TKY UYGULAMA PROJESİ İŞLEM BASAMAKLARI

Transkript

1 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI MERKEZ TEŞKİLATI TOPLAM KALİTE YÖNETİM UYGULAMA PROJESİ ANKARA-1999

2 İÇİNDEKİLER SAYFA TKY Uygulama Projesi İşlem Basamakları Gerekçe Amaç Kapsam Tanımlar İlkeler Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Projesinden Beklentiler TKY Uygulama Projesine Aşamalı Geçişin Avantajları TKY Uygulama Projesine Aşamalı Geçişin Riskleri İş ve İşlemler Uygulama Birimleri Uygulama Plânı Proje Yönetimi Birimlerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları Finansman Projenin Eğitim Maliyeti Ölçme Değerlendirme...16 EKLER Ek 1-TKY Uygulamasına Birinci Aşamada Alınacak Birimler İçin Zaman Çizelgesi...17 Ek 2-Uygulama Plânı Örneği...18 Ek 3- Proje Danışmanı Görev Tanımı EK 4- Proje Genel Maliyet Tablosu

3 TKY UYGULAMA PROJESİ İŞLEM BASAMAKLARI 1. PROJENİN HAZIRLANMASI YÖDGED İLGİLİ BİRİMLER 2. Birim Amirlerinin Bilgilendirilmesi 3. KK ve KGE nin Oluşturulması 4. TKY Eğitimleri TKY Eğitimleri 5. Birimin Mevcut Analizi (Özdeğerlendirme) 6. Birim Uygulama Plânının Hazırlanması 7. Orta ve Uzun Vadeli Sürekli Stratejik Plân 8. Birim Uygulama Plânının Gerçekleştirilmesi 9. Değerlendirme 2

4 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMA PROJESİ 1 GEREKÇE Bilgi çağı olarak nitelenen çağımızın belirleyicisi olan bilim ve teknolojideki değişim ve gelişmeler, kurumların kendilerini yenilemelerini ve güncelleşmelerini zorunlu kılmaktadır. Bu değişimi hissetmeyen ve değişimin gereğini bünyelerinde yerine getirmeyen özel ve kamudaki kurumlar, fonksiyonlarını yerine getirememekte ve ihtiyaca cevap veremez bir konuma düşmektedirler. Buna karşılık bilim ve teknolojideki gelişmeleri takip edip bunların gereklerini yerine getiren kurumlar ise sürekli büyümekte ve toplumsal ihtiyaçları daha kaliteli olarak karşılamanın bilinciyle faaliyetlerini sürdürmektedirler. Yaşadığımız yüzyılda toplumların yaşamını kolaylaştırmak üzere mal ve hizmet üreten kurumlar için kalite çok önemli bir kavram olmuştur. Üretilen mal ve hizmette kaliteyi yakalamak isteyen bir kurumun sağlıklı bir yapıya sahip olmasının yanında, iyi organize olmuş bir yönetim anlayışına sahip olması da gerekmektedir. Bugün bir organizasyonun kalitesiz üretime rağmen uzun süre ayakta kalması mümkün değildir. İhtiyaca uygun olma ve memnuniyet sağlama şeklinde tanımlanan kalite her türlü hizmet ve üründe aranır olmuştur. Verimlilik, etkinlik, hız, sıfır hata, estetik, erişilebilirlik vb. özelliklerin bütünü olarak ortaya çıkan kalite 2000 li yılların vazgeçilmez olgusu olma durumundadır. Kaliteyi doğuracak şartları hazırlayan hiç şüphesiz eğitilmiş nitelikli insandır. O halde söz konusu olan insan davranışlarına kalitenin yansıtılmasıdır. İnsanın nitelikli olarak toplumsal hayatta yerini alması ise kaliteli bir eğitim ile mümkündür. Çünkü eğitim ve kalite birbirine bağlı iki önemli kavramdır. Eğitim sektörünün çıktısı olan insanın, istenilen nitelikte geliştirilmesi ve değerlendirilmesi eğitim sistemlerinin en temel amaçlarından biridir. Kaliteli bir eğitim ise, iyi bir organizasyon ve kaliteli bir eğitim yönetimi ile sağlanabilir. Günümüzde toplumun her kesimi, bilim ve teknolojideki gelişmelere uyum sağlayamama ve bilgi çağının gereklerini yerine getirememe gibi sorunları yaşamakta ve bu sorunlara çözümler getirilmesini beklemektedir. Gerek bu tür sorunlara çözüm üretebilmek ve gerekse bilim ve teknolojideki değişimlere ayak uydurabilmek için yapılması gereken Türk Eğitim Sisteminde kalite organizasyonlarının oluşturulmasıdır. 1 Ayrıca insan kaynaklarının yanında diğer kaynakların da etkili ve verimli kullanılması en az maliyetle en kaliteli üretimi gerçekleştirme isteği, hizmet üretiminde kaliteyi artırma ve hizmetten yararlanan toplum kesimlerinin memnuniyetini sağlama arzusu eğitim yönetiminde yeni yaklaşımları gündeme getirmektedir. Yeni yönetim anlayışlarının başında hiç kuşkusuz bugün ABD den Japonya ya kadar bir çok ülkede başarı ile uygulanan Toplam Kalite Yönetimi (TKY) anlayışı gelmektedir. TKY; her kademedeki personelin bilgi ve beceri düzeyinin yükseltilmesini, yönetimde katılımcılığın sağlanmasını, personelin iş (görev) tanımına uygun olarak çalıştırılmasını, birim içi koordinasyonun sağlanması ile çalışanlar arasında güvene dayalı bir ortamın oluşturulmasını hedeflemektedir. Böylelikle personelin iş doyumuna ulaşacağı ve daha verimli olacağı beklenmektedir. Bunların yanında toplam kalite yönetimi bir kuruluşun tüm faaliyetlerinde kaliteyi yükseltmeyi 1 İge Pırnar TAVMERGEN. Eğitimde Kalite Geliştirme ve Kullanılan Araçlar Kalkınmada Anahtar. (Milli Prodüktivite Merkezi Aylık Yayın Organı, Nisan 1999, Sayı: 124) s. 16 3

