Archiving. SaaS Archiving. Kullanıcı Kılavuzu Revizyon D

Transkript

1 Kullanıcı Kılavuzu Revizyon D SaaS Archiving Archiving E-posta Arşivleme, merkezileştirilmiş konumu otomatik olarak e-postanızı arşivleyen bulut tabanlı bir hizmettir. Ek olarak, E-posta Arşivleme arşivlenen e-postayı aramanızı sağlar, böylece gerektiğinde hızlı bir şekilde iletilerinizi bulabilir ve alabilirsiniz. Şekil 1 E-posta Arşivleme mimarisi 1

2 Arşivde arama Geçerli olarak arşivde depolanan e-posta iletilerini bulabilir, görüntüleyebilir ve dışa aktarabilirsiniz. Bir arama oluşturmak için, kriter alanlarına ileti (veya iletiler) hakkında neler bildiğinizi yazın ve Ara'yı tıklatın. Arama sonuçlarınızı iyileştirme Birkaç yararlı uygulamayı ve kuralı takip ederek arama sonuçlarınızı geliştirebilirsiniz. İhtiyacınız olan e-postaları hızlı biçimde bulmak için arama terimleri ve filtreleme özelliklerinin doğru kombinasyonunu kullanın. Temel arama kuralları Yeni bir arama başlatmak için en az bir arama alanını doldurun. Ne kadar çok alanı doldurursanız, aramanız o kadar ayrıntılı hale gelir ve böylece sonuçların sayısı da o kadar sınırlı olur. Arama alanları büyük-küçük harfe duyarlı değildir. Satış Raporları araması ile satış raporları araması aynıdır. Arama terimlerinizi dikkatli seçin. Bulmak istediğiniz iletilere özel sözcükler veya tümceler kullanın. a, an ve the gibi genel sözcük veya tümceler kullanmaktan kaçının. Karmaşık aramalar için diğer kurallar Çoğu özel karakter (+-&!>< dahil) bir sözcük veya tümce içinde kullanıldığında düz metin olarak yorumlanır. Diğer özel karakterler (# dahil) yoksayılır. Arama, sondaki yıldız işareti (*) ve soru işareti (?) genel arama karakterlerini destekler. Yıldız işaretiyle arama, bir veya daha fazla karakteri arar. Soru işareti tek bir karakteri arar. E-posta adresleri, tam adres, yalnızca etki alanı veya adresin herhangi bir bölümü kullanılarak aranabilir. Girdiğiniz metnin arama tarafından nasıl yorumlanmasını istediğinizi belirlemek için Tümce, Herhangi Bir Sözcük veya Tüm Sözcükler öğesini seçin. Özel karakterlere yönelik kurallar Özel karakterleri kendi başlarına kullanmayın. Bazı özel karakterlere izin verilir ve bu karakterler bir alfasayısal dizenin parçası olarak kullanıldığında düz metin olarak yorumlanabilir. Bir dizenin başında veya sonunda bulunan özel karakterler genellikle yoksayılır. Tablo 1 Düz metin olarak yorumlanan özel karakterler Özel Karakter + Artı İşareti Ad - Tire & Ve İşareti Çubuk! Ünlem ) Sağ Parantez ( Sol Parantez 2

