BURSA ESKİŞEHİR BİLECİK KALKINMA AJANSI MUHASEBE ve SATIN ALMA UYGULAMALARI YÖNERGESİ

Transkript

1 BURSA ESKİŞEHİR BİLECİK KALKINMA AJANSI MUHASEBE ve SATIN ALMA UYGULAMALARI YÖNERGESİ BURSA-HAZİRAN 2014

2 Amaç ve Kapsam BİRİNCİ BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER Madde 1. Bu yönergenin amacı; Kalkınma Ajansı ile ilgili mevzuat hükümlerinde yer almayan ya da yer almasına rağmen uygulamada ek açıklamalara ihtiyaç duyulan harcamalar, ödemeler ve muhasebeleştirme, nakdi ödemeler, ödemeye esas teşkil eden bilgi ve belgeler, uygun olmayan harcamalar, muhasebe kayıtlarının tedarikçilerle mutabakatı, Ajansın finansal kaynaklarının yönetimi konuları ve diğer muhasebe ile satın alma uygulamalarına ilişkin usul ve esasların açıklanmasıdır. Dayanak Madde 2. Bu yönerge; 5449 Sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun, Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ve Kalkınma Ajansları Mal, Hizmet ve Yapım İşi Satın Alma İhale Usul ve Esasları ile yürürlükteki ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3. Bu yönergede geçen; a) Ajans: Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansını, b) Bütçe Geliri: Ajansın bütçesinde ve diğer mevzuatla gelir olarak tanımlanan her türlü işlemi, c) Bütçe Gideri: Ajansın bütçesinde ve diğer mevzuatla gider olarak tanımlanan her türlü işlemi, ç) Gelir: İlk defa hesaplara alınacak varlıklar ile yeniden değerleme farkları dışında, öz kaynakta artışa neden olan her türlü işlemi, d) Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama sürecinde, her türlü masrafı, kanıtlayıcı belgelerine dayanarak ve usulüne uygun olarak gerçekleştirmekten sorumlu görevliyi, Ajans için çalışma birimlerinin harcama yetkilisine doğrudan bağlı birim başkanlarını, e) Gider: İlk defa hesaplara alınacak varlıklar ile yeniden değerleme farkları dışında, öz kaynakta azalışa neden olan her türlü işlemi, f) Harcama Yetkilisi: Harcamaların yapılması ile yetkili kılınmış Ajans Genel Sekreterini, g) Muhasebe Yetkilisi: Muhasebe işlemlerinin yönetimi ile kayıtların tutulmasından ve yetkili mercilere hesap vermekten sorumlu görevliyi, ğ) Bakanlık: Kalkınma Bakanlığı nı, Sayfa 2

3 h) Hizmet: Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, etüt ve proje, mimarlık ve mühendislik, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer işleri, ı) İhale: İlgili mevzuatta yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımı ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale/satın alma yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri, i) İhale/Harcama Onay Belgesi: Alımın yapılmasının ihale/satın alma yetkilisi tarafından uygun bulunduğuna dair belgeyi, j) İhale/Satın alma Yetkilisi: Yönetim Kurulu tarafından tespit edilecek sınırlar içerisinde, taşıt dışındaki taşınır malların alımı, satımı, kiralanması ve hizmet alımı ile yapım işleri konularında Genel Sekreteri, diğer hallerde ise Yönetim Kurulu adına Yönetim Kurulu Başkanını, k) İstekli: Mal veya hizmet alımı veya yapım işleri için teklif veren gerçek veya tüzel kişileri, l) İş: Mal, hizmet veya yapım tanımlamasına giren her türlü faaliyeti, m) Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları, n) Satın alma: Taşınır ve taşınmaz her türlü mal ve hizmet ile yapım işi alımını, o) Sözleşme: Kesinleşen ihale/satın alma kararı üzerine, Ajans ile yüklenici arasında yapılan satın alma işinin her türlü koşulunu belirten yazılı anlaşmayı, ö) Talep Birimi: Satın alma ve/veya ihalenin yapılmasını isteyen çalışma birimi/birimlerini, p) Teklif: Gerçekleştirilecek satın almalarda isteklinin satın almayı gerçekleştiren Ajansa sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri, r) Yaklaşık Maliyet: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin satın alımı yapılmadan önce, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere, projede tanımlanan işlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan harcama tutarını, s) Yapım: Bina yapımı ve buna ilişkin altyapı gibi inşaat işleri ile tesisat, imalat, büyük onarım, yenileme, tadilat, yıkma, iyileştirme, çevre düzenlemesi gibi taşınmaza yönelik işleri, ş) Satın Alma Komisyonu: Doğrudan temin yöntemiyle gerçekleştirilen satın almalarda İhale/Satın alma yetkilisinin piyasa araştırmasından satın alma işinin sonlandırılmasına kadarki süreci yürütmek üzere görevlendirdiği komisyonu, Sayfa 3