5 hedef alarak, her aşamada oluşması muhtemel hataları önlemeye çalışan bir anlayışı getirmektedir. Süreç bazında yapılan kontroller, hataların zamanında tespiti ile önlenmesini, müşteri beklentilerine uygun kaliteli üretimin gerçekleşmesini sağlamaktadır. Bu sonuca ulaşmak için bir kuruluşun; 1. Gelişme ve yaratıcılık için tüm çalışanlarının katkısını sağlamasına, 2. Analiz, problem çözme ve karar verme tekniklerinin sistematik bir biçimde kullanmasına ve verilerle yönetim anlayışını kurumunda yerleştirmesine, 3. Mevcut durumunu sürekli sorgulayarak verimlilik hesabı içinde olmasına, 4. Kaynaklarını etkili ve verimli kullanarak bu kaynakları özellikle insan kaynağını sürekli geliştirmesine imkan verecek bir ortamı oluşturması gerekmektedir. VII. Beş Yıllık Kalkınma Planı nda eğitim sistemimizin yapılanmasından ve işleyişinden kaynaklanan sorunların halâ önemini koruduğu ve sorunların giderilmesi için eğitim yönetiminde yeniden yapılanmaya gidilmesi gerektiği belirtilmektedir. Bu da doğal olarak eğitim yönetiminde insana değer veren,kaynakları etkili ve verimli kullanan, sürekli gelişmeyi politika olarak benimseyen yeni bir yönetim felsefesinin kabulünü ve sabırla, heyecanla bu felsefeyi uygulamayı zorunlu kılmaktadır. Ayrıca, TKY felsefesinin sürekli gelişme ilkesine bağlı olarak yöneticilerin yönetim alanındaki gelişme ve değişmeleri takip edebilmeleri sürekli eğitimden geçmelerine bağlıdır. Bu yaklaşımdan hareketle, Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi (YÖDGED) ilk ve orta kademe eğitim yöneticileri üzerinde eğitim ihtiyaçlarını tespit etmeye yönelik bir araştırma yapmıştır. Yapılan araştırma sonucunda İlk kademe eğitim yöneticilerinin eğitim ihtiyacının ilk beş sırasını; araştırma-geliştirme (% 91.3), teknolojinin etkin kullanımı (% 90.2), yönetim bilimi teori ve uygulamaları (% 85.1), zaman yönetimi (% 79.4) ve plânlama (%76.8) konuları oluşturmaktadır. Orta kademe eğitim yöneticilerine yönelik düzenlenen ankette ise; belirlenen 28 yeterlik alanı arasında yöneticilerin en çok hangi alanlarda yeterli olmaları gerektiği sorulmuş ve bir yöneticinin; karar verme ve problem çözme, mevzuat, stratejik planlama, yönetim, insan ilişkileri ve zaman yönetimi konularında yeterli olması gerektiği cevabı alınmıştır. 2 Yukarıda belirtilen eğitim gereksinimlerinin karşılanması ve bu tür eğitim ihtiyacını tespit eden çalışmaların belirli aralıklarla sürekli yapılması eğitimde kaliteyi yakalamak açısından önemlidir. Millî Eğitim Sistemimizde de TKY anlayışına uygun bir yönetim sisteminin yerleştirilmesiyle gerek hizmet kalitesi açısından, gerekse personel yeterliliği açısından yaşanan sorunların çözübileceği düşünülmektedir. TKY nin dünya genelinde başarılı sonuçlarının olması da bu düşünceyi kuvvetlendirmektedir. 2 İlk ve Orta Kademe Eğitim Yöneticilerinin Eğitim İhtiyacına İlişkin Araştırma Raporu. T.C. Milli Eğitim Bakanlığı Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı, (Ankara, 1998), S

