V R X SES KAYIT YAZILIMI Kullanım Klavuzu (Version: 1.4 r1)

Transkript

1 V R X SES KAYIT YAZILIMI Kullanım Klavuzu (Version: 1.4 r1)

2 VRX SES KAYIT YAZILIMI HAKKINDA...1 NELER YAPILABİLİR...2 ÖNEMLİ UYARILAR...3 YASAL UYARI...3 GÜVENLİK UYARISI...3 GEREKLİ BİLGİSAYAR DONANIMI...3 VRX YAZILIMININ KULLANIMI...4 KULLANICI ARAYÜZÜNÜN AÇILMASI...4 KULLANICI ŞİFRESİNİN DEĞİŞTİRİLMESİ...5 KANALLARIN İZLENMESİ...6 CANLI DİNLEME...6 TELESEKRETER...7 MANUEL KAYIT...7 RAPORLAMA VE KAYIT DİNLEME...8 RAPORUN SAKLANMASI...11 AYRINTILI ARAMA...11 KAYIT DİNLEME...11 KAYIT SİLME...12 KAYITLARIN SAKLANMASI...12 TELEFON REHBERİ...13 KAYITLARDA DEĞİŞİKLİK YAPILMASI...13 YENİ NUMARA EKLENİP SİLİNMESİ...14 İSİM EKLENİP SİLİNMESİ...14 LİSTENİN DARALTILMASI...14 BİRDEN FAZLA CİHAZIN TEK EKRANDAN İZLENMESİ...15 ALARM BİLDİRİMİ...15 AYARLARIN YAPILMASI...17 GENEL AYARLAR...17 SAKLAMA AYARLARI...18 AĞ DESTEĞİ AYARLARI...19 E-POSTA AYARLARI...20 SUNUCU KONTROLU...20 ÇALIŞMA MODU...20 KANAL AYARLARI...21 KULLANICI PROFİLLERİ...25 KULLANICI AYARLARI...26

3 E-POSTA KURALLARI:...28 E-POSTA NIN KAYITTAN SONRA YOLLANMASI...29 E-POSTANIN PLANA GÖRE YOLLANMASI...31 ALARMLAR...34 ANONS KARTI KULLANIMI...35 UYARI ANONSU:...35 TELESEKRETER:...35 AYARLAR:...35 MESAJ KAYIT EDİLMESİ:...36 YEDEKLEME YAZILIMININ KULLANIMI...36 KULLANICI ARAYÜZÜ...36 YENİ GÖREV TANIMLAMA...39 İPUÇLARI...44 ÇOKLU SEÇİM...44 BİLGİ DOSYASI (LOG FILE)...44 CEVAPSIZ ÇAĞRILAR:...44 SORUN GİDERME...45 ŞİFREMİ UNUTTUM...45 CİHAZLA BİLGİSAYAR HABERLEŞEMİYOR...45 CİHAZ VE BİLGİSAYARIN BAĞLANTISI KESİLİYOR...45 İSTEMCİ AÇILIRKEN BAĞLANTI BAŞARISIZ...46 KAYITLAR GÖRÜLMÜYOR...46 YAPILAN KAYITTA GÜRÜLTÜ VAR...46 ARAYAN NUMARA GÖRÜLMÜYOR...46 KAPASİTE DEĞİŞTİKTEN SONRA AĞ ERİŞİMİ KESİLDİ...47 WIN98 İŞLETİM SİSTEMİNDE ÇALIŞMIYOR...47 KANALLAR GÖRÜLMÜYOR...47 AĞ ÜZERİNDEN ERİŞİLEMİYOR...47 MP3 KAYIT YAPILAMIYOR...47 HATTA KONUŞMA OLDUĞU HALDE KAYIT ETMİYOR...48 KAYITTA KESİNTİLER OLUYOR...48 BAŞKA BİLGİSAYARA YEDEKLEME YAPILAMIYOR...48 KAYIT ÖZELLİKLERİ...50

4 VRX SES KAYIT YAZILIMI HAKKINDA VRX ses kayıt yazılımı, VR-2, VR-4, VR-8 ve VR-32 model ses kayıt cihazları ile birlikte çalışmak üzere geliştirilmiştir. Cihazlarda sayısallaştırılan ses sinyalleri USB bağlantısı üzerinden bilgisayara aktarılır ve VRX yazılımı ile işlenerek sabit diske kayıt edilir. Bu kitapçıkta VRX Ses Kayıt Yazılımının kullanımı ayrıntılı olarak resim ve örneklerle açıklanmıştır. Donanım ve yazılım kurulumu ile ilgili bilgiler donanımla birlikte sağlanmaktadır. Donanım ve yazılımla ilgili güncellemeler sitesinden takip edilebilr. VRX Ses Kayıt Yazılımı bir bilgisayara 4 cihazın bağlanabilmesine olanak verir. Aynı bilgisayara VR serisi farklı model cihazlar da bağlanabilir. Eğer yazılımın kurulduğu bilgisayar bir ağa bağlı ise aynı ağ üzerindeki diğer bilgisayarlardan da VRX e erişilerek bütün özellikleri kullanılabilir. Ağ desteği isteğe bağlı bir özelliktir ve standart ürünler ağ desteği vermeden çalışacak şekilde satılır. Kurulum sırasında veya daha sonra satıcınızdan ağ parolası satın alarak VRX i ağdaki diğer bilgisayarların erişimine açabilirsiniz. Ağ parolasının nasıl kullanılacağı Sistem Ayarları bölümünde açıklanmıştır. Eğer ürünü ağ erişim lisansı ile birlikte satın almışsanız herhangi bir ayarlama yapmadan Internet-İntranet üzerinden de kullanabilirsiniz. Ağ parolası gerektirmeden ağ desteği verecek şekilde satılan ürünler ambalajlarında ve cihaz kutusu üzerinde belirtilmiştir. UYARI: Ses kayıt cihazını kurmadan önce bu doküman dikkatlice okunmalıdır. Kullanım sırasında ortaya çıkabilecek sorunlar ve ihtiyaçlar için önce kitapçığa başvurulmalı, aranan cevap bulunamazsa yardım için ürünün satın alındığı firma aranmalıdır. NOT: Bu kitapçık VRX yazılımının 1.4 versiyonuna uygun olarak hazırlanmıştır. Farklı bir yazılım versiyonu kullanıyorsanız doğru dokümanı Teknikom web sitesinden indirebilirsiniz. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 1 / 50

5 NELER YAPILABİLİR İhtiyaca göre bilgisayarınıza bağlı cihaz sayısını 4 e kadar, hat kapasitesini 80 e kadar arttırabilirsiniz. Eski kayıtları, seçilen hatlara, tarih ve saat aralığına, kayıt süresine, görüşülen numaraya, aramanın yönüne, telefon rehberindeki isme, eklediğiniz açıklamaya göre arayabilirsiniz. Program, kullanıcı arayüzü açık olmadan gizli olarak çalışır. İstediğiniz zaman arayüzü açabilirsiniz. Yetkisiz kişilerin kayıtları dinlemesini ve yazılım ayarlarına erişimini şifre ile engelleyebilirsiniz. İstenilen sayıda ve farklı yetkilerde kullanıcılar tanımlayabilirsiniz. Hat bazında isteğe bağlı kayıt özelliğini kullanarak yalnız gerekli konuşmaları kayıt edebilirsiniz. İsteğe bağlı kayıt etmeme özelliği ile özel görüşmelerinizin kayıta geçmesini engelleyebilirsiniz. Devam etmekte olan bir görüşmeyi canlı olarak izleyebilirsiniz. İsteğe bağlı ağ desteği ile; o Bütün ayarlara uzaktan erişebilir, o o Uzaktan canlı izleme yapabilir, İnternet e açık olan sistemlerde tüm özellikleri İnternet üzerinden de kullanabilirsiniz. MP3 de dahil olmak üzere değişik sıkıştırma seçeneklerini kullanabilirsiniz. Geniş E-posta seçenekleri ile; o o o o o Sistemde oluşacak alarmları programlı adreslere iletilir. Değişik kurallar tanımlanabilir. Kural gerçekleşirse programlı adreslere e-posta yollanır. Örneğin belli numaranın aranması, son haftanın konuşmaları gibi. Her kural için farklı adres seçilebilir. Birden fazla adres de seçilebilir. Görüşme bilgileri kayıt tamamlanınca ses dosyası eklenerek veya eklenmeden yollanabilir. Kayıt bilgileri istenen zamanlarda topluca (ses dosyası eklenmeden) yollanabilir. Otomatik yedekleme programı ile farklı klasöre, farklı bilgisayara veya CD/DVD ye önceden programlanan zamanlarda yedekleme yapabilirsiniz. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 2 / 50

