TEFB S MODÜLÜNÜN KULLANILMASINDAN DOLAYI SIKINTILAR

Transkript

1

2 ZDE BULUNAN E M KURUMLARINDA DAREC VE OKUL A LE B RL YÖNET N SIK SIK DE MES NEDEN YLE TEFB S MODÜLÜNÜN KULLANILMASINDAN DOLAYI SIKINTILAR YA ANMAKTADIR. BU SIKINTILARIN G DER LMES VE LK DEFA TEFB S KULLANACAKLARA FAYDASI OLMASI AMACI LE BU LG LEND RME ÇALI MASI HAZIRLANMI TIR.

3 17 OCAK 2012 TAR NDEN BAREN S STEM YEN DEN AÇILMI TIR. OKULLARIMIZ 2012 YILINA T GEL R/G DER VER LER STEME G REB RLER YILI TAHM BÜTÇELER 17 UBAT 2012 TAR NDEN SONRA STEME G RECEKLERD R.

4

5 ****Şifreniz ile giriş yapamıyorsanız İlçedeyseniz İlçe Milli Eğiitim Müdürlüğünden, İldeyseniz İl Milli Eğitim Müdürlüğüne başvurarak şifrenizi talep ediniz.*** TEFBİS Sistemine aşağıdaki listede bulunan Genel Müdürlük / Daire Başkanlıklarına bağlı okulların giriş yapması istenmektedir. Okul Öncesi Eğitimi Genel Müdürlüğü İlköğretim Genel Müdürlüğü Ortaöğretim Genel Müdürlüğü Erkek Teknik Öğretim Genel Müdürlüğü Kız Teknik Öğretim Genel Müdürlüğü Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğü Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi Genel Müdürlüğü Din Öğretimi Genel Müdürlüğü Özel Öğretim Kurumları Genel Müdürlüğü Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığı Bu durumda, aşağıdaki Genel Müdürlük / Daire Başkanlıklarına bağlı (Halk Eğitim Merkezleri, Öğretmenevleri gibi) kurumların giriş yapması şu an için istenmemektedir. o Çıraklık ve Yaygın Eğitim Genel Müdürlüğü o Özel Eğitim Rehberlik ve Danışmanlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü o Öğretmene Hizmet ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı o ve diğer. TEFBİS Türkiye de Eğitimin finansmanı projesi ile okul ve kurumlardaki Bakanlığın göndermiş olduğu ödeneklerin dışında eğitime kimlerin katkı sağladığı ile ilgili olarak Bakanlık Projeler Koordinasyon Dairesince hazırlanmış bir yazılımdır. TEFBİS sistemine girmek için adresinde Tefbis yazan yazının üzerine tıklanır. Aşağıdaki ekran karşımıza gelir. Bu ekranda TEFBİS Giriş, E-Öğrenme Giriş, Özel Okullar Giriş, Bağış Sorgulama, Eğitim Harcamaları Anketi gelir.

6

7 Bağış sorgulama bölümünden yapılan bağışlar TC kimlik numarası yada bağış yapıldığında verilen evrakın numarası ile takip edilir TEFBİS E-Öğrenme Sisteminden sistem kullanımı ve modül eğitimleri ile ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz.

8 Modüllerle ilgili ayrıntılı dökümanlara adresinden ulaşabilirsiniz. Hazırlamış olduğumuz bu sunum seminerlerde anlattıklarımız ve genel olarak özet niteliğindedir

9 Eğitim harcamaları anketi giriş için gerekli Anket Giriş Kodu bakanlık tarafından bildirilecek, ilk başta bu anket bütün öğrenciler için kullanılacaktır. Her evde internet olmadığı için bu anketlerden çıktı alınarak ailelere gönderilecek ve doldurulan anketler sınıf öğretmenleri tarafından sisteme işlenecektir, daha sonra yılda bir yada altı ayda bir bakanlık tarafından tüm öğrencilere değilde seçilen öğrenciler için bu anket uygulanacaktır. (Önemli: Eğitim öğretim yılında anket girişi yapmayanlar aralık ayının sonuna kadar girmeleri gerekmektedirler.anket numarası okullar modülü altında listeleme bölümünde anket öğrenci listesi nde mevcuttur. Eğer bu listede anket numaraları gözükmüyorsa MERKEZDE İSE İL MEM,İLÇEDE İSE İLÇE MEM ler aranarak yetkilerin kaldırılıp tekrar verilmesini isteyin yada kurumunuz bünyesinde oluşturduğunuz kullanıcıya okullar modülü ve yetkilendirmeyi tekrar yapınız. Bu işlemler eğitim öğretimde anket girişi yapmayan okullar içindir yılı için dahaca anket işlemleri başlamamıştır.) TEFBİS Giriş yazan düğmeye tıkladığımızda bizden kullanıcı adı ve şifre yazan ekran gelecektir. Kullanıcı adı ve şifre İLÇE MEM ler için İl Milli Eğitim Müdürlüğü tarafında, Okullar için ise İLÇEMEM ler tarafından verilecektir. İLMEM 19 İlçenin Kullanıcı şifresini oluşturmuş ve seminerde İLÇEMEM lere ait şifreleri imza karşılığı gizli teslim edilmiştir. Kullanıcı adları (.Kurum Kodudur) şeklinde olacaktır. Modülde İLMEM, İLÇEMEM, OKULLAR, OKUL AİLE BİRLİĞİ MODÜLÜ, PANSİYON BÜTÇELİ İŞLETMELER MODÜLÜ, OKUL ÖNCESİ BİRİMLERİ MODÜLÜ vardır. 1*Kullanıcı adı ve şifresini alan okul müdürü ve okulların oluşturduğu diğer kullanıcılar MEBBİS - TEFBİS ekranın dan sisteme giriş yapılır 2* Dikkat edeceğimiz bir noktakarşımıza gelen ilk ekran genelde Okullar modülüdür. İşlemleri daha çok okul aile birliği modülünden yapıyoruz bu modülde daha çok ayarlar kısmı ön plandadır.işlem yaparken hangi modülde olduğumuza dikkat etmeliyiz. Bu modülde ilk yapılacak iş Ayarlar kısmından Okul bilgilerini sisteme işlemek olacaktır.