6 2. AMAÇ Milli Eğitim Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatında; çağın getirdiği değişim ve gelişmeleri doğru algılayıp değerlendirmeyi, çalışanların sürekli eğitimi ile niteliklerini yükseltmeyi, böylece hizmet sunumundaki kaliteyi arttırarak eğitim hizmetinden yararlananların memnuniyetini sağlamayı, problemlerin çözümünde ve eğitim yönetiminde karar alma süreçlerine ilgililerin tam katılımını gerçekleştirmeyi ve aynı zamanda karar almada veri kullanmayı yaygın hale getirerek verilerle yönetim anlayışını hakim kılmayı hedefleyen TKY felsefesini TKY Uygulama Yönergesi ne göre Millî Eğitim Sistemine yerleştirmektir. 3. KAPSAM Bu proje Madde 10 da detayları belirtilen; MEB merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı okul ve kurumları kapsar. 4.TANIMLAR Bu projede geçen; a) Birim: Milli Eğitim Bakanlığı merkez teşkilatından TKY Uygulama Projesi kapsamına alınan her bir organizasyonu, b) Proje Danışmanı: Projenin uygulanmasında birimlere danışmanlık yapmak ve görev tanımında yer alan diğer hususları yerine getirmek üzere görevlendirilen kişiyi (proje danışmanının görev tanımı ek 4 te belirtilmiştir), c) İç Müşteri: Birim içerisinde bir başka sürecin çıktısını girdi olarak kendi sürecinde kullananı, d) Dış Müşteri: Birimin ürettiği mal/hizmeti kullanan (hizmetten yararlanan) ve tüketen kişi/kurumu, e) Süreç: Bir mal veya hizmetin üretilmesinde üretimin başlangıcı ile bitişi arasında yapılan tüm iş ve işlemleri, f) Kalite Kurulu (KK): Birimin temel sorumluluklarını üstlenen ve birim amirinin başkanlığında en az beş birim yöneticisinden oluşan kurulu, g) Kalite Geliştirme Ekibi (KGE): TKY uygulamalarında çalışanları harekete geçirecek, gerekli karar ve kaynaklarla uygulamanın her aşamasında teşvik edici bir rol üstlenecek ve KK ce seçilecek 3-5 kişiden oluşan ekibi, h) Kalite Çemberleri/Problem Çözme Ekipleri: Çalışanların yönetim süreçlerine katkı ve katılımlarını sağlamak amacıyla üretim süreçlerinde yaşanan problemleri tespit edip çözüm önerileri geliştiren geçici ve değişken ekibi, i) Özdeğerlendirme: Bir birimin, amaçlarına ulaşmak için yürüttüğü tüm faaliyetlerini TKY nin temel unsurlarını esas alan bir modelle kıyaslayarak birimin kuvvetli ve zayıf yönlerini sistematik bir şekilde tespit etmesini, j) Mükemmellik Modeli: Bir birimin, Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı tarafından kamu kurumları için geliştirilen; liderlik, çalışanların tatmini, politika ve strateji, kaynaklar ve süreçler, müşteri tatmini, toplum üzerindeki etki ve faaliyet sonuçları olmak üzere toplam 9 kritere göre kendini değerlendireceği modeli, 5

7 k) TKY Birim Uygulama Plânı: Proje kapsamında birim personeline verilen eğitim sonunda, birimdeki TKY uygulamalarına ilişkin iş ve işlemleri içeren ve danışman nezaretinde birim personelince hazırlanan dokümanı l) TKY Koordinasyon Kurulu (TKYKK): Müsteşarın başkanlığında ilgili müsteşar yardımcıları ve proje uygulama kapsamındaki birimlerin amirleri ile YÖDGED Başkanından oluşan kurulu ifade eder. 5. İLKELER TKY Uygulama Projesi ile ilgili faaliyetler aşağıdaki temel ilkeler çerçevesinde yürütülecektir. a) TKY uygulamalarının birimlerce yapılacak bir plân dahilinde gerçekleştirilmesi, b) Eğitim hizmetlerinden yararlananların memnuniyetini sağlayacak önlemlerin alınması, c) TKY uygulamalarının her aşamasında ilgili tarafların gönül ve beyin gücüyle katılımı sağlanarak ekip çalışmasının ön plânda tutulması, d) TKY uygulamaları çerçevesinde kaynakların etkili ve verimli kullanılması, e) TKY uygulamalarında ölçülemeyen hizmet geliştirilemez anlayışından hareketle hedeflere ulaşma düzeyinin sürekli ölçülmesi, f) Sistemin sürekli gözden geçirilmesi, geliştirilmesi, iyileştirilmesi ve bu amaca hizmet etmesi için özdeğerlendirme yönteminin uygulanması, g) Eğitim yönetiminde personelin sürekli eğitimi kurumsallaştırılarak niteliğinin yükseltilmesi ve hizmet sunumunda mükemmeli yakalamanın sağlanması, h) Personelin tüm potansiyelini kullanabileceği çalışma ortamının sağlanması, I) Çağın ve çevrenin sürekli değişimi göz önünde bulundurularak, öğrenen birey, öğrenen organizasyon anlayışının plânlı bir şekilde kurumsallaştırılması, j) Çalışanlara problemin bir parçası olmak yerine, çözümün bir parçası olunması anlayışının benimsetilmesi, k) Hizmetlerin sunumunda iş görenlere kalitenin geliştirilmesinin bütün personelin işi olduğu anlayış ve yaklaşımının benimsetilmesi, l) Kurumsal ve bireysel amaçlar arasında denge sağlanarak çalışanların iş doyumunun göz önünde bulundurulması esastır. 6. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMA PROJESİNDEN BEKLENTİLER A- Birim açısından; a) Hizmetten yararlananların memnuniyetinin sağlanabileceği, b) Hizmet sunumunda güvenilir ve güncel olunabileceği, c) Hizmetten yararlananların birimle ilişkilerinde güven ortamının oluşturulabileceği, d) Süreçlerin rasyonelleştirilmesinin sağlanabileceği, e) Hizmet üretim süreçlerinin sürekli gözden geçirilerek hataların önceden saptanıp önlem alınarak sıfır hatalı üretimin gerçekleştirilebileceği, 6