6 İsteğe bağlı Anons Kartı ile gelen aramalar cevaplandığında uyarı anonsu dinletebilir, istediğiniz hatlar için telesekreter özelliğini kullanabilirsiniz. Manuel kayıt özelliği ile kaydı istediğiniz anda başlatıp bitirebilirsiniz. ÖNEMLİ UYARILAR YASAL UYARI Telefon konuşmalarının dinlenmesi ve kayıt edilmesi yasalar gereğince izine bağlıdır. Bu konudaki yasal sorumluluk, cihazı kullanan kişinin (veya kurumun) olacaktır. Sistemde kayıttaki hatlara BİP sesi ekleme özelliği vardır. Bu özelliğin iptal edilmemesi tavsiye edilir. İlave olarak aramaların cevaplandığı anda uyarı anonsu verilmesi istenirse isteğe bağlı anons kartlı cihaz kullanılması gerekir. GÜVENLİK UYARISI VRX kayıt cihazının kurulacağı bilgisayar bir yerel ağa bağlı ise diğer kullanıcıların program ve arşiv dizinlerine erişiminin önlenmesi veya izin verilmesi, işletim sisteminin güvenlik ayarları ile sağlanır. GEREKLİ BİLGİSAYAR DONANIMI İŞLEMCİ: 8 kanallı sistemlere kadar Pentium-III 450MHz veya daha iyi. Daha çok kanallı sistemlerde ise Pentium-IV 1.5GHz veya daha iyi. BELLEK: 20 kanallı sistemlere kadar en az 256MB, daha yüksek kapasiteli sistemlerde en az 1GB. USB BAĞLANTI NOKTASI: 1.1 veya 2.0 İŞLETİM SİSTEMİ: Windows98, ME, XP, XP Pro, Windows2000 veya Server2003. DİSK KAPASİTESİ: Program için 8MB boş alan gerekir. Kayıtlar için gereken alan kullanıma göre değişebilir. Seçilen sıkıştırma biçimine göre 1GB lık alanda 35 saat ila 280 saat arasında değişen sürelerde kayıt saklanabilir. YEDEKLEME: CD yazıcı veya benzeri bir yedekleme ünitesi olmalıdır. Eğer bilgisayar bir ağa bağlı ise yedekleme ağ üzerindeki başka bir bilgisayarda da yapılabilir. Bu işlem için ağ parolası alınmasına gerek yoktur. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 3 / 50

7 VRX YAZILIMININ KULLANIMI VRX yazılımı, SUNUCU ve İSTEMCİ olmak üzere iki kısımdan oluşur. Sunucu, arka planda görünmeden çalışan ve kullanıcı arayüzü olmayan bir programdır. Sistemdeki tüm işlemleri yürüten bu programdır. Sunucu bilgisayarın her açılışında otomatik olarak çalışır ve kayıtları yapar. İstemci ise kayıt dinleme denetim ve yönetim gibi işlemlerin yapılması için kullanıcıların sunucu ile iletişimini sağlayan arayüz programıdır. Bu arayüz açılmasa da kayıtlar yapılmaya devam eder. KULLANICI ARAYÜZÜNÜN AÇILMASI Masaüstündeki kısayol tıklanarak istemci programı çalıştırıldığında aşağıdaki pencere açılır. İstemciyi çalıştırmadan önce sunucu çalışıyor olmalıdır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 4 / 50

8 NOT: Aynı anda birden çok program açılabilir. Bu sayede birçok fonksiyonu sayfalar arasında dolaşmadan, daha hızlı yapabilirsiniz. Örneğin; açılan programların birisinden kanal durumlarını izlerken diğerinden eski kayıtları araştırabilirsiniz. Yönetici şifresi tanımlandıktan sonra istemci açılırken önce yanda görülen Sisteme Giriş penceresi açılır. Bu pencereye kullanıcı adı ve şifresi girildikten sonra kullanıcının yetkisi olan sayfaları gösteren kullanıcı penceresi açılır. Program dört sayfadan oluşur: 1. İzleme: Kanalların o anki durumları görülür ve canlı dinleme yapılabilir. 2. Raporlar: Daha önce yapılmış olan kayıtların araştırılması, dinlenmesi, silinmesi gibi işlemler yapılır. 3. Rehber: Telefon rehberi düzenlenir. 4. Ayarlar: Genel ayarlar, hat parametreleri ve kullanıcı ayarları yapılır. KULLANICI ŞİFRESİNİN DEĞİŞTİRİLMESİ Kullanıcılar kendi oturumlarını açtıklarında. Seçenekler menüsünden Şifre Değiştir seçeneğini seçip ekrana gelen aşağıdaki pencereyi kullanarak eski şifrelerini değiştirebilirler. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 5 / 50

9 KANALLARIN İZLENMESİ Kanal durumlarını görmek ve canlı dinleme yapmak için, program penceresinin solundaki İzleme etiketini seçerek izleme sayfasını açın. Kanal üzerinde konuşma başladığı zaman kanal isminin yanında kırmızı renkli bir ikon belirir. Eğer o kanal kayıt edilmeyecek biçimde ayarlanmışsa ikonun rengi yeşildir. Kanal kayıt edilmiyor olsa bile canlı dinleme yapılabilir. CANLI DİNLEME Bir kanalın o andaki konuşmasını dinlemek için konuşma sırasında ilgili kanal isminin karşısında bulunan yuvarlak ikona tıklayın. Dinleme sırasında ikon içeriye gömülü olarak görülür. Dinlemeyi bitirmek için yine aynı ikona basın. Bir kanalı dinlemekte iken başka bir kanalın ikonuna basarsanız yeni seçtiğiniz kanalı dinlemeye başlarsınız. Bir kanalı dinlemekte iken konuşma sona erse bile tekrar konuşmaya başladığında dinleme devam eder. NOT: Eğer sıkıştırma biçimi olarak MP3 seçilirse canlı izleme yapılamaz. İZLEME sayfasındaki kolonların anlamları şöyledir: Kanal: İlgili kanalın ismi. Başlama Saati: Konuşmanın başladığı saat. Kanal ve Başlama Saati kolonlarının arasında kayıt durumunu gösteren ikon bulunur. Süre: Kayıtın başlamasından itibaren geçen süre. Numara: Arayan veya aranan kişinin telefon numarası. Dışarı doğru yapılan aramalarda telefon numarasının başında + işareti, dışarıdan gelen aramalarda ise numaranın başında ve sonunda - işareti bulunur. İsim: Aranan veya arayan numara telefon rehberinde kayıtlı ise bu kolonda kayıtlı isim görülür. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 6 / 50

10 TELESEKRETER Kullanıcılar, yetkileri 3 veya 4 olan hatların kanal menüsünde Telesekreter satırını tıklayarak etkinleştirebilirler. Telesekreter etkin olan hatlar kanal menüsünde Telesekreter yazısının kenarına işaret konarak belirtilir. Kanal menüsü, ilgili kanal üzerine sağ tıklanarak açılır. Ayrıca sistem yöneticisi (kullanıcı adı: admin) Ayarlar/Kanallar penceresinden de telesekreter özelliğini açıp kapatabilir. Not: Telesekreter özelliği yalnız anons kartı (isteğe bağlı) takılı olan cihazlarda kullanılabilir. MANUEL KAYIT Kanal menüsünde Manuel kayıt satırı tıklanarak manuel kayıt başlatılıp bitirilir. Bir kanalda manuel kayıt yapabilmek için o kanalın kayıt başlatma yöntemi Ses Seviyesine Göre olarak seçilmiş olmalıdır. Manuel kayıt devam etmekte olan hatlar kanal menüsünde Manuel kayıt yazısının yanına konan işaretle belirtilir. Telesekreter, Manuel kayıt ve diğer özelliklerinin öğrenilebilmesi için kanalın üzerine bir kez sol tıklandığında şekilde görüldüğü gibi bir bilgi penceresi açılır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 7 / 50

