İŞ SÜREKLİLİĞİ PLANI

Transkript

1 1 2 3 Aktivite Acil Eylem Kriz Yönetimi İş Kurtarma Zaman 1/28

2 2/28

3 KRİZ YÖNETİM TAKIMI Genel Müdür (Takım Lideri) Perakende Satış GMY Bilgi Teknolojileri Grup Yöneticisi Kurumsal İletişim İş Sürekliliği Koord. İnsan Kaynakları İdari İşler Acil Eylem Takımı İş Kurtarma Takımları BT İş Kurtarma Takımı 3/28

4 4/28

5 Fazlar İlk Aksiyonlar Katılım Acil Eylem (0 2 saat) - Olaya müdahale edilmesi - Hayati ve güvenlik sorunları - Sabit kıymetlerin korunması - Çalışanlar ve merkezi takım / yönetim ile iletişim Acil Eylem Takımı Çalışanlar ve yönetim Kriz Yönetimi (1 saat 7 gün) - İnsan Kaynakları sorunları - Kurtarılan kaynakları değerlendirme ve restorasyon - Hasar Tespiti - Medyayla iletişim - Müşteri, çalışan ve 3. partilerle olan ilişkileri yönetme - Altyapıyı çalışır duruma getirme (veri ve iletişim) Acil Eylem Takım Lideri Kriz Yönetim Takımı İş Kurtarma Takımları İş Kurtarma (1 saat 30 gün) - Öncelik sırasına göre temel faaliyetlerin ayağa kaldırılması - Gerektikçe çalışan kullanılması - Müşterilerin bilgilendirilmesi - Alternatif Ofiste normal işleyişe dönülmesi İş Kurtarma Takımları Departman Yönetici ve Çalışanları 5/28

6 6/28

7 7/28

8 8/28

9 9/28

10 10/28

11 11/28

12 12/28

13 İletişim: İnternet Bağlantısı Cep Telefonları Telefon Uydu Telefonu Telsiz sistemi Diğer Kontak detayları (Takım üyeleri ve 3.şahıslar) Nakit para (Olay sonrası tedarik edilir) Ek olanaklar: Televizyon Laptop bilgisayar Yazıcı Yazı tahtası Flipchart Muhtelif kırtasiye Video recorder Fotokopi makinesi 13/28

14 14/28

15 İlk eylemler Devam eden eylemler Kapanış eylemleri Mobil telefon ile Kriz Kumanda Merkezine git. (Mümkünse Laptop ile) Seçenekleri değerlendir ve Yönetim Kurulu na izlenecek politika konusunda tavsiyelerde bulun Aksiyon planlarını, atanan rol ve sorumlulukları gözden geçir ( duruma bağlı olarak) Kayıtların tutulduğunu kontrol et AET Koordinatöründen personelin durumu ve olayın ciddiyeti konusunda bilgi al Kabul edilmiş karar ve politikaların tayin edilmiş aksiyon takımları tarafından uygulanışını koordine et İç ve dış iletişimin etkinliğini izle ve sürdür Olay sorgulaması yürüt Gerekli tüm ekipmanı seferber ederek Kriz Komuta Merkezini oluştur ve aktif hale getir Kriz konusundaki bilgilere doğru ve zamanında ulaşmayı sağlayacak yapıyı kur Durumdaki değişikliklere yönelik müdahale aksiyonlarını koordine et Olayın sebebi vb konuları kapsayacak bir olay inceleme başlat Kriz Yönetim Takım Lideri & KYT Her bir olay için özel kayıt tutulmasına başlandığından ve devam ettirildiğinden emin ol Kriz Yönetim Takımını harekete geçir ve olay hakkındaki ilk brifingi ver Olayın etkisini gözden geçirerek istikrara kavuştur ve iş kurtarma için gerekli zaman dilimini belirle Düzenleyici merciler, kanun güçleri ve basın ile devam eden teması denetle ve yönet Tüm kanuni, ticari, müşteriye, çalışana ve basına yönelik bültenleri onayla (görev başkasına delege edilmediyse) Kriz yönetimine yardımcı olmaları için harici danışmanların dahil olmasını onayla KYT üyeleri için vardiya düzenlemesi yap, (gereken durumlarda kullanılmak üzere) Olayların, müzakerelerin ve eylemlerin kaydını tuttur Aksiyonların sırasını gözden geçir ve güncelle. (fonksiyonlar, ekipmanlar, işlemler, müşteriler vb. dikkate alarak ) İş kurtarma aksiyonlarını değerlendiren uygun bir yönetimsel durum değerlendirmesi yürüt Olay araştırma ve soruşturmasını baz alarak, plan ve prosedürlerde gerekli güncellemeleri yap KYT üyelerine rol ve sorumluluklar ata İş Sürekliliği Yönetim Planını devreye sok ve liderliği üstlen Krizin iş için teşkil ettiği riski sürekli olarak izle ve değerlendir Gelen bilgileri, güncellemeleri ve tespit raporlarını değerlendir Satın alma işlemlerini onayla Stratejik öncelikleri belirle ve taslak bir aksiyon planı oluştur Mali idare işlemlerini koordine et İç ve dış iletişim ve personel kullanımına yönelik yönergeleri ilan et İş kurtarma operasyonlarının kanunlar doğrultusunda ilerlemesini sağla İştirakleri bilgilendir 15/28