10 (Önemli: Eğer okullar modülü sizde gözükmüyorsa merkezdeki okullar İl MEM i ilçedeki okullarımız İlçe MEM i arayarak okullar modülüne bütün yetkilerinin verilmesi istenmelidir. İlçe MEM deki kullanıcılar okullar aramadan kurumları kontrol etmeli okullar modülü atanmamış kurumlara bu modül atanarak bütün yetkiler verilmelidir.) 3*Okul bilgilerinde Detaylı Kayıt Ekle kısmına tıklama yapılarak okul müdürü bilgileri girilir kaydet tıklanır. Yanlış bilgi girişi yapıldı ise değiştir kısmından değişiklik yapılıp yeniden kaydet denilir.

11 4*Okula ait banka hesap bilgileri girilir ve kayıt edilir. (Van da yapılan seminerde ileriki tarihlerde hesapların tek bir hesapta birleştirilebilir diye bir söylendi, bu konu ile ilgili çalışma yapılıp genelgeye sunacaklarını belirttiler. Bizler bu konuda herhangi bir resmi yazı ve genelge olmadığı için şimdilik mevcut hesapları sisteme işleyeceğiz) 5*Kullanıcı şifre değiştirme ekranından şifrenizi değiştirebilme imkânı vardır.

12 6*Okul müdürü, modül üzerinden Okul Aile Birliği başkanının,kurum bünyesindeki bir başka yetkiliye yada veri girişlerinden sorumlu kişiye ve kendi TC leri le kullanacağı bir kullanıcı adı ve şifre tanımlaması yapar. Kullanıcı tanımlama kısmından kullanıcı ekle tıklanarak kullanıcıya ait bilgiler girilir, Modül bilgileri kısmından modül kutucuğu açılır Okul Aile Birlikleri Modülü seçilir. Alt kısma yeni ekran açılır. Kurum kodlu kullanıcı ile bilgi girişi yerine genellikle T.C kimlik ile oluşturulan Kullanıcılar ile işlem yapılmadır. Okul Müdürleri de kendilerine TC kimlikleri ile kullanıcı

13 oluşturmalıdır. E-Okuldaki mantık gibi kim ne iş yapması gerekiyorsa Okul Müdürü tarafından ilgili kişilere yetkiler açılmalıdır. Ana işlem tipi seçimi kutucukları isteğe göre seçilerek ve hepsini seç denilerek hangi ekranlarda yetkilendirileceği belirlenmiş olur. Altta bulunan Ekle butonuna tıklanarak okul aile birliği modülüne giriş için kullanıcı adı ve şifre sisteme tanımlanmış olur. *Hepsini seç yaptığımızda bazen hata veriyor o zaman bir kaç yetki verip modülü atayın sonla kullanıcı listelemeden modül güncellemeden yetkiyi verebilirsiniz. Eğer oluşturacağınız kişiye ilk defa TEFBİS kullanıcısı oluşturacaksanız yukarda anlattığım gibi yapacaksınız. ***Önemli:Okulunuza yeni atanan bir Öğretmen olduğunda yada daha önce başka kurumdayken TEFBİS şifresi almış olanlar için. Öncelikle, önceki okulundan kişinin ilişiliğinin kesilmiş olması gerekiyor, önceki kurumuyla iletişeme geçilerek ilişiğinin kesilmesini isteyin. *Okullar Modülü-Ayarlar-Kullanıcı Listesinden Yeni atanan Personel butonuna basıyoruz.