8 f) En az maliyetle en iyi sonucun alınabileceği, g) Kaynakların amaçlara yönelik kullanılabileceği, h) Uygun bir kurum kültürü oluşumunun sağlanabileceği, ı) Öğrenen birey öğrenen organizasyon felsefesinin kurumda yerleşmesine zemin hazırlanabileceği, i) Her birimin; kalite kurulu, kalite geliştirme ekibi ve kalite çemberleri aracılığıyla sorunların yerinde çözülebileceği, k) Birime bağlı ve/veya birimin bağlı olduğu kurumlar arası koordinasyonun daha kolay ve işlevsel olarak kurulabileceği, l) Bütçe kullanımında önceliklerin isabetli olarak belirlenebileceği beklenmektedir. B- Birim çalışanları açısından; a) İş doyumunun, b) Karar verme, yetki ve sorumluluk almanın özendirilmesinin, c) İş (görev) tanımına uygun olarak çalışanların bilgi ve becerilerine uygun alanlarda çalışmaları ve yapılan iş ile ilgili olarak çalışanların niteliklerinin sürekli geliştirilmesinin, d) Çalışanların birbirlerini hizmet sunumundan yararlanan bireyler olarak görmelerinin özendirilmesi ve iç müşteri bilincinin geliştirilmesinin, e) Birim çalışanları arasında işbirliğine ve güvene dayalı bir anlayışın oluşturulmasının, f) Açık ve objektif bir değerlendirme yapılarak, personelin eksiklerini görmeleri ve kendilerini yetiştirmelerinin, g) Personelin terfisinin daha objektif olarak yapılmasının sağlanabileceği beklenmektedir. 7. TKY UYGULAMA PROJESİNE AŞAMALI GEÇİŞİN AVANTAJLARI 1. TKY pilot uygulamalarında yaşanılması muhtemel sorunların, proje genele uygulandığında göz önünde bulundurulması. 2. Aşamalı uygulamada gerekli finansmanın daha kolay sağlanması. 3. Projenin uygulamalarında çalışanların eğitilmesi ve deneyim kazanmasında zamanın yeterli olması. 4. Proje uygulamalarının sonuçlarının daha kısa zamanda alınması. 5. Deneyim kazanmış özel sektörde de TKY uygulamalarının sisteme yaygınlaştırılmasında aşamalı yöntemin başarıya ulaşmış olması. 6. TKY konusunda danışmanların nicelik/nitelik olarak yeterli olması. 7. Projenin başarısızlığında yapılan masrafların az olması. 8. TKY konusunda bilgilendirme yapabilecek bir Bakanlık ekibin olması. 9. Üst yönetimin desteğinin olması. 10. Yöneticilerin genel anlamda yeniliğe açık olması. 11. Bugüne kadar 820 eğitim yöneticisinin TKY eğitimi almış olması. 12. Hedef kitlenin yüksek okul mezunu olması. 7

9 13. Eğitim sistemimizde var olan kurul ve komisyonların TKY anlayışı ile çalıştırılabilir olması. 8. TKY UYGULAMA PROJESİNE AŞAMALI GEÇİŞİN RİSKLERİ 1. Pilot uygulamanın başarısızlığı projenin sistemin bütününe geçirilmesini geciktirecektir. 2. Birimler arası olumsuz rekabete yol açması. 3. Yönetim kadrolarındaki hızlı sirkülasyonun TKY uygulamalarını aksatması. 4. Örgüt yapısının büyüklüğü, dolayısıyla hedef kitlenin çok olması. 5. TKY hizmet içi eğitimle doğrudan ilgili bir faaliyettir, hizmet içi öğretim görevlilerinin az olması. 6. TKY nin hizmet sektöründe uygulanmasıyla ilgili örneklerin az olması. 7. Projenin kapsadığı alanın çok geniş olması (Merkez ve taşra teşkilatını kapsaması) nedeniyle projenin izlenmesi, kontrolü, değerlendirilmesinin güç olması. 8. Projenin uygulanması sürecinde, projenin gerektirdiği yeni organizasyonlara karşı (personelin) olumsuz tepkilerin oluşabilmesi, dolayısıyla projenin planlanan süreyi aşması. 9. Proje uygulamalarında gerekli teknik desteğin olmaması veya yetersiz olması durumunda proje hedeflerinin gerçekleşme derecesini etkilenmesi. 9. İŞ VE İŞLEMLER A- TKY eğitim uygulamaları YÖDGED, Hizmet İçi Eğitim Dairesi, birim, proje danışmanı ve uzman kuruluş/kişilerin katkılarıyla; a) Verilecek eğitim programının hazırlanması, b) Eğitim personeli, eğitimin yeri ve zamanı plânlanır ve gerçekleştirilmesi sağlanır. 8