4 t) İhale Komisyonu: İhale yöntemlerinden biriyle gerçekleştirilen satın almalarda İhale/Satın alma yetkilisinin ilgili mevzuat hükümlerine göre tüm ihale sürecini yürütmek üzere görevlendirdiği komisyonu, u) Muayene Kabul Komisyonu: Satın alma sürecinde İhale/Satın alma yetkilisinin satın alınan mal/hizmet/yapım işinin teslim alınarak geçici ya da kesin kabulünün yapılması için görevlendirdiği komisyonu, ü) Bağımsız Değerlendirici: Proje tekliflerini, başvuru rehberlerinde belirtilen esaslara göre teknik, ekonomik, sosyal ve mali açıdan değerlendirmek üzere, alanında en az beş yıllık uzmanlık ve tecrübe birikimi olan, yükseköğretim kurumları öğretim elemanları ile kamu kurum ve kuruluşları personelinden Ajans tarafından uygun bulunanların ilgili kurumlarca görevlendirilmesi veya ajans tarafından diğer gerçek kişiler arasından hizmet alımı yoluyla seçilen uzmanları, v) Değerlendirme Komitesi: Bağımsız değerlendiriciler tarafından gerçekleştirilen değerlendirmeler üstünde gerekli kontrolleri yaparak görüş oluşturmak ve bunları raporlamak üzere kurulan komiteyi, ifade eder. Ajans Muhasebe Sistemi İKİNCİ BÖLÜM Madde 4. Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansı, muhasebe ve satın alma uygulamalarında Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile Kalkınma Ajansları Mal, Hizmet ve Yapım İşi Satın Alma İhale Usul ve Esaslarına tabidir. Ödemeye Esas Teşkil Eden Bilgi ve Belgeler, Satın Alma, Ödeme ve Harcama İşlemleri Madde 5. Ajans bütçesinde ödeneği olmayan hiçbir harcama gerçekleştirilmez. Bütçede ödeneği olan harcamalar talep biriminin talep etmesi ve Harcama Yetkilisinin onaylaması ile ilgili mevzuat hükümleri uyarınca gerçekleştirilir. Ajansın gerek genel yönetim giderlerine ilişkin gerekse de mali destekler kapsamında gerçekleştirilecek olan tüm harcama ve ödemeler bu kapsamda değerlendirilir. Madde 6. Ödeme işleminin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi için satın alma işlemlerinin tamamlanmış olması gerekir. Yapılacak ödemelerin, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belge, ücret bordrosu gibi belgelere dayandırılması gerekmektedir. Harcamanın türüne göre, zorunlu hallerde bu belgeler dışında harcamaya ilişkin diğer belgeler de kullanılabilir. Yapılacak ödemelere ilişkin belgeler, gerektiğinde Ajansın denetimi ile görevli denetçiye verilmek üzere, muhasebe yetkilisi tarafından düzenli bir şekilde muhafaza edilir. Sayfa 4

5 Harcama Yetkilisi Madde 7. Harcama yetkilisi Ajans Genel Sekreteridir. Gerçekleştirme Görevlileri, çalışma birimlerinin harcama yetkilisine doğrudan bağlı birim başkanları Ve Yatırım Destek Ofislerinde görevli koordinatörlerdir. Satın alma işlemi, 10. maddenin c fıkrası hariç olmak üzere, gerçekleştirme görevlileri tarafından harcama yetkilisinin olurunun alınmasıyla başlatılır. Ajansın genelini ilgilendiren idari nitelikli işlerde gerçekleştirme görevlisi Mali ve İdari İşler Birim Başkanıdır. Gerçekleştirilen harcamanın Ajans Çalışma Programı, Bütçe ve Harcama Programına uygunluğundan ilgili gerçekleştirme görevlisi sorumludur. Gerçekleştirme görevlisi, ödeneği dahilinde olmak kaydıyla her türlü masrafı, kanıtlayıcı belgelerine dayanarak ve usulüne uygun olarak gerçekleştirmek, ödeneğin yeterli olmadığı durumlarda bunu yazılı olarak harcama yetkilisine bildirmekle görevlidir. Muhasebe Yetkilisi Madde 8. Muhasebe Yetkilisi harcamanın gerçekleştirilmesinden sorumlu değildir. Muhasebe Yetkilisinin sorumluluğu, ödeme emri ve eki kanıtlayıcı belgeler üzerinde; gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi ile diğer görevlilerin imzasını, ödemeye ilişkin kanıtlayıcı belgelerin tam olmasını, hesaplamalarda maddi hata bulunup bulunmadığını ve hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri kontrol etmekle sınırlıdır. Muhasebe yetkilisinin söz konusu hususlarda yaptığı kontrol neticesinde herhangi bir uygunsuzluk görmesi halinde uygunsuzluk giderilene kadar harcama gerçekleştirilmez. İhale/satın alma yetkilisi Madde 9. Tüm satın alma süreçlerinde, Ajans Yönetim Kurulunun ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde devrettiği harcama yetkisi limitlerine göre ihale/satın alma yetkilisi Yönetim Kurulu adına Yönetim Kurulu Başkanı ya da Ajans Genel Sekreteridir. Doğrudan Temin Usulü Madde 10. Doğrudan temin yöntemiyle gerçekleştirilecek satın alma süreci ile ödeme süreci aşağıdaki şekilde ve ilgili belgeler düzenlenerek gerçekleştirilir: a) Gerçekleştirme Görevlisi tarafından Harcama Yetkilisinden olur (Ek 1) alınır. b) İhale/Satın alma Yetkilisi tarafından, alımın niteliğine göre; tek bir satın alma sorumlusu veya Satın Alma Komisyonu Görevlendirme Yazısı (Ek-2) ile satın alma komisyonu görevlendirilir. Ayrıca muayene işleminin gerçekleştirileceği satın almalar için Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı (Ek-3) ile muayene kabul komisyonu görevlendirilir. c) Harcama Yetkilisi oluru, satın alma komisyonuna teslim edilir. Satın alma komisyonu tarafından satın alma işlemine ilişkin satın alma dosyası oluşturulur ve dosya numarası verilir. Sayfa 5

