Gayrı resmi tercüme AVRUPA BİRLİĞİ TEMEL İÇ KONTROL STANDARTLARI

Transkript

1 Gayrı resmi tercüme AVRUPA BİRLİĞİ TEMEL İÇ KONTROL STANDARTLARI 1. ETİK KURALLAR VE BÜTÜNLÜK Her Genel Müdürlük, personel davranışlarını belirleyen, yolsuzluk ve usulsüzlüğü önlemeye ve bildirmeye ilişkin kurallardan personelin tam olarak haberdar olmasını sağlamalıdır. Şu belgeler personel kullanımına hazır bulunmalıdır: İyi yönetim davranış kuralları, Komisyon prosedürü kuralları ve Personel Yönetmeliği Genel Müdürlükler, mevcut personelin etik kurallar ve bütünlükle ilgili olarak özellikle çıkar çatışmaları bakımından, bilgilendirilmesini sağlamak üzere yıllık bazda güncelleme için gerekli yöntemleri ( , intranet, bilgi notu ) kurmalıdır. 2. MİSYON, ROL VE GÖREVLER Her Genel Müdürlük tüm personelle güncel ve yazılı esaslarda iletişim kurmalıdır: Dairelerin misyonu (birim, müdürlük ve genel müdürlük) Dairelerindeki rolleri (iş tanımı) Görev dağılımı (bireysel hedefler) ve ulaşılması beklenen sonuçlar Genel Müdürlük, müdürlük ve birimlerin mevcut misyonu açık bir şekilde tüm personele iletilmiştir ve buna ulaşılabilmektedir. Tüm personel için güncel iş tanımları (işin profilini, gereklerini ve iş ortamını da kapsayan) tüm tarafların onayından sonra hazırlanmıştır ve tanıtılmıştır. Hedefler ve ulaşılması beklenen sonuçlar, tüm tarafların onayından sonra oluşturulmalı ve tüm personel için güncelleştirilmelidir. 3. PERSONEL YETKİNLİĞİ (İŞE ALIM, EĞİTİM VE HAREKETLİLİK) Her Genel Müdürlük devamlı olarak personel yetkinliği ile görevleri arasında uyum sağlamalıdır. EĞİTİM Harcama yetkisi bulunan tüm müdürler ve birim yöneticileri harcama süreci eğitimi ne katılmış olmalıdır. İlgili personel (özellikle mali çevrimde yer alanlar) Yeni Mali Düzenleme ye ve/veya Yeni Sincom 2 ye ilişkin eğitime katılmış olmalıdır sonunda eğitim çalışmalarına kişi başına ortalama 7 işgünü ayrılmış olmalıdır. Merkezi kurallar ve tavsiyeler ile uyumlu olarak eğitim fonksiyonunu geliştirme sorumluluğu taşıyan eğitim yöneticisinin görevlendirilmesi.