3 Tablo 1 Düz metin olarak yorumlanan özel karakterler (devamı) Özel Karakter Ad { Sol Büyük Ayraç } Sağ Büyük Ayraç [ Sol Köşeli Ayraç ] Sağ Köşeli Ayraç ^ Düzeltme İmi " Tırnak İşaretleri ~ Yaklaşık İşareti : İki Nokta Üst Üste Genel arama karakterleriyle arama Arşiv araması, dize içine veya dize sonuna yerleştirilmiş şekilde, yıldız işareti (*) ve soru işareti (?) olmak üzere iki tür genel arama karakterini destekler. Genel arama karakteri, bir metin dizesinin başına yerleştirilemez. Genel arama karakterinin arama teriminin çok başlarına veya geriye çok az karakter kalacak şekilde sonlarına yerleştirilmemesi önerilir. Örneğin, atlar* kullanılarak yapılan bir arama a* veya a*a kullanılarak yapılan bir aramaya göre daha iyi ve daha hızlı sonuçlar sağlar. Genel arama karakterleri tümce aramasında kullanılamaz. Genel arama karakterlerinin özel karakterlerle birleştirilmesi, tutarsız arama sonuçlarına neden olabilir. Örneğin.doc* ve doc* ifadeleri farklı sonuçlar döndürür. Yıldız işareti (*) genel arama karakteri örnekleri Yıldız işaretiyle (*) arama, bir veya daha fazla karakteri arar. Tablo 2 Yıldız işareti (*) genel arama karakteri örnekleri Arama Terimi greg* gre* me*e *met Şunları Döndürür... greg, gregs, gregg, gregory, gregorian greg, gregs, gregg, gregory, gregorian mete, metre, metrik meşe, metre, merve, meyve ifadesine izin verilmez Soru işareti (?) genel arama karakteri örnekleri Soru işareti (?) tek bir karakteri arar. Tablo 3 Soru işareti (?) genel arama karakteri örnekleri Arama Terimi greg? met? me?e me??e?met Şunları Döndürür... gregs, gregg meta, mete meşe metre, merve, meyve ifadesine izin verilmez 3

4 E-posta adresleri Kimden ve Alıcı alanları ileti başlığının kime ve kimden alanlarında e-posta adresi aramanıza olanak tanır. gibi tam bir e-posta adresini, sadece yerel kısmını (John.Smith) veya sadece etki alanını (ornek.com) arayabilirsiniz. Buna ek olarak, her bir tümcenin John, Smith, example veya com gibi kısımlarını kullanarak yerel ve etki alanı içinde arayabilirsiniz. Arama sonuçlarınızı genişletmek veya daraltmak için farklı arama seçeneklerini stratejik olarak kullanın. Sonuçlarınızı belirli bir adresle sınırlamak için tam adresi kullanın. Belirli bir kullanıcı hesabı veya adı ile ilişkili tüm iletileri bulmak için yerel kısmını kullanın. Belirli bir etki alanıyla ilişkili tüm iletileri bulmak için etki alanı kısmını kullanın. Aramanızı bir veya daha fazla terimle ilişkili tüm adresleri bulmak için genişletmek üzere adresin sadece belli kısımlarını kullanın. E-posta adresinde büyük/küçük harf veya metin türünde geçiş nedeniyle mevcut olan tüm kısımları veya terimleri arayabilirsiniz. Özel karakterle ayrılmış metin. Büyük ve küçük harfler arasında geçiş yapan. Alfabetik ve sayısal karakterler arasında geçiş yapan. E-posta adreslerinde arama terimleriyle genel arama karakterlerini kullanabilirsiniz. Eksiksiz bir yerel kısım, etki alanı veya adres oluşturmayan arama terimleri bileşimleriyle arama yapamazsınız. Tablo 4 Şu e-posta adresi için aramalar: JohnH.Smith7@alt.ornek.com E-posta adresinin kısımlarını ara... Geçerli arama terimleri şunları içerir: Geçersiz arama terimleri şunları içerir: Tam e-posta adresi JohnH.Smith7@alt.ornek.com JohnH.Smith7@alt.ornek Smith7@alt.ornek.com Yerel kısım JohnH.Smith7 Smith John 7 H JohnH Smith7 JohnH.Smith Etki alanı alt.ornek.com alt ornek com alt.ornek ornek.com Bazı durumlarda, e-posta adresini içeren bir ekran adı görüntülenir. Örneğin, John Smith <admin@ornek.com>. Burada, ilk defa John veya soyadı Smith için yapılan arama John Smith ve e-posta adresi admin@ornek.com ile ilişkili iletileri döndürür. 4