6 d) Elektrik, su, telefon, kırtasiye ve buna benzer malzeme alımları ile sarf malzeme ve arızi harcamalar ile ilgili satın alma dosyası düzenlenmeden satın alma işlemi gerçekleştirilebilir. Geçerli ödeme belgesi sunulması ve ödeme emri belgesi düzenlenmesi üzerine ödeme yapılır. e) Merkezi Yönetim kapsamına giren idareler ile bunlara bağlı döner sermayeler, sosyal güvenlik kuruluşları, kamu iktisadi teşebbüsleri, kamu iktisadi kuruluşları, iktisadi devlet teşekkülleri ile bunların ortaklıkları veya mahalli idarelere ait kuruluşlar, özel kanunlarla kurulmuş ve kendilerine kamu görevi verilmiş tüzel kişiliğe sahip kurum ve kuruluşlar ile kamu bankalarından yapılan satın alımlarda, yalnızca ihtiyaç belgesi düzenlenmesi üzerine, piyasa rayiç araştırması yapılmaksızın yetki limitleri dahilinde ilgili makamın vereceği karara göre bu kuruluşların genel satış şartları dahilinde yapılacak sözleşme veya protokol ile doğrudan temin yoluyla gerçekleştirilebilir. f) Satın alma komisyonu tarafından, yaklaşık maliyetin belirlenebilmesi için ilgili firmalardan fiyat teklifi alınır. Teklifler asıl ve ıslak imzalı olabileceği gibi faks, internet çıktısı ya da sözlü de olabilir. Sözlü olarak alınan tekliflerde, Görüşme Tutanağı (Ek-4) ya da piyasa araştırmasını tevsik edecek diğer belgeler temin edilir/düzenlenir. Ajans, mal alımlarında alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, aşağıdaki usullerle elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle de yaklaşık maliyeti hesaplayabilir: Ajans, alım konusu malın özelliğine göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından fiyat isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Ajans, alım konusu mala ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğlerinde yer alan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Bu fiyatlarda KDV veya farklı nitelikte giderler bulunması durumunda bu giderler fiyatlardan indirilerek yaklaşık maliyet hesaplanır. Ajans, alım konusu mal ile ilgili daha önceki dönemlerde alım yapmış ise Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan uygun endeksten yararlanmak suretiyle bu alımlara ilişkin fiyatları güncelleyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Döviz ile yapılmış olan alımlarda ise Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru veya çapraz kur üzerinden fiyatlar güncellenerek yaklaşık maliyet hesaplanabilir. Ajans, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfalarında yayımlanan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Hizmet alımlarında da yaklaşık maliyetin Ajans tarafından hesaplanması esastır. Ancak, işin özelliğinden dolayı, Ajans tarafından hazırlanmasının mümkün olmaması sebebiyle teknik şartnamenin danışmanlık hizmeti alınarak hazırlatılması durumunda, bu kapsamda yaklaşık maliyet de aynı danışmanlık hizmet sunucusuna hesaplatılabilir. Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde; Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar, İhaleyi yapan Ajans veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar, Sayfa 6