14 Öğretmenimizin T.C. kimlik no sunu ve daha önce kullanmış olduğu şifresini girip kurumun şifresiyle birlikte ARA Butonuna basılır. Ekrana gelen ismin yanındaki Seç Butonuna basılıp öğretmenimiz okulumuza dahil edilmiş olur.

15 Öğretmenimizin adının karşısındaki Yetki Güncellemeden, Okullar Modülü Güncellenip eklenir. Daha sonra Öğretmenimize hangi modüller atanacaksa Modül Ata butonundan ilgili butonlar tek tek atanır.

16 7* Kullanıcı listele kısmından tanımlanan kullanıcılar listelenir. 8*Oluşturduğumuz kullanıcının bilgilerini kişi bilgileri kısmından değiştirebiliriz, farklı bir modül eklemek istiyorsak modül atadan, şifremizle sistemi açtığımızda hangi modülün direk açılmasını istiyorsak modül değiştir den, eklediğimiz modülü silmek istediğimizde modül sil den, oluşturduğumuz kullanıcı ya yetkiler vermek istediğimizde yetki güncelle den işlemlerimizi yapabiliriz. Oluşturduğumuz kullanıcının kurumdan ilişiğini kesmek istediğimizde silme işlemi yaparız. Silme işlemi kullanıcıyı tamamen silme olarak algılanmamalıdır ilişiği kesilen kullanıcı sistemde kalıyor fakat pasif hale gelmiş oluyor. Önemli: Kullanıcı oluşturma ve gerekli ayarlar ile ilgili geniş bilgi için en sonda anlattığım Milli Eğitim Müdürlükleri Modülünde 28*maddedeki Milli Eğitim Müdürlükleri için önemli bir bölümde ayarlar kısmına bakınız.

17 9*Modülde müdür bilgisi, banka hesapları, kullanıcılar tanımlandıktan sonra Gelir İşlemleri ekranına geçilebilir Okullar modülünden fazla gelir gider işlemleri yapılmaz genelde yurt dışından gelen hibeler buradan girilir. Burada Yurtiçi Fon Gelirleri, Yurtdışı Fon Gelirleri adıyla iki seçenek vardır. Yurtiçi Fon gelirleri kısmında İl Belediyeleri İlçe Belediyeleri, Muhtarlıklar, Özel Daireler, Özerk Kurumlar, Üst Kurullar şeklinde karşımıza gelir. Kişi kurum ekle kısmından Yeni kurum, kuruluş ekleyebiliriz. Açılan pencereden bilgi girişi yapılır tamam denilir, ana ekrana girilen bilgi gelir. 10*Alt kısımdaki detaylı kayıt ekle kısmından yurtiçi fon gelirlerinden gelen para miktarı girilmiş olur. Kaydet düğmesi tıklanarak kayıt işlemi yapılır. Birde yukarıdaki kaydet düğmesi tıklanır modüle esas kayıt gerçekleşmiş olur.* Kaydet düğmesine tıklanmasa kayıt gerçekleşmez. Dikkat edilmesi gereken diğer husus faaliyet kodu stratejik planlamadaki koddur şimdilik bu koda 1 gireceğiz ilerde faaliyet kodları stratejik plandaki kodlar olacaktır.

18 Kayıt işlemi yapıldıktan sonra gelir kaydı çıktısı ekranı karşımıza gelir burada ödeyenin bilgileri ve teslim alanın bilgileri otomatik olarak karşımıza gelir, doküman yazıcıdan çıkartılıp ilgili kişiye imzalanarak teslim edilir. Aynı işlemi Yurtdışı Fon gelirleri içinde yapabiliriz. Okulumuz commenius projesi kapsamında yurtdışı fon parası geldiğini varsayalım. Bunu kayıt altına almamız gerekir. Bu işlemleri aşağıdaki gibi ekranlara giriş yapıyoruz. Kişi Kurum Ekle ye tıklıyoruz seçeneklerden bize uygunu seçilip bilgi girişi yapıldıktan sonra tamam denildiğinde ana ekrana bilgi gelir. Detaylı kayıt ekle den para miktarı girişi yapılıp kaydet denilir, yukarıdaki kaydet düğmesi de

19 tıklanır. Dikkat edilirse yukarıdaki şekildeki gibi iki defa kaydet işlemi yapıyoruz. İlk önce kaydediyoruz sonra üst bölümdeki kaydet tıklanarak işlemimizi kayıt ediyoruz. detay kayıt ekleden Kayıt işlemi yapıldıktan sonra kayıt çıktısı otomatik olarak karşımıza gelir. Yazıcıdan çıktı alınıp imzalanıp ilgili kişiye verilir.