2 Merkezi hizmet birimlerinden alınan talimatlar ve tavsiyeler ile birlikte Genel Müdürlüğün politikasından kaynaklanan ihtiyaçları temel alan bir stratejik eğitim çerçevesinin oluşturulması. Her bir yetkili tarafından icracı yönetici ile tartışılarak onaylanan bir eğitim haritası yapılmalıdır. Personelin tüm eğitim çalışmalarını kapsayan Eğitim Belgesi kayıtları güncel olarak tutulmalıdır. Her Genel Müdürlükte bir yerel kariyer rehberi görevlendirilmelidir. Bu kişinin rolü, bireylerin kariyer gelişimine, değişkenliğine veya terfisine yardımcı olmak için tavsiyelerde bulunmak ve rehberlik etmektir. Genel Müdürlük, her personelin en azından zorunlu nitelikteki eğitimlere katılımını sağlamak zorundadır. HAREKETLİLİK Hareketliliği teşvik etmek, izlemek ve uygulamak üzere politika belirlemek (boş pozisyonların yayınlanması, geçişi kolaylaştırmak için dosyayı özetlemek, uzmanlık gerektiren görevlerin listesi ) Yıllık faaliyet raporu sırasında bir iç hareketlilik analizi yapılmalıdır. 4. PERSONEL PERFORMANSI Her Genel Müdürlük en azından yıllık olarak tüm personelinin performansını gözden geçirmelidir. Personelin en azından yılda bir kez performans raporlamasından sorumlu kişiyle performanslarını tartışma/görüşme imkanı olmalıdır. Belirli performans sorunları tespit edildiğinde yöneticiler durumdan mümkün olduğunca erken haberdar edilmelidir. Tüm yeni personel CDR eğitimini takip etmelidir. Genel Müdürlüğün yönetimi 2002 yılı için genel performans ve raporlama standartları belirlemiştir. Tüm personelin performansları en azından yıllık bazda gözden geçirilecektir ve bu bağlamda tüm personelin bireysel performanslarını raporlayan yetkiliyle tartışma/görüşme fırsatı olacaktır. İş ve hiyerarşi değişikliği veya performansla ilgili herhangi bir sorun olması durumlarında ara incelemeler yapılmıştır. 5. HASSAS GÖREVLER Her Genel Müdürlük hizmetlerindeki hassas görevlerin envanterini oluşturmalı ve uygun rotasyon politikası belirlemelidir. Hassas tanımlaması yapılan görevi gerçekleştiren kişi en geç 5 yıl sonra başka bir göreve atanmalıdır. Zorunlu hareketliliğe konu olan tüm hassas işlerin bir listesinin oluşturulması Hassas bir görevi 7 yıldan daha uzun süredir yürüten kişilerin diğer görevlere atanmasını sağlamak.

3 6. YETKİ VERME Sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanmalı, bu görevler dağıtılmalı ve yazılı olarak bildirilmelidir. Yetki verilmesi, alınması gereken kararların önemine ve risklerine uygun olarak gerçekleştirilmelidir. Tüm harcama yetkilileri ve yetki devredilenler yetki belgelerini, yetki devrine ilişkin bilgileri ve özel belgeleri almış olmalıdır. Mali işlemler çerçevesinde sorumlulukların dağıtımı tanımlanmış, devredilmiş ve yazılı olarak bildirilmiştir. Tüm yetki verme süreçleri verilecek kararların önemine ve risklerine uygun olmalı, açıkça tanımlanmalı ve yazılı olarak bildirilmelidir. 7. HEDEF BELİRLEME Her Genel Müdürlük, politika alanı ve faaliyet bazında Komisyon tarafından tespit edilen genel hedefleri ve ulaşılması istenen sonuçları personeline bildirmelidir. Her Genel Müdürlük, her faaliyet için genel hedefleri özel hedeflere ve beklenilen sonuçlara dönüştürmeli ve bunları personeline bildirmelidir. Özel hedefler gerçekleşebilir olmalı, anlamlı ve pratik ölçüler taşımalıdır. Her faaliyet için ulaşılması beklenen çıktı ve etki bakımından en azından bir hedef tanımlanmalıdır. Hedefler SMART kriteri (özel, ölçülebilir, kabul edilen, gerçekçi, süreli)açısından kontrol edilmelidir. Hedefler tüm personele bildirilmelidir. 8. ÇOK YILLI PROGRAMLAMA (Sadece çok yıllı bütçeye sahip olan faaliyetlere uygulanabilir) Bir kararın veya bir faaliyetle birlikte onun çok yıllı mali programlamasını meydana getiren yasal temelin kabulü sırasında, Genel Müdürlük bir yol haritası oluşturmalıdır. Genel Müdürlükler devam eden çok yıllı faaliyetlerin yol haritasını çizmelidir. Bu yol haritası, ihale ilanının yayınlanması, tekliflerin değerlendirilmesi, seçimin yapılması, sözleşmenin hazırlanması, komitelere danışılması, faaliyetin her aşamasındaki işlemler için gereken önemli kilometre taşlarını içeren kritik yolu belirlemelidir. 9. YILLIK YÖNETİM PLANI Her Genel Müdürlük, uygun hedefleri ve göstergeleri ve bunları başarmak için gereken kaynakları (mali ve insani) içeren, yıllık yönetim planını hazırlamalıdır.

