =A1 + D:\..\[dosya.xls]sayfa3!k2 =A1 + D:\..\[dosya.xls]!fcDolarKuru Yazdığınız formül içinde bir diğer Excel dosyasından hücreyi referans etmek istiyorsanız dosya açtıktan sonra Windows (Pencere) menüsü kullanarak formülü daha kolay oluģturabilirisiniz. Uygulama 2.2.1: Diğer bir sayfadaki adresi kullanmak OTOMOBIL1 sayfasına geçin. Otomobillerin Anahtar Teslim Fiyatını hesaplayın. KDV ve ÖTV bilgilerini PARAMETRELER sayfasından alın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 19

20 2.3 Alan Adlandırma (Name Define); bir hücre ya da alanı adlandırma. Excel de bir hücreyi adresiyle kullanabildiğimiz gibi adlandırmakta mümkündür. Bu bize formüllerin kullanımında rahatlık sağlar. Aynı Ģekilde farklı bir sayfadaki veriyi kullanırken de rahatlık sağlar. Diğer bir deyiģle tanımlanan alanlara tüm çalıģma kitabı (workbook) içinden adıyla eriģilebilir kullanılabilir. Excel de alan adlandırmada farklı yöntemler kullanılabilir: a) Alan seçilir ve formül çubuğunun sol baģındaki kutuya adı yazılır ve ENTER a basılır. b) Menüler aracılığıyla; Excel 2003: Alan seçilir. Ekle/Ad/Tanımla (Insert/Name/Define) menüsünden. Excel 2007/2010: Alan seçilir. Formüller (Formulas) Ģeridinden Ad Yöneticisi (Name Manager) ile alanı adlandırın. Uygulama 2.3.1: Alan Adlandırmak PARAMETRELER sayfasındaki KDV ve ÖTV hücrelerini adlandırın: Öneri: KDV oranı bir tane olduğu için KDV ÖTV ler için FCOTV16, FCOTV2, FCOTV2U OTOMOBIL2 sayfasına geçin. Otomobillerin Anahtar Teslim Fiyatını hesaplayın. KDV ve ÖTV bilgilerini adlandırılmıģ KDV ve OTV alanlarıyla hesaplayın. Benzer Ģekilde bir alanda adlandırılabilir. Örneğin A2:B10 olarak belirtilen bir veri alanı istenilen bir adla tanımlanabilir. Alan adlarında boģluk olmaz FC URUNLER yerine FCURUNLER kullanılmalıdır Sayfa Koruma (Protection) Excel özellikle baģkaları tarafından kullanılan tablolardaki belli hücrelerin içeriğinin gizlenmesi ve/ya da içeriğin değiģtirilmesini engellemek için sayfa koruma özelliğine sahiptir. Örneğin bir bütçe tablosunda formül alanlarının gizlenmesi ve değiģtirilmesinin engellenmesi gibi. Hücrelerin Kilitli (Locked) ya da Gizli (Hidden) Durumunun Düzenlenmesi Hücrelerin koruma iģleminden önce Kilitli (Locked) ya da Gizli (Hidden) düzenlemelerinin yapılması gerekir. VeriĢi giriģinin yapılacağı hücrelerde Kilitli ve Gizli durumu düzenlenmez. Diğer ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 20

21 bir deyiģle Kilitli ve Gizli durumları kaldırılır. Korunacak hücrelerin Kilitli ve Gizli durumları düzenlenir. Excel 2003: Biçim/Hücreler/Koruma (Format/Cells/Protection) Excel 2007/2010: GiriĢ (Home) / Hücreler (Cells) / Biçim (Format) / Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) / Koruma (Protection) Sayfanın Korunması (Excel 2007) Hücrelerin Kilitli ve/yada Gizli düzenlemelerinin yapılmasının ardından sayfanın korunması gerekir: Excel 2003: Araçlar (Tools) menüsünden Koruma (Protection) komutu seçilir. Ardından Sayfa Koruma (Protect Sheet) seçilir. Excel 2007/2010: Gözden Geçir (Review) Ģeritinde yer alan Sayfayı Koru (Protect Page) düğmesi aracılığıyla sayfa korunur. Sayfa koruma iģleminde koruma iģlemi için bir parola verilir ve istenirse korunacak sayfanın bileģenleri seçilir. Verilen bu parolanın daha sonra sayfanın korumasının kaldırılmasında kullanılacağı için unutulmaması gerekir. Ayrıca istenirse tablonun belli bir kısmı için ve farklı kullanıcılar için de özel eriģim düzenlemeleri yapılabilir. Uygulama 2.4.1: Sayfa Koruma BORDRO sayfasına geçin. AĢağıdaki koģulları sağlayan sayfa koruma iģlemini yapın: GÜN sütunu veri girilebilir ve değiştirilebilir olsun. GÜN sütunu dışında diğer sütunların kilitli (locked) ve gizli (hidden) olmasını sağlayın KoĢullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) Excel in güçlü özelliklerinden birisi olan koģullu biçimlendirme (conditional formatting) özellikle Excel 2007 de daha geliģtirilmiģ ve çok sayıda kuralın düzenlenmesini sağlamıģtır. KoĢullu biçimlendirme, biçimlendirme iģleminin bir koģula göre yapılmasıdır. Örneğin bir bütçe tablosu hazırlandı. Bu tabloda arası değerlerin kırmızı renkli, arası değerlerin mavi, ile arası değerlerin ise yeģil görünmesini istiyorsak koģullu biçimlendirmeyi kullanabiliriz. Benzer Ģekilde adı soyadı faruk çubukçu ise bir renk ile biçimlendirme gibi. Bir sayfa üzerinde birden çok koģullu biçimlendirme kuralı bulunabilir. Bir koģullu biçimleme kuralı düzenlemek için: Excel 2003: 1. Biçimlemek istediğiniz hücreleri seçin. 2. Biçim (Format) Menüsünden KoĢullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) komutunu seçin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 21

22 3. Formatlanacak hücrelerin değer aralıklarını belirtin ve Biçim (Format) düğmesi ile istediğiniz formatı seçin. Örneğin arası değerler Kırmızı olsun gibi. Excel 2007/2010: 1. Biçimlemek istediğiniz hücreleri seçin. 2. GiriĢ (Home) Ģeridindeki KoĢullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) düğmesi tıklanır. 3. Hazır koģullu biçimlendirme stillerinden istenilen seçilir ve uygulanır. 4. Özel bir kural uygulanacaksa o zaman Yeni Kural (New Rule) seçeneği tıklanır. 5. Yeni Biçimlendirme Kuralı iletiģim kutusunda önce kural türü seçilir. 6. Kural türüne iliģkin detay düzenlemesi alt kısımda yapılır. 7. Biçimlendir düğmesi tıklanarak bu koģullara uyan hücrelerin alacağı biçim düzenlenir. Uygulama 2.5.1: KoĢullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) Excel 2007/2010: BUTCE sayfasına geçin. KoĢullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) düğmesini tıklayın. Görsel biçimleme seçeneklerini (ikonlarını) kullanın. Uygulama 2.5.2: KoĢullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) BUTCE sayfasına geçin. AĢağıdaki kriterlere uygun bir koģullu biçimlendirme iģlemi yapın arası: YEŞİL arası: SARI 2501'den büyük olanlar KIRMIZI olsun Uygulama 2.5.3: KoĢullu Biçimlendirme PERSONEL1 sayfasına geçin. AĢağıdaki kriterlere uygun bir koģullu biçimlendirme iģlemi yapın. İlçesi ALSANCAK olanlar: KIRMIZI İşe giriş tarihi 1990 dan önce olanlar: SARI Vb. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 22

23 2.6. Veri Doğrulama (Data Validation) Veri doğrulama özellikle girilen verinin kontrol edilmesini sağlayan olanaklar sağlar. Örneğin girilen sayıların 1 ila 100 arasında olması. Sayısal olması, metin olması ya da girilen bir tarih verisinin bugün ve ileriye bir tarih olması diğer bir deyiģle geçmiģe ait olmaması gibi. Veri doğrulamanın bir diğer olanağı da mesaj sistemidir. Veri girilecek hücreye gelindiğinde bir mesaj kutusu ile bilgi verebilir. Benzer Ģekilde girilen veri doğrulama düzenlemelerine aykırı olması durumunda hata mesajı verebilir. Böylece doğru veri giriģi sağlanmıģ olur. Veri giriģi özellikle çok sayıda kiģi tarafından kullanılan, veri giriģi için kullanılan tablolar için çok yararlıdır. Bunların dıģında veri doğrulama, veri giriģi sırasında liste kutusu (açılan kutu ya da combo box) kullanımını da sağlar. Liste kutusunun verisi sabit ya da diğer sayfadan gelen verilerden oluģabilir. Veri doğrulama sistemi içinde girilecek veri türleri: Sayılar (Numbers):Tamsayı ya da onlu sayıların giriģi kontrol altına alınabilir. Minimum ve maksimum değerler düzenlenebilir. Bir değerden büyük ya da küçük olması ya da iki değer arasında olması sağlanır. Tarih ve Saat (Dates and times): Geçerli tarih ve saat bilgisi giriģi sağlanır. Minimum ve maksimum değerler düzenlenebilir. Bir değerden büyük ya da küçük olması ya da iki değer arasında olması sağlanır. Uzunluk (Length): Girilen metin bilginin kaç karakter olduğu sınırlanır. Örneğin adı alanına (faruk çubukçu) en fazla 15 karakter girilsin gibi. Liste (List): Sabit olarak girilen ya da bir sayfadan bir tanımlanmıģ alandan alınan liste değerlerinin kullanılmasını sağlar. Örneğin bölge adlarını girmek yerine listeden seçilerek girilmesini sağlar. Veri doğrulama sistemi içinde mesajlar: Mesajlar veri giriģinden önce verilen bilgi mesajları ve hata mesajları gibi farklı amaçlar için düzenlenebilir. GiriĢ mesajı (Input message): Veri giriģinden önce görüntülenecek bilgi mesajı. Hata mesajı (Error message): Veri doğrulama kuralları ile tanımlanan alana kural dıģı bir giriģ yapıldığında verilen hata mesajı. Excel 2003: Veri (Data) menüsü Doğrulama (Validation) Excel 2007/2010: Veri (Data) Ģeritinde Doğrulama(Validation) Veri doğrulama (data validation) düzenlemelerini kaldırmak için veri doğrulama penceresinde Tümünü Temizle (Clear All) düğmesi kullanılır. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 23

