BAŞLANGIÇ 1. ELEKTRONİK TABLOLAMA UYGULAMASIYLA İLK ADIMLAR. Konuya Hazırlık 1. Excel le Word ün farklılıkları neler olabilir?

Transkript

1 A BAŞLANGIÇ Konuya Hazırlık 1. Excel le Word ün farklılıkları neler olabilir? Aritmetiksel işlemler ve mantıksal karşılaştırmaların yapıldığı programlar elektronik tablolama programlarıdır. Günümüzde yaygın olarak kullanılan elektronik tablolama programlarından biri Microsoft Office paketi içinde yer alan Excel programıdır. MS Excel in 2003, 2007 ve 2010 sürümleri kullanılmaktadır. Bu sürümlerin kullanım açısından farklılıkları olmasına rağmen birinin kullanım mantığını öğrenen için diğerlerini kullanmak sorun oluşturmamaktadır. Ticarethaneler, bürolar, muhasebeciler, okul idareleri excel in kullanılıdığı yerlere örnek olarak verilebilir. 1. ELEKTRONİK TABLOLAMA UYGULAMASIYLA İLK ADIMLAR Excel in çalışma alanı satır ve sütünlardan oluşmaktadır. Bunların kesişmesiyle oluşan kutulara hücre adı verilir. Hücreleri oluşturan satırlar 1, 2, 3 gibi sayılarla, sütunlar ise A,B,C gibi harflerle isimlendirilir. Bir hücreyi oluşturan sütunun harfi ile satırın numarası, o hücrenin adresini belirler. Örneğin D7 hücresi, 4. sütun 7. satırı göstermektedir. Bu hücrelerin oluşturduğu alana ise çalışma sayfası adı verilir. a. Elektronik tablolama uygulanmasını açma: Başlat menüsü, tüm programlar, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2007 adımları takip edildiğinde Excel programı açılır (Resim 4.1). Başlık çubuğu Şerit Sütun başlıkları Formül çubuğu Satır başlıkları Kaydırma çubukları Çalışma sayfaları Resim 4.1: Excel çalışma sayfası Durum çubuğu Excel programı birçok bölümden oluşmaktadır. Bu bölümler: Başlık Çubuğu : Çalışmakta olduğumuz Excel kitabının adını içerir. Şerit : Sekmeler ve sekmeler içinde yer alan gruplarda bulunan komutların bulunduğu bölümdür. Ofisin eski sürümlerinde yer alan menü ve araç çubukları, 2007 sürümü ile yerini şerite terk etmiştir. Adres Çubuğu : Etkin hücrenin adresini belirtir. Formül Çubuğu : Varsa hücre içindeki formülü, yoksa hücre içindeki veriyi gösterir. Kaydırma Çubuğu : Sayfayı yukarı- aşağı, sağa-sola kaydırmak için kullanılır. Kılavuz Çizgileri : Hücreleri birbirinden ayıran çizgilerdir. Durum Çubuğu : Çalışma sayfası hakkında çeşitli bilgiler içerir. ek bilgi Başlat menüsü üzerinden Excel i başlatma birkaç adım gerektirdiği için masaüstüne kısayol oluşturarak işlem adımı kısaltılabilir. 100

2 b. Kayıtlı bir dosyayı açma: Excel de kayıtlı dosyayı açmak için Ofis düğmesine tıklanarak Aç seçeneği seçilir veya Hızlı Erişim Araç Çubuğunda yer alan simgesi seçilir (Resim 4.2). Resim 4.2: Dosya açma Excel de dosyalar varsayılan olarak Kullanıcı dosyaları, Kitaplıklar, Belgeler dizinine kayıt edilir. Aç komutu verildiğinde yine bu dizin açılmaktadır (Resim 4.3). Resim 4.3: Dosya aç menüsü c. Birden çok elektronik tablolama dosyasını aynı anda kullanma: Excel de aynı anda birden çok dosyayla çalışılabilir. Çalışılan dosyalar, yeni açılan dosya olabileceği gibi kayıtlı dosyalar da olabilir. Excel de yeni açılan dosyalar Kitap1, Kitap2, Kitap3 şeklinde varsayılan olarak isimlendirilir, bu isimle kayıt edilebileceği gibi farklı isimle de kayıt yapılabilir (Resim 4.4). Resim 4.4: Birden çok dosyayla çalışmak) ek bilgi Açık Excel dosyaları arasında geçiş için görev çubuğu kullanılabileceği gibi Alt + Tab kısa yolu da kullanılabilir. ç. Elektronik tablolama dosyasını kaydetme: Excel de dosyayı kaydetmek için Ofis düğmesinden Kaydet seçeneği seçilir. Dosya ilk defa kaydedilecekse Farklı Kaydet penceresi açılır ve burada dosya adı belirlenerek kaydet düğmesine tıklanarak kaydetme işlemi tamamlanır. Dosya kaydetme işlemi hızlı erişim araç çubuğu üzerinden simgesiyle de gerçekleştirilir. Excel 2007 de kaydedilen dosyalar, xlsx uzantısı ile kaydedilir, daha önceki sürümlerde kullanılan xls uzantılı Excel kitaplarının açılmasında da bir sıkıntı yaşanmamaktadır. ek bilgi Excel dosyasını kaydetmek için klavyeden Ctrl + S kısa yolu da kullanılabilir. etkinlik Boş bir Excel dosyasını uygulama yapmak için etkinlikler ismiyle Kitaplıklar/Belgeler dizinine kaydediniz. 101