11 RAPORLAMA VE KAYIT DİNLEME Eski kayıtları araştırmak, dinlemek, not eklemek ve silmek gibi işlemler için program penceresinin solundaki sekmelerden Raporlar etiketli olanını seçerek raporlama sayfasını açın. Açılan sayfanın sağ üst tarafındaki Dinleme butonu ile kayıt dinleme kontrollerini, Ayrıntı butonu ile ayrıntılı raporlama için gerekli alanları açabilirsiniz. Kanal Seçimi: Sayfanın sol üst tarafındaki listeden kayıtlarını görmek istediğiniz kanal isimlerini seçerek raporlama yaptırabilirsiniz (çoklu seçim de yapılabilir). Kanal penceresinin alt tarafında Aktif Olmayanlar seçeneğini seçerseniz, listede bilgisayara artık bağlı olmayan cihazların kanalları da yer alır. Telefon Numarasına Göre Arama: Belli bir telefon numarası ile yapılan görüşmeleri raporlamak için Numara/İsim alanına kayıtlarını görmek istediğiniz telefon numarasını yazın. Birden fazla telefon numarasını virgül ile ayırarak yazabilirsiniz. Numaranın bir kısmı girilirse içinde o numara bulunan bütün aramalar raporlanır. Belli bir numara ile başlayan aramaları listelemek için numaranın yeterli kısmı yazıldıktan sonra x konmalıdır. Cevapsız Çağrıların Tespiti: Cevapsız çağrıların numaralarının başına # işareti eklenir. Gelen çağrılardan cevaplanmayanların bulunabilmesi için Numara/İsim alanına #x yazılarak arama yapılmalıdır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 8 / 50

12 NOT: Bu özellik seri numarası 2x-xxxx olan cihazlarda kullanılabilir. Rehberdeki İsme Göre Arama: Numara/İsim alanına rehberde kayıtlı bir isimi girerek o isme ait numaralar ile yapılan görüşmeleri raporlayabilirsiniz. Birden fazla isimi virgül ile ayırarak yazabilirsiniz. İsimin bir kısmı girilirse içinde yazılan harflerin olduğu bütün isimlere ait numaralar ile yapılan görüşmeler raporlanır. Zaman Aralığı Seçimi: Bugün/Dün/Son Hafta/Son Ay şeklinde yapılır. Aramanın Yönünün Seçimi: Gelen Aramalar ve Giden Aramalar kutularını işaretleyerek yalnız gelen, yalnız giden veya gelen ve giden aramaları raporlayabilirsiniz. Arama kriterlerinizi belirledikten sonra Ara butonuna basarak raporları görüntüleyebilirsiniz. Ara butonunun yanındaki ufak buton ile arama kriterlerini silerek başlangıç kriterlerine dönebilirsiniz. Şekilde NOT-1 ile işaretlenmiş olan kutuya rapor penceresinde bir defada listelenecek kayıt sayısını girebilirsiniz. Toplam Konuşma Süresinin İzlenmesi: Şekilde NOT-2 ile gösterilen alanda, raporlanmış kayıtların toplam konuşma süresi ve kayıt başına düşen ortalama görüşme süresi istatistiksel olarak verilir. Raporlamanın sonucu aşağıdaki gibi görülür. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 9 / 50

13 Bulunan görüşme sayısı tek sayfaya sığmazsa sayfa atlama çubuğu belirir. Sayfa atlatma butonlarının yanında, bulunan toplam kayıt sayısı gösterilir. Butonların anlamları şöyledir: > Bir sonraki sayfaya, < Bir önceki sayfaya, > Son sayfaya, < İlk sayfaya. Raporlardaki kolonların anlamları şöyledir: Kanal İsmi: İlgili kanalın ismi. Dosya: Kayıt edilmiş ses dosyasının numarası. Telefon Numarası: Arayan (-), ya da aranan (+) telefon numarası. Başlangıç: Konuşmaya başlama zamanı. Süre: Konuşmanın süresi. Rehberdeki İsim: Arayan ya da aranan kişinin rehberdeki ismi. Not: Rapor alındıktan sonra bu alana tıklayarak not ekleyebilirsiniz. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 10 / 50

14 RAPORUN SAKLANMASI Raporu oluşturduktan sonra saklamak için Kaydet butonu kullanılır. Bu butona basıldıktan sonra seçilen konuma ekrandaki rapor CSV dosyası olarak kaydedilir. Raporun ekranda görülmeyen kısımları da dosyada saklanır. AYRINTILI ARAMA Raporlar sayfası içerisinde Ayrıntı butonuna basarak daha ayrıntılı arama yapmak için gerekli alanlar açılır. Bu seçenekleri kullanarak belli tarih ve saat aralığındaki kayıtları, görüşme süresi belli süreden az veya çok olan kayıtları raporlayabilirsiniz. Daha önceden eklenmiş bir nota göre raporlama yapmak için ise Not alanına aramak istediğiniz notu girip raporlama yapabilirsiniz. KAYIT DİNLEME Kayıt dinlemek için üç farklı yol vardır. 1- Kayıt satırını fare ile çift tıklayarak, 2- Kayıt satırının en sağındaki mavi butona basarak, 3- Fare ile tek tıklayarak seçtikten sonra dinleme penceresinde siyah renkli çalma butonuna basarak. Kayıt dinleme sırasında Ses çubuğunu kullanarak sesi kısıp açabilir, hoparlör butonuna basarak tamamen kapatabilirsiniz. Konum çubuğunu kullanarak kaydın istediğiniz bölümünü dinleyebilirsiniz. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 11 / 50

15 Ses ayar çubuğuna sağ tıklayarak çıkan menüden ses kartınızın, ayarlamak istediğiniz kanalını seçebilirsiniz. NOT: Eğer sıkıştırma biçimi olarak MP3 seçilmişse çok kullanıcılı uygulamalarda aynı anda yalnız bir kullanıcı kayıt dinleyebilir. KAYIT SİLME İlgili kayıt üzerine sağ tıklanırsa, yandaki pencere açılır. Bu penceredeki seçeneklere tıklayarak kaydı dinleyebilir, telefon numarasını Rehbere ekleyebilir, kaydı silebilir, yapılmış olan görüşmeyi belirlenen e-posta adresine yollayabilir ya da ayrı bir dosya olarak kayıt edebilirsiniz. NOT: Yapılan görüşmeyi e-posta olarak göndermek için Ayarlar penceresinde SMTP ayarlarının yapılmış olması gerekir. KAYITLARIN SAKLANMASI Rapor oluşturulduktan sonra seçilen kayıtları arşivin dışında bir yere kopyalamak için seçilmiş olan kayıtlardan birinin üzerine sağ tıklayın ve çıkan menüde Farklı kaydet seçeneğini seçin. Bundan seçtiğiniz dosyaları belirleyeceğiniz konuma kaydedebilirsiniz. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 12 / 50

16 TELEFON REHBERİ Telefon rehberine kayıt eklemek, silmek veya değişiklik yapmak için program penceresinin solundaki sekmelerden Rehber etiketli olanını seçerek raporlama sayfasını açın. Rehbere isimler eklenirken her isim için bir veya daha fazla telefon numarası kayıt edilebilir. Rehberdeki isimler kullanım sırasında, örneğin raporlarda ve izleme penceresinde, arayan ve aranan numaralarla eşleşmeleri durumunda ekranda gösterilir. KAYITLARDA DEĞİŞİKLİK YAPILMASI Rehber kayıtları Filtre butonunun altında listelenir. Bir kaydı değiştirmek için, önce fare ile seçin. Seçilen kayıt ile ilgili ayrıntılar, sağ tarafta, Kayıt Bilgileri başlığı altındaki kısımda görülecektir. İsim alanında yer alan rehber ismi üzerinde değişiklik yapılabilir. Telefon numarası, alt tarafta yer alan listede ilgili satır seçilerek değiştirilebilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 13 / 50