24 Uygulama 2.6.1: Liste Kullanımı BOLGELER sayfasına geçin. Bölge bilgilerini YERLER adlı bir alan olarak tanımlayın. Ardından SIRKETLER sayfasına geçin ve Bölgesi sütununu (E4:E33) Veri Doğrulama (Data Validation) aracılığıyla Liste (List) olarak düzenleyin ve bölge bilgilerinin YERLER adlı alandan gelmesini sağlayın. =YERLER Veri doğrulama (data validation) ile sağlanan yararlı kullanım deneyimlerini not edin Özel YapıĢtırma (Paste Special) Özel YapıĢtır ile genellikle bir hücredeki formül (formülle elde edilmiģ değer) bir baģka yere formül olarak değil de değer (value) olarak kopyalamak için kullanılır. Çünkü formül olarak kopyalanması istenmiyor ya da mümkün değildir. Kopyalamak istediğiniz hücreleri seçin. Kopyala düğmesine tıklayın. YapıĢtırılacak hücreye gidin. Düzen (Edit) menüsünden Özel YapıĢtır (Paste Special) seçeneğini tıklayın. Buradan Formülleri (Formulas) seçeneğini seçin ve Tamam düğmesine basın. Ayrıca sayısal verileri hedef hücre ile toplama çıkarma gibi iģlemler yapması sağlanır. Bu iģlemler yapılırken boģluklar atlanabilir (skip blanks). Transpose (devrik) iģlemi ise dikey seçimi yatay, aynı Ģekilde yatay seçimi dikey hale çevirir Veri Türleri ve Formatları Hücre içine girilen veriler sabit veriler ve formül olmak üzere ikiye ayrılır. Sabit veriler bir hücreye bir sayısal (numeric) ya da alfabetik (metin ya da text) bilgi girmek anlamına gelir. Bir sabit değer bir sayı, tarih ya da bir de sözcük olabilir. Örneğin FC-Elektronik bir alfabetik veridir. Aynı Ģekilde Faruk ve Bilgisayar da birer alfabetik veridir. Sayısal veriler ise rakamlardan oluģun değerlerdir. Örneğin 46, 00, 63, 95, 610 gibi sayılar birer sayısal değerdir. Veri türleri ve formatları genellikle Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) komutu aracılığıyla düzenlenir Köprü (Hyperlink) Köprü (hyperlink), Internet üzerinde kullanıldığı gibi bilgisayarımızdaki bir dokümana eriģmemizde de kullanılabilir. Excel de köprüler, Excel sayfaları ve Word dokümanları gibi kullandığımız dosyalara ve Internet adreslerine eriģim için kullanılabilir. Köprüler (Hyperlink) menü araçlarından ya da fonksiyon gibi eklenebilir: ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 24

25 Örneğin bir dosyaya bağlantı: =Köprü("d:\faruk\fc1.doc","Birinci Dokuman") =Hyperlink("d:\faruk\fc1.doc","Birinci Dokuman") Bir diğer sayfaya gitmek: =KÖPRÜ("Sayfa3!";"sayfa3 e gitmek için tıklayın") =HYPERLINK("Sayfa3!";"sayfa3 e gitmek için tıklayın") Bir diğer dosyaya gitmek: =KÖPRÜ("[ornek2.xls]sayfa1!a1"; "FC SAYFASI") Excel 2003: Ekle (Insert) menüsünden Köprü (Hyperlink) Excel 2007/2010: Ekle (Insert) Ģeritinde Köprü (Hyperlink) Uygulama 2.9.1: Köprü (Hyperlik) MENU sayfasına geçin. Metin ve Resim olarak tıklandığında ilgili sayfaya gidecek olan köprüleri oluģturun. Örnek: DÖVĠZ KURLARINA GĠTMEK ĠÇĠN TIKLAYIN linkine tıklandığında DOVIZ sayfasına geçilsin. Resim ya da hücre üzerinde sağ tıklayın ve Köprü (Hyperlink) komutunu seçin. Gerekli düzenlemeleri yapın. Word dokümanı için ise bilgisayarınızdaki bir Word dokümanı dosyasını açacak Ģekilde düzenleyin. Gerekirse yeni bir Word dokümanı oluģturun. Benzer Ģekilde PowerPoint ya da diğer dosyalar açılabilir. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 25

26 2.10. Hatalar (Errors) Excel bir hata yaptığınızda, yaptığınız hatanın tipine göre değiģik mesajlar vererek sizi uyarır. Bu mesajların anlamlarına bakarak yaptığınız hatanın ne olduğunu bulabilir ve düzeltebilirsiniz. ##### Hatası Hücreye sığmayacak kadar uzun bir sonuç döndüren bir formül yazıldığında ya da hücre içindeki sayı hücreye sığmıyorsa. #BÖL/0! (DIV/0) Hatası #BÖL/0! hatası, bir formül 0 (sıfır) ile bölme yapmaya çalıģtığınızda oluģur. Bilindiği gibi herhangi bir sayının 0'a (sıfır) bölünmesi anlamsızdır. BoĢ bir hücre ya da sıfırı bir bölen olarak içeren bir hücreye baģvurulması durumunda #BÖL/0! Hatası oluģur. #YOK (N/A) Hatası #YOK hatası, kullanılabilecek hiçbir değer yokken oluģur. Bu hataya genellikle sonuç üretemeyen bir fonksiyon tarafından neden olunur. Örneğin DÜġEYARA (VLOOKUP) fonksiyonunda eģleģecek değer bulunamaması. #AD? (NAME) Hatası #AD? hatası, Microsoft Excel'in tanımadığı bir ad (fonksiyon) kullandığınızda oluģur. Genellikle bir fonksiyonun yanlıģ yazılması durumunda karģılaģılır. Örneğin =TOPLA(a1:a5) yerine =TPLA(a1:a5) yazdığınızda. #BOġ! (NULL) Hatası #BOġ! hatası kesiģmeyen iki alanın belirtilmesi durumunda oluģur. #SAYI! (NUM) Hatası #NUM! (#SAYI!) hatası, bir sayı ile ilgili bir problem olduğunda oluģur. #BAġV! (REF) Hatası #BAġV! hatası, geçerli olmayan bir hücreye baģvurduğunuzda oluģur. Örneğin bir formülü kopyalarken; geçersiz bir hücreye kopyalamak ve formül içindeki adreslerin geçersiz olması. #DEĞER! (VALUE) Hatası #DEĞER! hata değeri yanlıģ bir değer girildiğinde. Örneğin sayı olması gereken yerden metin bilgi kullanılırsa Hücre içinde Faruk gibi bir metin ifade var ve o hücrenin bir sayı ile toplanması (sum) durumunda DEĞER hatası oluģacaktır Metni Sütunlara DönüĢtürmek (Text to Column) Metni sütunlara dönüģtürmek bir sütunu birden çok sütuna bölmeyi sağlar. Örneğin sütun içinde yer alan ürün kodlarının belli bir karakterinden itibaren yeni bir sütün olarak oluģturmak için. Bu iģlem için: 1. Veri alanını seçin. 2. Veri (Data) menüsünü açın. 3. Belli bir karaktere kadar (boģluk, noktai virgül gibi) bölümlemek için Delimited (SınırlandırılmıĢ) Seçeneğini seçin. Belli bir konumu belirtmek için Fixed Width (Sabit GeniĢlikli) seçeneğini seçin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 26

27 MODÜL 3: FONKSĠYONLAR Konu 3.1: Fonksiyonlar (Genel) Konu 3.2: Metin (Text) Fonksiyonları Konu 3.3: Mantıksal Fonksiyonlar Konu 3.4: Arama ve BaĢvuru Fonksiyonları Konu 3.5: Tarih ve Saat Fonksiyonları Konu 3.6: Bilgi Fonksiyonları Konu 3.7: Veritabanı Fonksiyonları Konu 3.8: Finansal Fonksiyonlar Konu 3.9: Ġstatistiksel Fonksiyonlar Konu 3.10: Matematiksel Fonksiyonlar ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 27

28 Konu 3.1: Fonksiyonlar (Genel) Microsoft Excel in temelde bir hesaplama aracı olduğunu düģünürsek; iģlem yapacak komutlara gereksinimimiz olacaktır. ĠĢte fonksiyonlar bu iģe yarar. Her biri özgün bir iģleve sahip çok sayıda fonksiyon vardır. Fonksiyonlar; worksheet functions, fonksiyon ya da iģlev olarak bilinir. TOPLA (SUM), ORTALAMA (AVERAGE) gibi bildiğimiz temel iģlemleri fonksiyonlara örnek olarak gösterilebilir. Fonksiyonlar (ĠĢlevler) Fonksiyonlar çalıģma sayfasına formül gibi girilerek kullanılır. Bildiğiniz gibi bir formül, bir eģit iģareti (=) ile baģlar ve sabit değerler ve operatörlerle devam eder. Fonksiyonlarda aynı Ģekilde = iģaretiyle baģlar ve parantezlerin için sabit ve operatörleri içerir. TOPLA (SUM) fonksiyonu: Kullanım Ģekli: =TOPLA (sayı1; sayı2) Fonksiyon içindeki argümanlar parantez içinde yer alır. Argümanlar arasında noktalı virgül ya da virgül kullanımı Windows ayarlarına bağlıdır. Türkiye de genellikle ; noktalı virgül kullanılır. Formül içindeki ayraç karakteri olarak bilgisayar ayarlarına bağlı olarak virgül (,) ya da noktalı virgül (;) kullanılabilir. =TOPLA (B2, B17) =TOPLA (B2 ; B17) =SUM(B2, B17) =SUM(B2 ; B17) Örnek: =TOPLA (B2 ; B17) =SUM (B2 ; B17) Yukarıdaki fonksiyonun anlamı: Bulunulan hücreye, B2 ile B17 hücresinin toplamını yaz. Örnek: =TOPLA (B2:B17) =SUM (B2:B17) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 28

29 Yukarıdaki fonksiyonun anlamı: Bulunulan hücreye, "B2 hücresinden B17 hücresine kadar" olan hücreleri toplamını al ve bulunulan hücreye yaz. Excel Fonksiyon Kategorileri Kategori Most Recently Used (En Son Kullanılan) All (Hepsi) Financial (Finansal) Date & Time (Tarih ve Saat) Math & Trig (Matemetik ve Trigonometri) Statistical (Istatistiksel) Lookup & Reference (Arama ve BaĢvuru) Database (Veritabanı) Text (Metin) Logical (Mantıksal) Information (Bilgi) User Defined (Kullanıcı Tanımlı) Açıklama En son kullandığınız 10 fonksiyon burada listelenir Excel içindeki bütün fonksiyonların listesi. Finans ve muhasebe ile ilgili fonksiyonlar. Zaman ve tarih ile ilgili fonksiyonlar. Matematik ve trigonometri ile ilgili fonksiyonlar. Ġstatistik ve analizle ile ilgili fonksiyonlar. Hücreler, veriler ve adresler hakkında bilgi sağlar. Veritabanı iģlemleri. Metin bazlı iģlemler. Mantıksal fonksiyonlar. Kullanıcıya bilgi vererek yardımcı olmaya çalıģan fonksiyonlar. Kullanıcı tarafından yaratılan fonksiyonlar burada listelenecektir. FarukKDVHesapla(tutar) Excel de yer alan mevcut fonksiyonlara ek olarak finansal ve bilimsel alanda kullanılan diğer fonksiyonları da fonksiyon listesine eklemek ve kullanmak istiyorsanız Araçlar (Tools) menüsünden Eklentiler (Add-Ins) komutu ile ek fonksiyon kütüphanelerini (Analysis Toolpak) yükleyiniz. Fonksiyonların BileĢenleri/Parametreleri Excel fonksiyonlarında genellikle çok sayıda parametre yer alır. Bunlara örnek olarak hücre adresleri, sayılar, vb. Fonksiyonlarda kullanılan tipik parametreler: Parametre (Türkçe ve Ġngilizcesi) Sayı Number Metin Text Sayı_karakterler Num_chars BaĢlangıç_karakterler Start_num Aranan_değer Lookup_value Aranan_dizi Table_array Kullanım Amacı Sayısal değer. Metin değer. Kaç karakter olduğunu belirtmek için kullanılan parametre. Kaçıncı karakterden baģlanacağını belirtir. Örneğin PARÇAAL (MID) fonksiyonunda kaçıncı karakterden baģlanacağını belirtir. Bulunması istenen değer Üzerinde arama iģleminin yapılacak alan. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 29