3 d. Elektronik tablolama dosyasını farklı kaydetme: Önceden kaydedilmiş bir dosya farklı isimle, farklı konuma veya farklı kayıt ortamına kaydedilebilir. Bunun için Ofis düğmesine tıklanarak farklı kaydet seçeneği seçilir. Açılan Farklı Kaydet penceresi üzerinden istenilen işlem gerçekleştirilir (Resim 4.5). Resim 4.5: Farklı kaydet e. Elektronik tablolama dosyasını farklı dosya biçiminde kaydetme: Excel de farklı dosya türlerinde kayıt yapılabilir. Farklı dosya biçiminde kayıt edilecek dosya, yeni bir dosya olabileceği gibi daha önceden kayıt edilmiş dosya da olabilir. Bu işlem için farklı kaydet penceresinde bulunan Kayıt türü bölümü kullanılır (Resim 4.6). Resim 4:6: Farklı dosya biçiminde kaydetme f. Elektronik tablolama dosyasını kapatma: Excel de üzerinde işlem yapılan dosyayı kapatmak için Ofis düğmesinden Kapat seçeneği seçilir. Dosya kapatmak için başlık çubuğu üzerinde yer alan kapatma simgesi de kullanılır (Resim 4.7). Resim 4.7: Dosya kapatma ek bilgi Dosya kapatma işlemi, elektronik tablolama uygulamasını kapatma işlemi değildir. 102

4 g. Yardım fonksiyonlarını kullanma: Excel de şerit üzerinde bulunan simgesine tıklandığında Excel yardım penceresi açılır. Pencere üzerinde bulunan arama çubuğuna konu yazılarak istenilen konu hakkında yardım alınır. Excel yardım penceresinin alt kısmından istenirse yardım çevrimiçi (online) olarak alınır (Resim 4.8). Resim 4.8: Excel yardımı h. Elektronik tablolama uygulamasını kapatma: Elektronik tablolama uygulamasını kapatmak için Ofis düğmesine tıklanarak Excel den Çık seçeneği seçilir. Başlık çubuğu üzerinde yer alan simgesiyle program kısa yoldan kapatılır. ek bilgi Excel i kapatmak için Alt + F4 kısayolu da kullanılabilir. 2. TEMEL AYARLARI YAPMA Excel de çalışırken kullanım kolaylığı sağlamak için birtakım düzenlemeler yapılabilir. Bunlar, sayfa görünümü değiştirme, sayfa görünümünü büyütüp küçültme ve araç çubuğu özelliklerini değiştirmedir. a. Elektronik tablolama uygulamasının sayfa görünümünü değiştirme: Excel de sayfa görünümünü değiştirmek için Görünüm sekmesinde yer alan Belge Görünümleri bölümü kullanılmaktadır (Resim 4.9). Resim 4.9: Belge görünümleri Normal görünüm, çalışma sayfası görünümüdür. Sayfa düzeni, üstbilgi ve altbilgi alanlarının da göründüğü sayfa görünümüdür. Sayfa ön izleme, sadece sayfa da yer alan bilgilerin göründüğü görünümdür. Özel görünümler, yazıcı ayarları, satır ve sütun filtrelerinin kaydedildiği özel görünümlerdir. Tam ekran, başlık çubuğu haricindeki öğelerin kapatıldığı tam ekran görünümdür. ek bilgi Sayfa görünümleri arasındaki geçiş için durum çubuğu üzerinde yer alan sayfa görünümleri düğmeleri de kullanılabilir. 103

5 b. Sayfa görüntüsünü büyütme: Excel de sayfa görünümünü büyütmek için Görünüm sekmesinde yer alan Yakınlaştır bölümü kullanılır. Yakınlaştırma işlemi durum çubuğu üzerinde bulunan simgesiyle gerçekleştirilebilir (Resim 4.10). Resim 4.10: Yakınlaştırma penceresi c. Araç çubuğu özelliklerini değiştirme: Excel 2007, önceki Ofis Excel sürümlerinin aksine sekmeli yapıdan oluşmaktadır. İşlemlere ait komutlar sekmeler içinde yer almaktadır. Bunun haricinde sık kullanılan işlemler için başlık çubuğu üzerinde Hızlı Erişim Araç Çubuğu bulunmaktadır. Hızlı erişim araç çubuğunun yanında bulunan açılır kutuda var olan komutlar eklenip çıkartılabilir. Bu listede yer almayan komutlar için Diğer Komutlar sekmesi kullanılmaktadır (Resim 4.11). Resim 4.11: Hızlı erişim araç çubuğu özelleştirme 3. BELGE ALIŞVERİŞİ Excel de hazırlanmış belgeler E-posta ya da İnternet Faksı yoluyla başka ortamlara gönderilebilir. Belge alışverişi için Ofis düğmesine tıklayıp Gönder seçeneği seçilir. Gönder seçeneği ile belge; E-posta, PDF eki, XPS eki ve İnternet Faksı olarak gönderilebilir (Resim 4.12). Resim 4.12: Belge alışverişi 104