10 Şekil 1 Eğitim Faaliyetleri Akış Şeması Hizmetiçi Eğit. D. Bşk.,YÖDGED, Birim, Danışman ve Uzman Kişi/kuruluşlar Üst Kademe Yöneticiler Orta Kademe Yöneticiler Eğiticilerin Eğitimi ÇALIŞANLAR TKY Uygulama Projesinin ilk aşamasında birim amirlerine TKY felsefesini ve TKY Uygulama Projesini tanıtıcı bilgi verilir. TKY Uygulama Projesi kapsamında yer alan eğitimler öncelikle KK ve KGE üyelerinden başlanarak, diğer birim yöneticilerine yönelik olarak devam eder. Ayrıca birim içerisinden seçilen bir ekip eğitici olarak eğitilir ve birim içerisinde eğitimler bu ekip tarafından sürdürülerek yaygınlaştırılır. Birim yöneticilerine verilecek TKY eğitiminin en fazla 30 kişilik gruplar halinde düzenlenmesi ve her gruba bir haftalık eğitimin verilmesi hedeflenmektedir. Ancak, Teftiş Kurulu Başkanlığı nda görevli Bakanlık müfettişlerine yine en fazla 30 kişilik gruplar halinde iki günlük bilgilendirme toplantılarının yapılması plânlanmıştır. YÖDGED koordinatörlüğünde birinci aşamada TKY Uygulama Projesi kapsamına alınan birimlerden toplam 826 personel eğitime alınacaktır. Uygulama kapsamına alınan birimlerin KK ve KGE üyelerine; TKY, İş Mükemmelliği Modeli ve Özdeğerlendirme konularında eğitim verilir. Bu durumda birinci aşamada 144 personel eğitime alınacaktır. Verilen eğitimlerle ilgili kayıtlar tutulur. Eğitimlerin etkinliğini ölçmek için verilen eğitimler konusunda: anket ve değerlendirme toplantıları düzenlenerek izleme ve değerlendirme çalışmaları yapılır. 9

11 Şekil 2 Birinci Aşama Kapsamında Olan Birimlerin Eğitimleri Eğitim Grubu Grup Sayısı Personel Sayısı Eğitimin Konusu Süre 1-1. Birim Amirleri Tek Grup 12 Bilgilendirme Bir gün 2-2. Bakanlık Müfettişleri 17 Grup 501 TKY ve Proje İki gün Tanıtımı 3-3. KK ve KGE 5 Grup 144 TKY,İş Mükemmelliği Modeli,Özdeğerlendirme Beş gün 4-4. Birim Yöneticileri 11 Grup 326 TKY ve Proje Tanıtımı ve TKY de problem çözme yöntem ve teknikleri Beş gün Birinci aşamada TKY uygulamasına geçilecek birimlerden Teftiş Kurulu Başkanlığı nda görevli 251 başmüfettiş, 175 müfettiş ile 75 müfettiş yardımcısı 30 ar kişilik gruplar halinde ikişer günlük TKY tanıtımı seminerlerine alınır. Teftiş Kurulu Başkanlığı ndan bu şekilde toplam 17 eğitim grubu oluşmaktadır. Toplam sayısı 326 olan birim yöneticileri 30 ar kişilik 11 grup halinde 5 günlük eğitime alınır. Ayrıca her birimin KK ve KGE de yer alan personeli 5 günlük TKY, İş Mükemmelliği ve Özdeğerlendirme eğitimine (ilk etapta) alınır. Bu eğitime 5 grup halinde 144 kişi katılacaktır. Böylece 826 yönetici ile müfettişin ve 144 KK ile KGE nin eğitimi 33 eğitim grubu oluşturularak gerçekleştirilir. TKY Uygulama Projesine birinci aşamada dahil olan bu birimlerin eğitimleri için eş zamanlı çalışacak iki ayrı eğitim ekibi oluşturulur. Bu eğitimlerin 4 ay içerisinde tamamlanması plânlanmıştır B- Kalite geliştirme faaliyetleri Birime verilecek özdeğerlendirme eğitiminden sonra, KK geliştirmeye açık alanları tespit eder, buna göre birim uygulama plânının hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlar. (Geliştirmeye açık alanlara; Fiziki Ortam, Hizmet Kalitesi, Yönetim Anlayışı ve Organizasyon Biçimi, İletişim vb. alanlar olarak düşünülebilir.) 10