30 EĢleĢtir_tür Match_type Dizin_sayısı Index_num Değer Value BaĢv Reference Satır Rows Sütun Column Hücre Cell -1, 0 ya da 1 sayısıdır. Bu değer değeri aranan dizideki değerlerle nasıl eģleģtirdiğini belirler. 1 ise küçük ya da eģit olan değeri bulur. 0 ise aranan değere tam olarak eģit olan ilk değeri bulur. -1 ise aranan değerden büyük ya da eģit olan en küçük değer bulunur. EĢleĢtir_tür belirtilmezse, 1 olduğu varsayılır. Seçilecek olanı hangisi seçilecek onu belirtir. Değer. Bir hücreyi ya da değeri temsil eder. Temel alınacak hücre ya da alan Veri satırı ya da satırları. Veri sütunu ya da sütunları Bir hücreyi belirtir. Fonksiyonların Birlikte Kullanımı Fonksiyonların (iģlevlerin) kullanımında önemli olan her fonksiyonun gerekli parametrelerinin yazılmasıdır. Örneğin bir finansal fonksiyonda para ve zamana iliģkin çok sayıda argüman kullanılır. Bu argümanlar sabit bilgi olarak girilebileceği gibi diğer bir fonksiyon tarafından da bulunabilir. Böylece bir fonksiyon diğerine yardımcı olur. Örnek: DÜġEYARA (VLOOKUP) aranan değeri bulur ve döndürür. =DÜġEYARA (aranan_değer, tablo, sütun numarası, sıralımı mı) =VLOOKUP (aranan_değer, tablo, sütun numarası, sıralımı mı) Örnek: =DÜġEYARA (C2; D5:G20; 2; YANLIġ) =VLOOKUP(C2; D5:G20; 2; FALSE) Yukarıdaki fonksiyonun anlamı: D5:G20 alanının 2. sütununa bakarak C2 hücresindeki veriyi ara. Burada görüldüğü gibi verilerin 2. sütunu aranacak. Bu 2 değeri sabit olarak değil de yine bir arama sonucunda bulunduğunda bakın nasıl bir kullanımı ortaya çıkacak. KAÇINCI (MATCH) aranan bir değerin konumunu (sayı olarak) döndürür. =KAÇINCI (aranan_değer; tablo ; eģleģme türü) =MATCH (aranan_değer ; tablo ; eģleģme türü) Örnek: =KAÇINCI (C2; D5:G5; 0) =MATCH(C2; D5:G5; 0) Yukarıdaki fonksiyon D5:G5 alanında C2'deki verinin kaçıncı sırada olduğunu (indis değerini) döndürür. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 30

31 Bu durumda DÜġEYARA (VLOOKUP) ile KAÇINCI fonksiyonu iç içe kullanılamaz mı? Aranan verinin kaçıncı sırada olacağı KAÇINCI ile bulunabilir. Böylece iki fonksiyon iç içe kullanılarak daha fazla olanak sağlar. =DÜġEYARA (C2; D5:G20; KAÇINCI (C2; D5:G5; 0); YANLIġ) =VLOOKUP(C2; D5:G20; MATCH(C2; D5:G5; 0); FALSE) Fonksiyonları birlikte kullanabilmek göz önünde bulundurmamız gerekenler: Ne alır? Ne döndürür? Aldığı değerler sayı, karakter ya da bir hücre adresi mi? Bu değerleri elde etmeye yarayacak fonksiyonlar ve yetenekleri nelerdir? Fonksiyonları Yazılması Fonksiyonlar (iģlevler) çalıģma tablosunda hücre içine veri girer gibi yazılırlar. Ancak fonksiyonların yazılması için öncelikle eģittir = iģareti kullanılır. Örneğin A1 den A10 a kadar toplamak için: =TOPLA (A1:A10) =SUM(A1:A10) Fonksiyonların yazılmasında; fonksiyonun istediği argümanların kullanılması gerekir. Yukarıdaki örnekte fonksiyon bir aralığı (range) kullanmıģtır. AĢağıdaki örnekte ise daha farklı argümanlar kullanılmıģtır., ; Ayraçlar Fonksiyonların kullanımında argümanların ya da parametrelerinin kullanımı sırasında virgül, ya da noktalı virgül kullanılır. Excel ayraç karakteri olarak Windows iģletim sistemi üzerindeki bölgesel ayarlardaki (regional settings) ayraç (seperator) karakterinin girilmesini bekler. Bu nedenle virgül ve noktalı virgül kullanımına dikkat etmek gerekir. Kitapta ya da diğer kaynaklarda fonksiyon içindeki ayraçlar ; ya da, olarak kullanılmıģ olabilir. Dikkat edin ve kendi bilgisayarınızdaki Ģekliyle kullanın. Ayarlarından dolayı farklı bilgisayarlardaki fonksiyon ayraçları; ya da, olabilir. Dikkat edin ve uygun Ģekliyle kullanın. Fonksiyon Sihirbazı (Function Wizard) Fonksiyonları elle yazmak yerine, gerekli parametrelerini sihirbaz aracılığıyla girmek daha uygun olabilir. Çünkü elle yazarken öğeleri birbirine ayıran karakterlerden tutunda daha birçok olası sorun bizi beklemektedir. Bu nedenle birkaç fare tıklamasıyla fonksiyonları kullanmak için fonksiyon sihirbazı çok yararlıdır. Ancak karmaģık ve iç içe fonksiyonları kullanacağımız zaman sihirbaz uygun olmayabilir. Fonksiyon sihirbazını baģlatmak: Fonksiyon sihirbazını baģlatmak için, genellikle veri alanı içinde formülünü konulacağı ya da iģlemin yapılıp sonucun konulacağı hücre üzerine gelindikten sonra, araç çubuğunda Function Wizard (Fonksiyon Sihirbazı) düğmesi tıklanır. Ardından sihirbaz ekranı karģınıza gelir. Sihirbaz toplam iki adımdan oluģur. Ġlk adım fonksiyonun seçilmesidir. Ġstediğiniz fonksiyonu, sağ taraftaki Function Name (Fonksiyon Adı) altından seçin. Ġstediğiniz fonksiyonu burada göremezseniz, sol taraftaki Function Category (Fonksiyon Kategorisi) altından bir kategori adı tıklayın ve sağ tarafta çıkan adlardan istediğinizi seçin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 31

32 Fonksiyon sihirbazı: ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 32

33 Konu 3.2: Metin (Text) Fonksiyonları Metin (Text) Fonksiyonları Metin fonksiyonları metin (text) bilgi üzerinde çeģitli iģlemler yapmayı sağlar. Örneğin, müģteri adı bilgisin ilk iki karakterini kesmek, uzunluğunu hesaplamak, içindeki karakterlerin yerine farklı karakter koymak vb gibi. UZUNLUK LEN Verinin uzunluğunu döndürür. Kullanım Ģekli: =UZUNLUK(hücre ya da metin bilgi) =LEN(hücre ya da metin bilgi) Diğer örnekler: =LEN( ) 33 =LEN( AYġE ÖRNEK ) =UZUNLUK( AYġE ÖRNEK ) 10 BÜYÜKHARF UPPER Metin verilerin büyük harf yapılmasını sağlar. Kullanım Ģekli: =BÜYÜKHARF ( metin) Örnek: =BÜYÜKHARF ("ali yilmaz") =UPPER ("ali yilmaz") ALĠ YILMAZ KÜÇÜKHARF LOWER Metin verilerin küçük harf yapılmasını sağlar. Kullanım Ģekli: =KÜÇÜKHARF (metin) Örnek: =KÜÇÜKHARF("ALĠ YILMAZ") =LOWER("ALĠ YILMAZ") ali yılmaz YAZIM.DÜZENĠ PROPER Metin bilginin ilk karakterini büyük hale getirir. Kullanım Ģekli: =YAZIM.DÜZENĠ (metin) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 33

34 Örnek: =YAZIM.DÜZENĠ( FARUK ) =PROPER( FARUK ) Faruk BUL FIND Bir metin veri içindeki alt metin verinin konumunu bulmayı sağlar. Örneğin ALĠ OKULA GEL cümlesi içinde OKULA sözcüğünün baģladığı konumu bulmak için BUL fonksiyonu kullanılabilir. Kullanım Ģekli: =BUL (aranan metin, metin, baģlangıç no) BaĢlangıç no parametresi istenirse kullanılır ve aramanın baģlayacağı karakteri gönderir. Örnek: =BUL ("M";"KEMAL ÖRNEĞĠMĠZ") =FIND("M";"KEMAL ÖRNEĞĠMĠZ") 3 M harfi, metnin 3. karakteridir. SAĞDAN RIGHT Bir metin verinin sağından baģlayarak belirtilen sayıda karakteri döndürür. Kullanım Ģekli: =SAĞDAN (metin, karakter sayısı) =RIGHT (metin, karakter sayısı) Örnek: =SAĞDAN ("ALI OKULA GEL"; 3) =RIGHT ("ALI OKULA GEL"; 3) GEL SOLDAN LEFT Bir metin verinin solundan baģlayarak belirtilen sayıda karakteri döndürür. Kullanım Ģekli: =SOLDAN(metin, karakter sayısı) =LEFT(metin, karakter sayısı) Örnek: =SOLDAN("ALI OKULA GEL"; 3) =LEFT ("ALI OKULA GEL"; 3) ALĠ Ad ve soyadının birlikte bulunduğu bir metinden (hücreden) adı ve soyadı alanlarını ayrı ayrı çıkarmak için: Adı: =SOLDAN(A1; (BUL(" "; A1)-1)) =LEFT(A1; (FIND(" "; A1)-1)) Soyadı: =SAĞDAN (A1; (UZUNLUK(A1) BUL(" "; A1))) =RIGHT (A1; (LEN(A1) FIND(" "; A1))) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 34

