Enstitü Sekreteri İbrahim İNAN E- Mail Adresi: Telefon: 4829/7401

Transkript

1 Enstitü Sekreteri İbrahim İNAN E- Mail Adresi: Telefon: 4829/ sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51/b maddesi gereği; Enstitü Sekreterine bağlı büro ve iç hizmet görevlerini yapmak üzere gerekli görüldüğü takdirde, yeteri kadar müdür ve diğer görevliler çalıştırılır. Bunlar arasındaki iş bölümü Müdürün onayından sonra uygulanmak üzere Enstitü Sekreterince yapılır. 124 sayılı KHK nin 38/b-1 maddesi hükmü gereği enstitünün idari hizmetlerinin yürütülmesinden sorumludur; 2547 sayılı Kanun un 51/c maddesi gereği Enstitü Kurullarında raportörlük yapmak, 2547 sayılı Kanunun 53/a maddesi gereği Enstitüde görev yapan idari personelin sicil amirliği görevini yürütmek, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve bu Kanunu dayanılarak çıkarılan ikincil ve üçüncül mevzuat gereği Gerçekleştirme Görevlisi görevini yürütmek, 657 sayılı DMK nun 10 uncu maddesi ve diğer mevzuatlarla kendisine verilen görevleri yapmak. Bilgisayar İşletmeni Kader ÖZYILMAZ (Görevleri) E- Mail Adresi: Telefon: 4830/7220 ÖZEL KALEM SEKRETERİ Müdürlük Makamının telefon görüşmelerini yürütmek, protokol işlerini takip etmek, randevularını ayarlamak ve hatırlatmak, Müdürlük yöneticilerinin telefon görüşmelerini sağlamak, İmzaya açılan evrakları Müdürlük Makamına sunmak, Müdürlük Makamının yazışma ve dosyalama işlerini yürütmek, Gelen-giden faks trafiğini yürütmek ve faks-telefon hesaplarını düzenlemek, Müdürlükçe düzenlenen etkinliklerin davetiyelerini hazırlamak ve duyurmak, Müdürlük Makamı için gerekli ofis malzemelerini hazır bulundurmak; satın alınması gereken malzemeler için istek fişi hazırlamak, Müdür onayına sunmak,

2 Müdür ofisinin temizlik ve düzeninden sorumlu olup, bu alanların tertipli, düzenli ve temiz olmasına için destek hizmetleri görevlilerini yönlendirmek, Sorumluluk alanındaki taşınırları ilgili mevzuatına göre temiz bakımlı kullanmak, zimmetini almak, Amirleri tarafından verilen benzeri diğer görevleri yapmak. KURULLAR KALEMİ Müdür tarafından belirlenen hususlarda gündem doğrultusunda üyelere toplantı zamanını bildirmek, Kararların konusuna göre dağıtımını sağlamak, Kurullarda alınan kararları yazmak, Öğrenci işleri ile ilgili kararları yazarken öğrenci işleri sorumlusundan destek almak, Karar defterini tutmak, kararları otomasyon programına kaydetmek, Kurul kararlarını arşivlemek, EVRAK KAYIT Posta, kurye, görevli memur, faks, elektronik ortam yollarından gelen evrakları kontrol ederek ekleriyle birlikte eksiksiz olarak imza karşılığı teslim almak, Evrakın yerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmek, Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatla verilen görevleri zamanında ve eksiksiz yapmak. Birimin yangın, su baskını vb. felaketler ile hırsızlıklara karşı güvenliği için her türlü tedbiri almak, olabilecek eksiklikleri önceden tespit ederek birim amirine bildirmek, Amiri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. DİSİPLİN İŞLERİ