12 C. Gelişme takip sistemi YÖDGED; Projenin genel uygulamasıyla ilgili olarak TKY Uygulama Projesi Koordinasyon Kurulu na (TKYKK) üç ayda bir rapor sunar. KK; a) Ayda en az bir kez toplanarak KGE nin raporları doğrultusunda hedef gerçekleştirme düzeyini değerlendirerek gerekli tedbirleri alır. b) KK ve KGE üç ayda bir toplantı yaparak birim uygulama plânında gelinen son noktayı değerlendirir. c) Birim uygulama plânıyla ilgili gelişmeleri TKYKK ya üç ayda bir rapor olarak sunulmak üzere YÖDGED e gönderir. KGE; Haftalık, aylık değerlendirme, analiz toplantıları ile hedef gerçekleştirme düzeyine ilişkin rapor hazırlayarak KK ya sunar. Proje Danışmanı; Üç ayda bir proje ilerleme raporu hazırlayarak YÖDGED e sunar. 10. UYGULAMA BİRİMLERİ a) Bakanlık Merkez Teşkilatında TKY Uygulama Projesi kapsamına aşamalı olarak alınacak birimlerin listesi aşağıda belirtilmiştir. TKY Uygulamaları bu aşamalı geçiş plânına göre yürütülür. Şekil 3 Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Projesi Kapsamında Birinci Aşamada Alınacak Birimler Merkez Teşkilatı 1. Teftiş Kurulu Başkanlığı 2. Erkek Teknik Öğretim Genel Müdürlüğü 3. Kız Teknik Öğretim Genel Müdürlüğü 1. AŞAMA (UYGULAMA BAŞLANGIÇ TARİHİ 1 Ekim 1999) 4. Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel müdürlüğü 5. Özel Öğretim Kurumları Genel Müdürlüğü 6. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 7. Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığı 8. Eğitimi Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı 9. Hizmetiçi Eğitim Dairesi Başkanlığı 10. Mesleki ve Teknik Eğitimi Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı 11. Öğretmene Hizmet ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı 12. Savunma Sekreterliği 11

13 Şekil 4 Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Projesi Kapsamında İkinci Aşamada Alınacak Birimler Merkez Teşkilatı 2. AŞAMA (UYGULAMA BAŞLANGIÇ TARİHİ ( 1 Mart 2000) 1. Talim ve Terbiye Kurulu Başkanlığı 2. İlköğretim Genel Müdürlüğü 3. Ortaöğretim Genel Müdürlüğü 4. Çıraklık ve yaygın Eğitim Genel Müdürlüğü 5. Yüksek Öğretim Genel Müdürlüğü 6. Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü 7. Yurt Dışı Eğitim Öğretim Genel Müdürlüğü 8. Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü 9. Personel Genel Müdürlüğü 10. Din Öğretimi Genel Müdürlüğü 3. AŞAMA (UYGULAMA BAŞLANGIÇ TARİHİ 1 Haziran 2000) Şekil 5 Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Projesi Kapsamında Üçüncü Aşamada Alınacak Birimler Merkez Teşkilatı 1. Araştırma Planlama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığı 2. Hukuk Müşavirliği 3. Bakanlık Müşavirliği 4. Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği 5. Okulöncesi Eğitimi Genel Müdürlüğü 6. Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi Genel Müdürlüğü 7. Temel Eğitim Programı Koordinasyon Kurulu Başkanlığı 8. Özel Eğitim Rehberlik ve Danışma Hizmetleri Genel Müdürlüğü 9. Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğü 10. Okul İçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Dairesi Başkanlığı 11. Yayımlar Dairesi Başkanlığı 12. İşletmeler Dairesi Başkanlığı 13. Yatırımlar ve Tesisler Dairesi Başkanlığı 14. Eğitim Araçları ve Donatım Dairesi Başkanlığı 15. Ortaöğrenim Burs ve Yurtlar Dairesi Başkanlığı 16. Çıraklık, Mesleki ve Teknik Eğitimi Geliştirme ve Yaygınlaştırma Fonu Başkanlığı 17. Bütçe Dairesi Başkanlığı 18. Özel Kalem Müdürlüğü 19. Projeler Koordinasyon Kurulu Başkanlığı 20. Kütüphane Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı 21. Müsteşarlık Dairesi Başkanlığı 12