35 Bu tür iģlemlerde farklı yöntemler kullanılabilir. Örneğin adı soyadı bilgisinden soyadı kısmını çıkarmak için PARÇAAL (MID) fonksiyonu da benzer Ģekilde kullanılabilir. PARÇAAL MID Metin veri içindeki alt karakter dizesini bulur. Kullanım Ģekli: =PARÇAAL (metin; baģlangıç no; karakter sayısı) =MID(metin; baģlangıç no; karakter sayısı) Örnek: =PARÇAAL ("ALĠ OKULA GEL"; 4; 5) =MID ("ALĠ OKULA GEL"; 4; 5) Yukarıdaki formül ile verinin 4 karakterinden baģlamak üzere 5 karakter kesilir. Sonuç olarak OKULA sözcüğü elde edilir. Örnek: AĢağıdaki kodların içinde / / iģaretleri arasındaki veriyi bulunuz. HQ/KZ/875 S/ /23231U/A1 ASLġ/YWE/123 FC/FARUK/PERS ST/ =PARÇAAL(B20,BUL("/",B20)+1,BUL("/",B20,BUL("/",B20)+1)-BUL("/",B20)-1) =MID(B20,FIND("/",B20)+1,FIND("/",B20,FIND("/",B20)+1)-FIND("/",B20)-1) DEĞĠġTĠR REPLACE Bir metin veriyi baģkasıyla değiģtirmek için kullanılır. DeğiĢtirilecek metin konum itibariyle belirtilir. Kullanım Ģekli: =DEĞĠġTĠR (eski metin; baģlangıç no; karakter sayısı; yeni metin) =REPLACE(eski metin; baģlangıç no; karakter sayısı; yeni metin) Örnek: AYÇĠÇEK YAĞI yazan hücredeki YAĞI sözcüğünü ÖZÜ olarak değiģtirmek için: =DEĞĠġTĠR(C3;9;4;"ÖZÜ") =REPLACE(C3;9;4;"ÖZÜ") NOT: Karakter sayısı sıfır olarak girilirse yeni metin araya eklenir. YERĠNEKOY SUBSTITUTE Metin dizesinde eski metin yerine yeni metni koyar. Kullanım Ģekli: YERĠNEKOY(metin; eski metin; yeni metin; yineleme sayısı) Örnek: =YERĠNEKOY(C10;"YAĞI"; "ÖZÜ") =SUBSTITUTE(C10;"YAĞI"; "ÖZÜ") Örnek: Metin içindeki boģlukları almak: ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 35

36 =YERĠNEKOY(C10;" "; "") =SUBSTITUTE(C10;" "; "") Örnek: ızmır i izmir yapmak: =YERĠNEKOY(C10;"ızmır "; "izmir") =SUBSTITUTE(C10;"ızmır "; "izmir") " " karakterleri çift tırnak tuģu ile elde edilir. Genellikle Q klavyenin sol üst köģesindeki tuģ. BĠRLEġTĠR CONCATENATE Metin verileri birleģtirir. & karakteri ile aynı iģleve sahiptir. Kullanım Ģekli: =BĠRLEġTĠR (metin1, metin2,...) =CONCATENATE(metin1, metin2,...) Örnek: ADI SOYADI ADI SOYADI ALĠ ÖRNEK ALĠ ÖRNEK Adı ve Soyadı sütunlarını birleģtirmek için: =BĠRLEġTĠR(A4;" ";B4) =CONCATENATE(A4;" ";B4) BirleĢtir fonksiyonu yerine & iģareti de kullanılabilir. YĠNELE REPT Belirtilen metin değeri (karakteri) belirtilen sayı kere yineler. Kullanım Ģekli: =YĠNELE( metin; sayı ) =REPT( metin, sayı ) Örnek: A1 hücresinde FARUK değeri varsa: =YĠNELE(A1; 3) FARUKFARUKFARUK olarak üç kere çoğaltır. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 36

37 Metin Fonksiyonları Uygulamaları Metin (Text) fonksiyonu uygulamaları: Uygulama 3.2.1: Soldan beģ karakteri almak (kesmek) PERSONEL sayfasına geçin. Adı Soyadı sütununun yanına yeni bir sütun ekleyerek Adı Soyadı alanının soldan beģ karakterini alın. Örnek: FARUK ÇUBUKÇU -> FARUK ĠPUCU: SOLDAN (LEFT) Uygulama 3.2.2: Uzunluğunu bul PERSONEL sayfasına geçin. Adı Soyadı sütununun yanına yeni bir sütun ekleyerek Adı Soyadı alanının uzunluğunu bulun. Örnek: FARUK ÇUBUKÇU -> 13 ĠPUCU: UZUNLUK (LEN) Uygulama 3.2.3: Bul (konumunu bul) PERSONEL sayfasına geçin. BUL (FIND) fonksiyonu ile; a) Muh Kodu sütununda - karakterinin bulunduğu konumu bulun. b) Adı Soyadı sütunundaki boģluk karakterinin bulunduğu konumu bulun. c) Adresindeki bölü / karakterinin bulunduğu konumu bulun. NOT: Bu tür fonksiyonlar kendi baģına yararlı olmayabilir. Ancak fonksiyonların diğer fonksiyonların içinde kullanılması söz konusudur. Örneğin bir karakterin bulunduğu konum, veri içinde bu karaktere kadar kesip alınmasını sağlayabilir. Uygulama 3.2.4: Metin içinden parça almak a) PERSONEL sayfasına geçin. Yeni bir sütunda; Muh Kodu sütununun hesap kodunun tire ( - ) ile baģlayan 2 karakterini alın. Örnek: > 01 NOT: BeĢinciden baģla denildiği için farklı verilerde hata oldu. O zaman BUL (FIND) fonksiyonu ile tirenin (-) bulunduğu yerden (sonra) baģlayarak iki ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 37

38 karakter al Ģeklinde çözümü güncelleyin. PARÇAAL (C7;BUL( - ;C7);2) MID(C7;FIND( - ;C7);2) b) PERSONEL sayfasına geçin. Yeni bir sütunda; Muh Kodu sütununun hesap kodunun ikinci tire ( - ) ile baģlayan 3 karakterini alın. Örnek: > 001 c) Adı Soyadı sütununda Adını bulun. Bu iģlemi sol baģtan boģluğa kadar olan alanı seçerek yapın. Örnek: FARUK ÇUBUKÇU ALĠ ÖRNEK -> FARUK -> ALĠ d) Adı Soyadı sütununda Soyadı bulun. Bu iģlemi baģından boģluktan sona yada uzunluk değerini kullanarak yapın. Örnek: FARUK ÇUBUKÇU ALĠ ÖRNEK -> ÇUBUKÇU -> ÖRNEK Uygulama 3.2.5: BirleĢtirme PERSONEL sayfasına geçin. Yeni bir sütun ekleyerek; Adı ve Muh kodunun son üç karakterini tire ile birleģtiren bir alan oluģturun ve bütün sütunu oluģturun. Örnek: AHMET-001 SUAT-001 ĠBRAHĠM-001 ĠPUCU: BĠRLEġTĠR (CONCATENATE) & Uygulama 3.2.6: Küçük harfe çevir PERSONEL sayfasına geçin. Yeni bir sütun açarak; Adı Soyadı sütununu küçük harfe çevirin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 38

39 KÜÇÜKHARF (LOWER) Uygulama 3.2.7: Ġlk karakterini büyük harfe çevir PERSONEL sayfasına geçin. Yeni bir sütun açarak; Adı Soyadı sütununun ilk karakterini Büyük diğer karakterlerini harfe çevirin. faruk çubukcu -> Faruk Çubukçu olacak Ģekilde. Uygulama 3.2.8: Telefon numaralarının içindeki boģluğu al PERSONEL sayfasına geçin. Yeni bir sütun açarak; Cep Tel sütunu içindeki boģlukları kaldırın. Öneri: =YERĠNEKOY(C10," ", "") =SUBSTITUTE(C10," ", "") Uygulama 3.2.9: Telefon numaralarının önündeki sıfırları kaldır PERSONEL sayfasına geçin. Yeni bir sütun açarak; Cep Tel sütunu içindeki boģlukları kaldırın. Öneri: = DEĞĠġTĠR(veri;1;1;"") = REPLACE(veri;1;1;"") Uygulama : Karakterleri değiģtirme GIDA sayfasına geçin. Yeni bir sütun açarak; YAĞI sözcüğünü ÖZÜ olarak değiģtirin. Örnek: AYÇĠÇEK YAĞI -> AYÇĠÇEK ÖZÜ ĠPUCU: YERĠNEKOY (SUBSTITUTE) Uygulama : Uzunluğu Kontrol Etmek PERSONEL sayfasına geçin. Adı Soyadı sütunu 20 karakterden büyükse ilk 20 karakterini alarak diğer kısmını yok etmek. Öneri: A3 hücresinde durunda Adı Soyadı bilgisi için: ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 39

40 =EĞER(UZUNLUK(A3)>20;YERĠNEKOY(A3;A3;SOLDAN(A3;20));A3) =IF(LEN(A3)>20;SUBSTITUTE(A3;A3;LEFT(A3;20));A3) NOT: Bir hücreye girilecek metin verinin uzunluğu baģka nasıl kontrol edilebilir? Veri doğrulama (data validation) vb. Excel olanaklarını not edin. Veri / Metne DönüĢtür (Data / Convert to Text ) komutu ile bir sütundaki metin bilgisi parçalanabilir Uygulama : Ürün Kodu DeğiĢikliği 1 URUNLER3 sayfasına geçin. Yeni bir sütun ekleyin. Ürün kodu sütununda FC yerine KZT gelecek Ģekilde değiģlik yapın. 321FC21 yerine 321KZT21 olsun. İPUCU: YERĠNEKOY (SUBSTITUTE) Uygulama : Ürün Kodu DeğiĢikliği 2 URUNLER3 sayfasına geçin. Yeni bir sütun ekleyin. Ürün kodu sütununda kodun arasına karakteri girin. 321FC21 yerine 321FC-21 olsun. ĠPUCU: DEĞĠġTĠR (REPLACE Uygulama : Önüne Sıfır Koymak (Karakterleri Yinelemek) URUNKODLARI sayfasına geçin. ÜRÜN KODU sütunundaki kodların önüne sıfır ekleyerek YENĠ KOD alanını oluģturun. Yeni kodlar 12 karakter uzunluğunda olması gerekir. 12 uzunluğunda olanları sağdan kısaltın. 12 den az uzunlukta olanların önüne sıfır ekleyin. ABC ABC-123 İPUCU: YİNELE (REPT) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 40

41 Konu 3.3: Mantıksal Fonksiyonlar EĞER (IF) baģta olmak üzere diğer mantık fonksiyonları bir koģula ya da mantık önermesine göre farklı iģlemler yapmayı ya da karar verilmesini sağlar. Mantık fonksiyonları belli değerlerin test edilmesini ve buna göre iģlem yapılmasını sağlar. Sonucu doğru olması durumunda DOĞRU (TRUE) değeri, yanlıģ olması durumunda da YANLIġ (FALSE) değeri döndürürler. Örneğin 5 > 3 (5 büyüktür 3 tür) koģulu doğrudur ve sonuç DOĞRU (TRUE) olur. Mantıksal fonksiyonlar içinde kullanılan koģul operatörleri: Operatör Anlamı < Küçüktür <= Küçük eģittir > Büyüktür >= Büyük eģittir <> EĢit değildir = EĢittir EĞER IF Bir koģulu değerlendirip değiģik iģlemlerden birisinin yapılmasını sağlar. Kullanım Ģekli: =EĞER (mantıksal_ifade, doğru_kısım, yanlıģ_kısım) =IF(mantıksal_ifade, doğru_kısım, yanlıģ_kısım) Örnek: =EĞER(A2 > 100; "yüzden büyük"; "yüzden küçük") =IF (A2 > 100; "yüzden büyük"; "yüzden küçük") =EĞER(A2 > 100; A1 * 10% ; A1 * 20%) =IF(A2 > 100; A1 * 10% ; A1 * 20%) VE AND BirleĢik koģullar oluģturmayı sağlayan bu deyimler bir grup koģulu değerlendirip değiģik iģlemleri (alternatif olarak) yerine getirmeyi sağlar. Kullanım Ģekli: =VE (mantıksal_ifade1, mantıksal_ifade2,...) =AND (mantıksal_ifade1, mantıksal_ifade2,...) Örnek: =EĞER(VE(A1>1000;A1<2000); A1 içindeki değer 1000 ile 2000 arasında ; değil ) =IF(ADN(A1>1000;A1<2000); A1 içindeki değer 1000 ile 2000 arasında ; değil ) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 41