5 E-posta adresi arama örnekleri Tablo 5 E-posta adresi arama örnekleri Arama Terimi meta greg smith Şunları Döndürür... Greg Brown <greg@company.com > Meta Veri <meta.veri@diger.com > Meta Veri <mveri@test.com> Meta Veri Bölümü <meta99@test.com> Greg Brown <greg@company.com > Gregory Smith <greg@diger.com> Meta Veri <mveri@test.com> Meta Veri Bölümü <meta99@test.com> MetaVeri Bölümü <mv99@ozel.com> Genel Veri <meta111@ozel.com> MetaVeri Bölümü <mv99@ozel.com> Genel Veri <meta111@ozel.com> Genel Satış Bölümü <genel.satisbolumu@m eta.com> Genel Satış Bölümü <genel.satisbolumu@m eta.com> Genel Veri <gveri99@test.com> Toplam Veri <tveri@sirket.com> İşlenenV <islenen_veri@diger.co m> Genel V. Sorumlusu <g.vsorumlusu@veri.c om> sirket.com alt.sirket.com Meta V. Sorumlusu <meta@sirket.com> Toplam Veri <tveri@sirket.com> Greg Brown <greg@alt.sirket.com> John Smith <jsmith@alt.sirket.com> 5

6 Tablo 5 E-posta adresi arama örnekleri Arama Terimi greg@sirket.com Şunları Döndürür... Meta V. Sorumlusu <meta@sirket.com> Tom Jones <greg@sirket.com> me* MetaVeri Bölümü <mv99@ozel.com> Mesleki Eğitim <me@test.com> Genel Veri <meta111@ozel.com> İdari Merci <merci333@sirket.co m> Genel Satış Bölümü <genel.satisbolumu@m eta.com> ML Bolumu <mlbolumu@metalurji.com> Tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler seçenekleriyle arama Arşiv araması, bir e-posta içindeki belirli sözcükleri veya tümceleri aramanıza olanak tanır. Ek olarak, sonuçlarınızı filtrelemek için metin alanlarına bazı kurallar uygulayabilirsiniz. Bir metin alanına birden çok arama terimi girerken, bunların tam tümce, ayrı terimler veya bir terim grubu olarak işlenmesini sağlayabilirsiniz. Aramalarınızda a, an veya the gibi genel kelimeler kullanmaktan kaçının. Arama normalde genel sözcükleri yok sayar. Bunların yerine, görüntülemek veya indirmek istediğiniz e-postalara özel sözcükler ya da tümceler kullanın. Tümce araması Tam olarak girilen sözcük sırasıyla tam tümceyi içeren e-postaları bulur. Herhangi bir sözcük araması Sıradan bağımsız olarak bir veya daha fazla sözcüğü içeren e-postaları bulur. Tüm sözcükler araması Tüm sözcükleri herhangi bir sırayla içeren e-postaları bulur. Tümce aramasında genel arama karakterlerini kullanamazsınız. Tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler seçeneklerine örnekler İş terimlerine yönelik bir arama, kuralları uygulama biçiminize göre farklı sonuç kümeleri döndürür. 6

7 Tablo 6 İş için tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler araması Kural Şu metni döndürür... Ancak şunu döndürmez... Tümce salı iş iş geri bildirimi iş ulaşım bülten i stok bülten i iş faaliye tleri bülten i ulaşım bülten i stok ulaşım Herhangi bir sözcük salı iş stok stok ulaşım iş geri bildirim i iş faaliyet leri iş ulaşım ulaşım Tüm sözcükler salı iş iş geri bildirimi iş ulaşım iş faaliyetleri stok stok ulaşım ulaşım Yok sayılan sözcüklerden kaçınma Yok sayılan sözcükler, benzersiz sonuç döndürme olasılığı çok düşük olduğundan bir arama terimi gönderdiğinizde sistem tarafından yok sayılan sözcüklerdir. Bir arama terimi girerken, bulmak istediğiniz e-posta iletilerine özel sözcük ve tümceleri kullanmalı ve genel veya sık kullanılan sözcük ya da tümcelerden kaçınmalısınız. Archiving birkaç dili destekler ve her biri için bir yok sayılan sözcük listesi tutar. 7