4 ABM rehberi, Genel Müdürlüklerin hedefleri ve göstergeleriyle birlikte ABB seviyesinde düzeltmelerini ve kaynak tahsisi yapmalarını, izleme ve raporlama sorumluluklarını yüklenmelerini öngörmektedir Yıllık Yönetim Planı en azından aşağıdakileri içermelidir: Genel Müdürlük düzeyinde: Misyon beyanı Genel hedefler APS inisiyatifleri Toplam kaynaklar (mali kaynak ve insan kaynağı) Yıllık değerlendirme planı Faaliyet düzeyinde: En az bir hedefi olan faaliyetler (etki ve sonuç) Hedef başına en az bir gösterge Toplam kaynaklar (mali kaynak ve insan kaynağı) Temel faaliyetler ile beklenen çıktıları ve öngörülmüşse bunlarla birlikte genişletilmiş etki değerlendirmesi listesi 2003 Yıllık Yönetim Planı tüm personele bildirilmiştir. 10. HEDEFLERE İLİŞKİN PERFORMANSIN İZLENMESİ Her politika alanı ve faaliyet için ekonomiklik, verimlilik ve etkililik göstergelerini de içeren, ana performans göstergeleri belirlenmeli ve izlenmelidir. Yönetim düzenli olarak her faaliyet için belirlenmiş olan hedeflerle birlikte çıktıları ve etkilerini karşılaştıran raporları almalıdır. Hedeflere ulaşmada tespit edilen eksikliklere karşı yönetim gerekenleri yapmalıdır. ABM rehberi, Genel Müdürlüklerin göstergeler ve kaynak tahsisiyle birlikte hedefleri belirlemelerini ve işleyişin izlenmesi ve raporlama için sorumlulukların dağıtımını öngörmektedir. AMP 2004 açısından, her aktivitenin etkisi ve çıktısı bakımından hedef başına en azından bir gösterge belirlenmelidir. Mümkünse performans kriterleri RACER (ilgili, kabul görmüş, güvenilir, kolay ve sağlam) kriterini karşılamalıdır. 11. RİSK ANALİZİ VE YÖNETİMİ Her Genel Müdürlük, sistematik olarak ana faaliyetleriyle ilgili riskleri en azından senede bir analiz etmelidir, bunları tespit etmek için faaliyet planları geliştirmelidir ve bu planları uygulamak için sorumlu personeli atamalıdır. En yüksek riskleri taşıyan faaliyetleri belirlemek için en azından senede bir risk tespiti yapılmıştır. Yönetim, yüksek riskli olduğu kabul edilen faaliyetler için uygun hareketleri tasarlamıştır.