42 YADA OR KoĢullardan birisinin doğru olması durumunda iģlem yapmayı sağlar: Örnek: =EĞER(YADA(A1>1000;A1<2000); A1 içindeki değer 1000 ya da 2000 den küçük olabilir ; değil ) =IF(OR(A1>1000;A1<2000); A1 içindeki değer 1000 ya da 2000 den küçük olabilir ; değil ) Özel Mantıksal Fonksiyonlar: Bu sınıfa alabileceğimiz birkaç tane özel fonksiyon vardır: ETOPLA SUMIF KoĢulun doğru olmaması durumunu test eder: ETOPLA (SUMIF) fonksiyonu toplama iģleminin belli bir koģula göre yapılmasını sağlar. Örneğin 70 in üzerinde olan notların toplanması gibi. Örnek: =SUMIF(a1:a10;">70") EĞERSAY COUNTIF KoĢulun doğru olmaması durumunu test eder. Seçilen hücre aralığında belirli bir Ģarta uyan hücreleri sayısını verir. =EĞERSAY(aralık; kriter) Örnek : =EĞERSAY(A10:A20; >100 ) A10 ile A20 arasında kalan hücrelerden değeri 100 den büyük olanların sayısını verir ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 42

43 EĞER (IF) Fonksiyonu Uygulamaları Uygulama 3.3.1: Kesinti Hesaplama CIRO1 sayfasına geçin. Belirtilen oranlara uygun olacak Ģekilde Kesinti yi hesaplayın. Uygulama 3.3.2: Kesinti Hesaplama CIRO2 sayfasına geçin. Belirtilen oranlara uygun olacak Ģekilde Kesinti yi hesaplayın. Uygulama 3.3.3: Kesinti Hesaplama CIRO3 sayfasına geçin. Belirtilen oranlara uygun olacak Ģekilde Kesinti yi hesaplayın. Bu hesaplamada ikinci ve üçüncü dilime geçen tutarlar; birinci dilime giren kadar kısmını birinci dilimin oranından, ikinci dilimine giren kadarını ikinci dilim oranlarından hesaplanacak Ģekilde olacaktır. Uygulama 3.3.4: Eğer (IF) uygulaması PERSONEL sayfasına geçin. Yeni bir kolon açarak; EVLĠ olanlara 2000, evli olmayanlara 1000 lira olmak üzere ikramiye hesaplayın. Uygulama 3.3.5: Vergi Hesaplama VERGĠ sayfasına geçin. KiĢilerin brüt ücretine göre gelir vergisini hesaplayın. Sonucu ilgili sütuna yazın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 43

44 Uygulama 3.3.6: NOT Hesaplama NOTLAR sayfasına geçin. Verilen not değerlendirme çizelgesine göre; öğrencilerin aldığı notları KALDI, ORTA; ĠYĠ ve PEKĠYĠ gibi notlarla değerlendirin. Uygulama 3.3.7: BirleĢtirme PERSONEL sayfasına geçin. Kod etiketli sütundaki verilerin dört karaktere tamamlanması gerekiyor. Gerekli olduğu kadar önüne sıfır karakteri ekleyerek dört karakterli hale getirin. Kod FC F 0FC Kod2 00FC 000F 00FC Uygulama 3.3.8: EĞERSAY (COUNTIF) uygulaması EGITIMPLAN sayfasına geçin. Haftalık ders planında günler ve ders saatleri yer almaktadır. MUH, FIN, PAZ gibi derslerin toplam kaç saat olduğunu bulunuz. Uygulama 3.3.9: Personel Kaç Eğitime KatılmıĢ? INKA-EGITIMLER sayfasına geçin. Personelin kaç eğitim katıldığını INKA- EGITIMHAREKET sayfasına göre hesaplayın. Ġpucu: EĞERSAY (COUNTIF) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 44

45 Konu 3.4: Arama ve BaĢvuru Fonksiyonları Arama fonksiyonlarının görevi ise bir değerin ya da adın bir diğer liste içinde aranması gibi aramaya ve bulunulan yere iliģkin bilgilerle çalıģmamızı sağlar. ARA LOOKUP Arama ve eģleģtirme iģlemlerini yapar. Tipik olarak bir derecelendirme iģlemini yapar. Örneğin satıģ miktarlarına göre satıcıların A, B, C gibi derecelendirilmesi. Bu fonksiyonun kullanımında iki seçenek karģımıza çıkar. Dizi (array) ve Vektör. Dizi (Array) Formu: Dizi kullanımı daha basittir. Değer verilen iki grup bilgi ile karģılaģtırılır. Örneğin Kullanım Ģekli: =ARA (değer; { dizi1} ; { dizi2} ) Örneğin B18 hücresinde duran öğrencinin notunu değerlendirmek: =ARA(B18;{0;30;60;80};{"D";"C";"B";"A"}) DÜġEYARA VLOOKUP Arama fonksiyonlarının en yaygın kullanılanlarından birisidir. Bu fonksiyonlar bir değerin bir liste içinde bulunmasını ve karģılığı olarak bir değerin döndürülmesini sağlar. Örneğin personelin kodu aracılığıyla bir baģka tablodan personelin ücretini bulmak gibi. Kullanım Ģekli: =DÜġEYARA (aranan değer, tablo dizisi, sütun sıra numarası, arama şekli) =VLOOKUP (aranan değer, tablo dizisi, sütun sıra numarası, arama şekli) Aranan değer: Kaynak bilgi. Tablo dizisi: Veri aralığı. Kaynak bilginin aranacağı ve aranan karģılığının döneceği yer. Sütun sıra numarası: Kaynak bilginin bulunduğu satıra ulaģıldıktan sonra kaç sütün sağa doğru gidilerek aranan bilgi bulunacak? Arama Ģekli: Tam eģleģme ya da yakın eģleģme. Arama Ģekli genellikle tam eģleģme için YANLIġ (FALSE) olarak kullanılır. Yakın eģleģme için DOĞRU (TRUE) kullanılır. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 45

46 Arama ve BaĢvuru Fonksiyonları Uygulamaları Uygulama 3.4.1: Satıcıları derecelendirmek (sınıflandırmak) Dizi (array) ile: DERECE1 sayfasına geçin. DERECE1 daha önceki çalıģmadan girilen BAĞLADIĞI MÜġTERĠ SAYISI sütunundaki değerleri sınıflandırın. Değer girilmemiģse satılara arası rastgele değerler verin. Sınıflama ölçütü: 0;100;200;300;400;500 değerlerine karģın: "F";"E";"D";"C";"B";"A" değerlerini verin: Öneri: =ARA(B4;{0;100;200;300;400;500};{"F";"E";"D";"C";"B";"A"}) =LOOKUP(B4;{0;100;200;300;400;500};{"F";"E";"D";"C";"B";"A"}) Uygulama 3.4.2: Satıcıları derecelendirmek (sınıflandırmak) Vektör ile: DERECE2 sayfasına geçin. BAĞLADIĞI MÜġTERĠ SAYISI sütunundaki değerleri sayfada belirtilen kritere göre sınıflandırın. Öneri: =ARA(B2;$G$2:$G$7;$H$2:$H$7) =LOOKUP(B2;$G$2:$G$7;$H$2:$H$7) Uygulama 3.4.3: Ürün satıģlarını derecelendirin. DERECE3 sayfasına geçin. Ürün satıģ adetlerinin ortalamasını sayfada belirtilen kritere göre sınıflandırın. Öneri: =ARA(f10;$f$3:$f$6;$e$3:$e$6) Uygulama 3.4.4: SipariĢ Bilgi GiriĢi Ürün Kodunu Getirme SIPARIS sayfasına geçin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 46

47 Ürün sütununa Ürün adı yazıldığında ürünün fiyatının URUNLER sayfasından getirilerek fiyat sütununa konulmasını sağlayın. Fiyatın getirileceği D4 hücresine gidin ve aģağıdaki formülü oluģturun: Öneri: =DÜġEYARA(C4, URUNLER!B2:F14; 5 ; YANLIġ) =VLOOKUP(C4, URUNLER!B2:F14; 5 ; FALSE) ġekil: Veri tablosu ve DüĢeyara (VLookup) fonksiyonu içindeki elemanları: Veri alanlarının sabitlenmesi gerekir. =DÜġEYARA(C4, URUNLER!$B$2: $F$14; 5 ; YANLIġ) =VLOOKUP(C4, URUNLER! $B$2: $F$14; 5 ; FALSE) Kullanım: Veri giriģi: MÜġTERĠ TARĠH ÜRÜN FĠYAT MĠKTAR TUTAR (FĠYAT*MĠKTAR) AKTAġ TĠC AYÇĠÇEK YAĞI = Formülden sonra: MÜġTERĠ TARĠH ÜRÜN FĠYAT MĠKTAR TUTAR (FĠYAT*MĠKTAR) AKTAġ TĠC AYÇĠÇEK YAĞI Ayrıca: Gerekli alan tanımlamaları yaparak; müģteri sütunun bir liste kutusu aracılığıyla SIRKETLER tablosundan, ÜRÜN sütunun da URUNLER sütunundan liste kutusu aracılığıyla gelmesini sağlayın. Uygulama 3.4.5: Personel Eğitimleri ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 47

48 EGITIM sayfasına geçin. EGITIM sayfasında girilecek eğitim hareket bilgilerini daha kolay yapabilmek için Personelin adı girildiğinde hemen ardından PERSONEL1 sayfasına bakılarak ilgili personelin departmanı, ilçesi ve ili bilgilerini getiren bir DüĢeyarama yapın. Ayrıca: Personel bilgisinin de bir liste kutusu aracılığıyla PERSONEL1 sayfasından getirilmesini sağlayın. Uygulama 3.4.6: Plasiyerin Aylık Cirosunu Bulmak PLASIYER-CIRO sayfasına geçin. Belirtilen ay ve satıcının cirosunun Tutar alanına getiren bir formül yazın. Ay ve Satıcı alanları liste kutusu ile seçilebilir. Uygulama 3.4.7: Farklı Fiyat Uygulaması SIPARIS sayfasına geçin. Ürün sütununa Ürün adı yazıldığında ürünün fiyatının URUNLER sayfasından getirilerek fiyat sütununa konulmasını sağlayın. Ancak bu arada girilen MüĢteri adının da MÜġTERĠLER sayfasındaki türüne göre (A, B, C ya da D) hangi fiyatın (Fiyat 1, Fiyat 2, Fiyat 3 ya da Fiyat 4) uygulanacağını belirleyin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 48

49 Uygulama 3.4.8: En DüĢük Fiyatı Veren Firma Hangisi? ENDUSUK-TEKLIF sayfasına geçin. Ürünler için çeģitli firmalardan teklif alan Ģirketimiz; ürün bazında hangi firmanın en düģük teklifi verdiğini öğrenmek istemektedir? ĠPUCU: KAÇINCI (MATCH) ve ELEMAN (CHOOSE) kullanabilirsiniz. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 49