6 Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Excel de kayıtlı dosyayı açmak için klavyeden. kısa yolu kullanılır. 2. Excel de hazırlanmış bir belgeyi, PDF eki olarak göndermek için,.. komutu seçilir. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi Excel in yeni açılan belgelere varsayılan olarak verdiği isimdir? A) Belge1 B) Dosya1 C) Kitap1 D) Tablo1 E) Sekme1 4. Aşağıdakilerden hangisi Excel de sayfa görünümlerinden biri değildir? A) Normal B) Sayfa önizleme C) Özel görünümler D) Sayfa düzeni E) Formüller 5. Excel de sayfa görünümünü büyütme yöntemlerini yazınız? 6. Kitap1 isimli bir Excel dosyasını PDF dosyası olarak kaydetmek için gerekli adımları yazınız

7 B TEMEL İŞLEMLER Konuya Hazırlık 1. Excel de formül yazılabilir mi? Sınıf ortamında tartışınız. 1. VERİ YERLEŞTİRME Excel de nerdeyse tüm işlemler veriler üzerinden gerçekleşir. Bu nedenle verileri doğru ve anlaşılır biçimde hücreye girmek gerekir. a. Hücreye veri girme: Excel de bir hücre seçildikten sonra klavyeden veri girişi yapılır. Daha sonra Enter tuşuna basılarak giriş işlemi tamamlanır. Hücreye veri girişi yapıldıktan sonra Enter tuşuna basıldığında bir alt hücre aktif hâle gelir. Tab tuşuna basılırsa hücrenin sağında yer alan hücre etkinleşir. Klavyedeki ok tuşları kullanılarak da hücreler aktif hâle getirilebilir. Hücreye veri girildiğinde, girilen veriler hem hücrenin içinde hem de formül çubuğunda görülür. Kullanıcı isterse formül çubuğunu tıklayarak verileri değiştirebilir. ek bilgi Excel de F2 tuşu ile hücreye veri girilebilir veya girilen bilgi düzeltilebilir. b. Hücreye formül girme: Excel de bir hücreye formül girmek için formülün başına eşittir (=) işareti konmalıdır. Excel, hücreye girilen formülü eşittir işareti ile algılamaktadır. Eşittir işareti olmadan girilen bir formülü Excel formül olarak değerlendirmez. Excel de aritmetiksel ve mantıksal birçok türde formül kullanılabilmektedir (Resim 4.13). Resim 4.13: Hücreye formül girme Yukarıdaki örnekte C2 hücresine =A2+B2 formülü yazılarak A2 ve B2 hücresindeki değerlere toplama işlemi yapılır. etkinlik A1, A2, A3 hücrelerine sırasıyla 50, 70 ve 80 değerlerini girerek toplamlarını A4 hücresinde hesaplatınız. c. Geri al komutu kullanma: Excel de yapılan işlemi geri almak için Hızlı Erişim Araç Çubuğu üzerinde bulunan Geri Al simgesi kullanılır. Geri alma işlemini iptal etmek için Yinele simgesi kullanılır. ek bilgi Yapılan işlemi geri almak için klavyeden Ctrl + Z, yineleme işlemi için ise Ctrl + Y kısayolu kullanılabilir. 2. VERİ SEÇİMİ Excel de bütün işlemler hücreler üzerinden yapıldığı için veri seçimi işlemlerini etkili bir şekilde kullanmak gerekir. Veri seçimi klavye ya da fare ile yapılabilir. 106

8 a. Bir ya da daha fazla hücreyi seçme: Excel de bir hücre seçmek için o hücrenin üzerine gitmek yeterlidir (Resim 4.14). Birden fazla hücre seçiminde ise ya klavye ile shift tuşu basılı tutularak yön tuşları ile istenilen alan seçilir ya da fareyle sürükle bırak yöntemi ile birden fazla hücrenin seçimi yapılır (Resim 4.15). Resim 4.14: Bir hücre seçme Resim 4.15: Birden fazla hücre seçme b. Satır ya da sütun seçme: Excel de satır veya sütun seçimi için satır veya sütuna ait başlığa fare ile bir kez tıklamak yeterlidir. Satır başlıkları 1, 2, 3 gibi sayısal ifadelerle isimlendirilirken, sütun başlıkları A, B, C gibi alfabetik ifadelerle isimlendirilir (Resim 4.16). Resim 4.16: Satır ya da sütun seçme ek bilgi Bir hücre seçiliyken klavyeden Shift+Boşluk tuşuna basıldığında satır, Ctrl+Boşluk tuşuna basıldığında ise sütun seçilebilir. 107