5 Genel Müdürlük bünyesinde yeni FR nin uygulamasına ilişkin izleme programı yürütülmüştür. 12. YETERLİ YÖNETİM BİLGİSİ Yöneticiler ve diğer personel bütçe uygulamasına, kaynakların kullanımına ve bunlara ait yönetim planının gelişimine ilişkin düzenli, güvenilir ve kolayca erişilebilen yönetim bilgisini almalıdırlar. Komisyon Gündem Planlamasını desteklemek için IRMS tatbik edildi ve kullanıldı. Mali yönetimi, kaynakların kullanımını ve yönetim planının uygulanmasını düzenli olarak izleyebilmek için belirlenen göstergeleri içeren puan tablosu oluşturuldu. Yönetim bilgisi düzenli raporlarında mali alana ilişkin aşağıdaki göstergeler yer alabilir. bütçe ödeneklerinin uygulanma seviyeleri ödeme gecikmeleri ödenmemiş taahhütlerin değerlendirilmesi ödeme emirlerinin sayısı taahhüdün gerçekleştirilememe düzeyi 13. EVRAK KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMLERİ Her Genel Müdürlük gelen ve giden evrakı son teslim tarihlerini etkili olarak izlemeye imkan verecek şekilde sistematik olarak kaydetmeli ve ilgili her personelin ulaşabileceği anlaşılır ve güncel bir dosyalama sistemi sağlamalıdır. Kişisel verilerin güvenliği ve korunması: Belge yönetimi, kişisel verilerin güvenliği ve korunmasına ilişkin hükümlerle uyumlu olmalıdır. Organizasyon: Her Genel Müdürlük bir veya birkaç tane Belge Yönetim Merkezi kurmalı veya sağlamalı ve bir Belge Yönetim Memuru görevlendirmelidir. Kayıt: Komisyon dairelerinin faaliyetleri sırasında aldıkları veya yazdıkları her türlü belge (kağıt, faks, , elektronik) kaydedilmelidir: gerekli hallerde, Komisyon veya Komisyonun daireleri tarafından cevap verilmesi veya izlenmesi gereken belgeler ve kısa süreli olmayıp önemli bilgi içeren belgeler Kayıtlar, belgenin referanslarını içerecek biçimde saklanmalıdır. Genel Müdürlükler, genel kayıt standartlarını içerecek şekilde iç yöntemlerini ve gelen ve giden evrak için çalışma yöntemlerini uyarlamalıdır. Adonis isimli evrak kayıt sistemi Genel Müdürlükçe kullanılmaktadır. Dosyalama:

6 Kayıtlı belgeler bir dosyada saklanmalıdır. (kağıt üzerinde veya elektronik ortamda) Genel Müdürlük tarafından dosyaları listelemek için tasarlanan bir dosya listesi meydana getirilmiştir ve güncel olarak tutulmaktadır. Genel Müdürlük dosyalama ve dosya yönetimi hususundaki iç prosedürlerini, dosyalamaya ilişkin genel standartlara ve dosya yönetimine uygun hale getirecektir. 14. HATALARI RAPORLAMA Doğrudan hiyerarşik üste raporlamaya ek olarak muhtemel hataları raporlamayı içerecek şekilde uygun yöntemler oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Yukarıda sayılan koşullara uyan kişiler bu tür bilgileri iletmelerinden dolayı haksız veya ayrımcı muamele görmemelidirler. Genel Müdürlük personeline hatalı davranışlarla ilgili olarak ortaya çıkacak problemler hakkındaki Komisyon Kararı hakkında bilgi verilmiştir. Mevcut personel için, Genel Müdürlük tarafından yıllık hatırlatma düzenlenmektedir.(posta, intranet, not ) Genel müdür OLAF için önemli olduğu düşünülen bir konuyu rapor ettiğinde, Komisyon üyesinin uygun zamanda bilgilendirilmesi için gerekli yöntemler belirlenmiştir. 15. PROSEDÜRLERİN BELGELENDİRİLMESİ Genel Müdürlükteki temel süreçler için kullanılan prosedürler tamamen belgelendirilmeli, güncellenmeli ve ilgili personel için hazır edilmelidir ve Mali Düzenleme (yönetmelik) ve tüm ilgili Komisyon kararlarıyla uyumlu olmalıdır. Tüm temel prosedürlerin envanteri yapılmıştır. Tüm mali prosedür uygun olarak belgelendirilmiştir. Tüm temel operasyonel ve idari yöntemler uygun olarak belgelendirilmiştir. Tüm prosedürler; ilgili düzenlemeler, özellikle yeni Mali Düzenlemeyle ve onun uygulama kurallarıyla uyumlu olarak gözden geçirilmiştir ve güncellenmiştir 16. GÖREVLERİN AYRILIĞI Her işlemin operasyonel ve mali yönü birbirinden bağımsız iki kişi tarafından kontrol edilmelidir. Her işlemin başlama ve onaylama fonksiyonları ayrı tutulmalıdır. Bir işleme yetki verilmeden önce operasyonel ve mali konular, işlemi başlatan personel haricindeki personel tarafından doğrulanmalıdır. Bir işlemin harcama öncesi ve sonrası kontrolünde görevli olacaklar, bunların başlatılmasında görev alan kişilerden farklı olmalı veya bunların astları olmamalıdır.