50 Konu 3.5: Tarih ve Saat Fonksiyonları Tarih ve saat fonksiyonları özellikle tarih ve saat bilgisinden yararlanarak iģlemler yapmayı sağlar. Örneğin sistem tarihinin elde edilmesini sağlayan ġġmdġ (NOW) fonksiyonu. BUGÜN TODAY Bulunulan günü verir. Genellikle sistem tarihinden gün bilgisini alarak iģlem yapıldığında kullanılır. =TODAY() - "1/1/2004" Yukarıdaki ifade ile bugün ile yıl sonu (2004) arasında kaç gün olduğu hesaplanır. HAFTANINGÜNÜ WEEKDAY Verilen tarih seri numarasını Pazar günü 1, Pazartesi 2,... olmak üzere haftanın hangi günü olduğunu hesaplar. =WEEKDAY(35988) =WEEKDAY(DATEVALUE("1/1/1999")) ġġmdġ NOW O anki zamanı tarih ve zaman olarak verir. Değeri bilgisayarın saatinden alır. Diğer bir deyiģle o anki zamanı gün, ay, yıl ve saat olarak verir. =ġġmdġ() =NOW() Sonucunda o anın değeri elde edilir. YIL YEAR Verilen bir tarih bilgisine (seri numarası ya da tarih metni) karģılık gelen yıl değerini verir. =YEAR(seri numarası) =YEAR(DATEVALUE("1/1/1999") =YIL(TARĠHSAYISI("1/1/1999") Yukarıdaki fonksiyonun sonucu 1999 olarak döner. AY MONTH Verilen bir tarih bilgisine (seri numarası ya da tarih metni) karģılık gelen ay değerini verir. =MONTH(seri numarası) =MONTH(DATEVALUE("1/1/1999") =AY(TARĠHSAYISI("1/1/1999") ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 50

51 Yukarıdaki fonksiyonun sonucu 1 olarak döner. GÜN DAY Verilen bir tarih bilgisine (seri numarası ya da tarih metni) karģılık gelen gün değerini verir. =DAY(seri numarası) =DAY(DATEVALUE("1/1/1999") Yukarıdaki fonksiyonun sonucu 1 olarak döner. Örnek: Ġki tarih arasında kaç ay olduğunu bulmak: =(YEAR(yıl1) - YEAR(yıl2))*12+(MONTH(yıl1)-MONTH(yıl2)) SAAT HOUR Verilen bir seri numarasına karģılık gelen saat değerini verir. =HOUR (seri numarası) =HOUR(NOW()) =SAAT(ġĠMDĠ()) Yukarıdaki fonksiyon ile bu anın değeri saat olarak verilir. DAKĠKA MINUTE Verilen bir seri numarasına karģılık gelen saat değerini verir. =MINUTE(seri numarası) =MINUTE(NOW()) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 51

52 Tarih Fonksiyonu Uygulamaları Uygulama 3.5.1: Gün Sayısı ve Günü Bulmak SIPVERI sayfasına geçin. a) Tabloya yeni bir sütun ekleyerek; SipariĢ tarihi ile Teslim tarihi arasındaki gün sayısını bulun. b) Teslim süresi 10 günü geçmiģ sipariģleri kırmızı ile gösterin. KoĢullu biçimleme (Conditional Formatting) c) Teslim tarihi ile bugün arasındaki farkı bulun. d) Pazartesi günü gerçekleģen sipariģleri bulun. Öneri: HAFTANINGÜNÜ (WEEKDAY) fonksiyonu. Gün değerleri: Pazar->1, Pazartesi-2,Salı-> 3.. Uygulama 3.5.2: ÇalıĢma Süresinin Hesaplanması CALISMA-SURESI sayfasına geçin. Personelin çalıģma süresini ay olarak hesaplayın. Ardından da ihbar süresinin kaç hafta olduğunu hesaplayın. Uygulama 3.5.3: MAKINE sayfasına geçin. Makinelerin baģlama ve durma saatlerinden kaç saat çalıģtıklarını hesaplayın. Tüm makinelerin toplam çalıģma süresini hesaplayın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 52

53 Konu 3.6: Bilgi Fonksiyonları Genellikle hücrelerdeki verinin niteliğini belirlemek için kullanılır. Bunun dıģında verinin özelliklerini kontrol etmemizi sağlayan bir dizi fonksiyona sahiptir. BĠLGĠ INFO Üzerinde çalıģılan iģletim sistemini kullanarak ortam hakkında bilgi verir. =INFO(veri tipi) Bilgi tipi directory memavail memused totmem recalc release system Ġçeriği Bulunulan dizin. Bellek miktarı Kullanılan bellek miktarı Toplam bellek miktarı Hesaplama yöntemi Excel in sürümü ĠĢletim sisteminin adı. FARUK-PC üzerinde Windows 7 =INFO( directory ) Yukarıdaki deyimin ardından bulunulan dizin gösterilir. EHATALIYSA ISERROR Sonucun herhangi bir hata değerine karģılık gelmesini test eder. Bu hatalar #BAġV! (#REF!), #SAYI/0!, (DIV/0!) gibi bilinen Excel hatalarıdır. Örnek: AĢağıdaki örnekte formül hatalı ise değer bulunamadı mesajı, hatalı değilse formülün normal çalıģması sağlanır. =EĞER(EHATALIYSA(DUġEYARA("Faruk", Veri, 2, YANLIġ)), " Değer bulunamadı", DÜġEYARA("Faruk", Veri, 2, YANLIġ)) =IF(ISERROR(VLOOKUP("Faruk", Veri, 2, FALSE)), " Değer bulunamadı", VLOOKUP("Faruk", Veri, 2, FALSE)) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 53

54 Uygulama 3.6.1: Daha önce yaptığınız arama iģlemlerinde; aramanın karģılığı bulunmaması durumunda Değer Bulunamadı hatası verecek Ģekilde düzenleyin. Uygulama HATALI-MAILLER sayfasına geçin. Hatalı olan e-posta adreslerini Durumu sütununa Hatalı olarak yazın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 54

55 Konu 3.7: Veritabanı Fonksiyonları Veritabanı fonksiyonları bir sütün ya da satır ile uğraģmaktan çok bir aralık (range) üzerinde iģlem yapmayı sağlar. Genellikle bir kritere uygun olan aralığın toplanması, sayılması gibi iģlemleri sağlar. VSEÇTOPLA DSUM Veritabanı üzerinde toplama iģlemi yapar. Kullanım Ģekli: =VSEÇTOPLA(Veritabanı alanı, iģlem yapılacak sütun baģlığı, kriter) =DSUM(Veritabanı alanı, iģlem yapılacak sütun baģlığı, kriter) Veritabanı alanı: ĠĢlem yapılacak tablo. ĠĢlem yapılacak sütun baģlığı: Hangi sütun toplanacak ise onun baģlığı. Örneğin Fiyat etiketinin bulunduğu baģlık hücre (örneğin D3 gibi bir hücre). Örnek: =VSEÇSAY($A$3:$H$20;H3;E23:F24) Kriter: Kriter alanı özel olarak ayrı bir yerde düzenlenir. Kriter alanı iliģkisel operatörlerin kullanıldığı koģullardır: KoĢul operatörleri: Operatör Anlamı < Küçüktür <= Küçük eģittir > Büyüktür >= Büyük eģittir <> EĢit değildir = EĢittir ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 55

56 ? (soru iģareti) Soru iģareti ile aynı konumda herhangi karakter * (yıldız iģareti) Yıldız iģareti ile aynı konumda herhangi sayıda karakter. Örneğin F* F ile baģlayanlar anlamına gelir. NOT: Microsoft Excel verileri değerlendirirken büyük harf ve küçük harfler arasında ayırım yapmaz. VSEÇSAY DCOUNT Veritabanı üzerinde sayma iģlemi yapar. Kullanım Ģekli: =VSEÇSAY(Veritabanı alanı, iģlem yapılacak sütun baģlığı, kriter) =DCOUNT(Veritabanı alanı, iģlem yapılacak sütun baģlığı, kriter) Veritabanı alanı: ĠĢlem yapılacak tablo. ĠĢlem yapılacak sütun baģlığı: Hangi sütun toplanacak ise onun baģlığı. Örneğin Fiyat etiketinin bulunduğu (baģlık) hücre adresi (örneğin D3 gibi bir hücre). Uygulama 3.7.1: VSEÇTOPLA (DSUM) SATISLAR sayfasına geçin. a) ÇEK olarak yapılan satıģ tutarlarının toplamını bulun. Tablo altında bir kriter alanı oluģturun. Tutarı sütunun altında formülü uygulayın ve belirtilen kriter alanını kullanın. b) Ödeme tipi ÇEK olan ve plasiyeri NURĠ ÖRNEK olan satıģ tutarlarının toplamını hesaplayın. c) 2007 yılının ġubat ayındaki satıģ tutarlarının toplamını bulun. d) ÇEK, NURĠ ÖRNEK ve ġubat ayı satıģ tutarlarının toplamını bulun. e) NURĠ ÖRNEK in çek ya da senet olan satıģ tutarlarının toplamını bulun. f) MARMARA ve EGE nin satıģ tutarlarının toplamını bulun. Uygulama 3.7.2: VSEÇSAY (DCOUNT) PERSONEL1 sayfasına geçin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 56

57 a) ALSANCAK ilçesinde kaç kiģi oturmaktadır? b) ALSANCAK ilçesinde oturan ve PERSONEL departmanında çalıģan kaç kiģi vardır? Uygulama 3.7.3: VSEÇSAY (DCOUNT) SIPVERI sayfasına geçin. 1 ġubat ile 29 Ģubat arasındaki sipariģ sayısını (kaç adet sipariģ olmuģ) hesaplayın. Uygulama 3.7.4: Satıcıların Toplam SatıĢları TOPLAMSATIS sayfasına geçin. Sağ tarafta (kriter alanı) seçilen satıcının ardından alt alan toplam satıģ tutarını hesaplayan bir fonksiyon yazın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 57

58 Konu 3.8: Finansal Fonksiyonlar EXCEL in en yaygın kullanıldığı alanlardan birisi de finanstır (mali iģler). Çok sayıda finansal fonksiyonun kullanımını öğrenerek mevcut ticari iģlemlerinizi kolaylaģtırabilir ya da yeni çözümler ve uygulamalar yapabilirsiniz. DEVRESEL_ÖDEME PMT En yaygın kullanılan finansal (mali) fonksiyondur. Payment (ödeme) fonksiyonu, belli bir faiz oranı üzerinden yine belli bir dönem sonunda gerçekleģecek ödemeyi hesaplar. Kullanım Ģekli: =PMT(rate; period; pv; fv; type) = DEVRESEL_ÖDEME(oran; dönem_sayısı; bd; gd; tür) BD PV Bugünkü değer (present value) fonksiyonu n dönem süresince yapılan ödemelerin bugünkü değerini hesaplar. Örnek: Yıllık %90 faizle ayda 100 TL ödeyerek bugün ne kadar para alabilirsiniz? =PV(90%/12;12;100) GD FV Gelecekteki değer (Future Value) fonksiyonu n dönem süresince yapılan ödemelerin gelecekteki değerini hesaplar. Örnek: Yıllık %90 faizle ayda 100 TL ödeyerek yapılan yatırımın gelecekteki değeri nedir? =FV(90%:12;12;-100) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 58