9 c. Bitişik ya da ayrı satır sütun seçme: Bitişik satır veya sütun seçmek için klavyeden Shift tuşu basılı iken fare ile satır ve sütun başlıklarına tıklamak yeterlidir (Resim 4.17). Resim 4.17: Bitişik sütun seçimi Bitişik olmayan ayrı satır ve sütun seçimi için klavyeden Ctrl tuşu basılı iken satır ve sütun başlıklarına fare ile tıklamak yeterlidir (Resim 4.18). Resim 4.18: Ayrı satır veya sütun seçme 3. KOPYALAMA, TAŞIMA VE SILME Kopyalama ve taşıma işlemleri, aynı verinin tekrar tekrar yazılmadan başka hücrelere girilmesini sağlar. Kopyalama ve taşıma işlemleri yapılan işlemlerin daha kısa süre içinde yapılması açısından önemlidir. a. Kopyala ve yapıştır araçlarını kullanma: Kopyalanacak hücre veya hücreler seçili hâle getirildikten sonra giriş sekmesi pano grubunda kopyala düğmesine tıklanır. Daha sonra hedef hücre seçili hâle getirildikten sonra giriş sekmesi pano grubunda yapıştır düğmesi seçilerek işlem tamamlanır (Resim 4.19). Resim 4.19: Kopyala ve yapıştır araçlarını kullanma 108

10 b. Kes ve yapıştır araçlarını kullanma: Kesme işlemi, işlem adımları bakımından kopyala-yapıştır işlemi ile aynı şekildedir. Kesme işleminde, seçimden sonra Giriş sekmesi Pano bölümünden Kes düğmesi seçilir. Kopyalama işleminde çoğaltma işlemi yapılırken kesme işleminde yer değiştirme işlemi yapılır. etkinlik Excel de bir ders programı çizelgesi oluşturunuz. Oluşturduğunuz bu çizelgede, farklı günlerde olan aynı dersleri kopyala- yapıştır araçlarını kullanarak tamamlayınız. c. Hücre içeriklerini aktif çalışma sayfaları arasında taşıma: Hücre içerikleri, aynı çalışma sayfası içinde faklı hücrelere taşındığı gibi aktif çalışma sayfaları içinde de taşınabilir. Kes, kopyala ve yapıştır işlemlerini yaparken hedef seçimi aynı çalışma sayfası içinde değil, farklı çalışma sayfalarından biri de olabilir (Resim 4.20). Resim 4.20: Hücre içeriklerini aktif çalışma sayfaları arasında taşıma ç. Hücre içeriklerini aktif hesap çizelgeleri arasında taşıma : Bu işlem için birden fazla hesap çizelgesinin aktif olması gerekir. Taşınacak bilgi seçilip kes veya kopyala komutu verildikten sonra görev çubuğundan farklı hesap çizelgesi seçilerek yapıştır işlemi uygulanır. d. Hücre içeriğini silme: Çalışma sayfası üzerinde bulunan hücre ve hücrelerin içeriklerini silmek için silinecek verinin bulunduğu hücre ve hücreler seçildikten sonra klavyeden Delete tuşu kullanılır. 4. ARAMA VE DEĞIŞTIRME Excel de önemli konulardan biri de hücre içeriği bulma ve değiştirmedir. Elektronik tabloların yapısı gereği hücre içeriklerine sık sık ihtiyaç duyulabilir. Hücre içeriği bulmanın en etkili yolu ise Bul ve Değiştir işlemlerini kullanmaktır. a. Hücre içeriğini arama: Excel de kelime ya da kalıp bulmak için Giriş sekmesinde Düzenle grubunda yer alan Bul ve Seç düğmesinden Bul seçeneği seçilir. Bul ve Değiştir penceresinde Aranan kısmına aranacak kelime yazılarak eşleşen kelimeler bulunur (Resim 4.21). Resim 4.21: Hücre içeriği arama ek bilgi Kelime ya da kalıp bulmak için klavyeden Ctrl + F kısayolu da kullanılabilir. 109

11 b. Hücre içeriğini değiştirme: Hücre içeriğini değiştirmek için Giriş sekmesinde Düzenle grubunda yer alan Bul ve Seç düğmesinde Değiştir seçeneği seçilir (Resim 4.22). Resim 4.22: Hücre içeriği değiştirme Değiştir penceresinde Aranan bölümüne mevcut içerik, Yeni değer bölümüne ise yeni içerik yazılarak değiştirme işlemi gerçekleştirilir. ek bilgi Kelime ya da kalıp değiştirmek için klavyeden Ctrl + H kısayolu da kullanılabilir. 5. SATIR VE SÜTUNLAR Excel elektronik tablo olması sebebiyle bütün işlemler satır ve sütunlar üzerinden gerçekleşmektedir. Yapılan işlemler gereği satır ve sütun ekleme veya silme ihtiyaçları doğabilir. a. Araya satır ve sütun ekleme: Excel de araya satır ve sütun eklemek için Giriş sekmesi Hücreler grubunda Ekle düğmesi kullanılır. Ekle düğmesine tıkladığında açılan kutudan satır sütun veya çalışma sayfası eklenebilir. Satır veya sütun eklerken ekleme yapılacak bölgedeki hücrenin seçili hâlde olmasına dikkat edilmelidir. Excel hangi hücre seçili ise onun konumuna ve tercihe göre satır veya sütun eklemektedir (Resim 4.23). Resim 4.23:Araya satır ve sütun ekleme 110