3 Hakkında inceleme soruşturma açılan akademik ve idari personel dosyalarını öğrencilerin kayıtlarını tutmak, (öğrencilerin dosyaları öğrenci işlerinde arşivlenecek.) İnceleme ve soruşturmalar ile ilgili her türlü yazışmaları yapmak ve takip etmek, İnceleme ve soruşturma bürosu sekreterlik hizmetlerini yürütmek, STRATEJİK PLAN, KALİTE GELİŞTİRME VE PERFORMAS İŞLERİ OFİSİ Stratejik Planın ve değerlendirme raporlarının hazırlanmasında sekretarya hizmeti yürütmek, Kalite Güvence Birim Başkanlığının sekretarya hizmetini yürütmek, Performans göstergelerine ilişkin bilgileri toplayarak sisteme girmek, Personelin yeni gelişmelere adaptasyonu için düzenlenmesi istenen hizmet içi eğitim programlarını organize etmek, Bilgilendirme amaçlı duyurulardan elektronik posta yoluyla duyurulması gerekenleri akademik ve idari personele duyurmak, Enstitünün tanıtımı ile ilgili poster, broşür, katalog ve stantları hazırlamak, Enstitünün web sayfasını takip ederek, güncellenmesini yapmak, Telefon rehberini hazırlamak ve güncellemek, Tüm öğretim elemanlarının iletişim bilgilerini depolamak ve güncellemek, verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırmak, Yazışmaları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapmak, Miatlı evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistikî bilgileri tutmak ve gerektiğinde kullanılmak üzere elektronik ortamda ve evrak olarak dosyalamak, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili kanun, yönetmelik, yönerge ve makam talimatlarını takip etmek ve zamanında uygulamak, Birimin yangın, su baskını vb. felaketler ile hırsızlıklara karşı güvenliği için her türlü tedbiri almak, olabilecek eksiklikleri önceden tespit ederek birim amirine bildirmek, Otomasyon programına girilmesi gereken bilgileri süresinde girmek,

4 Memur Asuman KAYA (Görevleri) E- Mail Telefon: 4832/7395 TAHAKKUK Kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuatla verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapar ve yaptırır, Personelin aylık maaş, kısıtlı maaş, ek özel hizmet tazminatı, fiili hizmet zammı, ek ders, sınav ücreti, doğum ve ölüm yardımı, sürekli ve geçici görev yolluğu ve benzeri özlük haklarını takip eder, ödemeye bağlanmasını sağlar, Personelin atama, nakil, emeklilik, askerlik, istifa, ücretsiz izin vb. işlemlerini hazırlar, ilgili birim ve kurumlara bildirir, Görevli bulunduğu birimle ilgili her türlü yazışma ve işlemleri yapar, Hazırlanan yazı ve dosyaların esas ve şekil açısından ilk incelenmesini yapar, Görev alanında hizmetin etkili, verimli ve süratli bir şekilde yürütülmesini sağlar, verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırılmasını sağlar, Birimlerde yapılan yazışmaların Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasından sorumludur, Miatlı evrakların zamanında veya zamanından önce cevaplanmasından sorumludur, Bağlı birimlerde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistikî bilgilerin tutulmasını sağlar, Birimde yürütülen faaliyetlerin düzenli ve ulaşılabilir olması için gerekli tedbirleri alır, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili kanun, yönetmelik, yönerge ve makam talimatlarını takip eder ve zamanında uygulanmasını sağlar, Biriminin yangın, su baskını vb. felaketler ile hırsızlıklara karşı güvenliği için her türlü tedbiri alır, olabilecek eksiklikleri önceden tespit ederek birim amirine bildirir, Evrakların standart dosya düzenine göre dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlar, SGK ve Maliye Bakanlığı ve Üniversitemizce hazırlanan otomasyon programlarına ilgili mevzuatı gereği verileri süresinde girmek, bildirimleri yapmak,