8 İletiyi görüntüleme İçeriği okumak, ekleri almak ve başlık bilgileri ile meta verileri incelemek için e-posta iletilerini açın ve görüntüleyin. Başlamadan önce Görüntülemek istediğiniz e-postayı bulmak için ilk olarak bir arama çalıştırmalı ve ardından sonuçlarınızı sıralamalısınız. Aşağıdaki işlemlerden birini gerçekleştirerek, iletiyi Sonuçlar panelinden açın: İletiyi İleti penceresinde görüntülemek için iletiyi çift tıklatın. İletiyi İleti bölmesinde açmak için Önizleme menüsünden bir seçenek belirleyin. Önizleme'yi seçtiyseniz, ileti, İleti bölmesinde görüntülenir. Aksi takdirde, ileti ayrı bir pencerede görüntülenir. Arşivlenmiş e-postayı görüntüleme Arşivde depolanan herhangi bir e-postayı doğrudan arama sonuçları panelinden açabilir ve görüntüleyebilirsiniz. Hem ileti önizleme hem de ileti penceresi, kimlik ve sona erme tarihi de dahil olmak üzere iletinin içeriğini, ileti başlıklarını, iletiyle ilişkili herhangi bir eki ve arşive özel bilgileri görüntülemenize olanak tanır. Aramayı kullanarak e-postaları bulma E-postaları e-posta adresine, bir tarih aralığına veya metne göre bulmak için arama formunu kullanın. Şu kuralları izleyin: Tek bir değerle eşleşen iletileri bulmak için bir alanı doldurun. Değerlerin tümü ile eşleşen iletileri bulmak için birden çok alanı doldurun. Bir Tümce, Herhangi bir sözcük veya Tüm sözcükler aramasındaki sonuçları filtrelemek için ek alanları bir İleti Metni aramasıyla birleştirin. Tümce öğesini seçtiğinizde genel arama karakterlerini kullanamazsınız. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Archiving Arşivlenen İletiler öğesini seçin. Arama varsayılan olarak görüntülenir. 2 Aşağıdaki alanlardan bir veya daha fazlasını doldurun: Kimden Alıcı Tarih Aralığı İleti Metni 3 Ara'yı tıklatın. 8

9 Arama kriterlerinizle eşleşen e-postalar, Sonuçlar panelinde görüntülenir. Arama örnekleri Aşağıdaki örneklerde, iki benzer aramanın sonuçlarını karşılaştırılmaktadır; bunlardan biri İleti Metni aramasında Tümce olanağını, diğeri ise Herhangi bir sözcük olanağını kullanmaktadır. 9

10 Tablo 7 Arama örnekleri Kriterler Şunları Döndürür... Şunu Döndürmez... Alıcı: emre@etkialani.com Tarih Aralığı: Tümce ile İleti Metni: iş Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve iş tümcesini içeren postalar. Emre'ye Haziran 2009'da gönderilen ve iş tümcesini içeren postalar. Emre'ye Ağustos 2009'da gönderilen ve iş faaliyetleri tümcesini içeren postalar. Murat'a Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve iş tümcesini içeren postalar. Alıcı: emre@etkialani.com Tarih Aralığı: Herhangi Bir Sözcük ile İleti Metni: iş Alıcı: emre@etkialani.com Tarih Aralığı: Tüm sözcükler ile İleti Metni: iş Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, iş veya sözcüğünü içeren postalar: iş iş gezisi stok Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, konu satırında iş veya sözcüğünü içeren postalar: iş iş faaliyetlerinin haftalık iş yazılımlarının satış Emre'ye Haziran 2009'da gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, iş veya sözcüğünü içeren postalar: iş, iş gezisi, stok. Murat'a Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, iş veya sözcüğünü içeren postalar: iş,iş gezisi,stok. Emre'ye Haziran 2009'da gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, konu satırında iş ve sözcüklerinin her ikisini de içeren postalar: iş ve iş faaliyetlerinin haftalık. Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, konu satırında iş veya sözcüklerinden yalnızca birini içeren postalar: iş toplantısı, iş gezisi, stok. Murat'a Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve iş, iş faaliyetlerinin haftalık ve iş yazılımlarının satış de dahil olmak üzere, konu satırında her 10