12 b. Sütun genişliği ve satır yüksekliğini değiştirme: Sütun genişliği veya satır yüksekliği düzenlemek için Giriş sekmesi Hücreler grubunda Biçim düğmesi kullanılır. Sütun genişliği veya satır yüksekliği değiştirilecek hücre veya hücrelerin seçili olması gerekir. Satır yüksekliği veya sütun genişliği seçeneklerinden herhangi biri seçildiğinde ekrana pencere gelir, bu pencerede sayısal değer girilerek satır yüksekliği ve sütun genişliği ayarlanır (Resim 4.24). Resim 4.24: Sütun genişliği ve satır yüksekliği değiştirme c. Sütun ve satır silme: Excel satır ve sütun silmek için Giriş sekmesi Hücreler grubunda Sil düğmesi kullanılır. Sil düğmesine tıklandığında hücre, satır, sütun ve sayfa silme işlemleri gerçekleştirilir. Satır ve sütun silerken silinecek bölgedeki hücrenin seçili olmasına dikkat edilmelidir (Resim 4.25). Resim 4.25: Satır ve sütun silme 6. VERI SIRALAMA Excel de bir sütunda yer alan verileri belli bir düzene göre sıralamak mümkündür. Bunun için Giriş sekmesi Düzenle grubunda Sırala ve Filtre Uygula komutu kullanılmaktadır. Sıralama düğmesi ile büyükten küçüğe, küçükten büyüğe sıralama işlemleri yapılabileceği gibi özel sıralama seçeneği ile belirlenecek özel ölçütlere göre de veriler sıralanabilir (Resim 4.26). Resim 4.26: Veri sıralama 111

13 Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Bitişik olmayan hücreler seçilirken klavyeden... tuşuna basılı tutulmalıdır. 2. Excel de hücreye formül girmek için bilgi girişine işareti ile başlanmalıdır. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi veri sıralamak için kullanılan komut düğmesidir? A) B) C) D) E) 4. Excel de hücre seçimi ile ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi doğru değildir? A) Fare ile serbest seçim yapılabilir. B) Bitişik hücre seçmek için klavyeden shift tuşuna basılı tutulur. C) Ayrı hücreyi seçmek için klavyeden Ctrl tuşu basılı tutulur. D) Bir hücre seçimi için o hücreye tıklamak yeterlidir. E) Fare ile farklı hücrelere tıklanarak bitişik olmayan birden fazla hücre seçilebilir. 5. Excel de sütun genişliğini değiştirmek için hangi adımlar izlenmelidir? 6. Excel de araya satır ve sütun eklemek için giriş sekmesi hücreler grubunda ekle düğmesine tıklandığında kullanılabilecek seçenekler hangileridir? 112

14 C FORMÜLLER VE FONKSİYONLAR Konuya Hazırlık 1. Excel de formül kullanmanın faydalarını açıklayınız. Formüller, bir sayfadaki verileri kullanarak işlem yapan denklemlerdir. Bir formülde, aynı sayfadaki diğer hücreler, aynı kitabın diğer sayfalarındaki hücreler veya diğer kitapların sayfalarındaki hücrelerde kayıtlı değerler ya da metinler kullanılabilir. Formül yazarken dikkat edilmesi gereken hususlar: Her formül = eşittir işareti ile başlar. Formülde karakter dizileri ve boşluklar tırnak içinde yazılır. Formülde matematiksel ifadeler doğru ve eksiksiz yazılmalıdır. Fonksiyon, bağımsız değişken olarak adlandırılan özel değerleri belli bir sırada veya yapıda kullanarak hesaplamaları gerçekleştiren önceden tanınmış formüllerdir. 1. ARITMETIK VE MANTIK FORMÜLLERI a. Temel aritmetik ve mantık formüllerini kullanma: Excel çalışma sayfasında formüller oluşturulurken işlemlerin öncelik sırasının bilinmesi doğru sonuca varılması bakımından çok önemlidir. Aksi taktirde bulunacak sonuçlar yanlış olacaktır. Formüllerdeki başlıca işlemlerin öncelik sırası aşağıda belirtildiği şekildedir: 1. öncelik : Parantez içleri 2. öncelik : Üs alma 3. öncelik : Bölme (/) ve çarpma (*) işlemleri 4.öncelik : Toplama (+) ve çıkarma (-) işlemleri Eğer bir eşitlikte aynı öncelik sırasına sahip birden fazla işlem varsa soldan itibaren işlemler yapılmaya başlanır. Formülde, iç içe birden fazla parantez kullanıldığı zaman ise öncelik sırası en içteki parantezden başlar. Excel çalışma sayfasına girilmiş bilgiler kullanılarak sadece matematiksel işlemler değil mantıksal karşılaştırmalar da yaptırılabilir. Temel matematiksel işlemler yapmak, sayıları birleştirmek ve sayısal sonuçlar üretmek için aşağıdaki aritmetik operatörler kullanır. OPERATÖR + (artı işareti) Toplama - (eksi işareti) Çıkarma * (yıldız işareti) Çarpma / (ileri eğri işareti) Bölme % (yüzde işareti) Yüzde ^ (şapka işareti) Üs AÇIKLAMA İki değerin karşılaştırılarak sonuçta doğru ya da yanlış sonuç üretilmesi için aşağıdaki mantık operatörleri kullanılır. OPERATÖR AÇIKLAMA = (eşit işareti) Eşittir > (büyüktür işareti) Büyüktür < (küçüktür işareti) Küçüktür >= (büyüktür veya eşittir işareti) Büyüktür veya eşittir <= (küçüktür veya eşitti işareti) Küçüktür veya eşittir <> (eşit değildir işareti) Eşit değildir 113