16 Kriz Yönetim Takım Lideri Acil Eylem Koordinatörlerinden rapor almak Kriz Yönetimi Takımının bir araya gelmesinin koordinasyonu İSY planının aktive etmek Kayıt tutulduğunu teyit etmek Potansiyel bir krizin etkilerinin değerlendirilmesi Kurumsal hedefleri gözden geçirmek Haberleşme stratejisini gözden geçirmek Yasal konuları gözden geçirmek Finansal konuları gözden geçirmek Bilgi toplama stratejisini gözden geçirmek Etki Değerlendirmesi Ne oldu? Ne biliyoruz? Diğer bilgi kaynaklarımız nelerdir? Problemin boyutu nedir? Departman bazında zorluklar nelerdir: Operasyon, HR, vb. Daha fazla zarar olabilir mi? İtibara yönelik bir tehdit mevcut mu? Felaket senaryosu nedir? Kurumsal Objektifler İSY stratejisini gözden geçirmek Kriz Yönetimi amaçları nelerdir? Amaçları tanımlamak ve önceliklendirmek Krizin süresi nedir? Haberleşme Kimlere haber verilmeli? (yapılması ve yapılmaması gerekenler) İletişim aksiyonlarını tanımlamak ve önceliklendirmek Ana mesaj nedir? Bilgilendirilmesi gereken yasal organların belirlenmesi Yapılması gereken iç iletişimin belirlenmesi (Yönetim ve çalışanlar) Finansal Konular Sigorta kapsamının değerlendirilmesi, sigorta desteğinin nasıl en etkili kullanılacağının tasarlanması Genel finansal ihtiyaçların değerlendirilmesi Acil durum harcamalarının kayıtlarının tutulması Bilgi Toplama Stratejisi Ana bilgi eksikliklerinin belirlenmesi Araştırmacı bir strateji geliştirilmesi Medya Stratejisi Uygulanacak medya stratejisinin belirlenmesi Medyaya yapılacak açıklama nedir? Ne kadar zaman var? Proje yönetimi Ne zaman aksiyon gerekmekte? Uzman danışman gereksinimi var mı? Hazır olarak kimleri bekletmek gerekiyor? Şu anda olay yerine/yaralı personele ne tür destek sağlanabilir? Takımlar için kaynaklar nelerdir? Medya stratejisini gözden geçirmek Aksiyonları gözden geçirme ve onaylamak Yasal Perspektif Hangi yasal aksiyonun alınması gerektiğinin belirlenmesi Sonuçlandırmak / Sorgulamak (Bkz. Sorgulama Prosedürü) 16/28