20 11*Gelirlerimizi Kayıt altına aldıktan sonra Gider işlemlerimizi kayıt altında tutmamız gerekir. Yurtdışı fondan gelen paradan personel ulaşım giderleri sisteme işlenir. Gelen fon parasının çıkış işlemi işlenmiş olur. Kişi kurum ekle tıklanır TC kimlik numarası yazılır(gerçek TC kimlik Olmalıdır) ara denilir tckimlik.nvi.gov.tr den sistem otomatik olarak kişi bulur gelir. Seç denilir ödenen kısmına isim ve tc kimlik gelir. Detaylı kayıt ekle yazısına tıklanır. Alt pencere açılır. Bilgiler girilir, kaydet denildiğinde bilgi girişi ekrana yansır ANCAK yukarıdaki kaydet düğmesine tıklanmaz ise modüle kayıt işlemi gerçekleşmiş olmaz. Yurtiçi fonlardan gelen paradan doğalgaz faturası ödemesi yapılması işlemi nasıl gerçekleştirilir aşağıdaki ekranlarda işlenmiştir. Kişi Kurum ekle tıklanır açılan pencereden bilgiler doldurulur tamam denildiğinde ana ekrana bilgiler yansır.

21 Ana sayfaya tıkladığımızda toplam gelir ve gider tablosunu görebilmekteyiz. 11*Fatura Takip Kısmında fatura işlemleri girişi yapabiliriz. Burada fatura işlemi yapılırken hatalı giriş yapılmış ise bunu değiştirebilme imkânı bulunmaktadır. Buradaki amaç faturalı düzenli bir halde takip etmeniz.

22 12*Düzenleme ekranından gelir ve gider kısmından yanlışlıkla girilen bilgiler istenirse düzenleme yapılabilir, silinebilir, yazıcıya gönderilebilir. Önemli: Düzenlemede dikkat etmemiz gereken şey; 24 saat içinde yaptığımız işlemlere direk müdahale yetkisi verilmektedir. Eğer yaptığımız işlemdeki hatayı 2 gün sonra fark ettiğimiz zaman Gelir Gider düzelteme talebi gönderebiliyorsunuz

23 24 saat geçtikten sonra gider düzeltme talebi ile ilgili bir örnek yapalım, günü geçen kayıtta düzenlemeye tıklıyoruz gelen ekranda talebimizi yazıyoruz örnek olarak ısınma giderlerinin yanlışlıkla 140 TL olarak kaydedildiği bu kayıtın 160 TL olarak düzeltilmesini isteyelim, göndere tıkladığımızda gider düzeltme çıktısı ekrana gelecektir. Bu çıktı ile birlikte bir üst kuruma başvurup düzeltme işlemini yaptırıyoruz. Aldığımız belge ile İl MEM yada İlçe MEM e belgeyi ulaştırıp sistemden bilgilerin düzeltilmesini istemeliyiz. Milli Eğitim Müdürlükleri gelen evraka göre düzenleme işlemleri altından işlemleri yapmalıdırlar.

24 13*Listeleme ekranından istenen ekran listelemeleri yapılabilir. Gelir tüm listesi dediğimizde yurtiçi ve yurt dışı tüm fon gelirlerimiz karşımıza gelir. Burada tarih aralığına göre gelir listemiz, kaynak tipine göre gelir listemiz, okul aile birliği gelir listesi vb. mevcuttur. Bu listeler Excel ortamına atılabilir. Okul aile birliği gelir gideri tıklandığında okul aile birliği modülünden işlenmiş olan gelirler ve giderler karşımıza gelir.

25 14*Raporlama ekranından aylık gelir raporları, işlem tipine göre raporlar vb. alınabilir. 15*Fihrist kısmından kişiler dediğimizde bu modüle işlenmiş olan hayırseverlerin listesi, personel listesi, veliler vb. görünmektedir.

26 Şirketler kısmından modüle işlenmiş olan şirketler listelenir, diğer kurumlar kısmına tıklandığında modüle işlenmiş olan özel kurum ve kuruluşlar karşımıza gelir. Sisteme işlediğimiz bilgiler burada gözükmektedir ayrıca eklemek istediğimiz kişiler,şirketler,kamu kurumlar ve diğer kurumları ekliyebiliriz. Modülden çıkarken her zaman çıkış yazısına tıklanıp gelen mesaja evet denilerek çıkılması gerekir. 16*Çıkışa tıklanmadan çıkılırsa, elektrik kesintisi gibi durumlarda sisteme girişte resimdeki gibi bir hata verdiğinde bir üst kurumu arayarak şifrenizin aktifleştirilmesini isteyiniz. Okullar modülü işlemi tamamlanmıştır. Bir diğer önemli modülümüz Okul Aile Birlikleri Modülüdür. Okul Aile Birlikleri Modülü de adresinden tefbis yazısına tıklanır, gelen pencereden okullar modülünden tanımlanmış olan kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır. Sisteme ilk giriş yaptığımızda toplam gelir ve gider tablomuz karşımıza gelir. Genel olarak işlemlerde en çok kullandığımız modüldür. Okullar modülü daha çok ayarların yapıldığı modüldür.