15 b. Standart hata iletileri: Çalışma sayfamızda hücrelere girilen formüllerde hata varsa aşağıdaki iletiler gelir: #SAYI/0! #AD! #DEĞER! #REF! #YOK! #SAYI! #BOŞ! #BAŞV! : Herhangi bir sayının sıfıra böldürülmesi durumunda ekranda görüntülenir. : Excel, formülde kullanılan bir adı tanımadığı zaman görüntülenir. : Genellikle matematiksel bir formül oluşturulurken sayısal olmayan bilgilerin bulunduğu hücrelerin adresleri kullanılmışsa görüntülenir. : Formülde kullanılan bir adresteki bilginin silinmiş olduğunu gösterir. : Yapılmak istenen bir işlem ile ilgili bilgilerin olmadığını gösterir. : Uygulanmak istenen bir işlev için kullanılacak değerin uygun olmadığını gösterir. : Tanımlanan diziler arasında boşluk olduğunu gösterir. : Bir hücre başvurusunun geçerli olmadığı durumlarda ortaya çıkar. c. Otomatik doldur-kopyala araçlarını kullanma: Excel de dizi oluşturmanın en kısa yolu otomatik doldurma yöntemidir. Otomatik doldurma yöntemiyle, aylar, yıllar, haftanın günleri vb. çok kısa bir şekilde istenilen sayıda yazdırılabilir. Otomatik doldurma seçenekleri ile hafanın günlerini yazdırmak için hücreye haftanın herhangi bir günü yazılır (Resim 4.27). Resim 4.27:Otomatik doldurma ile veri girme Hücrenin sağ alt köşesine gelindiğinde hücrenin işaretçisi siyah artı halini aldığında farenin sol tuşu ile aşağıya doğru istenilen miktarda sürüklenir (Resim 4.28). Resim 4.28: Otomatik veri doldurma işlemi Otomatik doldurma işlemi bitince en son hücrenin sağ alt köşesine Otomatik Doldurma Seçenekleri düğmesi gelmektedir (Resim 4.29). 114

16 Resim 4.29: Otomatik doldurma seçenekleri Otomatik doldurma seçenekleri düğmesi ile doldurma seçenekleri değiştirilebilir. Bu düğme yardımıyla haftanın bütün günleri, iş günleri doldurulabileceği gibi hücre kopyalama işlemi de yapılabilir. Otomatik doldurma işlemi Giriş sekmesi Düzenle grubunda Dolgu düğmesiyle de yapılabilmektedir. Otomatik doldurma ile ilgili birtakım listeler Excel de varsayılan olarak tanımlanmıştır. Bu listelere yeni listeler eklenebilir. Yeni liste eklemek için Ofis düğmesinden Excel seçenekleri seçildiğinde Popüler seçeneği altında Özel Listeleri Düzenle seçeneği ile yeni listeler eklenebilir (Resim 4.30). Resim 4.30: Otomatik doldurma listeleri ekleme ç. Hücre referanslı formülleri ve fonksiyonları kullanma: Excel de formül ve fonksiyon oluşturulurken yazılan formüllere hücre içindeki değerler değil hücrelerin adresleri yazılmalıdır. Hücre içi değerler yazılarak formül oluşturulduğunda doğru sonuç elde edilebilir fakat hücre içerikleri değiştirildiğinde formüldeki değerler değişmeyeceğinden sonuç yanlış olur. Bu bakımdan formül veya fonksiyon yazılırken hücre içeriğindeki değer değişikliğinde formülün sonucunun da değişmesi için hücre referanslı formül kullanmak önemlidir. d. Mutlak hücre referanslarını kullanma: Hücre referanslı kullanılan formüller çok kolay kopyalanabilir. Bir sütun içinde bir dizi toplam alınırken formülü bir kez yazmak yeterlidir. Alt kısımdaki hücrelere otomatik doldurma ile formüller kopyalanır ve alt satıra doğru inildikçe hücre adresleri güncellenir. Bazı durumlarda formül kopyalanırken hücre adreslerinin değişmemesi gerekebilir. Bu durumda mutlak hücre referanslı formül yazmak gerekir. A1+A2 şeklinde olan bir hücre referanslı formülün mutlak hücre referanslı hâli $A$1+$A$1 şeklindedir. Mutlak hücre referanslı formüller kopyalandığında hücre adresleri değişmez. 115