7 İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar, İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar, İhale konusu işe ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan KDV veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar, Özelliği bulunan hizmet alımlarında; önceki yıllarda bitirilmiş benzer nitelikteki işlerde oluşan fiyatların piyasa fiyatları ile karşılaştırılması suretiyle bulunan fiyatlar veya benzer nitelikteki hizmetlerde uzmanlık ve deneyimini kanıtlamış kamu ve özel sektör kuruluşları ile gerçek kişilerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar esas alınabilir. Bu yöntemler arasında herhangi bir öncelik yoktur. Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar KDV hariç istenir. Yaklaşık maliyetin piyasa araştırması dışında bir yolla elde edildiği durumlarda, satın alma sorumlusu, piyasadan fiyat teklif(ler)i alır. g) Satın alma komisyonu tarafından, yapılan araştırma doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı (Ek-5) ve TİP Yaklaşık Maliyet Formu (Ek-6) düzenlenir. h) Satın Alma Talep Formu (Ek-7) düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Muhasebe Yetkilisi tarafından öngörülen bütçe kalemi ve kullanılabilir ödenek miktarı için uygunluk/uygunsuzluk görüşü verilir. Bütçede ödeneği olmayan satın alma işlemi ödenek ayrılıncaya kadar hiçbir surette gerçekleştirilemez. i) Satın alma dosyası tüm belgelerle birlikte İhale/Satın alma Yetkilisinin onayına sunulur ve Gerçekleştirme Görevlisi imzasıyla İhale/Harcama Onay Belgesi (Ek-8) düzenlenerek Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. j) Mal/hizmet/yapım işinin siparişi verilir. k) Teslim alınan mal ya da ifa edilen hizmetin kabulü yapılır ve gerektiği hallerde muayene kabul komisyonu tarafından Geçici/Kesin Kabul Tutanağı (Ek-9) düzenlenir. l) Usulüne göre alınan mal ve hizmetlere ilişkin Ödeme Emri Belgesi (Ek-10) ekinde harcamayı tevsik edici belgeler de eklenerek Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalanır. Gerçekleştirme Görevlisi tarafından düzenlenen Ödeme Emri Belgesi ekleri de kontrol edilerek Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak Muhasebe Yetkilisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi de gerekli kontrolleri yaparak Ödeme Emri Belgesini imzalar. m) Muhasebe Yetkilisi tarafından gerekli kontrollerden sonra fatura veya harcamaya ilişkin diğer belgeler, yevmiye numarası verilerek muhasebeleştirilir ve Muhasebe İşlem Fişi (Ek-11) düzenlenir. Muhasebe İşlem Fişi, Muhasebe Yetkilisi ve Harcama Yetkilisi tarafından sırası ile imzalanır. n) Muhasebe Yetkilisi tarafından Banka Ödeme Talimatı (Ek-12) düzenlenir ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Sayfa 7

8 o) Harcama Yetkilisi tarafından imzalanan banka havale talimatı bankaya gönderilerek ödeme emri verilir. p) Bankadan alınan ödeme dekontu, muhasebe sistemine girilerek muhasebe fişi oluşturulur. r) Satın alma ve ödeme sürecindeki ilgili tüm belgeler ilgili dosyalarında arşivlenir. Diğer Satın Alma Usulleri Madde 11. Herkese açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve pazarlık usulü yöntemleriyle gerçekleştirilecek olan satın alma süreçleri ile ilgili olarak; Kalkınma Ajansları Mal, Hizmet ve Yapım İşi Satın Alma İhale Usul ve Esasları çerçevesinde hareket edilir. İhale/Satın Alma Komisyonu Madde 12. Herkese açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve pazarlık usulü yöntemleriyle gerçekleştirilecek olan satın almalarda, satın alma işlemleri, İhale/Satın alma yetkilisi tarafından kurulan komisyon marifetiyle yürütülür. Doğrudan temin yöntemiyle gerçekleştirilecek satın almalarda satın alma komisyonu kurma zorunluluğu olmayıp ihale/satın alma yetkilisinin uygun görmesiyle komisyon kurulabilir. Madde 13. İhale/Satın alma ve muayene kabul komisyonları her bir ihale/satın alma için bir defaya mahsus belirlenebileceği gibi, belli bir dönem süresince yapılacak birden fazla ihale/satın alma işinde görev yapmak üzere dönemsel olarak da belirlenebilir. Madde 14. İhale/Satın alma komisyonu biri başkan olmak üzere en az 3 ve tek sayıda üyeden kurulur. İhale/Satın alma yetkilisi, komisyon çalışmalarına katılmayı engelleyecek şiddetteki uzun dönemli hastalık, istifa, ölüm gibi zorunlu nedenlerle ihale komisyonundaki görevine devam etmeyi engeller nitelikteki mazeretli durumlar için eksilen üyenin yerine geçecek yedek üyeleri de belirler. Muayene Kabul Komisyonu Madde 15. Muayene ve Kabul Komisyonunun ihale/satın alma yetkilisince, biri başkan olmak üzere en az üç (3) kişiden oluşturulması esastır. İşin önemi ve özelliği dikkate alınarak komisyonun üye sayısı, toplam sayı tek olmak üzere yeteri kadar arttırılabilir. Bununla birlikte işin niteliği, teslim alındığı yer, koşullar ve kabul sırasındaki mevcut personel sayısı dikkate alınarak ihale/satın alma yetkilisi komisyonun üye sayısını iki kişiye kadar düşürebilir. Komisyon üyeleri mümkün olduğu ölçüde işin uzmanları ve teknik elemanlar arasından seçilir. İşin ihale, pazarlık, satın alma, yapılma aşamalarındaki denetimlerde görev alan personele Muayene ve Kabul komisyonunda yer verilmez. Madde 16. Satın alma işinin doğrudan temin yöntemi haricinde herhangi bir ihale yöntemine göre yapıldığı tüm ihalelerde, ihale/satın alma yetkilisi tarafından muayene kabul komisyonu Sayfa 8