14 olarak başlatır. b) Birimler kendilerine bağlı okul ve kurumlarda TKY uygulamalarını eş zamanla veya aşamalı 11. UYGULAMA PLÂNI TKY uygulamaları bir plân dahilinde yürütülür. Birimler uygulama plânını, TKY Uygulama Projesi ni esas alarak hazırlar. 12. PROJE YÖNETİMİ Bu projenin uygulanması için Bakanlık bünyesinde proje yönetim organizasyonuna ihtiyaç vardır. TKY uygulamalarının Bakanlık genelinde takibini ve kontrolünü yapacak olan yönetim organizasyonu aşağıda gösterilmiştir. TKY Sekreteryası olarak görevli olan YÖDGED ın, birim bazında TKY uygulama sürecini başlatıp yürüten ve sonuçlandıran bir rolü bulunmamaktadır. Ancak,YÖDGED sadece birimlere verilecek olan eğitimleri koordine etmekle görevlidir. Bu sebeple her birim TKY sürecini başlatıp sürdürecek şekilde ekiplerini kurumlar ve çalışanlarına projeyi benimseterek uygular. Şekil 6 TKY Uygulama Projesi Yönetim Organizasyon Şeması (Bakanlık) TKY Uygulama Projesi Koordinasyon Kurulu (TKYKK) Sekreterya (YÖDGED) Birim Birim Birim Birim Birim TKY Uygulama Projesi Koordinasyon Kurulu (TKYKK) TKY Uygulama Projesi Koordinasyon Kurulu (TKYKK); TKY Uygulama Projesinin en üst izleme ve koordinasyon organıdır. Müsteşarın başkanlığında ilgili müsteşar yardımcıları, TKY Uygulama Projesi kapsamına alınan birim amirleri ve YÖDGED Başkanından oluşur ve üç ayda bir toplanır. Toplantıda Madde 7C de (Gelişme takip sistemi) belirtilen raporun yanı sıra varsa diğer konular görüşülerek alınan 13

15 kararlar Sekreterya kanalıyla ilgili birimlere duyurulur. İhtiyaç duyulduğu hallerde proje danışmanı TKYKK toplantılarına çağrılarak görüşleri alınır. Birimlerdeki TKY uygulamalarının takip ve kontrolü KK tarafından yapılır. Şekil 7 Birim TKY Uygulama Projesi Yönetim Organizasyon Şeması Proje Danışmanı Kalite Kurulu Kalite Geliştirme Ekibi Birim Bölümleri Birim Bölümleri Birim Bölümleri Kalite Çemberi / Problem Çözme Ekibi Problem Çözme Ekibi Problem Çözme Ekibi Problem Çözme Ekibi 13.BİRİMLERİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI A-YÖDGED in Görevleri a) TKY Uygulama Projesi ni ilgili birimlerle birlikte hazırlar ve makamın onayından sonra belirlenen birimlerin yöneticilerini proje ve uygulamaları hakkında bilgilendirir. b) Birim personeline verilecek eğitim programını ilgili birimlerle birlikte hazırlar. c) Eğitim programının uygulanması için gerekli organizasyonu yapar. d) Birimin iş tanımlarının geliştirilmesine katkıda bulunur. e) TKY ile ilgili faaliyet ve gelişmeleri (Seminer, konferans, yazılı basın vb.) birime duyurur. f) TKYKK nın sekreterya görevini yürütür. Bu kapsamda projenin genel uygulamasına ilişkin TKYKK yı bilgilendirir. g) TKYKK da alınan kararları ilgili birimlere duyurur. 14

16 B- Uygulama Kapsamına Alınan Birimin Görevleri a) Birim KK ile KGE ni oluşturur. b) Birim TKY Eğitim Ekibi oluşturarak çalışanlarının eğitimlerine süreklilik kazandırır. c) Birim uygulama plânlarını hazırlar. Uygulamaları plâna göre gerçekleştirir ve değerlendirir. Birimler oluşturulacak KK ve KGE lerle de aşağıda belirtilen görevleri yerine getirirler: B1-Kalite Kurulu (KK) ve Görevleri Birim amirinin başkanlığında; birimin kritik sorumluluklarını üstlenmiş, plânların oluşturulmasında uzmanlık alanları nedeniyle katkıda bulunabilecek, deneyimli 5-7 kişiden oluşan KK; a) Üyeleri arasından (KK ile KGE arasındaki koordinasyonu sağlamak açısından) KGE nin yöneticisini seçer. b) KGE nin yapacağı çalışmalara destek verir, kaynakları temin eder ve çalışma ortamını sağlar. c) Birim özdeğerlendirme uygulamasının sonuçlarına göre birimin orta ve uzun vadeli stratejik plânlarını hazırlar ve birim çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlar. d) Birim uygulama plânının hazırlanması ve uygulanmasını temin eder. e) Ayda en az bir kez toplanarak yapılan çalışmaları değerlendirir. Sonuçlar hakkında kurum çalışanlarına bilgi verir. B2- Kalite Geliştirme Ekibi (KGE) ve Görevleri TKY uygulamalarında çalışanları harekete geçirecek, etkin olarak çalışmasını sağlayacak gerekli karar ve kaynaklarla uygulamanın her aşamasında teşvik edici bir rol üstlenecek olan KGE, KK ce seçilecek 3-5 kişiden oluşur. Bu kurul haftada bir kez toplanır. KGE iyileştirmeye yönelik alınması gerekli önlemleri; Birim tarafından alınacak önlemlerle yapılacak iyileştirmeler, Bakan onayıyla yapılacak iyileştirmeler, Yasa değişikliğiyle yapılacak iyileştirmeler olarak üç kategoride ele alır ve KK na sunar. Ayrıca bu ekip: a) Çalışma ilkelerini belirler, b) Birim uygulama plânını hazırlayarak KK nun onayına sunar. c) Birim özdeğerlendirme uygulamasının gerçekleştirilmesi amacıyla plân hazırlar, özdeğerlendirmenin gerçekleşmesini sağlar. d) TKY uygulama sürecinde gerekli gördüğü hususlara müdahale ederek iyileştirilmesini sağlar. e) Yapılan çalışmaların analiz ve değerlendirmesini yaparak hedeflerin gerçekleşme düzeyine ilişkin aylık rapor hazırlar. f) Üç ayda bir kurumun ulaştığı noktayı gösteren bir rapor hazırlayarak KK na sunar. 15