17 2. FONKSIYONLARLA ÇALIŞMA Excel de birçok alanda fonksiyonlar yazılabilir. Bu fonksiyonlar; finansal, tarih ve saat, matematik ve trigonometri, istatistiksel, arama ve başvuru, veritabanı, metin, mantıksal, bilgi, mühendislik ve küp alanında olabilir. Formül ve fonksiyonlar formül çubuğuna yazılmaktadır. Formül ve fonksiyonlar doğrudan yazılabileceği gibi Giriş sekmesi Düzenleme grubu içinde Otomatik Toplam düğmesi kullanılarak da yazılabilir (Resim 4.31). Resim 4.31: Fonksiyonlarla çalışma Excel de fonksiyonların farklı kullanım biçimleri vardır. Fonksiyon ismi yazıldığında, fonksiyon yazımı ile ilgili formül çubuğundan yardım alınabilir (Resim 4.32). Resim 4.32: Formül çubuğu Excel de kullanılan yüzlerce formül ve fonksiyon vardır. Bunlardan bazıları ve kullanımları şöyledir: TOPLA MİN MAK ORTALAMA EĞER BUGÜN YUVARLA : Verilen hücre veya hücre aralıklarındaki sayıları toplar. Örnek: =Topla(A1+A2), =Topla(A1;A2), =Topla(A1:A10) Hücreler tek tek belirtirken ; işareti, aralık belirtirken : işareti kullanılır. : Belirtilen aralıktaki en küçük değeri bulur. Örnek: =MİN(A1:A5) : Belirtilen aralıktaki en büyük değeri bulur. Örnek: =MAK(A1:A5) : Belirtilen aralıktaki sayıların ortalamasını alır. Örnek: =ORTALAMA(A1:A10) : Verilen şart veya şartları değerlendirerek sonucun doğru ya da yanlış olması durumuna göre istenilen işlemin yapılmasını sağlar. Formül kalıbı: EĞER(şart; eğer_doğruysa_değer; eğer_yanlışsa_değer) Örnek: =EĞER(A1<45; KALDI ; GEÇTİ ) : Günün tarihini gün, ay ve yıl olarak verir. Örnek: =BUGÜN( ) : Ondalık sayıları tam sayıya çevirmek için kullanılır. Formül kalıbı: =YUVARLA(Sayı; Sayı_rakamlar) ilk kısım sayıyı ikinci kısım virgülden sonraki basamak sayısını ifade etmektedir. Örnek: =Yuvarla(14,45;0) etkinlik Etkinlikler Excel dosyasını açarak formülleri uygulayınız. 116

18 ... Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Mutlak hücre referanslı formül yazarken hücre adı girerken. işareti kullanılır. 2. Excel in girilen bilgiyi formül olarak değerlendirmesi için işareti ile başlanmalıdır. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi formül ve fonksiyon yazımında kullanılan karşılaştırma operatörlerinden biri değildir? A) >< B) < C) > D) <> E) = 4. Aşağıdakilerden hangisi A1 ve A5 hücreleri arasındaki değerlerden en büyüğünü bulmak için kullanılan fonksiyonunun doğru yazımıdır? A) =MİN(A1:A5) B) =MAK(A1:A5) C) =MİN(A1;A5) D) =MAK(A1;A5) E) =MAKS(A1;A5) 5. Excel de otomatik doldurma işlemi için yeni liste nasıl düzenlenir? kişilik bir sınıfta bütün öğrencilerin yabancı dili İngilizcedir. İlk hücreye İngilizce yazıldıktan sonra diğer hücrelere hücre kopyala yöntemi ile İngilizce yazmak için gerekli adımlar nelerdir? 117