5 BÜTÇE VE PLAN Her yıl düzenli olarak, bir sonraki mali yılın bütçe taslağını hazırlayarak Yönetim Kurulu na sunulacak hale getirmek, Ödenek durumlarını izlemek; serbest bırakma, aktarma ve ek ödenek taleplerini Rektörlük Makamına iletmek, Her türlü satınalma işlemlerinin taahhüt altına alınmasını sağlamak, Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak. İlgili kanun, yönetmelik, tebliğ ve genelgeleri düzenli olarak takip etmek ve değişiklikleri uygulamak, Birim tarafından yürütülen faaliyetleri Enstitü Sekreterinin bilgisi dâhilinde mevzuattaki değişikliklere göre yeniden düzenlemek, Faaliyetlerde ihtiyaç duyulacak her türlü evrak ve dokümanı hazırlamak, Faaliyetleri takip ederek istatistiksel raporlara temel oluşturacak kayıtları tutmak, Birimi temsilen kurum içi ve kurum dışı toplantılara katılmak, verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırmak, Yazışmaları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapmak, Miatlı evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak, İlgili mevzuatı gereği otomasyon programına girilmesi gereken verileri süresinde girmek, SATINALMA Avans ve Kredi Mutemetliği görevini yürütmek, Enstitünün her türlü ihtiyaçlarının satın alınması ile bakım ve onarımlarını yaptırmak, Enstitümüz birimlerinin ihtiyaç duyduğu araç-gereç, cihaz, makine ve teçhizatların satın alma işlemlerini gerçekleştirmek.

6 Enstitümüz birimlerinde bulunan araç-gereç, makine, teçhizat ve cihazların bakımonarımlarını yaptırmak, Enstitümüzde ihtiyaç duyulan her türlü Hizmet Alımı İhalelerini gerçekleştirmek, Enstitümüzün mal ve hizmet alımlarına ilişkin aylık ve yıllık program, rapor ve istatistikleri hazırlamak ve birim amirine sunmak, Görev alanı ile ilgili her türlü yazışmaları yapmak. Birimle ilgili yazışmaları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usullere İlişkin Yönetmelik ve Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğine uygun olarak yapmak, Birimle ilgili her türlü evrak ve dokümanı hazırlamak, verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırmak, Miatlı evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistikî bilgileri tutmak ve gerektiğinde kullanılmak üzere elektronik ortamda ve evrak olarak dosyalamak, Birimde yürütülen faaliyetlerin daha düzenli ve ulaşılabilir olması için gerekli tedbirleri almak, Birimin yangın, su baskını vb. felaketler ile hırsızlıklara karşı güvenliği için her türlü tedbiri almak, olabilecek eksiklikleri önceden tespit ederek birim amirine bildirmek, İlgili mevzuatı gereği otomasyon programına girilmesi gereken verileri süresinde girmek, Birim amirinin vereceği diğer görevleri yapmak. PERSONEL İŞLERİ Kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuatla verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapar ve yaptırır, Resmi kurallar çerçevesinde birimin düzenini sağlar, Görev alanında hizmetin etkili, verimli ve süratli bir şekilde yürütülmesini sağlar, Hazırlanan yazı ve dosyaların esas ve şekil açısından ilk incelenmesini yapar, Görev alanı itibariyle yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirine karşı sorumludur, Akademik ve idari personelin atama işlerini takip eder ve sonuçlandırır, Akademik personelin görev süresi uzatılması işlerini takip eder ve sonuçlandırır,