27 Okul Aile Birliği Başkanı, Okul Müdürü veya yetkili kişi gelir işlemlerinden bilgi girişleri yapar. 17*Okulun kantin geliri vb. bu kısma gireceğiz. Tüm modül üzerinde girişi yapılan TC Kimlik Numaraları gerçek numara olmalıdır. Aşağıdaki ekranda kantin geliri modülü işlenmiştir. Kişi kurum ekle tıklanır TC kimlik numarası yazılır(gerçek TC kimlik Olmalıdır) ara denilir tckimlik.nvi.gov.tr den sistem otomatik olarak kişi bulur gelir. Seç denilir ödeyen kısmına isim ve tc kimlik gelir. Detaylı kayıt ekle yazısına tıklanır. Alt pencereler açılır. Bilgiler girilir, kaydet denildiğinde bilgi girişi ekrana yansır ANCAK yukarıdaki kaydet düğmesine tıklanmaz ise modüle kayıt işlemi gerçekleşmiş olmaz. Bu modüle okullarımıza velilerin,öğrencilerin,hayırseverlerin, kamu- kurum ve kuruluşlarından gelen ayni yada nakdi bağışların kayıt altına alınması ve işletilebilir alanlarımızın yada kiraya verdiğimiz alanlarımızın gelirlerini işleriz. Genel olarak okullarımızda bulunan Kira Gelirleri (İşletilebilir alan ) ve Bağış hesabımıza yatıracağımız gelirleri ve giderleri işleriz.

28 Ayrıca Milli Eğitim Müdürlüklerini ilgilendiren aktarımları da bu modül üzerinden aktarır ve kabul ederiz. Tahmini Bütçe zamanlarında Tahmini Bütçelerimizi bu modülden işler ve Milli Müdürlüklerinin onayına sunarız. Ayrıca bir önceki bütçe döneminden hesaplarımızda (Kira ve Bağış ) kalan paraların toplam olarak devreden bölümüne işlenmesi de bu modül üzerinden yapılır Kurumumuzda ücretli çalışan personelin, işçinin yada yardımcı personelin her türlü gideri de Giderler bölümünden yapılır. Hizmet alımı yoluyla yapılıyorsa Hizmet Alımı menüsünden kendi kurumumuz tarafından sigortalı çalışıyorsa Personel gider ve ödemeleri menüsünden gider kaydedilir.

29 18*Okul aile birlikleri modülünde okullar modülünden farklı olarak gider işlemleri kısmında Milli Eğitim Müdürlükleri Aktarımı ekranları mevcuttur. Burada Okulun kantin gelirinden elde ettiği gelirin İLÇEMEM ve İLMEMEM aktarılması işlemi vardır.

30 19*Okul Aile Birlikleri Modülünde Okul Modülünden bir farklı ekran ise Tahmini Bütçe Kısmıdır. Burada her yılın sonuna doğru aile birlikleri tahmini gelir gider tablolarını doldurup sisteme kayıtlarını yapacaklardır. Yapılan kayıt işlemlerinden sonra İl yetkilisi bu ekranları onaylayacaktır. Bakanlığı aradığımda 2012 içinde tahmini bütçeleri girebilirsiniz denildi. İşlemleri yapıp onaylayınız İLÇE MEM lerde takibini yaparak onaylamalıdır. Daha sonra İL MEM onaylayacaktır Aralık ayının sonuna kadar 2011 yılına ait tahmini bütçede sorun varsa düzeltilebilir.

31 20*Okul aile Birlikleri Modülünde farklı olan bir ekran ise Devreden Kısmıdır. Daha önceki yıllardan devreden bakiyemiz nekadar ise sisteme girişi yapılır kaydet denilir.. Önemli: Devreden kısmı Dönemi

32 için yapılması gereken bir işlemdi. Aralık 2011 sonuna kadar bu ekran açık Van daki Seminerde hesapları düzeltilmesi için ocak ayında da açık olmasını talep etmiştik. Okul Öncesi Modülü 21*Eğer okulumuzda ana okulu ana sınıfı var ise okulumuza modül yetkisi verilirken hem okullar modülü yetkisi hemde okul öncesi birimleri modülü yetkisi verilmelidir. Bu modülde okullar modülünden farklı olarak Gelir işlemleri bölümünde öz bakım ücret gelirleri adı isminde bilgi girişi mevcuttur. Bu modülde genel olarak okullarımızdaki anasınıfları yada anaokullarından elde edilen gelirlerin kayıt altına alınması işlemi yapılır. Bu kayıtlar Gelir İşlemleri altındaki Öz Bakım Ücreti gelirleri bölümünden yapılır. Gelirlerin Kaydı tamamen okul idarelerine kalmış olup günlük, haftalık yada aylık olarak girilebilir.ancak kaydedilecek gelirler kesinlikle gerçek T.C. Kimlik numarasıyla olacaktır.(veli yada öğrenci) Ayrıca bir önceki bütçe döneminden Okul Öncesi hesabımızda kalan paraların devreden bölümüne işlenmesi de bu modül üzerinden yapılır. Kurumumuzda ücretli çalışan personelin, işçinin yada yardımcı personelin her türlü gideri de Giderler bölümünden yapılır.hizmet alımı yoluyla yapılıyorsa Hizmet Alımı menüsünden kendi kurumumuz tarafından sigortalı çalışıyorsa Personel gider ve ödemeleri menüsünden gider kaydedilir.