17 YENİ NUMARA EKLENİP SİLİNMESİ Seçili isme yeni telefon numarası eklemek için Kayıt Bilgileri bölümündeki Yeni butonuna basın ve ortaya çıkan kutuya telefon numarasını girin ve Güncelle butonuna basarak kaydedin. Birden fazla numara girmek için bu işlemi tekrarlayın. Bir numarayı silmek için telefon numaralarının yer aldığı bölümden silmek istediğiniz numarayı fare ile seçin ve Sil butonuna basın. Yapılan değişiklikleri kaydetmek için Güncelle, vazgeçmek için İptal butonuna basın. İSİM EKLENİP SİLİNMESİ Yeni bir kayıt eklemek için pencerenin en altında yer alan Yeni Kayıt Ekle butonuna basın. Bu anda Kayıt Bilgileri başlığı kısmındaki kutular tamamen silinecektir, bu kutulara yeni kaydınızı girdikten sonra Güncelle butonuna basarak yeni kaydınızı ekleyin. Rehberdeki bir kaydı silmek için ismi tıklayarak seçin (çoklu seçim de yapılabilir). Seçim işlemi tamamlandıktan sonra Kaydı Sil butonuna basın. Ekrana çıkacak mesaj kutusunda kaydı silmek istiyorsanız Evet, istemiyorsanız Hayır butonuna basın. Yeni telefon numarası eklemek için Yeni butonuna basın ve çıkan kutuya telefon numarasını yazın. Kaydı telefon rehberine eklemek için Ekle butonuna basın veya kayıttan vazgeçmek için İptal butonuna basın. LİSTENİN DARALTILMASI Filtre butonu rehberde kayıtlı isimleri listelerken seçimi daraltmak için kullanılır. Bunun için Filtre butonunun solundaki yazı kutusuna bulmak istediğiniz ismi veya numarayı yazın ve Filtre butonuna basın. Örneğin TE veya te yazılırsa Teknikom, Telefoncu, Ayten gibi içinde bu harfler geçen kayıtlar listelenir. Filtre butonunun yanındaki küçük butona basılırsa, kutuya girilen yazı silinir ve rehberdeki tüm kayıtlar listelenir. Eğer içinde belli bir numara geçen rehber kayıtlarının aranması istenirse filtre bölümüne numaranın gerekli kısmı yazılır. Örneğin 05 yazıldıktan sonra Filtrele butonuna basılırsa içinde 05 geçen tüm numaralar listelenir. Belli bir numara ile başlayan kayıtların aranması için numaranın VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 14 / 50

18 yeterli kısmından sonra x yazılmalıdır. Örneğin 05x yazıldıktan sonra Filtrele butonuna basılırsa yalnızca 05 ile başlayan kayıtlar gösterilir. BİRDEN FAZLA CİHAZIN TEK EKRANDAN İZLENMESİ Bilgisayarınızda çalışmakta olan VRX yazılımı ile aynı ağ üzerindeki birden çok sunucuya aynı anda bağlanmanız mümkündür. Bunun için bağlanılacak bilgisayarda VRX sunucusunun çalışıyor olması ve ağ desteğinin açık olması gerekir. Birden çok sunucuya bağlanmak için, ana pencerenin üst tarafındaki Adres kutusuna bağlanmak istediğiniz bilgisayarın IP adresini veya ağ üzerindeki ismini yazın ve Bağlan butonuna basın. Bu anda yeni bir sekme açılır ve aşağıdaki şekildeki gibi bağlanılan sunucunun bilgileri görülür. Eğer bağlanılan bilgisayarda yönetici şifresi tanımlı ise bağlanmadan önce Sisteme Giriş penceresi açılıp kullanıcı adı ve şifresinin girilmesi istenir. Aynı şekilde başka sunuculara da bağlanabilirsiniz. Ana pencerenin üst tarafındaki sunucu sekmelerini seçerek sunucular arasında geçiş yapabilirsiniz. Bir sunucu ile bağlantıyı kesmek için o sunucuya ait sekmeyi seçin ve Dosya menüsünden Kapat a basın. Ya da sunucu ismi üzerine sağ tıklayınca açılan menüden Kapat ı seçin NOT: Bir bilgisayardaki kayıtlara internet üzerinden ulaşabilmeniz için o bilgisayarın internete bağlı olması, IP numarasının bilinmesi ve ağ parolasının girilmiş olması gerekir. Ayrıntılı bilgi için bilgisayar firmanız ile görüşün. ALARM BİLDİRİMİ Sistemde oluşabilecek hatalı durumlar programlı adrese bildirilir. Bunun için sistem E-posta ayarlarının doğru yapılmış olması gerekir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 15 / 50

19 Şu durumlar için alarm bildirimi yapılır: Programın ilk açılışı: Bilgisayarın ilk açılışında veya kullanıcı tarafından kapatılıp tekrar çalıştırıldığında. Bilgisayar bağlantısının kesilmesi: USB kablosunun çıkması veya bir nedenle bilgisayar ile cihaz arasında veri alışverişinin kesintiye uğraması durumudur. Sabit diskin dolması: Bilgisayarın sabit diskinde kalan boş alanın 1GB ın altına düşmesi durumu. NOT: Bu değeri değiştirilmek için...\vrx dizinindeki VRX.INI dosyası içindeki MinDiskSpace= satırına megabyte cinsinden izin verilen en az disk alanı değeri girilebilir. Hat kopması: Kayıt yapması ayarlardan engellenmemiş bir hattın kopması veya hat kablosunun kayıt cihazı ile bağlantısının kesilmesi durumudur. NOT: Bu alarm, seri numarası 2X-XXXX şeklindeki cihazlarda üretilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 16 / 50

20 AYARLARIN YAPILMASI Sistemde çalışma parametrelerini düzenlemek için program penceresinin solundaki sekmelerden Ayarlar etiketli olanını seçerek ayarların yapıldığı sayfayı açın (bu sayfa yalnız sistem yöneticisi tarafından açılabilir). GENEL AYARLAR Sistemin genel ayarlarının yapılabilmesi için, sayfanın üst tarafındaki Genel sekmesini seçtiğinizde aşağıdaki pencere açılır. Bu sayfada yapılan ayarlar, sayfanın en altındaki Kaydet butonuna basılmadan başka sayfaya geçilirse kaybolur. Bu pencerede Saklama, E-posta ayarları, Ağ Desteği ve Sunucu Kontrolu olmak üzere dört bölüm bulunmaktadır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 17 / 50

21 SAKLAMA AYARLARI Sunucu ismi alanına bu sunucuya verilecek isim girilir. Ağ üzerindeki farklı sunucuların bir merkezden izlenmesi durumunda ekranda her sunucuya ait sekmenin üzerinde bu isimler görülür. Sistem Dizini alanına verinin saklandığı dizin girilir. Sistem dizini ancak bilgisayara bağlı kayıt cihazı olmaması durumunda değiştirilebilir. Daha çok yedeklenmiş kayıtların dinlenilmesi amacıyla kullanılır. Sistem dizini değiştirildikten sonra sunucunun, Sunucu Kontrolü kısmındaki Yeniden başlat butonu ile yeniden başlatılması gerekir. Sıkıştırma Biçimi alanının yanındaki butona tıklanınca aşağıdaki pencere görülür; Bu pencere yardımı ile sıkıştırma algoritması seçilir. Biçim kısmında sıkıştırma algoritması, Özellikler kısmında da seçilen algoritmanın parametreleri belirlenir. Sürücü kısmında seçilen algoritmanın kullandığı codec görülür. Seçimler tamamlandıktan sonra Tamam butonuna basılarak yeni ayarlar saklanır. İptal butonuna basılırsa yapılan değişiklikler kayıt edilmeden pencere kapatılır. Önerilen Biçim: DSP-Group True Speech, Önerilen Özellik: 8,000 khz; 1 Bit; Mono Ses kalitesinin önemli olduğu durumlarda sıkıştırma yapılmaması için şu seçimler yapılmalıdır: Biçim: CCITT A-law Özellik: 8,000 khz; 8-bit; Mono NOT: Biçim olarak MP3 seçilmiş ise Özellik olarak 8000 Hz, 8Kbps ABR, MONO seçeneği seçilmelidir. Aksi taktirde düzgün kayıt yapılamayabilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 18 / 50

22 NOT: Eğer sıkıştırma biçimi olarak MP3 seçilmişse canlı izleme yapılamaz ve çok kullanıcılı uygulamalarda aynı anda yalnız bir kullanıcı kayıt dinleyebilir. Kayıt Saklama Süresi alanına kayıtların saklanma süresi gün olarak yazılır. Ses dosyaları kaydedildikleri tarihten itibaren yazılı olan gün kadar saklandıktan sonra silinir. 0 girilirse kayıtlar hiç silinmezler. En kısa kayıt alanına sistemin kaydını saklayacağı en kısa konuşma süresi girilir. Bu süreden kısa olan konuşmalara kayıt numarası verilmez ve diskte saklanmadan silinirler. BİP Aralığı alanına kayıt edilmekte olan hatlara verilen BİP sesinin periyodu saniye cinsinden girilir. Belirlenen süre tüm kanallar için aynıdır, ancak hangi hatlara uyarı sesi verileceği kanal ayarlarında belirlenir. Yapılan ayarların geçerli olması için Kaydet butonuna basılarak saklanmalıdır. AĞ DESTEĞİ AYARLARI Bu bölümde bilgisayara bağlı cihazların kapasiteleri ve ağ desteği ile ilgili bilgilerin görüldüğü 4 kolon bulunur. Birinci kolonda bilgisayara bağlı cihazların seri numaraları görülür. İkinci kolon Ağ Parolası içindir. Hangi cihazlara bağlı hatların ağ üzerinden erişilebilir olması isteniyorsa o cihazların seri numarasının karşısındaki alana ağ parolaları girilmelidir. Ağ parolası almak için satıcı firmaya cihazın seri numarası ile başvurabilirsiniz. Cihazın ağ desteği verip vermediği Durum kolonunda veya X işareti ile belirtilir. Doğrudan ağ desteği veren ürünlerde ağ parolası girilmesine gerek yoktur. Dördüncü kolonda ise cihazın kaç hat kapasiteli olduğu görülür. Yapılan ayarlar Kaydet butonuna basılarak saklanmalıdır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 19 / 50