17 17/28

18 18/28

19 19/28

20 20/28

21 21/28

22 İŞ KURTARMA AKIŞ ŞEMASI Department Araştırma Çok Acil 2 saat içerisinde Acil Aynı gün içerisinde Önemli 2 gün içerisinde Market data sheet (veri dosyası) hazırlanması Normal 1 Hafta içerisinde Makro ekonomi raporlarının hazırlanması Şirket, ekonomik ve piyasa haberlerinin takibi, bültenler için hazırlanması Tüm raporların iç/dış müşterilere gönderilmesi Düşük 1 Ay içerisinde Şirket ve sektör raporlarının hazırlanması Önemsiz 1 Ay'dan uzun sürede Bilgi Teknolojileri Vob Bağlantı Fixapi Bağlantı Günsonu işlemleri Network bileşenleri Telefon ve santral Elektrik ve gereclerin kontrolu Ses kayıt sistemleri DCM Müşteri Talebiyle Birincil ve İkincil Halka Arzlara Katılım Müşteri alım-satım emrilerinin yerine getirilmesi Seans bitiminden önce tamamlanacak işlemler Müşteri talimatlarının kontrolü ve iletilmesi Her sabah müşteri risk kontrollerinin gerçekleştirilmesi Hesap Açılışı Müşteri ile gerçekleşen işlem mutabakatı yapılması Yeni kredi, açığa satış limit talepleri Müşterinin finansal bilgilerinin güncellenmesi Müşterileri piyasa hakkında bilgilendirme Müşteri özlük bilgilerinin güncellenmesi Müşteri Talebiyle Birincil ve İkincil Halka Arzlara Katılım(ADK) Hesap Açılması Müşteri özlük bilgilerinin güncellenmesi(adk) Finansonline.com Müşteri Emrilerinin Internet Üzerinden İletilmesi Sitedeki verilerin güncelliğinin sağlanması Internet Üzerinden Para Transferleri Müşterilerle Paylaşılacak İçeriğin Siteye Yüklenmesi Müşterinin finansal bilgilerinin güncellenmesi(adk) İç Denetim Mevzuat Takibi ve Yasal Uyum Çalışmaları Yasal Bildirimler İç kontrol sistemi dokümantasyonu İzleme ve kontrol faaliyetleri Operasyonel Risk Yönetimi Uygulamaları Yıllık Plan Dahilinde Denetim Faaliyetleri 22/28