19 D BİÇİMLEME Konuya Hazırlık 1. Excel de hücre biçimlendirmeyle neler yapılabilir? Excel de çalışma sayfası, hücreler biçimlenebilir. Kenarlık ve efektler verilebilir, her türlü hizalama yapılabilir. 1. HÜCREDEKI SAYILARI BIÇIMLEME Excel de hücrelere girilen sayıları biçimleme işlemi Giriş sekmesi Sayı grubu içinde yer alan açılır kutu içersindeki seçenekler kullanılarak yapılır (Resim 4.33). Resim 4.33: Sayı Biçimleri Sayı açılır penceresinde yer alan seçeneklerden daha fazlası gerektiğinde Tüm Sayı Biçimleri seçeneği seçilir (Resim 4.34). Resim 4.34: Hücreleri biçimlendir Hücreleri Biçimlendir penceresi Sayı sekmesi Kategori bölümünde sayı türleri ve diğer türlerle ilgili daha fazla düzenleme yapılabilir. 118

20 2. HÜCREDEKI METINLERI BIÇIMLEME Hücredeki metinleri biçimlemek için ilk önce metin seçili hâle getirilir. Daha sonra Giriş sekmesi Yazı tipi grubu içinde metinle ilgili düzenlemeler yapılabilir (Resim 4.35). Resim 4.35: Metin biçimleme Yazı tipi grubundan, metnin yazı tipi, boyutu, rengi, dolgu rengi düzenlenir ve metin kalın italik, altı çizili yapılabilir. Daha fazla düzenleme için yazı tipi grubunda bulunan iletişim kutusu başlatıcısı düğmesi ile hücreleri biçimlendir penceresi açılabilir. etkinlik Etkinlikler çalışma sayfasında metin biçimle işlemlerini uygulayınız. 3. HÜCRELERI BIÇIMLEME a. İçeriklerin hizalanması: Excel de içeriklerin düzgün olması açısından hücre içeriklerinin hizalanması önemlidir. Hücre hizalaması Giriş sekmesi Hizalama grubundan hızlı biçimde yapılabilir. Kullanıcı isterse hücreleri biçimlendir penceresini de kullanabilir (Resim 4.36). Resim 4.36: İçerik Hizalama Hizalama grubunda metnin hücre içinde dikey ve yatay hizalanmasının yanı sıra Metni Kaydır düğmesi ile hücre içine birden fazla satır yazılabileceği gibi Birleştir ve Ortala seçeneği ile hücreler birleştirilebilir. b. Kenar efektleri ekleme: Hücrelerin kenar efektleri Giriş sekmesi Yazı Tipi grubunda Tüm Kenarlıklar düğmesi ile yapılabilir. Tüm kenarlıklar açılır kutusunda Tüm Kenarlıklar seçeneği seçilerek hücre biçimlendirme penceresi kenarlık sekmesinden kenar efektleri ilgili daha fazla düzenleme yapılabilir (Resim 4.37). Resim 4.37: Hücreleri Biçimlendir/Kenarlık etkinlik Etkinlikler dosyasında sınıfınıza ait sınıf nöbet listesi hazırlayınız. Listede öğrendiğiniz hizalama ve kenar efektleri seçeneklerini kullanınız. 119

21 4. YAZIM KONTROLÜ Excel de yazım kontrolü Gözden Geçir sekmesinde yazım grubunda Yazım ve Dilbilgisi düğmesi kullanılarak yapılır. Yazım ve dilbilgisi kontrolü klavyeden F7 tuşu kullanılarak da yapılır. 5. BELGE YAPISI a. Sayfa yapısının düzenlenmesi: Excel de sayfa yapısı ile ilgili düzenlemeler Sayfa Düzeni sekmesinde Sayfa Yapısı grubundan yapılır. Sayfa yapısı grubunda Kenar Boşlukları, Yönlendirme, Yazdırma Alanı, Kesme, Arka Plan ve Başlıkları Yazdır la ilgili düzenlemeler yapılır (Resim 4.38). Resim 4.38: Sayfa yapısı b. Sayfa başlığı ve altlığı ekleme: Excel de sayfa başlığı ve altlığı eklemek için Ekle sekmesi metin grubunda Üstbilgi ve Altbilgi düğmesi kullanılır. Üstbilgi, altbilgi düğmesi tıklandığında tasarım sekmesi açılır ve sayfa başlığı ve altlığı ile ilgili düzenlemeler bu sekme içersinde bulunan düğmelerle yapılır (Resim 4.39). Resim 4.39: Sayfa başlığı ve altlığı 6. YAZDIRMA Excel de yazdırmanın yanı sıra yazdırma alanı belirleme işlemi de yapılabilmektedir. Yazdırma alanı belirleme işlemi ile sayfanın istenilen bölümü yazdırılabilmektedir. a. Temel yazdırma seçenekleri: Excel de yazdırma seçeneklerini görmek için Ofis düğmesinden Yazdır seçeneği seçilir. Yazdır penceresi ofis programlarında birbirine benzerdir. Excel Yazdır penceresinde Excel e has seçenekler olarak yazdırılacak alan bölümü bulunmaktadır. Yazdırılacak alan bölümü seçilen alan, geçerli sayfalar ve tüm çalışma kitabı yazdırılabilir (Resim 4.40). Resim 4.40:Yazdırma seçenekleri ek bilgi Yazdırma seçenekleri penceresini açmak için Ctrl+P kısayolu da kullanılabilir. 120