23 E-POSTA AYARLARI Bu ayar grubunda VRX in e-posta göndereceği zaman kullanacağı hesabın ayarları yapılır. Bu ayar grubundaki tüm alanlar örnekte görüldüğü gibi doldurulmalıdır. Alarm Bildirim Adresi alanına bir sistem hatasının meydana gelmesi durumunda mesaj yollanacak yetkili kişinin e-posta adresi yazın. Bu alana, ile ayrılarak birden fazla adres girilebilir. Host alanına, kullandığınız posta sunucusunun tam adı girilmelidir. Port alanına, kullanılan bilgisayarın e-posta yollarken kullanacağı port numarası girilir. Normal olarak 25 kullanılır. Kullanıcı ve Şifre alanlarına ise hangi kullanıcı hesabından e-posta yollanacaksa o kullanıcının adı ve şifresi girilir. Eğer kullanılan posta sunucusu gerektiriyorsa Gerekli kutusu da işaretlenmelidir. Kimlik Doğrulaması Alanları doldurduktan sonra Test butonuna basıp deneme e-posta sı yollayarak ayarların doğruluğunu kontrol edebilirsiniz. Yapılan ayarlamaları saklamak için sayfanın en altındaki Kaydet butonuna basın. Kaydet butonuna basılmadan başka sayfa açarsanız yapılan değişiklikler kaybolur. Yapılan ayarlar Kaydet butonuna basılarak saklanmalıdır. SUNUCU KONTROLU Bu kısımda çalışmakta olan sunucunun yazılım versiyon numarası görülür. Bunun dışında bir de Yeniden başlat butonu bulunur. Yazılımın çalışması ile ilgili bir sorun tespit edilirse bu butona basılarak sunucu resetlenebilir. Sunucu resetlendikten sonra istemci yazılımının kapatılıp yeniden açılması gerekir. ÇALIŞMA MODU Bu alandaki kontrollar VR ses kayıt cihazına Anons kartı takılı iken etkindir. Anons kayıt edilmesi ve test edilmesi için kullanılır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 20 / 50

24 Normal: Yapılmış olan anonsların kullanımı için bu seçenek seçili olmalıdır. Uyarı Kayıt: Uyarı anonsu kaydetmek için bu seçenek seçilmelidir. Telesekreter Kayıt: Telesekreter anonsu kaydetmek için bu seçenek seçilmelidir. Telesekreter Zil Sayısı: Bu alana Telesekreter özelliğinin kullanıldığı hatlarda kaç çalmadan sonra telesekreterin hattı açacağı girilir. KANAL AYARLARI Kanal ayarlarını yapmak için, sayfanın üst tarafındaki Kanallar sekmesini açıp ayar yapılacak kanalı listeden seçtiğinizde aşağıdaki pencere açılır. Gerekli ayarlar yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basılarak son durum kayıt edilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 21 / 50

25 Kanallar ile ilgili ayarlamaların yapılabilmesi için en az bir kanalın seçili olması gerekir. Çoklu seçim de yapılabilir, ancak bu durumda kanal ismi değiştirilemez. Daha önce bilgisayara bağlanmış, ancak şu anda bağlı olmayan cihazların kanallarının da görülmesi ve ayarlarının yapılabilmesi için Aktif Olmayanlar kutusunu işaretleyin. NOT: Bilgisayarınıza takmış olduğunuz cihazınızı değiştirmeniz gerekirse, yeni takılan cihazın kanalları eski cihazınızın kanallarına atanmaz. Bu durumda eski cihazın kayıtları aktif olmayan kanallar listesine girer. Kanal Özellikleri bölümündeki seçenekleri kullanarak seçilmiş olan kanal veya kanallar ile ilgili tüm ayarları yapabilirsiniz. Kanal etiketinin karşısında kanalın fiziksel numarası görülür. İki kısımdan oluşan bu numara değiştirilemez ve silinemez. Numaranın soldaki kısmında kanalın bağlı olduğu cihazın seri numarası, sağdaki kısmında ise o cihazın kaçıncı kanalı olduğu bulunur. Kanal İsmi alanına o kanal için raporlarda ve izleme ekranında kullanılacak isim yazılır. Cihaz bilgisayara ilk bağlandığında burada kanalın fiziksel numarası bulunur. Birden fazla kanal için ayar yapılırken bu alana giriş yapılamaz. En Uzun Kayıt alanına dakika cinsinden izin verilen en uzun kayıt süresi girilir. Konuşmalar bu süreye ulaşınca kayıt yeni bir dosyada devam eder. Bölünmüş kayıtların her parçasının not kısmına ilk kaydın numarası ve bölüm otomatik olarak eklenir. ÖRNEK: En Uzun Kayıt: 5 dk, Konuşma Süresi: 22 dk ve Kaydedilen İlk Dosya: 663.wav olsun. 22 dakikalık konuşma 5 dosyaya ayrılır ve kayıtların not kısımlarına 663+0, 663+1, 663+2, ve şeklinde notlar kayıt edilir ve bunlar rapor alındığında görülür. Kayıt Sırasında BİP le seçeneği ile telefon hatlarına kayıt sırasında BİP sesi verilip verilmeyeceği belirlenir. Kutu işaretli ise, konuşma süresince hatta belli aralıklarla BİP sesi verilir. BİP sesinin sıklığı Genel bölümünde bütün kanallar için ortak olarak ayarlanabilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 22 / 50

26 UYARI: Konuşan kişilerin hattın kayıtta olduğunu anlamaları için eklenmiş olan BİP leme özelliğinin kaldırılması, cihazın kullanıcısını yasalar önünde sorumlu kılabilir. Uyarı Anonsu kutusu anons kartlı VR ses kayıt cihazlarında etkindir. Bu kutu işaretlendiğinde gelen çağrılar cevaplandığı anda önceden kayıt edilmiş olan anons her iki tarafa da dinletilir. Anons sırasında iki taraf birbiri ile konuşamaz. Telesekreter kutusu anons kartlı VR ses kayıt cihazlarında etkindir. Bu kutu işaretlendiğinde programlanan zil sayısından sonra hat otomatik açılır ve arayan kişinin mesaj bırakması sağlanır. Not: Telesekreter özelliği kullanıcılar tarafından yetkileri olan hatlar için izleme penceresinden de açılıp kapatılabilir. Otomatik Seviye Ayarı kutusu kayıt cihazının içindeki otomatik seviye ayar devresini aktif hale getirmeye yarar. Bu şekilde telefon görüşmelerinde iki tarafın ses seviyeleri arasında fark dengelenir. NOT: Bu özellik, seri numarası 2X-XXXX şeklindeki cihazlarda kullanılabilir. Diğer cihazlarda otomatik seviye ayarı hep aktiftir. Kaydetme kutusu işaretlenirse o kanal hiçbir zaman kayıt edilmez, ancak devam eden konuşmalar canlı olarak izlenebilir. NUMARA KONTROL ALANLARI: Çevrilirse Kaydet alanına girilecek olan numara, arayan veya aranan numaranın içinde yer alırsa görüşme kayıt edilir, aksi halde kayıt edilmez. Çevrilirse Kaydetme alanına girilecek olan numara, arayan veya aranan numaranın içinde yer alırsa görüşme kayıt edilmez, aksi halde kayıt edilir. Bu alan Çevrilirse Kaydet alanına göre önceliklidir. Yani aynı numara her iki alana da girilirse o numara ile yapılan görüşmeler kayıt edilmez. Numara kontrol alanlarına;, ile ayrılarak birden fazla numara girilebilir. Kontrol, ile ayrılmış her numara için gerçekleştirilir. Numaranın bir kısmı yazılması yeterli olabilir. Örneğin 05 yazılırsa içinde 05 geçen bütün aramalar seçilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 23 / 50