17 Her birim kendi içerisinde şubeler bazında TKY uygulamalarını kontrol edecek, tespit edilin problemleri yerinde çözecek kalite çemberleri/problem çözme ekipleri oluşturabilirler. Bir şubede oluşturulacak kalite çemberleri yada problem çözme ekiplerinde görev alacak personelin o şubede görevli olma şartı aranmaz. 14. FİNASMAN Projenin getireceği mali yükün: a) Genel bütçeden, b) 3418 sayılı Yasa ile sağlanan ek kaynaktan ve c) Temel Eğitim Projesinden karşılanabileceği düşünülmektedir. 15.PROJENİN MALİYETİ A. Eğitim Seminerleri Maliyeti Bu Proje kapsamında verilecek eğitimlerin maliyeti personele ödenecek; yolluk, yevmiye, zaruri masraflar ile eğitimde kullanılacak araç-gereç maliyeti, öğretim görevlisi ve kırtasiye giderleri dikkate alınarak hesaplanmıştır. Proje kapsamında eğitimlerin toplam maliyeti TL. tutmaktadır. TKY Uygulamalarına Birinci aşamada alınacak 12 birimin eğitim maliyeti TL:, ikinci aşamada uygulama kapsamına alınacak 10 birimin eğitim maliyeti TL:,üçüncü aşamada uygulama kapsamına alınacak 21 birimin eğitim maliyeti TL., diğer giderler (proje danışmanı ve araç-gereç maliyeti) TL dir. Hesaplamalar yapılırken sadece Bakanlık merkez teşkilâtında kadrolu olarak görev yapan yöneticilerin eğitime alınması plânlanmıştır. Bu projede eğitimi belirtilen çalışan diğer personel ile taşra ve yurt dışı teşkilatında çalışanların eğitimine birim uygulama plânlarında yer verilecektir. Söz konusu bu kişilerin eğitimlere alınması ve bu eğitimlerin finansmanını genel bütçelerde gösterilmek suretiyle merkez teşkilâtı birimlerince yürütülecektir. Projenin eğitim seminerleri tahmini maliyeti EK-3 te detaylı olarak gösterilmiştir. 16. ÖLÇME DEĞERLENDİRME Avrupa Kalite Vakfınca kamu kurumlarının verdiği hizmetlerin kalitesini belirlemeye yönelik olarak geliştirdiği modelde yer alan ; a) Liderlik, b) Yönetim politikaları ve stratejileri, c) İnsan kaynakları yönetimi, d) Kaynaklar, e) Süreçler, f) Müşteri tatmini, g) Çalışanların tatmini, h)topluma etki, i) Faaliyet sonuçlarının ölçümünde kullanılan standartlar bakımından birim özdeğerlendirmeye tâbi tutulur 16

18 KONULAR YÖDGED İN GÖREVLERİ BİRİMİN GÖREVLERİ KK NIN GÖREVLERİ KGE NİN GÖREVLERİ EK-1 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMA POJESİ ZAMAN ÇİZELGESİ (BİRİNCİ AŞAMA) YAPILACAK FAALİYETLER TKY Uygulama Projesini Hazırlama, makamın onayına sunma, makamın onayını alma Birim yöneticileriyle görüşme, onların desteğini alma, proje ve uygulamaları hakkında onları bilgilendirme Birim personeline verilecek eğitim programlarını hazırlama Birimlere Toplam Kalite Yönetimi yaklaşımıyla ilgili eğitim verme KK ve KGE üyelerini belirleme KGE nin yöneticisini seçme ve çalışma ilkelerini belirleme Özdeğerlendirme uygulamasının sonuçlarına göre birimin orta ve uzun vadeli stratejik plânlarını hazırlama Birim özdeğerlendirme uygulamasının gerçekleştirilmesi amacıyla plân hazırlama ve özdeğerlendirmeyi gerçekleştirme Birim uygulama plânını hazırlama ve gerçekleştirme Değerlendirme *Birimler yapılacak faaliyetleri Birim Uygulama Plânlarında ayrıntılı olarak göstereceklerdir. SÜREKLİ 17