59 Finansal Fonksiyonların Uygulamaları Uygulama 3.8.1: Aylık Ödeme? Yeni bir sayfa (sheet) açarak aģağıdaki iģlemleri yapın. a) 30,000 (otuz bin) TL kredi aldınız. Yıllık %20 faiz uygulanmakta. 24 ayda ödemek istiyorsunuz. Aylık ödeme ne kadar olmalı? =DEVRESEL_ÖDEME(20%/12;24;30000) =PMT(20%/12;24;30000) b) 30,000 (otuz bin) TL kredi aldınız. Aylık %2 faiz uygulanmakta. 36 ayda ödemek istiyorsunuz. Aylık ödeme ne kadar olmalı? =DEVRESEL_ÖDEME(2%;36;30000) c) Yıllık %15 faizin olduğun sistemde, 20 Yıl sonunda 50,000 (elli bin) TL si olmasını isteyen bir kiģi ayda ne kadar biriktirmeli. Öneri: =DEVRESEL_ÖDEME(15%/12;20*12;0;50000 NOT: Faiz oranını belirtilmesi versiyon/dil farklılığına göre 90% yada %90 Ģeklinde olabililir ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 59

60 Konu 3.9: Ġstatistiksel Fonksiyonlar Veriler üzerinde çeģitli istatistiksel iģlemler yapar. Bunların baģında saymak, ortalamak, standart sapmayı hesaplamak gibi iģlemler gelir. BAĞ_DEĞ_SAY COUNT Belirtilen değerleri ya da aralığı (bağımsız değiģkenler listesini) sayar. Kullanım Ģekli: =BAĞ_DEĞ_SAY(değer1; değer2;...) Ya da =BAĞ_DEĞ_SAY(aralık) = COUNT (aralık) Değer1; değer2;... sayılacak değerleri temsil eden 1 ile 30 arasında bağımsız değiģkendir. = COUNT (a1:a5) BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY COUNTA Verilen listede boģ olmayan değerleri sayar. Kullanım Ģekli: =BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(değer1; değer2;...) Değer1; değer2;... sayılacak değerleri temsil eden 1 ile 30 arasında bağımsız değiģkendir. =BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(A1:A10) =COUNTA (A1:A10) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 60

61 Ġstatistiksel Fonksiyonlar Uygulaması Uygulama 3.9.1: Haftalık Plan EGITIMPLAN sayfasına geçin. a) Haftalık plan içinde kaç saat muhasebe (MUH) dersi verildiğini hesaplayın. b) Haftalık plan içinde kaç saat finans (FĠN) dersi verildiğini hesaplayın. a) Haftalık plan içinde kaç saat pazarlama (PAZ) dersi verildiğini hesaplayın. Uygulama 3.9.2: Enerji Tüketim Değerleri ENERJITUKETIM sayfasına geçin. Ortalama tüketim değerini hesaplayın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 61

62 Konu 3.10: Matematiksel Fonksiyonlar Matematiksel ve trigonometrik hesaplamaları yapar. TOPLA SUM Belirtilen sayıların toplamını alır. =SUM(sayı1, say2, ) =TOPLA(1,2,3) Sonucu: 6 YUKARIYUVARLA ROUNDUP Belirtilen bir sayıyı en yakın üst değerine yuvarlar. =ROUNDUP(sayı, duyarlılık) =ROUNDUP(1.72, 0.1) =YUKARIYUVARLA(1.72, 0.1) Sonucu: 2 YUVARLA ROUND Tanımlanan bir sayıyı belirtilen ondalık uzunluğa yuvarlar. =ROUND(sayı, hane sayısı) =ROUND(12.201, 1) Sonucu: 12.2 KAREKÖK SQRT Bir pozitif sayının karekökünü alır. =SQRT(sayı) =SQRT(16) =KAREKÖK(16) Sonucu: 4 ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 62

63 Matematiksel Fonksiyonların Uygulaması Uygulama : Yuvarlama (Round) SIPVERI sayfasına geçin. a) G sütununa gelecek Ģekilde; Öneri: Her bir sipariģ tutarını toplam satıģ tutarına bölerek oranı bulun Oran (Satır / Toplam) =F2/$F$24 Sonuç: 0, b) Yuvarlama 0, değerini 0,06 olacak Ģekilde yuvarlayın. NOT: Ondalık ve binler ayracı nokta ve virgül olarak kullanılabilmektedir. Bu düzenlemeleri için bilgisayarın bölgesel ayarlarını (regional settings) kontrol edin. Uygulama : Tamsayına (Integer) Çevirme SIPVERI sayfasına geçin. a) Yeni bir sütunda sipariģ tutar toplamını her bir sipariģe bölün. b) Çıkan değeri tamsayıya (integer) çevirin. Öneri: ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 63

64 MODÜL 4: VERĠ ANALĠZĠ Konu 4.1: Sıralama (Sort) Konu 4.2: Filtreleme (Filter) Konu 4.3: Alt Toplamlar (Sub Totals) Konu 4.4: Özet Tablolar (Pivot Tables) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 64

65 Konu 4.1: Sıralama Veri listelerinin düzenlenmesi için kullanılan yöntemlerin baģında verileri belli alanlarına sıralanması gelir. Sıralama (sort) iģlemi bir çalıģma tablosunda yer alan bilgilerin belli sütuna göre sıralı hale getirilmesidir. Örneği müģteri bilgilerinin adına göre sıralanması gibi: Sıralama iģlemi için: Önce sıralanacak alan üzerindeki bir hücreye tıklayın. (ya da sıralanacak verileri seçin) Excel 2003: Veri (Data) menüsünden Sırala (Sort) komutunu tıklayın. Sıralama iletiģim kutusunda verilerin hangi sütuna göre sıralanacağını seçin. Sıralama (Sort) iletiģim kutusunda yer alan BaĢlık Satırı Var (Header row) ve BaĢlık Satırı Yok (No header row) seçeneği tablonun sütün baģlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun baģlığı varsa Excel otomatik olarak baģlık seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun baģlıklarını kullanır. Sıralama Ölçütü (Sorting Criter): Sıralamanın yapılacağı sütunu belirtir. Excel 2007/2010: Veri (Data) Ģeritinde Sırala (Sort) düğmesini tıklayın. Sıralama iletiģim kutusunda verilerin hangi sütuna göre sıralanacağını seçin. Sıralama (Sort) iletiģim kutusunda yer alan Verilerimde üst bilgi var (Header row) ve Verilerimde üst bilgi yok (No header row) seçeneği tablonun sütün baģlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun baģlığı varsa Excel otomatik olarak baģlık seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun baģlıklarını kullanır. Sıralama Ölçütü (Sorting Criter): Sıralamanın yapılacağı sütunu belirtir. Sıralama Uygulaması: Uygulama 4.1.1: Sıralama PERSONEL1 sayfasına geçin. Tüm personel verini baģlıklarıyla seçin. a) Veriyi adı soyadına göre sıralayın. b) Veriyi önce ilçesi, ardından departmanı ve ardından adı soyadı olacak Ģekilde üç düzeyli sıralayın. Yararlı sıralama deneyimlerinizi not edin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 65

66 Uygulama 4.1.2: Sıralama SATISLAR sayfasına geçin. a) Bölgeye göre sıralayın. b) Bölge, ürün grubu ve tutara göre üç düzeyli sıralayın. Yararlı sıralama deneyimlerinizi not edin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 66

67 Konu 4.2: Filtreleme Bir veri listesini filtreleyerek (süzerek) sadece belirtilen kriterlere uygun satırlar görüntülenir. Örneğin, satıcıların ve satıģ miktarlarının bulunduğu bir listede, sadece EGE bölgesine ait satıģlar listelenebilir. Microsoft Excel de bir listeyi filtrelemenin iki yolu vardır: bunlar, her ikisi de Veri (Data) menüsünden Filtreleme komutu ile yapılır. Excel 2003: Veri menüsünden Filtreleme komutu ardından Otomatik Filtreleme seçilir. Bu iģlemin ardından sütunların baģlığına filtreleme aracı yerleģir. Excel 2007/2010: Veri Ģeridindeki Filtreleme düğmesi tıklanır. Bu iģlemin ardından filtreleme kutularına tıklandığında veriye göre Metin Filtrelerini (Text Filtres) ve Sayı Filtreleri (Number Filtres) menüsü gösterilir. Buradan istenilen filtreleme seçeneği seçilebilir. Excel 2007 ve 2010 da ayrıca hücrelerin rengine göre de filtreleme yapılabilmektedir. Otomatik Filtreleme Otomatik Filtreleme (AutoFilter) seçeneği ile veri listesindeki sütun baģlıkları, filtrelemeyi olanaklı kılacak Ģekilde açılan kutu Ģekline gelir. Ardından istenilen değerler seçilerek filtreleme yapılır. Filtre kutularında o sütunun değerleri, Tüm (All) ve Ġlk 10 (Top 10) seçenekleri yer alır. All seçeneği özellikle yapılan bir filtrelemenin arından tüm listeye tekrar dönülmesini sağlar. Top 10 seçeneği ise ilk on kaydın seçilmesini sağlar. Sayısal sütunlar için filtreleme seçenekleri: Filtreleme Uygulamaları Uygulama 4.2.1: Filtreleme PERSONEL1 sayfasına geçin. a) Ġlçesi ALSANCAK te oturan personeli listeleyin. b) 1995 ten sonra iģe giren personeli listeleyin. c) Adı A harfi ile baģlayan personeli listeleyin. d) ALSANCAK ve KONAK ta oturan personeli listeleyin. Yararlı filtreleme deneyimlerini not edin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 67

68 Uygulama 4.2.2: Özel Filtreleme SATISLAR sayfasına geçin. b) EGE bölgesinin satıģlarını listeleyin. c) Plasiyer Suat Er in satıģlarını listeleyin. d) ġubat 2007 tarihinde olan satıģları listeleyin. e) Tutarı 1000 ila 2000 arasında olan satıģları listeleyin. Yararlı filtreleme deneyimlerini not edin. NOT: Filtrelemeler ard arda yapılmaktadır (Her koģul birbirine eklenerek). Ġsterseniz her bir filtrelemeden sonra filtreyi çözerek de yapabilirsiniz. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 68

69 Uygulama 4.2.3: GeliĢmiĢ Filtre SATISLAR sayfasına geçin. EGE Bölgesinde Ģubat ayında Kahvaltılık ve Çikolata ürün grubuna ait satıģ kayıtlarının listesini veren bir filtre uygulayın. NOT: GeliĢmiĢ Filtre (Advanced Filter) ile Uygulama 4.2.4: 20 nin üzerindeki değerlerin ortalaması? ENERJITUKETIM sayfasına geçin. Tüketim sütununda 20 nin üzerinde olan değerlerin ortalamasını alın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 69