11 Tablo 7 Arama örnekleri (devamı) Kriterler Şunları Döndürür... Şunu Döndürmez... iki sözcüğü de içeren postalar. Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve konu satırında iş, ileti gövdesinde ise sözcüğünü içeren postalar. İletileri dışa aktarma Bir aramada bulduğunuz bir veya daha fazla iletiyi indirebilir ve bir e-posta istemcisinde görüntüleyebilirsiniz. İletiler dışa aktarıldığında, bir.zip dosyasında sıkıştırılır. İletiler Sonuçlar panelinden veya İleti görünümünden dışa aktarılabilir..zip dosyası kuralları İletileri dışa aktardığınızda indirdiğiniz.zip dosyası üzerinde geçerli olan kurallar, toplam dosya boyutunu, dahil edilen e-postaları, dosyaların adlandırılma şeklini ve e-postaların biçimini belirler. İndirdiğiniz dosyanın toplam boyutu 2 GB'den büyük olamaz. Sonuç kümeniz daha büyükse, arama kriterlerinizi iyileştirmeniz ve sonuçlarınızı sınırlamanız gerekir. İndirme sırasında, sistem orijinal aramanızı yeniden çalıştırır. Bu nedenle,.zip dosyasındaki ileti kümesi, arşivdeki değişiklikler nedeniyle ilk sonuçlarınızdan farklı olabilir. İletiler.eml dosyaları olarak depolanır. Her dosya adı, iletinin benzersiz Arşiv Kimliği ile eşleşir. Her e-postanın biçimi, kullanıcı rolünüze göre değişir: Kullanıcı rolü orijinal iletiyi alır. Müşteri Yöneticisi rolü zarf günlük biçiminin yanı sıra, ek olarak dahil edilen orijinal iletiyi alır. E-posta dosyalarını ayıklamak için bir.zip dosyası yardımcı programı gereklidir..eml dosyalarını görüntülemek İndirdiğiniz e-posta dosyaları.eml dosya formatını kullanır ve uygun bir e-posta istemcisi gerektirir. McAfee, Microsoft Outlook Express'i ya da Microsoft Outlook'un daha yeni bir sürümünü önerir. 11

12 Tablo 8.eml dosyalarını görüntülemek için e-posta istemcileri İşletim sistemi Önerilen e-posta istemcileri şunları içerir... Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 (KB düzeltmesi ile) Daha fazla bilgi için adresine gidiniz Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird İletileri dışa aktarma Arşivden e-posta iletilerini indirebilir ve e-posta istemcinizde görüntüleyebilirsiniz. Bu seçeneğe hem sonuçlar panelinden (birden çok ileti için) hem de ileti görünümünden (tek ileti için) erişilebilir. Başlamadan önce Şunlar gereklidir: İndirilen e-posta iletilerini ayıklamak için bir zip yardımcı programı.eml dosyalarını görüntüleyebilen bir e-posta istemcisi 12

13 Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Kriterler panelinde bir arama yapın. 2 İndirilecek iletileri seçmek için aşağıdakilerden birini yapın: Seçenek Sonuçlar panelinden Tümünü Dışa Aktar Tanım Tüm arama sonuçlarınızı indirmek için Dışa Aktar Tümünü Dışa Aktar'a tıklayın. Sonuçlar panelinden Seçiliyi Dışa Aktar İleti görünümünden Dışa Aktar Her iletiye yönelik onay kutusunu tıklatın ve seçili arama sonuçlarını indirmek için Dışa Aktar Seçiliyi Dışa Aktar'ı tıklatın. İletiye çift tıklayın veya iletiyi seçip Önizleme'ye tıklayın. Ardından, tek iletiyi indirmek için Dışa Aktar'a tıklayın. Tarayıcınızda bir iletişim kutusu görünür. 3 Dosyayı Açmak veya Kaydetmek için tarayıcınızın talimatlarını izleyin. Dosya yerel sisteminize kaydedilir. 4 Dosyayı bulun ve.zip yardımcı programınızı kullanarak açın..zip dosyası ve içeriği görüntülenir. 5 İletileri.zip dosyasından ayıklayın ve bir klasöre kaydedin. İletiler artık tek tek yerel sisteminizde depolanmaktadır. E-posta istemcinizi kullanarak iletileri buradan açabilir ve görüntüleyebilirsiniz. Copyright 2014 McAfee, Inc. İzinsiz kopyalamayın. McAfee ve McAfee logosu McAfee, Inc. veya ABD ve diğer ülkelerdeki bağlı kuruluşlarının ticari veya tescilli markalarıdır. Diğer adlar ve markalar kendi sahiplerine aittir. SEWS-ARC- UG-8.1.0D33 13