9 görevlendirilir. Doğrudan temin yöntemi ile gerçekleştirilen satın alımlarda muayene kabul komisyonu görevlendirilmesi zorunlu olmayıp satın alınan mal/hizmet/yapım işinin mahiyetine göre ihale/satın alma yetkilisinin vereceği kararla muayene kabul komisyonu görevlendirilebilir. Doğrudan temin yöntemiyle gerçekleştirilen ve muayene kabul komisyonunun görevlendirilmediği durumlarda satın alınan mal/hizmet/ yapım işi, ilgili gerçekleştirme görevlisi nezaretinde, Mali ve İdari İşler Biriminde satın alma veya taşınır işleriyle görevli personel tarafından kontrol edilerek teslim alınır. Temsil ve Ağırlama Giderleri Madde 17. Temsil, ağırlama ve kutlamalara yönelik giderlerin konu, kapsam ve miktarı ile davet edileceklerin tespit ve tayinine Genel Sekreter karar verir. Temsil ve Ağırlama giderleri, çalışma programı ve bütçedeki ödeneği ile sınırlı olmak şartıyla Ajans Harcama Yetkilisinin onayıyla gerçekleştirilir. Ön Ödeme/Avans Uygulamaları Mali Destek Sözleşmelerinde Ön Ödeme Madde 18. Mali destek sözleşmeleri gereğince yapılacak ön ödeme talepleri, İzleme ve Değerlendirme Birim Başkanı nın imzasının olduğu bir yazı ekinde ödeme emri belgesi ve ilgili yararlanıcının ödeme talebi ile birlikte Mali ve İdari İşler Birimine ulaştırılır. Mali ve İdari İşler Birimi kendisine gelen her bir ödeme talebine ilişkin Ön Ödeme Kontrol Formu (Ek-13) düzenleyerek ön ödemenin yapılmasına engel bir husus olup olmadığını kontrol eder. Herhangi bir uygunsuz durum yoksa ödemeye ilişkin diğer belgeler düzenlenmek suretiyle ön ödeme yararlanıcının hesabına transfer edilir. Uygunsuz durumlarda İzleme ve Değerlendirme Birimine bilgi verilir ve eksiklik ve/veya yanlışlık giderilene kadar ön ödeme yapılmaz. Personel Avansları Madde 19. Harcama Yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin bütçede bulunması kaydıyla Ajans personeline avans ödemesi yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırı Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Her görevli avanslardan harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, bir ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlüdür. Süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında genel hükümler uygulanır. İş Avansları Madde 20. Tedarikçilere temel ilke olarak avans ödemesi yapılmaz. İşin teslim ve kabul prosedürlerinin tamamlanmasını müteakip işin bedelinin tamamı için fatura karşılığı ödeme yapılması esastır. Ancak, uygulamada ilgili mal/hizmet/yapım işinin alım satımının yapıldığı piyasa gereğince satın almanın gerçekleştirilebilmesi için ön ödemenin yapılmasının zorunlu olduğu, ön ödemelerde ıskontodan yararlanılmasının söz konusu olduğu ya da kamu yararının Sayfa 9