33 Aşağıdaki ekranda bağımsız veya okul bünyesinde ana okul ve anasınıfı bulunan bir okulun sabah gelen gurupta bulunan bir çocuğun tek öğün yiyecek parası gelirinin kaydı yapılmıştır. Kişi kurum ekle tıklanır TC kimlik numarası yazılır(gerçek TC kimlik Olmalıdır) ara denilir tckimlik.nvi.gov.tr den sistem otomatik olarak kişi bulur gelir. Seç denilir ödeyen kısmına isim ve tc kimlik gelir. Detaylı kayıt ekle yazısına tıklanır. Alt pencereler açılır. Bilgiler girilir, kaydet denildiğinde bilgi girişi ekrana yansır ANCAK yukarıdaki kaydet düğmesine tıklanmaz ise modüle kayıt işlemi gerçekleşmiş olmaz. Okulun banka faiz geliri var ise bu kısma işlenir

34 22*Okul Öncesi Birimleri Modülünde bir diğer farklılık ise aşağıdaki devreden bakiyesi kısmıdır. Diğer menüler okullar modülü ile aynıdır. Pansiyon Bütçeli İşletmeler Modülü Van da verilen seminerde yetkili tarafından Pansiyon Bütçeli İşletmeler Modülünün sistemden kaldırılacağı söylendi. Resmi olarak bu modülün kapatılması ile ilgili bir yazı gelmediği için bu modülü de anlatımda yer verdim. Okulumuz Pansiyonlu ise Okulumuza hem Okullar Modülü hem de Pansiyon Bütçeli İşletmeler Modülü yetkisi verilecektir. Bu modülde de okullar modülünden farklı olarak gelir işlemleri kısmında Paralı yatılı öğrenci gelirleri Parasız yatılı öğrenci gelirleri mevcuttur.

35 Pansiyon bütçeli işletmeler modülünde gelir işlemleri ekranında pansiyonda kalan bir öğrencinin verdiği ücretin sisteme kayıt işlemi. Kişi kurum ekle tıklanır tc kimlik numarası yazılır(gerçek TC kimlik Olmalıdır) ara denilir tckimlik.nvi.gov.tr den sistem otomatik olarak kişi bulur gelir. Seç denilir ödeyen kısmına isim ve tc kimlik gelir. Detaylı kayıt ekle yazısına tıklanır. Alt pencereler açılır. Bilgiler girilir, kaydet denildiğinde bilgi girişi ekrana yansır ANCAK yukarıdaki kaydet düğmesine tıklanmaz ise modüle kayıt işlemi gerçekleşmiş olmaz. Gelir işlemleri ekranından havuz fonu gelirlerinin modüle işlenmesi.

36 23* Okullar modülünden farklı olarak birde devreden bakiye kısmı mevcuttur. Geçmiş yıldan devreden bakiye modüle işlenir. Diğer menüler okullar modülü ile aynıdır.

37 Döner Sermaye İşletmeleri Modülü 23*Diğer modüllerden farklı olarak İlgili gelir gider işlemleri ile ilgili gerçekleşmelerini aylık olarak girilmesidir DÖSE modülünün, karar destek sistemi ve istatistiki bilgi toplama aracı olan TEFBIS sistemine genel bilgi girişi yapması gerektiğini. Hali hazırda DÖSE lerin kullandığı sistemlerin olduğu bilindiğini ama istatistiki ve karar destek amaçlı olarak bu bilgilerin elde edilmesinin önemli ve gerekli olduğunu belirtildi.