7 Personelin yurt içi / yurt dışı görevlendirme işlerinin takibi ve buna ilişkin her türlü yazışmaları yapar, Öğretim elemanlarının Enstitü içi ve Enstitü dışı dersler için görevlendirilmeleri ile ilgili her türlü yazışmaları yapar, Personelin yıllık ve mazeret izinlerini hazırlar, kayıtlarını tutar, otomasyon programına kaydeder. Akademik ve idari personelin özlük dosyalarını tutar, Görev alanı ile ilgili her türlü yazışmaları yapar, verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırılmasını sağlar, Birimlerde yapılan yazışmaların Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasından sorumludur, Miatlı evrakları takip eder ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlar, Birim ile ilgili ihtiyaçları belirleyerek temini için Enstitü Sekreterine sunar, Bağlı birimlerde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistikî bilgilerin tutulmasını sağlar, Birimde yürütülen faaliyetlerin düzenli ve ulaşılabilir olması için gerekli tedbirleri alır, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili kanun, yönetmelik, yönerge ve makam talimatlarını takip eder ve zamanında uygulanmasını sağlar, Biriminin yangın, su baskını vb. felaketler ile hırsızlıklara karşı güvenliği için her türlü tedbiri alır, olabilecek eksiklikleri önceden tespit ederek birim amirine bildirir, Evrakların standart dosya düzenine göre dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlar, Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni Ayşe Harika AKKAŞ (Görevleri) E- Mail Adresi: adoyak@omu.edu.tr Telefon: 4832/7395 ÖĞRENCİ İŞLERİ Lisansüstü başvuruların alınması, listelenmesi, değerlendirme tutanaklarının hazırlanması Kesin kayıt işlemlerinin yapılması Öğretim yılında açılacak derslerin Enstitü Ders Kayıt Sistemine giriş işlemlerinin yapılması Yatay geçiş işlemlerinin yapılması Sınav değerlendirme formlarının kontrolünün yapılarak dosyalanması Ek süre isteklerinin kontrolü

8 Burs işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması Ders kayıt formlarının kontrolü, dosyalanması Katkı Payı/Öğrenim Ücreti iadeleri ile ilgili yazışmaların Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilmesi Öğrenci Belgesi, Transkript, İlgili Makama yazılan yazıların düzenlenmesi Öğrencilere ilişkin alınan Enstitü Yönetim Kurulu kararlarının Enstitü Ders Kayıt sistemine girilmesi Erasmus programı kapsamında gelen-giden öğrencilerin ders kayıt işlemlerinin yapılması Öğrenci listelerinin oluşturulup, bilgilerini otomasyona girerek kimliklerinin çıkartılması ile ilgili yazışmaları yapmak Kesin kayıt yaptıran ve Askerlik tehir süreleri gelen öğrencilerin öğrenci durum belgelerinin ilgili Askerlik dairelerine gönderilmesi Öğrencilerin izinli oldukları sürelerin Enstitü Ders Kayıt Sistemine girilmesi, Faaliyet raporlarında kullanılacak öğrenci sayılarına ilişkin verilerin hazırlanması Enstitü öğrenci sayılarına ilişkin verilerin hazırlanması Kredi ve Yurtlar Kurumuna öğrenci başarı durumlarına ilişkin bilgilerin verilmesi Otomasyon Programlarından alınması gereken bilgileri almak girilmesi gereken verileri süresinde girmek, Enstitü Müdürü, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak TAŞINIR MAL İŞLEMLERİ Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek,

9 Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak, Görev alanı ile ilgili her türlü yazışmaları yapmak, Birimle ilgili yazışmaları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usullere İlişkin Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapmak, Birimle ilgili her türlü evrak ve dokümanı hazırlamak, verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırmak, Miatlı evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistikî bilgileri tutmak ve gerektiğinde kullanılmak üzere elektronik ortamda ve evrak olarak dosyalamak, Birimin yangın, su baskını vb. felaketler ile hırsızlıklara karşı güvenliği için her türlü tedbiri almak, olabilecek eksiklikleri önceden tespit ederek birim amirine bildirmek, Taşınır Mal İşlemleri ile ilgili otomasyon programlarını kullanmak. ARŞİV GÖREVLİSİ Birimin resmi kurallar çerçevesinde düzenini sağlamak, Birim ile ilgili ihtiyaçları belirleyerek temini için Enstitü Sekreterine sunmak, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistikî bilgileri tutmak ve gerektiğinde kullanılmak üzere elektronik ortamda ve evrak olarak dosyalamak, Birimde yürütülen faaliyetlerin daha düzenli ve ulaşılabilir olması için gerekli tedbirleri almak ve düzeni kurmak, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili kanun, yönetmelik, yönerge ve makam talimatlarını takip etmek ve zamanında uygulamak, Enstitümüze gelen ve giden evrakların standart dosya düzenine göre dosyalamak,