70 Konu 4.3: Alt Toplamlar (Sub Totals) Liste verileri üzerinde ara toplamlar almayı sağlar. Tablo hazırlandıktan sonra belli grupların ara toplamlarının (subtotals) alınması gerekebilir. Örneğin satıģ bilgilerinin belli ürün gruplarına göre alt toplamlarını alınması gibi. NOT: Alttoplam almadan önce mutlaka gruplama yapacağınız ve alt toplamlarını göreceğiniz alanın sıralanması (sort) gerekir. Alt toplam almak için Veri (Data) menüsündeki Alt Toplamlar (Subtotals) komutu kullanılır. Alt toplamın hangi alanlar üzerinde ve neye göre yapılacağı alt toplamların alınacağı iletiģim kutusunda belirtilir. Excel 2003: Bir listeye alt toplam eklemek için: 1. Listeyi alt toplamı alınacak olan sütuna göre sıralayınız. 2. Veri (Data) menüsünden AltToplamlar (Subtotals) komutunu seçiniz. Excel 2007/2010: Veri (Data) Ģeritinden Alt Toplamlar (SubTotals) düğmesini tıklayın. Alt toplam Uygulamaları Uygulama 4.3.1: Alt Toplamlar SATISLAR sayfasına geçin. a) Bölgeye göre tutar sütunun alt toplamlarını bulun. Bölgeye göre sıralayın. Tutar sütunun alt toplamını alın. b) Bölge ve ürün Grubuna göre alt toplamları gösterin. Bölge ve ardından Grubu olmak üzere iki düzeyli sıralama yapın. Önce Bölge ye göre alt toplam alın. Ardından Geçerli alt toplamları değiģtir (Replace current sub totals) onay kutusundaki iģareti kaldırın. Grubuna göre alt toplama iģlemini yapın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 70

71 PERSONEL sayfasına geçin. Personel listesi üzerinde; Ġlçelere göre kaç kiģi olduğunu alt toplamlar aracılığıyla gösterin. Örneğin: ALSANCAK ÇANKAYA 10 kiģi 6 kiģi Ġpucu: COUNT (SAY) kullanılacak. Yararlı alt toplama deneyimlerini not edin. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 71

72 Konu 4.4: Özet Tablo (Pivot Tablo) Kullanmak Pivot tablolar (Özet tablolar), özellikle büyük verileri kolayca gruplamayı, alt toplamlarını almayı ve istenilen iģlemleri (toplama, sayma, ortalama gibi) sağlayan etkileģimli bir tablo yapısıdır. Ana veri listesi üzerinden hareket ederek, istenilen alanlar yeni bir tabloyu oluģturmak üzere sütun ya da satır olarak bir tablo oluģturulur. Buna özet tablo denir. Özet tablolar, veri ve grafik olarak düzenlenebilmektedir. Bu tablolar özet tablo (pivot table) ve özet grafik (pivot chart) olarak adlandırılır. Özet Tablo (Pivot Table) Özet Grafik (Pivot Chart) Bir Özet Tablo OluĢturmak Excel 2003: Özet tablo ya da grafik yaratmak için, veri satırı seçilir ve Veri (Data) menüsünden Özet Tablo (Pivot Table) seçilir. Çıkan iletiģim kutusunda verilerin nasıl elde edileceği ve özet tablo mu grafik mi oluģturulacağı sorulur. Excel 2007/2010: Özet tablo ya da grafik yaratmak için, Ekle (Insert) Ģeritinde Özet Tablo (Pivot Table) düğmesini tıklayın. Ardından kaynak veri tablosunun alanı belirlenir. Özet tablonun yeni bir sayfaya mı (new sheet) yoksa var olan sayfa üzerinde mi (existing sheet) olacağı belirlenir. Ardından özet tabloyu oluģturan alanlar satır, sütun ve veri bölümü olarak karģımıza gelen taslak alana sürüklenir. Uygun Ģekilde sürükleme yapıldıktan sonra tablo oluģur. Özet Grafik Rapor (PivotChart Report) Özet tablonun yanı sıra özet tablo oluģturup sonuçları grafik olarak görmeyi sağlayan bir de özet grafik vardır. Bir Özet Grafik Raporu OluĢturmak Excel 2003: Özet tablo ya da grafik yaratmak için, veri satırı seçilir ve Veri (Data) menüsünden Özet Grafik (Pivot Chart) seçilir. Excel 2007/2010: Özet grafik yaratmak için, Ekle (Insert) Ģeritinde Özet Grafik (Pivot Chart) düğmesini tıklayın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 72

73 Pivot Tablo Uygulamaları Uygulama 4.4.1: Özet Tablo Bölgelere Göre Ürün Grupları (adet) SATISLAR sayfasına geçin. Bir özet tablo oluģturun: Excel 2003: Özet tablo ya da grafik yaratmak için, veri satırı seçilir ve Veri (Data) menüsünden Özet Tablo (Pivot Table) seçilir. Çıkan iletiģim kutusunda verilerin nasıl elde edileceği ve özet tablo mu grafik mi oluģturulacağı sorulur. Excel 2007: Özet tablo ya da grafik yaratmak için, Ekle (Insert) Ģeritinde Özet Tablo (Pivot Table) düğmesini tıklayın. Kaynak veri aralığını (data list /range) belirtin: A3:M28 Yeni çalıģma sayfasını (new sheet) seçin. Ardından özet tablo oluģturmak üzere: Sütün (Column) alanı olarak: Bölge Satır (Row) alanı olarak: Ürün Grubu Veri (Data) alanı olarak: Adet Alanlarını sürükleyerek tablonuzu oluģturun. Uygulama 4.4.2: Özet Tablo Bölgelere Göre Ürün Grupları (Tutar) SATISLAR sayfasına geçin. Bir özet tablo oluģturun: Excel 2003: Özet tablo ya da grafik yaratmak için, veri satırı seçilir ve Veri (Data) menüsünden Özet Tablo (Pivot Table) seçilir. Çıkan iletiģim kutusunda verilerin nasıl elde edileceği ve özet tablo mu grafik mi oluģturulacağı sorulur. Excel 2007/2010: Özet tablo ya da grafik yaratmak için, Ekle (Insert) Ģeritinde Özet Tablo (Pivot Table) düğmesini tıklayın. Kaynak veri aralığını (data list /range) belirtin: A3:M28 ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 73

74 Yeni çalıģma sayfasını (new sheet) seçin. Ardından özet tablo oluģturmak üzere: Sütün (Column) alanı olarak: Bölge Satır (Row) alanı olarak: Ürün Grubu Veri (Data) alanı olarak: Tutar Alanlarını sürükleyerek tablonuzu oluģturun. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 74

75 MODÜL 5: MAKROLAR Konu 5.1: Makro GeliĢtirmek Excel makroları otomatik ve programlamaya dayalı iģlem yapmak için geliģtirilmiģ bir yöntemdir. Makrolar kaydedilerek (recording) ya da kod yazılarak (VBA ortamında) oluģturulur. Kayıt makroları bir iģlemin otomatikleģtirilmesini sağlar. Kullanıcı, sürekli yaptığı bir hesaplama, formatlama vb iģlemini yaparken kaydedip saklar. Ardından bu iģleme yeniden yapmak istediğinde makroyu çalıģtırır. Kayıt makroları otomatikleģtirilecek iģin adım adım yerine getirilmesi sırasında kayıt yapılmasıyla oluģturulur. Gerekli kodlar Excel tarafından oluģturulur. VBA makrolarında ise kodlar yazılır. Daha fazla programlama bilgisi (VBScript) gerektirir. Makro kaydetmek: Makro kaydetmek; örnek bir iģlemi yapmadan önce makro olarak kaydı baģlatmak. ĠĢlemleri yaparken makronun kaydedilmesini sağlamak. Ardından kaydedilen bu makroyu istenilen yerde kullanmak. Excel 2003: 1. Tools (Araçlar) menüsünden Macro (Makrolar), Macros (Makrolar) komutunu ve Record New Macro (Yeni Makro Kaydet) komutunu seçin. 2. Macro Name (Makro Adı) kutusuna makro için bir ad yazın. Örneğin fcaylikislemler. 3. OK düğmesine tıklayarak makro kayıt iģlemine baģlanır. 4. Makroya kaydetmek istediğiniz iģlemleri birer birer yapın. Örneğin var olan verileri toplamak gibi. NOT: Bu sırada makro araç çubuğu ve durum çubuğunda da makronun kayıt durumunda olduğuna iliģkin bilgi yer alır. 7. ĠĢlemleriniz bittiğinde kaydı bitirmek için Stop Recording (Kaydı Durdur) düğmesini tıklayın. Ya da menüden makro kaydını durdurun. Excel 2007/2010: Öncelikle Excel Seçeneklerinden (Options) GeliĢtirici (Developer) sekmesinin görünmesini sağlayın. 1. Developers (GeliĢtirici) Ģeritinden Macros (Makrolar) komutunu ve Record Macro (Makro Kaydet) komutunu seçin. 2. Macro Name (Makro Adı) kutusuna makro için bir ad yazın. Örneğin fcaylikislemler. Fa_ru k_ç u_bukçu_haftalik_analiz gibi. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 75

76 Makroyu ÇalıĢtırmak Kaydedilen bir makro uygun bir veri üzerinde çalıģtırılır. Bu iģlem için: Excel 2003: 1. Tools (Araçlar) menüsünden Macros (Makrolar), oradan da Macros (Makrolar) seçeneğine tıklayın. 2. Ġstediğiniz makroyu seçin ve ÇalıĢtır düğmesine basın. Excel 2007/2010: 1. Developer (GeliĢtirici) Ģetiritini tıklayın. Macros (Makrolar) düğmesini tıklayın. 2. Ġstediğiniz makroyu seçin ve ÇalıĢtır düğmesine basın. ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 76

77 Makro Uygulamaları Uygulama 5.1.1: Özel YapıĢtırma Özel YapıĢtırma (Paste Special) iģlemi ile bir formül hücresinin değer (value) olarak yapıģtırılmasını sağlayan bir makro geliģtirin. Özel YapıĢtırma / Değerler Paste Special / Values Daha sonra bu iģlemi bir tuģa, menüye ya da düğmeye atayarak tek tuģla kullanın. Kaydetme (Record) yöntemi ile geliģtirilmiģ makroları düzenlemek için: Excel 2003: 1. Tools (Araçlar) menüsünden Macro (Makrolar), Macros (Makrolar) komutunu ve Record New Macro (Yeni Makro Kaydet) komutunu seçin. 2. Macro Name (Makro Adı) kutusuna makro için bir ad yazın. Örneğin fcaylikislemler. Excel 2007/2010: 1. Developers (GeliĢtirici) Ģeritinden Macros (Makrolar) komutunu ve Record Macro (Makro Kaydet) komutunu seçin. 2. Macro Name (Makro Adı) kutusuna makro için bir ad yazın. Örneğin fcaylikislemler. Uygulama 5.1.2: Filtreleme SATISLAR sayfasına geçin. Bölgelere göre filtreleme iģlemini makrolar aracılığıyla sağlayın. Önce filtreleme ve tümünü göstermek için ayrı ayrı makrolar hazırlayın. Ardından makroların çalıģmasını sayfanın üstüne ya da altına koyacağınız düğmeler aracılığıyla yapın. NOT: Düğmeleri eklemek için: Excel 2003: Views (Görünümler) / Toolbars (araç çubuğu) / Forms/Button(Düğme). Excel 2007: Developer (GeliĢtirici) /Insert(Ekle)/Form Controls(Form Denetimleri)/Button (Düğme) ĠLERĠ EXCEL UYGULAMALARI FARUK ÇUBUKÇU Sayfa 77