7 İç kontrol sistemlerinin yeterliğini ve etkililiğini değerlendirmek için yürütülen ek örnek kontrollerde, bu kontrolleri yapan personel başlangıç aşamasında veya bu dosyaların onaylanmasında yer almamış olmalıdır. Uygulanan mali akışlar ilgili düzenlemelere uygun bir biçimde seçilmiştir. 17. GÖZETİM Her Genel Müdürlük, idarenin belirlediği prosedürlerin etkili biçimde yürütülmesini sağlamak için uygun görüldüğü hallerde, işlemlerin bir örneğinin harcama sonrası denetimini kapsayacak şekilde uygun gözetim düzenlemeleri tesis etmelidir. Yönetim, mali faaliyetler için tanımlanan prosedürlerin etkili ve devamlı olarak yürütülmesi için gözetim amaçlı kontroller yapmalıdır. Bu kontroller işleri yürüten personel tarafından yapılan düzenli gözden geçirmeleri, kontrol listeleri aracılığıyla raporlamayı, istisna raporlarını, örnek testleri, göstergeleri veya en uygun araçları içerebilir. Yönetim, operasyonel ve idari faaliyetler için belirlenen yöntemlerin etkili ve sürekli olarak yürütülmesini sağlamak için gözetim kontrollerini yapmalıdır. 18.İSTİSNALARI KAYDETME Her Genel Müdürlük kontrollerden ayrı olan veya belirlenen politikalardan ve yöntemlerden ayrı tutulan istisnai durumlarda tüm olayların, faaliyet gerçekleştirilmeden önce belirli bir düzeyde belgelenmesini, açıklanmasını ve onaylanmasını sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapmalıdır. İstisnalara ilişkin olarak, kimin bu istisnalara onay vermeye yetkili olduğunu ve bunların nasıl kayıt edilmesi gerektiğini de içerecek biçimde bir düzenleme ve kayıt yöntemi tespit edilmelidir. 19.İşlemlerin sürekliliği Her genel müdürlük işlemlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik uygun düzenlemeleri yapmalıdır.(yetkili kişinin yokluğu, yetkili kişinin vekaleti, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişiklikleri, atama, emeklilik) Mali işlemler için vekalet sistemi kamu hizmetinin sürekliliğini sağlamak için kurulmuş olup vekalete ilişkin kurallara uygun biçimde yürütülmelidir. Tüm vekiller, görevlerini yerine getirmeden önce görevlendirme belgelerini kabul etmelidir. İlgili operasyonel faaliyetler için uygun vekalet düzenlemeleri yapılmalıdır. Görevlerini bırakan tüm yetkililerin, yapılmakta olan işin devam edebilmesi için, haleflerine görevlerin durumu ve temel belgelerin nerelerden temin edilebileceği

8 hakkında özet bilgi içeren bir dosya hazırlamalarını sağlayacak etkili yöntemler mevcut olmalıdır. Yöneticiler, özet bilgi içeren dosyanın yetkili kişi transfer olmadan önce hazırlanmasından sorumludurlar. 20.İç kontrole ilişkin zayıf yönlerin kaydedilmesi ve düzeltilmesi Düzgün raporlama ve iç kontrolün zayıflıklarının sonradan düzeltilmesi ve ilgili herhangi bir yöntemin güncellenmesi için açıkça tanımlanmış bir süreç belirlenmelidir. Operasyonel kılavuzlar, süreci açıklamalı ve muhtemel iç kontrol zayıflıklarını veya uygun olmayan yöntemlerin bildirilmesi gereken yetkili dairedeki kişiyi tanımlamalıdır. 