10 olduğu diğer durumlarda ön ödeme yapılabilir. Yapım işi ihalelerinde sözleşme imzalandıktan sonraki ara ödemeler hak ediş prensibine göre gerçekleştirilebilir. Katılım ve Eğitim Bedelleri Madde 21. Eğitim, seminer, fuar, kongre, konferans gibi organizasyonlara katılım amacı ile organizasyon sahibi kurum/ kuruluş tarafından önceden ödenmesi zorunlu tutulan katılım veya eğitim ücretleri, avans olarak organizasyon sahibi kurum/kuruluşa ödenir ve hizmetin alınmasını takiben faturası veya harcama tevsik eden diğer belgeler teslim alınır. Kullanım hakkı ve kira bedelleri; kira sözleşmesine ve hakkın kullandırılmasına dair sözleşmeye istinaden ve anılan sözleşmede belirtilen esaslara göre ödenir. Nakdi Ödemeler Madde 22. Tüm ödemelerin banka transferi ile yapılması temel ilkedir. Ancak, Ajans faaliyetleri için gerektiği durumlarda Genel Sekreter tarafından Ajans personeli arasından uygun görülecek biri Harcama Mutemedi Görevlendirme Yazısı (Ek-14) ile harcama mutemedi olarak belirlenerek tutarı (on bin) TL yi geçmeyen; elektrik, su, yakıt, arızi kırtasiye ve malzeme alımları gibi ihtiyaçlar harcama mutemedi eliyle temin edilebilir. Ajans harcama mutemedi, gerek kasadan gerek banka hesabından nakit çekmek suretiyle teslim alacağı nakdi kullanarak ilgili harcamayı gerçekleştirir. Harcamadan geriye kalan bakiyenin tamamı en geç ertesi günü içerisinde Ajansın banka hesabına yatırılır ve buna ilişkin banka dekontları ile ilgili harcama belgeleri Ajans muhasebe birimine teslim edilir. Hiçbir durumda harcama mutemedinin zilyetliğinde (on bin) TL den fazla nakdi değer bulundurulamaz. Yatırım Destek Ofislerinde Yapılacak Harcamalar Madde 23. Ajansın merkez ofisinin dışında faaliyet gösteren Yatırım Destek Ofislerince gerçekleştirilmesi talep edilen harcamalar, Ajansın satın alma ve ödeme prosedürü çerçevesinde ve gerçekleştirme görevlileriyle diğer yetkililerin imzalarının olduğu belgeler düzenlenmek suretiyle yapılır. Yatırım Destek Ofislerinde gerçekleştirilmesi talep edilen harcamalar da temel ilke olarak Ajans merkezinden banka transferi kanalıyla yapılır. Nakdi ödemeyi gerektiren durumlar olduğunda Genel Sekreter tarafından harcama mutemedi tayin edilerek bu yönergedeki ilgili madde hükümlerine göre işlemler gerçekleştirilir. Mali Destek Sözleşmeleri Gereğince Gerçekleştirilecek Ödemeler Madde 24. Mali destek sözleşmeleri gereğince gerçekleştirilecek ara ve nihai ödeme talepleri, İzleme ve Değerlendirme Birim Başkanı nın imzasının olduğu bir yazı ekinde yararlanıcının sunduğu rapor da olmak suretiyle, ödeme emri belgesi, ilgili yararlanıcının Ödeme Talebi (Ek- 15) ve Ödeme Uygunluk Karar Formu (Ek-16) ile birlikte Mali ve İdari İşler Birimine ulaştırılır. Mali ve İdari İşler Birimi kendisine gelen her bir ödeme talebini ve yararlanıcının sunduğu raporu inceler, ödemenin yapılmasına engel bir husus olup olmadığını kontrol eder. Sayfa 10

11 Herhangi bir uygunsuz durum yoksa Mali ve İdari İşler Birim Başkanı ödeme uygunluk karar formunun ilgili kısmını imzalamak suretiyle raporun mali yönden uygunluğunu onaylar. İlgili birimlerce teknik ve mali yönden onaylanmasının ardından yararlanıcı raporu ve diğer ilgili belgeler Genel Sekreter in incelemesine ve uygunluk onayına sunulur. Genel Sekreterin ödemenin uygunluğuna ilişkin imzasının ardından ödemeye ilişkin diğer belgeler düzenlenmek suretiyle ödeme yararlanıcının hesabına transfer edilir. Uygunsuz durumlarda İzleme ve Değerlendirme Birimine bilgi verilir ve eksiklik ve/veya yanlışlık giderilene kadar ödeme yapılmaz. Bağımsız Değerlendiricilere Yapılacak Ödemeler Madde 25. Gerçekleştirme Görevlisi, ilgili mevzuat ve sözleşme hükümleri çerçevesinde bağımsız değerlendiricilerin proje değerlendirme sürecinde gerçekleştirmiş oldukları konaklama, ulaşım ve/veya diğer masraflara ilişkin geçerli harcama belgelerini bağımsız değerlendirici tarafından imzalanan ve bağımsız değerlendirici sözleşmesinin eki olan ödeme talep formuyla birlikte Muhasebe Yetkilisine ulaştırır. Bağımsız değerlendiricilere okudukları proje sayısı baz alınarak ödenecek tutar ve karşılanacak masrafların toplu olarak belirtildiği Bağımsız Değerlendirici Ödeme Talep Formu (Ek-17) düzenlenerek bağımsız değerlendiricinin imzası alınır ve ilgili gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilir. Tüm belgelerin hazır olması durumunda ödemeye ilişkin diğer standart belgeler de düzenlenmek suretiyle hesaplanan tutarlar bağımsız değerlendiricilerin belirttikleri banka hesap numaralarına transfer edilir. Değerlendirme Komitesi Üyelerine Yapılacak Ödemeler Madde 26. İlgili mevzuat ve sözleşme hükümleri çerçevesinde değerlendirme komitesi üyelerinin proje değerlendirme sürecinde gerçekleştirmiş oldukları konaklama, ulaşım ve/veya diğer masraflara ilişkin geçerli harcama belgeleri ve değerlendirme komitesi üyesi tarafından imzalanan ve değerlendirme komitesi üye sözleşmesinin eki olan Değerlendirme Komitesi Ödeme Talep Formu (EK-18), ilgili gerçekleştirme görevlisine ulaştırılır ve ödeme yapılması için gereken süreçler takip edilir. Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği hükümlerince hesaplanan proje okuma bedeline ilişkin tutar kadar ilgili değerlendirme komitesi üyesi tarafından fatura kesilir ya da gereken durumlarda Ajans tarafından harcama pusulası düzenlenir. Ödemeye İlişkin Esaslar Madde 27. Bağımsız değerlendirici ve değerlendirme komitesi üyelerine yapılacak ödemelerde uygun harcamalar, ödemelere ilişkin esaslar, ödeme yapılamayacak bağımsız değerlendiriciler ve/veya değerlendirme komitesi üyeleri ve diğer ilgili hususlar standart bir sözleşmede belirtilir ve sözleşme her bir bağımsız değerlendirici ve değerlendirme komitesi üyesi ile karşılıklı imzalanır. Sayfa 11