27 Numaranın sonuna x konarak o numara ile başlayan aramalar seçilir. Örneğin 05x yazılarak 05 ile başlayan bütün aramalar seçilir. Numaranın başına + veya yazılarak aramanın yönü belirtilebilir. Örneğin -05x yazılırsa 05 ile başlayan gelen aramalar seçilir. Kayıt Başlatma Yöntemi olarak Hat Durumuna Göre veya Ses Seviyesine Göre yöntemlerinden biri seçilir. Hat Durumuna Göre yöntemi telefon hatlarının kayıt edilmesi için kullanılır. Kayıt, ahizenin kaldırılması ile başlar, yerine konması ile biter. Hat açma gerilimi, telefon hattının açıldığının anlaşılması için belirlenen eşik gerilim seviyesidir. Hat açma gerilimi kutusuna 1 ile 4 arasında bir değer girilebilir. Hat açma gerilim seviyesi 18V ile 40V arasında dört seviyeden herhangi birisi olarak belirlenebilir. NOT: Bu özellik, seri numarası 2X-XXXX şeklindeki cihazlarda kullanılabilir. Ses Seviyesine Göre yönteminde ise kayıt, ses seviyesine göre başlar ve biter. Bu yöntem seçildiğinde aşağıdaki alanlar açılır. Ses Seviyesi bölümüne kaydı başlatıp bitirecek ses seviyesi girilir. Sessizlik Süresi alanına, sessizlik süresi girilir, bu süre sonunda sessizlik devam ediyorsa kayıt bitirilir. Bu yöntem telefon hattı dışındaki kaynaklardan kayıt yapılacağı zaman kullanılır. NOT: Manuel kayıt yapmak için kayıt başlama yöntemi olarak Ses seviyesine göre seçilmelidir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 24 / 50

28 KULLANICI PROFİLLERİ VRX yazılımında çeşitli yetkilere sahip kullanıcı profilleri oluşturulabilir. Bu profiller daha sonra sistemin kullanıcılarının tanımlanmasında kullanılırlar. Kullanıcı profilleri ile ilgili ayarların yapılabilmesi için, sayfanın üst tarafındaki Kullanıcı Profilleri sekmesini seçtiğinizde aşağıdaki pencere açılır. Kullanıcı Profil Listesi bölümünde sistemde tanımlı olan profillerin listesi görülür. Değişiklik yapmak istediğiniz profili fare ile tıklayarak seçebilir veya yeni bir profil oluşturmak için Yeni Ekle butonuna basarak Profil Özellikleri bölümündeki alanlarda gerekli ayarlamaları yapabilirsiniz. Var olan profili silmek için, silmek istediğiniz profili seçip Sil butonuna basın. Birden fazla profili silmek için klavyedeki Ctrl tuşu basılı iken silinecek profilleri tıklayarak seçebilirsiniz. Açılacak onay penceresinde Evet butonuna basarsanız kayıt silinir, Hayır butonuna basarsanız kayıt silinmeden bırakılır. NOT: admin profilinin silinmesine izin verilmez. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 25 / 50

29 Profil İsmi alanında düzenlenecek profilin adı bulunur. Yeni profil eklenirken boş olan bu alana istenilen isim girilir. Rehber Erişimi seçeneklerinde profilin telefon rehberi ile ilgili yetkileri belirlenir. Bu yetkiler şunlardır: Yok: Bu profile bağlı olan kullanıcı, rehberle ilgili hiçbir işlem yapamaz, Rehber sayfasını açamaz. Ancak İzleme ve Raporlar sayfalarında telefon numaralarının karşısında rehberde kayıtlı isimleri görür. İzle: Kullanıcı, rehberi görebilir, rehber içinde arama yapabilir, ancak düzenleme yapamaz. İzle, Düzenle: Kullanıcı, telefon rehberini görmenin yanı sıra değişiklik yapabilir, isim ve numara ekleyip çıkarabilir veya silebilir. Kanal Erişimi ayarlarında kullanıcı profilinin hangi kanallar üzerinde ne yetkilere sahip olacağı belirlenir. Tüm Kanallar seçilirse tüm kanallara aynı yetki atanır. NOT: Tüm Kanallar için belirlenen yetkiler, bilgisayara yeni bağlanacak cihazların bütün kanalları için de geçerli olur. Kullanıcılara kanal bazında farklı yetkiler vermek için Kanal Bazında kutusunu seçin. Yandaki gibi profilin her kanal üzerindeki yetkisinin görüldüğü bir kutu çıkar. Yetki verilecek kanalı seçin (çoklu seçim yapılabilir) ve sağ taraftaki yetkilerden birini işaretleyin. Yapılan değişiklikleri kaydetmek için Güncelle butonuna, kaydetmeden çıkmak için İptal butonuna basın. KULLANICI AYARLARI Sistemin kullanıcıları, özellikleri ve yetkileri önceden belirlenmiş olan profillere bağlanarak tanımlanır. Yeni kullanıcı tanımlamak veya mevcut kullanıcı ayarlarında değişiklik yapmak için sayfanın üst tarafındaki Kullanıcılar sekmesini seçtiğinizde aşağıdaki pencere açılır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 26 / 50

30 Kullanıcı listesindeki kolonların anlamları şöyledir: Kullanıcı İsmi: Kullanıcının sisteme girerken kullanacağı isim. Kullanıcı Profili: Kullanıcının yetkilerini belirleyen profil. Şifre: Kullanıcının sisteme girerken kullanacağı şifre (büyük/küçük harfe duyarlı). Engelle: Kullanıcının sisteme girişini engeller. Bir kullanıcının sistemi kullanmasını geçici süre ile engellemek için kullanılır. Kullanıcı adını değiştirmek için Kullanıcı İsmi alanına tıklayıp yeni ismi yazın. Kullanıcı profilini değiştirmek için Kullanıcı Profili alanına tıklayıp mevcut profillerden birini seçin. Kullanıcı şifresini değiştirmek için Şifre kutusunu seçin ve bir şifre girin. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 27 / 50

31 Kullanıcının sisteme girişini engellemek için Engelle kutusunu işaretleyin. Bu özellik, kullanıcının sisteme girişini geçici bir süre engellemek için uygundur. Yeni bir kullanıcı eklemek için pencerenin alt tarafında yer alan Yeni Ekle etiketli butona basın, ortaya çıkan boş kutulara, kullanıcı adı, kullanıcı profili ve şifreyi girin. Bir kullanıcıyı silmek için kullanıcıyı seçin ve Sil butonuna basın. NOT: Şifre uzunluğu ne olursa olsun (boş olsa bile) Şifre alanında aynı uzunlukta maske bulunur. Yapılan ayarları kayıt etmek için Kaydet butonuna basın. E-POSTA KURALLARI: Sistem, oluşturacağınız kuralların gerçekleşmesi halinde kendiliğinden e- posta gönderir. Kural oluşturmak veya mevcut kurallarda değişiklik yapmak için, sayfanın üst tarafındaki E-Posta Kuralları sekmesini seçtiğinizde aşağıdaki pencere açılır. Kural Listesi nde mevcut olan kuralların isimleri görülür. Bu kurallar üzerinde değişiklik yapmak için kurallardan birini seçin veya yeni bir kural oluşturmak için Yeni Ekle butonuna basın ve kural özellikleri bölümünde gerekli alanları doldurun. Yaptığınız değişiklikleri kaydetmek için Ekle butonuna, kaydetmeden çıkmak için İptal butonuna basın. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 28 / 50

32 Kural Özellikleri bölümünde senaryolar ile ilgili alanlar bulunur. Kural Adı alanında düzenlenecek olan kuralı adı yazılır veya mevcut kuralın adı değiştirilebilir. Kuralı Uygulama kutusu seçilerek o kuralın gerçekleşmesi halinde e- posta yollaması engellenir. Kuralın çalışmasını geçici olarak durdurmak için kullanılır. E-Posta alanına, kuralın gerçekleşmesi durumunda mesajın gönderileceği E-Posta adresini yazın. Mesajı birden fazla adrese iletmek için adresleri, ile ayırarak yazabilirsiniz. Kuralların Kayıttan sonra ve Plana Göre olmak üzere iki farklı çalışma şekli vardır. Kuralın hangi şekilde çalışacağı İşlet etiketinin karşısındaki seçme kutularından ilgili olan seçilerek belirlenir. E-POSTA NIN KAYITTAN SONRA YOLLANMASI E-posta, kayıt tamamlandığında gönderilir. İçeriğinde sistemin ismi, kayıtın başlama saati, süresi, arayan/aranan numara gibi kayıt ile ilgili VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 29 / 50