21.Denetim raporları Her genel müdürlük yapılan tavsiyeleri ve İç Denetim Servisi, kendi iç denetim kapasitesi ve Avrupa Sayıştay ı tarafından sunulan raporlara ilişkin olarak yapılanları her yıl gözden geçirmelidir. Zayıflıkları çözmek için uygun faaliyet planlarını belirlemeli ve bu planların yürütülmesini izlemelidir. Her genel müdürlük yapılan tavsiyeleri ve İç Denetim Servisi, kendi iç denetim kapasitesi ve Avrupa Sayıştay ı tarafından sunulan rapor karşısında yapılanları her yıl gözden geçirmeli, zayıflıkları çözmek için uygun faaliyet planlarını belirlemeli ve bu planların yürütülmesini izlemelidir. Genel müdürler; sorumlu komisyon üyesine, kendi bünyelerindeki İç Denetim Kapasiteleri tarafından gerçekleştirilen çalışmalar, ulaşılan sonuçlar ve planlanan veya İç Denetim Servisi nden, Avrupa Sayıştay ından, harcama sonrası kontroller kapsamında genel müdürlüklerden ve OLAF tan (European anti-fraud Office) gelen çözüm faaliyetleri hakkında yılda en az iki kez bilgi verirler. Ara dönemde, yukarıda bahsedilen bilgi genel müdürün uygun bulduğu zamanlarda kendisine sunulmalıdır. 22.İç denetim kapasitesi Her genel müdürlük, risk yönetimi esaslı yıllık çalışma programı ile birlikte yeterli ve düzgün biçimde çalıştırılan iç denetim kapasitesi kurmalı veya buna ulaşabilmelidir. İç denetim kapasitesinin bir düzenlemesi olmalı, genel müdür tarafından onaylanmalı ve imzalanmalıdır. İç denetim kapasitesinin Başkanı tarafından, kişisel risk değerlendirmesi esas alınarak yıllık çalışma programı yapılmalı ve genel müdür tarafından onaylanmalıdır. İç denetim kapasitesinin, kararlaştırılan çalışma programını yürütebilmesi için, sayı, kıdem ve tecrübe bakımından yeterli personeli olmalıdır.

9 23.Değerlendirme Her genel müdürlük, tüm faaliyetlerinin harcama öncesi ve harcama sonrası değerlendirmesini yürütme veya buna ilişkin görevlendirmeyi yapma sorumluluğu taşıyan bir değerlendirme fonksiyonu kurmalı veya buna ulaşabilmelidir. Planlanan değerlendirmelerin zamanlamasını belirleyen ve ilerlemelerin düzenli gözden geçirilmesine ilişkin bir değerlendirme planı hazırlamalıdır. Değerlendirme raporlarına ait sonuçların sistematik olarak izlenmesini sağlamalıdır. Değerlendirme fonksiyonu kurulmuştur ve değerlendirme faaliyetleri Komisyon tarafından onaylanmış olan değerlendirme standartlarıyla uyumlu olarak yürütülmektedir. 24.İç kontrolün yıllık gözden geçirilmesi Her genel müdürlük, yıllık faaliyet raporunda genel müdürlüğün iç kontrol konusundaki taahhüdüne esas olacak şekilde iç kontrol düzenlemelerine ilişkin yıllık gözden geçirme faaliyetinde bulunmalıdır. Her Genel Müdürlük 2002 Yıllık Faaliyet Raporu nda Genel Müdürlüğün iç kontrol konusundaki taahhüdüne esas olacak şekilde kendi iç kontrol düzenlemelerini gözden geçirmiştir.