12 Finansal Kaynakların Yönetimi Madde 28. Ajansın nakit ve varlık yönetimi; çalışma programı, bütçe ilke ve kuralları ve Yönetim Kurulu kararları çerçevesinde harcama yetkilisi tarafından yürütülür. Mali ve İdari İşler Birim Başkanı, Ajansın nakdi kaynağını en uygun şekilde değerlendirmek için Yönetim Kurulunun belirlediği esaslar doğrultusunda bankalardan faiz oranı teklifi alır ve en yüksek oranı veren bankada paranın değerlendirilmesini sağlar. Alınan teklifler ile ilgili Banka Teklifleri Değerlendirme Tutanağı (Ek-19) tutulur ve Ajans kaynağının değerlendirilmesi için Harcama Yetkilisinin onayı alınır. Alınan teklifler ve tutanak bir dosyada arşivlenir. Bankalarda bulunan mevduat için her vade sonunda banka teklifleri güncellenir ve nakdin en iyi şekilde değerlendirilmesi sağlanır. Muhasebe Yetkilisi, Ajansın cari harcamaları, personel maaş ödemeleri ve benzer ödemeler için kullanılacak kaynak ile mali destekler kapsamında gerçekleştirilecek ödemeler için ayrılacak kaynağı ilgili birimlerle de görüşmek suretiyle vadeli hesaptan ayırarak Ajans faaliyetlerinin aksamamasına özen gösterir. Madde 29. Ajansın finansal kaynaklarını değerlendirmenin haricinde, gerek mali destek programları çerçevesindeki proje eş finansmanı ve gerekse de benzeri diğer konularda bankalarla işbirliği anlaşmaları ve protokoller yapılabilir. Madde 30. Personel maaşlarının tek banka kanalıyla ödenmesi için bir banka ile protokol imzalanabilir. Madde 31. Mali destekler kapsamında yararlanıcılara ödenecek tutarların transferi ve proje hesabının bakiyesinin değerlendirilmesi için bir veya birkaç banka ile İş birliği Protokolü imzalanabilir. Protokol asgari aşağıdaki hususları içermelidir: a) Yararlanıcıların tamamının protokol imzalanan bankanın şube ya da şubelerinde projeler için hesap açmaları temin edilir. b) Ajans mali destek ödemeleri protokol imzalanan bankanın şube ya da şubelerinde yararlanıcılar tarafından açılacak proje hesaplarına yapılır. c) Proje hesaplarına ödenen tutarlara herhangi bir ikinci talimata gerek kalmaksızın faiz işletilerek nemalandırılır. Biriken faizler periyodik olarak Ajansın kendi hesabına aktarılır. d) Yararlanıcılardan alınan Mali Kontrol Taahhütnamesi (Ek-20) uyarınca, Banka, Ajans tarafından talep edilmesi halinde, yararlanıcıların mali durumlarına ilişkin bir rapor hazırlayarak Ajansa sunar. e) Yararlanıcılardan alınan mali kontrol taahhütnameleri uyarınca, Banka, Ajans tarafından yetkilendirilen personele, proje hesaplarının internet üzerinden izlenebilmesi için kullanıcı ismi ve şifre ile ulaşım imkanı sağlar. f) Ajansın talebi halinde proje hesaplarına bloke konabilir ve konulan bloke çözülebilir. g) Ajansın yararlanıcıyla arasındaki sözleşmeyi feshetmesi durumunda bu durumun Bankaya bildirilmesini müteakip hesaptaki bakiye Ajansın kendi hesabına transfer edilir. Sayfa 12