33 çeşitli bilgiler bulunur. İstenirse kayıta ait ses dosyası da e-posta ya eklenebilir. Kayıttan Sonra yönteminde Kural Özellikleri grubu aşağıdaki gibi görülür. Kanal kutusu içinde kanal isimleri listelenir. Buradan hangi kanala ait kayıt bilgilerinin e-posta ile yollanacağı seçilir. Birden fazla kanal, klavyede Ctrl tuşu basılı iken fare ile tıklanarak seçilebilir. Numaraya bağlı gönderim: Telefon Numaraları alanına girilen numara, yapılan kayıtta aranan/arayan numaranın içinde varsa e-posta yollanır, yoksa yollanmaz. Birden fazla telefon numarası, ile ayrılarak girilebilir. Numaranın başına + veya konularak giden veya gelen arama ayrımı yaılabilir. Belli bir numara ile başlayan aramaların raporlanabilmesi için ise numaranın sonuna x işareti konulmalıdır. Örnek: 05 yazılırsa içinde 05 geçen tüm aramalar raporlanır. 05x yazılırsa 05 ile başlayan tüm aramalar raporlanır. +05x yazılırsa 05 ile başlayan numaralara yapılan aramalar raporlanır. -05x yazılırsa 05 ile başlayan numaralardan gelen aramalar raporlanır. Bu alan boş bırakılırsa yapılan tüm görüşmeler e-posta ile yollanır. Zamana bağlı gönderim: Seçili kanalın veya kanalların yalnız belirli saatler arasındaki konuşmalarının E-Posta ile gönderilmesi için Zaman Aralığı alanlarından soldakine başlangıç saatini, sağdakine bitiş saatini yazın. Bu alanlar boş VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 30 / 50

34 bırakılırsa günün her saatinde yapılan kayıtlara ait e-posta yollanır. Girilen saatleri silmek için sağdaki küçük reset butonuna basın. Kayıt süresine bağlı gönderim: Konuşmanın belli süreden uzun ya da kısa olmasına göre E-Posta yollanması için, Kayıt Süresi alanlarından sağdakine süreyi yazın. Bu süreden uzun konuşmaları iletmek için soldaki kutudan >= işaretini, kısa konuşmaları iletmek için ise <= işaretini seçin. E-posta ya ses dosyasının eklenmesi: Eğer ses dosyasının eklenmesini istemiyorsanız Hiçbir zaman kutusunu, her durumda yollanmasını istiyorsanız Her Zaman kutusunu seçin. Belli bir süreden kısa olduğunda yollamak için ise En Uzun kutusunu seçin ve eklenecek en uzun ses dosyasının süresini yeni ortaya çıkacak alana girin. Buradaki alanların hepsi birlikte kullanılabilir. Örneğin pazarlama ve muhasebe hatlarının, içinde 0312 ve 0232 geçen numaralarla saat 12:00 ile 13:00 arasında yaptıkları 1 dakikadan uzun konuşmaların kayıt bilgilerini, eğer konuşma süresi 5 dakikadan az ise ses dosyasını da ekleyerek mert@sirketim.com ve emre@baskasirket.com adreslerine yollayabilirsiniz. E-POSTANIN PLANA GÖRE YOLLANMASI Bu uygulamada e-posta, önceden programlanan zamanlarda ses dosyası eklenmeden gönderilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 31 / 50

35 Plana göre e-posta kuralları oluşturulurken Kural Özellikleri grubunun görünüşü aşağıdaki gibi olur. Haftanın günlerinin yer aldığı pencerede E-Postanın gönderileceği günleri seçebilirsiniz (çoklu seçim de yapılabilir). Ayrıca günlerin sağındaki kutulardan mesajların gönderileceği saatler seçilebilir. Seçilmiş gün veya günler için en az bir saat seçilmelidir. En fazla dört ayrı saat seçilebilir. Telefon Numaraları, Zaman Aralığı ve Kayıt Süresi alanları, kayıttan sonra e-posta yollama yönteminde açıklandığı gibi doldurulur. E-posta iletilmeden önce ne kadar geriye dönük kayıtların araştırılacağı Geriye Dönük etiketinin karşısındaki alanlara girilir. Soldaki alana bir sayı girilir. Sağdaki alanda da zaman birimi seçilir (5-gün / 8-saat gibi). Nota Göre alanına, kayıtlara eklenmiş nota göre yollanması istenen durumlarda notun kendisi veya yeterli bir kısmı girilir. Buradaki alanların hepsi birlikte kullanılabilir. Örneğin pazarlama ve muhasebe hatlarının, içinde 0312 ve 0232 geçen numaralarla saat 09:00 ile 19:00 arasında yaptıkları 1 dakikadan uzun konuşmaların kayıt bilgilerini Pazartesiden Cumaya kadar olan günlerde saat 14:00 de ve 19:00 da mert@sirketim.com ve emre@baskasirket.com adreslerine iletebilirsiniz. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 32 / 50

36 BAŞLANGIÇ DEĞERLERİ SİSTEM Sistem ilk kurulumundan sonra, hiç bir değer beklemeksizin çalışmak üzere tasarlanmıştır. VRX yazılımı ilk çalışmaya başladığında, kullanıcı, yazılımı kullanmaya, tüm yetkilere sahip olarak başlar ve kullanıcıdan şifre istenilmez. KANALLAR Cihaz ilk kullanılmaya başlandığında VRX yazılımındaki kanal ayarları aşağıdaki gibidir. Kanal listesi kutusunda, takılı olan cihazların kanal numaraları sıralanmıştır. Kanal İsmi etiketli yazı kutusunda ilk altı hanesi seri numarası son hanesi kanal numarası olacak şekilde kanal ismi yer almaktadır. En Uzun Kayıt 0 dır. Bu, kayıtta süre sınırlaması yok anlamındadır. Kayıt sırasında BİP le seçeneği seçilidir. Otomatik seviye ayarı seçilidir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 33 / 50

37 Uyarı anonsu ve Telesekreter özellikleri seçili değildir. Numaraya göre kaydetme ve kaydetmeme özellikleri seçili değildir. Kayda başlama yöntemi Hat Durumuna göre ve hat açma gerilim değeri 3 dür. KULLANICI PROFİLLERİ İlk kurulumda admin isimli kullanıcı profili tanımlıdır. Bu profil tüm yetkilere sahiptir. KULLANICILAR Başlangıçta yalnız admin isimli kullanıcı vardır ve aynı isimli kullanıcı profiline bağlıdır. Şifresi tanımlı değildir. Bu yüzden VRX yazılımı ilk açılışta kullanıcıdan şifre istemez. NOT: admin isimli kullanıcı silinemez ve engellenemez. ALARMLAR VRX istemci yazılımının en alt kısmında bulunan kesikli çizgi üzerine tıklayarak sistem durumu ile ilgili bilgilere ulaşılabilir. Açılan pencerede Alarm sekmesine basıp alarm durumları görülebilir. Bir alarm oluştuğunda VRX sunucu tarafından sesli bir uyarı üretilir ve ayrıca yandaki şekilde de görüldüğü gibi, yazılımda bağlı olunan sunucunun sekmesi üzerinde kırmızı renkli yuvarlak bir ikon ortaya çıkar. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 34 / 50