23 Department Çok Acil 2 saat içerisinde Acil Aynı gün içerisinde İŞ KURTARMA AKIŞ ŞEMASI Önemli 2 gün içerisinde Normal 1 Hafta içerisinde Düşük 1 Ay içerisinde Önemsiz 1 Ay'dan uzun sürede İnsan Kaynakları ve İdari İşler Özlük işlemleri İşe Alım ve İşten Çıkarma Personele İlişkin Sicil Bilgilerinin Kaydı Özel sağlık ve ferdi kaza sigortası işlemleri Eğitim faaliyetleri Performans yönetimi Kurumsal Finansman Halka Arzlar Çağrı Yoluyla Hisse Senedi Toplanması Özelleştirme Projeleri Danışmanlığı Sermaye Artırımı ve Temettü Dağıtımı Şirket Satın Alma ve Birleşmesi Mali Kontrol Kamuyu Aydınlatma ve Bilgi Bankası Formlarının TSPAKB'ne iletilmesi Konsolidasyon Raporları SPK Bağımsız Denetim Raporları Stopaj Bildirimleri ve Ödemeleri Günlük raporların hazırlanması TCMB ve Sermaye Yeterliliği Raporlarının hazırlanması ve gönderilmesi Muhasebe ve Satınalma Yasal Raporlamalar Vergi beyan ve ödemeleri Muhasebe Girişleri Genel Gider Tahakukları/Ödemeleri Kontroller ve Hesap Mutabakatları Mali Tabloların Dönem Sonu İşlemleri (Kapatılması) Yasal Defterler Muhasebe Hesap Planının Yönetimi ve Muhasebe Standartlarının Takibi Operasyon Krediler ve Risk izleme Hisse senedi işlemleri operasyonu Hisse senetleri tanımlama ve fiyat kademe kontrol ve düzeltmeleri Günlük hisse senedi alım satım risk kontrolü Günlük kredi risk ve VOB kontrollerinin gerçekleştirilmesi Müşterinin finansal bilgileri güncellme işlemleri Yeni kredi tahsis işlemleri Satış Bölümlerinden gelen müşteri talimatlarının kontrolü Eksiye düşen müşterilen kredilendirme işlemleri Müşteri özlük bilgilerinin güncellenmesi(ops) Operasyon Menkul Kıymet ve Cari İşlemler Birincil ve İkincil Halka Arzlar VOB Teminatı yatırma/çekme işlemleri MKK'da Rehin, Teminat, Borç Kapama İşlemleri MKK'da ve Takasbank'ta Hesap Açılması Müşteri talimatı sonucu para/menkul kıymet transferleri Sermaye Artırımları Takas, saklama ve operasyon işlemleri Nakit Kasası İşlemleri Masraf/Komisyon Tahsilatları TDSA Aracılık İşlemleri Müşteri hesap bilgilerindeki değişiklikler 23/28

24 İŞ KURTARMA AKIŞ ŞEMASI Department Teftiş Kurulu Çok Acil 2 saat içerisinde Acil Aynı gün içerisinde Önemli 2 gün içerisinde Normal 1 Hafta içerisinde İcra ve haciz takiplerinin yapılıp, ilgili icra dairelerine cevap gönderilmesi Düşük 1 Ay içerisinde Yasal Mercilerden Gelen Bilgi- Belge Taleplerinin Cevaplanması Önemsiz 1 Ay'dan uzun sürede Diğer İnceleme ve Soruşturmalar Hatalı İşlemlerin Ses Kayıtlarının Dinlenmesi Müşteri Şikayetlerinin Sonuçlandırılması Müşteri Veraset İşlemleri Yıllık Plan Dahilinde Denetim Faaliyetleri(TK) Uluslararası Kurumsal Satış Müşteri alım-satım emrilerinin yerine getirilmesi(icm) Müşteri Talebiyle Birincil ve İkincil Halka Arzlara Katılım Her sabah müşteri risk kontrollerinin gerçekleştirilmesi(icm) Operasyona risk / teminat talimatlarının iletilmesi Müşteri ile gerçekleşen işlem mutabakatı yapılması ve pozisyon bildirimi Müşteri talimatlarının kontrolü ve iletilmesi(icm) Müşterinin finansal bilgilerinin güncellenmesi(icm) Hatalı işlemlerin düzeltilmesi Müşterileri piyasa hakkında bilgilendirme Hesap Açılışı(ICM) Müşteri özlük bilgilerinin güncellenmesi(icm) Portföy Aracılığı Müşteriler için alım-satım hizmetleri, otc işlemlerde pozisyon kapatmaya yönelik işlemler Portfoyiçin alım-satım işlemleri İşlemlerin muhasebeleştirilmesi Ödünç işlemlerinin gerçekleştirilmesi İlgili piyasalara erişim Repo, mevduat işlemleri Frontarena erişimi Likidite yönetimii Teminat tamamlama bildirimlerinin yapılması Müşterilere alım-satım teyit formlarının gönderilmesi Otc ürünler için yeni işlem talebinde fiyatlama yapılması Günlük işlemlerin raporlanması Mevzuat takibi ve yasal uyum çalışmaları Yasal bildirimler Yıllık plan dahilinde denetim faaliyetleri Repo, mevduat işlemleri Yatırım Danışmanlığı Bilgilendirme notlarının hazırlanması Günlük haber ve piyasa takibi yapılması ve değerlendirilmesi Piyasa bilgilerinin Banka ile paylaşılması Piyasa bilgilerinin satış birimleri ile paylaşılması Tüm raporların finansonline'ın güncellenmesi amacıyla ADK'ya iletilmesi 24/28