13 Uygun Olmayan Harcamalar Madde 32. Ajans faaliyetleri sırasında ortaya çıkan ancak ilgili satın alma usul ve esaslarına aykırı şekilde satın alımı gerçekleştirilmiş olan harcamalar ile Ajansın tabi olduğu mevzuat hükümlerine aykırı şekilde ya da geçerli bir harcama belgesi veya düzenlenmesi gereken diğer belgeler olmadan gerçekleştirilen harcamalar uygun olmayan harcamalardır. Bu tür harcamalar söz konusu olduğunda, eksik belge tamamlanmadığı ya da hatalı işlem düzeltilmediği sürece ödeme yapılmaz. Mali Destekler Kapsamında Uygun Olmayan Maliyetler Madde 33. Mali destekler kapsamında yapılacak ödemelerde aşağıdaki harcamalar uygun olmayan harcamalardır: giderler, a) Salt sözleşmeye, teminatlara ve ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair b) Döviz kuru zararları, c) Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları 1, d) İkinci el ekipman alımı, e) Arsa ya da bina alımı, f) Cezalar, mali cezalar ve mahkeme giderleri ile istimlâk bedelleri, g) Borçlar ve gelecekteki muhtemel kayıplar için karşılıklar, h) Faiz borcu, i) Hali hazırda başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler, j) Kamu kurumlarının genel maliyetleri/idari maliyetleri, k) Proje hazırlık çalışmalarının ve diğer hazırlık faaliyetlerinin maliyetleri, l) Ayni katkılar, m) Sözleşme kapsamındaki uygulamalarla ilgili olarak, yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan her türlü ceza, gecikme zammı, faiz ve sair giderler, n) İlgili mevzuat ve rehberlerde geçen diğer hükümler gereğince uygulama döneminde karşılaşılan diğer uygun olmayan harcamalar. 1 Kamu görevlilerinin yolluk ve gündelik giderleri, Maliye Bakanlığı nın her yıl için belirlediği harcırah kanunu uyarınca verilecek gündelik ve tazminat tutarlarını gösterir cetvel de yer alan memur ve hizmetliler başlığı altında, aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar için öngörülen tutarın üç katını aşmayacak şekilde proje bütçesinden ödenebilir. Sayfa 13

14 Mutabakat Madde 34. Ajans işlemleri ile ilgili mutabakat işlemleri, Mali ve İdari İşler Birimi Başkanı veya Genel Sekreter tarafından görevlendirilecek personel tarafından gerçekleştirilir. Madde 35 ve 36 da ifade edilen mutabakat işlemleri, muhasebe kayıtlarını yapmaktan sorumlu olan personel tarafından yürütülemez. Madde 35. Mutabakat yapılacak kurumlar ve periyodları şunlardır: a) Her yıl Ocak ayı içerisinde bir önceki yıl için tedarikçilerle, mutabakat işlemleri gerçekleştirilir. Madde 36. Ajans aktifine kayıtlı demirbaşların her yıl Aralık ayı içerisinde sayımı yapılarak kayıtlarla fiziksel durum arasında mutabakat sağlanır. Demirbaşların sayımına ilişkin aşağıdaki usule göre hareket edilir: a) Muhasebe sisteminden demirbaş kayıtlarının listesi alınır. b) Liste üzerinden ilgili demirbaşların Ajansta bulunup bulunmadıkları fiziksel olarak kontrol edilir. c) Demirbaşların hangi Ajans personeline zimmetlendiğine ilişkin kayıtlar alınarak ilgili varlılarla eşleştirilir. d) Zimmetlenmeyen demirbaşlar ile Ajans kayıtları ve fiziksel durum arasındaki uyumsuzluklar tespit edilerek konuyla ilgili Ajans Genel Sekreterine sunulmak üzere Mali ve İdari İşler Birimince bir rapor hazırlanır. e) Genel Sekreter talimatına göre hareket edilir. Madde 37. Ajans mal ve hizmet alımlarında muhasebe birimince ekte belirtilen Harcama Belgeleri Kontrol Listesine (EK-21) uygun olarak belgelerin tam ve eksiksiz olması sağlanır ve harcamaların uygunluğu ekte belirtilen Uygun Olmayan Harcamalar Kontrol Listesi (EK-22) ve ilgili yasal mevzuat kapsamında kontrol edilir. Yürürlük ÜÇÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER Madde 38. Bu Yönerge Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarih itibariyle yürürlüğe girer ve Ajans Genel Sekreteri tarafından yürütülür. Yönergenin eki olan evrakın değiştirilmesi veya yeniden düzenlenmesi yetkisi Genel Sekretere aittir. Sayfa 14

15 OLUR 26/06/2014 Güngör Azim TUNA Eskişehir Valisi Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansı Yönetim Kurulu Başkanı Sayfa 15