38 ANONS KARTI KULLANIMI Anons kartı bulunan VR-2 ve VR-4 ses kayıt cihazlarında hem uyarı anonsu, hem de telesekreter özelliği vardır. Hangi hatlara hangi özelliğin verileceği kullanıcı tarafından belirlenebilir. Anons ve telesekreter için en fazla 25 er saniyelik birer mesaj kayıt edilebilir. UYARI ANONSU: Arayan kişileri konuşmanın kayıt edildiği konusunda bilgilendirmek için kullanılır. Gerekli ayarlar yapılmışsa gelen çağrı cevaplandığında anons kartı kendiliğinden devreye girerek kayıtlı anonsu çalar. Çıkan aramalarda ise anons çalınmaz. Uyarı anonsu kanal bazında etkinleştirilebilir. TELESEKRETER: Gelen çağrıların cevaplanmayacağı durumlarda programlanan zil sayısından sonra hat cevaplanarak telesekreter mesajı çalınır. Mesajın bitiminde bip sesi verilir ve 25 saniye süreyle hat açık tutularak arayan tarafın mesajı kayıt edilir. Kayıt süresinin sonunda tekrar bip sesi verilir ve hat kapatılır. Yapılan kayıtlar VRX yazılımının Raporlar arayüzünden araştırılıp dinlenebilir. İstenirse e-posta kuralı da tanımlanarak mesajın bırakıldığı anda istenen adrese iletilmesi sağlanabilir. Telesekreter özelliği hat bazında açılıp etkinleştirilebilir. AYARLAR: Uyarı anonsunun ve telesekreter özelliklerinin hangi durumlarda devreye gireceği Ayarlar/Kanallar bölümünden programlanabilir, yeni anonsun nasıl kaydedileceği VRX İstemci yazılımının arayüzünde Ayarlar/Genel sayfasındaki Çalışma Modu değerine göre belirlenir. Çalışma modu; Normal: Normal işleyişin sürdürüldüğü durumdur. Uyarı Kayıt: Uyarı anonsunun kayıt edildiği durumdur. Telesekreter: Telesekreter anonsunun kayıt edildiği durumdur. Uyarı anonsunu ve telesekreter özelliğini hat bazında etkinleştirmek için ise ayrıca kanal ayarlarından Uyarı anonsu ve Telesekreter kutularınn işaretli olması gerekir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 35 / 50

39 MESAJ KAYIT EDİLMESİ: Yapılacak kayda göre Çalışma Modu nu seçin. Bir hat üzerinde konuşma başlatın ve hattın sessiz olduğu bir durum elde edin. Kayda başlamak için önce 999, sonra saniye cinsinden kayıt süresini 2 rakam olarak tuşlayın (Örneğin 8 saniyelik bir kayıt için 99908). Önce kısa bir bip sesi duyulur. Bundan sonraki konuşmalar kaydın sona erdiğini belirten ikinci bip sesine kadar kayıt edilir. Yapılan kayıt, tuşlayarak dinlenebilir, veya tekrar yeni kayıt yapılabilir. Kayıt işlemi tamamlanınca çalışma modunu Normal olarak ayarlayın NOT: Anons kartlı VR, robot operatörü olan telefon santralları ile birlikte kullanılacaksa iç hatlara bağlanmalı veya robot özelliği VR nin bağlanacağı hatlar için iptal edilmelidir. Aksi halde gelen çağırıyı cevaplamak için robot operatörün hattı açıp devreye girdiği anda VR de anons okumaya başlayacağı için karışıklığa neden olabilir. YEDEKLEME YAZILIMININ KULLANIMI VRXBCKUP Yedekleme yazılımı, VRX ses kayıt yazılımı tarafından yapılan kayıtların, önceden belirlenen zaman aralıklarında yedeklenebilmesi için hazırlanmış bir yazılımdır. VRXBCKUP yazılımı, SUNUCU ve İSTEMCİ olmak üzere iki kısımdan oluşur. Sunucu, arka planda görünmeden çalışan ve kullanıcı arayüzü olmayan bir programdır. Yedekleme işlemlerini yürüten bu programdır. Sunucu bilgisayarın her açılışında otomatik olarak çalışır ve yedeklemeleri yapar. İstemci ise görevlerin tanımlanması ve yönetim gibi işlemler için kullanıcıların sunucu ile iletişimini sağlayan arayüz programıdır. Bu arayüz açılmasa da programlanmış yedeklemeler yapılır. KULLANICI ARAYÜZÜ Masaüstündeki kısayol tıklanarak istemci programı çalıştırıldığında aşağıdaki pencere açılır. İstemciyi çalıştırmadan önce sunucu çalışıyor olmalıdır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 36 / 50

40 İstemci penceresi yatay olarak iki kısıma ayrılmıştır. Üstteki kısımda tanımlanmış görevlerle ilgili bilgiler bulunur. Alttaki kısımda ise kullanıcı ve sunucu tarafından yapılan işlemler sırası ile yazılır. 2 ile işaretli butonlarla tanımlı görevler veya çalışmakta olan görevler arasında geçiş yapılır. İstemci ilk açılışta otomatik olarak sunucuya bağlanmaz. Önce bağlanmak istediğiniz sunucunun adını adres çubuğuna girin ve 1 numaralı bağlan butonuna basın. Ağ üzerindeki, VR kayıt cihazı bağlı olan başka bir bilgisayardaki VRXBCKUP sunucusuna da bağlanılabilir. Bağlan butonuna basıldıktan sonra istemci programı altta görüldüğü gibi tanımlı görev listesini gösterecek şekilde açılır. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 37 / 50

41 Butonların fonksiyonları şöyledir; 1. Sunucu ile bağlantısıyı keser, 2. Ekranın yenilenmesini sağlar, 3. Yeni bir görev eklemek için kullanılır, 4. Bir görevi silmek için kullanılır, 5. Mevcut bir görevi yeniden düzenlemek için kullanılır. Üstteki şekilde numaralandırılmış olan butonlar yanda görülen Eylem menüsünün kısayol butonlarıdır. Eylem menüsü içerisinde kısayol butonlarından farklı olarak Direkt yedekleme ve Yedeklemeyi durdur seçenekleri de bulunmaktadır. Direkt yedekleme önceden planlanmadan, anlık yedekleme yapılmasını sağlar. Yedeklemeyi durdur seçeneği yapılmakta olan yedekleme işlemini durdurur. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 38 / 50

42 Görünüm menüsü içerisinde görevler ve aktif yedeklemeler pencerelerini dönüşümlü olarak izlemeyi sağlayan Görevler ve Aktif yedeklemeler butonları yer alır. Loglar seçeneği ekranın alt yarısında bulunan aktivite kayıtları penceresini açıp kapamaya yarar. Sunucu ayarları butonuna basılınca alttaki pencere açılır. Açılan bu pencere yardımı ile yedeklemelerde dizin atamalarına daha hızlı erişimi sağlayan temel kaynak dizin ve temel hedef dizin atamaları yapılabilir. NOT: Hedef dizin olarak bir CD/DVD yazıcı seçilirse sürücüye konacak olan medyanın önce Windows dan sürükle-bırak yöntemiyle dosya kopyalanabilecek şekilde EasyCD veya DirectCD benzeri bir programla formatlanması gerekir. Aksi halde CD/DVD ye yedekleme yapılamaz. YENİ GÖREV TANIMLAMA Görev ekle butonuna basılarak aşağıda görülen Yeni Görev ekleme penceresi açılır. Bu pencerede aşağıdaki özellikler tanımlanır; VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 39 / 50

43 Görevin ismi: Göreve verilecek isim aynı zamanda yedekleme için oluşturulacak olan dosyanın ismi olarak da kullanılır. Kaynak ve Hedef dizin: Yedeklenmek istenilen kayıtların bulunduğu ve kayıtların yedeklerinin saklanacağı dizinlerdir. Sunucu ayarları penceresinde Temel kaynak dizin ve Temel hedef dizin atamaları yapılmış ise kaynak dizin ve hedef dizin otomatik olarak atanır. İstenirse değiştirilebilir. Artan yedekleme: Bu kutu işaretlenirse, yedeklemeler bir önceki yedekleme üzerine kaldığı yerden itibaren yapılır. Bu görevi gerçekle: Bu alanda yedeklemenin ne sıklıkta yapılacağı belirlenir. İleri butonuna basarak ikinci aşamaya geçilir. Bu aşamada yedeklemenin başlama tarihi ve zamanı belirlenir. Haftalık yedekleme seçilmişse; VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 40 / 50

44 Yedeklemenin başlayacağı tarih ve saat, Yedeklemenin kaç haftada bir veya her hafta yapılacağı, Hafta boyunca yedeklemenin yapılacağı günler seçilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 41 / 50

45 Aylık yedekleme seçilmişse; Yedeklemenin yapılacağı saat, Ayın hangi günlerinde yedekleme yapılacağı, Yıl boyunca yedeklemenin yapılacağı aylar seçilebilir. İleri butonuna basarak üçüncü ve son aşamaya geçilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 42 / 50

46 Bu aşamada ilk yedeklemenin yapılacağı tarih ve saat belirlenir ve Tamam butonuna basılarak yeni görev ekleme işlemi tamamlanır. Yeni görev ekleme işlemi tamamlandıktan sonra, oluşturulan görev görevler penceresine aşağıdaki gibi eklenir. Görev satırlarının sol taraflarındaki kutulardaki işaret silinerek o görev geçici olarak iptal edilebilir. VRX Kullanım Kitabı (v1.4 - r1) Sayfa: 43 / 50