25 İŞ KURTARMA AKIŞ ŞEMASI Department Çok Acil 2 saat içerisinde Acil Aynı gün içerisinde Önemli 2 gün içerisinde Normal 1 Hafta içerisinde Düşük 1 Ay içerisinde Önemsiz 1 Ay'dan uzun sürede Uluslararası Piyasalar Müşteriler/Portföy için Alım satım faaliyetleri İşlemlerin Muhasebeleşmesi GTP Sistemi le Takasbank sisteminin mutabakatı Günlük işlemlerin raporlanması Araştırma raporlama eklenmek üzere piyasa yorumu hazırlanması Fon Opersyon Fon bakiyelerinin Sistemden Alınması Valörlü ve valörsüz fon alımsatım adetlerinin sistemden alınması Fon Ömk, Creationredemption ve Fon kapanış işlemlerinin yapılması Fon Takas bildirimlerinin yapılması Fon vergi beyannamelerinin bildirilmesi Fon Sermaye Artırımları Fondan ödenecek giderlerin ödemelerin yapılması Fon halka arz işlemlerinin yapılması Portföy Saklama Hizmetleri Fon bakiyelerinin sistemden alınması ve Fon hizmet birimi ile Mutabakat Fon alım-satım adetlerinin sistemden alınması ve Fon hizmet birimi ile mutabakat Fon Ömk, Creationredemption ve Fon kapanış işlemlerinin yapılmas Fon Takas borçlarının kapatılması, bildirimlerin yapılması, tüm işlemler mutabakatın yapılması Fondan ödenecek giderlerin ödemelerinin kontrolü ve onaylanması Fon Sermaye Artırımları Fon halka arz işlemlerinin yapılmasının kontrol ve mutabakatı Portföy Saklama ücretlerinin hesaplanması ve tahsili Genel Saklama Hizmetleri Müşteri Bakiyelerinin Sistemden Alınması ve Portföy Yönetimi Şirketi (PYŞ) ile Mutabakat Müşterilerin günlük işlemlerinin sisteme alınması ve PYŞ ile mutabakat Müşteri Takas borçlarının kapatılması, bildirimlerin yapılması, tüm işlemlerin mutabakatının yapılması Müşterilerin Sermaye Artırımları Genel Saklama ücretlerinin hesaplanması ve tahsili 25/28

26 26/28

27 fnydrc019 DCM fnydrc017 Uluslararası fnydrc015 P.Saklama fnydrc013 G.Saklama fnydrc032 Yatırım fnydrc031 Araştırma Matriks2 Matriks4 Matriks3 Matriks3 Bankacılığı fnydrc018 DCM fnydrc016 DCM fnydrc014 DCM fnydrc012 DCM fnydrc009 Hazine fnydrc008 BT Matriks2 Matriks2 Matriks2 Matriks2 Matriks8 fnydrc011 ETF fnydrc010 Hazine Matriks9 Matriks8 fnybilindrc IK fnydrc025 Risk Yönetimi fnydrc026 Dest. fnydrc006 KRD fnydrc007 OPR Y23 fnydrc020 Matriks6 Matriks10 Matriks10 fnydrc027 ICM fnydrc028 MUH fnydrc004 KRD fnydrc005 OPR Y22 fnydrc021 Matriks5 Matriks6 TAKAS Matriks10 Matriks10 fnydrc029 ICM fnydrc030 MUH fnydrc002 FON fnydrc003 FON Finans Portföy Matriks5 Matriks7 Matriks7 27/28

28 28/28