38 Özel Okullar Gelinen aşamada özel okulların gelir kayıtlarının TEFBİS sistemine girilmesi bu kurumlarda yanlış anlaşılmalara neden olduğundan, şuan için özel okullar TEFBİS sistemine gelir kaydı yapmayacaklardır. Ancak söz konusu okullar eğitim amaçlı harcamaları (bakım, onarım, personel giderleri, yardımcı hizmet giderleri, burslar, öğrenciye yapılan yardımlar vb) ile Hane Halkı Eğitim Harcamaları Anketi ne ilişkin verileri sisteme gireceklerdir. Milli Eğitim Müdürlükleri Modülü 24*Milli Eğitim Müdürlükleri Modülünden yapılacak işler Okul Aile Birlikleri Tahmini Bütçelerinin Onaylanması, Okul Aile Birlikleri M.E.M. Payları aktarım onaylaması,okul Aile Birlikleri, Döner Sermaye İşletmeleri, Pansiyon/Yatılı Okullar, Okul Öncesi Eğitimi ve Okulların kullanmış oldukları modüller için listeleme, raporlama ve düzenleme yetkisi, İl/İlçe bazında bütçe aktarımlarının görüntülenmesi olarak özetliye biliriz. 25*Milli Eğitim Müdürlükleri Modülünde okullar modülünden gelir ve gider işlemlerinde OAB Aktarım gelirinin mevcut olması.burada okullardan gelen payların aktarılması ve havuzda biriken payların kurumlara aktarılması işlemleri vardır.

39 26*Farklı bir ekranda tahmini bütçe, bu arada İl/İlçe bazında bütçe aktarımlarının görüntülenmesi takip edilmesi ve onaylanması işlemleri vardır. İşlemler ilçedeki yetkili tarafından takip edilmelidir.

40 27*Gelir düzenleme bölümünde yaptığımız kayıtları düzeltebiliriz, Okullardan gelen düzeltme isteklerini Okul İşlemlerini tıklayarak gelen listeden hangi kurum istekte bulunmuşsa detay kayıta tıklıyıp gelen isteğe göre kayıt ediyoruz. Döse gelir ve gider düzeltme işlemlererinide bu bölümden yapıyoruz. Okullardan gelen düzeltme isteklerini ilçeler için 30 gün içinde yapmalıdır. Süre aşarsa İl 30 gun içine müdahale yapar.

41 28*Milli Eğitim Müdürlükleri için önemli bir bölümde ayarlar bölümüdür, İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri ve merkezdeki kurumlar için şifreler oluşturulup teslim edilmiştir. İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri alt kurumlarına şifre tanımlıyacaktır. Şifre tanımlamalarda genel olarak yapılan hatalardan birisi kuruma şifre oluştururken kurumsal yerine kişisel i seçmemizdir. Eğer kurum sisteme giriş yapıyorum fakat işlem yapamıyorum derse bilgilerini kontrol edin, kurumlara yanlışlıkla kişisel olarak oluşturulan kullanıcılar hata bildirden bildirip düzenletebilirsiniz.

42 İlk olarak Mem bilgi tanımdan kurum müdürünüzün ismini yazıp kaydete basıyoruz. Banka hesap bilgilerimizi ekliyoruz Kullanıcı tanımlama bölümünden İl-İlçe mizde bulunan bütün kullanıcıları görebiliriz, yeni kullanıcı ekleyebiliriz.

43 Eğer bünyemizdeki bir kişiye kullanıcı tanımlamak istiyorsak İl/İlçe kullanıcı ekleye tıklıyoruz. Ve gerekli bilgileri giriyoruz burda TC kimlik numarası gerçek TC kimlik numarası olmalıdır. Buradan kullanıcı ekledıgımızde kullanıcı türünün kişisel olarak seçili olduğunu ve pasif olduğunu göreceksiniz kurumlara kullanıcı oluştururken mutlaka kurumsal seçilmelidir. Kişisel kullanıcı oluşturduğumuz için modül de sadece milli eğitim müdürlükleri modülü çıkar seçtikten sonra detay işlem tip seçiminde, bu kullanıcıya hangi yetkileri vermek istiyorsak sadece yetkili olacağı bölümleri seçip ekleye bastığımızda kullanıcı listesinde eklediğimiz kullanıcı özükecektir.

44 Kullanıcı tanımlamadan okul kullanıcısı ekleye tıklıyoruz. Okul adını seçtikten sonra kullanıcı türünü mutlaka Kurumsal seçiyoruz, yanlışlıkla kişisel seçip kaydedersek hata bildirden bildirerek düzeltilmesini istemeliyiz. Yoksa kurum gerekli işlemleri yapamaz. TC kimlik numarasına kurum kodunun önüne ekleyerek yazıyoruz ( ) modüllerde okulu ilgilendiren modülleri seçiyoruz ilk önce okullar modülü seçerek hepsini seçe tıklayarak bütün yetkileri verebiliriz. Ekleye basıp kullanıcıyı oluşturabiliriz. Önemli:Kurumlara mutlaka ilk önce okullar modülü eklenip bütün yetkilerle işaretlenerek verilmelidir. İlçenizdeki kurumlar kullanıcı listelemeden tek tek incelenerek yetkilerin verilip verilmediği kontrol edilmelidir. Bazen öğrencilerin anket numaraları gözükmüyor böyle durumlarda kurumların okul modülündeki yetkiler kaldırılıp tekrar verilmelidir. Okullarda kim TEFBİS işlemi ile ilgilinecekse Okul Müdürüne o kişilere TC kimliklerine kullanıcı oluşturması ve işlemleri oluşturulan TC kimlik kullanıcıları ile yapmaları gerektiği belirtilmelidir. Kurum kullanıcı ile sisteme girildiğinde bazı işlemleri yapamayabilirler. Sistem bazen Okul adını göstermeyebiliyor. Yeni dönemde böyle sorunların olmayacağı yetkililer tarafından belirtildi.

45 Oluşturduğumuz kurumsal kullanıca sadece okul modülünü ekledik bu okula okul aile birliği, okul öncesi birimleri modülü ve okulun durumuna göre diğer modülleri ekliyebiliriz. Kullanıcı listeleme yi tıklıyoruz, kurumu seçerek listeleme yaptığımızda oluşturduğumuz kurumsal kullanıcıyı göreceksiniz. Burada düzenleme, modül atama,modül değiştirme,modül silme ve yetki güncelleme işlemlerini yapabiliriz.

46 *Kişi bilgilerinden kullanıcıya ait bilgileri değiştirebiliriz.kişi şifresini unuttuysa buradan şifresini değiştirebiliriz

47 *Modül atama kısmından kullanıcıya yetkili olduğu modülleri atarız. Okul yada kişisel kullanıcı oluşturduğumuzde tek bir modülü seçmemize imkan veriyor o yüzden kullanıcıya modül atarken buradan modülleri atamalıyız.

48 *Modül değiştir kısmınının mantığı TEFBİSİ ilk açtığımızda karşımıza hangi ekranın gelmesini istiyosak o modülü seçiyoruz. Örnek olarak genel olarak karşımıza gelen ilk modül Okullar Modülüdür işlerin yoğun olduğu dönemde Okul Aile Birliği Modülüne İşlememiz gereken bağışlar Okul Modülü ilk ekran olduğu için yanlışlıkla bu modüle işleniyor. Bu önlemek için Modül Değiştir kısmından ilk ekranı Okul Aile Birliği Modülü yapabiliriz. *Modül Silme bölülünden oluşturduğumuz kullanıcıdan silmek istediğimiz modüller silinir. *Yetki Güncelleme ekranından oluşturduğumuz kullanıcıların yetkilerini arttırabilir yada azaltabiliriz.

49 *İlişiği Kesme Bölümünden oluşturduğumuz kullanıcıları silebiliriz. Örnek olarak kurumumuzdan TEFBİS işlemlerini yapan bir kişi tayin olup gitmişse buradan ilişiği kesmeliyiz. Kişi gittiği kuruma ilişiklendirilmesi için mutlaka buradan ilişiği kesilmelidir. *Kullanıcı arama kısmından oluşturulan bütün kullanıcıları bulabiliriz. Kurum değiştiren ve doğal olarak pasif duruma düşmüş kullanıcıları buradan bularak şifresini değiştirebilir kullanıcı durumunu açık veya kilitli yapabilir ve kurumunu değiştirebiliriz. Kullanıcı oluştururken bu TC kimlik numarası ile bir kullanıcı sistemde bulunmaktadır uyarısı verdiğinde kullanıcı aramadan kullanıcıyı bulup gerekli güncellemeleri yapabiliriz. Kullanıcı aramadan Şimdi Ordu Gürgentepe Lisesinde görev yapmış ve İl Milli Eğitim müdürlüğüne tayin olmuş bir kullanıcının şifresini aktif edip kurum değişikliğini yapalım. Kullanıcı aramaya tıklıyoruz TC kimlik numarası ile aratıyoruz

50 Gelen ekrandan düzenlemeye tıklıyoruz, şifre değişikliği yapabiliriz, kullanıcı durumunda kilitli yerine açık seçerek kullanıcıyı aktif edebiliriz. Eğer bir kullanıcı bize aşağıdaki resimde gösterildiği gibi bir hata ile gelirse o kullanıcıyı bulup kullanıcı durumunu açık seçip değitire tıkladığımızda sorunu çözeriz. Gürgentepe lisesindeki bir kullanıcıyı İl MEM kullanıcısı olarak değiştirmek için kurum değiştire tıklıyoruz seçip kurum değiştire tıkladığımızda işlemimizi gerçekleştirmiş oluyoruz. Unutulmamalıdır ki TEFBİS ten çıkarken çıkış yazısına tıklanır ve çıkış işlemi gerçekleştirilir. Durmuş ÇABUK Ordu MEBBİS Ağ Ynt.

51 .

52

53

54

55

56

57

58 Durmuş ÇABUK Tamer TEZCAN Mehmet TOPÇU MEBBİS Ağ Yöneticisi Proje Uzmanı Mutemet İl Milli Eğitim Müdürlüğü İl Milli Eğitim Müdürlüğü İl Milli Eğitim Müdürlüğü Sistem Odası ARGE Bölümü Muhasebe Bölümü / /405